Comunicación interna y externa para asociaciones

Comunicación para Asociaciones

Veremos
Conceptos y factores que determinan una comunicación eficaz.
Principales herramientas para proporcionar una imagen positiva.
Comunicar es una manera de organizarnos.

Conceptos
Identidad de una organización:
Características que nos diferencian de los demás.
Es nuestra historia , estrategias, estilo de trabajo, ideología, etc.
ES LO QUE SOMOS.

I. Conceptos
Imagen de una organización:
Lo que la opinión pública percibe .
Es nuestra cara visible .
ES LO QUE CREEN QUE SOMOS.

I. Conceptos
Comunicación de una organización:
La que se genera desde la asociación y tiene intención consciente .
Incluye comunicación interna y externa .
ES LA MANERA EN LA QUE QUEREMOS QUE NOS VEAN.

II. Planificamos
Análisis de la situación de partida.
Definición de los objetivos .
Definición de las estrategias .
Elección de los mensajes .
Planificar herramientas y actividades .
Evaluar lo conseguido.

II. Planificamos
Análisis de la situación de partida:
Preguntas, entrevistas, encuestas.
Interna y externa.
¿Qué es para ti la asociación?
¿Qué crees que quieren sus socios?
¿Qué están logrando?

II. Planificamos
Definición de los objetivos:
Prioritarios e indicadores cuantificables.
Ejemplos:
Consolidar / crecer en socios.
Impacto en los medios de comunicación.
Cambios reales.

II. Planificamos
Definición de los estrategias:
División del trabajo en la asociación.
Elegir el público objetivo y el momento.
Elegir los portavoces y responsables de comunicación.
Elaborar un plan de comunicación.
Obligarse a comunicar.
Destinar recursos y medios.

II. Planificamos
Elección de los mensajes:
Generar opinión positiva en el receptor.
Mensajes reales.
Insistir en ellos.

II. Planificamos
Elección de los mensajes:
Ejemplos:
Abierta, participativa, dialogante.
No depende de una única persona.
Diferentes.
Independientes.
Trabajadores, etc.

III. Herramientas Com. Interna
1. Manual de entrada.
2. Cartas y circulares.
3. Informes y actas.
4. Balances.
5. Publicaciones.
6. Tablón de anuncios.
7. Buzón, foro, email.
8. Reuniones y asambleas.
9. Jornadas internas.
10. Jornadas convivencia.

1. Manual de entrada:
Acogida al nuevo integrante.
Historia y memoria de la asociación.
Características propias .
Personas de contacto .

2. Cartas o circulares:
Tanto para los que participan como para los que simplemente están “apuntados” .
Formato electrónico: emails .
Lista de distribución (consultable en cualquier momento).
Redes sociales.

3. Informes y actas:
Constar por escrito lo que se decide .
Conocer lo que se ha decidido .
Obrar coherentemente .
Conocimiento para la nueva persona.

4. Balances:
Memorias de actividades.
Estadísticas .
Fichas DAFO .
Dossier de prensa.

5. Publicaciones:
Página web / boletín .
Folletos , carteles, manuales, etc.
Artículos en prensa.
Estudios propios.

6. Tablón de anuncios:
Tablón de anuncios físico / virtual .
Escaparate .

7. Buzón, foro, email:
Correspondencia pública o privada.
Abierta o particular.

8. Asambleas y reuniones:
Foro informativo y decisivo .
Obligación de informar.
Motivadas por la realidad .

9. Jornadas formativas internas:
Dirigidas al aprendizaje de los socios.
Puesta en común de conocimientos.
Momento de implicación debida .

1. Jornadas de convivencia:
Almuerzos, comidas y cenas.
Conocernos mejor.
Unir al grupo.
Crear vínculo y reconocimiento común.

IV. Herramientas Com. Externa
1. Nota de Prensa.
2. Rueda de Prensa.
3. Entrevista.
4. Desayuno / Almuerzo.
5. Visitas de Prensa.
6. Campañas.
7. Cursos, jornadas, charlas.
8. Revista.
9. Página Web.
10. ...

1. Nota de Prensa:
Deben despertar interés , ser atractivas y facilitar su publicación (dar el trabajo hecho):
Nota previa: datos básicos, interesar.
Nota resultante de lo acontecido, incluyendo declaraciones.
Nota de opinión y posicionamiento.

1. Nota de Prensa:
Claridad y calidad.
Titular corto y llamativo.
Cuerpo de 10 líneas con lo más importante .
Nunca más de 2 folios , numerados y fechados.
Debe aparecer logo y datos.

1. Nota de Prensa:
Mantener siempre la misma estructura .
Incluir la frase “Para más información llamar a…”
Guardarse.
Disponerlas en página web junto a material gráfico.

2. Rueda de Prensa:
Sólo cuando haya algo noticiable que comunicar (quizás también aprovechar lago noticiable).
Convocarlas a primeras horas de la mañana (10 a 12 h.)
Planificar: listado de temas a tratar, no introducir elementos secundarios y confusiones .

2. Rueda de Prensa:
Nunca exceder más de 30 minutos .
Si quieren ampliar , que sea aparte .
No más de 3 personas en la mesa.
Facilitar documentación, material gráfico.
Emitir nota de prensa posterior.
Realizar seguimiento.

3. Entrevista:
Pregunta-respuesta.
Preparación previa:
Conocer el medio y periodista.
Preguntar por él tema general , sin pretender controlar.
PREPARAR TITULARES que intercarlaremos oportunamente.

3. Entrevista:
NO MENTIR NUNCA : nos jugamos credibilidad.
No limitarnos a contestar, debemos conducir la temática con expresiones del tipo “a esto te puedo contestar brevemente …, pero lo que de verdad quiero dejar claro…”

3. Entrevista:
Respaldar nuestra declaraciones con hechos, datos o testimonios de otras personas, especialmente si son creíbles y objetivos.
Ofrecernos a solventar dudas .
Cuidado con las despedidas y el off the record.

4. Desayuno / Almuerzo con medios:
Mantener relación cordial con los medios.
Encuentro distendido .
Intercambiar opiniones (sabe también que piensan).
Realizar balance .
Avanzar cuestiones.

4. Desayuno / Almuerzo con medios:
Invitar a habituales pero también a especializados .
Juntos o por separado .
Facilitar lo necesario: documentación, etc.
Oportunidad para consolidar relaciones .

5. Visita de prensa:
Dar la oportunidad de que un medio conozca nuestra actividad y trabajo pasando un tiempo con nosotros .
Mejor en momentos especiales: campañas, elementos novedosos, etc.

6. Campaña informativa:
Dar a conocer o sensibilizar sobre un tema en especial .
Busca un finalidad .
Apoyadas en material gráfico .
Cohesión y participación de los socios : actividad ineludible.

6. Campaña informativa:
Definir claramente el motivo y mensaje .
Especial interés en el material gráfico : es lo que perdurará.
Dividir el trabajo.
Calendario de actuaciones.

7. Cursos, jornadas, charlas, etc.:
Formación para propios y extraños.
Difusión de la asociación y sus objetivos.
Valorables por la repercusión popular, número de asistentes, alcance de objetivos, etc.

8. Revista / Boletín:
Exige un compromiso de trabajo.
Depende del volumen de actividad e información que generemos.
Debe tener responsables claros.

8. Revista / Boletín ACLARAR:
Objetivo y finalidad.
Público al que se dirige.
Recursos económicos y humanos necesarios.
Formato , secciones, nº de páginas, etc.
Periodicidad , nº de ejemplares.
Maquetación y confección.
Distribución .

9. Página web:
Puede suplir a la revista .
Perdura en el tiempo.
Puede incluir más elementos.
Muy importante: actualidad y actualización.
Económica.
Determinar responsables.

10. BOCA A BOCA:
La manera de comunicación más importante .
Basado en las relaciones de confianza .
Espontáneas , también válidas para adelantos y “filtraciones”.
ÚTIL Y PELIGROSA.

V. Medios necesarios
Recursos organización y humanos:
Plan de Comunicación con calendario y presupuesto.
Responsable de Comunicación .
Responsables de la creación de materiales .
Posible grupo de seguimiento y opinión .

Recursos técnicos:
Ordenador, internet, impresora .
Teléfono y fax .
Listado datos de socios y simpatizantes.
Listado datos de medios de comunicación.
Material informativo.

Infraestructuras:
Local de trabajo .
Local para reuniones .
Local para actos públicos.

Comunicación para Asociaciones

Comunicación interna y externa para asociaciones

by Juan Ángel Conca

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