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Alfresco para organizaciones destinadas a la Salud Pública
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Alfresco para organizaciones destinadas a la Salud Pública

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Esta presentación da un resumen de los casos de uso relacionados con las organizaciones de salud pública, como hospitales u organizaciones gubernamentales y como Alfresco puede ayudar a resolver sus …

Esta presentación da un resumen de los casos de uso relacionados con las organizaciones de salud pública, como hospitales u organizaciones gubernamentales y como Alfresco puede ayudar a resolver sus problemáticas.

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  • 1. Alfresco ONE! La plataforma documental fiable , escalable y segura para la gestión integral de la documentación en organizaciones dedicadas a la salud pública ! ! Jose Carrasco! Skype: jcarrasko! jose.carrasco@alfresco.com!
  • 2. Agenda •  Alfresco •  Referencias •  Portfolio •  Casos de Uso •  Interfaces de usuario •  Gestión de documentos de archivo •  Plataforma tecnológica
  • 3. Alfresco
 Perfil de empresa
  • 4. La plataforma abierta para la gestión de contenidos críticos y la colaboración documental.
  • 5. En 2005, revolucionamos el ECM… Modelo de subscripción + Sin pago inicial de licencia + Una fracción del coste de un ECM propietario Simple en su despliegue y uso + Versión community para desarrolladores + Se ejecuta en plataformas de código abierto Innovación e Interoperabilidad + El ciclo de innovación más rápido en el mercado ECM + Líderes en el soporte de estándares abiertos
  • 6. Alfresco en cifras 4.000 mill. archivos 7 millones usuarios 3.000empresas 180países
  • 7. 100,000,000+ documentos Los 10 mayores despliegues tienen una media de más de 60 millones de documentos, superando algunos los 100 mil. 100,000+ usuarios Los 10 mayores despliegues tienen una media de 72.000 usuarios, superando algunos los 100 mil. 10,000+ docs/hora Una agencia federal de USA carga en el sistema +10,000 registros médicos por hora en Alfresco Alfresco en el mundo real
  • 8. Alfresco en industrias donde se manipula contenido de manera intensiva Gobierno y Salud Sectores financieros Industria Media y Publicación High Tech
  • 9. En el sector de la salud pública
 Referencias
  • 10. Alfresco cuenta actualmente con más de 150 referencias en Hospitales y organismos dedicados a salud pública, distribuidos en más de 100 países.
  • 11. El grupo financiero Church Pension Group (CPG) cuenta con 5 empresas que manejan más de 9.ooo millones de activos. Entre sus productos financieros hay Pensiones, seguros de vida, coberturas de accidente, mutuas laborales y otros productos similares. Cada activo cuenta con un conjunto variable de documentación que es almacenada en Alfresco. “Tener una plataforma segura, flexible y completamente integrada en nuestros sistemas es crítico para nuestro negocio. Alfresco nos provee de una arquitectura moderna para manejar todos nuestros contenidos y ha sido facilmente adaptada a nuestros requerimientos de negocio y nuestras normativas.” Hugo Martínez, Director Content Solutions Church Pension Group
  • 12. Alfresco Business Solutions cuenta con muchas referencias en Pharma, Hospitales y organismos dedicados a salud pública. Un sector por necesidad crítico donde no pueden haber errores. Departamento de salud pública de California Gestión de los expedientes vitales de salud pública según legislación de 2006 utilizando como Interfaz de usuario WorkDesk. “Según nuestros datos y el conocimiento de los usuarios, la interfaz de Alfresco WorkDesk es intuitiva… La rápida adopción y despliegue del sistema fue en parte debido a la gran usabilidad del sistema.” David Fisher, CDPH Center for Health Statistics
  • 13. Si hay un sector donde el número de usuarios es importante es en instituciones gubernamentales. Alfresco Enterprise se encuentra en varios ministerios y en 14 de las 17 Comunidades Autónomas. Alfresco cuenta con varias instalaciones en organismos europeos.
  • 14. Digitalización de contenidos eGovernament Backoffice Automatización del Archivo Soporte de normativas Transformación de documentos a PDF/A Optimización de la búsqueda de contenidos Gestión centralizada de contenidos Reducción sensible de los costes
  • 15. Cubriendo el ciclo completo de la gestión documental
 Portfolio
  • 16. Ciclo de vida completo • Captura • Creación • Formularios • Escáneres • Correo electrónico Generación • Tramitación • Revisión • Colaboración • Aprobación • Flujos de trabajo Tramitación y colaboración • Publicación • Web • Movilidad • Portales Distribución • Archivo • Conservar • Espurgo y Custodia • Disposición • Destrucción Almacenamiento y custodia Auditoria  y  Seguimiento   El objetivo es gestionar el ciclo de vida completo de la documentación:
  • 17. Colaboración e Intranets Contenidos Transaccionales y Workflows Enterprise Content Platform Web
 Content (WCM) Integración ERP, CRM Gestión de archivo electrónico Procesos Aplicaciones propias Servicios de contenidos Archivado Colaboración segura Búsqueda documental Acceso Movil Experiencias Web Optimización de canal Digital asset management
  • 18. La plataforma Alfresco Plataforma Open Source Web Content Services IMAP Server Colaboración Flujos de Trabajo Contenido social Gestión de documentos Gestión de Archivo Gestión Activos Digitales Gestión de Expedientes y negocio Aplicaciones de movilidad Alfresco Cloud DAM IMAP ACTIVITI OWD Mobile DM RM SHARE SOCIAL WCS Content Platform CLOUD
  • 19. Cuáles son 
 tus casos de uso?

  • 20. Colaboración en equipo de investigación Gestión de versiones, flujos de trabajo colaborativo y aprobación, edición online de documentación Compartición de archivos de forma segura Eliminación de los agujeros de seguridad al utilizar una plataforma completa y segura, con privilegios de acceso Oficina sin papeles Consultar información desde dispositivos móviles y desktop Automatización de procesos Flujos de trabajo y la gestión de documentos para mejorar la eficiencia Mobilidad : tablets y smartphones Convierta los tablets en herramientas de productividad tanto para consultas en campo como para aprobar tareas fuera de la oficina Gestión de archivos y registros Gestión de la documentación de archivo para garantizar la conformidad y poder establecer calendarios de conservación en relación a normativas y conservación longeva. Guardar de manera eficaz y segura historiales clínicos y otras documentaciones sensibles. Gestión de contenidos multimedia Almacene, clasifique, etiquete, busque y previsualice vídeos, audios o cualquier archivo multimedia Repositorio central de documentos Aúne todos los documentos en una plataforma preparada para la integración y la escalabilidad, reduciendo costes, mejorando la seguridad y disponibilidad, aumentando la relevancia de las búsquedas y accelerando la adquisición de funcionalidad gracias a los estándares y un rápido time to market. Una única plataforma tanto para la información asistencial como para la no asistencial. Casos de Uso
  • 21. Cree aplicaciones de negocio dispositivo. Permite implantar de manera rápida p r o c e s o s d e n e g o c i o m e d i a n t e configuración, sin desarrollos y que funcionan tanto en desktop , web y mobile. El expediente electrónico Gestiona la vista de expedientes desde el punto de vista de negocio y documental, permitiendo reducir el gap entre las aplicaciones de negocio y documentales. Implemente el Historial Clínico Con todas las garantías de una plataforma pensada desde la seguridad y con el conjunto más grande de interfaces estándares para permitir una clara orientación a la interoperabilidad. Múltiples tipos de expedientes Con Alfresco WorkDesk puedes configurar varios tipos de expedientes, flujos de trabajo, desde una interfaz pensada para la tramitación y con todas las ventajas de una interfaz moderna orientadas al perfil del usuario. Implemente cualquier tipo de tramitación asistencial como: •  Historial clínico •  Altas •  Informes de telemedicina O Tramitaciones no asistenciales como: •  Gestión de facturas •  Gestión de contratos •  Archivos de Gobierno •  Expedientes de personal •  Informes financieros •  Expedientes de compras •  Expedientes legales Casos de Uso
  • 22. Documentación asistencial • Catalogación • Clasificación • Indexación • Automatización • Archivo electrónico • Workdesk • Mobile • Seguridad • Búsquedas por perfil • Captura • Creación y colaboración • Expediente electrónico • Correo electrónico .   • Historial Clínico • Actas • Telemedicina Generación • Tramitación • Revisión • Colaboración • Aprobación • Flujos de trabajo Tramitación y colaboración • Archivo • Conservar • Espurgo y Custodia • Disposición • Destrucción Almacenamiento y custodia • Firma digital • HL7 Integración
  • 23. Documentación Asistencial •  Generación de documentación •  Incorporación de informes de altas •  Incorporación de los informes de Telemedicina •  Creación de la Historia Clínica e incorporación de la documentación en papel desde diferentes ubicaciones (eg. Planta, Admisiones, Recepción, etc). Integración con diferentes proveedores de escáneres. •  Consultas desde la estación clínica médica por médicos y enfermeras •  Consultas específicas por roles (eg. Médicos, Enfermeras, Secretarías, Personal de RRHH) •  Gestión integral de la seguridad y la auditoria •  Consulta desde dispositivos móviles
  • 24. Documentación Asistencial •  Integración •  Firma digital , @Firma, OpenSign, CoSign, etc •  Soporte de estándares documentales como CMIS •  Integración mediante Webservices, RestServices •  Múltiples lenguajes de programación •  Adquisición automática de metadatos desde escáneres , OCRs (eg. Kofax), Multifuncionales •  Adquisición automática de información contenida en archivo en formatos estándares como EXIF. •  Capacidad de contener metadatos HL7 •  Capacidad de contener metadatos ENI •  Paciente: integración con sistemas de portal y terceras aplicaciones
  • 25. Documentación no asistencial • Catalogación • Clasificación • Indexación • Automatización • Archivo físico • Archivo electrónico • Workdesk • Alfresco Share • Mobile • Captura • Creación y colaboración • Expediente electrónico • Correo electrónico .   • Recursos Humanos • Compras • Asesoría jurídica Generación • Tramitación • Revisión • Colaboración • Aprobación • Flujos de trabajo Tramitación y colaboración • Archivo • Conservar • Espurgo y Custodia • Disposición • Destrucción Almacenamiento y custodia • Firma digital • Terceros sistemas Integración
  • 26. Documentación no Asistencial •  Generación de documentación •  Incorporación de la documentación de las aplicaciones de los distintos departamentos a un único repositorio •  Capacidad de integrarse con sistemas actuales , por ejemplo, conectores con SAP •  Establecimiento de flujos de trabajo •  Creación de plantillas y vistas por roles •  Colaboración , versionado , edición online •  Archivo electrónico unificado
  • 27. Canales de Consulta •  Paciente: integración con sistemas de portal y terceras aplicaciones •  Sistemas móviles (iPad y Android) •  Profesional: a través de su aplicación ó directamente a través de Alfresco. •  Personal : a través de la Intranet •  Terceros mediante integraciones
  • 28. Múltiples interfaces, según rol y caso de uso
  • 29. Interfaces de usuario •  Gran usabilidad : Drag&drop, edición online, interfaz rica, arquitectura REST, etc •  Repensada la gestión documental para orientarla al usuario •  Desktop, Web y Mobile •  Social : Comentarios, “Me gusta”, “Favoritos” , posibilidad de seguir a usuarios, Muro de actividades para escenarios de intranet •  Interfaces dedicadas a los casos de uso y perfiles: Share para colaboración, Workdesk para tramitación. Ambas utilizando el mismo repositorio •  Integración con Explorador de windows y MS Office
  • 30. Process-centric Vista de expediente. Basado en roles. Content-centric Vista de repositorio. Colaboración. Documentación de Archivo
  • 31. Process-centric •  Documentación según la función del usuario •  Eg. Comercial •  Eg. Atención del usuario •  Vistas funcionales •  Eg. Gestión de Activos •  Eg. Gestión de incidencias •  Foco en los metadatos •  Foco en los procesos Content-centric •  Documentación según proyecto y colaboración •  Eg. Proyecto de Saneamiento •  Eg. História clínica •  Jerarquía documental •  Criterios de optimización •  Foco en la colaboración •  Foco en la clasificación Un único Repositorio Vista según Perfil
  • 32. Vista según Perfil Recursos Humanos Gestión de Incidencias Equipos de Investigación História clinica Expedientes Documentación colaborativa Incidencias Archivo
  • 33. Conservación de la documentación Gestión de documentación de archivo
  • 34. Casos de uso •  Guardar documentos de archivo •  Cuadro de clasificación bien definido •  Calendario de conservación asociado •  Orientado a archiveros y auditores
  • 35. Casos de uso Crear, Preservar y Destruir documentos Clasificación y Archivado Cuadro de clasificación Descripción Tipos documentales Preservación Calendario de conservación Eventos Auditoria Destrucción Disposición Transferencia
  • 36. Archivo electrónico §  Ciclo de vida integral: Archivo activo, semi-activo y pasivo §  Custodia: Seguridad , y trazabilidad y auditoría. §  Preservación: §  Transformación y migración documental a formatos estándares de larga duración. §  Conservación: §  Establecimiento de automatismos para gestionar la conservación automatizada y con cumplimento legal. §  Transferencia. Servicios de transferencia. §  Expurgo: §  Eliminación controlada ligada a calendarios de conservación
  • 37. Diferentes tipos documentales Documento Modelo documental flexible ( carpetas, tipos documentales) Documentos se pueden crear en cualquier momento y para cualquier uso 
 El documento se puede cambiar según requerimientos de usuario Los documentos pueden ser borrados según requerimientos del usuario Documento De Archivo La organización define un cuadro de clasificación Los registros pertenecen siempre a un proceso legal o de negocio dentro de la organización Una vez que un registro esta declarado, no puede cambiarse sin un procedimiento definido Los registros son custodiados por un determinado tiempo ≠ ≠ ≠ ≠
  • 38. Tipos de Documentos Documentos Electrónicos –  Registro escaneado , PDF o registro Web –  Físicos –  Definidos por la organización Documentos físicos –  Carpeta –  Almacén –  Archivo
  • 39. Cuadro de clasificación Organización
 Jerarquías multinivel Planificación de Procedimientos
 (series de registros, categorías de registros y carpetas de registros. Agrupados por Categorías (Planificaciones de disposición) Agrupados por expedientes
 (carpetas de registros) Referencias (relaciones entre registros) Añadir series y subseries dinámicamente Alfresco RM nos permite la agregación estructurada de expedientes de una manera flexible mediante elementos muy bien definidos. Procedimiento   Expedientes   Planificación  disposición   Nuevo en RM 2.1
  • 40. Ciclo de vida Disposición Relacionado a nivel de categorías Permite políticas de: •  Retención •  Disposición Planificación de distintos pasos dentro del ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido, Custodiado o Destruido Observación de Registros El sistema es capaz de identificar los registros que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión. Eventos Definidos por el usuario Definidos por el sistema Permiten ser enlazados a las planificaciones de disposición Gran conjunto de eventos predefinidos: •  Abolición •  Caso terminado •  Obsoleto •  Reasignación •  Preparado para disposición Transferencia Capacidad de "transferir" registros al final del ciclo de disposición.
  • 41. Servicios  documentales  Alfresco  Share   Colaboración  y  Tramitación   História  clinica,  telemedicina,  etc   Repositorio   dedicados   Aplicaciones   Y  Servicios   Sistemas  de   Almacenamiento   .   .   Indices  Contenido   Repositorio   Alfresco     Archivo Repositorio   Alfresco   Repositorio Módulo   RM     .   .   Indices  Contenido   Colaboración  y  tramitación   Archivo   Alfresco  Workesk  
  • 42. Seguridad y Auditoria Seguridad Soporte para autenticación encadenada, SSO y directorios de usuarios y enfocado a ACLs, Modelo extensible para necesidades propias Diferentes permisos preconfigurados como la capacidad de cerrar expedientes, eliminar planificaciones, destrucción de archivos o periodos de cadencia. Auditoria API de auditoria que permite una alta granularidad en la auditoria de los elementos tratados Auditar acciones Filtro por tipo de evento, usuario o fecha Las mismas auditorias pueden ser declaradas como registros
  • 43. Seguridad – Permisos especiales Existen más de 50 permisos especiales (capabilities): •  Extender periodo de retención o bloqueo, cerrar carpetas, crear, modificar, destruir tipos de referencias, destruir registros programados para destrucción, etc. Cada una de ellas permite una tarea específica en el sistema Extender periodo de retención o bloqueo •  Permite al usuario que lo tiene bloquear registros y carpetas, extendiendo así su periodo de retención. Cerrar carpetas •  El usuario que lo tiene puede cerrar carpetas para archivo posterior. •  Nota: existe otra tarea que es lo contrario: volver a abrir carpetas.
  • 44. Búsqueda Graba / recupera búsquedas Genera informes Busca en : En el registro y sus propiedades En las planificaciones de disposición En campos calculados ( como las fechas ) En los estados En propiedades propias Busca como si fuera un gestor documental, con la seguridad de un gestor de registros.
  • 45. Escalabilidad e integración Plataforma tecnologica
  • 46. Repositorio   Alfresco   APIS   Interoperabilidad   Aplicaciones   Y  Servicios   Sistemas  de   Almacenamiento   .  RDBMS   .   DM   Share   Workdesk   Mobile   OEM  3rd  Party   Aplicaciones  propias   API NaKve   Java   CMIS     REST   SOAP   JCR  /     JSR  170   NaKve   REST   NaKve   SOAP   .NET PHPJava Python Version  Control   BPM-­‐based   Workflow   Security  &   AudiKng   Content   Modeling   Indexing,  Search   &  Query  Handler   Forms   Policies  and   Aspects   Templates  &   TransformaKons   Clustering  &     High  Availability   Web  Content   Deployment   Tagging,  Forums,   Wiki,  Blogs   JMX  Monitoring   Protocolos   Sharepoint IMAP CIFs WebDAV FTP RM   Indices  Contenido   RDBMS   RDBMS  LDAP  /AD   SDK  
  • 47. Arquitectura •  Utilizando los últimos avances técnicos en arquitectura como Rest Services •  Orientada a la integración con otros sistemas •  Gran performance : Con menos hardware rinde más •  Diseñada para tener millones de documentos y escalar a medida que crece el fondo documental •  Amplio stack soportado
  • 48. Desarrollo •  Código Abierto y basada 100% en estándares •  APIs sencillas y basadas en tecnologías con amplia penetración en el mercado y perfiles básicos y baratos: HTML y Javascript •  Soporte para clientes en .NET, Java, PHP o Python •  Rápido time to market •  Gran conjunto de Addons
  • 49. Configuración vs Desarrollo •  La configuración necesita únicamente de conocimientos mínimos de IT para mantener y actualizar las aplicaciones de negocio basadas en workdesk •  El configurador Desktop te permite crear nuevos tipos documentales, formularios y pestañas.
 •  Cada configuración representa una función de negocio
 •  Utilización de plantillas y posibilidad de copiar-pegar configuraciones para crear nuevos trámites en minutos.
 •  Código fuente disponible. Fácil de integrar gracias a su diseño.
  • 50. Servicios de Replicación Selección de los contenidos a transferir Programados o ejecutados manualmente Soporte para copias incrementales o completas, con posibilidad de borrar la replicación Un Origen- Varios Destinos Autor Hospital Hospital B Movil Oficinas centrales
  • 51. Storage Policies Ejemplos •  Por Tipo: Videos grandes en SSD. Office Documents en unidades más lentas. •  Por caso de uso, por edad, por utilización , etc … Basado en reglas y acciones SSD $$$ FC Drives $$ SATA Drive $ SSD = Solid State Drives FC = Fibre Channel Policy Rules Policy Rules