ARCHIVISTICA

La importancia de los archivos:
-principios rectore

-fines del estado

-fines del archivo

El archivo es im...
-implementación y seguimiento

Procesos de producción de documentos

- ley 43 de 1913

-ley 527 de 1999

-código penal

-c...
Proceso de recepción de documentos

-constitución política

-decreto 2150 de 1995

-acuerdo AGN 060 de 2001

Conjunto de o...
3.distribución de documentos enviados        -definición de medios personal, fax, correo,
                                ...
- Acuerdo AGN 037 de 2002

- Acuerdo AGN 039 de 2002

- Acuerdo AGN 041 de 2002

- Acuerdo AGN 042 de 2002

- Acuerdo AGN ...
-constitución política

-ley 4 de 1913

-ley 57 de 1985

-decreto 01 de 1984

-decreto 2126 de 1992

-acuerdo AGN 47 de 20...
-ley 397 de 1997

-código de comercio

-decreto 2620 de 1993

-decreto 2150 de 1995

-acuerdo AGN 007 de 1994

-acuerdo AG...
- ley 80 de 1993

- decreto 2649 de 1993

- decreto 2527 de 1950

- decreto 3354 de 1954

- decreto 960 de 1970

- decreto...
-definir calidad
                                                   -control de calidad




      FUNDAMENTOS GENERALES SO...
-por la tradición documental

-por el tipo de función

-Por el ámbito jurídico

Clases de documentos

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-construir un centro de documentación

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Archivo descentralizado

Cada dependencia es responsable de sus funciones.

-Archivo descentralizado con control central

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  1. 1. ARCHIVISTICA La importancia de los archivos: -principios rectore -fines del estado -fines del archivo El archivo es importante para la administración y la cultura -toma de decisiones -fuentes de la historia -patrimonio cultural La normatividad y la gestión documental en los archivos Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación Gestion documental La gestión documental PGD, como proceso archivístico sistemático -se estructura a partir de la normatividad -contempla situaciones tendientes a la simplificación de tramites El comité de archivo Equipo responsable de hacer cumplir las políticas y hace recomendaciones en los procesos de archivo Componente de un PGD - Consideraciones básicas de tipo administrativo -aspectos de planeación relacionados con la necesidad de un diagnostico -adopción e implementación de tablas -formación de archivos según el ciclo vital -identificación de los procesos de un programa de gestión documental
  2. 2. -implementación y seguimiento Procesos de producción de documentos - ley 43 de 1913 -ley 527 de 1999 -código penal -código de procedimiento penal -código de comercio -decreto 2649 de 1993 -decreto1584 de 1994 -decreto 1584 de 1994 - decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 060 d 2001 -Circular interna AGN No 13 de 1999 -NTC 1673 -NTC 2223:1986 - NTC 2676 - NTC 3393 - NTC 4436 Procesos de producción de documentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.creacion y diseño de documentos -medios y técnicas de producción -determinación de aportes documentales -determinación de calidad y tipos de soportes 2- normalización de la producción -identificación productora documental -definición tipologías documentales -determinación de formatos pre impresos -directrices relacionadas con el No de copias -control nuevos documentos -determinación periocidad
  3. 3. Proceso de recepción de documentos -constitución política -decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 060 de 2001 Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión Radicación: procedimiento en el cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas Registro: ingresos de datos como remitente, destinario, nombre, entre otros PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Registro de documentos -definición medios de recepción -recibo documentos oficiales -verificación de folios, copias, anexos, firmas -constancia de recibo -asignación de datos -asignación de envíos 2.Radicacion de documentos -asignación fecha, hora -impresión de rotulo -relación entre documentos -registro impreso -elaboración de estadísticas Procese distribución de documentos -decreto 2150 de 1995 -acuerdo 060 de 2001 Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destino PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.distrubucion de documentos recibidos -identificación de dependencia -enrutamiento de documentos -registro de control 2.distribucion de documentos internos -identificación de dependencias -enrutamiento -registro de control
  4. 4. 3.distribución de documentos enviados -definición de medios personal, fax, correo, email, pagina web, etc. -control y firmas de guías y planillas -organización mensajería externa Proceso de trámites de documentos -constitución política -ley 58 de 1982 -decreto 01 de 1984 -decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 060 de 2001 Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento -respuesta a una solicitud o requerimiento PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.recepcion de solicitud o tramite -confrontación y diligenciamiento de planillas -determinación competencia 2.respuesta -preparación respuesta Proceso organización de documentos -ley 4 de 1913 -ley 80 de 1993 -código de comercio -decreto 1382 de 1995 -decreto 254 de 2000 -decreto 4124 de 2004 -Acuerdo AGN 007 de 1994 - Acuerdo AGN 09 de 1995 - Acuerdo AGN 13 de 1995 -Acuerdo AGN 16 de 2002
  5. 5. - Acuerdo AGN 037 de 2002 - Acuerdo AGN 039 de 2002 - Acuerdo AGN 041 de 2002 - Acuerdo AGN 042 de 2002 - Acuerdo AGN 015 de 2003 - Acuerdo AGN 02 de 2004 -circular ANG 07 de 2002 - circular ANG 01 de 2003 - circular ANG-DAFP No 004 de 2003 - circular ANG-DAFP 012 de 2004 -circular AGN 01 d 2004 -resolución min salud 1995 de 1999 -resolución AGN 183 de 2004 -NTC 4095 -NTC 5029 Conjunto de acciones orientadas a la clasificación PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.clasificación documental -identificación de unidades -aplicación de la tabla -conformación de series 2.ordenacion documental -conformación y apertura -determinación de los sistemas -organización de serie documentales -foliación -transferencias documentales -organización y entrega de documentales 3.descripción documental -análisis de información -diseño de instrumentos de operación Procesos de consulta de documentos
  6. 6. -constitución política -ley 4 de 1913 -ley 57 de 1985 -decreto 01 de 1984 -decreto 2126 de 1992 -acuerdo AGN 47 de 2000 -acuerdo AGN de 2000 Acceso a documentos con el fin de conocer la información Proceso de consulta de documentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.formulación de la consulta -determinación de la presión -determinación de la consulta -condiciones de acceso -disponibilidad de información -reglamento de consulta 2.estrategia de búsqueda -disponibilidad de expedientes -disponibilidad de fuentes -establecimiento de herramientas -ubicación de documentos 3.respuesta a consulta -sistema de registro -uso de testigos -implantación de medios manuales Procese de conservación de documentos -constitución política -código penal civil -ley 47 de 1920 -ley 14 de 1936 -ley 39 de 1981 -ley 63 de 1986 -ley 80 de 1993
  7. 7. -ley 397 de 1997 -código de comercio -decreto 2620 de 1993 -decreto 2150 de 1995 -acuerdo AGN 007 de 1994 -acuerdo AGN 11 de 1996 -acuerdo AGN 047 de 2000 -acuerdo AGN 048 de 2000 - acuerdo AGN 049 de 2000 - acuerdo AGN 050 de 2000 - acuerdo AGN 056 de 2000 -acuerdo AGN 037 de 2002 Conjunto de medidas preventivas a correctivas adoptadas para garantizar la integridad física PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES 1.Sistema integrado de conservación -sensibilización y toma de conciencia -reproducción, duplicación y migración de información -inspección y mantenimiento de instalación -control de condiciones ambientales -limpieza -control de plagas -almacenamiento y empastes -primeros auxilios -prevención de desastres -planes de contingencia(copias de seguridad, protección en incendios, robos, inundaciones, catástrofes, atentados, guerras) Proceso de disposición final de documentos -constitución política -ley 163 de 1959 - ley 39 de 1981
  8. 8. - ley 80 de 1993 - decreto 2649 de 1993 - decreto 2527 de 1950 - decreto 3354 de 1954 - decreto 960 de 1970 - decreto 2620 de 1993 - decreto 998 de 1997 - decreto 1145 de 2004 -acuerdo AGN 007 de 1994 - acuerdo AGN 08 de 1995 -circulas AGN 03 de 2001 - circulas AGN 01 de 2004 -NTC 3723 - NTC 5174 - NTC 5238 Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital -conservación total -eliminación de documentos PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES La conservación total -recepción de transferencia -organización de documentos -conservación y preservación Eliminación de documentos -aplicación de lo estipulado -valoración por el comité de archivos -levantamiento de acta Selección documental -aplicación de método elegido -elección de documentos microfilmación -determinar mitología -fines en la técnica -control de calidad digitación -Determinar la metodología
  9. 9. -definir calidad -control de calidad FUNDAMENTOS GENERALES SOBRE ARCHIVISTICA Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado Documento de archivo: registro de información producida o recibida Los documentos son importantes -permiten la comunicación humana -medio valioso de información -constituye un medio probatorio -dejan constancia por algún medio -sirven para la toma de decisiones Documentos de archivo Documento de apoyo: es de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.). Indica el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa Elementos de un documento de archivo -Soporte: relación a la parte material o física -Técnica: medio que fija y transmite el contenido -Estructura: hace referencia al formulario y a las clausulas -Contenido o asunto: mensaje que transmite el documento Carácter de los documentos -Externos: clase, tipo, forma, formato, cantidad -Internos: entidad productora, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo y orígenes funcionales Clasificación de los documentos de archivo -según tipo documental
  10. 10. -por la tradición documental -por el tipo de función -Por el ámbito jurídico Clases de documentos -Sustantivos: se deriva de las funciones especificas se la entidad, EJ: historias clínicas, hojas de vida de estudiantes, expedientes judiciales, etc. -Facilitativos: documentos comunes a todas las instituciones, EJ: historias laborales, informes de gestión, ordenes de pago, etc. Ciclo vital de los documentos de archivo -primera edad: planificación y tramitación -segunda edad: vigencia y plazo precaucional -tercera edad: fase permanente o histórica Valoración: permite determinar valores primarios y secundarios de los documentos. Valoración de documental: determinar el valor administrativo, legal, fiscal, contable Valor administrativo: lo contiene una serie de documentos, para la identidad productora Valor jurídico: de el se derivan los derechos u obligaciones Valor legal: aquel que tiene los documentos que sirven de testimonio Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tiene los documentos para el tesoro o hacienda publica Valor contable: utilidad o amplitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas Valores secundarios: sirven de referencia para la elaboración de cualquier actividad de la administración, como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Concepto de archivo Ley 594 de 2000 Uno o mas conjuntos de documentos, sea cual sea si fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada Organización de archivos El objeto esencial de los archivos es de disponer de la documentación organizada Objetivos de los archivos
  11. 11. -construir un centro de documentación -asegurar una perfecta conservación de documentos -satisfacer eficazmente las exigencias de la consulta Objetos de los archivos -permitir una rápida localización de los documentos -preservar la historia de la empresa Funciones del archivo -ser memoria corporativa -reunir los documentos -asegurar la conservación de la información -soportar la toma de decisiones -desarrollar funciones de oficina Clases de archivo -según su organización -según su naturaleza -según su jurisdicción -según su ciclo vital -según su acceso -según su uso Archivo centralizado Ventajas -cuenta por personal especializado -controla duplicación de documentos -economía tiempo y espacio -racionaliza la adquisición de materiales y equipos -responsabilidad centralizada -Facilita la unificación del sistema
  12. 12. Archivo descentralizado Cada dependencia es responsable de sus funciones. -Archivo descentralizado con control central -el tramite de la documentación esta centralizado, pero las dependencias conservan su vigencia Archivos satélites Conservan información técnica, muy especializada Organización de documentos -clasificar -describir -ordenar Gestión en el archivo -producción o recepción -tramite -distribución -consulta -retención -conservación -disposición final -eliminación -conservación permanente Procesos técnicas de archivo -ciclo vital de los documentos -valores de los documentos -tablas de retención -expurgo, descarte -transferencia -inventarios
  13. 13. -guías -catálogos -índices -usuario -medios para presentación de servicio -difusión -capacitación Nuevas tecnologías en archivos -microfilmación -archivo ópticos -correo electrónico -internet -scanner Principios básicos de archivos -Principio de orden original -principio de procedencia El principio de procedencia o de respeto a los fondos establece que los documentos deben agruparse en el Archivo Histórico de acuerdo a las instituciones o entidades que los produjeron. -El principio de orden original establece que la documentación debe agruparse en el Archivo histórico en el orden que recibió durante MARCO LEGAL -Código civil -código de comercio -código de procedimiento penal - código de procedimiento civil -código contencioso administrativo
  14. 14. -código fiscal -código de elección -código militar -código de policio -código de fomento -código del medio ambiente -código de beneficencia -código de instrucciones publicas *normas constitucionales *el sistema nacional de archivos *la constitución art 15 *sentencia T-696 de 1996 *la constitución y la correspondencia *la correspondencia y el código de comercio *la correspondencia, el código penal y el procedimiento penal *el código civil y de legislación complementario *del código de procedimiento civil *otras normas de materia documental *código de comercio *archivos bancarios *el código sustantivo de trabajo

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