Eje temático no 6

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Eje temático no 6

  1. 1. GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS PROCESOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
  2. 2. GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS PROCESOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN Y ARCHIVO DE DOCUMENTOS
  3. 3. <ul><li>GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS </li></ul><ul><li>Dolly Alzate Alzate. </li></ul><ul><li>Doris Serrano Palomino. </li></ul><ul><li>Maryluz Alzate Tafur. </li></ul><ul><li>Dalton Emilio Perea Luna. </li></ul><ul><li>Jaime Alejandro Arguello H. </li></ul><ul><li>Julio A. Jiménez Martínez . </li></ul><ul><li>Juan Manuel Jiménez. </li></ul><ul><li>TUTOR: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO </li></ul><ul><li>UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN, LA BIBLIOTECOLOGÍA Y LA ARCHIVÍSTICA </li></ul><ul><li>ARMENIA </li></ul><ul><li>2010 </li></ul>
  4. 4. ¿DE QUE TRATA LA GESTIÓN ? <ul><li>En términos generales la gestión trata de </li></ul><ul><li>implementar el desarrollo de las funciones elementales de la administración, como son planear, organizar, dirigir, y controlar. Para estos debemos formular objetivos o estrategias a implementar, ejecutarlos y evaluarlos para el control de los mismos. </li></ul>
  5. 5. ¿QUÉ ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL? <ul><li>Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”. </li></ul>
  6. 6. DOCUMENTO ELECTRÓNICO Aquel documento que es producido, recibido o reunido por una persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso y como apoyo de sus actividades, de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conserva y trasmite también mediante los medios electrónicos, en depósitos de conservación permanente, tras efectuar una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación y preservación adecuadas y con una organización respetuosa con su modo de producción, con el fin de garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de la información.
  7. 7. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS?
  8. 8. <ul><li>Es el conjunto de elementos y procesos destinados a almacenar y a organizar electrónicamente la información producida y recibida por las entidades. Una vez se ha digitalizado la información, se guardará de acuerdo a las estructuras clasificatorias que posee el software para la gestión, de modo tal que la información se pueda usar y recuperar rápida y eficazmente. </li></ul>
  9. 9. OBJETIVO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS <ul><li>Gestionar documentos mediante su imagen combinada con una descripción textual asociada a ella, así se almacena, se recupera y reproducen los documentos de una forma totalmente automatizada y sin desplazamiento al archivo de papeles, con estaciones de trabajo que utilizan discos ópticos worm (“ write once read many ” o escritura única y lectura múltiple) o discos magneto-ópticos reescribibles como subsistema de almacenamiento masivo, escáneres para la introducción de la imagen y monitores de alta resolución e impresoras láser para la reproducción facsímil de los documentos. </li></ul>
  10. 10. CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS <ul><li>La GED se articula en torno a dos ejes principales: </li></ul><ul><li>1. un sistema de grabación/recuperación de la imagen/documento. </li></ul><ul><li>2. Un sistema de gestión de las descripciones textuales asociadas a los documentos, que constituyen la parte facsímil y la parte referencial respectivamente. </li></ul><ul><li>Un Sistema de GED está basado en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas y sirve para automatizar diversos procesos de la cadena documental. </li></ul>
  11. 11. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GED <ul><li>ETAPA 1 </li></ul><ul><li>INVENTARIO Y UBICACIÓN FÍSICA </li></ul><ul><li>Se realiza un diagnóstico del archivo físico y un inventario documental (número y tipos de documentos: papel, archivos de audio, microfilm, etc). Se debe establecer el lugar de digitalización de los documentos; bien sea que se trasladen los equipos al lugar donde se encuentran los documentos o el traslado ágil de la documentación al centro de digitalización. </li></ul>
  12. 12. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GED <ul><li>ETAPA 2 </li></ul><ul><li>ANÁLISIS Y SELECCIÓN </li></ul><ul><li>Selección de documentos de los Archivos histórico y de gestión que se deban digitalizar dado su valor legal, probatorio, importancia, estado, etc. Este paso debe realizarse por archivistas y personal calificado para la toma correcta de decisiones de acuerdo a las normas vigentes y administrativas para llevar adecuadamente dicha selección. </li></ul>
  13. 13. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GED <ul><li>ETAPA 3 </li></ul><ul><li>DEFINICIÓN DE LA METODOLOGÍA DE CLASIFICACIÓN </li></ul><ul><li>Definición de las categorías y grupos documentales con sus respectivos niveles de clasificación y descripción que reflejen la estructura del archivo digital y su funcionalidad para los distintos usuarios. Se debe hacer uso de las normas nacionales e internacionales para la descripción (ISAD-G, Dublin Core, MARC, etc) </li></ul>
  14. 14. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GED <ul><li>ETAPA 4 </li></ul><ul><li>DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE PARA LA GESTIÓN Desarrollo o selección de un programa de software que cumpla los requerimientos para llevar a cabo un proceso de digitalización de calidad y acorde a las necesidades propias de cada organización. También se puede adaptar la clasificación documental concebida en principio a las herramientas informáticas que provee el software. </li></ul>
  15. 15. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GED <ul><li>ETAPA 5 </li></ul><ul><li>DIGITALIZACION </li></ul><ul><li>Es el proceso que permite convertir un documento (papel, audio, fotografía, etc.) a formato digital. Cada tipo de documento requiere herramientas de digitalización propias. Los documentos de texto requieren máquinas y software de escaneo. Existen software de indización automática de contenidos, éstos son muy útiles para los fondos que poseen principalmente documentos de texto. </li></ul>
  16. 16. PROCESO DE DIGITALIZACION
  17. 17. ELEMENTOS DEL PROCESO: 1. PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS Manual: Quitar ganchos, clips, Reparar, Desencuadernar, Arreglar lotes
  18. 18. ELEMENTOS DEL PROCESO: Semiautomático (Manual), Automático, Por lotes 50 -100 págs. Genera Archivos pequeños, Fácil transporte Selección de hardware, Parámetros de calibración (brillo/contraste) Curvas de producción 2. ESCANEO DE DOCUMENTOS Manejo de lotes Control del trabajo Cambio de Prioridad Reescaneo
  19. 19. ELEMENTOS DEL PROCESO : <ul><li>Automático </li></ul><ul><li>Legibilidad o calidad de la imagen </li></ul><ul><li>Niveles de Resolución </li></ul><ul><ul><ul><li>100 dpi Regular </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>200 dpi Satisfactorio </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>300 dpi Bueno </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>400 dpi Excelente </li></ul></ul></ul><ul><li>> R < Vel. Scan (ppm) </li></ul><ul><li>> R > Memo </li></ul><ul><li>Retocar o maquillar la imagen </li></ul><ul><li>Herramientas manipulación </li></ul><ul><li>de imágenes </li></ul>3. INSPECCIÓN DE DOCUMENTOS Control de calidad Reproceso Tiempo y recursos Estandar 1 Estandar 2
  20. 20. ELEMENTOS DEL PROCESO : <ul><li>Manual/Automatico </li></ul><ul><li>Crear los indices </li></ul><ul><ul><li>Texto </li></ul></ul><ul><ul><li>Imagen </li></ul></ul><ul><ul><li>Ambos </li></ul></ul><ul><li>Datos identificación </li></ul><ul><li>Palabras Claves </li></ul><ul><li>Relaciones- Ref. cruzadas </li></ul><ul><li>OCR /ICR </li></ul>4. INDIZACIÓN DE DOCUMENTOS NECESIDADES DE LOS USUARIOS NIVELES DE INDIZACION TECNICAS DE INDIZAIÓN CATALOGACION Y ANALISIS TECNICAS DE ACTUALIZACION
  21. 21. ELEMENTOS DEL PROCESO: Automático Magnéticos (temporal) CD-ROM Magneto Opticos Opticos Rockolas Servidores - Bases de datos Documentales 5. GRABACIÓN DE DOCUMENTOS CRITERIOS DE COMPRESION SELECCION DEL FORMATO DEL ALMACENAMIENTO CRITERIOS DE RESPALDO CRITERIOS DE CONSERVACION CRITERIOS DE SEGURIDAD
  22. 22. ESQUEMA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS
  23. 23. VENTAJAS DE ADOPTAR UN SISTEMA DE GED <ul><li>Evita la manipulación repetida de papel, ahorra espacio de almacenamiento y garantiza la recuperación segura y rápida de la información. </li></ul><ul><li>Aumento de la velocidad de recuperación de información en relación a los sistemas manuales. </li></ul><ul><li>Ahorro de espacio, ya que un disco óptico de 12 cm, por ejemplo, puede contener unos 20.000 documentos, el equivalente a 20 archivadores de carpetas colgantes con cuatro cajones. </li></ul>
  24. 24. VENTAJAS DE ADOPTAR UN SISTEMA DE GED <ul><li>Facilitan la ejecución de flujos de trabajo o workflows, es decir, un conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial o en paralelo por distintos miembros para la consecución de un mismo objetivo. </li></ul><ul><li>Agiliza la ejecución de procesos que requieren la revisión e intercambio de documentos. </li></ul><ul><li>Permite una visión global de los procesos organizacionales que están documentados </li></ul><ul><li>Permite el monitoreo en pro de la eficiencia, corrección de medidas de seguridad, etc. </li></ul>
  25. 25. CONCLUSIONES <ul><li>Un Sistema de Gestión Electrónica de Documentos garantiza la conversión adecuada de los archivos físicos a archivos digitales porque se realiza de manera organizada y con criterios tanto administrativos como normativos. La tecnología actual nos brinda todos los recursos necesarios para realizar esta conversión. </li></ul><ul><li>Los archivos digitales ofrecen varias ventajas a las Instituciones, entre ellas, facilidad y simultaneidad de consulta, economía del espacio físico, protección de los documentos originales, rapidez, etc. </li></ul><ul><li>Antes de iniciar un proyecto de digitalización se debe hacer un análisis completo de los requerimientos, de los problemas que se deberán afrontar en su implementación. Los proyectos de digitalización implican un gran esfuerzo de coordinación y planificación; involucran varios recursos: humanos, hardware, software, comunicaciones, etc. </li></ul><ul><li>La gestión electrónica de los documentos implica una serie de procesos en los que están implicados dispositivos de digitalización como escáneres y cámaras digitales, programas para el tratamiento de ficheros gráficos, aplicaciones para la elaboración y adaptación de documentos electrónicos para su integración en los sistemas de tratamiento y recuperación de información documental como las bases de datos documentales que son en definitiva las que posibilitan la utilización, aprovechamiento y difusión de esos documentos. </li></ul><ul><li>La necesidad y el valor de la información han adquirido una enorme importancia en cualquier ámbito de la vida. El estar informado es indispensable para disponer de criterios que nos permitan tomar decisiones o emitir juicios de valor. Incluso el hecho de tenerla accesible no es suficiente. Hemos de ser capaces de acceder y conseguir la información de forma rápida, ágil y eficaz. </li></ul>
  26. 26. PRESENTADO POR <ul><li>Dolly Alzate Alzate. </li></ul><ul><li>Doris Serrano Palomino. </li></ul><ul><li>Maryluz Alzate Tafur. </li></ul><ul><li>Dalton Emilio Perea Luna. </li></ul><ul><li>Jaime Alejandro Arguello H. </li></ul><ul><li>Julio A. Jiménez Martínez . </li></ul><ul><li>Juan Manuel Jiménez. </li></ul>
  27. 27. BIBLIOGRAFIA <ul><li>http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1992/octubre/gestin_electrnica_de_documentos_ged.html </li></ul><ul><li>http://www.gestiopolis.com/canales5/emp/pymecommx/66.htm </li></ul><ul><li>http://www.ctex.com.ar/index.php?option=com_content&task=view&id=35&Itemid=68 </li></ul><ul><li>http://www.informatica.gov.ec/files/Lingendigitarchfis.pdf </li></ul>

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