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Manual ou Metodologia para Modelagem de Processos Usando Business Process Management BPM
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Manual ou Metodologia para Modelagem de Processos Usando Business Process Management BPM

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Uma proposta de uma metodologia para modelagem de processos com base em BPM.

Uma proposta de uma metodologia para modelagem de processos com base em BPM.

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Transcript

  • 1. Manual para Modelagem de Processos Alice Gonçalves Santos, Fernanda Garcia Santos, Filipe Antonio Teles Mendes, Gisélia Magalhães Cruz, Jaguaraci Silva, João Vitor Vilas Boas de Freitas, Menandro Ribeiro Santana e Saulo Oliveira Pastor
  • 2. 20:25 18:21 Motivação • A Residência – idéia inicial • Modelagem de Processos de Negócio – BPM1 • Importância do uso de metodologia – Reformulação da idéia inicial • Generalizando (Metodologia, padronização, plano de projeto) 2
  • 3. 20:25 18:21 Plano de Projeto • Padronização • Escolha de Ferramenta • Metodologia 3
  • 4. 20:25 18:21 Padronização • Objetivo: apoiar a equipe de modelagem na definição de padrões a serem seguidos durante determinadas etapas definidas na Metodologia base para o processo de modelagem de processos. • A padronização visa apoiar os seguintes aspectos: – Nomenclatura; – Notação dos elementos a serem usados na modelagem; – Posicionamento dos elementos ; – Nível de detalhamento para a modelagem e quantidade de passos para um processo específico. 4
  • 5. 20:25 18:21 Escolha de Ferramenta • Objetivo: apoiar a organização na avaliação e escolha de uma ferramenta de modelagem de processos que esteja de acordo com o escopo do projeto definido pela organização. 5
  • 6. 20:25 18:21 Metodologia - Etapas 6
  • 7. Emoldurar Processos
  • 8. 18:21 Etapa 1 – Emoldurar Processos • Objetivo: entender o contexto dos processos através de uma documentação detalhada da organização, possibilitando uma visão geral dos seus processos e atividades. • Atividades: 1. Documentar a missão, estratégia, metas e objetivos da organização; 2. Preparação da Modelagem; 3. Descrever as metas dos processos e o ambiente; 3.1. Modelo de Objetivos 4. Construir o Mapa Geral do Processo 4.1. Estrutura Organizacional 4.2. Mapa Geral de Processos
  • 9. 18:21 Modelo de Objetivos • Objetivo: descrever os objetivos da empresa e todas as questões associadas para atingi-los. • Preocupa-se com os seguintes aspectos: 1. Quais os objetivos mais importantes e as prioridades desses objetivos; 2. Como cada objetivo é relacionado aos outros e quais problemas dificultam a realização das metas.
  • 10. 18:21 Modelo de Objetivos O modelo de objetivos está dividido em duas etapas: • Diagrama: mostra os objetivos hierarquicamente, focando nos relacionamentos e prioridades além de identificar os problemas associados aos mesmos ; • Documento: descreve detalhadamente os objetivos identificando além dos problemas, os atores e processos associados, finalidade e grau de criticidade.
  • 11. 18:21 Construir o Mapa Geral do Processo • Descrição: obter um esboço dos processos da organização e seus relacionamentos. • Estrutura Organizacional Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando o alcance de objetivos e resultados estabelecidos. (Djalma, 1990).
  • 12. 18:21 Mapa Geral de Processos • Descrição: mapear as atividades de negócio da organização. • Mapear os processos internos é uma atitude que permite que a empresa se torne mais competitiva, otimizando o tempo e alcançando melhores resultados.
  • 13. 18:21 Mapa Geral de Processos • O mapeamento de processos define claramente como funciona os macros e sub-processos, seus relacionamentos, quem realiza cada atividade e quando. • Relacionamento: 1:M - M:1, M:M - M:1 ou 1:M - M:M.
  • 14. Compreender Processo AS IS
  • 15. 20:25 18:21 Etapas do Processo AS-IS • Preparação da modelagem; • Descrição da equipe envolvida no processo; • Construção de diagramas; • Avaliação do modelo obtido. 15
  • 16. 20:25 18:21 Preparação da Modelagem • Objetivo: obter os subsídios necessários ao processo de modelagem. • Atividades: – Coletar documentos; – Definir sala dos consultores da modelagem; – Definir equipe de entrevistadores; – Definir número de entrevistadores; – Definir número de entrevistados por entrevista; – Definir local e duração das entrevistas. 16
  • 17. 20:25 18:21 Preparação da Modelagem • Documentos Gerados – Documento de Preparação • Utiliza o Template 07 – Documento de Recursos • Utiliza o Template 11 17
  • 18. 20:25 18:21 Descrição da Equipe Envolvida no Processo • Objetivo: Escolher os participantes dos processos da empresa que serão colaboradores da equipe de modelagem. • Atividades: – Coletar informações referentes a cada um dos participantes dos processos; – Analisar as informações coletadas; – Designar funções aos escolhidos. 18
  • 19. 20:25 18:21 Descrição da Equipe Envolvida no Processo • Documentos Gerados – Documento de descrição da equipe • Utiliza o Template 06. 19
  • 20. 20:25 18:21 Construção de Diagramas • Objetivo: Construir diagramas que representem o processo da empresa de forma detalhada. • Diagramas Gerados – Handoff; – Fluxo; – Atividades. 20
  • 21. 20:25 18:21 Diagrama Handoff • Objetivo: Possibilitar uma visão geral dos processos envolvidos em uma determinada tarefa, dando ênfase aos envolvidos (atores) no procedimento. • Componentes: – Evento Inicial; – Evento Final; 21
  • 22. 20:25 18:21 Diagrama Handoff • Componentes(continuação): – Representação em raias dos participantes do processo; – Operadores Lógicos: • Fluxos alternativos; • Fluxos concorrentes; – Decisões de processo; – Loops significantes; 22
  • 23. 20:25 18:21 Diagrama Handoff • Construção do Diagrama de Handoff – 1ª Abordagem • Identificar os atores do processo; • Identificar evento inicial; • Identificar a seqüência de interação dos atores com o processo; • Validar o diagrama a partir da criação de cenários. 23
  • 24. 20:25 18:21 Diagrama Handoff • Construção do Diagrama de Handoff – 2ª Abordagem • Identificar Processos (brainstorming); • Identificar e criar diagrama com a seqüência de execução dos processos; • Agrupar, no diagrama, os passos executados seqüencialmente por um mesmo ator em um único passo; • Validar o diagrama a partir da criação de cenários. 24
  • 25. 20:25 18:21 Diagrama de Fluxo • Objetivo: Detalhar a execução das principais partes do processo, tendo como base o diagrama Handoff. • Componentes: – Componentes do diagrama de Handoff; – Mecanismos de Handoff; – Fluxo de Dados; – Mídia Usada. 25
  • 26. 20:25 18:21 Diagrama de Fluxo • Questionamentos – O que faz esse passo prosseguir? – Quem mais está envolvido nesse passo? – O nome desse passo reflete o seu resultado? – Todas as saídas são representadas? – No caso de um Handoff, como o trabalho é passado adiante? 26
  • 27. 20:25 18:21 Diagrama de Atividades • Objetivo: Descrever partes do processo que são confusas e/ou problemáticas. • Componentes: – Recursos; – Custos; – Sistemas; – Etc. 27
  • 28. 20:25 18:21 Avaliação do Modelo Obtido • Objetivo: Garantir a consistência dos modelos gerados para trabalhar com modelos mais próximos do real. Essa avaliação é feita a partir da interação com os envolvidos nos processos modelados. • Etapas – Validação dos Diagramas/Documentos; – Homologação dos Diagramas/Documentos; 28
  • 29. 20:25 18:21 Avaliação do Modelo Obtido • Documentos Gerados – Termo de validação de diagrama; – Termo de validação de documento; – Diagramas Retificados; – Termo de homologação de documento; – Termo de homologação de diagrama; – Termo de homologação de processo. 29
  • 30. Projetar o Processo Desejado (TO BE )
  • 31. 18:21 Projetar o Processo Desejado • Objetivo: Definir a decisão a ser tomada em relação aos processos identificados em consonância com os objetivos e estratégias da organização; • Possíveis decisões: Manter o processo como ele está; Melhorar o processo; Abandonar e criar novo processo.
  • 32. 18:21 Projetar o Processo Desejado • Melhorar o processo: prever alterações estruturais nos processos identificados. • Alguns aspectos importantes: Melhoria é realizada de forma contínua; Mudança cultural na organização; Ampla participação para que as mudanças se tornem efetivas; Um processo por vez deve ter sua melhoria pensada e executada.
  • 33. 18:21 Projetar o Processo Desejado • Abandonar e criar um novo processo: visa alteração radical ao criar processos novos. • Alguns aspectos importantes: Mudança geral nos processos da organização; Mudanças culturais e estruturais dentro da organização; Processos criados do “Zero”; Mudanças implementadas em períodos distintos, com base na necessidade e urgência da organização.
  • 34. 18:21 Decidir quanto a uma abordagem • Objetivo: Orientar a organização na decisão a respeito da melhor abordagem a ser seguida a partir dos processos identificados. • Características: Baseia-se na identificação de passos ou aspectos chave que afetam o modelo (gargalos, redundância entre processos, ociosidade de execução, qualidade e objetividade do fluxo de atividades).
  • 35. 18:21 Decidir quanto a uma abordagem • Documentos gerados: Utiliza o Template 08 (Reunião); Utiliza o Template 10 (Avaliação do Processo Atual);
  • 36. 18:21 Definir características do processo desejado • Objetivo: Analisar a criação de novos processos, tendo como base a identificação das características ligadas aos vários habilitadores relacionados com os processos específicos. • Habilitadores: Tecnologia da Informação; Medidas de Qualidade; Pessoas Envolvidas; Recursos Necessários.
  • 37. 18:21 Definir características do processo desejado • Características: Geração e documentação de idéias; Escolha da idéia; Criação dos Diagramas de Handoff.
  • 38. 18:21 Definir características do processo desejado • Documentos gerados: Utiliza o Template 02 (Entrevista); Utiliza o Template 08 (Reunião); Utiliza o Template 10 (Avaliação do Processo Atual); Utiliza o Template 11 (Recursos).
  • 39. 18:21 Viabilidade do Processo Desejado • Objetivo: Verificar a viabilidade da implantação do processo. • Características: Utilização de simulações e reuniões de verificação com os envolvidos diretos na mudança do processo.
  • 40. Conclusão
  • 41. 20:25 18:21 Aprendizado • Consolidando os conceitos de modelagem de processos de negócio • Base forte para aplicação de modelagem de processos de negócio • Gerência de Projeto • Lidar com pessoas, trabalhar em equipe 41
  • 42. 20:25 18:21 Dificuldades • Lidar com pessoas, trabalhar em equipe • Gerenciar as versões • Falta de material • Falta de experiência 42
  • 43. 20:25 18:21 Trabalhos futuros • Aplicar a metodologia para os estudos de caso DCC/CPD. • Extender a metodologia para Sistemas de Software. • Revisar a metodologia agregando outros materiais, qualidade, padrões e erros encontrados. 43

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