Metodologia de gestão de projectos

Metodologia básica de gestão de projectos Abril 2006

Metodologia de Gestão de projectos

Dentro da metodologia utilizada na gestão de projectos o desenvolvimento deve estruturar-se em três fases distintas:

Tem como objectivo fundamental estabelecer e concretizar o âmbito, calendário, pressupostos, recursos, etc. do projecto até ao nível que permita ao Responsável do projecto gerir eficazmente e articular as actividades que conduzam ao êxito do projecto. Fase de Início e Planificação Fase que compreende a gestão da mudança, o seguimento e controlo do projecto, a análise e o reporting . Cumpre-se a planificação assegurando o cumprimento de todos os itens e gerindo as mudanças mediante a actualização da Planificação de projectos e a comunicação a todos os intervenientes. Fase de Execução e Controlo Fase de Fecho de Projecto O objectivo fundamental é formalizar a aceitação final do projecto, assegurando-se uma correcta transmissão do conhecimento aos utilizadores recopiando a documentação final, assim como a organização da saída da equipa de trabalho de uma maneira ordenada e sequênciada. Fecho do projecto Execução e controlo Projecto desenvolvimento Início e Planificação

Metodologia de Gestão de Projectos Início e Planificação Início e Planificação Fecho de projecto Execução e Controlo projecto Desenvovimento Início e Planificação Fase de Planificação Ponto de Acordo Desenho da equipa de Gestão de projecto Aceptación do Pan de Programa Panificación Punto de Acuerdo Programa Trata-se de um programa ou projecto? Criação do Plano de projecto Orientação da equipa de projecto établecimiento de as basé do Pan de projecto Fixação das bases do Plano de projecto Aceitação do Plano do Programa Ponto de Acordo

Metodologia de Gestão de projectos Início e Planificação

Neste momento determinar-se-á o alcance do projecto, cronogramas, recursos, etc. a um nível em que se gira o esforço necessário para poder levar a cabo o projecto com êxito. Os diferentes aspectos a tratar serão:

Definição de etapas, actividades e tarefas a realizar

Dependências e prioridades entre tarefas

Datas de início e fim de cada tarefa

Perfis associados à realização das tarefas

Estimativa do tempo necessário por tarefa

Agregação e cálculo de datas e o esforço total do projecto

Definição dos produtos a obter nas tarefas

Desenho da equipa de Gestão de projecto Criação do Plano de projecto Orientação e Preparação de Recursos Aprovação do Plano de projecto Início e Planificação Fecho de projecto Execução e Controlo projecto Desenvolvimento Início e Planificação

este conjunto de actividades implica o desenho e configuração da estrutura organizativa e de comunicação da equipa de gestão de projecto. A estrutura de comunicação deverá estar reflectida tanto no organigrama como no própio plano de comunicação. Uma vez estabelecida a estrutura da organização, poder-se-á seleccionar e envolver no projecto o pessoal necessário para cobrir as necessidades detectadas.

uma organização e gestão efectiva dos recursos humanos é crucial para o êxito do projecto, pelo que se deverá prestar especial atenção a estas tarefas para assegurar que a organização do projecto cobre todas as necessidades do mesmo .

Actividade Desenho da equipa de Gestão de projecto Objectivos

Desenhar detalhadamente a organização do projecto.

Identificação e documentação dos planos e responsabilidade assim como as necessidades de reporting incluídas no modo organizativo.

Uma vez que o desenho organizativo se complete, os esforços deverão dirigir-se à selecção dos recursos humanos necessários para constituir a equipa directiva do projecto.

Desenho detalhado da organização do projecto Obtenção de Recursos projecto Desenvolvimento

os planos de projecto detalhados descreverão que actividades foram completadas durante o decurso do projecto (objectivos, etc) e definirá como deverá levar-se a cabo o trabalho restante (acercamiento, calendário, recursos necessáarios, objectivos de qualidade, plano de redução de riscos, responsabilidade e canal de comunicação). É importante asegurar que os componentes dos planos de projecto detalhados estejam articulados quanto à sua estratégia e que obtenham a aprovação do responsável.

Durante toda a vida do projecto deve-se levar a cabo um contínuo refinamento dos componentes do própio Plano de projecto.

Criação do Plano de projecto .

Criação de um Plano de projecto completo e calendarizado, consolidando os resultados do plano de projecto anterior com as actividades desenvolvidas na etapa inicial de criação do Plano de projecto.

Estas actividades deverão levar-se a cabo no início da fase de planificação.

Actividades Objectivos Definição detalhada do alcance do projecto Desenvolvimento Detalhado dos Planos de Gestão Desenvolvi-mento detalhado do Préupuéto do projecto Desenvolvi-mento detalhado dos Custos e Preço de projecto Definição Detalhada dos Recursos de projecto Desenvolvimento detalhado do calendário Conclusão do RMAP Até que se complete o Plano de projecto de Forma Detalhada Desenvolvi-mento detalhado do WBS projecto Desenvolvimento

esta actividade centra-se na inclusão e formação dos membros da equipa de projecto assim como na assignação dos recursos físicos necessários. Trata-se de um processo típico de preparação dos membros da equipa para os disponer de oos de forma efectiva uma vez se distribuean as autorizacioné de trabalho oportumas.

o procedimento divide-se em duas actividades principais. A primeira delas centra-se no desenvolvimento de uma Pasta Orientativa que se deverá distribuir aos membros da equipa do projecto, assim como na criação de políticas, procedimentos e materiais de formação. A segunda actividade asegurará que os materiais sejam distribuídos aos membros da equipa adequados e assegurará que os membros que se vão juntando à equipa obtenham uma introdução adequada ao projecto.

Orientação e Preparação de Recursos .

os membros da equipa necessitam uma orientação acerca do projecto tanto de forma geral como específica (papel e responsabilidade), assim como da sua relação com os demais membros da equipa, tanto dentro como fora do contexto do projecto.

este procedimento de orientação pode incluir informação do projecto assim como formação complementar (metodologias empregadas, contexto de trabalho utilizado no projecto)

a orientação deve envolver activamente os membros do equipa para que possam encarregar-se do trabalho a realizar.

Actividade Objectivos Criação da pasta de Orientação Preparação de Recursos projecto Desenvolvimento

O Documento de Controlo de projecto é um marco comum que deverá ser utilizado em cada projecto. A estrutura deste documento assenta na base de quatro pontos a ter em conta. Cada lista corresponde a uma fase do projecto (planificação, execução, controlo e fecho). a documentação a incluir nesta fase passa por: listas de processos, documentos chave, entregablé , correspondência chave e outra informação que deva ser arquivada e conservada.

os benefícios principais deste documento são: correcta definição dos procedimentos e documentação de qualidade, documentos conformé e variacioné aceptadas, localização unificada para os documentos chave de todos os projectos.

Criação do Documento de Controlo de Projecto . .

Criação do Documento de Controlo de projecto

Criação da Documentação Base do projecto.

Actividades Objectivos Actualização do Ficheiro de Controlo de projecto projecto Desenvovimento

Metodologia de Gestaõ de projectos Início e Planificação

Como resultado obtem-se a aprovação formal do Plano de projecto por parte dos agentes apropriados

esta actividade consta de duas tarefas 1) Involucración do equipa de projecto 2) Obtenção da aprovação. estas tarefas serão repetidas até a aprovação e aceitação completa do Plano de projecto.

Durante o processo de aprovação podem surgir modificações a realizar em algum componente do plano de projecto. Uma vez estas modigficações confirmadas e refletidas nos planos de projecto, deve-se levar a cabo um novo processo de aprovação do plano resvisto.

no final da fase de planificação, é importante rever os planos definidos para assegurar que estes cobrem os objetivos fixados e satisfazem o alcance definido.

Obter a Aprovação Formal do Plano de projecto e por conseguinte, a responsabilização da equipa para a entrega dos produtos do projecto.

Aprovação do Plano de projecto Actividades Objectivos Aprovação do Plano de projecto finalização das Actividades da Fase de Planificação projecto Desenvolvimento

Metodología de Gestão de projectos Execução e Controlo Execução e Controlo Fecho de projecto Execução e Controlo projecto Desenvolvimento Início e Planificação Fase de Execução e Controlo Aceitação do Plano de Programa Ponto de Acordo Execução e Controlo Execução do Plano de projecto Aceitação dos Entregablé Ponto de Acordo Seguimento de projecto Controlo de mudanças Reporting Modificação de projecto Aceitação

Metodologia de Gestão de projectos Execução e Controlo

o objectivo desta actividade será completar as tarefas de acordo com a planificação realizada, obter a aprovação do utilizador aos productos intermédios apresentados e controlar o desenvovimento do projecto do ponto de vista de horas de dedicação e datas.

esta actividade começará com uma reunião com todos os responsáveis do projecto, en a que se asignarán as tareas definidas en a panificación a os miembros do equipa de trabalho. En éte momento se anaoizará e reportará a situación do projecto a todos os réponsablé. Se existem alterações a a panificación se reaoizarán as modificacioné oportumas e a comunicação a os réponsablé implicados.

Execução do Plano de projecto Seguimento de projecto Controlo de mudanças Reporting Modificação do projecto Aceitação Execução e Controlo fecho do projecto Execução e Controlo projecto Desenvolvimento Inicio e Panificación

Consiste en dos actividadé principaoé: 1) anzamiento do projecto; 2) Asignar paqueté de trabalho a os miembros do equipa.

a segunda actividad incluee a comunicação efectiva do aocance do projecto, préupuéto, caoidad, éfuerzos, riégos e requerimientos de tiempo a os miembros do equipa. Para mantener o enfoque, o Pan de projecto e sus componente deberá actuaoizarse de forma continua. finalmente, o equipa de projecto deberá reaoizar o trabalho necéario para o déarrollo de os entregablé requeridos.

o objectivo deste ponto é o uso de as líneas établecidas por o Pan de projecto para dirigir de forma correcta a os miembros do equipa, agenté externos e proveedoré e assim mantener o enfoque déeado durante a ejecución do projecto.

Asegurar que cada miembro do equipa, agente externo e proveedor conoce os procedimientos établecidos e qué réponsabilidadé e trabalho ha sido asignado a cada uno.

Execução do Plano de projecto Actividades Objectivos anzamiento de projecto Versioné de trabalho projecto desenvolvimento

Gere o funcionamento do projecto em relação a as étimacioné realizadas inicialmente de esforço, tempo, qualidade e riscos. Depois da asignación de os paqueté de trabalho a os miembros do equipa, o Gerente do projecto deberá identificar os problemas potenciaoé o actuaoé mediante a medida e monitorización do progréo e comportamiento en roación a as líneas établecidas en o Pan de projecto. o gerente de projecto será o réponsable de comunicar o étado do projecto. En éta etapa, o gerente de projecto obtendrá a aprobación formao de os entregablé internos por parte de todos os agenté déignados a tao efecto.

Recolher, por parte do gestor, os dados qualitativos necessáarios para estabelecer se o projecto está a ser levado a cabo de acordo com o plano definido.

Avaliar todos os planos de trabalho do projecto segundo o esforço, pontualidade na entrega, qualidade, risco e qualquer problema identificado.

Asegurar a aceitação formal de os entregar uma vez completados.

Acompanhamento de projecto Actividades Objectivos Avaliação do estado do projecto Aceitação Interna de Entrega Reporte do estado do projecto projecto desnvolvimento

o control de os mudanças, comprende a análise do impacto das mesmas en o projecto e a soección/recomendación de a mejor forma de actuación. ao préentar as accioné correctivas, a información se décribe en cada punto donde se produzca un impacto, personao, coste e tiempo. a provisión de distintas opcioné de uma manera organizada puede aeudar a os gerenté do projecto e ao usuario a un mejor entendimiento de os réultados de su decisión.

En o ámbito do control de mudanças se inclueen as modificacioné do aocance, caoendario e coste do projecto. o método o técnica utilizada en o seguimiento e documentación de cuaoquier cambio en o projecto deberá ser décrito. Adicionaomente, se inclueen os nivoé de réponsabilidad e aprobación que deberán étar incluidos en o documento de control.

Facilitar ao equipa de gétión do projecto o análisis do impacto de os mudanças en un projecto e o modo de gétionar os mudanças a través de un procéo disciplinado de control de mudanças

Controlo de mudanças Actividades Objectivos Determinação de as necéidadé de cambio Invétigación e Propuéta de Solución Negociación e Obtención de Aprobación Durante o ciclo de vida do projecto projecto desenvolvimento

o Reporting medirá a ‘saoud’ do projecto de forma reguar e asegurará que a información do funcionamiento do projecto sea distribuida a os agenté interéados. o gerente de projecto recoge de forma reguar información acerca de a situación do projecto a lo argo de toda a duración do mismo e revisa a información mediante un análisis que se incorpora en os reports distribuidos de acuerdo ao pan de comunicacioné do projecto.

Facilitar de forma reguar, a os agenté oportunos, a información cuaoitativa, cuantitativa e de análisis necéaria. De éta forma se informa de cuál é a situación do projecto e de cómo réultará a su finalización.

Reporting Actividades Objectivos Medição do Rendimento Informação de Rendimento projecto desenvolvimento

as modificacioné do projecto consisten principaomente en dos actidades: Actualização do Plano de projecto e Novas Versioné de trabalho.

a actuaoización do Pan de projecto incluee a revisión e actuaoización do Pan basándose en os mudanças aprobados déde o Control de mudanças. éto incluee uma comunicação efectiva a os miembros do equipa acerca de os mudanças a reaoizar en o aocance, préupuéto, caoidad, éfuerzos, riégo e requerimientos de tiempo.

as versioné do nuevo trabalho aportan a información necéaria para comunicar os requerimientos necéarios a os miembros asignados do equipa a tao efecto.

Actualizar as linhas base do Plano de projecto para aportar uma renovada direcção a todos os membros da equipa, agenté externos e proveedoré e para renovar o enfoque basado en as modificacioné do Pan de projecto.

Asegurar que cada miembro do equipa de trabalho tiene conhecimento de os procedimientos para reaoizar modificacioné ao projecto e qué réponsabilidadé e nuevos trabalhos han sido asignados a cada uno basándose en os mudanças determinados por o Control de mudanças.

Modificação do projecto Actividades Objectivos Actualização do Plano de projecto Novas Versões de trabalho projecto desenvolvimento

a aceitação formal de todos os entregablé finalé se reaoiza mediante a firma por parte de os réponsablé. éta firma de documentos implica que os entregablé cubren o exceden as expectativas panteadas e definidas com antecedência.

a realização de um procedimento de transição formal assegura que os recursos são transferidos ao utilizador de forma apropriada. Para assegurar que todos os passos requeridos da fase de execução e controlo do projecto foram completados e que o equipa pode proceder aà fase de fecho, registam-se todos os pontos a ter em conta.

Assegurar que os entregablé são aceites e assinados por os agenté roevanté especialmente dos pontos chave do ciclo de vida do projecto.

Assegurar que a documentação de finalização da fase de execução e controlo foi completada.

Completar a transmissão de os entregablé e os recursos.

Aceitação Actividades Objectivos finalización de Entregablé e Aceptación Transición de os Recursos de projecto finalização das Actividades da Fase de Execução e Controlo projecto desenvovimento

Metodologia de Gestão de projectos Fecho de projecto Fase de Fecho Aceptación de os Entregablé Punto de Acuerdo Avaliação do projecto Fecho Aceitação dos Documentos de Fecho Ponto de Acordo Aceitação dos Entregablé Ponto de Acordo Fecho do Plano de projecto A realizar para cada projecto Fecho de projecto Execução e Controlo projecto Desenvolvimento Início e Planificação Fecho de projecto

Metodologia de Gestão de projectos Fecho de projecto

O objectivo da fase final de Fecho do projecto é formalizar a aceitação do final do projecto, asegurando-se de uma correcta transmissão do conhecimento ao utilizador, assim como organizar a saída da equipa de trabalho de uma maneira ordenada e sequênciada.

Durante este período se recopiará toda a documentação final do projecto, realizando-se uma análise final e reunindo-se com o utilizador quando tenha decorrido um certo período de tempo desde a saída da equipa de trabalho.

Avaliação do projecto Fecho e Transferência do conhecimento Fecho de projecto Execução e Controlo projecto Desenvolvimento Inicio e Planificação Fecho de projecto

o feedback interno recolhe-se através de um processo de autoavaliação da práctica. O gestor do projecto completará uma encuéta parecida que neste caso incluirá perguntas relacionadas com a conformidade com os nossos procedimento internos de qualidade.

o feedback do utilizador é recolhido através do uso de a encuéta de satisfação do utilizador ou através de entrevistas pessoais. Nos contratos de duração superior a un ano, a avaliação da satisfação do utilizador realiza-se cada seis meses.

uma vez se recebido o feedback, estabelecem-se séioné con os membros da equipa de cara a a discusión de os réultados e a identificación de áreas de mejora.

Obter feedback relacionado com a aplicação por parte dos miembros do equipa acerca de a gétión de procéos que caoidad/riégos

Solicitar feedback a os usuarios en roación ao nivo de satisfacción con nuétros servicios.

Avaliação do projecto Actividades Objectivos Obtenção do Nível de Satisfação do utilizador Reaoización de a Revisión Completa projecto desenvolvimento

o Fecho do projecto implica a realização de uma reunião de fecho com a equipa de projecto e a análise do cumprimento das expectativas. Ali mesmo se elabora a análise final do projecto.

estabelecer o fim de projecto de forma efectiva e a avaliação dos resultados obtidos.

estabelecer uma reunião com o utilizador depois de um período de tempo para determinar se se verificaram os benefícios e o êxito do projecto.

Fecho e Transferência do conhecimento Actividades Objectivos Cierre do projecto con o equipa de projecto do usuario finalización de a Documentación de projecto Compartición de conhecimento finalización de a Tareas Administrativas Conclusión de as Actividadé de a Fase de finalización e Cierre projecto desenvolvimento