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Planejamento EstratéGico Pessoal Mini Curso

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mini curso sobre planejamento estratégico pessoal

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  • 1. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO PESSOAL(MINI-CURSO)AULA 1Planejamento pessoal é pra você?Responda e reflita sobre estas questões:- Você tem sonhos e objetivos que, mesmo não muito claros em sua mente, você sabe que desejaalcançá-los?- Você acha que o sucesso na conquista de sonhos e objetivos não é obra do acaso, da sorte, deDeus, do governo ou sa situação econômica, mas sim do esforço e iniciativa pessoal?Se você respondeu sim à primeira pergunta e concorda com a segunda, então planejar é uma boaidéia para você. Se este é o seu caso, você pode estar se perguntando: mas todo mundo tem sonhos,todo mundo pode se beneficiar do planejamento, certo? Não! Tem gente que não sabe o que quer etem gente cujo objetivo é coletar um pagamento no final do mês e espera ansiosamente pelaaposentadoria para poder ficar em casa assistindo TV. Estas pessoas não têm o que planejar.Há também aqueles que acreditam que a vida é uma seqüência de fatos premeditados por umcriador ou simplesmente matéria do acaso e que não temos como interferir no andamento naturaldas coisas. Há ainda aqueles que são desorganizados, sem determinação e foco, que já tentaramplanejar antes, falharam e culparam o planejamento, tornando-se descrente do processo. Para estaspessoas, planejar não adianta, elas vão desistir no meio do caminho culpando alguma força externa(Deus, a sorte, o governo, a família, o cônjuge, os filhos, a falta de tempo, a falta de experiência,etc), elas encontrarão alguma desculpa fora delas e jamais desconfiarão que a raiz do problema vemde dentro.O fato de você estar ativamente procurando por estas informações e ter chegado até este mini-cursojá demonstra que você não faz parte deste grupo de perdedores. Você sabe que precisa agir paraconseguir o que deseja na vida. Talvez á única coisa que esteja faltando é saber como, o que fazerexatamente, como se organizar, como administrar todos os aspectos de sua vida para que você nãodeixe de lado seus compromissos enquanto busca seus sonhos.As vantagens do planejamento pessoal são imensas. Estas são apenas algumas delas:- Redução do stress: ao planejar você organiza a sua vida, não perde tempo com inutilidades eanda em linha reta em direção aos seus objetivos e não em círculos ou zigue-zague com a grandemaioria que não planeja faz. Esta prática leva você a obter um estado de maior tranqüilidade íntima.Você encontra o que precisa não se perdendo na desorganização, você faz o que precisa ser feito evocê alcança os resultados desejados. Como conseqüência, você se sente cada vez menos estressadoe cada vez mais satisfeito consigo mesmo por conseguir as metas que determina.- Vantagem competitiva profissional: A grande maioria dos profissionais trabalha apenas para sesustentar e não possui meta alguma relacionada à vida profissional. Quem sabe onde quer chegarprofissionalmente abre uma enorme vantagem competitiva perante seus colegas e até superiores,andando muito mais rápido em direção ao topo da profissão.
  • 2. - Aumento da auto-estima e autoconfiança: Uma das causas da baixa auto-estima e falta deautoconfiança é a memória dos seus próprios fracassos. Ao lembrar que você já tentou algo e nãoobteve resultados, você sente-se incapaz de conseguir ao tentar novamente. Uma das causas dofracasso é justamente a desorganização e a falta de planejamento. Ao planejar você aumenta aschances de sucesso. Conquistando, pouco a pouco, suas metas, você começa a se sentir capaz derealizar o que quiser.- Melhor aproveitamento do tempo: A administração do tempo sozinha não traz muitosresultados. Você acaba administrando a inércia, a rotina, você anda como um ratinho de laboratório,corre, corre, corre, mas não chega a lugar algum. O planejamento direciona a administração dotempo. Você usa o seu tempo de forma sábia, para produzir resultados futuros.AULA 2Antes de começar a planejar a sua vida, suas metas, seus sonhos, é preciso antes de tudo, saberquem você é e onde exatamente você quer chegar. Parece simples não? Se alguém quer planejaralguma coisa, subentende-se que ela sabe o que é que ela quer planejar, certo? Não é o que a minhaexperiência mostra. Ao longo dos anos que venho trabalhando com desenvolvimento pessoal, o quemais vejo é gente querendo "planejar o nada", ou melhor, a pessoa não sabe o que quer - mas querplanejar! É como a pessoa que quer ser um sucesso, mas não sabe "em que" ela quer ser umsucesso! Também vejo com muita freqüência pessoas planejando com base em desejos e vontadesque às vezes estão muito longe de suas aptidões e talentos. O resultado é a frustração e fracasso.Quem é você?Antes de planejar o que você quer, é preciso saber em que você é bom, o que faz você falhar, o queo motiva, quanta pressão você é capaz de agüentar, qual é o seu “modo de funcionamento”, entreoutros detalhes da sua personalidade. Ignore este passo e você poderá estar planejando coisas dasquais perderá o interesse eventualmente ou coisas que você não leva o menor jeito pra fazer!Gostamos de acreditar que hipoteticamente podemos fazer qualquer coisa, basta nos dedicarmos osuficiente. Somos incentivados pela literatura de auto-ajuda do “você pode, você consegue” e porfilmes de Hollywood que mostram pessoas ordinárias atingindo resultados inimagináveis. Não, eunão sou pessimista! No mundo real, entretanto, você atingirá os melhores resultados fazendo aquiloque possui talento para fazer e não aquilo que você gostaria de possuir talento para fazer. E há umagrande diferença aí!Um de meus amigos de infância sempre quis ser empreendedor. Ele sonhava em ter seu próprionegócio desde criança e sempre disse que jamais trabalharia para ninguém. Boa parte deste sonho sedevia ao fato de seu pai ter sido um grande empreendedor e repetir para ele desde pequeno quequem trabalha para os outros é perdedor. Meu amigo, entretanto, nunca teve o tino para os negócios.Ele não tinha o talento da liderança, da iniciativa ou da criatividade, características geralmentepresentes em empreendedores. Ele tinha, entretanto, muitos outros talentos como uma inteligênciaaguçada, um raciocínio rápido e lógico e a aptidão para ensinar. Ele sempre foi um dos melhoresalunos na escola e graduou-se em engenharia pela USP. Durante muito tempo ele frustrou-se aotentar ser um bom empreendedor. Ele se negava a desistir, pois não queria sentir-se como umperdedor. Foi necessário que ele chegasse ao fundo do poço, quase levando a empresa criada porseu pai à falência para que ele admitisse que aquilo não era pra ele. Hoje ele se dedica à pesquisa eensino acadêmico, sendo um dos maiores pesquisadores em sua área no Brasil. Foi só a partir domomento em que ele reconheceu seus próprios talentos que ele tornou possível seu sucesso pessoale profissional.2
  • 3. Através de minha atividade, vejo pessoas assim o tempo todo, ignorando seus próprios talentos paraperseguirem um sonho ao qual eles não pertencem. Você já se questionou sobre isto? Os sonhos eobjetivos que você tem são aqueles que aproveitam os seus talentos? Você sabe quais são estestalentos?Peter Drucker, o maior guru da administração e economia da atualidade, frisa muito esta questão.Ele diz que se você quer ser bem sucedido, em qualquer coisa, você primeiro precisa saber se é bomnisso. Você só terá êxito se utilizar 100% de suas forças, mas para que isso seja possível, vocêprecisa saber o que faz você dar o máximo de si, ou seja, você precisa conhecer seus talentos.“Quando eu pergunto aos meus alunos - pessoas bem-sucedidas - “Você sabe em que você é bom?”quase nenhum sabe responder. “Você sabe o que você precisa aprender para utilizar 100% as suasforças?” Nenhum deles nunca, sequer, questionou-se sobre isso. Do contrário, a maioria deles estámuito orgulhosa da sua ignorância.”Peter Drucker- Quais são os seus pontos fortes e fracos?- Quais são os seus talentos?- Você tem aproveitado esses talentos?- Você utiliza seus pontos fortes para diminuir a interferência negativa de seus pontos fracos?Pense sobre isto e registre suas conclusões.AULA 3O que você quer conquistar?Os mesmos obstáculos que encontramos para descobrir (e termos certeza) nossos talentos, seaplicam para nossos sonhos. A maioria das pessoas não sabe ao certo se o que desejam no momentoé realmente aquilo que as satisfará pessoal e profissionalmente quando o objetivo for conquistado.Um dos motivos é exatamente o desconhecimento dos próprios talentos, mas há outros fatoresenvolvidos.Um desses fatores é o imediatismo. Reforçado pela própria sociedade ocidental, o imediatismoreclama resultados no aqui e agora e ignora completamente o futuro. Pessoas obesas, por exemplo,são imediatistas, pois não conseguem abrir mão de uma sensação passageira no presente em prol deum benefício futuro.Quem não consegue guardar dinheiro está na mesma situação. É difícil para uma pessoa imediatistaconceber o futuro, sua atenção se concentra 100% no presente e ela demonstra pouca preocupaçãocom qualquer coisa que não seja a sua satisfação imediata. O imediatista consegue planejar até oponto em que pensa que pode atingir um resultado rapidamente.Perder peso rápido, ganhar dinheiro rápido, fazer um curso qualquer rápido, ler um livro quepromete desenvolver uma habilidade difícil rapidamente, etc. Como o imediatista vê somente opresente, ele não consegue analisar seu passado e ver que todas as tentativas de obter um resultadorápido falharam. Ele então continua tentando conseguir êxito em ciclos sempre pequenos, ao falharele culpa o processo, o livro, o curso, o produto ou a pessoa que lhe vendeu a “solução” e parte paraoutra promessa de resultado rápido, e assim por diante, nunca conseguindo atingir seu objetivo. 3
  • 4. Outro problema é a baixa auto-estima, que gera a falta de autoconfiança em si mesmo, necessáriapara que a pessoa acredite que pode conquistar um objetivo. O que vemos mundo afora são pessoassem vontade de sonhar, sem objetivo algum, pelo simples fato de que não se consideram aptas alutarem por qualquer coisa que seja. Algumas trabalham para “financiar” o final de semana; outraspara continuarem vivas. A desculpa de que a vida é difícil, principalmente num país como o Brasil,é suficiente para que a maioria das pessoas simplesmente desista de tentar progredir ou realizar umsonho qualquer, pequeno ou grande. Mas se você, brasileiro, pensa que isto só acontece no Brasil,você está enganado. Aqui no país considerado o mais rico do mundo, o “país das oportunidades”onde supostamente há chance para todos, vejo constantemente casos que me lembram meus anos deconsultoria no Brasil – pessoas reclamando que suas vidas não vão pra frente por causa daeconomia, do governo, da situação mundial, enquanto outras, assim como no Brasil, não seimportam com nada disso, seguem em frente e conquistam seus objetivos.A baixa auto-estima faz com que a pessoa não acredite que pode conseguir o que quer, econseqüentemente segue a vida empurrando com a barriga sem estar direcionado para lado algum.Ela segue numa direção que parece promissora; ao avistar outra oportunidade, muda de direção eassim por diante, não dando continuidade a nenhum projeto. Como uma pessoa com baixa auto-estima pode então definir objetivos? Ela não pode. Ela precisa, em primeiro lugar, aprender aconfiar em si mesma e em sua capacidade de conquistar o que quiser, independente do ambiente emque ela se encontra. Ela precisa mudar a forma como encara a conquista de objetivos. Pessoas combaixa auto-estima geralmente pensam que quem venceu na vida teve sorte, ajuda de terceiros, deDeus ou de uma economia promissora. Ela acha que em seu caso específico, nada adianta – para osoutros dá certo, para ela não.Para definir o que você quer, você precisa eliminar do seu caminho estes dois fatores: imediatismo ebaixa auto-estima. Isto fará com que você possa ver sua vida com mais clareza e de um ponto devista de longo prazo. Imagine se há 5 anos atrás você tivesse planejado sua vida e tivesse cumpridopelo menos parte do que planejou, como ela seria diferente hoje? Se sua vida hoje não é do jeito quevocê gostaria que ela fosse, é porque no passado você falhou ao definir objetivos, ou não deucontinuidade em sua conquista. Agora imagine como sua vida pode ser daqui a 5 anos se vocêresolver planejar agora e levar este planejamento à sério? (também imagine como sua vida serádaqui a 5 anos se você não fizer isto!).Coloque no papel como você quer que sua vida esteja daqui a 5 anos.Não pense em termos de metas realistas ou não, apenas registre o que você quer terconquistado em 5 anos.AULA 4"Os planos de longo prazo criam um pano de fundo psicológico e uma estrutura informativa sobreo futuro, na qual você pode basear suas decisões de curto prazo. O projeto de vida é a trilha poronde você irá percorrer ao executar os diversos planejamentos que tem e terá. São as diretrizesbásicas que determinam o rumo da sua vida. Indica para onde você deve seguir, quais são suasprioridades, habilidades, o que precisa ser conquistado, aprendido, realizado."(Trecho do livro Planejamento Estratégico Pessoal)4
  • 5. Elaborando um Projeto de VidaUm projeto de vida organiza seus objetivos de forma que você consiga manter o foco e veja a suavida através de uma perspectiva de longo prazo.Alguns de nossos objetivos podem ser incompatíveis uns com os outros; se não os confrontarmos,teremos dificuldade para perceber a armadilha que, cedo ou tarde, causará o fracasso de 1 dosobjetivos ou mesmo de todos eles ao tentarmos conquistá-los todos ao mesmo tempo.Como falo no artigo "A Fórmula do Sucesso", um dos elementos para conquistarmos o quequeremos na vida é a manutenção de um foco. Sem foco tentamos conquistar várias coisas aomesmo tempo, ou mudamos constantemente de direção tentando acertar e acabamos não sendo bemsucedidos em nada.Ao elaborar um projeto de vida, você tem a possibilidade de analisar os objetivos que querconquistar, você pode ver como eles irão interagir e influenciar em outros, pode analisar serealmente o tempo que você tem em mente é suficiente (geralmente achamos que podemos concluirprojetos em menos tempo do que o que é de fato necessário!) e podemos ter uma idéia clara decomo nossa vida pode estar daqui a 1, 2, 5, 10 anos.O projeto de vida é mais um elemento na sua organização pessoal que evita que você disperse eperca o seu tempo com projetos e atividades improdutivas ou que não trarão os resultados desejadosno futuro.Eu não estou falando de atividades inúteis como assistir TV ou navegar sem rumo pela web. Estasatividades improdutivas a que me refiro são aquelas que nós consideramos importantes, nósesperamos atingir algum resultado com elas, mas elas simplesmente resultam em pura perda detempo. E estas são certamente as mais perigosas, pois enquanto estamos pensando que estamosproduzindo algo para o futuro, estamos simplesmente desperdiçando nossos recursos pessoais(tempo, dinheiro, atenção, etc).Esta é a síndrome do ratinho de laboratório, a pessoa corre, corre, corre, e nunca sai do lugar, masdevido à sua falta de visão de conjunto, ela pensa que ao correr, chegará a algum lugar.Ao elaborar seu projeto de vida, você poderá ver o que é perda de tempo e o que não é (se aatividade não colabora com nenhum dos objetivos definidos, ela não vale à pena).Um projeto de vida é basicamente a organização dos seus objetivos e metas.OBJETIVOS X METASVamos esclarecer primeiro a diferença entre objetivos e metas. Alguns autores não chegam a fazerdiferença alguma e tratam estes conceitos como sinônimos. Eu prefiro separar por uma questão deorganização - facilita a visualização do que você quer realizar e dá um maior entendimento do que énecessário para chegar lá.Objetivos então, dentro da minha perspectiva, são os pontos principais que você quer alcançar,enquanto as metas se referem às etapas necessárias para se chegar ao objetivo. 5
  • 6. Veja este exemplo:Objetivo:Dar uma volta ao mundo num veleiroMetas:- Aprender a velejar- Comprar ou construir um veleiro- Adquirir as licenças marítimas para navegarMuitas outras metas poderiam ser citadas dentro deste objetivo. As metas "clareiam" o objetivo. Émuito comum as pessoas fracassarem em seus objetivos, pois elas não sabem o que devem fazerpara chegar lá. O objetivo fica sempre na esfera dos sonhos, do "um dia eu vou fazer isso", "um diaeu vou fazer aquilo", mas a pessoa simplesmente falha pois não está claro em sua mente o queexatamente é preciso fazer.Nas próximas aulas você aprenderá que ainda podemos ir mais fundo no detalhamento de umobjetivo até incluí-lo em nossa programação diária, o que aumenta drasticamente suas chances desucesso.Para montar seu projeto de vida, faça uma lista dos objetivos que deseja conquistar. Separe-os entãoano a ano, mantendo em mente que as coisas levam mais tempo para serem feitas do queimaginamos!Monte uma tabela para que você possa visualizar estes objetivos numa só página.Você pode fazer uma outra tabela separando objetivos por área da vida (pessoal, profissional, saúde,financeira, etc).Reflita sobre como estes objetivos se relacionam entre si e busque por incompatibilidades.Não defina suas metas ainda, este será um assunto para a próxima aula, pois há mais detalhes aserem levados em conta.AULA 5Como Planejar Metas e ObjetivosCom seus objetivos em mãos, é preciso "clareá-los" em sua cabeça para que você possa definir asmetas necessárias para alcançá-los. Quando você parar para pensar em seu objetivo, você perceberáo quanto ainda precisa aprender sobre ele para que possa definir as metas.Na teoria tudo é muito simples - objetivos são amplos, metas são específicas e estão relacionadascom cada objetivo. Mas na prática eu percebo que as pessoas têm uma dificuldade enorme paradefinirem exatamente o que precisa ser feito para que o objetivo seja conquistado - e esta é uma dasgrandes causas do fracasso - se você não sabe o que deve fazer, você vai acabar não fazendo nada,certo?6
  • 7. De metas simples como perder peso até metas complexas como produzir um filme, se você nãosouber o que fazer exatamente, do que você precisa, quais são os passos, você pode colocar seuobjetivo num quadro à sua frente, pensar nele o dia inteiro e mesmo assim não fazer absolutamentenada para alcançá-lo! Simplesmente porque você não sabe O QUE fazer nem COMO.No processo de planejamento você irá detalhar ainda mais suas metas para chegar num ponto emque você tem todas as ferramentas e respostas em mãos, mas, por enquanto, vamos apenasestabelecer as metas.Quanto menos você sabe sobre o seu objetivo, mais você deve se esforçar para buscar informaçõessobre ele. Procure na Internet, leia livros, converse com pessoas que já passaram pelo processo econquistaram o que você quer. Você verá o quanto ainda precisa saber mais sobre o que você queralcançar antes de começar a sua jornada!O grande objetivo da perda de peso, que é disparado o nº 1 de muita gente, é um bom exemplo. Aspessoas pensam que sabem o que devem fazer para perder peso, mas ao falharem se dão conta deque precisam de mais informação. Que tipo de informação? Neste caso, informações sobre a dietanutricional ideal, tipos de exercícios recomendados para o caso específico, maior conhecimentosobre como o corpo humano funciona, como ele guarda e queima gordura, etc. A falta deconhecimento sobre este objetivo faz com que a pessoa defina metas que acabam não funcionando.Há outros objetivos ainda mais complexos como, por exemplo, tornar-se diretor de cinema. Euconduzi um curso em Los Angeles há alguns meses e cerca de 70% tinha exatamente este objetivo!Os outros 30% queriam ser atores! Nenhum deles tinha uma idéia clara de qual o caminho para sedirigir um filme - não a questão técnica em si, mas como exatamente subir a escada até "conseguirum emprego" como diretor ou fazer o próprio filme. Eles tinham uma idéia mais baseada no"achismo" que em fatos. Cada um tinha sua própria opinião de qual era "o caminho", mas nenhumdeles tinha um plano, um passo-a-passo. Na verdade, eles estavam todos perdidos e confusos!Seus objetivos podem não ser tão complexos e difíceis como dirigir um filme, mas se você sabepouco ou nada sobre ele, as probabilidades de sucesso não são muito grandes.Quando você tiver informações suficientes sobre o seu objetivo, reflita sobre o caminho necessáriopara chegar até ele e marque as etapas - estas são as metas.O Que é Importante Saber Sobre Metas?METAS SÃO AÇÕES MENSURÁVEIS - Ao definir metas, uma das maiores armadilhas quevocê deve evitar é definir coisas abstratas que não podem ser verificadas ou medidas, como, porexemplo, ter mais orgulho do meu trabalho, melhorar minha atitude para com meus filhos, ser maisaberto a novidades, etc. Não há como mensurar nem avaliar se a meta está sendo ou foi cumprida (eé muito fácil se auto-enganar quando não podemos mensurar de forma exata nosso desempenho!).METAS SÃO ADMINISTRÁVEIS - Não defina uma meta na qual a realização não dependesomente de você, como, por exemplo, ganhar uma competição. Apesar de ser uma meta comum,você não tem controle algum sobre o desempenho dos outros competidores e por melhor que vocêseja, eles podem ser ainda melhores que você. Este tipo de meta acaba com a auto-estima e deformao conceito pessoal de que é possível ou não conquistar algo que se quer.Se você tiver dificuldades ao definir metas que podem ser mensuradas pense em termos de comovocê avaliaria se a meta está sendo ou foi cumprida ou não - que ações você terá que completar paraque você possa dizer que a meta foi cumprida? 7
  • 8. Monte um esquema em que você possa visualizar todos os seus objetivos e suas respectivasmetas. Reflita sobre como isso impactará em sua vida, na sua rotina, na sua vida familiar,profissional, saúde, etc. Busque qualquer incompatibilidade que possa existir entre estasmetas e caso encontre alguma, busque uma meta alternativa. Você deve manter todos os seusobjetivos e metas em harmonia uns com os outros para que você possa gradativamentealcançá-los.AULA 6Com seus objetivos e metas em mãos, chegou a hora de planejá-los estrategicamente para que ocaminho até seus objetivos se torne claro e você saiba exatamente o que é necessário fazer, comofazer e o que você precisa em termos de recursos para chegar lá.Se você der uma olhada na história mundial, verá que os grandes avanços e vitórias se originaramna cabeça de uma pessoa ou um grupo com visão estratégica. Alexandre, O Grande, Napoleão, JackWelch (ex-presidente da GE), Ricardo Semler (presidente da Semco), Winston Churchill, AmyrKlink, são apenas alguns exemplos de indivíduos que fizeram a diferença na história, em seu grupo,ou em sua vida pessoal porque tinham uma visão estratégica. Você sabe qual a principal característica de um líder? Pense um pouco, a resposta está na próxima página!Por que a estratégia é tão importante? Simplesmente porque há infinitas formas de se chegar a ummesmo lugar e você precisa definir qual delas será a sua! Mesmo com objetivos e metas bemdefinidos, você ainda pode desperdiçar esforços e se sentir perdido ao tentar de forma aleatóriaconquistar as metas que levam ao seu objetivo.A falta de uma visão estratégica é um problema que freqüentemente faz com que pessoas que sãoorganizadas e que sabem onde querem chegar falham, pois saber onde se quer chegar não basta sevocê não sabe o que fazer nem como chegar lá, certo?Esta etapa, dependendo da complexidade de suas metas, pode também exigir um pouquinho depesquisa. Como as pessoas que já conquistaram o que você quer chegaram lá? O que elas fizeram?Como elas fizeram? Não que você vá fazer exatamente do mesmo jeito, mas entendendo como foi oprocesso do outro, você terá um maior embasamento para fazer o seu próprio planejamento, jásabendo quais são as dificuldades e obstáculos comuns, e tendo mais idéias do que você pode fazer.Amyr Klink, por exemplo, quando planejou a travessia do Atlântico a remo, estudoudetalhadamente os relatos de travessias similares ou de pessoas que tentaram a mesma travessia.Através do que ele obteve de informação sobre os obstáculos, ele pode se preparar melhor paraenfrentá-los e de fato, ele conseguiu.O planejamento estratégico é divido em 3 níveis:- Nível Estratégico: Este nível define o que precisa ser feito em termos de ações para que a metaseja concretizada.- Nível Tático: Este nível desenha "o caminho das pedras", ou seja, diz como você irá colocar emprática o nível estratégico.8
  • 9. - Nível Operacional: Aqui você irá fazer um levantamento de recursos necessários para aconcretização da meta. Estes recursos podem ser dinheiro, tempo, ajuda de pessoas específicas,habilidades, etc. Pode ser preciso fazer um novo planejamento específico para o levantamento dealgum recurso se este não estiver disponível ou for muito difícil de ser levantado.Com este nível de detalhamento de sua meta, você não se sentirá perdido, sem saber o que fazerexatamente para conquistar o que deseja. Tudo estará bem explicado à sua frente, o "o que" e o"como" que são um grande dilema para as pessoas, para você será uma simples questão de consultarnovamente seu planejamento para se recordar do que você definiu.Você pensou na pergunta da página anterior? Qual a principal característica de um líder?Pode ser que você já saiba disso, mas para mim foi uma grande descoberta ao ouvir de Jack Welch,em pessoa, num seminário, que a principal característica de um líder não é a capacidade decomunicação, nem a capacidade de conduzir todos numa mesma direção, mas sim a capacidade de"ver" o campo de batalha, ou seja, a visão de conjunto que leva à visão estratégica. E isso não valesomente para uma guerra real ou empresarial, isso vale também para a sua vida pessoal e é por essemotivo que incluí esse assunto aqui.Ao ver a sua vida de uma perspectiva mais ampla, enxergando todos os papéis que desempenha,todas as áreas de sua vida como interdependentes, seu planejamento será muito mais "certeiro".Estamos em constante guerra contra o tempo, contra as nossas falhas e dificuldades pessoais e é acapacidade de ver além do problema imediato que fará com que você seja bem sucedido,conquistando seus objetivos.Sua tarefa para esta aula é planejar estrategicamente suas metas de um ponto de vista amplo - tentever a sua vida como um todo e não "despedaçada" (área profissional, pessoal, financeira, etc).Outra tarefa será refletir sobre as suas prioridades. Como na próxima aula estaremos falando sobreadministração do tempo, pense sobre o que é de fato importante para você.Os 4 Níveis de Prioridades URGENTE NÃO-URGENTE 1º QUADRANTE 2º QUADRANTE Problemas imediatos e de resolução Prevenção, planejamento; manutenção;IMPORTANTE imprescindível; crises; acidentes; identificação de novas oportunidades; compromissos com data marcada. relacionamentos, saúde, família, objetivos de vida, sonhos, etc. 3º QUADRANTE 4º QUADRANTE Interrupções, telefonemas; Detalhes; atividades agradáveis; NÃO correspondência; urgências de passatempos; conversas inúteis, atividadesIMPORTANTE terceiros; compromissos com data que não trarão resultados futuros. marcada, mas sem importância.Com base nesse quadro faça uma reflexão sobre como você utiliza seu tempo no dia-a-dia. Em qualquadrante você está com maior freqüência?AULA 7 9
  • 10. Um dos participantes do curso nos enviou a seguinte estória sobre a dificuldade em priorizar eadministrar o tempo: Um homem, ao acordar pela manhã, lembra que tinha que comprar um jornal para pesquisar os preços de uma casa, que ele pensava adquirir com uma poupança que estava guardando há um certo tempo. Porém, ao sair da cama, ele foi escovar os dentes e viu que não tinha água e, por conseguinte, viu que haviam cortado o seu abastecimento de água, o que o fez passar a procurar a conta de água que havia sido paga. Mas, no meio do caminho, viu que a lixeira estava cheia e a companhia de recolhimento de lixo passaria dali a algumas horas, daquele mesmo dia e por isso foi recolher os lixos de casa. Enquanto estava recolhendo o lixo, recebeu um telefonema informando que deveria se apresentar no seu trabalho para uma reunião extraordinária, dali a umas horas. Então, como não tinha muito tempo, resolveu arrumar-se para ir à reunião, porém lembrou que precisava passar uma camisa para a reunião, mas a camisa estava manchada e precisava ser lavada. Resumindo: O homem não conseguiu fazer nada do que havia proposto fazer.O homem em questão vive na síndrome da urgência, exatamente como a grande maioria das pessoasque lutam contra o tempo diariamente tentando administrar suas vidas.Para muitas pessoas parece que não há solução, que a vida "é assim mesmo". Mas será que não temmesmo solução?É fundamental compreender que nem tudo o que é urgente é importante e enquanto você estiverdando prioridade para a urgência, você jamais arranjará tempo para fazer o que é realmenteimportante.É a negligência para com o que é importante em nossas vidas que causa frustração e estresse. Asíndrome da urgência preenche o vazio criado por necessidades não atendidas. Ao invés de atendera essas necessidades, as pessoas agem como ratinhos de laboratório, resolvem inúmeros problemasdurante o dia e têm a sensação de que estão sendo produtivas, mas suas atividades não as levam alugar algum.Para piorar esta situação, a grande maioria das técnicas de administração do tempo disponívelapenas alimentam essa dependência na urgência, ao manter o foco na definição de prioridadesdiárias, todas elas urgentes.Você analisou suas atividades diárias com base na tabela da aula 6? Em qual quadrante você estáconcentrando seus esforços?O que você faz com freqüência que não é importante para você ou é simplesmente perda de tempo?Por que você continua fazendo?Como você prioriza e escolhe o que deve ser feito no momento e o que deve ser deixado paradepois?As respostas a estas perguntas o mostrarão o quão bem você administra o seu tempo. O hábito de sóatender ao que está pegando fogo no momento só alimenta ainda mais a síndrome da urgência, poiscoisas que estão sendo negligenciadas hoje para que você possa apagar um incêndio aqui e ali, vaicomeçar a pegar fogo em breve e esse ciclo não pára, pois enquanto você está ocupado resolvendo10
  • 11. problemas urgentes, o que ainda não era urgente está esperando por você e como não é atendido setornará urgente também em algum ponto no futuro.Isso parece um dominó, não? Um problema causa o outro e você não pode abandonar nenhumdeles. Qual a solução então?Meu mentor, Stephen Covey, tem a resposta:"É importante perceber que o problema não está na urgência propriamente dita. O problema éque, para que a urgência seja o fator dominante de nossas vidas, ela tem que ocupar o lugar daimportância. Passamos então a tratar como "prioridades" apenas as coisas urgentes. Ocupamo-nos de tal forma em fazê-las que sequer temos tempo de nos perguntar se o que estamos fazendorealmente precisa ser feito. "Charles Hummel, no livro "A Tirania da Urgência", também dá a sua opinião sobre o problema:"A tarefa importante dificilmente precisa ser feita hoje ou mesmo essa semana... A tarefa urgenteimplica uma ação instantânea... O apelo imediato dessas tarefas parece irresistível e fundamental,e ele consome nossa energia. Mas à luz da perspectiva do tempo, sua enganosa notoriedadedesaparece gradualmente; com um sentido de perda, lembramos a tarefa vital que adiamos.Percebemos que nos tornamos escravos da tirania da urgência".Qual a forma errada de administrar o tempo então? Você já refletiu sobre isto? Reflita sobre estaquestão por uns minutos.O grande erro na administração do tempo é a priorização equivocada. Fazer listinhas de afazeresdiários é a pior forma de administrar o seu tempo. Neste esquema, o que você colocará na listinha?O que está explodindo no momento! Você dará prioridade somente às urgências, pois sua visão selimitará ao dia, no máximo à semana.Quando a prioridade é o que é urgente e não o que é de fato importante, você tem um grandeproblema. Você perde a capacidade de identificar o que é de fato importante e passa a encarar tudoo que é urgente como prioridade.Mas como algo que é importante pode não ser urgente e como algo que é urgente pode não serimportante?O que é importante é basicamente aquilo que dá sentido e riqueza à sua vida. Muitas dessas coisasnão são e jamais se tornarão urgências. Algumas se tornarão urgentes se negligenciadas por umlongo tempo como a saúde. Outras, como nossos sonhos e objetivos pessoais, se ignoradas jamaisse tornaram realidade.Enquanto negligenciamos o que é de fato importante em nossas vidas, damos atenção a uma sériede ocorrências e problemas que não são nossos, não são importantes ou não criam nada para ofuturo. O grande erro é achar que todas estas coisas merecem a nossa atenção. Nosso tempo erecursos pessoais são direcionados então para todas essas inutilidades e atividades irrelevantes,enquanto o que é de fato importante fica esperando um "tempinho" que nunca conseguimosarranjar.No Manual de Administração do Tempo vamos a fundo na administração de cada um dosquadrantes de prioridades para que você aprenda a priorizar no seu dia-a-dia o que é realmenteimportante sem tornar-se negligente com seus compromissos e urgências normais do dia-a-dia. 11
  • 12. Todo o planejamento que você fez até aqui pertence ao 2º quadrante. São seus sonhos e objetivos,coisas importantes para você, mas que não te pressionam, não exigem uma solução imediata.Portanto, é muito fácil ignorá-los ou enganar-se pensando que "quando as coisas se acalmarem"você dedicará tempo a eles.O último desafio do planejamento estratégico e a ferramenta que, de fato, garantirá que vocêcumprirá aquilo que planejou mesmo é a integração destes planos com sua programação diária.Grande parte das coisas que deixamos de fazer se deve ao fato de que apesar de sabermos o quedeveríamos fazer, não encontramos tempo. Isto porque estávamos ocupados demais solucionando asurgências do dia-a-dia.Sua meta para a próxima aula é refletir e separar o que é de fato importante em sua vida, o que éurgente e importante e também o que é urgente, mas não importante. Pense no seu dia-a-dia, suarotina de trabalho, sua rotina doméstica. Preencha a tabela de quadrantes da aula 6 com suaspróprias atividades. É possível que você já tenha feito isto na aula anterior, mas re-avalie o que vocêcolocou na tabela, pois agora você possui mais informações em mãos.Reflita também sobre como você administra o seu tempo. Quais as técnicas que você utiliza? Sevocê acredita que sua síndrome da urgência "não tem cura", reflita sobre o porquê de você pensarassim.Este artigo pode ajudá-lo a refletir sobre o assunto. PEDRAS GRANDES Um instrutor de um seminário sobre administração do tempo, a certa altura, disse: “Agora vamos fazer um teste.” Ele abaixou-se e pegou uma jarra embaixo da mesa. Ele a colocou em cima da mesa, próximo a uma vasilha na qual havia algumas pedras do tamanho do punho. “Vocês acham que podemos colocar quantas pedras dentro da jarra?” perguntou. Ele ouviu alguns palpites e em seguida disse que só na prática podíamos saber a resposta. Ele colocou uma pedra na jarra... em seguida outra... e mais outra, até que ficasse cheia até a boca. Então ele perguntou: “Será que ainda cabe mais alguma coisa dentro da jarra?” As pessoas olharam para a jarra e disseram que não. Depois de dizer que estavam enganados, ele apanhou um balde de cascalho em baixo da mesa. Em seguida, colocou-o dentro da jarra e deu uma chacoalhada de modo que o cascalho se acomodasse nos pequenos espaços deixados pelas pedras grandes. Em seguida, perguntou mais uma vez: “Cabe mais alguma coisa na jarra?” Dessa vez, o público resolveu embarcar na brincadeira e disse que sim. “Bom!” Respondeu ele. E tirou de baixo da mesa um balde de areia. Começou a colocar areia dentro da jarra, que se acomodou em todos os pequenos espaços deixados pelas pedras e pelo cascalho. Mais uma vez, ele olhou para a platéia e perguntou: “Cabe mais alguma coisa dentro da jarra?” – “Sim!” – responderam. “Bom!” disse ele, pegando um copo d’água e derramando dentro da jarra. Por fim, perguntou: “Que conclusão podemos tirar dessa experiência?” Alguém disse: “Bem, os espaços existem, basta um pouco de esforço e jeito para colocar mais coisas em sua vida.”12
  • 13. “Não!” – respondeu ele, não é essa a conclusão. “O que a experiência nos prova é que, se eu não tivesse colocado essas pedras grandes primeiro, jamais teria conseguido colocar todas essas coisas aí dentro”. As prioridades em nossa vida são as pedras grandes, são as coisas que de fato importam, não as urgências passageiras, prioridades de terceiros, interrupções. Se priorizarmos as coisas importantes, as urgências se ajustarão naturalmente e não ocuparão o espaço das pedras grandes. Quais são as pedras grandes em sua vida? Identifique-as, coloque-as em primeiro lugar e todo o resto se ajustará.AULA 8Você chegou à última etapa do seu planejamento pessoal. Esta etapa descortina o último e maispoderoso obstáculo que pode fazer com que você não coloque seus planos em prática: O TEMPO.Você pode ter o planejamento perfeito, ter pensado em tudo o que pode acontecer e se preparadopara enfrentar qualquer obstáculo, mas se você não estiver preparado para lidar com a sua própriadesorganização, que faz com que você não administre de forma coerente seu tempo, você nãoconseguirá tirar seus planos do papel.Essa coerência é decorrente da correta priorização. Em qual quadrante (da matriz da aula 6) vocêconcentra seus esforços? O ideal é que você mantenha-se entre o 1º e o 2º. Não é possível viversomente no 2º, o que seria o ideal, pois as urgências fazem parte da própria vida. Essas urgências,no entanto, devem ser importantes PARA VOCÊ, do contrário, elas serão apenas perda de tempo,simples distrações.Grandes ladrões de tempo do 3º quadranteO 3º quadrante é uma verdadeira armadilha, pois a pessoa "pensa" que aquela urgência éimportante, ou que não pode se livrar dela.- E-mail: Em poucos anos, o e-mail se tornou o campeão da perda de tempo. Conheço pessoas quechegam a passar uma manhã inteira só para responder e enviar e-mails "importantes". Se vocêchegou a esse ponto, contrate uma pessoa para cuidar do seu e-mail ou delegue essa atividade. Sevocê me permite lhe dar uma recomendação pessoal, jamais perca tempo com e-mails pessoais(piadinhas, correntes, conversas inúteis, etc) e se você puder contrate mesmo uma pessoa paracuidar dos seus e-mails profissionais, você ficará maravilhado ao ver quantas horas a mais vocêliberou ao livrar-se dessa obrigação.Se você já tentou entrar em contato comigo, você sabe que quem cuida dos meus e-mails é a Luiza.Mesmo meus e-mails pessoais são filtrados por ela. Se essa fosse mais uma atividade nas minhascostas, certamente vocês não seriam atendidos com tanta rapidez e dedicação. Com isso eu garantoque vocês saem satisfeitos e eu tenho tempo para me dedicar ao que é realmente importante pramim. Como você lida com seus e-mails? Isso é um foco de desperdício de tempo para você? Tempo não é só dinheiro, tempo é VIDA! Ao desperdiçar tempo, você está aos poucos desperdiçando a sua própria vida. 13
  • 14. - Instant Messengers: Outro grande ladrão de tempo para quem trabalha na frente do computador odia inteiro são os softwares de chat (MSN, Skype, Yahoo Messenger, etc). O que a princípio servepara facilitar a comunicação e tornar mais rápida a resolução de problemas pode, na verdade, roubaruma grande parte do seu dia.- Telefone: Mais uma vez, algo que serve para facilitar a sua vida pode ir aos poucos abocanhandopequenos pedaços do seu dia que poderiam ser melhor aproveitados. Quanto mais você puderdelegar contatos profissionais via telefone, melhor. Conversas pessoais que duram horas? Semcomentários...- Favorzinhos: Se você não é o "chefe" e trabalha em escritório, você sabe muito bem o quantoessa situação é inconveniente e delicada. Você tem milhares de coisas pra fazer, mas pedidos defavores não param de chegar e você simplesmente não sabe dizer não. Se o favor não cabe na suaprogramação diária, deixe isso bem claro. Cuide em primeiro lugar das suas prioridades e deixe queos outros cuidem das deles. É o seu tempo, é a sua vida, saiba dizer não.Na vida pessoal a situação pode ser um pouco mais complicada, mas não temos espaço aqui paraentrar nesse assunto. Apenas mantenha em mente que seus objetivos só serão conquistados se vocêmantiver sua atenção nos dois primeiros quadrantes.SEUS OBJETIVOS NO DIA-A-DIAVocê não conseguirá atingir seus objetivos se não incluí-los em sua programação diária. Sim, elesdevem estar na sua agenda como um compromisso - com você mesmo.Observe seu planejamento estratégico e veja de que forma você pode incluir pequenas atividades noseu dia-a-dia. Se é algo que exige atenção diária como perder peso por exemplo, é mais fácil. Masquando seu objetivo é algo com "aura" de sonho como dar uma volta ao mundo num veleiro, vocêprecisa se concentrar muito no planejamento de cada etapa para que cada ação necessária vire umaatividade "agendável". Fazendo isto será muito difícil você não conseguir atingir seus objetivos,pois estará claro para você o que você deve fazer e cada passo estará na sua agenda, pronto para serexecutado. “São muitas as pessoas que, por alguma razão, planejam, planejam por anos e nunca partem. Com as mais curiosas explicações: ou procurando aperfeiçoar cada vez mais um projeto, um plano, uma viagem, ou aguardando o momento apropriado. Certamente, as âncoras imaginárias acabam prendendo muita gente, e isso faz com que seus projetos nunca sejam realizados.” (Amyr Klink)Sejam quais forem os seus sonhos, não permita que as âncoras imaginárias, que existemsomente em sua cabeça, o prendam e o impeçam de realizar o que você quer.Todas as técnicas de planejamento e administração do tempo são inúteis se você não tomar ainiciativa de sair do lugar.Eu espero de coração que este curso tenha sido muito útil para você!14

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