Archivistica

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Archivistica

  1. 1. ARCHIVISTICA
  2. 2. <ul><li>La importancia de los archivos: </li></ul><ul><li>-principios rectore </li></ul><ul><li>-fines del estado </li></ul><ul><li>-fines del archivo </li></ul><ul><li>El archivo es importante para la administración y la </li></ul><ul><li>cultura </li></ul><ul><li>-toma de decisiones </li></ul><ul><li>-fuentes de la historia </li></ul><ul><li>-patrimonio cultural </li></ul>
  3. 3. <ul><li>La normatividad y la gestión documental en los archivos </li></ul><ul><li>Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>Gestión documental </li></ul><ul><li>La gestión documental PGD, como proceso archivístico sistemático </li></ul><ul><li>-se estructura a partir de la normatividad </li></ul><ul><li>-contempla situaciones tendientes a la simplificación de tramites </li></ul><ul><li>El comité de archivo </li></ul><ul><li>Equipo responsable de hacer cumplir las políticas y hace recomendaciones en los procesos de archivo </li></ul><ul><li>Componente de un PGD </li></ul><ul><li>- Consideraciones básicas de tipo administrativo </li></ul><ul><li>-aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnostico </li></ul><ul><li>-adopción e implementación de tablas </li></ul><ul><li>-formación de archivos según el ciclo vital </li></ul><ul><li>-identificación de los procesos de un programa de gestión documental </li></ul><ul><li>-implementación y seguimiento </li></ul>
  4. 4. <ul><li>Procesos de producción de documentos </li></ul><ul><li>- ley 43 de 1913 </li></ul><ul><li>-ley 527 de 1999 </li></ul><ul><li>-código penal </li></ul><ul><li>-código de procedimiento penal </li></ul><ul><li>-código de comercio </li></ul><ul><li>-decreto 2649 de 1993 </li></ul><ul><li>-decreto1584 de 1994 </li></ul><ul><li>-decreto 1584 de 1994 </li></ul><ul><li>- decreto 2150 de 1995 </li></ul><ul><li>-acuerdo AGN 060 d 2001 </li></ul><ul><li>-Circular interna AGN No 13 de 1999 </li></ul><ul><li>-NTC 1673 </li></ul><ul><li>-NTC 2223:1986 </li></ul><ul><li>- NTC 2676 </li></ul><ul><li>- NTC 3393 </li></ul><ul><li>- NTC 4436 </li></ul>
  5. 5. Procesos de producción de documentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.creacion y diseño de documentos -medios y técnicas de producción -determinación de aportes documentales -determinación de calidad y tipos de soportes 2- normalización de la producción documental -identificación productora -definición tipologías documentales -determinación de formatos pre impresos -directrices relacionadas con el No de copias -control nuevos documentos -determinación periódica
  6. 6. Proceso de recepción de documentos -constitución política -decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 060 de 2001 Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión Radicación: procedimiento en el cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas Registro: ingresos de datos como remitente, destinario, nombre, entre otros PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Registro de documentos -definición medios de recepción -recibo documentos oficiales -verificación de folios, copias, anexos, firmas -constancia de recibo -asignación de datos -asignación de envíos 2.Radicacion de documentos -asignación fecha, hora -impresión de rotulo -relación entre documentos -registro impreso -elaboración de estadísticas
  7. 7. Procese distribución de documentos -decreto 2150 de 1995 -acuerdo 060 de 2001 Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destino PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.distrubucion de documentos recibidos -identificación de dependencia -enrutamiento de documentos -registro de control 2.distribucion de documentos internos -identificación de dependencias -enrutamiento -registro de control 3.distribución de documentos enviados -definición de medios personal, fax, correo, email, pagina web, etc. -control y firmas de guías y planillas -organización mensajería externa
  8. 8. Proceso de trámites de documentos -constitución política -ley 58 de 1982 -decreto 01 de 1984 -decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 060 de 2001 Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento -respuesta a una solicitud o requerimiento PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.recepcion de solicitud o tramite -confrontación y diligenciamiento de planillas -determinación competencia 2.respuesta -preparación respuesta
  9. 9. Proceso organización de documentos -ley 4 de 1913 -ley 80 de 1993 -código de comercio -decreto 1382 de 1995 -decreto 254 de 2000 -decreto 4124 de 2004 -Acuerdo AGN 007 de 1994 - Acuerdo AGN 09 de 1995 - Acuerdo AGN 13 de 1995 -Acuerdo AGN 16 de 2002 - Acuerdo AGN 037 de 2002 - Acuerdo AGN 039 de 2002 - Acuerdo AGN 041 de 2002 - Acuerdo AGN 042 de 2002 - Acuerdo AGN 015 de 2003 - Acuerdo AGN 02 de 2004
  10. 10. -circular ANG 07 de 2002 - circular ANG 01 de 2003 - circular ANG-DAFP No 004 de 2003 - circular ANG-DAFP 012 de 2004 -circular AGN 01 d 2004 -resolución min salud 1995 de 1999 -resolución AGN 183 de 2004 -NTC 4095 -NTC 5029 Conjunto de acciones orientadas a la clasificación PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.clasificación documental -identificación de unidades -aplicación de la tabla -conformación de series 2.ordenacion documental -conformación y apertura -determinación de los sistemas -organización de serie documentales -foliación -transferencias documentales -organización y entrega de documentales 3.descripción documental -análisis de información -diseño de instrumentos de operación
  11. 11. Procesos de consulta de documentos -constitución política -ley 4 de 1913 -ley 57 de 1985 -decreto 01 de 1984 -decreto 2126 de 1992 -acuerdo AGN 47 de 2000 -acuerdo AGN de 2000 Acceso a documentos con el fin de conocer la información
  12. 12. Proceso de consulta de documentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.formulación de la consulta -determinación de la presión -determinación de la consulta -condiciones de acceso -disponibilidad de información -reglamento de consulta 2.estrategia de búsqueda -disponibilidad de expedientes -disponibilidad de fuentes -establecimiento de herramientas -ubicación de documentos 3.respuesta a consulta -sistema de registro -uso de testigos -implantación de medios manuales
  13. 13. <ul><li>Procese de conservación de documentos </li></ul><ul><li>-constitución política </li></ul><ul><li>-código penal civil </li></ul><ul><li>-ley 47 de 1920 </li></ul><ul><li>-ley 14 de 1936 </li></ul><ul><li>-ley 39 de 1981 </li></ul><ul><li>-ley 63 de 1986 </li></ul><ul><li>-ley 80 de 1993 </li></ul><ul><li>-ley 397 de 1997 </li></ul><ul><li>-código de comercio </li></ul><ul><li>-decreto 2620 de 1993 </li></ul><ul><li>-decreto 2150 de 1995 </li></ul><ul><li>-acuerdo AGN 007 de 1994 </li></ul><ul><li>-acuerdo AGN 11 de 1996 </li></ul><ul><li>-acuerdo AGN 047 de 2000 </li></ul><ul><li>-acuerdo AGN 048 de 2000 </li></ul><ul><li>acuerdo AGN 049 de 2000 </li></ul><ul><li>- acuerdo AGN 050 de 2000 </li></ul><ul><li>- acuerdo AGN 056 de 2000 </li></ul><ul><li>-acuerdo AGN 037 de 2002 </li></ul><ul><li>Conjunto de medidas preventivas a correctivas adoptadas para garantizar la integridad física </li></ul>
  14. 14. PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Sistema integrado de conservación -sensibilización y toma de conciencia -reproducción, duplicación y migración de información -inspección y mantenimiento de instalación -control de condiciones ambientales -limpieza -control de plagas -almacenamiento y empastes -primeros auxilios -prevención de desastres -planes de contingencia(copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes, atentados, guerras)
  15. 15. Proceso de disposición final de documentos - constitución política -ley 163 de 1959 - ley 39 de 1981 - ley 80 de 1993 - decreto 2649 de 1993 - decreto 2527 de 1950 - decreto 3354 de 1954 - decreto 960 de 1970 - decreto 2620 de 1993 - decreto 998 de 1997 - decreto 1145 de 2004 -acuerdo AGN 007 de 1994 - acuerdo AGN 08 de 1995 -circulas AGN 03 de 2001 - circulas AGN 01 de 2004 -NTC 3723 - NTC 5174 - NTC 5238
  16. 16. Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital -conservación total -eliminación de documentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES La conservación total -recepción de transferencia -organización de documentos -conservación y preservación Eliminación de documentos -aplicación de lo estipulado -valoración por el comité de archivos -levantamiento de acta Selección documental -aplicación de método elegido -elección de documentos microfilmación -determinar mitología -fines en la técnica -control de calidad digitación -Determinar la metodología -definir calidad -control de calidad
  17. 17. FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado Documento de archivo: registro de información producida o recibida Los documentos son importantes - permiten la comunicación humana -medio valioso de información -constituye un medio probatorio -dejan constancia por algún medio -sirven para la toma de decisiones
  18. 18. Documentos de archivo Documento de apoyo: es de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.). Indica el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa Elementos de un documento de archivo -Soporte: relación a la parte material o física - Técnica: medio que fija y transmite el contenido - Estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas - Contenido o asunto: mensaje que transmite el documento Carácter de los documentos -Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad -Internos: entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales Clasificación de los documentos de archivo -según tipo documental
  19. 19. - por la tradición documental -por el tipo de función -Por el ámbito jurídico Clases de documentos -Sustantivos: se deriva de las funciones especificas se la entidad, EJ: historias clínicas, hojas de vida de estudiantes, expedientes judiciales, etc. - Facilitativos: documentos comunes a todas las instituciones, EJ: historias laborales, informes de gestión, ordenes de pago, etc. Ciclo vital de los documentos de archivo -primera edad: planificación y tramitación - segunda edad: vigencia y plazo precaucionar -tercera edad: fase permanente o histórica
  20. 20. Valoración: permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos. Valoración de documental: determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable Valor administrativo: lo contiene una serie de documentos, para la identidad productora Valor jurídico: de el se derivan los derechos u obligaciones Valor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda publica Valor contable: utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas Valores secundarios: sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva.
  21. 21. Concepto de archivo Ley 594 de 2000 Uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea si fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada Organización de archivos El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada Objetivos de los archivos - construir un centro de documentación -asegurar una perfecta conservación de documentos -satisfacer eficazmente las exigencias de la consulta
  22. 22. Objetos de los archivos -permitir una rápida localización de los documentos -preservar la historia de la empresa Funciones del archivo -ser memoria corporativa -reunir los documentos -asegurar la conservación de la información -soportar la toma de decisiones -desarrollar funciones de oficina Clases de archivo -según su organización -según su naturaleza -según su jurisdicción -según su ciclo vital -según su acceso -según su uso
  23. 23. Archivos satélites Conservan información técnica, muy especializada Organización de documentos -clasificar -describir -ordenar Gestión en el archivo -producción o recepción -tramite -distribución -consulta -retención -conservación -disposición final -eliminación -conservación permanente
  24. 24. Procesos técnicas de archivo -ciclo vital de los documentos -valores de los documentos -tablas de retención -expurgo, descarte -transferencia -inventarios -guías -catálogos -índices -usuario -medios para presentación de servicio -difusión -capacitación Nuevas tecnologías en archivos -microfilmación -archivo ópticos -correo electrónico -internet -scanner Principios básicos de archivos -Principio de orden original -principio de procedencia
  25. 25. El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron. -El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el Archivo histórico en el orden que recibió durante
  26. 26. MARCO LEGAL -Código civil -código de comercio -código de procedimiento penal - código de procedimiento civil -código contencioso administrativo -código fiscal -código de elección -código militar -código de policía -código de fomento -código del medio ambiente
  27. 27. -código de beneficencia -código de instrucciones publicas *normas constitucionales *el sistema nacional de archivos *la constitución art 15 *sentencia T-696 de 1996 *la constitución y la correspondencia *la correspondencia y el código de comercio *la correspondencia, el código penal y el procedimiento penal *el código civil y de legislación complementario *del código de procedimiento civil
  28. 28. *otras normas de materia documental *código de comercio *archivos bancarios *el código sustantivo de trabajo
  29. 29. Archivística Organización de archivos de gestión Responsabilidad de los funcionarios por los documentos: -Penal -Disciplinario -Cultural Constitución nacional -Artículos 8, 15, 20, 23, 72 y 74 que hablan de protección, derecho, intimidad, patrimonio cultural, libertad, peticiones, acceso a documentos públicos para un funcionario.
  30. 30. -Ley 80 de 1989, 594 de 2000, 734 de 2000 que hablan sobre la creación de archivos generales, obligatoriedad de las TRD, código único disciplinario. -Acuerdos 07 de 1994 del AGN, nacional 1382 de 1995, 08 y 09 de 1995 del AGN, 012 de 1995 del AGN, 039 del 2002 del AGN, 060 de 2001 del AGN, 038 de 2002 del AGN, que tratan sobre la elaboración y aplicación de las TRD, transferencia y presentación de los mismos. Código Penal - Art 286. Falsedad ideológica en documento público. -Art 287. Falsedad material en documento público. -Art 288. Obtención de documento público falso. -Art 289. Falsedad en documento privado. -Art 291. Uso de documento falso.
  31. 31. -Art 292. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento público. -Art 293. Destrucción, suspensión u ocultamiento de documento privado Código Único Disciplinario -Ley 734 de 2002: incumplir con la constitución; omitir, negar, redactar o entrabar de la prestación del servicio a que esta obligado; dar lugar al acceso o exhibir expedientes a personas no autorizadas; proporcionar dato inexacto o presentar documentos. -Ley 397 de 1997 cultura: los documentos son un bien cultural protegido por la Ley General de Cultura=> art a, definición de patrimonio cultural; art 12 del patrimonio documental.
  32. 32. Guía para la aplicación para la organización de archivos de gestión Importancia: la organización de los archivos se constituye como prioridad para el establecimiento de un sistema institucional de archivos. Guía de aplicación: tiene como fin disponer de una herramienta que permite desarrollar los procesos archivísticos propios de formación del archivo. Se debe enmarcar los siguientes aspectos: -Producción documental. -Admón. De las comunicaciones oficiales. -Apertura de series documentales. -Separador de serie y subside. -Identificar archivadores. -Clasificación documental. -Ordenación. -La sobre ordenación.
  33. 33. -Identificar legajos: sección=>código; subsección=>código; serie=>código; subserie=>código; fechas extremas=>inicio, fin. -Foliación. -Identificar carpetas. -Ubicación física de los expedientes. -Identificación de los archivadores. -Inventario documental. -Organización de documentos de apoyo.
  34. 34. -Cumplimiento de tiempos de retención. -Transferencias documentales primarias. -Vigilancia. -Recomendaciones: verificar los datos que se enviaron, para ver si son los correctos, evite duplicación, conserve los documentos.
  35. 35. Metodología para la organización de los archivos cód. de serie cód. de la dependencia 508/ 1 ACTAS nombre de la serie   1,7 actas del consejo   de coordinación.     cód. subserie       508/ 2 NORMATIVIDAD   2,1 normatividad interna   acuerdos tipología documental     circulares
  36. 36. No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos. Los documentos propios de cada dependencia, separación y organizaran según el Cuadro de Clasificación Documental (CCD). Ordenación: se puede hacer numérica o cronológica. -O. Cronológica: se ubicaran los documentos de la carpeta en forma ascendente por DIA, MES, AÑO. -O. Numérica: se ordenan en forma numérica ascendente, donde el primer número corresponde el primer documento almacenado en la unidad de conservación, generalmente se realiza para documentos contables o que lleven un número consecutivo asignado.
  37. 37. Entre otras como: -Preparación física. -Capacidad de almacenamiento. -Foliación. -Marcación. -Formato de inventario. -Almacene en cajas. -Microfilmación. -Servicios. -Proceso de solicitud. -Usuarios. -Organización de documentos electrónicos. - Tratamiento automático del texto: propiedades del documento, Control de cambios, Guardar versión, distribuir documentos para su revisión .
  38. 38. -Almacenamiento. -Identificación de la copia de seguridad. -Correspondencia. -Archisoft. -Clinihistorias. -Docunet. -Formulario de búsqueda. Clases de documentos Según su vigencia: -Administrativo: tiene valor mientras el documento le fue útil a la institución. - Histórico: valor permanente y será consultado por su valor cultural. Según la frecuencia de uso: - Activos o dinámicos. -Inactivos o no dinámicos. Entre los activos están: -Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos.
  39. 39. -Archivos centrales o intermedios. -Archivos permanentes o históricos. Elementos de un documento: -Soporte: parte material o física (papel, cinta, disco). -Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, código, signos, dibujos, etc. -Estructura: son los componentes del documento. -Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.
  40. 40. Características de los documentos de archivo: -Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones específicas. - Carácter de unidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples. - Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato. Documentos de archivo según sus atributos: -Clase: definida en elementos de un documento de archivo. - Formato: depende de la clase, los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, video. Los sonoros en cassettes, discos, cintas, etc. Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros. Los documentos según su clase: -Por naturaleza: *Textuales. *Cartográficos y gráficos. *De imagen. *Fonográficos.
  41. 41. *Legibles por máquina. - Por el origen, fuente o autor: * La fuente. * Públicos. * Privados. -Por el contenido: *Disponibles. *Testimoniales. *Informativos. *Facilitativos. *Específicos o sustantivos. - Por su función comercial: *Documentos contables. *Documentos no contables. *Títulos valores. *Informativos.
  42. 42. Has un buen trabajo para que veas la recompensa

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