Dirigir una reunión de Manera efectiva

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Dirigir una reunión de Manera efectiva

  1. 1. Dirigir una reunión Extractado del libro de Harvard Business Review http://books.google.es/books?id=EOhcfUt6NxoC&lpg=PP1&pg=PA4#v=onepage&q&f=false
  2. 2. Dirigir una reunión • APERTURA • DESARROLLO • CIERRE 3 grandes partes
  3. 3. APERTURA • Inicie con Autoridad: PUNTUALIDAD
  4. 4. APERTURA Presente a los que nos se conocen Para qué estamos aquí? De a conocer el propósito inicial y resultados esperados Revise la agenda, presentando los puntos a discutir Como trabajaremos juntos? Fije o repase reglas básicas •Comenzar y terminar puntualmente. •Quien puede hacer contribuciones a la agenda. •Comprender quién tomará decisiones. •Todos pueden quedarse hasta la hora de cierre? Pregunte. •Recordar la autoridad que tiene el grupo. •Límite de tiempo para cada problema: •Para sobrepasar el tiempo asignado •Clarificar limitaciones para cada item: •Políticas de la compañía •Decisiones de la compañía •Presupuesto •Quien tomará la decisión de cada item
  5. 5. APERTURA Presente a los que nos se conocen Para qué estamos aquí? De a conocer el propósito inicial y resultados esperados Revise la agenda, presentando los puntos a discutir Como trabajaremos juntos? Fije o repase reglas básicas •Pida participación y apertura para nuevas ideas •Recuerde escucharse unos a otros •Restricción de interrupciones •Informe los roles de cada uno si es necesario: •Control de tiempos •Facilitador •Redactor •Señalar uso del “estacionamiento” •Orden y organización •Pausas •Uso de baños •Uso de celulares y otros dispositivos
  6. 6. APERTURA • Antes de iniciar no deje que la reunión se le salga de las manos
  7. 7. DESARROLLO • No toque temas no incluidos • Inicie con lo más fácil • Asigne un responsable para el manejo del tiempo • Informe cuando se llego a un acuerdo y siga al siguiente punto • No deje relajar la disciplina • Recuerde periódicamente. Que se ha hecho, que se esta haciendo, que se hará Aténgase a la agenda (mantenga al grupo enfocado) • Solicite feedback • Se nos ha olvidado algo? • Pregunte a los callados • Para grupos de mas de 10 separe en subgrupos de 3 • Deje un tiempo para reflexionar. No apure votaciones • Haga que alguien asuma la posición de abogado del diablo Asegúrese que todos los puntos de vista sean escuchados • No acapare la discusión • Promueva a los callados • Controle a los dominantes o a los que interrumpen • Elogie y sea positivo acogiendo lo que los demás dicen • Intervenga criticas y ataques a contribuciones • Señale orden de intervenciones • Este atento al lenguaje corporal Sea consiente de usted como líder
  8. 8. DESARROLLO • No toque temas no incluidos • Inicie con lo más fácil • Asigne un responsable para el manejo del tiempo • Informe cuando se llego a un acuerdo y siga al siguiente punto • No deje relajar la disciplina • Recuerde periódicamente. Que se ha hecho, que se esta haciendo, que se hará Aténgase a la agenda (mantenga al grupo enfocado) • Solicite feedback • Se nos ha olvidado algo? • Pregunte a los callados • Para grupos de mas de 10 separe en subgrupos de 3 • Deje un tiempo para reflexionar. No apure votaciones • Haga que alguien asuma la posición de abogado del diablo Asegúrese que todos los puntos de vista sean escuchados • El silencio no significa poca participación sea sensible a la necesidad de otros de escuchar • Destaque ideas de acuerdo • Escriba los aportes de cada uno • No borre ideas en lluvias de ideas • Mantenga ideas en el “estacionamiento” Sea consiente de usted como líder
  9. 9. CIERRE • Resuma la reunión • Repase los puntos mas destacados. – puntos clave de la agenda, Decisiones tomadas, responsabilidades acordadas, responsables, tiempos para llevarlas a cabo • Ate cabos sueltos • Pida feedback • Reformule logística próxima reunión • Felicite

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