Hoe schrijf ik een persbericht

  • 2,834 views
Uploaded on

Training PR & Communcatie FOSS-organisaties, 2 april 2011, Utrecht - Sessie 5: Hoe schrijf ik een persbericht. (handreiking Senter Novum)

Training PR & Communcatie FOSS-organisaties, 2 april 2011, Utrecht - Sessie 5: Hoe schrijf ik een persbericht. (handreiking Senter Novum)

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
2,834
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
2
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Hoe schrijf ik een persbericht?bron: Senter NovumEen persbericht is effectief als het direct de aandacht van de redacteur of journalist trekt. Bedenk datde boodschap eerst het journalistieke filter moet passeren om vervolgens de doelgroep te kunnenbereiken. De boodschap in een persbericht moet helder, duidelijk en niet te lang zijn. Het is geeningezonden artikel dat uitgebreid op alle achtergronden ingaat. Houd als doel aan dat het bericht opeen A4-tje past. De nieuwsgierigheid van de ontvanger moet genoeg geprikkeld worden om er eennieuwsbericht van te maken.De indeling van een persbericht• Titel: Zorg voor een wervende, uitdagende kop die de lezer pakt. De kop bevat GEEN afkortingen enoverbodige lidwoorden. De beste kop is vaak de kortste! In het bedenken van een goede kop gaatvaak veel tijd zitten. Maar, met een goede kop maakt u de kans op plaatsing groter.• Lead: dit is de eerste alinea waar in twee of drie zinnen het nieuwsfeit wordt beschreven. De leadgeeft antwoord op de klassieke ‘W-vragen’: wie, wat, waar, waarom, wanneer en (eventueel) hoe? Delead moet de lezer dwingen verder te lezen, maar het belangrijkste nieuws moet er al in staan.•Contactpersoon: de woordvoerder voor dit onderwerp.•Telefoonnummer: nummer waarop de contactpersoon te bereiken is.• De rest van de tekst in het document zelf in volgorde van belangrijkheid. Het belangrijkste wordt heteerst genoemd zodat het bericht bij integrale plaatsing oprolbaar is. Met andere woorden: het berichtmoet intact blijven als er onderaan alinea’s wegvallen.•Ondernemingen en organisaties doen er goed aan een standaard tekst van enkele regels teschrijven die steeds als aftiteling gebruikt wordt. Hierin worden de voornaamste aspecten van deorganisatie opgesomd: het product (of de producten), het aantal werknemers, de omzet en de missievan het bedrijf. Voor dit alles wordt ook wel de term corporate identity gebruikt.De schrijfstijl•Schrijf kort en krachtig. Richtlijnen zijn: een zin heeft gemiddeld twaalf woorden, een alinea niet meerdan honderd woorden en het hele persbericht beslaat maximaal één A4-tje. Wissel korte en langezinnen af.•Beperk uzelf tot één centrale boodschap per persbericht.•Vermijd vervangende woorden zoals tamelijk, meestal, vrij veel, nogal en enigszins.•Voorkom jargon of leg de moeilijke woorden uit.•Wees zo concreet mogelijk, benoem wat je bedoelt.•Maak actieve zinnen en schrijf in de tegenwoordige tijd.•Gebruik geen superlatieven, probeer neutraal te blijven.•Tussenkoppen geven de lezer snel inzicht, mits ze kort en helder de inhoud van de alineaweergeven.Schrijftips voor een persbericht - Tien gouden regels 1. Zorg voor een goede opbouw en houd het kort 2. Zorg – binnen de mogelijkheden - voor een aantrekkelijke presentatie 3. Vermeld altijd een contactpersoon en zorg dat deze bereikbaar is 4. Vermeld datum van verzending en maak duidelijk of er een embargo op het persbericht rust 5. Beperk het persbericht tot één onderwerp 6. Behandel regionale of lokale aspecten in aparte alineas 7. Maak duidelijke afspraken over de verantwoordelijkheid voor een persbericht
  • 2. 8. Houd rekening met concurrerend ander nieuws 9. Gebruik geen ronkende superlatieven, maar agendeer ook niet uw eigen kritiek 10. Zorg voor goede achtergrondinformatie1. Zorg voor een goede opbouw en houd het kortEenvoudig gezegd: u begint met het nieuws en u eindigt met de afzender. De boodschap in eenpersbericht moet helder, duidelijk en niet te lang zijn. Houdt als doel aan dat het bericht op éénvelletje A4 past. Langere persberichten zijn soms onvermijdelijk, maar in veel gevallen geldt de regel:ik heb geen tijd gehad om een kort bericht te maken, dus is het verhaal wat langer geworden. U laatdan het wegstrepen en schrappen over aan de journalist. Dat is jammer, want u kunt dat beter zélfdoen. Dan kunt u zelf selecteren wat het minst relevant is.De beste opbouw is de volgende: allereerst begint u met een goede kop die de aandacht trekt. Debeste kopregel is vaak de kortste. Wees hier kritisch en maak het uzelf lastig. In het bedenken vaneen goede kop gaat veel tijd zitten! Zorg voor een wervende, uitdagende kop die de lezer pakt. Wat uin feite doet, is het creatieve werk dat normaal gesproken door een journalist of een (eind)redacteurgedaan wordt. Met een goede kop maakt u de kans op plaatsing groter. Een subkop (ook welchapeau genoemd) staat als een hoedje boven de kop en dient ter verduidelijking.Na de kop volgt de "lead", waarin in twee of drie zinnen het nieuwsfeit wordt beschreven inclusieftijdstip, plaats, deelnemers etcetera. (U kent uiteraard de vijf W’s: wie, wat, waar, waarom enwanneer. Deze W’s moeten allemaal worden beantwoord in uw persbericht.)De "lead" moet de lezer dwingen tot verder lezen – maar het belangrijkste nieuws moet er al in staan.Een goede oefening is deze: als de tekst na de "lead" zou wegvallen, heeft de lezer dan essentiëleinformatie gemist? Dat mag niet.Vervolgens gaat u in een tweede "lead", die ruwweg tweemaal zo lang mag zijn, verder in op degebeurtenis, maar dan uitgebreider.In een derde "lead", die dan weer ruwweg tweemaal zo lang mag zijn als de tweede, gaat u in op deachtergronden van de gebeurtenis: in welke context moet deze worden geplaatst, wat is er in hetverleden gebeurd op dit terrein en wat is er cijfermatig van belang?2. Zorg – binnen de mogelijkheden - voor een aantrekkelijke presentatieBij het verzenden via ANP Pers Support heeft u te maken met "platte tekst": u kunt geen logo’s en/oftabellen meezenden en er is slechts één standaard lettertype. Ook zaken als het vet of cursiefafdrukken van bepaalde woorden zijn niet mogelijk.Er zijn nog andere manieren om een persbericht te verzenden: per e-mail, per fax, per koerier of perpost. Dit laatste leidt er onherroepelijk toe dat de ontvanger twijfelt aan de nieuwswaarde. In feiteheeft u slechts één alternatief: verzending per fax. De verzending per e-mail kan hoogstens alsaanvulling hierop gebeuren, omdat het risico bestaat dat uw e-mail niet op tijd wordt gelezen.In dat geval gebruikt u natuurlijk wel uw eigen logo en lettertype en zorgt u voor een helder beeld ophet papier, oftewel een goede lay out. Daaruit moet liefst in één oogopslag duidelijk worden waar hetpersbericht vandaan komt. De communicatie begint op het moment dat de journalist het vel papier inde hand neemt. Hij/zij moet op dat moment besluiten of het persbericht in de prullenbak gaat of dathij/zij er iets mee gaat doen.Maak VOORAL geen taalfouten. Journalisten zijn bijna altijd taalpuristen. Een taalfout in eenpersbericht is dodelijk.Tenslotte: de nieuwste versie van ANP Pers Support heeft bredere distributiemogelijkheden. Hetbericht kan ook via fax en e-mail worden verzonden. Een logo kan ingescand worden zodat dit logoop iedere fax wordt afgedrukt.3. Vermeld altijd een contactpersoon en zorg dat deze bereikbaar is
  • 3. Het persbericht is bedoeld om een reactie uit te lokken. Het moet deze reactie dan ook wel mogelijkmaken! Op een duidelijke plaats onderaan het persbericht zet u een stippellijn. Daarna schrijft u:NOOT voor de REDACTIE: Afzender van dit persbericht is … (hier volgt de naam van het bedrijf of deorganisatie).Dan vermeldt u de naam en het (rechtstreekse) telefoonnummer (liefst ook het mobielenummer) van degene bij wie de journalist terecht kan voor nadere informatie. Eventueel vermeldt uook de Website van het bedrijf en e-mail adres van de contactpersoon.En nu het belangrijkste: deze contactpersoon moet dan ook wel daadwerkelijk beschikbaar enbereikbaar zijn. Hiertegen wordt veel gezondigd! De contactpersoon blijkt tot grote irritatie niet of heelmoeilijk te bereiken, bijvoorbeeld omdat hij/zij voortdurend in gesprek is.Dit moet u zien te voorkomen. Zorg ervoor dat iemand de binnenkomende telefoontjes noteert, zodatde woordvoerder kan terugbellen. Doe dat vervolgens ook! Nogmaals, hier worden veel foutengemaakt die altijd leiden tot korzelige reacties van de media en beschadiging van goodwill.Uw contactpersoon moet bovendien in staat zijn in te gaan op journalistieke vragen. Het is vreselijkals er steeds ruggespraak moet zijn met de baas omdat de woordvoerder geen mandaat heeft.Onder het hoofdstuk "Noot voor de redactie" kunt u nog meer praktische informatie geven, zoalsbijvoorbeeld over foto’s die u heeft laten maken door een fotopersbureau. U vermeldt dan dat dezefoto’s vrij van rechten beschikbaar zijn voor de pers.Vergeet niet dat een foto de kans op plaatsing altijd! vergroot. Denk dus van tevoren goed na over devisualisering die past bij het persbericht.Een laatste tip: ondernemingen doen er goed aan een standaard tekst van enkele regels te schrijvendie steeds als aftiteling gebruikt wordt. Hierin worden de voornaamste aspecten van de organisatieopgesomd: het product (of de producten), het aantal werknemers, de omzet en de missie van hetbedrijf. Voor dit alles wordt ook wel de term corporate identity gebruikt.4. Vermeld datum van verzending en maak duidelijk of er een embargo op het persbericht rustInformatie kan, om het werk van journalisten te vergemakkelijken, van tevoren worden toegezonden.Dit is vooral van belang als het gaat om het aanbieden van een rapport van enige omvang, om eenspeech of om een ander gebeuren waarvan de voorbereiding enige studie vereist.De Vereniging van Hoofdredacteuren heeft richtlijnen vastgesteld voor embargos.Het beste is hiervan alleen gebruik te maken als het echt niet anders kan! Veel embargo’s slaannergens op en lijken alleen maar te zijn ingesteld om het verhaal interessanter te doen lijken. Dit leidtin veel gevallen tot een hoop narigheid wanneer het embargo vervolgens geschonden wordt. Vergeetniet dat u een positie moet hebben om naleving van het embargo af te dwingen. Zo zal een krant hetwel uit z’n hoofd laten de Troonrede eerder af te drukken dan nadat deze door de Majesteit isuitgesproken.5. Beperk het persbericht tot één onderwerpVerschillende onderwerpen kunnen een verschillende verspreiding hebben. Het is beter om deonderwerpen te scheiden. Hierbij moet wel bedacht worden dat een lawine van persberichten tot eenverminderde belangstelling van de pers leidt. Denk in termen van NIEUWS! Verzend alleen eenpersbericht als de nieuwswaarde groot genoeg is.6. Behandel regionale of lokale aspecten in aparte alineasDe basisopbouw van een persbericht moet zijn zoals hiervoor is vermeld. Maar de kans ombelangstelling te wekken bij de regionale media neemt toe naarmate het duidelijk wordt wat de
  • 4. regionale of lokale effecten zijn. Deze kunnen voor de lokale media worden toegevoegd aan hetbasispersbericht; met de moderne tekstverwerkingsmogelijkheden gaat dit gemakkelijk.Ook kan het raadzaam zijn verschillende teksten op te stellen voor verschillende doelgroepen. Usnijdt het bericht toe op de redactionele formule van het medium of de groep van media waarin u wiltscoren. Denk aan de stelregel: ‘Begin with the end in mind’. Dus probeer bij het schrijven van hetpersbericht voor te stellen hoe het verhaal uiteindelijk in de krant of het blad staat waarin u wiltterechtkomen. Waar staat dat bericht? Op welke pagina? Wat is de ideale kop die u boven hetverhaal zou willen zien staan? Zo begint u te schrijven.7. Maak duidelijke afspraken over de verantwoordelijkheid voor een persberichtFouten in persberichten, of dit nu inhoudelijke fouten zijn of plannings- of timingsfouten, leiden altijdtot grote opwinding in een organisatie. Laat het voor iedereen duidelijk zijn wie uiteindelijk deverantwoordelijkheid draagt en wie uiteindelijk het fiat geeft aan de tekst van het persbericht.Ook het moment van verzending dient goedgekeurd te zijn door de top. Maak een zogenaamde‘Question and Answer’- lijst met alle vragen die u maar kunt bedenken naar aanleiding van uwpersbericht – plus de door de top goedgekeurde antwoorden. Deze lijst hanteert u bij debeantwoording van de vragen die vervolgens op u afkomen. Wijk bij formulering van atwoorden niet afvan de informatie in het persbericht.8. Houd rekening met concurrerend ander nieuwsHet uitgeven van een persbericht over welk onderwerp dan ook, op een dag dat er veel ander nieuwsis, kan een zinloze activiteit zijn. Prinsjesdag is niet de meest ideale dag om iets in de krant te krijgendat niet met de Troonrede, de Miljoenennota of de Algemene Beschouwingen te maken heeft.U zult begrijpen dat op zo’n dag complete pagina’s worden "schoongeveegd" om ruimte te makenvoor dit grote nieuws.Vergeet niet dat uw persbericht maar één kans heeft – er is helaas geen herkansing mogelijk en ukunt het bericht dus niet na enkele dagen nog eens verspreiden.Denk eraan: iedere dag moet de krant worden gevuld. Is er weinig nieuwsaanbod, dan is de kans opbelangstelling voor uw onderwerp groter. Nieuwswaarde is geen absoluut gegeven, maar een relatiefbegrip. Zaken die in de komkommertijd de voorpagina halen, hebben een maand later vaak geenenkele kans.9. Gebruik geen ronkende superlatieven, maar agendeer ook niet uw eigen kritiekSchrijf in nieuwstermen, in journalistieke bewoordingen – niet in reclametermen. Kwalificaties als"weergaloos", "volstrekt nieuw" en "uniek" worden door organisaties vaak gebruikt om hun beleid ofproduct aan te bevelen, maar in persberichten dienen ze te worden vermeden. De regel is: hoecommerciëler uw boodschap, hoe minder groot de journalistieke belangstelling. De ontvanger zal inzo’n geval zeggen: "Dit bedrijf kan beter een advertentie plaatsen."Laat kwalificaties over aan journalisten: zij mogen bepalen of iets uniek of prachtig is. En hoewel weer niet van moeten uitgaan dat een persbericht integraal in een krant wordt overgenomen, is het goedom hier taalkundig wel rekening mee te houden. Schrijf daarom in persberichten niet over "wij" of "ik".Een persbericht moet nuchter en zakelijk zijn, maar aan de andere kant is het ook niet nodig om jeeigen kritiek alvast te agenderen. Het werkt contraproductief als een persbericht begint met eennegatieve toonzetting of als juist dát element uit een plan wordt gelicht, waarvan u kunt verwachtendat het kritisch bekeken zal worden.Een laatste punt: journalisten zijn – vriendelijk uitgedrukt – meestal heel erg druk en – iets mindervriendelijk uitgedrukt – af en toe net als iedereen een beetje lui. Als een journalist bij het schrijven vaneen artikel een keuze moet maken tussen twee even belangrijke of interessante onderwerpen, zal hijkiezen voor het onderwerp waar hij het snelst mee klaar is. Door daar rekening mee te houden, kunt u
  • 5. het persbericht zó opstellen, dat de journalist in principe met een paar korte stilistische veranderingen(bijvoorbeeld door er een eigen kop boven te zetten) zijn artikel af heeft.10. Zorg voor goede achtergrondinformatieEen persbericht moet, als het goed is opgesteld en verspreid, leiden tot een verhoogde aandacht vande journalist voor het onderwerp. Zorg er dan ook voor dat er voldoende informatie is over hetonderwerp: niet alleen in de vorm van gedrukt materiaal zoals een persmap die u eventueel kuntopsturen, maar ook in de vorm van medewerkers die met journalisten kunnen spreken.Denk ook aan foto- of beeldmateriaal, bijvoorbeeld bij TV-programma’s. U kunt in dat geval zorgenvoor een tape (uiteraard op het professionele BETA SP of DigiBETA systeem) met ongemonteerdeshots over uw bedrijf of product die u gratis ter beschikking stelt. Bedenk dat bij televisie de regelgeldt: geen beelden? Geen nieuws. Het aanleveren van beeldmateriaal vergroot de kans opaandacht.Wat wel te doen•Vraag jezelf altijd af of het persbericht echt nieuws bevat en voor wie het nieuws is.•Laat het persbericht altijd door een collega controleren op begrijpelijkheid en schrijfstijl voor u hetverstuurt.•Verzend het persbericht als het even kan voor 11.00 uur. Dan heeft u de grootste kans dat hetopgepakt wordt.•Zorg dat de contactpersonen die in het persbericht staan genoemd 24 uur bereikbaar zijn op de dagvan verzending en (minstens) twee dagen daarna.•Beperk het persbericht tot één onderwerp.•Wees niet bang voor het gebruik van citaten!Wat niet te doen•Opbellen om te vragen of het persbericht is aangekomen en wanneer het geplaatst wordt: dit wektirritatie op bij de ontvanger.•Van een persbericht een reclameboodschap maken.•Een persbericht vanuit u eigen perspectief schrijven, het is bestemd voor de lezer.•Een begeleidende brief of tekst meesturen: "hierbij ontvangt u… wilt u plaatsen….", die verdwijntdirect in de prullenbak.•Verzend het persbericht liever niet op vrijdag of de dag voor een feestdag.•Stuur het persbericht NOOIT per post naar het ANP.•Om een bewijsexemplaar van plaatsing vragen.