Kami mengadakan pelatihan secara rutin dan juga kami adalah konsultan dari implementasi filing system hingga digital filing system.

1. Proposal
Three Days Workshop
Filling System & EDMS

2. Background
Dalam dunia persaingan bisnis yang semakin ketat, siapa yang lebih
adaptif terhadap perubahan dialah yang akan menjadi pemenangnya.
Tingkat adaptif terhadap perubahan ini sangat dipengaruhi oleh
kemampuan kita mendapatkan dan mengelola informasi. Oleh karena itu
organisasi di era telekomunikasi saat ini mau tidak mau harus memiliki
sarana dan prosedur yang efektif dan efisien dalam mengelola
informasi.
E-filing dan Document Management System (EDMS) adalah jawabannya.
Dengan penerapan EDMS yang tepat guna akan meningkatkan kemampuan
perusahaan dalam pengambilan keputusan strategis dengan lebih cepat
dan tepat. Koordinasi setiap level dan lini di perusahaan dalam
penerapan EDMS ini sangatlah menentukan bagi kelangsungan perusahaan
jangka panjang.
2
Filling System & E- DMS

3. Training Objectives
Setelah mengikuti training ini, peserta:
1. Memahami lebih mendalam peran & aplikasi inisiatif manajemen
dokumen berkualitas, proses arsip elektronik, yang berpusat pada
manusian & kinerja, berikut perkembangannya di masa depan, sebagai
pondasi dasar bisnis.
2. Pentingnya SOP Kearsipan dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan,
Pelembagaannya.
3. Trend terbaru Sistem Korespondensi & Pengarsipan: Electronic Filing
& Document Management dalam bisnis.
4. Beragam jenis, bentuk & keunggulan dari Electronic Filing &
Document Management.
3
Filling System & EDMS

4. Training Objectives
4Filling System & EMDS
5. Tahapan Implementasi dan Konsekuensinya (Tim Manajemen
Perubahan, SOP, Biaya, Sumberdaya & Waktu Pelaksanaan).
6. Praktek mengelola aplikasi E- filing & Document Management:
Menyimpan, mengedit dan pencarian dokumen menggunakan aplikasi
EDMS

5. Training Method
Guna kepentingan tujuan pembentukan sikap, pembiasaan dan
apresiasi menuju tujuan dan target sebagaimana essensi
sasaran training, maka Pendekatan semi-experiential akan
digunakan sebagai methode utama. Metode ini ini akan
membagi wacana training dalam beberapa sub kategori, yaitu:
Classroom session
Penyampaian materi secara
ceramah pembekalan akan diantarkan sebanyak
20% saja dari keseluruhan training,
mencakup berbagai materi yang bersifat
konseptual yang siap
diwujudkan dalam kondisi praktis. Metode ini tetap
mengkedepankan
aspek dialogis dimana pemahaman peserta
amat tergantung pada rangsangan
keaktifan mencerna materi,
sekaligus cukup sensitif untuk mengeliminir sikap
tampak
positif (faking good), berpura-pura, dan lainnya
yang cenderung tidak
mendukung proses
internalisasi materi untuk menjadi keyakinan
(belief).
Interactive Simulation
Sejumlah role-play dan games
yang umumnya cocok dilaksanakan secara in-door
maupun outdoor, akan
secara intensif mendorong peserta memperoleh
engalaman langsung terhadap konsep-konsep
yang telah didalami di ruang kelas.
Pengalaman ini akan merekam secara
mendalam bagaimana suatu konsep dicerna
dan dijadikan panduan
perilaku di masa yang akan datang. Pendekatan ini
merupakan
kekuatan dan keunggulan dari setiap training yang
diselenggarakan
FDI sekaligus menjamin tingkat affeksi dan
internalisasi guna membentuk
pembiasaan dan sikap.
Untuk melancarkan sasaran metode tersebut, maka Fasilitator yang menangani kegiatan training adalah para
professional yang telah lama berkecimpung dalam menyelenggarakan training di berbagai perusahaan nasional
maupun multinational.
Metode
Ceramah
30 %
Diskusi
40 %
Games
30 %

6. Training Agenda
Time Activity Method Remarks
DayOne
08.00 –
08.30
Pembukaan
Learning Contract
In class
Panitia
Coffee Break
09.00 –
12.00
Session 1 & 2:
Prosedur Filing
• Langkah-langkah proses filing
• Filing Alfabetis, Surat Numerik
• Filing surat Geografis dan Filing surat Subyektif
Lecture Drs. Sugiri
Lunch Break
13.00 –
15.00
Session 3 :
Metode pengawasan dan pemindahan arsip
• Retensi Cycle
• Memilih peralatan & perlengkapan filing
• Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing
Lecture
& Discussion
Drs. Sugiri
Coffee Break
15.00 –
17.00
Session 4 : Membuat Prosedur Filing
• Tekhnik membuat SOP Filing
Lecture& Role
Play
Drs.Sugiri

7. Training Agenda
Time Activity Method Remarks
DayTwo
08.00 –
08.30
Review Materi Hari Pertama In class
Panitia
Coffee Break
09.00 –
12.00
Session 1 & 2:
• Hardware dan software yang digunakan dalam
sistem pengarsipan elektronik
• Perancangan dan perencanaan sistem dan struktur
arsip elektronik.
Lecture Drs.Sugiri
Lunch Break
13.00 –
15.00
Session 3 :
•Teknik dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan
dalam meng-capture data/dokumen menjadi
data/dokumen elektronik.
Lecture
& Simulation
Drs.Sugiri
Coffee Break
15.00 –
17.00
Session 3 :
•Sistem penyimpanan dan retensi arsip elektronik.
Lecture
& Simulation
Drs.Sugiri

8. Training Agenda
DayThree
08.30-
12.00
Session 1 & 2 :
Teknik pengendalian sistem pengarsipan
elektronik.
Micro film dan Elektonik data
Simulation
Lunch Break
13.00-
17.00
Session 3 & 4 :
Sistem penyimpanan dan retensi arsip elektronik
Teknik pengendalian sistem pengarsipan elektronik.
Micro film dan Elektonik data
Praktek
Lecture

9. Training Agenda
Kami akan menyediakan scanner sejumlah 2 buah yang akan digunakan
oleh peserta untuk praktek filing system karena kami akan memandu peserta
untuk dapat melakukan manual filing dan juga e-filing pada pekerjaan
peserta sehari-hari.
Untuk itu, maka setiap peserta diharapkan dapat membawa contoh-contoh
filing system yang ada di divisi mereka masing-masing, dan disarankan
peserta juga berasal dari perwakilan setiap divisi atau unit kerja yang
berbeda-beda.

10. Lokasi & Biaya
 Training dapat diselenggarakan didalam lingkungan perusahaan, walaupun lebih ideal
jika diselenggarakan disebuah training center. Hal ini sepenuhnya merupakan
kebijakan perusahaan yang disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
 Sedangkan facilitation fee yang dikenakan untuk per peserta, pada program 3 hari
(dengan asumsi 15-25 orang peserta) adalah Rp. 60.000.000 (Enam Puluh Juta
Rupiah)) per tiga hari training.

11. Terima Kasih
Alamat :Gedung Menara Kadin Lt.30
Jl. HR Rasuna Said X – 5 Kav. 2-3
Jakarta Selatan 12950
0821-25703737
Asri
fokusdayainsani@gmail.com
www.fokusdayainsani.com