Hse bajo la óptica de la contratación

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Hse bajo la óptica de la contratación

  1. 1. HSE bajo la óptica de la contrataciónPublicado en Abril 1, 2008 por Iván A. PinzónHSE, tres letras que paulatinamente han venido ganando identidad por sí solas paraamalgamar la Salud Ocupacional, la Seguridad Industrial y el Medio Ambiente, comoexigencias primordiales en la cultura empresarial.El tema cobra mayor trascendencia no solo en los sectores petrolero, minero ypetroquímico, caracterizados por procesos y operaciones de alto riesgo que puedenafectar negativamente a las personas, las instalaciones y el medio ambiente, sinotambién en otros sectores industriales que empiezan también a reconocer la importanciade optimizar la prevención y control de los factores de riesgo inherentes a sus industrias.No pocas de estas compañías se caracterizan porque elevados porcentajes: • Del personal que trabaja en sus oficinas e instalaciones de campo, no son sus empleados directos. • De su presupuesto de compras y contratación, lo ejecutan a través de terceros. • De los accidentes e incidentes en HSE, le ocurren a individuos que son sus contratistas o proveedores.Por estas razones, hacen ingentes esfuerzos en primera instancia, para fortalecer suspolíticas en HSE, interiorizando estos principios de vida en sus empleados.El reto complementario que enfrentan es asegurar que sus contratistas y proveedoresden cumplimiento con el mismo grado de responsabilidad y eficiencia a las mismasexigencias en materia de HSE.¿Cómo hacerlo? Es la pregunta.Evolución del desempeño en HSEHace dos lustros o más, en las etapas tempranas de investigación de mercados, sesolicitaba ya información sobre el desempeño en HSE de los potenciales proponentespara la construcción de un obra o prestación de un servicio; la respuesta era incipienteen la medida en que no existían indicadores de origen exógeno al potencial proponenteque acreditaran con un elevado nivel de certeza, su desempeño histórico en HSE. Lainformación provenía básicamente de entidades gubernamentales.Entidades certificadorasA finales de los 90s las empresas petroleras de algunos países deciden exigir estándaresmínimos de HSE a sus proponentes certificados por entidades externas con el fin decontar con información confiable de su gestión, permitiendo en etapas tempranasconocer su desempeño en esta materiaAdministradoras de Riesgos Profesionales
  2. 2. Las Administradoras de Riesgos Profesionales (ARP) o el seguro social, responsablespor prevenir, atender y proteger a los trabajadores de los efectos causados poraccidentes y enfermedades que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia deltrabajo que desarrollan, deben manejar estadísticas a nivel de: • Reservas de siniestros (accidentes de trabajo o enfermedad profesional) avisados. • Clasificación de riesgos dado por la naturaleza de la empresa: Como son biológicos, por responsabilidad del empleador, debilidad en prevención, por severidad de acuerdo a la accidentalidad, • Programas de prevención los cuales ofrecen a las empresas. Estas administradoras tienen directores integrales de servicios que hacen seguimiento a las empresas para determinar que cumplan las condiciones mínimas de seguridad y prevención laboralEsta información es solicitada por Ministerios y entidades de control, por lo tanto sehace necesario que las las administradoras tengan información al respecto.Precalificación en HSESe recomienda entonces, cuando se realizan investigaciones de preselección depotenciales proponentes, solicitar en esta etapa del proceso la certificación de unaentidad externa calificada y a los potenciales proponentes presentar los certificados deaccidentes o enfermedades profesionales emitidos por su correspondienteAdministradora de riesgos profesionales o el seguro social.La información obtenida en estas instancias, permite aceptar oportunamente, soloaquellas compañías que cumplen con unas condiciones mínimas predeterminadas enHSE, antes de iniciar procesos formales de contratación directa; fuente única o procesoscompetitivos, evitando tener que rechazar compañías en etapas más avanzadas delproceso, en las que descartar una propuesta significa una pérdida de tiempo, recursos,además de haber despertado una expectativa en un proveedor que no cumple con lasexigencias esperadas de desempeño.Pautas en la solicitud y evaluación de propuestasComo resultado de un proceso de preselección, una vez identificado un númerorazonable de compañías que están en capacidad de presentar propuestas porquesatisfacen unas exigencias mínimas, desde el punto de vista de experiencia y desempeñoen materia técnica y de HSE, se recomienda en el desarrollo de procesos de selección decontratistas, solicitar propuestas independientes en el ámbito de HSE, técnico ycomercial. La primera se debe plasmar en una presentación del sistema de gestión enHSE del potencial proponente.Un camino sensato en la evaluación de propuestas es el siguiente: • Calificar en primera instancia las propuestas de HSE
  3. 3. • A continuación, calificar las propuestas técnicas de quienes cumplieron las exigencias mínimas de HSE • A renglón seguido, calificar las propuestas comerciales de quienes pasaron la calificación de HSE y técnicaDe esta manera se eliminan en cada instancia, propuestas extremas que por defecto opor exceso, comprometen los resultados del proceso por una equivocada interpretacióndel alcance de los servicios. Por supuesto solo una adecuada planeación permitirá contarcon el tiempo suficiente para desarrollar estas actividades en línea; en caso contrarioserá necesario efectuarlas simultáneamente, deteriorándose el efecto positivo antesmencionado.Preocupaciones del orden contractualAlrededor de las propuestas de HSE han existido varias preocupaciones de las cualesquisiera rescatar tres en particular: • La primera tiene que ver con la manera como se pueden remunerar los costos que se generan por HSE. La discusión ha sido, si se puede configurar un rubro de pago específico – por ejemplo un precio unitario fijo o incluso una tarifa fija - para reconocer este costo. Definitivamente la práctica ha demostrado que no es recomendable hacerlo. Los incumplimientos en materia de HSE son difíciles de cuantificar o valorar; muchas veces tiene matices y en ese caso no es factible rechazar el pago en su totalidad; sería necesario entonces entrar a acordar en que porcentaje se cumplió el rubro de pago, lo que complica innecesariamente el proceso de facturación. Por consiguiente es recomendable que el contratista incluya los costos de HSE dentro de los gastos generales de administración y así pueda recuperarlos dentro del esquema convencional de Administración Impuestos y Utilidades, en el caso de contratos de construcción. • La segunda se relaciona con combinar en un mismo proceso competitivo compañías que ya conocen las exigencias y requisitos del contratante en materia de HSE, porque son contratistas regulares prestando un cierto tipo de servicio, con compañías que no lo han hecho en el pasado. La analogía que aplica es la de entrar a un cuarto oscuro en el que de antemano, se han dispuesto numerosos muebles y enseres. El contratista experimentado sabe incluso donde se encuentra el interruptor y como están dispuestos los muebles, por consiguiente podrá moverse entre ellos con mayor solvencia. El contratista nuevo por su parte, dará palos de ciego antes de empezar a acomodarse, mientras conoce la distribución del cuarto. Su curva de aprendizaje será mayor con las correspondientes consecuencias desfavorables. • Por otro lado, los contratistas experimentados en HSE se quejan de que los contratistas nuevos no están en capacidad de valorar adecuadamente los costos de HSE y por esa razón tienden a presentar ofertas sensiblemente más bajas que aquellos que conocen en detalle el contenido e impacto comercial de las exigencias de HSE, afectándose la equidad que debe acompañar el proceso.
  4. 4. De ahí la necesidad de realizar reuniones previas a la presentación de propuestas quepermitan normalizar la información que tienen los distintos proponentes sobre lasexigencias de HSE y asegurar que presenten propuestas competitivas en igualdad decondiciones.Plan de mejoramientoUna vez seleccionado el contratista, la comparación de los resultados de su propuesta deHSE con las expectativas o estándares básicos de la compañía contratante, permiteestablecer la brecha de desempeño que tiene el contratista al momento de iniciar laconstrucción de una obra o la prestación de los servicios.Esta brecha es una oportunidad para configurar un plan de mejoramiento que deberáponerse en marcha, aplicándolo incluso a aquellas actividades propias de lamovilización; a lo largo de la vida del contrato deberá aplicarse un adecuado control ymonitoreo del mismo. Será la carta de navegación que permita controlar y monitorear lagestión del contratista en HSE.Calificación de riesgosRegresando al entorno de las compañías contratantes, surge la inquietud de cómoponderar el riesgo de un determinado servicio o suministro. La definición de este nivelde riesgo supone la dedicación de recursos; la priorización de los contratistas; la mayoro menor intensidad en el seguimiento y control del desempeño, entre otras actividades.Las compañías contratantes no cuentan con recursos ilimitados que permitan unseguimiento con el mismo grado de intensidad para todo tipo de contrato.Desde un principio, se vienen aplicando distintas matrices de riesgo que permitencalificar los servicios y suministros de acuerdo con dicho nivel de riesgo, pero no existíaun enfoque que estableciera una clara diferenciación entre aquellos contratos de riesgo alos cuales se aplican las exigencias de HSE en toda su dimensión y a cuales no, en lamedida que son contratos de riesgo mínimo. Recientemente se ha precisado una manerapara lograr dicha diferenciación: Identificar cuáles son aquellos servicios o suministrossobre los cuales la empresa contratante tiene control directo y que básicamentecorresponden a servicios y suministros dentro de sus instalaciones y sobre los cualespuede establecer exigencias específicas y sobre cuáles tiene influencia, en cuyo casopodría sugerir pero no exigir el cumplimiento de dichas exigencias.Herramienta para calificación del riesgoEn la actualidad una empresa del sector petrolero ha desarrollado una herramienta paracalificar el nivel de riesgo teniendo en cuenta las características del servicio, laubicación donde se presta, la probabilidad de ocurrencia de incidentes, el impactopotencial de los mismos y el grado de control; dicha herramienta permite unacercamiento consistente para clasificar servicios críticos en los distintos sectoresestratégicos de compras y contratación, ponderando distintos factores tales como: HSE;seguridad; desempeño; talento humano; contenido local; innovación tecnológica;estabilidad financiera; auditorias; reputación: Los resultados se confrontan en unamatriz que establece diferenciaciones para los distintos tipos de servicios al comparar lacriticidad del servicio vs. el monto del gasto. Se agrupan entonces en tres grandesgrupos:
  5. 5. Grupo 1: Aplicable a servicios o suministros de alta criticidad o riesgo o con un elevadomonto del gasto.Grupo 2: Criticidad/riesgo medio o nivel medio de gasto.Grupo 3: Baja criticidad o bajo nivel de gasto.Entrenamiento del talento humanoEs tan complejo el proceso de asegurar resultados satisfactorios de HSE en una relacióncontractual que uno de los ingredientes para una receta satisfactoria, es brindar elentrenamiento requerido en la materia, en forma sostenida a los distintos actores segúnlas necesidades específicas de sus roles y responsabilidades en HSE: Los especialistasen contratación de la compañía contratante, sus responsables de la gestión de contratosy el personal del contratista. Por supuesto la función de HSE en ambos lados de lacerca: Contratante y contratista, es la llamada a facilitar y asegurar la gestión integral deHSE, sin que se asuma que son ellos como función los únicos responsables; HSE es unprincipio de liderazgo que se vive en primera persona.Herramientas operativasDurante la ejecución del contrato, una herramienta o mecanismo que ha probado serefectivo para controlar el plan de mejoramiento; identificar fortalezas y debilidades yponer en marcha medidas de mitigación es la realización de reuniones de desempeñopara efectuar revisiones, al menos trimestrales del desarrollo del contrato. Permitenhacer una revisión de lo acontecido en el período anterior, resaltando logros ydificultades; identificando áreas críticas y proyectando retos para el siguiente período.Es el entorno adecuado para revisar la gestión de HSE y sus indicadores de desempeño.Lecciones aprendidasPor supuesto un entorno de mejoramiento continuo, supone una adecuada y oportunaidentificación de lecciones aprendidas que permitan por ejemplo mejorar el alcanceoriginal de los servicios durante la ejecución del contrato; registrándolas a través de loscorrespondientes otrosíes, asegurando una adecuada divulgación para facilitar elaprendizaje no solo dentro de la compañía contratante sino también en el contratista.
  6. 6. TendenciasEl desarrollo de sistemas de gestión cimentados en procesos, que enfatizan el manejo dela integridad para identificar peligros, identificar amenazas y peligros, valorar riesgos yasegurar un control sistemático de peligros mayores en las operaciones, constituye unaevidencia de un viraje direccional en la gestión de contratistas y proveedores. Esnecesario profundizar la evaluación de desempeño y hacer más exigentes los criteriosde selección de contratistas para asegurar que sus prácticas y procesos estén alineadoscon los estándares corporativos y de industria.Es imperativo propiciar comportamientos en HSE que aseguren un desempeño deexcepción. Argumentos de motivación y reconocimiento son indispensables para logrardicho desempeño. Se requiere articular mecanismos creativos que permitan efectuarreconocimientos a los contratistas y más que a estos a su personal., sin quenecesariamente deba plasmarse en un contenido monetario.

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