Analyse van de werkprocessen Basis voor implementatie RFID

Situatieschets Bree 2005 21 openingsuren 14.500 inwoners 4500 gebruikers 120.000 uitleningen Collectiebudget 58.000 euro Geen vrijwilligers 2 uitleenposten Personeelsuren: 38 uren leidinggevend 105 uren bibliotheekassistenten Dus: 3.7 voltijds equivalent Scholen: 1250 leerlingen basisschool 3000 leerlingen secundair onderwijs

21 openingsuren

14.500 inwoners

4500 gebruikers

120.000 uitleningen

Collectiebudget 58.000 euro

Geen vrijwilligers

2 uitleenposten

Personeelsuren:

38 uren leidinggevend

105 uren bibliotheekassistenten

Dus: 3.7 voltijds equivalent

Scholen:

1250 leerlingen basisschool

3000 leerlingen secundair onderwijs

Vaststelling: Te weinig tijd Te weinig tijd om alles te doen wat we reeds doen. Maar we willen ook nieuwe dingen doen: M eer openingsuren Voorlezen op woensdag en zaterdag ZIZO implementeren Scholenwerking uitbreiden Leespromotie Informatiebemiddeling Elke bib moet voor zichzelf bepalen wat zijn knelpunten zijn.

Te weinig tijd om alles te doen wat we reeds doen.

Maar we willen ook nieuwe dingen doen:

M eer openingsuren

Voorlezen op woensdag en zaterdag

ZIZO implementeren

Scholenwerking uitbreiden

Leespromotie

Informatiebemiddeling

Elke bib moet voor zichzelf bepalen wat zijn knelpunten zijn.

Meer personeelsuren nodig Extra personeel aanwerven: Geen optie voor bestuur Bestuur is wel overtuigd dat meer openingsuren nodig zijn Andere oplossingen ???? Vrijwilligers, artikel 60, samenwerking met andere vrijetijdsdiensten,… RFID Elke bib moet voor zichzelf bepalen of extra personeel nodig is.

Extra personeel aanwerven:

Geen optie voor bestuur

Bestuur is wel overtuigd dat meer openingsuren nodig zijn

Andere oplossingen ????

Vrijwilligers, artikel 60, samenwerking met andere vrijetijdsdiensten,…

RFID

Elke bib moet voor zichzelf bepalen of extra personeel nodig is.

Basisvraag: wat willen we bereiken met onze bib? Foute vraag: Is RFID de oplossing voor mijn bib? RFID is slechts een middel en ander middelen zijn mogelijk. Duidelijk toekomstbeeld

Foute vraag: Is RFID de oplossing voor mijn bib?

RFID is slechts een middel en ander middelen zijn mogelijk.

Duidelijk toekomstbeeld

Doorlichting van de bib Klanten / Gebruikers Maatschappelijke functie van de bib binnen het lokale beleid Werkprocessen Medewerkers

Klanten / Gebruikers

Maatschappelijke functie van de bib binnen het lokale beleid

Werkprocessen

Medewerkers

Locus en Provinciale Steunpunten Uitwerken van instrumenten om doorlichting mogelijk te maken.

Uitwerken van instrumenten om doorlichting mogelijk te maken.

Durven alles in vraag te stellen Voorbeelden: Volgorde van handelingen in verband met boekverwerking Procedure voor aankoopsuggesties en IBL Stroomdiagrammen

Voorbeelden:

Volgorde van handelingen in verband met boekverwerking

Procedure voor aankoopsuggesties en IBL

Stroomdiagrammen

Werkprocessen Analyse van de werkprocessen is noodzakelijk prognose na verandering Analyse van de kosten is noodzakelijk prognose na verandering

Analyse van de werkprocessen is noodzakelijk

prognose na verandering

Analyse van de kosten is noodzakelijk

prognose na verandering

Is RFID de oplossing voor mijn bib?? Basisvragen Wat wil ik bereiken met de invoer van RFID? Wat ga ik doen met vrijgekomen personeelstijd? Is het personeel bereid andere taken te vervullen? Wat is het kostenplaatje? Analyse van de werkprocessen prognose na implementatie van RFID Analyse van de kosten prognose na implementatie van RFID

Basisvragen

Wat wil ik bereiken met de invoer van RFID?

Wat ga ik doen met vrijgekomen personeelstijd?

Is het personeel bereid andere taken te vervullen?

Wat is het kostenplaatje?

Analyse van de werkprocessen

prognose na implementatie van RFID

Analyse van de kosten

prognose na implementatie van RFID

Waarom RFID in Bree? Efficiënter gebruik van personeelsuren Imago van de bib Meer openingsuren Interessanter werk bieden aan personeel

Efficiënter gebruik van personeelsuren

Imago van de bib

Meer openingsuren

Interessanter werk bieden aan personeel

Verwachte Situatieschets Bree 2008 31 openingsuren Geen uitleenposten Personeelsuren: 38 uren leidinggevend 105 uren bibliotheekassistenten Dus: 3.7 voltijds equivalent RFID met 100% zelfscan Betaalautomaat Time, Pay, Copy en Infotracs Vrijwilligerpools: Voorlezen Opruimen van rekken Samen programmeren met cultuur ( extraatje) Scholenwerking

31 openingsuren

Geen uitleenposten

Personeelsuren:

38 uren leidinggevend

105 uren bibliotheekassistenten

Dus: 3.7 voltijds equivalent

RFID met 100% zelfscan

Betaalautomaat

Time, Pay, Copy en Infotracs

Vrijwilligerpools:

Voorlezen

Opruimen van rekken

Samen programmeren met cultuur ( extraatje)

Scholenwerking

Scholenwerking: +/- 21 weken Basisscholen: Rondleidingen voor 5-jarige kleuters, 1ste leerjaar, 3de leerjaar, 5de leerjaar Elke maand klasbezoek voor alle leerlingen vanaf 1ste leerjaar 8 X 3 auteurslezingen in JBW Vrije activiteit tijdens JBW Voorlezen en Lees 1 7 Secundaire scholen: Rondleiding 1ste jaar Mediargus en opzoeken: 2de jaar 2de en 3de graad: op afspraak

Basisscholen:

Rondleidingen voor 5-jarige kleuters, 1ste leerjaar, 3de leerjaar, 5de leerjaar

Elke maand klasbezoek voor alle leerlingen vanaf 1ste leerjaar

8 X 3 auteurslezingen in JBW

Vrije activiteit tijdens JBW

Voorlezen en Lees 1 7

Secundaire scholen:

Rondleiding 1ste jaar

Mediargus en opzoeken: 2de jaar

2de en 3de graad: op afspraak

Onderzoeken: waar gaat onze werktijd naar toe positief onderzoeken: tijdsbesteding bekijken negatief onderzoeken: controle van de personeelsleden

positief onderzoeken:

tijdsbesteding bekijken

negatief onderzoeken:

controle van de personeelsleden

Hoe rekenmodel invullen? Diensthoofd: rekenmodel kostensoorten tijdschema opstellen gewenst tijdschema opstellen Personeel: tij d s schema opstellen gewenst tijdschema opstellen Samen overlopen

Diensthoofd:

rekenmodel kostensoorten

tijdschema opstellen

gewenst tijdschema opstellen

Personeel:

tij d s schema opstellen

gewenst tijdschema opstellen

Samen overlopen

Rekenmodel: kostensoorten 26.500 16.100 Gebouw 331.185 278.600 totaal 5.500 Busvervoer 9.250 6.700 Collectieverzorging 58.000 57.000 Collectie 10.085 6.800 Administratie 11.850 2.000 Informatica 210.000 190.000 Personeel 2008 2005

Bespreking kosten Personeel Van 190.000 euro naar 210.000 euro Zelfde personeel Meerkost: leeftijd, CAO,… Meerkost niet omwille van RFID

Personeel

Van 190.000 euro naar 210.000 euro

Zelfde personeel

Meerkost: leeftijd, CAO,…

Meerkost niet omwille van RFID

Bespreking kosten Informatica Onderhoudscontracten Bidoc: 1650 euro Nedap: 3500 euro Time, Pay, Copy en Infotracs en betaalautomaat: 6000 euro Meerkost wel omwille van RFID: 9500 euro

Informatica

Onderhoudscontracten

Bidoc: 1650 euro

Nedap: 3500 euro

Time, Pay, Copy en Infotracs en betaalautomaat: 6000 euro

Meerkost wel omwille van RFID: 9500 euro

Bespreking kosten Administratieve kosten van 6.800 naar 10.085: kopieerapparaat drukwerk in huisstijl Meerkost niet omwille van RFID

Administratieve kosten

van 6.800 naar 10.085:

kopieerapparaat

drukwerk in huisstijl

Meerkost niet omwille van RFID

Bespreking kosten Collectieverzorging van 6.700 naar 9.250 Duurdere folie Etiketten RFID labels Meerkost omwille van RFID labels

Collectieverzorging

van 6.700 naar 9.250

Duurdere folie

Etiketten

RFID labels

Meerkost omwille van RFID labels

Bespreking kosten Busvervoer: 5.500 euro Na afschaffing uitleenposten Gratis busvervoer voor klasuitleningen en auteurslezingen Meerkost niet omwillevan RFID

Busvervoer: 5.500 euro

Na afschaffing uitleenposten

Gratis busvervoer voor klasuitleningen en auteurslezingen

Meerkost niet omwillevan RFID

Bespreking kosten Gebouw 16.100 naar 26.500 Vrijmaking elektriciteitsmarkt Verdere door verrekening naar de diensten toe Meerkost niet omwille van RFID

Gebouw 16.100 naar 26.500

Vrijmaking elektriciteitsmarkt

Verdere door verrekening naar de diensten toe

Meerkost niet omwille van RFID

Bespreking kostensoorten De jaarlijkse kosten zijn gestegen met 11 %, waarvan 2% met RFID te maken hebben en de grootste kost het Trac contract is. Maar openingsuren van 21 uren naar 31 uren. Een personeelsbezetting van 21 naar 30 openingsuren: 2 jaar personeel = basisinvestering van de zelfscan

De jaarlijkse kosten zijn gestegen met 11 %, waarvan 2% met RFID te maken hebben en de grootste kost het Trac contract is.

Maar openingsuren van 21 uren naar 31 uren.

Een personeelsbezetting van 21 naar 30 openingsuren:

2 jaar personeel = basisinvestering van de zelfscan

Rekenmodel: analyse van de werktijd % % 1 2 3 4 5 6 7 8 Verwerven van info… 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 20 20 Conserveren van info… 10 10 10 10 30 30 Catalogus 10 10 20 20 10 20 20 20 10 10 10 10 15 15 Ter beschikking stellen 5 5 25 5 20 5 20 5 20 5 20 5 30 5 Informatiebemiddeling 20 20 20 25 15 25 25 25 20 25 20 25 25 49 Bieden van internettoegang 5 1 5 1 25 5 5 1 5 1 5 1 5 1 Bib instructies 5 10 5 5 5 5 5 5 5 5 Leespromotie 10 10 10 10 10 10 Educatieve schoolprojecten 5 5 10 10 20 30 20 30 Tentoonstellingen 5 4 5 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 5 Publicaties 5 5 15 15 Organisatie : beheerstaken 30 30 10 Onderhoud 70 70

Bespreking van analyse van de werktijd 2005 t.o.v. 2007 Verschuiving van taken Ter beschikking stelling moet nog verminderen Internettoegang moet ook nog verminderen

2005 t.o.v. 2007

Verschuiving van taken

Ter beschikking stelling moet nog verminderen

Internettoegang moet ook nog verminderen

Rekenmodel: tijdsanalyse 2005 2007 2005 2007 Aantal dagen per dienst Welk procent van de arbeidstijd gaat naar welke dienst Verwerven van info… 98 98 9.42 9.42 Conserveren van info… 66 66 6.35 6.35 Catalogus 118 130 11.35 12.50 Ter beschikking stellen 61 45 15.48 4.33 Informatiebemiddeling 184 233 17.69 22.42 Bieden van internettoegang 69 13 6.63 1.33 Bib instructies 23 56 2.21 5.38 Leespromotie 24 48 2.31 4.62 Educatieve schoolprojecten 59 107 5.67 10.29 Tentoonstellingen 45 38 4.33 3.65 Publicaties 29 29 2.79 2.79 Organisatie : beheerstaken 66 78 6.35 7.50 Onderhoud 98 98 9.42 9.42 1040 1040 100% 100%

Bespreking van tijdsanalyse Ter beschikking stelling: van 15% naar 5% niet spectaculair Reeds vroeger uitleenhandeling gerationaliseerd Van 20 naar 31 openingsuren Internettoegang van 6.5% naar 1.5% Educatie, leespromotie,… stijgt

Ter beschikking stelling: van 15% naar 5% niet spectaculair

Reeds vroeger uitleenhandeling gerationaliseerd

Van 20 naar 31 openingsuren

Internettoegang van 6.5% naar 1.5%

Educatie, leespromotie,… stijgt

Rekenmodel: tijdsanalyse

Bespreking van tijdsanalyse Backoffice en uitleen neemt af, ten voordele van info en leesbevordering Catalogus: in 2007 uitzuiveren van catalogus

Backoffice en uitleen neemt af, ten voordele van info en leesbevordering

Catalogus: in 2007 uitzuiveren van catalogus

Rekenmodel: kostenanalyse

Bespreking van kostenanalyse Verschuiving van baliewerk naar leesbevordering en info

Verschuiving van baliewerk naar leesbevordering en info

Is een rekenmodel haalbaar? Het is haalbaar: Eenvoudig modelletje dat iedereen kan invullen. Wil om te veranderen, te verbeteren

Het is haalbaar:

Eenvoudig modelletje dat iedereen kan invullen.

Wil om te veranderen, te verbeteren

Is rekenmodel zinvol? Het is zinvol: Veranderingen: tijd of middelen of personeel zoeken Weten wat je nu doet en weten waar je naartoe wil. Dus: cijfers voor het beleidsniveau zinvolle keuzes maken cijfers voor het personeel Om dingen te veranderen Om efficiënter de organisatie te herschikken inzicht in de werking van de organisatie Inzicht in de tijdsbesteding in de organisatie

Het is zinvol:

Veranderingen: tijd of middelen of personeel zoeken

Weten wat je nu doet en weten waar je naartoe wil.

Dus:

cijfers voor het beleidsniveau

zinvolle keuzes maken

cijfers voor het personeel

Om dingen te veranderen

Om efficiënter de organisatie te herschikken

inzicht in de werking van de organisatie

Inzicht in de tijdsbesteding in de organisatie

Morgen mee starten? Ja: als er wil is om te veranderen als er nood is om te veranderen Neen: als je enkel probeert te overleven als veranderingen niet nodig zijn als je voldoende middelen en personeel hebt

Ja:

als er wil is om te veranderen

als er nood is om te veranderen

Neen:

als je enkel probeert te overleven

als veranderingen niet nodig zijn

als je voldoende middelen en personeel hebt