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Manual organizador sede_version_02-10
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Manual para organizadores

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Manual organizador sede_version_02-10 Manual organizador sede_version_02-10 Document Transcript

  • MANUAL DE INSTRUCCIONES Y RECOMENDACIONES PARA ORGANIZADORES DE SEDE
  • mapps@geocensos.com /geocensos @geocensos hashtag #mapps Contenidos Agenda para el evento ........................................................................................................................ 3 Bienvenidos al GeoCensos MAPPS Hackathon ¿Qué es?.................................................................... 4 ¿Qué es GeoCensos?........................................................................................................................... 5 Modalidad de trabajo.......................................................................................................................... 5 Proceso de registro ............................................................................................................................. 6 Acompañamiento en la formación de grupos y desarrollo de desafíos ............................................. 6 Mecanismo para manejar la página web. Editar y subir soluciones .................................................. 7 Equipo de voluntarios para apoyo .................................................................................................... 10 Recomendaciones finales para un óptimo manejo del evento........................................................ 11
  • mapps@geocensos.com /geocensos @geocensos hashtag #mapps Agenda para el evento Viernes 4 de Octubre 8:00 a.m. Registro 10:00 a.m. Anuncios de agenda y logistica 10:30 a.m. Conferencia de Experto en la Materia 11:00 a.m. Comienzo desarrollos 12:30 p.m. Break para Almuerzo 1:30 p.m. Continúan desarrollos 4:30 p.m. Conferencia opcional de progresos, más desarrollos. 6:30 p.m. Break para Comer 8:00 p.m. Más desarrollos Sábado 5 de octubre 8:00 a.m. Desayuno 9:00 a.m. Actualización sobre logística 10:15 a.m. Comienzo desarrollos 12:00 p.m. Plazo para terminar y enviar 12:00 p.m. Break para Almuerzo 1:30 p.m. Presentaciones 5:00 p.m. Voto de los Jueces 6:00 p.m. Premiación Nota: Esta agenda puede variar dependiendo de las condiciones especiales de cada sede, de, si los participantes van a quedarse toda la noche o deben retirarse del lugar y volver al día siguiente, de la cantidad de conferencistas disponibles, etc.
  • mapps@geocensos.com /geocensos @geocensos hashtag #mapps Bienvenidos al GeoCensos MAPPS Hackathon ¿Qué es? Bienvenido al GeoCensos Mapps Hackathon , una maratón de desarrollos de software internacional, que se llevará a cabo durante un período de 48 horas en varias ciudades de Mesoamérica, desde Guatemala hasta Colombia pasando por El Salvador y Panamá, durante el fin de semana del 4 y 5 de octubre de 2013. Este evento NO TIENE COSTO ALGUNO PARA LOS ASISTENTES, Y NO ES NECESARIO PERTENECER A NINGUNA AGRUPACIÓN, SOCIEDAD, INSTITUTO, UNIVERSIDAD, etc. para poder participar en él. El evento busca la solución colaborativa de problemas específicos de la región de Mesoamérica y su objetivo es producir soluciones de código abierto para encarar desafíos relevantes. Se trata de un evento organizado por la Fundación GeoCensos que busca unir más de 600 personas de 7 países simultáneamente para alcanzar ambiciosos desafíos de aplicaciones para el bienestar de la vida en los países de Mesoamérica. Para dar solución a estos retos se puede utilizar casi que cualquier herramienta de software o hardware, incluyendo diseño de sitios web, simulaciones, animaciones, programas para computador, aplicaciones para dispositivos móviles, prototipos de dispositivos, kits robóticos prefabricados para montar proyectos, y cualquier otra tecnología que se cruce por la mente de un curioso y un creativo. Estamos interesados en realizar este tipo de eventos para todos. Iniciamos este año con el International Space Apps Challenge propuesto por la NASA y realizado el 20 y 21 de abril de 2013 pasado, cuando lo organizamos en 3 países junto a 250 participantes de Colombia, Panamá y Venezuela que se unieron a la iniciativa de proponer soluciones para problemas de la vida en la Tierra y el espacio. Ahora es el turno de Mesoamérica de proponer y resolver sus propios desafíos y de mostrar al mundo sus potencialidades de desarrollo de software, hardware e ideas innovadoras. Te agradecemos por haberte sumado a bordo del MAPPS Hackathon y por generosamente donar parte de tu tiempo y pasión para hacer a tu ciudad sede, apoyando esta iniciativa que favorecerá seguramente al desarrollo y la innovación en nuestros países.
  • mapps@geocensos.com /geocensos @geocensos hashtag #mapps ¿Qué es GeoCensos? Nacimos como un puñado de expertos en Geoinformación y nos propusimos en el año 2006 unir a través de redes avanzadas y plataformas de datos espaciales a los países de América Latina. A algunos les parecía imposible: queríamos convencer a organismos nacionales y catastros que muestren su información a través de mapas digitales y sistemas de información geográfica. Al principio intercambiábamos en un grupo de discusión experiencias, casos de estudio y documentos con bases de datos de los censos de población y vivienda que se venían realizando en la región desde el año 2010. Gracias al éxito de la difusión de nuestros análisis y ya con el nombre oficial de “GeoCensos” varios de nuestros miembros fueron invitados a las oficinas nacionales de estadísticas para asesorar acerca del uso más efectivo de las tecnologías geo espaciales. Entre otros países, Argentina, Chile, Ecuador, Honduras, Nicaragua y República Dominicana se beneficiaron de los proyectos que nuestra comunidad diseño y ejecutó. 7 años después podemos decir que estamos logrando el sueño. Nos hemos posicionado como uno de los principales espacios referentes sobre Geoinformación Censal en América Latina y El Caribe. Tenemos sedes en Chile, Colombia y Guatemala. Ahora sumamos 82 miembros y muchos se siguen uniendo de países tan distantes unos de otros como El Salvador, Ecuador y España. A través de los hackathones o maratones de desarrollos hemos crecido mucho, construyendo alianzas con verdaderos thinks tanks y usinas de ciencia como la NASA, ESRI; el Open Street Map , Universidades Nacionales y varios programas de Naciones Unidas. Modalidad de trabajo Durante el evento, los participantes deben organizarse en grupos enfocados en la solución de un problema / desafío específico, ya formulado y que se puede encontrar en https://sites.google.com/a/geocensos.com/mapps/desafios. Los proyectos deben subirse a nuestra plataforma. Tendrán visibilidad en medios de comunicación y organismos de investigación. Sólo se aceptarán soluciones para juzgar si éstas están licenciadas bajo Open Source License Initiative. Los equipos se deben formar de acuerdo al interés que tengan para resolver un desafío a problemas de Mesoamérica que formulamos en nuestro sitio. Además cada equipo debe tener un jefe o líder, que es quién indicará al organizador de sede el nombre del desafío y el nombre de la solución o proyecto que desea resolver con su grupo y así el responsable agregará una página por equipo al sitio de la locación.
  • mapps@geocensos.com /geocensos @geocensos hashtag #mapps Si un participante no tiene un equipo, por favor indicarlo a alguien del staff, quien le presentará a los diferentes equipos para lograr su integración a uno de ellos. . También es recomendable contar con voluntarios para el día del evento en cada ciudad para ayudar a formar equipos y apoyar con ideas. No hay un máximo de integrantes por equipo. En otros hackathones que hemos organizado, los equipos no han superado las cinco personas aunque recomendamos una cantidad manejable de cuatro integrantes (entre desarolladores, expertos y buscadores de recursos) de modo de mantener la efectividad del equipo. Proceso de registro Los encargados de cada sede recibirán de GeoCensos la lista del nombre y dirección electrónica de las personas que están inscritas en su sede. En caso de ser posible recomendamos solicitar a los participantes otros datos que consideren necesarios para el adecuado ingreso de los participantes como números de documentos de identificación y placa del vehículo en el que ingresan al predio o serial de sus computadores para los fines que consideren pertinentes en la sede. Una vez las personas comiencen a llegar, es necesario verificar que se encuentren dentro de la lista y que sus datos sean los correctos. Acompañamiento en la formación de grupos y desarrollo de desafíos Una vez las personas estén instaladas dentro del espacio de trabajo, éstas deben formar grupos de trabajo organizados con base al desafío en el que quieran trabajar. Sin embargo, si los asistentes nunca han asistido a un evento de este tipo, tal vez no sepan cómo deben proceder. Luego de algún tiempo de comenzado el evento y especialmente cuando algunas personas den signos de que no entienden la modalidad de cómo participar, el encargado de la sede debe explicar de manera general a los participantes que el objetivo del evento es organizar grupos interdisciplinarios y enfocarse en un reto para el cual deben desarrollar o proponer algún tipo de solución o visualización, recordándoles siempre que el código, planos, etc. de la solución serán de código abierto, y que con base en ellos serán calificados al día siguiente durante la jornada de evaluación. Si se cuenta con un proyector donde se le muestren a los participantes los diferentes retos planteados en el sitio web del evento, las personas podrían entender más rápida y claramente el objetivo del evento, el cual es generar ideas, compartirlas, desarrollarlas, y finalmente exponerlas y donarlas al mundo.
  • mapps@geocensos.com /geocensos @geocensos hashtag #mapps Mecanismo para manejar la página web. Editar y subir soluciones El Geocensos Mapps Hackathon cuenta con una plataforma para que cada encargado de sede pueda por sí solo editar y agregar contenidos, así como subir las soluciones a una página a la que tendrán acceso compartido para su ciudad. El responsable de la sede será el encargado de la página web de la ciudad correspondiente a la sede, y para poder configurar la página debe realizar el sign in al sitio correspondiente a su sede. Todas las sedes se pueden encontrar en el sitio https://sites.google.com/a/geocensos.com/mapps/ciudades . Sólo se debe seleccionar la ciudad y se abrirá el sitio que va a manejar. El sign in o registro se realiza en la esquina inferior izquierda de las páginas en cada sede con el correo de gmail o de geocensos del responsable que figura en esa página. Cada encargado de sede ha sido habilitado por GeoCensos en su respectiva ciudad. Procedimiento  En la parte inferior izquierda del sitio encontrara el link iniciar sesión  Deberás iniciar sesión con una cuenta en gmail o de geocensos.com con la clave original de la cuenta propia o la que creemos en GeoCensos.  Una vez inicie sesión, en la parte superior derecha del site se habilitaran los iconos de edición de la página.  Se recomienda precaución y discreción para la edición del sitio.
  • mapps@geocensos.com /geocensos @geocensos hashtag #mapps  La edición del sitio debería permitir dar a conocer información en forma muy resumida a los participantes sobre cómo es la ciudad, cómo es la sede física del hackathon, servicios que presta, transporte para llevar al lugar, horarios y contenidos ajustados de agenda, etc.  Respecto a los patrocinantes sólo está permitida la inclusión de dos logos como máximo, sobretodo de patrocinios reales, por ejemplo uno por el que aporte de catering y uno por los premios. Otra de la funciones de la página de su sede es para que los equipos formados por los participantes suban sus soluciones. Los participantes, organizados en grupos deben designar a un líder, quien a su vez se debe encargar de enviar un correo (El correo se debe enviarse desde una cuenta de gmail porque se trata de una plataforma de google sites, si no tiene una deberá crearla) al email del responsable de la sede informando:  Nombre del grupo  Nombre del líder de grupo  Desafío que pretende solucionar  Integrantes del grupo  Email de gmail que va a utilizar Para comenzar a trabajar, sólo es necesario abrir una cuenta en github, mega u otros sitios de programación y desarrollos para comenzar a subir su solución. Mientras las soluciones se van generando, el encargado de sede puede ir subiendo la información básica de cada solución en que los grupos de participantes estén participando. Este proceso comienza una vez recibido el mensaje de los grupos que desean habilitar soluciones en la ciudad específica, creando una entrada por cada solución que se vaya a subir a la sede. Esto se realiza de la siguiente manera  Abrir el sitio de oficial de Mapps de la ciudad donde se realiza el evento y donde está como responsable.  Alternativamente, en la página principal del hackathon dirigirse a la pestaña “locaciones” y buscar la ciudad de la sede.  Asegurarse de estar logueado o con sign in en la página de la sede en la cual está participando.  Dirigir el puntero al costado izquierdo del sitio, especialmente donde se encuentra el título “soluciones”.  Hacer clic en soluciones-y se abrirá una nueva página
  • mapps@geocensos.com /geocensos @geocensos hashtag #mapps  -Dirigirse al centro de la pagina y hacer clic en “crear entrada”  Colocar en la página que se abra y en el área del título la información con el nombre del equipo seguido del nombre de la solución de esta manera: “Nombre Equipo – Nombre Solución”.  Completar en el cuerpo de la entrada la información enviada con la información del nombre del líder de grupo, desafío que pretende solucionar, Integrantes del grupo y sus correos.
  • mapps@geocensos.com /geocensos @geocensos hashtag #mapps  Por último agregar el o los links donde se encuentran la aplicación en que consista la solución. GeoCensos recomienda el uso de Github o Mega, pero se puedes usar el repositorio con el cual te sientan más cómodos.  Darle guardar en el extremo superior derecho y  Listo!, ya quedó registrada la solución para ser evaluada. Equipo de voluntarios para apoyo El encargado de la sede es la persona que puede hacer la diferencia para que el evento en su ciudad sea todo un éxito: desde gestionar la organización y logística hasta el registro de los participantes o la organización de mesas y sillas. Aclarar dudas oportunamente a los participantes, estar pendiente de que la conexión a internet funcione correctamente o estar pendiente de los tiempos de comidas son tareas que los participantes agradecerán. Finalmente no olvidar que será necesario dar por twitter indicaciones sobre el desplazamiento por el lugar del evento, asegurarse de que no se produzcan hurtos o discusiones, ente otras cosas, que son labores propias del encargado de la sede. Sin embargo, para hacer esto no basta una sola persona, por lo que es recomendable que se cuente con la ayuda de una cantidad acorde de voluntarios que puedan colaborar con las tareas de la sede de tal manera que el encargado general pueda dedicarse a las cosas priori Es recomendable, por todo lo anterior, que en las instalaciones de la sede se cuente el día del evento con voluntarios dispuestos a resolver dudas y para que estén pendientes del correcto funcionamiento de la conexión a internet, las indicaciones sobre el desplazamiento por el lugar del evento y que se aseguraran de que no se produzcan hurtos o discusiones, ente otras cosas.
  • mapps@geocensos.com /geocensos @geocensos hashtag #mapps Una vez las personas estén instaladas dentro del espacio de trabajo, los voluntarios pueden explicar la metodología con la que se desarrollara el evento, recordándoles siempre que el desarrollo de la solución como planos, diseños o programaciones deben ser de código abierto, y que con base en ellos serán calificados el día de la jornada de evaluación. Recomendaciones finales para un óptimo manejo del evento El Mapps Hackathon está pensado que todos la pasemos bien. La idea es hacer que las personas que están participando disfruten de un ambiente agradable para desarrollar sus proyectos, para esto recomendamos lo siguiente: 1. En algunas sedes será entregada una camiseta conmemorativa que agradecemos coordinen con los participantes para sea portada durante todo el evento. 2. El evento está diseñado para los asistentes permanezcan dentro de las instalaciones establecidas por cada sede, en caso que los participantes requieran salir, el participante deberá notificarlo a su líder de grupo y/o al personal de seguridad. 3. La alimentación que ofrezca la sede del evento no debe tener costo, es recomendable ofrecer al menos café y galletas o algún no perecedero empacado de tamaño y condiciones estándar. Si por restricciones de salud el participante debe guardar alguna dieta o cuidados, rogamos le soliciten acudir con tus propios alimentos y bebidas y así indicarlo al líder de su grupo. 4. Los horarios recomendados para alimentación son: Almuerzo primer día, 12:30 a 1:30 p.m, almuerzo segundo día, 12:00 p.m. a 1:30 p.m. 5. Ni el organizador general GeoCensos ni el responsable de sede pueden hacerse responsable del cuidado de objetos personales, por tanto, recomendamos sugerir y atender debidamente consideraciones de seguridad y cuidado para computadores, cámaras, bolsos, billetera, libros y en general todos los elementos ingresados por los participantes. 6. No es recomendable permitir fumar dentro de las instalaciones. Tampoco el ingreso de bebidas alcohólicas. 7. El evento debe contar con servicios sanitarios que deben ser mantenidos en óptimas condiciones. 8. Cada equipo de desarrolladores es responsable por el orden y limpieza de su área de trabajo asignada por lo que recomendamos informarlo debidamente.
  • mapps@geocensos.com /geocensos @geocensos hashtag #mapps 9. Al inicio del evento deberá entregarse al líder de cada grupo un área de trabajo, la cual será inventariada (número de sillas y mesas). En caso de presentarse daño a los elementos entregados, el grupo deberá responsabilizarse por cubrir los costos de su reparación o reposición. 10. La sede del evento asegurará la conexión a la red inalámbrica para el acceso a internet, pero en el caso que pueda congestionarse, se sugiere contar con backups para la conexión u otras provisiones tales como USB de internet. Considerar, por favor, posibles soluciones a los casos en que no se cuente con puntos de red. 11. Los voluntarios del evento deben presentarse antes del inicio del evento y deberían estar dispuestos a resolver cualquier inquietud de los anteriores puntos.