2. COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
• Esta es la introducción a una serie de artículos que describen los pasos básicos
del proceso de combinación de correspondencia tomando las cartas como
ejemplo. Este sitio es un lugar excelente para obtener una visión general del
proceso. La serie incluye:
• Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento principal
• Paso 2: conectarse a un archivo de datos y seleccionar registros
• Paso 3: agregar campos al documento principal
• Paso 4: obtener una vista preliminar de la combinación y completarla
• Una vez obtenida la visión general, podrá mejorar sus conocimientos sobre el
uso de la combinación de correspondencia para crear etiquetas, sobres, faxes,
mensajes de correo electrónico y directorios haciendo clic en un vínculo del
cuadro
3. LAS POSIBILIDADES DE LA
COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
• Puede usar la combinación de correspondencia para
crear un conjunto de documentos que sean
prácticamente iguales pero contengan elementos
exclusivos. Por ejemplo, en el caso de una carta que
anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización
y el texto sobre el producto aparecerán en todas las
cartas, pero la dirección y la línea de saludo serán
distintas en cada una de ellas.
4. • Puede usar la combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos:
• Un conjunto de etiquetas o sobres El remite será el mismo en todas las etiquetas o
sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.
• Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de correo electrónico o faxes. El
contenido básico es el mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de
ellos contiene información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección
o cualquier otro datos personal.
• Un conjunto de cupones numerados Los cupones son idénticos en todo excepto en
que cada uno de ellos contiene un número exclusivo.
• Podría tardar horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o
cupón. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia. Con la
característica de combinación de correspondencia, lo único que debe hacer es crear un
documento que contenga la información que es igual en todas las versiones y agregar
marcadores de posición para la información que es exclusiva de cada versión. Word se
encarga del resto.
5. • Comenzar el proceso de combinación de correspondencia
• Para iniciar el proceso de combinación de correo:
• Inicie Word.
• Se abrirá un documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el paso siguiente no
funcionará.
• En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia.
• Nota En Word 2002, en el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y haga clic en el Asistente para
combinar correspondencia.
• Se abrirá el panel Combinación de correspondencia. Puede desplazarse por el proceso de combinación de
correspondencia utilizando los hipervínculos del panel de tareas.
• Sugerencia
• También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando los botones de la barra de herramientas
Combinación de correspondencia (menú Ver, submenú Barras de herramientas, comando Combinar
correspondencia). No obstante, le resultará probablemente más sencillo usar el panel de tareas hasta que se
familiarice con el proceso.
• Siguiente paso
• Paso 1: elegir un tipo de documento y un documento principal
6. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
PARA CARTAS MODELO
• Una de las tareas más habituales en una oficina, es el
envío de una misma carta a diferentes destinatarios,
• Mediante la opción Combinar correspondencia para
cartas modelo Microsoft Word nos permite incluir en un
documento, datos almacenados en otro sitio.
• De esta forma podremos obtener copias de un mismo
documento pero con los datos de personas distintas.
7. ELEMENTOS FUNDAMENTALES
• Origen de Datos
• Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar
en el documento principal. Puede ser de distinta
naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Access,
de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una
tabla de Word o se pueden introducir en el mismo
momento de combinar.
• En cualquier caso podemos ver el origen de datos como
una lista de registros compuestos por campos. Un
registro corresponde a una fila, y un campo corresponde
a una columna.
8. PASO 1 DE 6
• Este asistente contempla seis pasos:
• En el paso uno tendremos que seleccionar el tipo de documento
que se desea crear, como deseamos crear Cartas modelo
debemos activar la opción:
9. PASO 2 DE 6
• Aquí tendremos que definir el documento inicial, que es el
documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos
el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos
una explicación de la opción seleccionada en ese momento
10. PASO 3 DE 6
• Ahora seleccionaremos el origen de datos,
podemos utilizar una lista ya existente, o
simplemente escribir una lista nueva.
11. SELECCIONAR ARCHIVOS DE ORIGEN
DE DATOS
• Al Examinar… se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos
de origen de datos, en el que indicaremos la ruta de dónde
obtener los datos
12. ORIGEN DE DATOS
• Como el origen de datos es un libro de Microsoft Excel se
tendrá que seleccionar la tabla donde se encuentran los
datos…
13. PASO 4 DE 6
• En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo de
nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los campos de
combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la
posición donde queremos que aparezca el campo de combinación
y a continuación hacemos clic en el panel de tareas sobre el
elemento que queremos insertar.
14. PASO 5 DE 6
• En este paso examinamos las cartas tal como se
escribirán con los valores concretos del origen de datos.
• Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al
destinatario anterior y siguiente respectivamente,
podemos Buscar un destinatario... concreto, excluir al
destinatario (en el que nos encontramos) o Editar lista
de destinatarios... para corregir algún error detectado
15. PASO 6 DE 6
• Si queremos guardar las cartas en un nuevo documento
por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de
ellas, o enviar luego el documento a otro usuario
hacemos clic en Editar cartas individuales.... En este
caso nos permite elegir combinar todos los registros, el
registro actual o un grupo de registros.
• El documento creado será un documento normal sin
combinación.
