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Giornataaperta Milano 13 maggio 2013 Varini dematerializzazione a scuola

  1. 1. La dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare?A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  2. 2. La dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!Perchè la Pubblica Amministrazione deve dematerializzarelinformazione?●Perché lo dispone la Legge Italiana●Perché è un diritto dei cittadiniA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
  3. 3. Codice dellAmministrazione Digitale(CAD - Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82)Il Codice dell’amministrazione digitale stabilisce le regole per ladigitalizzazione della pubblica amministrazione e rende possibile lamodernizzazione della PA con la diffusione di soluzioni tecnologiche eorganizzative che consentono un forte recupero di produttività.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!vv
  4. 4. Il Codice dell’amministrazione digitale, promuove e regola●la disponibilità●la gestione●l’accesso●la trasmissione●la conservazione●la fruibilitàdell’informazione in modalità digitale.___________________________________________________________Si sviluppa il processo di dematerializzazione dei documenti prevedendo che lepubbliche amministrazioni debbano formare, trasmettere, pubblicare, conservare glioriginali dei propri documenti e gestire i procedimenti amministrativi, utilizzando letecnologie dellinformazione e della comunicazione.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  5. 5. DematerializzazioneIl termine dematerializzazione riguarda sia la produzione direttamente digitale degliatti, sia la digitalizzazione di quelli che erano stati prodotti in forma analogica (sucarta) ed indica il progressivo incremento della gestione documentaleinformatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali delladocumentazione amministrativa in favore del documento informatico.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  6. 6. Gestione documentaleDefinizione: insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura diprotocollo, nonché alla dematerializzazione, alla classificazione, organizzazione,assegnazione, reperimento e conservazione amministrativo-giuridica dei documentiinformatici e dei documenti informatici amministrativi formati o acquisiti dalleamministrazioni,A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  7. 7. Il documento informaticoDefinizione: l’articolo 1, comma 1, lettera p) del Codice dellAmministrazioneDigitale definisce il documento informatico come “la rappresentazioneinformatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  8. 8. Il Documento digitale, articoli di riferimento●Copie analogiche di documenti informatici●Copie informatiche di documenti analogici●Definizioni●Documenti amministrativi informatici●Documento informatico●Documento informatico sottoscritto con firma elettronica●Duplicati e copie informatiche di documenti informatici●Formazione di documenti informatici●Procedimento e fascicolo informatico.●Regole tecniche●Riproduzione e conservazione dei documenti●Riproduzioni informaticheA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  9. 9. Il documento informaticoLe regole tecnicheLAgenzia per lItalia digitale (ex DigitPA) ha redatto le regole tecniche inmateria di formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione,riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché diformazione e conservazione dei documenti informatici delle pubblicheamministrazioni.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  10. 10. Il documento informaticoLe regole tecnicheGli allegati e le indicazioni tecniche di maggior dettaglio●Glossario/Definizioni●Formati●Standard e Specifiche tecniche●Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione●MetadatiA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  11. 11. IERIPer le copie dei documenti analogici uniciera sempre necessario l’intervento delpubblico Ufficiale, il quale doveva dichiararela conformità della copia informatica aldocumento originaleA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comOGGILa conformità dell’originale analogicounico alla copia informatica èassicurata da chi detiene il documentomediante la propria firma digitaleOGGILa conformità dell’originale analogicounico alla copia informatica èassicurata da chi detiene il documentomediante la propria firma digitaleConformità tra documento analogico e documento digitaleLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  12. 12. Copie e riproduzioni di documenti digitalida analogico a digitale●La copia informatica di un documento analogico è il documento informaticoavente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto;●La copia per immagine su supporto informatico di documento analogico èil documento informatico avente contenuto e forma identici a quelli deldocumento analogico da cui è tratto (ndr non accessibile);A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  13. 13. Copie e riproduzioni di documenti digitalida digitale a digitale●La copia informatica di documento informatico è il documento informaticoavente contenuto identico a quello del documento da cui è tratto su supportoinformatico con diversa sequenza di valori binari;●Il duplicato informatico è il documento informatico ottenuto mediante lamemorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesimasequenza di valori binari del documento originario;il documento informaticoavente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto;A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  14. 14. Copie e riproduzioni di documenti digitalida digitale a analogico e viceversacodici a barre bi-dimensinali, Data Matrix(da non confondere con la segnatura di protocollo o la marca temporale)Per assicurare la provenienza e la conformità all’originale, sulle copieanalogiche di documenti informatici. è possibile apporre a stampa,un contrassegno generato elettronicamente tale da consentire la verificaautomatica della conformità del documento analogico a quelloinformatico.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  15. 15. Codici a barre bi-dimensinali, Data Matrix(da non confondere con la segnatura di protocollo o la marca temporale)Si tenga presente che il contrassegno non assicura di per sé la“conformità” del documento analogico all’originale informatico, maconsente solo la verifica.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comIl contrassegno digitaleLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  16. 16. Vengono, ipotizzate tre tipologie di Contrassegni digitali●Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente i datiidentificativi del documento amministrativo informatico●Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenente unestratto del documento amministrativo informatico●Apposizione in formato stampa di un contrassegno contenentel’intero documento amministrativo informaticoA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comIl contrassegno digitaleLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  17. 17. Documento informatico sottoscritto con firma elettronicaIl documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul pianoprobatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle suecaratteristiche oggettive di qualità , sicurezza, integrità, immodificabilitàe identità dellautore o di chi ne ha certificato lautenticità.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa firma digitaleLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  18. 18. Una firma digitale può essere utilizzata per:●Approvare un documento●Indicare che è stata eseguita la revisione del documento●Accettare i termini di un documento●Rilevare e registrare eventuali modifiche (se consentite) aldocumento.●Certificare di essere lautore di un documento e che il documento nonè stato modificato dopo la certificazione.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa firma digitaleLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  19. 19. La Marca Temporale è il risultato della procedura informatica, con cui siattribuisce, ad uno o più documenti informatici, un riferimento temporaleopponibile ai terzi.La Marca Temporale è un servizio, acquistato presso un Ente Certificatore,che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a undocumento informatico, consentendo quindi di associare una validazionetemporale opponibile a terzi.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  20. 20. Il documento informatico trasmesso con PEC si intende inviato epervenuto al destinatario, all‘indirizzo elettronico da questi dichiarato.La trasmissione del documento informatico mediante PEC, equivale allanotificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.Una casella di posta elettronica certificata è una casella di postaelettronica alla quale è associata una funzione che al ricevimento dimessaggi di posta elettronica certificata rilascia delle ricevute diavvenuta consegna.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!
  21. 21. A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuolaLe fasi del processo di dematerializzazione
  22. 22. Ingresso del documento ANALOGICOmediante scansioneÈ necessario dotarsi di uno scanner di rete veloce da 30/40 pagineal minuto (fronte/retro) dotato di cassetto alimentatore per glioriginali e corredato da software per acquisizione, OCR ed editingdei documenti.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuolaIl processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
  23. 23. Documenti accessibiliAl fine di ottenere da un processo di scansione, undocumento che rispetti le regole dellaccessibilità ènecessario aver configurato il software dacquisizione inmodo tale che il file di risulta venga salvato in modalità PDFtesto (non PDF immagine)A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuolaIl processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
  24. 24. Attenzione alla dimensione finale del filedestinato allarchiviazione digitale.È consigliabile tenere un rapporto qualità/peso deldocumento tale da non determinare una eccessiva perdita diqualità e di contenuti o una eccessiva occupazione di spazionegli archivi digitali. Per documenti di testo come circolari,lettere ecc. tenere una risoluzione minima di 250/300 pxA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuolaIl processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
  25. 25. Software per la conversione e il salvataggio in formatoPDF di documenti digitali di varia natura comprese email epagine web.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuolaIl processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
  26. 26. Software per la conversione e il salvataggio in formatoPDF, Appartengono a questa famigliaDi programmi i software che, installandouna stampante virtuale consentono,attraverso le normali procedure di stampa offerte dai varisoftware, la stampa o più precisamente il salvataggio didocumenti attivando semplicemente la stampa degli stessi.Anche in questo caso è opportuno verificare laconfigurazione dei programmi affinché possano salvare i filesnella modalità accessibile precedentemente indicata.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuolaIl processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
  27. 27. FaxModem fax e relativo software che consente ai fax di esserericevuto direttamente in formato elettronico da un computer.Il fax digitale è rappresentato sempre con una immagine epertanto dovrà anchesso ssere sottoposto alla conversionein formato PDF testo (accessibile).A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuolaIl processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
  28. 28. Suite OpenOffice con aggiunta di plugin PDF Importer.Con OpenOffice si creano PDF da qualsiasi documentocompresi quelli creati con MSOffice della Microsoft;laggiunta di PDF importer ad OpenOffice consente di editareun PDF, operazione molto utile ad per esempio per attribuiremanualmente una segnatura di protocollo (in attesa diattivare una procedura di automazione per tale operazione)A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuolaIl processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
  29. 29. INPUT del documento: Ingresso da modem-fax1.Aprire la cartella configurata per il salvataggio dei fax ricevuticon il computer (Il file é una immagine TIFF)2.Selezionare il file ed aprirlo con un qualsiasi visualizzatore diimmagini (lo stesso software utilizzato per la ricezione dei faxdovrebbe essere dotato del proprio visualizzatore)3.Attivare la procedura di stampa e selezionare la stampantevirtuale PDF4.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nome seguendoquesto schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmentecodificato]5.Sottoporre ad OCR il fileA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuolaIl processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
  30. 30. Ingresso da pagine web, email e altri software diediting/reading non di back-office1.Aprire la pagina web (es. Webmail) oppure il software clientdi posta (es. Outlook) oppure aprire/creare un file particolarecon il relativo software.2.Attivare la procedura di stampa e selezionare la stampantevirtuale PDF3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nomeseguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggettopossibilmente codificato]A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuolaIl processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
  31. 31. Ingresso da files di back-office (doc, xls, ppt, odt, ecc)1.Aprire/creare il file con una applicazione OpenOffice.2.Attivare la procedura di esportazione in formato PDF (nellabarra deglistrumenti di openoffice é presente licona)3.Salvare il file PDF (suggerisco di comporre il nomeseguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggettopossibilmente codificato]A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuolaIl processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
  32. 32. Processo amministrativo1.Se dotati di apposito software automatico, sottoporre il file allasegnatura di protocollo, altrimenti aprire il PDF con OpenOffice,applicare la segnatura di protocollo e salvare il file PDF(suggerisco di comporre il nome seguendo questo schema [anno][num.prot.][breve oggetto possibilmente codificato]2.Se necessario, certificare il documento con firma digitale.3.Se necessario, aprire un nuovo fascicolo/pratica o associare ildocumento ad un processo già esistente4.inserire il documento nel processo amministrativo di pertinenza(mediante procedura automatica per il workflow documentale ocon altri sistemi di smistamento verso i responsabili delleprocedure)A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLa dematerializzazione dei documenti a scuolaIl processo di dematerializzazionestrumenti e servizi
  33. 33. La dematerializzazione dei documenti a scuolaA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comD.M. 23/1/2004art. 1, co. 2, lett. a)Documento statico non modificabile“documento informatico redatto inmodo tale per cui il contenuto risultinon alterabile durante le fasi di accessoe di conservazione nonchè immutabilenel tempo; a tal fine il documentoinformatico non deve conteneremacroistruzioni o codice eseguibile, talida attivare funzionalità che possanomodificare gli atti, i fatti o i dati nellostesso rappresentati”D.M. 23/1/2004art. 1, co. 2, lett. a)Documento statico non modificabile“documento informatico redatto inmodo tale per cui il contenuto risultinon alterabile durante le fasi di accessoe di conservazione nonchè immutabilenel tempo; a tal fine il documentoinformatico non deve conteneremacroistruzioni o codice eseguibile, talida attivare funzionalità che possanomodificare gli atti, i fatti o i dati nellostesso rappresentati”La conservazione sostitutiva(Deliberazione CNIPA 11/2004 e DPCM 13 genn. 2004)La conservazionesostitutiva del documentoanalogico si ottienemediante lamemorizzazionedell’immagine deldocumento su un supportoche permette di leggeretale atto nel tempo e chegarantisce l’assolutainalterabilità nella forma enel contenuto dell’attostesso, rendendo ilsuddetto documento staticoe non modificabile.
  34. 34. La dematerializzazione dei documenti a scuolaDocumento analogico originale“documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questosecondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altrescritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se inpossesso di terzi” (art. 1, co. 1, lett. c, Deliberazione CNIPA n. 11/2004);Art. 4, comma 4, Deliberazione CNIPA n. 11/2004“La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, èconsentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazionesostitutiva […] ”Art. 4, comma 4, DMEF 23 gennaio 2004“La distruzione di documenti analogici, di cui e obbligatoria la conservazione, econsentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale”Art. 23, commi 4 e 5, CAD“Per la validità del documento analogico originale unico si rende possibile unaconservazione sostitutiva a cura del solo detentore cartaceo”A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comDistruzione del documento analogico unicole fonti
  35. 35. La dematerializzazione dei documenti a scuolaCircolare 36/E dell’Agenzia delle Entrate e Art. 4,comma 3, DMEF 23 gennaio 2004Gli originali analogici unici possono essere distrutti soltantodopo l’intervento del Pubblico Ufficiale che dichiara laconformità della copia sostitutivaLa suddetta regola è stata superata dal nuovo testo deicommi 4 e 5, art. 23 del CADA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comDistruzione del documento analogico unico
  36. 36. La dematerializzazione dei documenti a scuola●Deve garantire (anche mediante verbalizzazione) latracciabilità delle operazioni effettuate durante il processodi conservazione;●La tracciabilità è necessaria per facilitare le operazioni dicontrollo e verifica;●La tracciabilità è utile per monitorare e mappare l’iter deldocumento e di risalire a tutti i soggetti che hannoacceduto al sistema informatico.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comIl ruolo del responsabile della conservazione
  37. 37. La dematerializzazione dei documenti a scuolaArt. 5 Deliberazione CNIPA n. 11/2004●Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, intutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che,per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delleoperazioni ad esse delegate.●Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o inparte, ad altri soggetti, pubblici o privati, i quali sono tenuti ad osservare quantoprevisto dalla presente deliberazione.●Nelle amministrazioni pubbliche il ruolo di pubblico ufficiale è svolto dal dirigentedellufficio responsabile della conservazione dei documenti o da altri dallo stessoformalmente designati, fatta eccezione per quanto previsto dallart. 3, comma 2,e dallart. 4, commi 2 e 4, casi nei quali si richiede lintervento di soggetto diversodella stessa amministrazione.A cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comLe funzioni del responsabile della conservazione
  38. 38. La dematerializzazione dei documenti a scuolaA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comArchivi digitali: i raccoglitori
  39. 39. La dematerializzazione dei documenti a scuolaA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comArchivi digitali: elenco dei documenti
  40. 40. La dematerializzazione dei documenti a scuolaA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comCampi di ricerca personalizzabili
  41. 41. La dematerializzazione dei documenti a scuolaA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comInseriamo un documentoClick suClick su
  42. 42. La dematerializzazione dei documenti a scuolaA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comCompiliamo i Campi di ricerca
  43. 43. La dematerializzazione dei documenti a scuolaA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comAlleghiamo un File da discoClick suClick su
  44. 44. La dematerializzazione dei documenti a scuolaA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comAlleghiamo un File da disco
  45. 45. La dematerializzazione dei documenti a scuolaA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comAlleghiamo un File da disco
  46. 46. La dematerializzazione dei documenti a scuolaA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comÉ possibile aprire il file archiviato
  47. 47. La dematerializzazione dei documenti a scuolaA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comAcquisire il file da scanner
  48. 48. La dematerializzazione dei documenti a scuolaA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.comFascicolazione automatica e manuale
  49. 49. La dematerializzazione dei documenti a scuola?Si può fare!Buona dematerializzazione a tuttiMario VariniA cura di Mario Varini Direttore sga I.C. Di Castellucchio (MN) mario.varini@gmail.com
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