Your SlideShare is downloading. ×
Pedoman audit kinerja UKM  "Paramakarya 2013"
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Saving this for later?

Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime - even offline.

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Pedoman audit kinerja UKM "Paramakarya 2013"

1,851
views

Published on

Pedoman ini digunakan untuk menilai UKM calon penerima Penghargaan Produktivitas dan Kualitas Tingkat Nasional "Paramakarya"

Pedoman ini digunakan untuk menilai UKM calon penerima Penghargaan Produktivitas dan Kualitas Tingkat Nasional "Paramakarya"

Published in: Business

3 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,851
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
85
Comments
3
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. PEDOMAN AUDIT KINERJA USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM) KEMENTERIAN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI RI DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS DIREKTORAT PRODUKTIVITAS DAN KEWIRAUSAHAAN 2013
  • 2. 2
  • 3. PENGANTAR Keinginan untuk mengembangkan Usaha Kecil dan Menengah (UKM) yang merupakan aset bangsa yang telah terbukti sangat berperan bagi peningkatan pendapatan dan penanggulangan pengangguran, sering tidak menjadi kenyataan karena berbagai hal, selain karena keterbatasan anggaran pemerintah, juga disebabkan karena tidak adanya suatu konsep pengukuran kinerja dan pembinaanya. Sesuai konsep menejemen dan produktivitas masa kini disebutkan bahwa, apabila tidak bisa mengukurnya maka tidak bisa memenejnya. Oleh karena itu Direktorat Produktivitas dan Kewirausahaan Ditjen Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi sesuai fungsi dan tugasnya mengembangkan konsep audit untuk mengukur kinerja UKM yang selanjutnya menindaklanjutinya dengan usaha perbaikan. Buku Pedoman Audit Kinerja UKM merupakan pengembangan atau penyempurnaan dari konsep yang sudah ada, berdasarkan masukan dari usaha kecil yang menginginkan agar konsep yang telah di uji coba pada tahun 2005 yang mengadopsi 7 Kriteria Malcolm Baldrige, lebih disederhanakan sehingga mudah bagi usaha kecil dan menengah menerapkannya. Tentu saja tidak ada yang terbaik, melainkan selalu ada yang lebih baik. Perbaikan adalah perubahan untuk menyempurnakan, maka untuk itu harus sering dilakukan perubahan. Perubahan datangnya dari usulan pemakai, pemakai adalah pelanggan kami, maka kami berusaha memuaskan mereka. Kepada UKM yang menunjukkan produktivitas dan kualitasnya unggul, akan diberikan penghargaan Produktivitas dan Kualitas Indonesia “SIDDHAKARYA” untuk tingkat provinsi yang diserahkan oleh Gubernur setiap tahun genap dan penghargaan “PARAMAKARYA” untuk tingkat nasional yang diserahkan oleh Presiden RI setiap tahun ganjil. Kiranya dengan tersusunnya buku Pedoman Audit UKM ini pelaksanaan pemberian penghargaan produktivitas “PARAMAKARYA” dan “SIDDHAKARYA” dapat berjalan lancar sebagaimana yang diharapkan. Jakarta, Maret 2013 Direktur Produktivitas dan Kewirausahaan Ir. D A R W A N T O NIP. 19590801 198603 1 001 i
  • 4. DAFTAR ISI Halaman Kata Pengantar i Daftar Isi ii BAB I PENDAHULUAN 1 A. Latar Belakang 1 B. Maksud dan Tujuan 2 C. Dasar Pelaksanaan 3 D. Pengertian 3 BAB II KRITERIA PERUSAHAAN BERKINERJA UNGGUL 5 A. Tujuh Kategori 5 B. Delapan Kelas Kualifikasi 7 BAB III AUDIT KINERJA 9 A. Daftar Pertanyaan 9 B. Petunjuk Pengisian 12 BAB IV PEDOMAN VERIFIKASI BAGI AUDITOR 19 A. Kategori 1 s/d 6 19 B. Kategori 7 21 BAB V PENUTUP 22 Lampiran: A. Daftar Pertanyaan dan Isian B. Petunjuk Pengisian ii
  • 5. BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Produktivitas merupakan tenaga penggerak (driving force) ekonomi nasional yang telah dibuktikan oleh negara-negara yang sudah maju. Walaupun miskin sumber daya alam, tetapi mereka kaya akan kreativitas yang bermuara kepada produktivitas karena sumber-sumber terbatas, tetapi kreativitas tidak terbatas. Sesungguhnya yang menciptakan nilai tambah dalam suatu negara adalah perusahaan, tanpa berkembangnya perusahaan niscaya perluasan kesempatan kerja akan dapat tersedia. Oleh karena itu, pemerintah mendorong dan memfasilitasi peningkatan produktivitas perusahaan. Peran pemerintah adalah sebagai promoter, catalyst, regulator. dan capacity building lembaga produktivitas. 1. Sebagai promoter, pemerintah melakukan penyadaran (awareness) tentang pentingnya peningkatan produktivitas, menanamkan sikap produktif dalam berbagai aspek kehidupan, melakukan kampanye dan gerakan produktivitas melalui pemberian penghargaan produktivitas dan kualitas dan berbagai promosi lainnya. 2. Sebagai catalyst, pemerintah menghadirkan tenaga-tenaga ahli produktivitas dengan memanfaatkan keanggotaannya di Asian Productivity Organization (APO) yang bermarkas di Tokyo, memfasilitasi benchmarking dan bestpractice, mengirim SDM mengikuti program dan kegiatan yang dilaksanakan APO. 3. Sebagai regulator, pemerintah menciptakan kemudahan-kemudahan bagi perusahaan yang sudah ada dan bagi investor baru. 4. Sebagai capacity builder, pemerintah membentuk dan memberdayakan lembaga-lembaga produktivitas di tingkat pusat dan di 33 provinsi. Lembaga Produktivitas di tingkat Nasional (National Productivity Organization) disingkat NPO dibentuk oleh pemerintah melalui Instruksi Presiden Nomor 15 tahun 1968 yang berperan juga sebagai Liason Institution APO di Indonesia. Implementasi peran pemerintah sebagai capacity builder, pemerintah telah membentuk Lembaga Produktivitas Nasional (LPN) yang beranggotakan 17 Departemen, melalui Peraturan Presiden Nomor 50 tahun 2005. Pembentukan tersebut dilakukan karena pemerintah meyakini bahwa berdasarkan pengalaman negara lain produktivitas dan kualitas merupakan daya pengungkit (leverage) bagi pertumbuhan dan perkembangan ekonomi nasional. 1
  • 6. Untuk mendorong gerakan peningkatan produktivitas di kalangan perusahaan- perusahaan, pemerintah dalam hal ini NPO, melakukan audit produktivitas dan kualitas perusahaan dalam rangka mengetahui kekuatan dan kelemahan. Selanjutnya secara berkala NPO melakukan pembinaan melalui ke-empat peran pemerintah sebagaimana telah diuraikan di atas. Bagi perusahaan yang menunjukkan kinerja produktiivitas dan kualitas unggul diberi penghargaan dan dijadikan benchmark bagi perusahaan lain yang belum berhasil. ”Paramakarya” merupakan penghargaan produktivitas dan kualitas tertinggi di tingkat nasional yang diserahkan oleh Presiden Republik Indonesia pada tahun ganjil. Penghargaan produktivitas dan kualitas ”Paramakarya” di Indonesia telah dimulai sejak tahun 1994. ”Paramakarya” diartikan ”Karya Unggul” yang merupakan penghargaan produktivitas dan kualitas tingkat nasional yang diserahkan oleh Presiden Republik Indonesia pada tahun ganjil, sedangkan ”Siddhakarya” berarti Karya Prima” yang merupakan penghargaan produktivitas dan kualitas tingkat provinsi dan diserahkan oleh Gubernur pada tahun genap. Pemberian penghargaan dan dan sertifikat bukanlah tujuan akhir. Pemberian penghargaan hanya merupakan media bagi pemerintah untuk mempromosikan peningkatan produktivitas serta untuk media penyampaian kebijakan peningkatan produktivitas nasional. Yang menjadi tujuan akhir adalah dampaknya dalam mendorong kesadaran arti pentingnya peningkatan produktivitas secara nasional. Sebagai promoter produktivitas, pemerintah sangat menyadari bahwa peningkatan produktivitas perusahaan sangat penting, karena perusahaanlah yang menciptakan nilai tambah untuk kesejahteraan bangsa. Hanya melalui peningkatan produktivitas, pertumbuhan ekonomi dan daya saing dapat ditingkatkan pada era ekonomi berbasis pengetahuan sekarang ini, sebab sumber daya alam akan habis tetapi kreativitas tidak akan habis.sudah tentu perlu pembinaan agar menjadi perusahaan yang produktif, berdaya saing tinggi sehingga dapat berkembang menjadi besar. Berkenaan dengan hal ini, disusun panduan audit kinerja usaha kecil seperti uraian di bawah ini. B. Maksud dan Tujuan Maksud: Memberi pedoman kepada pengusaha kecil dan karyawan dalam menjawab pertanyaan kriteria kinerja unggul (Excellent Performance Criteria). 2
  • 7. Tujuan: 1. Mengetahui kelemahan dan keunggulan perusahaan. 2. Melakukan perbaikan untuk mencapai kriteria kinerja unggul yaitu perusahaan produktif dan berdaya saing. 3. Memberi motivasi dalam bentuk penghargaan bagi perusahaan kecil yang telah menunjukkan perbaikan. C. Dasar Pelaksanaan: 1. Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003, Tentang Ketenagakerjaan. 2. Undang-undang Nomor 20 tahun 2008 Tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah D. Pengertian: 1. Perusahaan Kecil Sesuai dengan UU No. 20/2008 Tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah adalah sebagai berikut: Usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau bukan cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dari usaha menengah atau usaha besar yang memenuhi kriteria Usaha Kecil sebagaimana dimaksud dalam Undang- Undang No. 20/2008. Kriteria Usaha Kecil adalah sebagai berikut : a) Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp.50.000.000,- (Lima puluh juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.500.000.000,- (Lima ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau b) memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp.300.000.000,- (Tiga ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.2.500.000.000,- ( Dua milyar Lima ratus juta rupiah). 2. Usaha Menengah Yang dimaksud dengan Usaha Menengah, sesuai dengan UU no.20/2008 adalah sebagai berikut: Usaha ekonomi produktif yang berdiri sendiri, yang dilakukan oleh orang perseorangan atau badan usaha yang bukan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai, atau menjadi bagian baik langsung maupun tidak langsung dengan Usaha Kecil atau Usaha Besar dengan jumlah kekayaan bersih atau hasil penjualan tahunan sebagaimana diatur dalam Undang-Undang no.20/2008. Kriteria Usaha Menengah adalah sebagai berikut : 3
  • 8. a) Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp.500.000.000,- (Lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.10.000.000.000,- (Sepuluh milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau b) Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp.2.500.000.000,- (Dua milyar Lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp.50.000.000.000,- (Lima puluh milyar rupiah). 3. Audit Audit adalah suatu kegiatan sistematis untuk mencari bukti-bukti kesesuaian dengan persyaratan atau standar, bertujuan melakukan evaluasi, penilaian, dan pengembangan perusahaan. Fungsi Audit : a. Mencari kesesuaian dengan persyaratan. b. Mencari bukti-bukti apakah telah memenuhi standar ideal. Tujuan Audit : a. Mengevaluasi kesesuaian perencanaan dengan realisasi produk, persyaratan standar sistem dan perusahaan. b. Menilai kekuatan dan kelemahan. c. Mengidentifikasi peluang penyempurnaan kinerja. 4. Mission ( Misi ) Misi adalah semua fungsi perusahaan atau perusahaan. Misi menjawab pertanyaan: Apa yang hendak dicapai oleh perusahaan? Misi mungkin menetapkan pelanggan atau pasar yang dimasuki, kompetensi atau teknologi yang digunakan. 5. Values ( Nilai-nilai ) Nilai-nilai adalah azas penuntun, dan atau perilaku yang mewujudkan bagaimana perusahaan dan para pekerjanya beroperasi atau berperilaku. Nilai-nilai merefleksikan penegakkan budaya perusahaan yang diinginkan. Nilai-nilai menyokong dan menuntun pengambilan keputusan oleh semua pekerja serta membantu perusahaan menyelesaikan misinya untuk mendapatkan visi yang baik. 4
  • 9. BAB II KRITERIA PERUSAHAAN BERKINERJA UNGGUL A. Tujuh Kategori Perusahaan unggul adalah, perusahaan yang mampu menciptakan suatu nilai tambah yang bermanfaat bagi semua pihak guna mendapatkan hasil usaha yang sebesar-besarnya. Persyaratan nilai yang diciptakan harus sesuai dengan permintaan pelanggan (memuaskan pelanggan). Untuk menyesuaikan dengan persyaratan pelanggan, maka mutu proses penciptaan nilai harus senantiasa ditingkatkan. Mutu proses penciptaan nilai tergantung pada kepemimpinan perusahaan dalam mengalokasikan semua sumber daya, khususnya Sumber Daya Manusia (SDM) melalui perencanaan strategis berdasarkan analisis data dan informasi dari pelanggan, mitra kerja, industri sejenis, dan pesaing. Kriteria perusahaan unggul meliputi 7 (tujuh) kategori yaitu: Kepemimpinan; Perencanaan Strategis; Fokus Sumber Daya Manusia; Fokus Pelanggan dan Pasar; Data, Informasi dan Analisis; Menejemen Proses dan Hasil Usaha, dengan jumlah nilai keseluruhan 1.000, seperti pada tabel di bawah ini: Tabel 1.Tujuh Kategori Penilaian No Kategori Bobot 1 Kepemimpinan 150 2 Perencanaan Strategis 80 3 Fokus Sumberdaya Manusia 110 4 Fokus Pelanggan 100 5 Data, Informasi dan Analisis 80 6 Menejemen Proses 80 7 Hasil usaha 400 Total nilai 1.000 Hasil usaha (Result) merupakan akibat dari kualitas kepemimpinan (Driver); perencanaan strategis, sumber daya manusia, analisis data dan informasi, menejemen proses; kepuasan pelanggan, dan semua pemangku kepentingan (Sistem). Dengan kata lain dapat dijelaskan bahwa untuk mendapatkan hasil usaha yang baik, harus memperhatikan loyalitas pelanggan, agar dapat memuaskan pelanggan proses internal harus disesuaikan. Guna mendapatkan proses internal yang baik harus didukung oleh tenaga kerja terampil dan termotivasi. Untuk dapat mengelola semua hal tersebut maka pemimpin menyusun rencana strategis 5
  • 10. melalui pengumpulan, pengolahan, dan analisis data seperti ditunjukkan pada ilustrasi berikut. 1. Kepemimpinan Pemimpin perusahaan yang mempunyai pandangan ke depan (visioner leadership) dan berjiwa salesmenship adalah pemimpin yang mampu menuntun perusahaan /perusahaan menetapkan nilai-nilai, arah, dan kinerja yang diharapkan. Pemimpin mampu berkomunikasi dan memahami karyawan, mampu mereview kinerja perusahaan, mampu menciptakan situasi yang kondusif untuk mendorong ke arah kinerja unggul. 2. Perencanaan Strategis Pemimpin mempunyai visi, misi, nilai-nilai, dan sasaran strategis yang didukung secara terpadu oleh semua. Mampu menterjemahkan strategi ke dalam rencana kegiatan (action plan) dan target serta pencapaian target tersebut. Memiliki strategi kunci agar kualitas hasil produk sesuai dengan persyaratan yang dikehendaki pelanggan. 3. Fokus Sumber Daya Manusia Memiliki sistem pengelolaan SDM, pengembangan ketrampilan, karier, motivasi sehingga tercipta kinerja tempat kerja unggul. Karyawan cepat menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan. 4. Fokus Pelanggan dan Pasar Selalu memuaskan pelanggan, mencari pemahaman terhadap suara-suara (harapan) pelanggan dan pasar, mengelompokkan pelanggan dan pasar, meningkatkan loyalitas pelanggan. Mengetahui siapa yang menjadi pesaing utama, di mana, kapan dan bilamana, apa keunggulan dan kelemahan pesaing. Serta apa kunci keunggulan pesaing utama. 5. Data, Informasi, dan Analisa Mengumpulkan, mengolah, menganalisa, dan memanfaatkan data untuk mengambil keputusan cepat dan tindakan perbaikan kinerja dan daya saing perusahaan tersedia dan mudah diakses data, informasi dan analisis sebagai bahan pengukuran. Kunci kemanfaatan penggunaan data dan informasi terletak pada ketersediaan data dan informasi yang akurat, memiliki pengukuran, analisis, dan menejemen pengetahuan. 6. Manajemen Proses 6
  • 11. Memiliki cara pengelolaan semua proses yang merupakan inti dari peningkatan efisiensi dan efektivitas. Memiliki konsep perbaikan secara terus- menerus. Memiliki agility (kemampuan menyesuaikan diri secara cepat, fleksibel dan efektif terhadap perubahan). Perubahan produksi secara cepat kepada produksi lain, kecepatan menjawab perubahan permintaan, atau kemampuan memproduksi suatu jasa yang disesuaikan dengan lingkup yang luas. Memiliki fleksible manufacturing dengan inovasi, ECRS, R & D, QRS, dll. 7. Hasil usaha Mengevaluasi hasil usaha dan menindaklanjuti temuan. Memiliki data dan analisis tentang seberapa baik hasil usaha. Memiliki hasil evaluasi yang memuaskan dari pelanggan terhadap: a. kualitas dan kuantitas produk (barang/ jasa), b. kinerja keuangan dan pemasaran, c. kinerja karyawan, d. struktur pengawasan dan pengendalian, e. tanggung jawab kepada pemerintah dan sosial, f. hasil semua proses dan kegiatan perbaikan proses untuk dibandingkan dengan data hasil usaha pesaing. Semua kategori ini kelihatannya sederhana tetapi sebenarnya tidak sesedarhana itu, karena untuk pertanyaan selanjutnya apakah ada konsep tertulis, apa konsep tersebut sudah disosialisasikan dan diterapkan dan apakah semua melakukannya secara terintegrasi. B. Delapan Kelas Kualifikasi. Menurut Malcolm Baldrige Criteria, kualifikasi kinerja perusahaan dibagi ke dalam 8 kelas, mulai dari perusahaan pemula sampai dengan perusahaan kelas dunia. seperti ditunjukkan pada tabel 3 di bawah ini. 7
  • 12. Tabel 3. Kualifikasi Perusahaan Menurut Kriteria Malcolm Baldrige. No Kualifikasi Nilai 1 Perusahaan Unggul (World class business) 850 - 1000 2 Perusahaan Pemimpin teladan (Benchmarking leader) 750 - 850 3 Pemimpin dalam Industri (Industry leader) 650 - 750 4 Pemimpin baru (Emerging leader) 550 - 650 5 Berkinerja Baik (Good performance) 450 - 550 6 Mulai berbenah (Beginning improvement) 350 - 450 7 Mulai menghasilkan (Early results) 250 - 350 8 Mulai bertumbuh (New business) 0 - 250 Sesuai dengan kesepakatan Panitia Nasional Anugerah Produktivitas dan Kualitas Indonesia tahun 2005, kualifikasi usaha kecil di Indonesia sebagai berikut: Tabel 4.Kualifikasi Usaha Kecil menurut Panitia Nasional Anugerah Produktivitas dan Kualitas Indonesia tahun 2005, No Kualifikasi Nilai 1 Berkinerja Baik (Good performance) 450 - 550 2 Mulai berbenah (Beginning improvement) 350 - 450 3 Mulai menghasilkan (Early results) 250 - 350 4 Mulai bertumbuh (New business) 000 - 250 8
  • 13. BAB III AUDIT KINERJA A. Daftar Pertanyaan. Pilih salah satu jawaban dengan jujur, sesuai dengan fakta yang saudara alami sehari- hari di perusahaan dengan memberi tanda ( √ ) pada : kolom a apabila anda Sangat Tidak Setuju dengan pernyataan kolom b apabila anda Tidak Setuju, kolom c apabila Ragu-Ragu kolom d apabila Setuju kolom e apabila Sangat Setuju Setiap pilihan anda harus disertai bukti-bukti, dokumentasi, karena auditor akan memverifikasi bukti tersebut. Selanjutnya untuk lebih jelasnya baca pada bagian B (petunjuk pengisian). a b c d e 1 Kepemimpinan Perusahaan 1a) Saya tahu visi, misi, nilai-nilai dan sasaran perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan) 1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-nilai perusahaan kami dalam membina kami. 1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi kerja kondusif sehingga membantu saya dalam mengerjakan pekerjaan saya. 1d) Pemimpin perusahaan berbagi (sharing) informasi tentang perusahaan. 1e) Pemimpin perusahaan memmberi dorongan belajar sehingga membantu dalam meningkatkan karier saya. 1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya pikirkan. 2 Perencanaan Strategis a b c d e 2a) Dalam menyusun perencanaan perusahaan saya, 9
  • 14. menanyakan apa ide dari saya. 2b) Saya tahu bagian dari rencana perusahaan yang mempengaruhi saya dan pekerjaan saya. 2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan bagian dari perencanaan. 3 Fokus Sumber Daya Manusia a b c d e 3a) Saya dapat melakukan perubahan untuk memperbaiki pekerjaan saya. 3b) Orang-orang di tempat saya bekerja melakukan kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim. 3c) Pemimpin saya memberi semangat kepada saya untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya, sehingga saya dapat meningkatkan karier saya. 3d) Saya diakui karena pekerjaan saya. 3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman. 3f) Bos saya dan perusahaan saya sangat memperhatikan saya. 4 Fokus Pelanggan dan Pasar a b c d e 4a) Saya tahu siapa pelanggan utama saya. 4b) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya 4c) Pelanggan saya memberi tahu saya, apa yang mereka inginkan. 4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa kepuasan dan ketidakpuasan mereka terhadap pekerjaan saya. 4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan pelanggan. 5 Informasi dan Analisis a b c d e 5a) Saya tahu bagaimana mengukur kualitas kerja saya. 5b) Saya tahu bagaimana menganalisis atau mengukur kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah perlu ada perubahan. 5c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk 10
  • 15. membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya 5d) Saya tahu bagaimana ukuran / cara yang saya terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan cara perbaikan perusahaan keseluruhan. 5e) Saya mendapatkan semua informasi yang saya butuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan saya. 5f) Saya mendapatkan semua informasi yang saya butuhkan untuk mengetahui apa yang dilakukan oleh perusahaan saya. 6 Menejemen Proses a b c d e 6a) Saya mendapat apa yang saya butuhkan untuk pekerjaan saya. 6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data) tentang pekerjaan saya. 6c) Kami memiliki proses yang baik dalam mengerjakan pekerjaan kami. 6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan saya. 7 Hasil-hasil Usaha a b c d e 7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya 7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang diharapkan pelanggan. 7c) Saya tahu apa yang dilakukan oleh perusahaan saya dalam hal keuangan. 7d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan semua waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik. 7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang menjadi hambatan pada kemajuan organisasi. 7f) Perusahaan saya mematuhi semua peraturan perundangan. 7g) Perusahaan saya memiliki etika dan standar yang tinggi. 7h) Perusahaan saya membantu saya membantu masyarakat. 7i) Saya puas dengan pekerjaan saya. B. Petunjuk Pengisian 1. Kepemimpinan 11
  • 16. a b c d e 1 Kepemimpinan Perusahaan 1a) Saya tahu “Visi, Misi dan nilai-nilai ” perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan). 1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai- nilai perusahaan kami dalam membina kami. 1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi kerja kondusif sehingga membantu saya dalam mengerjakan pekerjaan saya. 1d) Pemimpin perusahaan berbagi-bagi informasi tentang perusahaan. 1e) Pemimpin perusahaan memberi dorongan belajar sehingga membantu dalam meningkatkan karier saya. 1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya pikirkan. Harus dipahami bahwa untuk menciptakan suatu perusahaan unggul, kepemimpinan yang dikehendaki adalah pemimpin visioner (berpandangan ke depan), mampu menuntun perusahaan, menetapkan arah, visi, misi, nilai-nilai perusahaan, dan kinerja yang diharapkan. Pemimpin harus memahami bagaimana berkomunikasi dengan karyawan untuk memotivasi (membangun sistem komunikasi dua arah), mengevaluasi kinerja perusahaan dan menciptakan suatu kondisi kondusif yang mendorong ke arah kinerja unggul. Bukti yang diperlukan adalah: 1a) Ada Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki, terdokumentasi, disosialisasikan, dan diterapkan oleh semua. 1b) Ada sistem menejemen dalam mensosialisasikan dan menerapkan ada Visi, Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang dikehendaki. 1c) Ada konsep/cara/metode menciptakan kondisi kondusif/memotivasi dalam mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang dikehendaki. 1d) Ada konsep keterbukaan, pembelajaran bagi semua karyawan, dalam mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang dikehendaki. 12
  • 17. 1e) Ada konsep memberi dorongan belajar, meningkatkan kompetensi dalam menyusun dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki. 1f) Ada konsep / akses dalam memberi peluang mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 1g) Ada konsep pemberian saran dalam menghimpun informasi pada penyusunan Visi, Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang dikehendaki. 2. Perencanaan Strategis 2 Perencanaan Strategis a b c d e 2a) Dalam menyusun perencanaan, perusahaan saya, menanyakan apa ide dari saya. 2b) Saya tahu bagian dari rencana perusahaan yang mempengaruhi saya dan pekerjaan saya. 2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan bagian dari perencanaan. Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyusun sasaran strategi dan bagaimana menyusun perencanaan kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut. Bagaimana menyebarkannya? Bagaimana merubahnya jika suatu waktu situasi perekonomian berubah ? Bukti yang diperlukan adalah: 2a) Ada konsep penyusunan perencanaan strategy (forecast, proyeksi, skenario, melibatkan pemasok, distributor, mitra kerja, dan pelanggan), konsep mensosialisasikan sasaran strategis. Konsep menyusun rencana kegiatan dan konsep mensosialisasikan dan menerapkan. 2b) Ada konsep untuk mendapatkan perubahan teknologi, perubahan permintaan pasar, perubahan persaingan, dan perubahan peraturan perundangan. (pengumpulan informasi dari pelanggan dan pasar). 2c) Ada konsep menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman terhadap perusahaan anda, (SWOT Analysis). Ada konsep menyeimbangkan sasaran jangka pendek dan jangka panjang dan bagaimana memenuhi harapan semua pemangku kepentingan. (Standar mutu, spesifikasi, kecepatan pelayanan dll). 3. Fokus Sumber Daya Manusia 3 Fokus Sumber Daya Manusia a b c d e 13
  • 18. 3a) Saya dapat melakukan perubahan untuk memperbaiki pekerjaan saya. 3b) Orang-orang di tempat saya bekerja melakukan kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim. 3c) Bos saya memberi semangat kepada saya untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya sehingga saya dapat meningkatkan karier saya. 3d) Saya diakui karena pekerjaan saya. 3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman. 3f) Bos saya dan perusahaan saya sangat memperhatikan saya. Dalam menjawab pertanyaan ini yang penting diperhatikan adalah semua perlakuan terhadap SDM (pembelajaran, motivasi) untuk mengembangkan dan menggunakan seluruh potensi yang padanya dalam mendukung sasaran, strategi dan rencana kegiatan. Apa usaha-usaha perusahaan dalam memelihara kondisi kondusif untuk mencapai kinerja unggul dan pertumbuhan perusahaan. Bukti yang diperlukan adalah: 3a) Ada metode mengorganisir dan mengelola pekerjaan termasuk mengelola ketrampilan, kerjasama, inisiatif, pemberdayaan, inovasi dan budaya sehingga selalu sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan, disosialisasikan dan diterapkan. 3b) Ada konsep membangun tim kerja serta metode memanfaatkan perbedaan pendapat (ide), perbedaan budaya dan cara berpikir dari semua karyawan juga dari pelanggan, serta mampu berkomunikasi dengan lintas unit kerja, disosialisasikan dan diterapkan 3c) Ada konsep mengidentifikasi tingkat ketrampilan yang dibutuhkan perusahaan dan cara agar pekerja betah disosialisasikan dan diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan. 3d) Ada konsep mengukur kinerja, pemberian penghargaan disosialisasikan dan diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan. 3d) Ada konsep 5S (good house keeping) disosialisasikan dan di seluruh tempat kerja di perusahaan. 3e) Ada konsep pengembangan karier, mempersiapkan kepemimpinan masa depan (suksesi), diinformasikan, dan diterapkan. 14
  • 19. 4. Fokus Pelanggan dan Pasar 4 Fokus Pelanggan dan Pasar a b c d e 4a) Saya tahu siapa pelanggan utama saya. 4b) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya. 4c) Pelanggan saya memberi tahu saya apa yang mereka inginkan. 4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa kepuasan dan ketidakpuasan mereka terhadap pekerjaan saya. 4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan pelanggan. Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan, adalah bagaimana perusahaan mencari informasi tentang keinginan pelanggan dan pasar. Bagaimana menjaga hubungan dengan pelanggan. Bagaimanan memuaskan pelanggan. Bukti yang diperlukan adalah: 4a) Ada konsep identifikasi pelanggan, mengelompokkan pelanggan, mensegmentasi pasar untuk barang atau jasa tertentu, pelanggan pesaing disosialisasikan dan diterapkan oleh semua karyawan. 4b) Ada konsep membangun hubungan baik dengan pelanggan, akses, dan mekanisme untuk mendapat informasi dan komplain. (termasuk pemberian insentif). 4c) Ada konsep mendapatkan keinginan pelanggan yang bermacam-macam dan dan konsep melakukan tindakan perbaikan. (termasuk menyediakan alat komunikasi yang mudah mereka akses). 4d) Ada konsep pelayanan pelanggan yang baik. 4e) Untuk memuaskan pelanggan, anda tidak harus menunggu perintah. 5. Data, Informasi dan Analisa 5 Informasi dan Analisis a b c d e 5a) Saya tahu bagaimana mengukur kualitas kerja saya. 5b) Saya tahu bagaimana menganalisis atau mengukur kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah perlu ada perubahan. 5c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk 15
  • 20. membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya 5d) Saya tahu bagaimana ukuran / cara yang saya terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan cara perbaikan perusahaan keseluruhan. 5e) Saya mendapatkan semua informasi yang saya butuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan saya. 5f) Saya mendapatkan semua informasi yang saya butuhkan untuk mengetahui apa yang dilakukan oleh perusahaan saya. Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana memperoleh data dan informasi yang akurat. Data, Informasi, dan Analisa bertujuan untuk perbaikan kinerja perusahaan. Bukti yang harus disediakan adalah: 5a) Ada konsep pengukuran kinerja, baik perusahaan, proses maupun individu. (Profitability, Productivity, ROE, dll) 5b) Ada cara mengumpulkan data dan informasi akurat, menganalisis data membandingkan hasil dengan target yang direncanakan. 5c) Ada akses untuk menggunakan hasil analisis untuk mengambil keputusan untuk perbaikan proses kerja. 5d) Tersedia data standard kinerja. 5e) Tersedia data internal perusahaan atau unit. 5f) Tersedia data dan informasi eksternal yang dibutuhkan untuk peningkatan kinerja dan mudah mengakses. (data pelanggan, pasar, makro, mikro) 6. Manajemen Proses 6 Menejemen Proses a b c d e 6a) Saya dapatkan apa yang saya butuhkan untuk pekerjaan saya. 6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data) tentang pekerjaan saya. 6c) Kami memiliki proses yang baik dalam mengerjakan pekerjaan kami. 6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan saya. 16
  • 21. Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana mengelola semua proses kunci kreasi nilai tambah di dalam perusahaan yang merupakan kunci peningkatan efisiensi dan efektivitas melalui perbaikan terus- menerus. Bukti yang diperlukan adalah: 6a) Ada proses kunci kreasi nilai tambah, untuk menghasilkan produk kunci, disosialisasikan dan diterapkan oleh semua. 6b) Ada data standard dan data harian proses yang disosialisasikan dan digunakan oleh semua. 6c) Ada metode mengetahui kualitas proses. 6d) Ada metode untuk selalu melakukan perubahan dan perbaikan proses, disosialisasikan dan diterapkan oleh semua. 7. Hasil Usaha 7 Hasil-hasil Usaha a b c d e 7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya. 7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang diharapkan pelanggan. 7c) Saya tahu apa yang dilakukan oleh perusahaan saya dalam hal keuangan. 7d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan semua waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik. 7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang menjadi hambatan pada kemajuan oraganisasi. 7f) Perusahaan saya mematuhi semua peraturan perundangan. 7g) Perusahaan saya memiliki standar yang tinggi dan etika. 7h) Perusahaan saya membantu saya membantu masyarakat. 7i) Saya puas dengan pekerjaan saya. 17
  • 22. yaitu evaluasi dari pelanggan terhadap produk barang dan jasa, kinerja keuangan dan pemasaran, struktur pengawasan dan pengendalian, tanggung jawab sosial dan hasil semua proses kegiatan, bukti yang diperlukan adalah. 7a) Ada data kepuasan pelanggan dan disosialisasikan kepada pekerja. 7b) Ada data hasil evaluasi kinerja dan disosialisasikan kepada pekerja. 7c) Ada data keuangan dan transparant kepada pekerja. 7d) Ada data efisiensi dan kualitas. 7e) Ada data perbaikan dan peningkatan. 7f) Ada data pelanggaran peraturan (termasuk pemenuhan kewajiban kepada pemerintah) 7g) Ada standar kerja dan record kedisiplinan. 7h) Ada data pembantuan dan komplain masyarakat. 18
  • 23. BAB III PEDOMAN VERIFIKASI BAGI AUDITOR A. KATEGORI 1 S/D 6 Auditor melakukan verifikasi apakah jawaban perusahaan sesuai dengan fakta di lapangan, dengan berpedoman kepada ADLI (Approach, Deployment, Learning, Integration). Sebagai contoh: Perusahaan merespons Pernyataan 1a) dengan memberi tanda check pada kolom 5 yang berarti sangat setuju. a b c d e 1 Kepemimpinan Perusahaan 1a) Saya tahu visi, misi, nilai-nilai dan sasaran perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan) x Sangat setuju berarti memenuhi kriteria ADLI yaitu : - Ada konsep tertulis, terdokumentasi (Approach) - Telah dilakukan sosialisasi dengan menggunakan suatu sistem menejemen (Deployment) - Telah diterapkan dan ada perbaikan (ada sistem penerapan dan sistem perbaikan (Learning) - Diterima oleh semua, dilaksanakan oleh semua secara terintegrasi (Integration) Auditor harus memverifikasi apakah benar perusahaan telah memenuhi ADLI kalau tidak, maka perlu dievaluasi ulang dimana sebenarnya posisi perusahaan. Lihat penjelasan berikut ini untuk uraian rinci tentang apa yang dimaksud dengan ADLI. 1. Approach (Konsep) Approach adalah Konsep/ Metode /Sistem yang gunakan untuk meningkatkan semua kinerja perusahaan perusahaan, atau metode yang digunakan untuk menyelesaikan semua proses. Apakah pendekatan tersebut disusun secara: 1. Sistematis, terencana dengan baik, logis, sesuai dengan faktor-faktor kunci usaha. 2. Berorientasi pencegahan. 3. Berdasarkan analisa kebutuhan dan hambatan. 4. Secara rutin dievaluasi dan diperbaiki. 5. Inovatif dan unik. 19
  • 24. 2. Deployment (Sosialisasi) Deployment diartikan sebagai sosialisasi. Ada suatu sistem menejemen sosialisasi terdokumentasi. Dengan menggunakan sistem menejemen tersebut, konsep disosialisasikan kepada : 1. Semua transaksi terhadap pelanggan, pemasok, dan publik 2. Semua operasi, fasilitas, dan bisnis 3. Semua produk dan jasa 4. Semua tingkat dan fungsi karyawan 3. Learning (Pembelajaran) Learning diartikan sebagai pembelajaran, artinya ada metoda pembelajaran kepada semua, dipraktekkan, dilakukan penyesuaian dan dilakukan perbaikan untuk menyempurnakan. 1. Penyaringan (penyesuaian) metode melalui daur evaluasi dan perbaikan. 2. Penggerakkan perubahan pemecahan masalah pendekatan atau metoda melalui inovasi. 3. Sharing pengalaman penyaringan dan inovasi dengan unit lain yang relevan dan dengan proses lain dalam perusahaan. 4. Integration (Keterpaduan) Integration diartikan sebagai keterpaduan, kesesuaian, keseragaman di seluruh perusahaan. 1. Konsep dan metoda sesuai dengan perusahaan. 2. Ukuran dan informasi serta sistem perbaikan saling melengkapi antar proses dan antar unit kerja. 3. Perencanaan, proses, hasil-hasil, analisis, pembelajaran dan tindakan semua harmonis antar proses dan antar unit kerja dalam mendukung seluruh tujuan perusahaan. 20
  • 25. B. KATEGORI 7 1. Performance Level (Le) : Level diartikan sebagai angka yang menunjukkan posisi hasil atau kinerja perusahaan dalam bentuk skala yang memberi makna. Tingkat kinerja memungkinkan evaluasi yaitu membandingkannya dengan kinerja masa lalu, proyeksi, tujuan dan pembanding yang sesuai. • Apakah hasil kunci hilang ? • Seberapa tinggi tingkat kinerja yang ditunjukkan ? • Apakah skala ukuran memberi makna yang berarti ? 2. Trends (T) Trend diartikan sebagai kecenderungan yaitu angka yang menunjukkan arah dan derajat kemiringan (slope dan kecenderungan) dan luasnya (seberapa luas penyebaran. • Apakah trend ditunjukkan ? • Apakah interval antara ukuran atau frekwensi cukup memadai ? • Apakah kecenderungan positif, negatif atau datar ? • Seberapa besar perubahan (slope dan trend) 3. Comparison (C) Comparison diartikan sebagai perbandingan yaitu nilai yang dihasilkan dengan menggunakan ukuran yang sama atau sepadan. Perbandingan dapat dilakukan terhadap hasil dari pesaing, rata-rata industri, atau terhadap hasil terbaik dalam perusahaan sekelas. • Apakah perbandingan ditunjukkan ? • Apakah perbandingan dilakukan terhadap rata-rata industri, pesaing kunci, atau hasil terbaik perusahaan sekelas ? • Bagaimana kinerja perusahaan ini dibandingkan dengan perusahaan lain ? 4. Linkage (Li) Linkage diartikan sebagai keterkaitan atau hubungan dengan pelanggan kunci, produk barang dan jasa, pasar, proses dan rencana kegiatan pada profile perusahaan dan Item. • Seberapa kuat hubungan hasil dengan key faktor dan proses Item (mis. : pelanggan penting, produk barang dan jasa, pasar, proses, dan persyaratan rencana kegiatan kinerja) ? 21
  • 26. • Apakah hasil disegmen untuk membantu perusahaan melakukan perbaikan (mis. : kelompok pelanggan, type pekerja, proses, dan jasa) ? 22
  • 27. BAB IV P E N U T U P Pedoman audit kinerja usaha kecil ini sengaja dibuat sesederhana mungkin dan dilengkapi dengan software sederhana agar mudah dipahami dan diterapkan oleh usaha kecil sesuai dengan permintaan para pengusaha pada waktu uji coba penerapannya. Kiranya pedoman ini dapat membantu usaha kecil mengukur kinerja usahanya berdasarkan kriteria yang telah dibakukan dan mengembangkan usahanya lebih produktif dan berdaya saing sehingga menciptakan lebih banyak lapangan kerja untuk kesejahteraan rakyat. 23
  • 28. Lampiran 1: PERBANDINGAN PEMBOBOTAN ATAU PEMBERIAN SCORE MENURUT MALCOLM BALDRIGE CRITERIA DAN INDONESIAN PRODUCTIVITY AND QUALITY. Malcolm Baldrige Indonesia No Kategori Bobot No Kategori Bobot 1 Kepemimpinan 120 1 Kepemimpinan 150 2 Perencanaan Strategis 85 2 Perencanaan Strategis 80 3 Fokus Pelanggan dan Pasar 85 3 Fokus SDM 110 4 Data , Informasi, analisis 90 4 Fokus Pelanggan dan Pasar 100 5 Fokus SDM 85 5 Data , Informasi, analisis 80 6 Menejemen Proses 85 6 Menejemen Proses 80 7 Hasil Usaha 450 7 Hasil Usaha 400 Jumlah 1.000 Jumlah 1.000 1. Bobot kepemimpinan dinaikkan 120 – 150 hal ini dilakukan karena sikap kepemimpinan di Indonesia sangat berpengaruh. Akibatnya bobot Perencanaan strategis turun dari 85 – 80. dan Menejemen Proses turun dari 85 - 80. 2. Urutan SDM dan Bobot dinaikkan dari urutan ke-5 menjadi urutan ke-3 dan dari bobot 85 – 110, karena faktor manusia di Indonesia terutama ketrampilan sangat mempengaruhi. Lampiran 2: PERBANDINGAN KUALIFIKASI 1
  • 29. MENURUT MALCOLM BALDRIGE CTRITERIA DAN INDONESIAN PRODUCTIVITY AND QUALITY. MALCOLM BALDRIGE IPQA No Kelas Nilai 1 Perusahaan Unggul (World Class Business) 850-1000 2 Perusahaan Pemimpin teladan (Benchmarking Leader) 750-849 3 Pemimpin dalam Industri (Industry Leader) 650-749 4 Pemimpin baru (Emerging Leader) 550-649 5 Berkinerja Baik (Good performance) 450-549 Berkinerja Baik (Good Performance) 450-550 6 Mulai berbenah (Beginning improvement) 350-449 Mulai berbenah (Beginning Improvement) 350-449 7 Mulai menghasilkan (Early Results) 250-349 Mulai menghasilkan (Early Results) 250-349 8 Mulai bertumbuh (New Business) 0-249 Mulai bertumbuh (New Business) 0-249 Konversi: 550:1000 X 100 = 55 % 1. 0.55 X 150 = 82,5 2. 0.55 X 80 = 44 3. 0.55 X 110 = 60,5 4. 0.55 X 100 = 55 5. 0.55 X 80 = 44 6. 0.55 X 80 = 44 7. 0.55 X 400 = 220 Jumlah = 550 2
  • 30. Lampiran 3: Perhitungan Nilai. a b c d e 1 Kepemimpinan Perusahaan 20% 40% 60% 80% 100% 1a) Saya tahu visi, misi, nilai-nilai dan sasaran perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan). 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai- nilai perusahaan kami dalam membina kami. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi kerja kondusif sehingga membantu saya dalam mengerjakan pekerjaan saya. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 1d) Pemimpin perusahaan berbagi-bagi informasi tentang perusahaan. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 1e) Pemimpin perusahaan memberi dorongan belajar sehingga membantu dalam meningkatkan karier saya. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya pikirkan. 2.4 4.7 7.1 9.4 11.8 Malcolm Baldrige: 150 82,5 2 Perencanaan Strategis 20% 40% 60% 80% 100% 2a) Dalam menyusun perencanaan perusahaan saya, menanyakan apa ide dari saya. 2.9 5.9 8.8 11.7 14.7 2b) Saya tahu bagian dari rencana perusahaan yang mempengaruhi saya dan pekerjaan saya. 2.9 5.9 8.8 11.7 14.7 2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan bagian dari perencanaan. 2.9 5.9 8.8 11.7 14.7 80 44 3 Fokus Sumber Daya Manusia 20% 40% 60% 80% 100% 3a) Saya dapat melakukan perubahan untuk memperbaiki pekerjaan saya. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.1 3b) Orang-orang di tempat saya bekerja 2.0 4.0 6.1 8.1 10.1 3
  • 31. melakukan kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim. 3c) Bos saya memberi semangat kepada saya untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya sehingga saya sapat meningkatkan karier saya. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.1 3d) Saya diakui karena pekerjaan saya. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.1 3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.1 3f) Bos saya dan perusahaan saya sangat memperhatikan saya. 2.0 4.0 6.1 8.1 10.1 110 60,5 4 Fokus Pelanggan dan Pasar 20% 40% 60% 80% 100% 4a) Saya tahu siapa pelanggan utama saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 4b) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 4c) Pelanggan saya memberi tahu saya apa yang mereka inginkan. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa kepuasan dan ketidakpuasan mereka terhadap pekerjaan saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan pelanggan. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 100 55 5 Informasi dan Analisis 20% 40% 60% 80% 100% 5a) Saya tahu bagaimana mengukur kualitas kerja saya. 1.5 2.9 4.4 5.9 7.3 5b) Saya tahu bagaimana menganalisis atau mengukur kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah perlu ada perubahan. 1.5 2.9 4.4 5.9 7.3 5c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya. 1.5 2.9 4.4 5.9 7.3 5d) Saya tahu bagaimana ukuran / cara yang saya terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan cara perbaikan perusahaan keseluruhan. 1.5 2.9 4.4 5.9 7.3 5e) Saya mendapatkan semua informasi yang saya butuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan saya. 1.5 2.9 4.4 5.9 7.3 5f) Saya mendapatkan semua informasi yang 1.5 2.9 4.4 5.9 7.3 4
  • 32. saya butuhkan untuk mengetahui apa yang dilakukan oleh perusahaan saya. 80 44 6 Menejemen Proses 20% 40% 60% 80% 100% 6a) Saya dapatkan apa yang saya butuhkan untuk pekerjaan saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data) tentang pekerjaa saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 6c) Kami memiliki proses yang baik dalam mengerjakan pekerjaan kami 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan saya. 2.2 4.4 6.6 8.8 11.0 80 44 7 Hasil-hasil Usaha 20% 40% 60% 80% 100% 7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang diharapkan. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 7c) Saya tahu apa yang dilakukan oleh perusahaan saya dalam hal keuangan. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 7d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan semua waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang menjadi hambatan pada kemajuan organisasi. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 7f) Perusahaan saya mematuhi semua peraturan perundangan. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 7g) Perusahaan saya memiliki standar yang tinggi dan etika. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 7h) Perusahaan saya membantu saya membantu masyarakat. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 7i) Saya puas dengan pekerjaan saya. 4.9 9.8 14.7 19.6 24.4 400 220 1.000 550 5
  • 33. BAGIAN A DAFTAR PERTANYAAN DAN ISIAN 1
  • 34. DAFTAR PERTANYAAN DAN ISIAN Pilih salah satu jawaban dengan jujur, sesuai dengan fakta yang saudara alami sehari-hari di perusahaan dengan memberi tanda ( √ ) pada : kolom a apabila anda Sangat Tidak Setuju dengan pernyataan kolom b apabila anda Tidak Setuju, kolom c apabila Ragu-Ragu kolom d apabila Setuju kolom e apabila Sangat Setuju Sebelum anda menentukan pilihan, ingat bahwa harus ada bukti-bukti terdokumentasi, karena auditor akan memverifikasi bukti tersebut. Selanjutnya untuk lebih jelasnya baca pada bagian B (petunjuk pengisian). A b c d e 1 Kepemimpinan Perusahaan 1a) Saya tahu visi, misi, nilai-nilai, dan sasaran perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan). 1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai-nilai perusahaan kami dalam membina kami. 1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi kerja kondusif sehingga membantu saya dalam mengerjakan pekerjaan saya. 1d) Pemimpin perusahaan berbagi-bagi informasi tentang perusahaan. 1e) Pemimpin perusahaan memberi dorongan belajar sehingga membantu dalam meningkatkan karier saya. 1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya pikirkan. 2 Perencanaan Strategis a b c d e 1
  • 35. 2a) Dalam menyusun perencanaan perusahaan saya, menanyakan apa ide dari saya. 2b) Saya tahu bagian dari rencana perusahaan yang mempengaruhi saya dan pekerjaan saya. 2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan bagian dari perencanaan. 3 Fokus Sumber Daya Manusia a b c d e 3a) Saya dapat melakukan perubahan untuk memperbaiki pekerjaan saya. 3b) Orang-orang di tempat saya bekerja melakukan kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim. 3c) Pemimpin saya memberi semangat kepada saya untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya, sehingga saya dapat meningkatkan karier saya. 3d) Saya diakui karena pekerjaan saya. 3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman. 3f) Bos saya dan perusahaan saya sangat memperhatikan saya. 4 Fokus Pelanggan dan Pasar a b c d e 4a) Saya tahu siapa pelanggan utama saya 4b) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya 4c) Pelanggan saya memberi tahu saya, apa yang mereka inginkan. 4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa kepuasan dan ketidakpuasan mereka terhadap pekerjaan saya. 4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan pelanggan. 5 Informasi dan Analisis a b c d e 5a) Saya tahu bagaimana mengukur kualitas kerja saya. 5b) Saya tahu bagaimana menganalisis atau mengukur kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah perlu ada perubahan. 5c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk 2
  • 36. membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya. 5d) Saya tahu bagaimana ukuran / cara yang saya terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan cara perbaikan perusahaan keseluruhan. 5e) Saya mendapatkan semua informasi yang saya butuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan saya. 5f) Saya mendapatkan semua informasi yang saya butuhkan untuk mengetahui apa yang dilakukan oleh perusahaan saya. 6 Menejemen Proses a b c d e 6a) Saya mendapat apa yang saya butuhkan untuk pekerjaan saya. 6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data) tentang pekerjaan saya. 6c) Kami memiliki proses yang baik dalam mengerjakan pekerjaan kami. 6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan saya. 7 Hasil-hasil Usaha a b c d e 7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya. 7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang diharapkan. 7c) Saya tahu apa yang dilakukan oleh perusahaan saya dalam hal keuangan. 7d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan semua waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik. 7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang menjadi hambatan pada kemajuan organisasi. 7f) Perusahaan saya mematuhi semua peraturan 3
  • 37. perundangan. 7g) Perusahaan saya memiliki etika dan standar yang tinggi. 7h) Perusahaan saya membantu saya membantu masyarakat. 7i) Saya puas dengan pekerjaan saya. 4
  • 38. BAGIAN B PETUNJUK PENGISIAN 1
  • 39. PETUNJUK PENGISIAN 1. Kepemimpinan a b c d e 1 Kepemimpinan Perusahaan 1a) Saya tahu “Visi, Misi dan nilai-nilai ” perusahaan saya (itulah yang akan kami kerjakan). 1b) Pemimpin perusahaan menggunakan nilai- nilai perusahaan kami dalam membina kami. 1c) Pemimpin perusahaan saya menciptakan kondisi kerja kondusif sehingga membantu saya dalam mengerjakan pekerjaan saya. 1d) Pemimpin perusahaan berbagi-bagi informasi tentang perusahaan. 1e) Pemimpin perusahaan memberi dorongan belajar sehingga membantu dalam meningkatkan karier saya. 1f) Perusahaan saya memberi peluang bagi saya untuk mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 1g) Perusahaan saya menanyakan apa yang saya pikirkan. Harus dipahami bahwa untuk menciptakan suatu perusahaan unggul, kepemimpinan yang dikehendaki adalah pemimpin visioner (berpandangan ke depan), mampu menuntun perusahaan, menetapkan arah, visi, misi, nilai-nilai perusahaan dan kinerja yang diharapkan. Pemimpin harus memahami bagaimana berkomunikasi dengan karyawan untuk memotivasi (membangun sistem komunikasi dua arah), mengevaluasi kinerja perusahaan dan menciptakan suatu kondisi kondusif yang mendorong ke arah kinerja unggul. Bukti yang diperlukan adalah: 1a) Ada Visi, Misi, Nilai-nilai dan kinerja yang dikehendaki, terdokumentasi, disosialisasikan dan diterapkan oleh semua. 1
  • 40. 1b) Ada sistem menejemen dalam mensosialisasikan dan menerapkan Ada Visi, Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang dikehendaki. 1c) Ada konsep/cara/metode menciptakan kondisi kondusif/memotivasi dalam mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang dikehendaki. 1d) Ada konsep keterbukaan, pembelajaran bagi semua karyawan, dalam mensosialisasikan dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang dikehendaki. 1e) Ada konsep memberi dorongan belajar, meningkatkan kompetensi dalam menyusun dan menerapkan Visi, Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang dikehendaki. 1f) Ada konsep / akses dalam memberi peluang mengetahui hal-hal yang sangat penting buat perusahaan. 1g) Ada konsep pemberian saran dalam menghimpun informasi pada penyusunan Visi, Misi, Nilai-nilai, dan kinerja yang dikehendaki. 2. Perencanaan Strategis 2 Perencanaan Strategis a b c d e 2a) Dalam menyusun perencanaan, perusahaan saya, menanyakan apa ide dari saya. 2b) Saya tahu bagian dari rencana perusahaan yang mempengaruhi saya dan pekerjaan saya. 2c) Saya tahu apa yang akan saya katakan jika kami maju dalam pekerjaan kelompok yang merupakan bagian dari perencanaan. Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana menyusun sasaran strategi dan bagaimana menyusun perencanaan kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut. Bagaimana menyebarkannya? Bagaimana merubahnya jika suatu waktu situasi perekonomian berubah? Bukti yang diperlukan adalah: 2a) Ada konsep penyusunan perencanaan strategi (forecast, proyeksi, skenario, melibatkan pemasok, distributor, mitra kerja, dan pelanggan), konsep mensosialisasikan sasaran strategis. Konsep menyusun rencana kegiatan dan konsep mensosialisasikan dan menerapkan. 2
  • 41. 2b) Ada konsep untuk mendapatkan perubahan teknologi, perubahan permintaan pasar, perubahan persaingan, dan perubahan peraturan perundangan. (pengumpulan informasi dari pelanggan dan pasar). 2c) Ada konsep menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman terhadap perusahaan anda, (SWOT Analysis). Ada konsep menyeimbangkan sasaran jangka pendek dan jangka panjang dan bagaimana memenuhi harapan semua pemangku kepentingan. (Standar mutu, spesifikasi, kecepatan pelayanan, dll). 3. Fokus Sumber Daya Manusia 3 Fokus Sumber Daya Manusia a b c d e 3a) Saya dapat melakukan perubahan untuk memperbaiki pekerjaan saya. 3b) Orang-orang di tempat saya bekerja melakukan kerjasama dan bekerja sebagai sebuah tim. 3c) Bos saya memberi semangat kepada saya untuk mengembangkan ketrampilan kerja saya sehingga saya dapat meningkatkan karier saya. 3d) Saya diakui karena pekerjaan saya. 3e) Saya memiliki tempat kerja yang sehat dan aman. 3f) Bos saya dan perusahaan saya sangat memperhatikan saya. Dalam menjawab pertanyaan ini yang penting diperhatikan adalah semua perlakuan terhadap SDM (pembelajaran, motivasi) untuk mengembangkan dan menggunakan seluruh potensi yang padanya dalam mendukung sasaran, strategi dan rencana kegiatan. Apa usaha-usaha perusahaan dalam memelihara kondisi kondusif untuk mencapai kinerja unggul dan pertumbuhan perusahaan. Bukti yang diperlukan adalah: 3a) Ada metode mengorganisir dan mengelola pekerjaan termasuk mengelola keterampilan, kerjasama, inisiatif, pemberdayaan, inovasi dan budaya sehingga selalu sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan, disosialisasikan dan diterapkan. 3b) Ada konsep membangun tim kerja serta metode memanfaatkan perbedaan pendapat (ide), perbedaan budaya dan cara berpikir dari semua karyawan 3
  • 42. juga dari pelanggan, serta mampu berkomunikasi dengan lintas unit kerja, disosialisasikan dan diterapkan. 3c) Ada konsep mengidentifikasi tingkat ketrampilan yang dibutuhkan perusahaan dan cara agar pekerja betah disosialisasikan dan diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan. 3d) Ada konsep mengukur kinerja, pemberian penghargaan disosialisasikan dan diterapkan di seluruh perusahaan disosialisasikan dan diterapkan. 3d) Ada konsep 5S (good house keeping) disosialisasikan dan di seluruh tempat kerja di perusahaan. 3e) Ada konsep pengembangan karier, mempersiapkan kepemimpinan masa depan (suksesi), diinformasikan, dan diterapkan. 4. Fokus Pelanggan dan Pasar 4 Fokus Pelanggan dan Pasar a b c d e 4a) Saya tahu siapa pelanggan utama saya. 4b) Saya tetap berhubungan dengan pelanggan saya. 4c) Pelanggan saya memberi tahu saya apa yang mereka inginkan. 4d) Saya selalu menanyakan pelanggan saya apa kepuasan dan ketidakpuasan mereka terhadap pekerjaan saya. 4e) Saya diijinkan membuat keputusan sendiri untuk memecahkan permasalahan yang berhubungan dengan pelanggan. Untuk menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan, adalah bagaimana perusahaan mencari informasi tentang keinginan pelanggan dan pasar. Bagaimana menjaga hubungan dengan pelanggan. Bagaimanan memuaskan pelanggan. Bukti yang diperlukan adalah: 4a) Ada konsep identifikasi pelanggan, mengelompokkan pelanggan, mensegmentasi pasar untuk barang atau jasa tertentu, pelanggan pesaing disosialisasikan dan diterapkan oleh semua karyawan. 4b) Ada konsep membangun hubungan baik dengan pelanggan, akses dan mekanisme untuk mendapat informasi dan komplain. (termasuk pemberian insentif). 4
  • 43. 4c) Ada konsep mendapatkan keinginan pelanggan yang bermacam-macam dan dan konsep melakukan tindakan perbaikan. (termasuk menyediakan alat komunikasi yang mudah mereka akses). 4d) Ada konsep pelayanan pelanggan yang baik. 4e) Untuk memuaskan pelanggan, anda tidak harus menunggu perintah. 5. Data, Informasi, dan Analisa 5 Informasi dan Analisis a b c d e 5a) Saya tahu bagaimana mengukur kualitas kerja saya. 5b) Saya tahu bagaimana menganalisis atau mengukur kualitas pekerjaan saya untuk melihat apakah perlu ada perubahan. 5c) Saya menggunakan hasil analisis ini untuk membuat keputusan memperbaiki pekerjaan saya. 5d) Saya tahu bagaimana ukuran / cara yang saya terapkan di pekerjaan saya, disesuaikan dengan cara perbaikan perusahaan keseluruhan. 5e) Saya mendapatkan semua informasi yang saya butuhkan dalam menyelesaikan pekerjaan saya. 5f) Saya mendapatkan semua informasi yang saya butuhkan untuk mengetahui apa yang dilakukan oleh perusahaan saya. Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana memperoleh data dan informasi yang akurat. Data, Informasi, dan Analisa bertujuan untuk perbaikan kinerja perusahaan. Bukti yang harus disediakan adalah. 5a) Ada konsep pengukuran kinerja, baik perusahaan, proses maupun individu. (Profitability, Productivity, ROE, dll) 5b) Ada cara mengumpulkan data dan informasi akurat, menganalisis data membandingkan hasil dengan target yang direncanakan. 5
  • 44. 5c) Ada akses untuk menggunakan hasil analisis untuk mengambil keputusan untuk perbaikan proses kerja. 5d) Tersedia data standard kinerja. 5e) Tersedia data internal perusahaan atau unit. 5f) Tersedia data dan informasi eksternal yang dibutuhkan untuk peningkatan kinerja dan mudah mengakses. (data pelanggan, pasar, makro, mikro) 6. Menejemen Proses 6 Menejemen Proses a b c d e 6a) Saya dapatkan apa yang saya butuhkan untuk pekerjaan saya. 6b) Saya mengumpulkan semua informasi (data) tentang pekerjaan saya. 6c) Kami memiliki proses yang baik dalam mengerjakan pekerjaan kami. 6d) Saya mengendalikan semua proses pekerjaan saya. Dalam menjawab pertanyaan ini yang perlu diperhatikan adalah bagaimana mengelola semua proses kunci kreasi nilai tambah di dalam perusahaan yang merupakan kunci peningkatan efisiensi dan efektivitas melalui perbaikan terus- menerus. Bukti yang diperlukan adalah: 6a) Ada proses kunci kreasi nilai tambah, untuk menghasilkan produk kunci, disosialisasikan dan diterapkan oleh semua. 6b) Ada data standard dan data harian proses yang disosialisasikan dan digunakan oleh semua. 6c) Ada metode mengetahui kualitas proses. 6d) Ada metode untuk selalu melakukan perubahan dan perbaikan proses, disosialisasikan dan diterapkan oleh semua. 7. Hasil Usaha 7 Hasil-hasil Usaha a b c d e 7a) Pelanggan saya puas dengan hasil kerja saya. 7b) Hasil pekerjaan saya memenuhi semua apa yang diharapkan. 7c) Saya tahu apa yang dilakukan oleh perusahaan saya dalam hal keuangan. 6
  • 45. 7d) Perusahaan saya dapat memanfaatkan semua waktu dan talenta yang saya miliki dengan baik. 7e) Perusahaan saya menghilangkan semua hal yang menjadi hambatan pada kemajuan organisasi. 7f) Perusahaan saya mematuhi semua peraturan perundangan. 7g) Perusahaan saya memiliki standar yang tinggi dan etika. 7h) Perusahaan saya membantu saya membantu masyarakat. 7i) Saya puas dengan pekerjaan saya. yaitu evaluasi dari pelanggan terhadap produk barang dan jasa, kinerja keuangan dan pemasaran, struktur pengawasan dan pengendalian, tanggung jawab sosial dan hasil semua proses kegiatan, bukti yang diperlukan adalah. 7a) Ada data kepuasan pelanggan dan disosialisasikan kepada pekerja. 7b) Ada data hasil evaluasi kinerja dan disosialisasikan kepada pekerja. 7c) Ada data keuangan dan transparant kepada pekerja. 7d) Ada data efisiensi dan kualitas. 7e) Ada data perbaikan dan peningkatan. 7f) Ada data pelanggaran peraturan (termasuk pemenuhan kewajiban kepada pemerintah). 7g) Ada standar kerja dan record kedisiplinan. 7h) Ada data pembantuan dan komplain masyarakat. 7