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GTD seminario JAGM

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una explicación para aplicar recomendaciones prácticas propuestas por el método “Getting Things Done” *(GTD) para incrementar nuestra capacidad de trabajo, la administración del tiempo y la …

una explicación para aplicar recomendaciones prácticas propuestas por el método “Getting Things Done” *(GTD) para incrementar nuestra capacidad de trabajo, la administración del tiempo y la productividad de nuestro equipo de colaboradores.

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  • 1. “ No le podemos enseñar nada a un hombre; sólo le podemos ayudar a descubrirlo dentro de sí mismo” Galileo GalileiFoto de Paco Espinoza
  • 2. © Jesús Antonio Gaxiola Meléndrez@jesusgaxiola jesus.antonio.gaxiola jesus.antonio.gaxiola j_a_gaxiola jesus.gaxiola@itson.edu.mx
  • 3.  Imagina que estás trabajando en un informe que tienes que entregar al día siguiente. Es un informe muy importante y has decidido asignarle la máxima prioridad, digamos prioridad 1. De repente suena el teléfono. Es tu jefe que necesita una serie de datos para antes de que acabe el día. Así, como por arte de magia, los datos para tu jefe se han convertido, sin que tú puedas hacer nada por evitarlo, en la nueva máxima prioridad y ese informe tan importante ha pasado a ser prioridad 2. Estás ocupado con los datos para tu jefe cuando suena nuevamente el teléfono. Te llaman del colegio de tu hijo; se encuentra mal y debes ir a recogerlo para llevártelo a casa. Nuevamente tus prioridades cambian y los datos para tu jefe reducen su prioridad a 2, ya que recoger a tu hijo es la nueva prioridad 1. A estas alturas ese informe tan importante para mañana es ya prioridad 3.
  • 4. 1. Hacer trabajo como vaya llegando 2. Hacer trabajo predefinido 3. Definir el trabajo que tengo que hacer ¿y las prioridades?Foto de Paco Espinoza ¿Cuál Eliminar? ¿Cuál Completar?
  • 5. 1. Objetivo general del seminario2. El Proceso Fundamental: !!!! Vacía tu mente !!!1. Las cinco fases para lograr el dominio del uso de trabajo2. Revisa tus tareas regularmente.3. Uso de Outlook como herramienta para el GTD4. Conclusiones – Próximos pasos
  • 6. Aplicar recomendaciones prácticas propuestas por el método “Getting Things Done” *(GTD) para incrementar nuestra capacidad de trabajo, la administración del tiempo y la productividad de nuestro equipo de colaboradores.* GTD es un método para la organización del trabajo propuesto por David Allen.
  • 7. Conocerás un métodopara administrar tustareas (GTD) y unaherramienta que teapoye para no olvidarlos(Outlook)Tendrás la oportunidadde ser más productivo ycontrolado
  • 8. Recuperado de: http://www.youtube.com/watch?v=c77DhBkD26Y
  • 9.  Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un método de gestión de las actividades personales y el título de un libro de David Allen, libro que en español se ha editado con el título Organízate con eficacia GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de tareas actuales o la próxima acción.
  • 10. Si son pasos múltiples¿Cuál es el resultadoexitoso
  • 11.  Según el flujo de trabajo propuesto por GTD qué acciones tomaría ante las siguientes casos de entradas de acciones
  • 12.  Se les cita a reunión urgente de trabajo para el próximo martes a las 10:00 am en la sala de juntas de la compañía. Su asistencia es muy importante no falte.
  • 13.  Jesús.. Me podrías enviar por favor la presentación que usaste en la clase de ayer.. Gracias Carlos A.
  • 14. XXXXX
  • 15.  Un contexto es la herramienta, situación o persona que se necesita para llevar a cabo una próxima acción. Se recomienda que comiences con un número pequeño de contextos y que además sean relativamente genéricos. Los contextos es pensar en ellos como contenedores de próximas acciones.
  • 16.  @computadora @teléfono @email @Asunto a tratar con: @jefe @reunión semanal @casa @Tucson
  • 17.  @En espera  La lista “a la espera” es una potente herramienta para evitar que la falta de productividad ajena influya negativamente en tu propia productividad. @Algún Día /tal vez  Información sobre eventos que tendrán lugar en una fecha concreta y a los que aún no sabes si vas a poder o querer asistir. En estos casos lo que debes hacer es anotar un recordatorio de la fecha límite en la que debes tomar una decisión @referencias  Es información que se debe almacenar para consultar posteriores en algún momento no especifico @en cualquier lugar @Proyectos
  • 18.  Crea listas por contextos de las actividades que escribiste en la actividad 1 Tareas:  Si una acción tiene fecha limite asígnela.  Si una acción se puede delegar asígnela. Proyectos:  Si una acción tiene varias etapas o acciones colóquela en la lista de proyectos Si es necesario coloca nuevos contextos a los propuestos
  • 19. para lograr el dominio del flujo de trabajo.1. Recolección2. Procesamiento3. Organización4. Revisión5. Ejecución Comentemos el ejemplo del mesero
  • 20. Herramientas de Recolección Correo electrónico. Bandeja(s) de entrada Tareas Notas electrónicas/diarios/libretas de notas. Correo de voz/máquina contestadora. Herramientas de dictado para tomar notas.Recolectando – factores para el éxito Sácatelo de la cabeza Número mínimo de ubicaciones Vacíalos regularmente Entradas
  • 21. Si se trata de pasosmúltiples ¿Cuál es elresultado exitoso
  • 22. Las listas de acción principales: Programar tareas a realizar Calendario  Establecer horario para trabajar en los contextos  Acciones con horario y fecha especifica  Información pertinente a la fecha ….. ¡¡ y es todo !! En espera Proyectos
  • 23. Factor imperativo para el Éxito:La revisión semanal  Reúne y procesa todos sus asuntos.  Revisa tus proyecto  Actualiza tus listas.  Haz limpieza, clarifica, ponte al día y completa.
  • 24. Si se trata de pasosmúltiples ¿Cuál es elresultado exitoso
  • 25. Criterio para elegir acciones:Contexto ¿Qué puedo hacer donde estoy?Tiempo disponible ¿Cuánto tiempo tengo?Recursos (¿Cuánta energía tengo?)Prioridad (¿Cuál es el valor que obtengo si en vez de hacer esto hago otra cosa?)
  • 26.  Sacarse todo lo de la cabeza Decidir resultados y próximas acciones Poner los resultados en tu sistema completo, actualizado, que sea un recordatorio de tu actividades que se revise periódicamente Definir tu trabajo en los niveles apropiados Confiar en tu intuición acerca de tus elecciones de acción
  • 27. © Jesús Antonio Gaxiola Meléndrez
  • 28. La experiencia de ser productivo: Bajo control Relajado Enfocado Inspirado y Haciendo las cosas/logrando resultados con un sistema para mantener el proceso.
  • 29.  Selecciona las Bandejas de Entrada Repasa los apuntes del seminario Limpia tus archivos (organiza tu bandeja de entrada) Decide donde mantener tus listas Comparte lo que has aprendido Suscríbete al boletín “Los principios de Productividad” www.ganaropciones.com Tomar el seminario otra vez Haz algo que apoye tu nuevo comportamiento Visita www.gettingthingsdone.com Obtén/lee el libro Getting Things Done (Organízate con Eficacia)