Guía de inicio Sage Simply Accounting
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Guía de inicio Sage Simply Accounting

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Manual de inicio del Software Contable Sage Simply Accounting, preparado para las Normas NIC y NIIF.

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  • 1. Sage Simply Accounting Guía para comenzar 2012
  • 2. Introducción.................................................................................................................................1 Configurar su empresa..............................................................................................................4 Configurar clientes y proveedores....................................................................................... 14 Configurar artículos........................................................................................................ 17 Configurar la nómina...................................................................................................... 19 Configurar proyectos...................................................................................................... 21 Tareas fundamentales............................................................................................................ 24 Reportes.....................................................................................................................................27 Administración del sistema...................................................................................................28 Requisitos del sistema............................................................................................................32 Servicios de negocios..............................................................................................................33 2012 2012 SageSimplyAccounting Guía para comenzar
  • 3. INTRODUCCIÓN Introducción ¡Bienvenido a Sage Simply Accounting! Utilice esta guía para ayudarle a instalar Sage Simply Accounting y también configurar los datos de su empresa para que usted pueda empezar a utilizarlo lo más pronto posible. En esta guía, usted aprenderá como: Configurar su empresa Activar preferencias que se ajustan a sus necesidades comerciales Obtener ayuda cuando tiene preguntas Asegurar los datos de su empresa Ingresar transacciones comerciales comunes Nota: Sage Simply Accounting está disponible en varias ediciones para acomodar las necesidades de pequeñas empresas. Esta guía describe las siguientes ediciones: Sage Simply Accounting Pro, Sage Simply Accounting Superior y Sage Simply Accounting Corporativo. Para aprender más acerca de las funciones en Sage Simply Accounting, lea la sección Novedades que se encuentra en la Ayuda. Sage Simply Accounting Información sobre la instalación Mi Nombre de Empresa: Mi ID de Cuenta de Sage: Mi Número de Serie de Sage Simply Accounting: Mi Código Clave de Instalación: Guía para comenzar 2012 1
  • 4. INTRODUCCIÓN La ventana Principal La ventana Principal está diseñada para brindar eficiencia, facilidad de empleo y acceso rápido a las funciones que utiliza mas frecuente. Puede rápidamente tener una perspectiva general de su negocio y luego seguir los diagramas de proceso de trabajo para encontrar las tareas específicas que desea realizar. Si está actualizando desde una versión anterior de Sage Simply Accounting, puede acceder fácilmente a la ventana principal clásica con la que está familiarizado al pulsar Cambiar a Vista Clásica. Pulse una de las opciones de la barra de navegación en la izquierda para obtener diagramas de proceso de trabajo, listas, reportes y acceso rápido a tareas. ¡En Accesos Directos, pulse Personalizar para agregar sus propios vínculos rápidos a otras tareas! Cómo Obtener Ayuda Hay una variedad de opciones disponibles para cuando usted tenga preguntas. Obtenga Ayuda mientras Trabaja Utilice la Ayuda integrada y la Ayuda en línea para buscar respuestas a sus preguntas. Ingrese una pregunta en una ventana de Sage Simply Accounting o en la ficha Buscar en la Ayuda. Examine la lista de resultados y luego seleccione un tema de Ayuda que desea ver. Abra el Centro de Aprendizaje para ver las novedades y acceder a los últimos cursos de capacitación, las preguntas frecuentes y los tutoriales en video. Utilice el Lector de Fuentes RSS integrado para ver el estado de las entradas en el foro y agregar sus propias fuentes a otros recursos en línea. 2 Guía para comenzar 2012
  • 5. INTRODUCCIÓN Recursos de Asistencia en Línea En cualquier momento, usted puede buscar la base de conocimientos de Sage Simply Accounting y usar otros recursos de asistencia del producto en http://es.simplyaccounting.com/supportTraining/. Comuníquese con otros profesionales de pequeñas empresas y representantes de Sage Simply Accounting en la Comunidad en Línea de Sage Simply Accounting al visitar www.simplyaccounting.com/community/.¡El Centro de Aprendizaje en Sage Simply Accounting pone a su disposición directamente el contenido de la Comunidad! Capacitación de la Universidad de Sage Abra el Centro de Aprendizaje para tener acceso a videos y cursos disponibles a Cualquier Hora ofrecidos por la Universidad de Sage en www.sageu.com. Contactar Sage para Obtener Asistencia Si no puede encontrar la respuesta a su pregunta por medio de la Ayuda, la Base de Conocimientos u otros recursos de autoayuda, comuníquese con nosotros para obtener asistencia. Contáctenos de lunes a viernes de 6 a.m. a 5 p.m. hora del Pacífico. INFORMACIÓN DE CONTACTO Ventas al Cliente: 1-866-797-8395 Servicio al Cliente: 1-866-407-7146 Asistencia Técnica: 1-866-297-5318 En línea: http://es.SimplyAccounting.com Nota: Todos los clientes reciben soporte en línea GRATUITO para un caso dentro de un plazo de 60 días después de registrar el producto. Visite http://www.simplyaccounting.com/2012support.1 ¡Conéctese al Internet para dialogar con un especialista del servicio al cliente! Trabajar con un Experto de Sage Simply Accounting ¡Obtenga la ayuda necesaria de expertos en contabilidad! Sage tiene una extensa red de Asesores Principales y de Consultores Certificados para brindar soporte a todas las fases del desarrollo de negocios e instalación del software de contabilidad. Para buscar un experto en su región, visite http://www.simplyaccounting.com/findconsultant. 1Se debe usar dentro de un plazo de 60 días después de registrar el producto. Los especialistas de la asistencia técnica se reservan el derecho de limitar los diálogos por Internet a una hora. Guía para comenzar 2012 3
  • 6. CONFIGURAR SU EMPRESA Configurar su empresa Cómo Prepararse para Crear Su Empresa A menos que comience a utilizar Sage Simply Accounting cuando arranca su negocio, debe conocer sus saldos de cuenta desde la fecha que comienza a utilizar y registrar transacciones en Sage Simply Accounting. Pasos a Realizar Antes de Crear Su Archivo de Empresa 1. Decida cual va a ser su Fecha de Transacción Más Antigua. Ésta es la fecha en la que usted convierte su sistema de contabilidad antiguo (si tuvo uno) a Sage Simply Accounting. ¿Cuál Fecha Elijo? Esta fecha es un factor importante, si bien aún podrá modificar esta fecha después de ingresarla en Sage Simply Accounting. Hay dos buenas elecciones: El primer día de su año fiscal. Para la mayoría de las pequeñas empresas, esta fecha es el inicio del año calendario. Seleccionar esta fecha le ofrece la opción de ingresar todos sus datos desde el inicio del año para que tenga toda la información financiera del año actual en el sistema. El primer día de un periodo fiscal. Comience del principio de un periodo contable conocido. Éste será generalmente el principio de un mes o un trimestre. Es una buena opción si está en la mitad del año actual y no quiere volver a ingresar toda la información financiera en Sage Simply Accounting. Necesita conocer los saldos de sus cuentas del año hasta la fecha y deberá ingresar una o más facturas históricas para los montos pendientes que le deben sus clientes y para los montos por pagar a los proveedores. Si controla inventarios, deberá conocer el costo de bienes vendidos a la fecha, el saldo de apertura y el valor de cada artículo que controla. 2. Prepare un Reporte de Balance de Comprobación a la fecha de inicio. ¿Qué es un Balance de Comprobación? Si tiene tiempo haciendo negocios, deberá referirse a este reporte para actualizar Sage Simply Accounting después de crear su empresa. El Balance de Comprobación enumera todos sus saldos de cuenta (activos, pasivos, activos netos, ingresos y gastos) desde una fecha proporcionada. Pídale su contador este reporte a la fecha de conversión que elija. Si esta convirtiendo desde otro sistema de contabilidad informatizado tal como QuickBooks, podría imprimir el reporte si mismo. Entonces, si convierte a Sage Simply Accounting el 1ro. de enero del 2012, necesitará el reporte de balance de comprobación al 31 de diciembre del 2011. 3. Junte todas facturas por cobrar a los clientes y todas facturas por pagar a los proveedores. 4. Si tiene empleados, junte los registros y la información de la nómina de sus empleados. 5. Haga una lista de artículos que vende. Si controla artículos de inventario, determine por cada artículo la cantidad disponible a la fecha de inicio y el valor de apertura. 4 Guía para comenzar 2012
  • 7. CONFIGURAR SU EMPRESA 6. Si tiene proyectos, junte la siguiente información por cada proyecto: la fecha de inicio, el estado y los saldos de ingresos y gastos de apertura. Guía para comenzar 2012 5
  • 8. CONFIGURAR SU EMPRESA Cómo Crear una Nueva Empresa El Asistente de Configuración de Nueva Empresa sirve de guía durante el proceso de creación de una nueva empresa en unos pasos simples. Durante el proceso, el asistente le solicita que ingrese detalles acerca de su empresa, tales como el nombre de su empresa, dirección, números de teléfono y el tipo de negocio y de industria en la que trabaja. Pulse el botón Siguiente para avanzar o el botón Regresar para regresar y revisar la información que ingresó. Si tiene problemas, pulse el botón Ayuda para obtener asistencia. 1. Ingrese el nombre y la dirección de su empresa. 2. Ingrese las fechas de inicio y de fin del año fiscal y la fecha de Transacción Más Antigua. 3. Si está comenzando, permita que Sage Simply Accounting cree una lista de cuentas para usted. Permita que Sage Simply Accounting cree la lista de cuentas que utilizará para controlar su negocio. Algunas cuentas son específicas para la industria. Entonces, seleccione su industria para obtener la lista de cuentas que se adecuen a sus necesidades comerciales. Si no sabe que tipo de industria escoger, seleccione Otro. Siempre puede modificar su lista de cuentas más tarde. 6 Guía para comenzar 2012
  • 9. CONFIGURAR SU EMPRESA 4. Seleccione la estructura de propiedad, tipo de industria y de empresa. 5. Pulse Ver Lista de Cuentas para ver la lista completa de cuentas que se crearán para su empresa. Sage Simply Accounting Superior y Sage Simply Accounting Corporativo Pulse el botón Rangos de Cuentas para expandir o cambiar el rango de sus grupos de cuentas. Para aprender más, busque “expandir números de cuenta” en la Ayuda. 6. Acepte el nombre de archivo sugerido (su nombre de empresa) o ingrese un nombre diferente. 7. Acepte la ubicación sugerida o pulse Buscar para navegar a una carpeta diferente. Guía para comenzar 2012 7
  • 10. CONFIGURAR SU EMPRESA 8. Pulse Finalizar y Sage Simply Accounting creará su empresa. Cómo Revisar y Modificar las Especificaciones Ahora que ha configurado su empresa, está listo para revisar sus especificaciones de empresa y actualizar sus libros. En Sage Simply Accounting, las especificaciones están divididas en los siguientes tipos: Especificaciones del Sistema Preferencias del Usuario Especificaciones de reportes y formularios Encontrará las especificaciones del sistema, agrupadas por módulo, en la ventana Especificaciones. Las opciones de la copia de seguridad y las especificaciones que afectan más de un módulo están ubicadas en el grupo Empresa. Hay tres especificaciones del sistema que son importantes y que debería revisar. Impuestos a las Ventas Monedas Extranjeras Cuentas Vinculadas Impuestos a las Ventas En Sage Simply Accounting puede configurar los impuestos a las ventas así como definir códigos fiscales, incluyendo códigos de exención de impuestos para clientes y proveedores y así adaptarse a los requisitos de su negocio y de las autoridades fiscales. Sugerencia Asigne códigos fiscales a los clientes, proveedores y artículos para simplificar los cálculos de impuestos cuando procesa una transacción. Para aprender más, busque “Acerca de impuestos a las ventas” y “Cómo modificar un código fiscal” en la Ayuda. Monedas Extranjeras Si tiene clientes o proveedores que residen en el extranjero, Sage Simply Accounting puede configurarse para contabilizar las operaciones en una moneda extranjera. Esto le permite crear cuentas bancarias en moneda extranjera, agregar precios extranjeros a sus artículos de inventario y servicio, pagar facturas y recibir pagos sin tener que convertir manualmente los montos a o desde otra moneda, y mostrar los reportes con montos tanto en moneda extranjera como en su equivalente en su moneda local. Sage Simply Accounting Pro admite 2 monedas; Superior y las ediciones superiores admiten una cantidad ilimitada de monedas. Para aprender más, busque “Trabajar con monedas extranjeras” en la Ayuda. 8 Guía para comenzar 2012
  • 11. CONFIGURAR SU EMPRESA Cuentas Vinculadas Sage Simply Accounting utiliza cuentas vinculadas para actualizar todas las cuentas relacionadas automáticamente cuando procesa una transacción. Las cuentas vinculadas reducen el tiempo que gasta en asignar montos a sus cuentas cuando procesa una transacción. Por ejemplo, cuando realiza una venta, el monto que su cliente le debe aumenta, las cantidades en inventario se reducen y Sage Simply Accounting registra cualquier impuesto a las ventas, cargos de flete y descuentos por pago adelantado en las cuentas apropriadas. Cuando Sage Simply Accounting construye su lista de cuentas, las cuentas vinculadas serán configuradas para usted. Si desea realizar cambios en sus cuentas vinculadas, podrá editarlas una a la vez o puede utilizar el asistente de Cuentas Vinculadas, si necesita agregar o editar varias cuentas vinculadas. Para aprender más, busque “Acerca de cuentas vinculadas” en la Ayuda. Preferencias del Usuario Puede personalizar Sage Simply Accounting para adaptarlo a las necesidades de ciertos usuarios. Por ejemplo, puede ocultar módulos que el usuario no necesita acceder o cambiar la terminología del español común a la terminología contable. Para aprender más, busque “Acerca de preferencias del usuario” en la Ayuda. Opciones de Reportes y Formularios Las opciones de reportes definen las especificaciones predeterminadas de impresión para los reportes. Puede cambiar estas especificaciones en cada reporte. Seleccione el tipo de formulario para los formularios de negocios que utiliza, tal como cheques y facturas. Puede personalizar cualquier Formulario de Sage Simply Accounting en el Diseñador de Formularios integrado de Sage Simply Accounting para ajustarlo a sus necesidades comerciales. Configure Sage Simply Accounting para recordarle cuando tiene que ordenar nuevos cheques. Guía para comenzar 2012 9
  • 12. CONFIGURAR SU EMPRESA Para aprender más acerca de la personalización de sus formularios de negocios, busque "Cómo personalizar un formulario" en la Ayuda. Cómo Agregar o Modificar Cuentas El Asistente de Configuración de Nueva Empresa crea una serie de cuentas para su negocio. Ahora puede agregar más cuentas, ocultar o quitar cuentas que no necesita o editar las cuentas en la lista. Lo Básico de Cuentas Nombre y Numeración. Sage Simply Accounting asigna números a las cuentas con el beneficio de que puede identificar el tipo de cuenta sólo por su número de cuenta. Sugerencia Puede elegir ocultar números de cuentas en transacciones y reportes. Estas especificaciones se encuentran en la ventana Especificaciones, en el grupo General, bajo Numeración. La mayoría de las empresas siguen la misma agrupación estándar de cuentas: Rango de Números Grupo de Cuentas 1000 - 1999 Activo 2000 - 2999 Pasivo 3000 - 3999 Activo Neto 4000 - 4999 Ingresos 5000 - 5999 Gastos 10 Guía para comenzar 2012
  • 13. CONFIGURAR SU EMPRESA Tipos de Cuentas. Sage Simply Accounting utiliza Tipos de Cuentas para determinar cómo las cuentas y los totales se reportan en los reportes financieros. Tipo Descripción H Título de Grupo. Una subdivisión de uno de los 5 grupos principales de cuentas; por ejemplo, Activos Circulantes. No se utiliza en transacciones. A Cuenta de Subgrupo. Parte de un grupo mayor de cuentas que tiene un subtotal. Se utiliza en transacciones. S Subtotal. Total de todas las cuentas de subgrupo que lo preceden en la lista de cuentas. No se utilizan en transacciones. G Cuenta de Grupo. Una cuenta autónoma cuyo saldo no es parte de un subtotal. Esta cuenta se utiliza en transacciones. T Total de Grupo. Una acumulación de todos los subtotales y todas las cuentas de grupo que lo preceden en la lista de cuentas. No se utiliza en transacciones. El tipo de cuenta X se reserva para la cuenta definida por el sistema Ganancias Actuales. Sage Simply Accounting calcula el saldo de cuenta automáticamente—ingresos menos gastos, a la fecha de la sesión actual. Clases de Cuenta. Éstas son subcategorías de los grupos principales de cuenta. Por ejemplo, Banco es un tipo particular de cuenta de Activos. Cuando la Clase de Cuenta = Banco, campos adicionales están disponibles para la banca electrónica: Guía para comenzar 2012 11
  • 14. CONFIGURAR SU EMPRESA Para aprender más, busque “Como agregar o modificar una cuenta” en la Ayuda. Ingresar Saldos de Cuentas Si tiene tiempo administrando su negocio, ya tiene saldos para agregar a sus cuentas—por ejemplo, el monto total que sus clientes le deben. Ingrese sus saldos de cuenta de apertura en Sage Simply Accounting para asegurar que sus registros de negocio son precisos. Puede agregar cuentas e ingresar saldos de cuenta de apertura en el Libro de Cuentas o en la Guía de Configuración. 1. Encuentre su reporte de Balance de Comprobación más reciente—la fecha del reporte debe ser un día antes de la Fecha de Transacción Más Antigua que eligió en el Asistente de Configuración de Nueva Empresa. 2. En el menú Configuración, seleccione Guía de Configuración y luego pulse la opción Cuentas. 3. Para cada cuenta, ingrese el saldo de cuenta del balance de comprobación. 12 Guía para comenzar 2012
  • 15. CONFIGURAR SU EMPRESA Si comienza a ingresar transacciones en Sage Simply Accounting a la fecha de inicio fiscal, su balance de comprobación será bastante simple—contendrá saldos sólo para sus cuentas de balance general y no para las cuentas de ingresos y gastos. Para aprender más, vea el tutorial en video de la Configuración de Cuentas en el Centro de Aprendizaje o busque “Cómo agregar o modificar una cuenta” y “Guía de Configuración” en la Ayuda. Verificar Saldos de Cuenta ¿Por qué recibí un mensaje acerca de la asignación de una diferencia? Si no actualiza todos sus saldos de cuentas, es posible que las cuentas no se compensen y que reciba un mensaje que le pida asignar la diferencia a una cuenta específica. Acepte la cuenta que Sage Simply Accounting sugiere o seleccione una cuenta diferente. Verifique el saldo en esta cuenta después de terminar de ingresar todos saldos de cuenta de apertura para asegurar que el saldo concuerda con sus registros. Para asegurar que ha ingresado sus cuentas y saldos correctamente, imprima un balance de comprobación en Sage Simply Accounting y cotéjelo con sus registros existentes. Para verificar sus cuentas: 1. Abra la página Empresa en la ventana principal y luego seleccione el icono Centro de Reportes del panel Reportes. Seleccione Reportes Financieros, Balance de Comprobación y luego Saldos Históricos de Apertura. 2. Pulse Mostrar para ver el reporte. 3. Para imprimir el reporte, asegúrese de que su impresora está configurada y luego seleccione Imprimir del menú Archivo o de la barra de herramientas. 4. Coteje los números de cuentas, nombres y saldos con sus registros existentes. Guía para comenzar 2012 13
  • 16. CONFIGURAR CLIENTES Y PROVEEDORES Configurar clientes y proveedores Ingresar Información de Clientes Cuando crea un registro de cliente, sólo necesita un nombre. Por supuesto, puede agregar más información de contacto y opciones predeterminadas cuando sea conveniente para usted. Puede ingresar clientes y saldos de apertura en el Libro de Clientes o en la Guía de Configuración. Para aprender más, vea el tutorial en video de la Configuración de Cliente en el Centro de Aprendizaje o busque “Cómo agregar o modificar un cliente” y “Guía de Configuración” en la Ayuda. 1. Ingrese el nombre del cliente u otro identificador único. 2. Agregue otros detalles acerca del cliente. Sugerencia ¿Está convirtiendo de QuickBooks®, Quicken® o MYOB®? Ejecute el Asistente de Importación para importar su información de clientes actuales. Para más información, busque “Cómo importar registros” en la Ayuda. 14 Guía para comenzar 2012
  • 17. CONFIGURAR CLIENTES Y PROVEEDORES Ingresar Saldos de Clientes Si tiene tiempo en una actividad comercial, es posible que algunos clientes le deban dinero a la fecha de transacción más antigua que ingresó durante el proceso de configuración de empresa. Necesita actualizar cada registro de cliente. Para cada cliente, determine el total del monto pendiente a la fecha de transacción más antigua y luego ingrese una factura histórica para este monto. Si desea registrar cada transacción con este cliente a la fecha, ingrese facturas y pagos históricos individualemente. 1. En la ficha Facturas Históricas del registro, pulse Facturas para registrar las facturas por cobrar a la fecha de transacción más antigua. 2. En la casilla de dialogo Facturas Históricas, ingrese la información de factura. Sugerencia El total de todas las facturas históricas no pagadas debe ser equivalente al saldo de apertura de la cuenta de Cuentas por Cobrar en su lista de cuentas. Ingresar Información de Proveedores Cuando crea un registro de proveedor, sólo necesita un nombre. Por supuesto, deseará agregar más información de contacto y opciones predeterminadas cuando sea conveniente para usted. Puede ingresar proveedores y saldos de apertura en el Libro de Proveedores o en la Guía de Configuración. Para aprender más, vea el tutorial en video de la Configuración de Proveedor en el Centro de Aprendizaje o busque “Cómo agregar o modificar un proveedor” y “Guía de Configuración” en la Ayuda. 1. Ingrese el nombre del proveedor u otro identificador único. 2. Agregue otros detalles acerca del proveedor. Guía para comenzar 2012 15
  • 18. CONFIGURAR CLIENTES Y PROVEEDORES Sugerencia ¿Está convirtiendo de QuickBooks®, Quicken® o MYOB®? Ejecute el Asistente de Importación para importar su información de proveedores actuales. Para más información, busque “Cómo importar registros” en la Ayuda. Ingresar Saldos de Proveedores Si tiene tiempo en una actividad comercial, es posible que deba dinero a proveedores a la fecha de transacción más antigua que ingresó durante el proceso de configuración de empresa. Necesita actualizar cada registro de proveedor. Para cada proveedor, determine el total del monto adeudado y luego ingrese una factura histórica para este monto. Si desea registrar cada transacción con este proveedor a la fecha, ingrese facturas y pagos históricos individualmente. 1. En la ficha Facturas Históricas del registro, pulse Facturas para registrar las facturas por cobrar a la fecha de transacción más antigua. 2. En la casilla de dialogo Facturas Históricas, ingrese la información de factura. Sugerencia El total de todas las facturas históricas no pagadas debe ser equivalente al saldo de apertura de la cuenta de Cuentas por Pagar en su lista de cuentas. 16 Guía para comenzar 2012
  • 19. CONFIGURAR ARTÍCULOS Configurar artículos Ingresar Información de Artículos Puede crear dos tipos de artículos en Sage Simply Accounting: Inventario. Son artículos físicos o tangibles. Sage Simply Accounting controla la cantidad disponible, la cantidad en orden para clientes y la cantidad en orden con proveedores. Cuando crea un artículo de inventario, debe definir una cuenta de Activos para controlar el valor de su inventario y una cuenta del Costo de Bienes Vendidos (CBV) para controlar su costo. En Sage Simply Accounting Corporativo, puede ingresar y controlar artículos de inventario serializados. Para más información, busque “inventario serializado” en la Ayuda. Servicios. Son artículos intangibles, tales como una tarifa de consultoría, o artículos para los cuales no controla la cantidad comprada o vendida. Cuando crea un artículo, defina una cuenta de ingresos o gastos para simplificar la entrada de datos. Configure una cuenta de Desviación si permite los niveles de inventario por debajo de cero. Para más información, busque “Como creo un registro de artículo” en la Ayuda. Sugerencia Si su negocio se basa únicamente en la venta de servicios o usted no necesita controlar inventarios en Sage Simply Accounting, debería sin embargo configurar artículos de servicio para que el ingreso de datos en la ventana de Ventas sea más fácil y consistente. Guía para comenzar 2012 17
  • 20. CONFIGURAR ARTÍCULOS Ingresar Cantidad y Valor de Apertura Para ingresar saldos de apertura para sus artículos de inventario: 1. Abra la página de Inventario y Servicios en la ventana Principal. En el panel Tareas, pulse con el botón derecho sobre ícono Inventario y Servicios y luego seleccione Agregar Inventario y Servicios en el menú. 2. Para cada artículo de inventario y servicio, en la ficha Historial, ingrese la cantidad y el valor de apertura para este artículo. En la ficha Estadísticas, es posible que también desee ingresar información acerca del artículo al año pasado y hasta la fecha cuando comenzó a utilizar Sage Simply Accounting. 3. Imprima un balance de comprobación (Saldos Históricos de Apertura) y luego imprima reportes de resumen del inventario para cada cuenta de activos. Si tiene cuatro cuentas de activos, luego imprimirá cuatro reportes. 4. Compare el total de cada reporte de resumen de inventario con la cuenta de activos apropiada. Si no son iguales, verifique sus asientos. 5. En Sage Simply Accounting Corporativo, para cada artículo serializado, ingrese números de serie para todas cantidades de apertura disponibles. Sugerencia El total de los saldos de apertura de un grupo de artículos de inventario debe ser equivalente al saldo de apertura de la cuenta vinculada de activos del inventario correspondiente en la lista de cuentas. 18 Guía para comenzar 2012
  • 21. CONFIGURAR LA NÓMINA Configurar la nómina Cómo Configurar La Nómina Cuando Sage Simply Accounting construye su lista de cuentas, todas las cuentas de nómina requeridas serán creadas para usted. Antes de agregar sus registros de empleados, configure: Los ingresos y las deducciones que utilizará en su negocio Los derechos que ofrece y como se calculan Las tasas fiscales para desempleo, compensación al trabajador y otros gastos del empleador Los gastos pagados por el empleador específicos a su negocio (gastos definidos por el usuario) Los saldos de inicio para los montos que debe a las autoridades de nómina También debería revisar las cuentas que utilizará para controlar los anticipos de nómina, pasivos de nómina, gastos de salarios y otros gastos de nómina. Todas las especificaciones de nómina se ubican de manera conveniente en el grupo Nómina en la ventana Especificaciones. Para aprender más, seleccione un artículo en el grupo Nómina y luego pulse el botón Ayuda. Ingresar Información de los Empleados 1. Puede ingresar información básica de los empleados (información de contacto, fecha de nacimiento, número de seguro social, fecha de contratación) en: Libro Mayor del Empleado: Abra la página de Empleados y Nómina en la ventana principal. En el panel Tareas, pulse con el botón derecho sobre el ícono Empleados y luego seleccione Agregar Guía para comenzar 2012 19
  • 22. CONFIGURAR LA NÓMINA Empleado en el menú. Guía de Configuración: En el menú Configuración, seleccione Guía de Configuración y luego la opción Empleado. 2. Para cada empleado, ingrese la siguiente información adicional: Impuestos. Agregue información fiscal, tal como el estado de empleo y los montos de petición federal y estatal del empleado. Ingresos. Seleccione los ingresos aplicables, ingrese tasas de pago y cálculos de vacaciones y luego la cantidad de períodos de pago por año. Deducciones. Seleccione las deducciones de origen aplicables e ingrese los montos de períodos de pago. Otros Gastos. Ingrese las contribuciones del período de pago para los gastos adicionales pagado por el empleador. Derechos. Registre cómo se calculan los derechos, tales como ausencias por enfermedad. Información adicional. Puede crear hasta 5 campos definidos por el usuario en los cuales ingresa información adicional del empleado. Si configura estos campos en el grupo Nómina en la ventana Especificaciones, entonces podrá ingresar información del empleado aquí. Memos. Agregue avisos y notas. Depósito Directo. Si ofrece depósito directo, active la opción en el registro del empleado y luego especifique las cuentas bancarias en las cuales se deposita el pago. Si ya ha procesado la nómina para el año, necesitará registrar la información histórica para imprimir los montos correctos en los formularios W2 del empleado al fin del año. Para cada empleado, ingrese los siguientes montos históricos para cada trimestre en el año calendario: Impuestos pagados Anticipos pagados Beneficios gravables a la fecha Vacaciones pagadas Salario pagado Deducciones tomadas Gastos del empleador definidos por el usuario a la fecha Montos de gastos En las otras fichas, puede ingresar montos del trimestre a la fecha para el trimestre actual. Sugerencia Verifique los estándates de empleo federales y estatales para aprender más acerca del seguro de invalidez, de los requisitos de pago de vacaciones y el reporte de fin de año. Asegúrese de actualizar el saldo de apertura en cada cuenta de nómina vinculada. Abra la ventana Opciones de Reportes y Formularios desde el menú Configuración y luego revise sus especificaciones de formulario de nómina. 20 Guía para comenzar 2012
  • 23. CONFIGURAR PROYECTOS Configurar proyectos Cómo Ingresar Información del Proyecto Los registros de proyecto se utilizan para controlar costos y/o gastos incurridos durante un contrato o trabajo que su empresa realiza para clientes. Los proyectos le permiten guardar información detallada acerca de los ingresos y gastos asociados con el trabajo que realiza su empresa. Luego puede revisar esta información en una cantidad de reportes de proyecto para asegurar que el trabajo se está realizando a tiempo y según presupuesto. Para configurar proyectos, abra la página Proyectos en la ventana principal. Luego en el panel Tareas, pulse con el botón derecho sobre el ícono Proyecto y seleccione Agregar Proyecto en el menú. Ingrese los ingresos totales recibidos y los gastos incurridos a la fecha de transacción más antigua que ingresó cuando configuró su empresa. Sugerencia Puede renombrar el modulo Proyectos en la ventana Especificaciones. En Sage Simply Accounting Superior y Corporativo, es posible que "Proyectos" tenga otro nombre inicialmente, dependiendo del tipo de industria que seleccionó al crear su empresa. Guía para comenzar 2012 21
  • 24. CONFIGURAR PROYECTOS Cómo Revisar y Modificar Especificaciones del Proyecto Si crea presupuestos para sus proyectos, abra la ventana Especificaciones a partir del menú Configuración. Pulse Proyecto y Presupuesto. Marque la casilla Presupuesto Proyecto y luego seleccione el período del presupuesto. Cuando estas opciones están activadas, una nueva ficha Presupuesto aparecerá en cada registro de proyecto para que pueda administrar proyectos individuales. Registra los ingresos y gastos de un proyecto al asignar montos de transacción al proyecto. Estos montos se pueden ver en varios reportes de proyecto. Pulse el botón Ayuda para aprender más acerca de las especificaciones de asignación. 22 Guía para comenzar 2012
  • 25. CONFIGURAR PROYECTOS En la página Nombres, puede renombrar el modulo “Proyectos” al ingresar un término que se utiliza habitualmente en su industria o negocio y agregar hasta 5 campos definidos por el usuario para guardar información acerca de sus proyectos. Guía para comenzar 2012 23
  • 26. TAREAS FUNDAMENTALES Tareas fundamentales Introducción a Transacciones de Clientes Si prepara órdenes y cotizaciones de ventas para sus clientes, abra la ventana Especificaciones y luego pulse Funciones. Active las opciones de cotizaciones y órdenes para clientes. Entrada de Dinero Cotizaciones de Ventas Controle los presupuestos que ha enviado a un cliente actual o potencial. No se realiza ningún asiento contable al ingresar una cotización. Órdenes de Ventas Cree una orden para un artículo o un servicio que proporcionará más tarde. No se realiza ningún asiento contable al ingresar una cotización. Facturas de Ventas Facture a sus clientes por los bienes enviados o recibidos al momento de la venta y por los servicios proporcionados. Recibos Ingrese los pagos que recibe de sus clientes y aplique el pago a una o más facturas no pagadas. Sugerencia En la ventana Ventas, pulse el botón Convertir para convertir fácilmente una cotización en una orden o factura, o una orden en una factura. Cómo Facturar Clientes Cuando se registra una venta, Sage Simply Accounting controla los bienes y servicios vendidos y actualiza el registro del cliente. Para crear una factura: Abra la página Clientes y Ventas en la ventana principal. En el panel Tareas, pulse el ícono Facturas de Ventas y luego complete los siguientes pasos. 1. Seleccione un cliente. Sage Simply Accounting completará automáticamente los campos de Vendido a, Enviar a, Comentarios y Condiciones con los datos del registro de cliente. 2. Seleccione los artículos de su lista de precios o ingrese los detalles acerca de los artículos que está vendiendo. 3. Imprima o envíe por correo electrónico la factura o imprima sus facturas en un lote más tarde. 4. Pulse Procesar para registrar la transacción y actualizar los saldos de cuenta y el registro del cliente. 24 Guía para comenzar 2012
  • 27. TAREAS FUNDAMENTALES Cómo Recibir Pagos de Clientes Para registrar el pago de un cliente: Abra la página Clientes y Ventas en la ventana principal. En el panel Tareas, pulse el ícono Recibos y luego complete los siguientes pasos. 1. Seleccione un cliente. 2. Seleccione el método de pago y la cuenta en la cual depositará el pago. Si el cliente paga por cheque, ingrese el número de cheque. 3. Asegúrese de que la fecha de recibo sea correcta. Por defecto, se utiliza la fecha de la sesión actual. 4. Seleccione la factura a la cual el pago debería aplicarse. Sage Simply Accounting calcula automáticamente el descuento elegible basado en los términos de pago que ingresó. 5. Pulse Procesar para registrar la transacción y actualizar los saldos de cuenta y el registro del cliente. Introducción a Transacciones de Proveedores Si envía órdenes de compra a sus proveedores, o si solicita cotizaciones, abra la ventana Especificaciones y luego pulse Funciones. Active las opciones de cotizaciones y órdenes para proveedores. Salida de Dinero Cotizaciones de Compra Ingrese un presupuesto que recibió de un proveedor para bienes o servicios. No se realiza ningún asiento contable al ingresar una cotización. Órdenes de Compra Registre una orden para un artículo que su proveedor proporcionará más tarde o para un servicio que el proveedor le proporcionará más tarde. Facturas de Compra Ingrese las facturas de los proveedores para artículos que ha recibido o para servicios proporcionados. Pagos Pagar Facturas de Compra: Ingrese un pago a un proveedor y aplique el pago a una o más facturas no pagadas. Pagar Facturas de Tarjeta de Crédito: Ingrese pagos (por ejemplo, escriba un cheque) a su compañía de tarjeta de crédito para gastos comerciales. Pagar Gastos (también conocido como Hacer Otro Pago): Registra un gasto y el método de pago. Pagar Remesas: Ingrese pagos a autoridades de nómina para deducciones de origen y otros gastos relacionados con la nómina. Sugerencia En la ventana Compras, pulse el botón Convertir para convertir fácilmente una cotización en una orden o factura, o una orden en una factura. Guía para comenzar 2012 25
  • 28. TAREAS FUNDAMENTALES Cómo Registrar Gastos Si no necesita utilizar Sage Simply Accounting para controlar y avisarle de sus facturas no pagadas, puede simplificar su teneduría de registros al ingresar sólo sus gastos. En realidad, todos los negocios tienen varios gastos diarios que se pueden registrar así. Para obtener más información en relación a cómo ingresar y pagar una factura, busque “Cómo ingresar una factura de compra” en la Ayuda. Para ingresar un gasto: Abra una página en la ventana principal. En el panel Tareas, pulse con el botón derecho sobre el ícono Pagos, seleccione Pagar Gastos en el menú y luego complete los siguientes pasos. 1. Seleccione un proveedor de la lista. 2. Seleccione un método de pago y la cuenta de la cual se paga el gasto. Si está pagando por cheque, ingrese el número de cheque. 3. Asegúrese de que la fecha de pago sea correcta. Por defecto, se utiliza la fecha de la sesión actual. 4. Seleccione una cuenta para registrar el gasto y luego ingrese los detalles acerca de cada gasto. 5. Pulse Procesar para registrar la transacción y actualizar los saldos de cuenta. Cómo Pagar Empleados Sage Simply Accounting puede calcular automáticamente los impuestos de nómina basados en la tabla fiscal del empleado. Tenga en cuenta que mientras esté en el modo historial, debe calcular e ingresar los impuestos de nomina usted mismo. 1. Seleccione un empleado en la lista. 2. Confirme la cuenta bancaria y el número de cheque (o el número de depósito directo, si este empleado está configurado para depósito directo). 3. Confirme las fechas de inicio y de fin del período de pago. 4. Ingrese los detalles, tales como las horas trabajadas si al empleado se le paga por horas. 5. Utilice la vista preliminar y luego imprima el cheque de sueldo. 6. Pulse Procesar para registrar la transacción y actualizar los saldos de cuenta y el registro del empleado. Para aprender cómo emitir cheques de sueldo a varios empleados a la vez, busque “Cómo procesar una corrida de cheque de nómina” en la Ayuda. 26 Guía para comenzar 2012
  • 29. REPORTES Reportes Los reportes le ayudan a determinar la situación financiera de su negocio. Debería prestar una atención particular a los reportes financieros principales: el Balance General y el Balance de Resultados. ¡Sage Simply Accounting incluye más de 100 reportes pre-formateados y puede personalizarlos para adaptarse a sus necesidades comerciales! El Centro de Reportes Los reportes que necesita se pueden encontrar fácilmente en el Centro de Reportes. El ícono del Centro de Reportes aparece en cada página de la ventana principal para que siempre esté al alcance de sus manos. 1. Seleccione un tipo de reporte para mostrar una lista de reportes. 2. Los reportes similares están agrupados. Pulse dos veces para abrir un grupo y pulse una vez para seleccionar un reporte en particular. Una imagen de muestra del reporte impreso y la descripción aparecen a la derecha. 3. Pulse Modificar este reporte para abrir la ventana Modificar Reporte para este reporte. Puede personalizar las especificaciones de Impresión y Fuentes para cada reporte. Las otras opciones de modificación incluyen: la cantidad y el tamaño de las columnas del reporte, los filtros y las opciones de clasificación. 4. Pulse Mostrar para ver el reporte. Guía para comenzar 2012 27
  • 30. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA Administración del sistema Cómo Administrar sus Archivos del Sistema Sus datos de Sage Simply Accounting están guardados en una base de datos MySQL. Cada base de datos consta de un archivo SAI que contiene información de perfil acerca de los datos de su empresa y de una carpeta con una extensión SAJ que contiene sus datos de empresa reales así como la información de seguridad del usuario. Se necesitan la carpeta y el archivo para abrir su empresa en Sage Simply Accounting. Copia de Seguridad y Restauración de Datos Sus registros de empresa son indispensables. Le ayudan a facturar sus clientes, pagar sus proveedores a tiempo y proporcionar la información necesaria para planificar el futuro de su negocio Porque los archivos de su empresa valen tanto, debería tomar tiempo para asegurarse de que sus datos financieros estén seguros y protegidos. Crear un programa regular para realizar copias de seguridad es una buena manera de ahorrar tiempo y mantener copias de seguridad consistentes. Sugerencia Sage Simply Accounting le puede recordar realizar una copia de seguridad de sus datos de empresa cada vez que cierra su empresa o usted puede crear un programa regular para que Sage Simply Accounting cree automáticamente una copia de seguridad de sus datos cuando cierra el archivo de empresa en el día programado. Por defecto, Sage Simply Accounting está configurado para verificar que los datos de empresa y de seguridad en sus archivos de copia de seguridad estén intactos y se puedan restaurar. Si comete un error que desea deshacer o si sus archivos están dañados o se borraron por error, restaure los datos de su copia de seguridad más reciente. 28 Guía para comenzar 2012
  • 31. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA Para aprender más, busque “Cómo hago una copia de seguridad de mi empresa” en la Ayuda. Cómo Asegurar los Datos de Su Empresa Cuando crea su empresa, Sage Simply Accounting crea automáticamente un perfil de usuario llamado sysadmin. Este administrador tiene todos los derechos a sus datos de empresa. Es el único usuario que puede crear nuevos usuarios, asignar derechos de acceso y contraseñas a otros usuarios y configurar las preferencias para toda la empresa en Sage Simply Accounting. Aunque usted sea el único usuario, debería proteger el usuario sysadmin con contraseña y luego crear un nuevo perfil de usuario para usted mismo. Si va a acceder a los datos de Sage Simply Accounting desde otros programas, tales como Microsoft Access, asigne derechos de acceso de terceros a los usuarios de Sage Simply Accounting y proteja sus datos con contraseña. Cómo Configurar Usuarios Adicionales Cree usuarios adicionales para: Restringir el acceso a sólo esas secciones del programa que los usuarios necesitan para realizar su trabajo. Por ejemplo, no todos los empleados tienen el derecho de conocer el saldo actual de las cuentas bancarias de su empresa. Protegerse contra el robo y desfalco. Si da un nombre a cada usuario, siempre podrá identificar la persona que modificó sus registros financieros. Permitir que varias personas trabajen en Sage Simply Accounting Superior Sage Simply Accounting Corporativo al mismo tiempo. Para configurar usuarios adicionales, primero debe crear una contraseña para el administrador de Sage Simply Accounting, sysadmin. Pulse Modificar Usuario y luego ingrese una contraseña. Su contraseña debería ser “segura” – debería tener una combinación de 5 a 7 números y letras y no ser fácil de descifrar. Guía para comenzar 2012 29
  • 32. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA Para conocer más, busque “Aprender los derechos de seguridad y acceso” en la Ayuda. Perfiles de Seguridad en Sage Simply Accounting Corporativo En un entorno multi-usuario, perfiles de seguridad rápidamente pueden otorgar a los usuarios un conjunto predefinido de derechos de acceso a los datos de empresa. Los perfiles están basados en todos los derechos disponibles del usuario, excepto derechos de acceso a los datos de empresa con productos de terceros (tales como Crystal Reports o Microsoft Access). Sólo el usuario sysadmin tiene permisos para crear, asignar y quitar los perfiles de seguridad del usuario. Asigne un nombre y una descripción al perfil y luego seleccione los derechos de acceso para este perfil. Pulse Informe Avanzado para restringir el acceso a reportes específicos de Banca y Empresa. Una vez que un perfil ha sido creado, se puede asignar a varios usuarios. Fácilmente puede asignar nuevos perfiles a los empleados existentes u otorgar a nuevos empleados los mismos derechos de usuario de Sage Simply Accounting que los de empleados existentes o salientes. Para aprender más acerca de la configuración de perfiles de usuarios, busque “Cómo agregar un perfil de seguridad” en la Ayuda. 30 Guía para comenzar 2012
  • 33. SIGUIENTES ETAPAS Siguientes etapas Finalizar el Ingreso del Historial Si ha creado una nueva empresa, verá este ícono en la ventana principal, lo que indica que está en modo historial. En modo historial, puede ingresar los saldos de apertura de cuentas e inventario así como información histórica de facturas y pagos para clientes y proveedores y también información de nómina del año hasta la fecha. Debe finalizar el ingreso del historial para un módulo antes de que pueda comenzar a ingresar transacciones para el módulo en un nuevo año fiscal (año calendario para la nómina). Generalmente, cerrará la historia para todos módulos al mismo tiempo. Sin embargo, si no ha terminado de ingresar toda su información histórica para un módulo, oculte este módulo antes de seleccionar Finalizar Ingreso de Historial en el menú Historial de la ventana principal. Para ocultar un módulo, abra el menú Configuración, seleccione Preferencias del Usuario y luego Vista. Desactive la casilla del módulo que todavía necesita actualizar. ¡Gracias por elegir Sage Simply Accounting! Ya ha configurado Sage Simply Accounting y sabe cómo ingresar transacciones básicas. Guía para comenzar 2012 31
  • 34. REQUISITOS DEL SISTEMA Requisitos del sistema Requisitos mínimos del sistema para Sage Simply Accounting Pro 2012 y Sage Simply Accounting Superior 2012 Procesador de 1,0 GHz o superior (2,0 GHz recomendado) 512 MB de memoria RAM (1 GB recomendado) 1 GB de espacio en disco duro (400 MB adicionales de espacio en disco duro para la instalación) Internet Explorer 6.0 o posterior Microsoft® Windows® XP, Vista o 7 (con las últimas actualizaciones de Microsoft) Monitor SVGA de 256 colores o superior, resolución mínima de 1024 x 768 La integración de Sage ACT! requiere Sage ACT! 2011 o Sage ACT! 2012 Unidad de CD-ROM Los formularios a enviar por correo electrónico requieren un cliente de correo electrónico compatible con MAPI, conexión a Internet, servicio de correo electrónico y procesador de texto La integración con Word y Excel requiere las versiones de 32 bits de Microsoft Word y Microsoft Excel 2003, 2007 ó 2010 Sage Simply Accounting Superior o una edición superior) La sincronización con Outlook requiere las versiones de 32 bits de Microsoft Outlook® 2003, 2007 o 2010 Optimización de multi-usuario (Sage Simply Accounting Superior o una edición superior) para Windows XP, Vista y Windows 7. Servidor dedicado recomendado: Windows Server® 2003 R2, Windows Small Business Server 2003 R2, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2, Windows Small Business Server 2008, Windows Small Business Server 2008 R2, Red Hat® Enterprise Linux® 5.0 o SUSE® Linux Enterprise Server 10 de Novell. Servicios de terminal: Windows Server® 2003 R2, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2 Nota: El Administrador de conexión para Linux está disponible para descarga separada. Conversión: Convierte todos los datos de versiones anteriores de Sage Simply Accounting, excluyendo versiones de DOS y Macintosh®. No obstante, no se puede convertir a una versión de nivel inferior. Convierte datos del libro mayor, clientes, proveedores, empleados e inventario desde Quickbooks® versiones 2001 a 2011; MYOB® versiones 10 y 11, Quicken® versiones XG 2003, XG 2004 y XG 2005 y Microsoft Excel. Sage Simply Accounting Corporativo 2012 y ediciones superiores Los mismos requisitos del sistema como Sage Simply Accounting Pro y Sage Simply Accounting Superior con estas excepciones: Procesador de 2,0 GHz o superior (procesador de núcleos múltiples de 2,33 GHz recomendado) 1 GB de memoria RAM (2 GB recomendado) 32 Guía para comenzar 2012
  • 35. SERVICIOS DE NEGOCIOS Servicios de negocios Después de haber empezado a utilizar Sage Simply Accounting, es posible que se de cuenta que podría beneficiarse de otros servicios para su negocio. Sage Simply Accounting le puede ayudar: Sage Business Care Obtener mayor eficiencia y disfrute de los beneficios y la tranquilidad que le ofrece Sage Business Care. Durante el período de su suscripción, recibirá una actualización de Sage Simply Accounting al momento de su salida al mercado , asegurando que su negocio siempre esté usando la última versión del software disponible. Además, puede elegir recibir las actualizaciones fiscales de nómina para procesar la nómina internamente. La disponibilidad de cálculos automáticos de impuestos en el software le ofrece los días de paga más fáciles y sin complicaciones. Para aprender más: Visite http://es.simplyaccounting.com/care/ Llame al 1-866-797-8395 Sage Simply Accounting Intelligence Actualice automáticamente reportes de negocios basados en Microsoft® Excel® con datos en tiempo real para que pueda acceder a la información necesaria para tomar decisiones rápidas y con seguridad. No es necesario exportar, consolidar ni cortar y pegar datos. No tiene que arreglar fórmulas rotas. No se preocupe por el formato. Para aprender más: Visite http://es.simplyaccounting.com/intelligence Llame al 1-866-797-8395 Sage Simply Accounting Pagos directos Realice y reciba cómodamente pagos electrónicos más rápido y en forma más precisa con Pagos directos de Sage Simply Accounting. Aumentará la satisfacción comercial y tendrá menos pagos vencidos (y salvar unos árboles) al ofrecer más maneras para enviar y recibir dinero de forma electrónica. Para aprender más: Visite http://es.simplyaccounting.com/directpayments Llame al 1-866-797-8395 Servicios de tarjetas de crédito Automatice su procesamiento de tarjetas de crédito con un servicio económico en línea de Sage Soluciones de Pago. Al inscribirse para tener una cuenta de comerciante con Sage Soluciones de Pago, usted puede autorizar los pagos de tarjeta de crédito directamente desde las transacciones de ventas en Sage Simply Accounting. Luego, puede conectarse para administrar su cuenta y ver los reportes de pagos. Para aprender más: Visite http://www.sagepayments.com/products-services/sage-simply-accounting Llame al 1-866-297-5441 Guía para comenzar 2012 33
  • 36. ©2011 Sage Software, Inc. Todos los derechos reservados. Sage, el logotipo de Sage, Sage Simply Accounting, el logotipo de Sage Simply Ac- counting y los productos y nombres de servicios de Sage mencionados aquí son marcas registradas o marcas de Sage Software, Inc. o de sus entidades afiliadas. Todas las demás marcas son propiedad de sus respectivos dueños. Ventas al cliente: 1-866-797-8395 Servicio al cliente: 1-866-407-7146 Asistencia técnica: 1-866-297-5318 http://es.SimplyAccounting.com SageSimplyAccounting