Esta guía de planificación ha sido preparada para aquellos interesados
en la planificación de un evento del Mapps hackatho...
Nuestra visión es que este desafío internacional de aplicaciones del
medio ambiente permitirá dar a la gente en una oportu...
En 2013, los eventos tendrán lugar en 12 ciudades de 7 países del
subcontinente sudamericano, el Caribe y Centroamérica –l...
El único y verdadero requisito para la planificación de un
evento local es pasión para hacer la diferencia y participar.
¡...
¿Tienen lo necesario para acoger un evento del Mapps Hackathon exitoso? Para empezar,
hacerse las siguientes preguntas:
1....
7
Registro
El formulario de registro está disponible a través de http://www.geocensos.com previo al
evento y todas las personas que a...
El día del evento se puede establecer una mesa de registro en la entrada a la sala
y se debe contar con alguien que esté d...
10
Lugar
La preparación del lugar es fundamental para el éxito del evento. Consideren en detalles
cuestiones acerca de la ubicación...
La conectividad a Internet es un requisito básico para las hackathones. Cuanto mejor sea la
conectividad, mejor será el ev...
Hacer saber a los asistentes que deben traer sus propios laptops, tablets, ordenadores o
portátiles si los tienen. Recomen...
14
Comunicación
& Extensión
A partir de Julio de 2013, GeoCensos coordinó llamadas quincenalmente con los
responsables de sedes.
Proporcionamos inform...
El evento no sólo busca programadores y desarrolladores. Busca gente apasionada por el
territorio y las necesidades social...
Cada sede es responsable de los arreglos para disponer el personal necesario.
Piensen sobre quienes necesitarán para reali...
Aquí van algunas sugerencias sobre la gestión de medios de difusión para el evento.
Comunicados / gacetillas de prensa
Se ...
Aquí van algunas sugerencias acerca de cómo gestionar medios de comunicación social para el evento.
Uso de medios sociales...
20
Desafíos, Soluciones
& Premios
Los desafíos están ya publicados en la plataforma del Mapps Hackathon. Los
desafíos incluyen la visualización de datos, ap...
Durante el evento, los participantes se organizarán en proyectos enfocados en la
solución de un problema / desafío específ...
Los responsable de la sedes deben invitar jueces y pensar en premios premios
para la locación. Se podrán considerar la con...
24
Agenda & Horarios
Viernes 4 de Octubre
9:00 a.m. Registro
10:00 a.m. Anuncios de agenda y logistica
10:30 a.m. Reporte de Experto en la Mate...
Durante esta semana
 Confirmar el lugar y que haya suficiente capacidad y ancho de banda. Enviar la información
a mapps@g...
 Gestionar relaciones públicas — enviar comunicados de prensa a medios locales. Extender
invitaciones a rondas de prensa,...
 Confirmar disponibilidad del soporte audio visual necesario.
 Arreglar premios para hackers ganadores.
 Determinar los...
 Revisar la hoja de cálculo de registro para utilizar en el ingreso.
 Confirmar que el espacio y el equipo de audio y vi...
Twitter: Alienten a los participantes y socios a twitear acerca de su participación con #mapps y
mapps_(susede).
Blogueos:...
¡Gracias !
El éxito del Mapps Hackathon depende de
nuestra pasión y visión
Mapeemos juntos un futuro mejor
31
Gracias desde ya
por apoyar el
Mapps
Hackathon
2013
Contacto
If
33
Javier Carranza Tresoldi
GeoCensos
General Manager
mapps@geocensos.com
www.geocensos.com
2013 guia de planificación de evento 2012 es
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

2013 guia de planificación de evento 2012 es

203

Published on

Guia de planificacion de sede del mapps hackathon

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
203
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "2013 guia de planificación de evento 2012 es"

  1. 1. Esta guía de planificación ha sido preparada para aquellos interesados en la planificación de un evento del Mapps hackathon en su ciudad. Propósito 2
  2. 2. Nuestra visión es que este desafío internacional de aplicaciones del medio ambiente permitirá dar a la gente en una oportunidad sin precedentes para desarrollar soluciones significativas para ayudar a desarrolladores a hacer su start up y beneficiar a la región. Según Universia y trabajando.com, en América Latina el 82% de los jovenes universitarios busca independencia. Estamos convencidos que el Mapps Hackathon será un éxito y queremos convertirlo en un evento de referencia en las TICs para la región. 3 Visión
  3. 3. En 2013, los eventos tendrán lugar en 12 ciudades de 7 países del subcontinente sudamericano, el Caribe y Centroamérica –lo que llamamos Mesoamérica- desde ciudad de Guatemala hasta Neiva en Colombia. Prevemos que el evento de 2013 va a ser un gran éxito, con la participación física en hasta 900 registrados oficiales así como participación virtual de interesados de todo el orbe. 4 Locaciones de los eventos
  4. 4. El único y verdadero requisito para la planificación de un evento local es pasión para hacer la diferencia y participar. ¡Si son ese tipo de personas, nos encanta tenerlos a bordo! El resto de esta guía de planificación de eventos proporciona consejos prácticos que pueden usarse para hacer un éxito del evento local. 5 ¡La clave es involucrarse!
  5. 5. ¿Tienen lo necesario para acoger un evento del Mapps Hackathon exitoso? Para empezar, hacerse las siguientes preguntas: 1. ¿Tenemos suficiente tiempo para ejecutar este evento? 2. ¿ Que tanta ayuda de voluntarios necesitamos para ayudar con la logística del evento? 3. ¿Tenemos un lugar acorde y disponible durante las horas del evento? 4. ¿Hay alguna otra organización con la que puedo asociarme para hacer posible el evento? 5. ¿Existe suficiente ancho de banda de internet disponible en el evento para todos los participantes? 6. ¿Existe comida (al menos en las proximidades) para participantes y voluntarios? 7. ¿Nos hemos dirigido a la gente adecuada para participar en el evento? 6 Montar un evento exitoso
  6. 6. 7 Registro
  7. 7. El formulario de registro está disponible a través de http://www.geocensos.com previo al evento y todas las personas que asistan deben registrarse en línea. Se requiere que en los eventos sólo se utilice el sistema de registro oficial de Geocensos, por favor no configurar un registro propio del evento . Nuestra experiencia sugiere que en realidad asistirán desde el 60 al 70% de las personas que se registran y algunos aparecerán el día del desafío sin haberse inscripto. Esto puede variar según el evento y la difusión. Es posible registrar personas adicionales pero siempre deben sumarse al registro de GeoCensos. Si esperan superar la capacidad, pueden dar prioridad a aquellos que se inscribieron con más tiempo. 8 Registro de Participantes
  8. 8. El día del evento se puede establecer una mesa de registro en la entrada a la sala y se debe contar con alguien que esté disponible para: − Registrar a quien asista el día del evento pero que no se haya registrado − Indicar a los asistentes que comprueben si ellos han confirmado inscripción checkeando su nombre en una lista. − Distribuir brazaletes o stickers de la etiqueta con nombre / hacersela llenar a los asistentes. − Llevar a los asistentes a donde pueden sentarse / poner sus cosas, etc. − Responder cualquier pregunta que tengan. − Proporcionar un ordenador (con Internet) para que los asistentes pueden registrarse si ellos no han confirmado registro. 9 Registro de Participantes, continuación
  9. 9. 10 Lugar
  10. 10. La preparación del lugar es fundamental para el éxito del evento. Consideren en detalles cuestiones acerca de la ubicación, el clima y/o la proximidad al transporte público y lugares para alimentación. Algunas opciones para un buen lugar incluyen centros comunitarios, centros/salas de conferencias y campus universitarios. Los mejores lugares… - Están disponibles todo el día viernes y sábado. - Tienen capacidad para acoger a todos los asistentes en un solo gran salón para reuniones, presentaciones y ceremonias de premiación. - Permiten 24 horas acceso a los participantes para que puedan trabajar durante la noche del viernes, si lo desearan y se permite . - Tienen pequeñas salas de reunión aisladas o zonas donde los grupos pueden trabajar juntos . - Son fácilmente accesibles mediante transporte público (en caso de estar disponible en la ciudad). - Permiten un acceso razonable al edificio (no hay edificios de alta seguridad) . - Permiten a los participantes traer alimentos y bebidas. - Tienen mesas y sillas para pequeños grupos reunidos que busquen hacer lluvia de ideas. - Tienen baños disponibles .- Tienen un lugar para tirar la basura (en un contenedor externo). 11 Lugar
  11. 11. La conectividad a Internet es un requisito básico para las hackathones. Cuanto mejor sea la conectividad, mejor será el evento. Maximicen la experiencia de los participantes a través de:  Acceso a energía eléctrica, disponiendo de tomas de energía para todos los asistentes  Un ancho de banda suficiente para todos los asistentes que utilizaran activamente Internet al mismo tiempo  Muchos IP de acceso disponibles para los asistentes (por ejemplo, considerar cuántos IP poner a disposición para cada asistente ya que muchos asistentes pueden llevar 2 a 3 dispositivos)  Disponibilidad de Wi-Fi (y sus contraseñas)  Capacidad para video / web streaming  Capacidad para conexión en línea y RA con otras locaciones del Mapps hackathon 12 Guía para la Conectividad
  12. 12. Hacer saber a los asistentes que deben traer sus propios laptops, tablets, ordenadores o portátiles si los tienen. Recomendamos que también consideren tener suministros y repuestos disponibles siempre que sea posible. Por ejemplo, se puede considerar tener : − Tomas múltiples de energía (zapatilla) − Cables para extensiones. − Proyector / Pantalla (o pared blanca) − Micrófono / Podio − Drives de USB − Mesas /sillas (si no hay en el lugar) − Identificaciones y stickers para colocar nombres de participantes − Laptop / impresoras (para registro y propósitos varios) − Útiles de oficina: Lapiceros / plumas, lápices, resaltadores, engranpadores, papel − Pizarra blanca / Pizarrón / Rotafolios − Borradores / tizas /marcadores 13 Suministros
  13. 13. 14 Comunicación & Extensión
  14. 14. A partir de Julio de 2013, GeoCensos coordinó llamadas quincenalmente con los responsables de sedes. Proporcionamos información sobre la situación de todas las sedes, contestamos preguntas en mapps@geocensos.com y conectamos con otros organizadores de sedes. Recibirán información por correo sobre cómo coordinar su evento los días 4 y 5 a través de la pagina web de cada locación. También manuales de procedimientos. 15 Coordinación Pre-Evento
  15. 15. El evento no sólo busca programadores y desarrolladores. Busca gente apasionada por el territorio y las necesidades sociales para apoyar el evento. Consideren mercadear el evento a través de algunos de los siguientes canales: • Postear en listas de correo con una audiencia técnica en la próxima semana antes del evento. • Postear en listas de correo de la/s Universidad /es local/ es. • Bloguear por cuenta de los patrocinantes y apoyos y en blogs técnicos de otros. • Publicar en sitios donde se anuncien eventos. • Twitear sobre el hackathon en Twitter: hashtag #mapps. • Invitar personalmente a amigos, con quienes deseen pasar un gran momento. • Entusiasmar a la gente para que mercadee el evento entre sus amigos. • Animar a la gente a que “se apropie" del evento, explicando qué es. • Dejar la fecha y el lugar muy claro. • Utiliza los recursos disponibles en http://www.geocensos.com como punto de partida. 16 Convocatoria de Participantes
  16. 16. Cada sede es responsable de los arreglos para disponer el personal necesario. Piensen sobre quienes necesitarán para realizar el evento en sí mismo como por ejemplo:  Apoyo para el registro  Personas que ayuden a administrar la logística como alimentos  Limpieza de residuos después de que el evento  Personas disponibles para responder preguntas Recuerden que estas son sólo sugerencias. Consideren el número adecuado de voluntarios para su propio evento. 17 Convocatoria a Voluntarios
  17. 17. Aquí van algunas sugerencias sobre la gestión de medios de difusión para el evento. Comunicados / gacetillas de prensa Se distribuirán comunicados de prensa de muestra a los equipos líderes locales por lo menos cuatro semanas antes del desafío. Deberían compartir los comunicados de prensa con medios locales de comunicación (prensa, TV y medios online) e invitarlos a cubrir el evento. Ponerse en contacto con prensa@geocensos.com para cualquier pregunta relacionada con Materiales de relaciones públicas. Enlace a sitios web Linkear el Mapps Hackathon con su sitio Web. Blogs/Twiteos 18 Alcance a Medios
  18. 18. Aquí van algunas sugerencias acerca de cómo gestionar medios de comunicación social para el evento. Uso de medios sociales Además del uso de posts de blogs y Twitter como plataforma para difundir la palabra sobre el Mapps hackathon, se puede difundir utilizando los medios sociales tanto como sea posible informando sobre el evento en su ciudad. El diálogo bidireccional es un método eficaz y gratificante de participación de registrados y público interesado, y su uso continuo hará que el Mapps Hackathon sea una experiencia aún más rica en todo el mundo. Twitter Como se mencionó, el hashtag #mapps es la convención para el evento en todo el mundo, pero puede utilizar #mapps_ [su sede] como un estándar para comunicar actualizaciones logísticas que sólo se aplican a la sede ubicación (por ejemplo, ¡“ galletas y café recién llegan al primer piso! #mapps_es). Recomendamos que incluyan este hashtag secundario en todas las comunicaciones electrónicas locales y material impreso. 19 Medios Sociales
  19. 19. 20 Desafíos, Soluciones & Premios
  20. 20. Los desafíos están ya publicados en la plataforma del Mapps Hackathon. Los desafíos incluyen la visualización de datos, apps y el desarrollo de software y hardware abierto. No se trata exclusivamente de aplicaciones para smart phones Durante el Mapps hackathon los equipos utilizarán datos disponibles públicamente para diseñar soluciones innovadoras dentro de una serie predeterminada de desafíos regionales que se centrarán en el medio ambiente y las necesidades sociales. 21 Desafíos
  21. 21. Durante el evento, los participantes se organizarán en proyectos enfocados en la solución de un problema / desafío específico, ya formulado. Cualquier proyecto que incluya a al menos uno de los participantes hace que el proyecto sea elegible para premios en la locación de los participantes. Para que un proyecto reciba un premio o sea elegible para ser juzgado regionalmente, se debe haber subido a la página web del Mapps Hackathon. Además, los proyectos deben incluir vínculos a los recursos originales utilizados, como el repositorio de código fuente o esquemas del hardware. Sólo se aceptarán soluciones para juzgar si éstas están licenciadas bajo Open Source License, según lo determinado por la Open Source Initiative: http://opensource.org/licenses/alphabetical 22 Soluciones
  22. 22. Los responsable de la sedes deben invitar jueces y pensar en premios premios para la locación. Se podrán considerar la concesión de premios en su locación para las mejores soluciones de un desafío específico, la solución más creativa, el más grande impacto social etc. Eso corre por vuestra cuenta. Como mínimo, se recomienda identificar las mejores tres soluciones en cada lugar y compartir las historias del desarrollo enviandolas a mapps@geocensos.com. Las sedes podrán designar a dos equipos / soluciones para su consideración en el proceso de evaluación regional. Ese proceso de evaluación será manejado por GeoCensos. Las premiaciones serán anunciadas dos o tres semanas después del evento. 23 Premios
  23. 23. 24 Agenda & Horarios
  24. 24. Viernes 4 de Octubre 9:00 a.m. Registro 10:00 a.m. Anuncios de agenda y logistica 10:30 a.m. Reporte de Experto en la Materia 11:00 a.m. Comienzo desarrollos 12:30 p.m. Break para Almuerzo 1:30 p.m. Continúan desarrollos 4:30 p.m. Reporte opcional de progresos, siguen desarrollos. 6:30 p.m. Break para Comer 8:00 p.m. Siguen desarrollos Sábado 5 de Octubre 10:00 a.m. Actualización sobre logistica 10:15 a.m. Comienzo desarrollos 12:00 p.m. Plazo para terminar y enviar 12:00 p.m. Break para Almuerzo 1:30 p.m. Presentaciones 3:00 p.m. Voto de los Jueces 3:30 p.m. Premiación 4:00 p.m. Evento Social Posterior? 25 Agenda de ejemplo del Evento
  25. 25. Durante esta semana  Confirmar el lugar y que haya suficiente capacidad y ancho de banda. Enviar la información a mapps@geocensos.com.  Llegar a bloggers de tecnología local y pedirles un post sobre el Mapps hackathon.  Pensar acerca de cualquier requisito de seguridad en la locación anfitriona (por ejemplo, si se necesita identificación para entrar). 26 Plazos
  26. 26.  Gestionar relaciones públicas — enviar comunicados de prensa a medios locales. Extender invitaciones a rondas de prensa, en caso necesario.  Compartir datos con mapps@geocensos.com para inclusión en el sitio Web.  Asegurarse un organizador local, desarrollador o experto del área para actuar como el maestro de ceremonias del evento.  Invitar a los jueces a participar y distribuirle los criterios de evaluación.  Confirmar equipo de sonido, en caso necesario  Decidir los premios para desarrolladores ganadores, si corresponde. 27 Plazos, continuado
  27. 27.  Confirmar disponibilidad del soporte audio visual necesario.  Arreglar premios para hackers ganadores.  Determinar los expertos, si cualquier, que estarán presentes para presentar sus planteos de problemas en persona.  Enviar un email de confirmación a todos los registrados para su ubicación con hora de inicio y final, localización, cualquier detalle de la información y de seguridad en recepción de (si correspondiese).  Confirmar disponibilidad de ancho de banda (suficientes direcciones IP, puntos de acceso, contraseñas, etc.). Comprar los elementos adicionales necesarios (marcadores, papel, regletas, etiquetas de nombre, etc.). 28 Plazos, continuado
  28. 28.  Revisar la hoja de cálculo de registro para utilizar en el ingreso.  Confirmar que el espacio y el equipo de audio y video funcionan correctamente.  Poner señalización y cartelería en los lugares adecuados. 29 Plazos, continuado
  29. 29. Twitter: Alienten a los participantes y socios a twitear acerca de su participación con #mapps y mapps_(susede). Blogueos: Escribir al menos una entrada de blog para publicar en el blog nuestro en la pestaña noticias antes o durante el evento para que todos sepan cómo va todo. 1. Antes del evento preguntarse: ¿cómo va la planificación? ¿Cuáles son los detalles? ¿tenemos invitados especiales? Proporcionar todo detalle posible. 2. Durante el evento: nos encantaría que hagan actualizaciones de estado. ¿Cómo vienen los proyectos? ¿hay algún episodio divertido? Alienten a los participantes y socios a bloguear acerca de su participación en el desafío. Háganles saber que destacaremos algunos de sus mensajes de blog en http://www.geocensos.com. 30 Documentación del Evento
  30. 30. ¡Gracias ! El éxito del Mapps Hackathon depende de nuestra pasión y visión Mapeemos juntos un futuro mejor 31
  31. 31. Gracias desde ya por apoyar el Mapps Hackathon 2013
  32. 32. Contacto If 33 Javier Carranza Tresoldi GeoCensos General Manager mapps@geocensos.com www.geocensos.com

×