PENULISAN MINIT MESYUARAT ZULKIFLI YAHYA
MINIT MESYUARAT <ul><li>Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan...
… sambung… <ul><li>Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. ...
JENIS MESYUARAT <ul><li>Mesyuarat Bersiri </li></ul><ul><li>-  Berkala dan ada kesinambungan </li></ul><ul><li>-  Melebihi...
… sambung… <ul><li>Mesyuarat Khas </li></ul><ul><ul><li>Ad-hoc </li></ul></ul><ul><ul><li>Sekali atau beberapa kali mengik...
<ul><li>Penting sebagai; </li></ul><ul><li>Laporan </li></ul><ul><li>Rekod </li></ul><ul><li>Rujukan </li></ul><ul><li>Men...
<ul><li>Peringkat Persediaan </li></ul><ul><li>-  Mengetahui agenda </li></ul><ul><li>-  Mengetahui Minit Mesyuarat yang l...
… sambung… <ul><li>Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat </li></ul><ul><li>Draf minit dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi...
PETUA PENULISAN <ul><li>FAKTA, bukan tanggapan peribadi </li></ul><ul><li>PADAT, bukan bercerita </li></ul><ul><li>TEPAT, ...
CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK <ul><li>TULIN </li></ul><ul><li>LENGKAP </li></ul><ul><li>TEPAT </li></ul><ul><li>BEBAS DARI KER...
BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN PERBINCANGAN 1.  PERUTUSAN PENGERUSI 2.  PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 3.  PERKARA-PERKARA BERB...
FORMAT MINIT <ul><li>MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat) </li></ul><ul><li>- Tarikh: ……. </li></ul><ul><li>- Masa:……… </li><...
1.  PERUTUSAN PENGERUSI 1.1. Ucapan penghargaan   1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi 2.  PENGESAHAN...
3.  PERKARA-PERKARA BERBANGKIT (dari mesyuarat lepas) 3.1. (Tajuk) – perkara/isu yang diputuskan   3.1.1. Kemajuan tindaka...
<ul><li>PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS  </li></ul><ul><li>KERJA PERLU DIREKODKAN: </li></ul><ul><li>4.1. Tajuk </...
5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin mesyuarat) 5.1. (Tajuk) – perkara/isu yang dikemukakan 5.1.1. Penjelasan perkara/isu (unt...
… sambung… <ul><li>URUSETIA </li></ul><ul><li>Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat </li></ul><ul><li>Su...
CONTOH STRUKTUR MINIT  <ul><li>Perutusan Pengerusi </li></ul><ul><li>Pengesahan Minit Mesyuarat </li></ul><ul><li>Perkara-...
<ul><li>… sambung … </li></ul><ul><li>Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-kertas kerja </li></ul><ul><li>i.  Taj...
Contoh Format Minit Mesyuarat Bil  Perkara  Tindakan Perlu  Tanggungjawab  Status Diambil  Semasa
TINDAKAN SUSULAN <ul><ul><li>Mengadakan “post mortem” </li></ul></ul><ul><ul><li>Menyediakan Minit Mesyuarat dengan segera...
SEKIAN,TERIMA KASIH, WASSALAM
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Penulisan minit mesyuarat

9,022

Published on

Published in: Education
1 Comment
1 Like
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total Views
9,022
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
392
Comments
1
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Penulisan minit mesyuarat

  1. 1. PENULISAN MINIT MESYUARAT ZULKIFLI YAHYA
  2. 2. MINIT MESYUARAT <ul><li>Satu rekod atau kenyataan bertulis secara formal mengenai catatan ke atas sesuatu perbincangan dan keputusan yang dicapai oleh perbincangan tersebut sebagai bahan rujukan, tindakan susulan dan pelaporan semula diperbincangan akan datang. </li></ul>
  3. 3. … sambung… <ul><li>Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara yang dibincangkan dan diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. </li></ul><ul><li>Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format tertentu serta peraturan dan syarat yang ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang empunya. </li></ul>
  4. 4. JENIS MESYUARAT <ul><li>Mesyuarat Bersiri </li></ul><ul><li>- Berkala dan ada kesinambungan </li></ul><ul><li>- Melebihi sekali dalam tempoh tertentu </li></ul><ul><li>- Ahli mesyuarat mengikut jawatan/fungsi </li></ul><ul><li>- Agenda mesyuarat tersusun dan tetap </li></ul>
  5. 5. … sambung… <ul><li>Mesyuarat Khas </li></ul><ul><ul><li>Ad-hoc </li></ul></ul><ul><ul><li>Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan </li></ul></ul><ul><ul><li>Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai kepakaran </li></ul></ul><ul><ul><li>Agenda mesyuarat ringkas tetapi mendalam/terperinci </li></ul></ul><ul><ul><li>Nama mesyuarat menjelaskan tujuan / fungsi </li></ul></ul>
  6. 6. <ul><li>Penting sebagai; </li></ul><ul><li>Laporan </li></ul><ul><li>Rekod </li></ul><ul><li>Rujukan </li></ul><ul><li>Mengambil tindakan </li></ul><ul><li>Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli </li></ul><ul><li>mesyuarat </li></ul><ul><li>Imej Jabatan/Kementerian </li></ul>MINIT MESYUARAT
  7. 7. <ul><li>Peringkat Persediaan </li></ul><ul><li>- Mengetahui agenda </li></ul><ul><li>- Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu </li></ul><ul><li>- Membaca semua kertas kerja </li></ul><ul><li>- Mengetahui latar belakang ahli </li></ul><ul><li>Semasa Mesyuarat </li></ul><ul><li>- Tumpukan perhatian kepada perbincangan </li></ul><ul><li> - Ambil/buat catatan perbincangan </li></ul><ul><li> - Guna perakam suara </li></ul><ul><li> - Gunakan juru teringkas </li></ul>PANDUAN MENGAMBIL MINIT
  8. 8. … sambung… <ul><li>Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat </li></ul><ul><li>Draf minit dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi dalam masa 3 hari selepas mesyuarat </li></ul><ul><li>Minit mesyuarat diedarkan selewat-lewatnya 7 hari selepas mesyuarat </li></ul>
  9. 9. PETUA PENULISAN <ul><li>FAKTA, bukan tanggapan peribadi </li></ul><ul><li>PADAT, bukan bercerita </li></ul><ul><li>TEPAT, bukan panjang berjela </li></ul><ul><li>JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga </li></ul><ul><li>BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan </li></ul><ul><li>BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan </li></ul><ul><li>PROFESYENAL, tunjukan kematangan </li></ul>
  10. 10. CIRI-CIRI MINIT YANG BAIK <ul><li>TULIN </li></ul><ul><li>LENGKAP </li></ul><ul><li>TEPAT </li></ul><ul><li>BEBAS DARI KERAGUAN </li></ul><ul><li>KUPASAN ISU/PERKARA POKOK </li></ul><ul><li>RINGKASAN PERBINCANGAN </li></ul><ul><li>KEPUTUSAN </li></ul><ul><li>TINDAKAN PIHAK TERLIBAT </li></ul>
  11. 11. BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN PERBINCANGAN 1. PERUTUSAN PENGERUSI 2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 4. PERBINCANGAN 5. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA 6. HAL-HAL LAIN 7. PENUTUP STRUKTUR MINIT
  12. 12. FORMAT MINIT <ul><li>MINIT MESYUARAT (tajuk mesyuarat) </li></ul><ul><li>- Tarikh: ……. </li></ul><ul><li>- Masa:……… </li></ul><ul><li>- Temapat:…….. </li></ul><ul><li>SENARAI KEHADIRAN </li></ul><ul><li>- Yang Hadir </li></ul><ul><li>- Tidak Hadir(dengan maaf/izin) </li></ul><ul><li>- Turut Hadir </li></ul><ul><li>- Setiausaha </li></ul>
  13. 13. 1. PERUTUSAN PENGERUSI 1.1. Ucapan penghargaan 1.2. Isu/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi 2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT 2.1. Disahkan tanpa pindaan atau dengan pindaan … sambung…
  14. 14. 3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT (dari mesyuarat lepas) 3.1. (Tajuk) – perkara/isu yang diputuskan 3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk makluman) 3.2. (Tajuk) – perkara/isu yang dibincangkan 3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan) … sambung…
  15. 15. <ul><li>PERBINCANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS </li></ul><ul><li>KERJA PERLU DIREKODKAN: </li></ul><ul><li>4.1. Tajuk </li></ul><ul><li>4.1.1. Tujuan utama </li></ul><ul><ul><li>4.1.2. Ringkasan kertas/Isu-isu penting yang dibangkitkan </li></ul></ul><ul><ul><li>4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan </li></ul></ul><ul><li>4.1.4. Rumusan Pengerusi </li></ul><ul><li>4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya </li></ul><ul><li>4.2. (Kertas seterusnya) </li></ul>… sambung…
  16. 16. 5. HAL-HAL LAIN (sumber: hadirin mesyuarat) 5.1. (Tajuk) – perkara/isu yang dikemukakan 5.1.1. Penjelasan perkara/isu (untuk makluman) 5.2. (Tajuk) – perkara/isu berkaitan yang dibincangkan 5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan) 6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT 6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang 6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi 6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan … sambung…
  17. 17. … sambung… <ul><li>URUSETIA </li></ul><ul><li>Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia mesyuarat </li></ul><ul><li>Susunan nama hendaklah mengikut kekananan </li></ul><ul><li>(Catatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat) </li></ul><ul><li>TARIKH </li></ul><ul><li>Catatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan </li></ul>
  18. 18. CONTOH STRUKTUR MINIT <ul><li>Perutusan Pengerusi </li></ul><ul><li>Pengesahan Minit Mesyuarat </li></ul><ul><li>Perkara-perkara Berbangkit </li></ul><ul><li>- Tajuk </li></ul><ul><li>i) Mesyuarat mengambil maklum </li></ul><ul><li>a) </li></ul><ul><li>b) </li></ul><ul><li>ii) Mesyuarat membuat keputusan </li></ul><ul><li>a) </li></ul><ul><li>b) </li></ul>
  19. 19. <ul><li>… sambung … </li></ul><ul><li>Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-kertas kerja </li></ul><ul><li>i. Tajuk </li></ul><ul><li>(a) (maklumat kertas) </li></ul><ul><li>ii. Mesyuarat mengambil maklum </li></ul><ul><li>(a) </li></ul><ul><li>(b) </li></ul><ul><li>iii. Mesyuarat membuat keputusan </li></ul><ul><li>(a) </li></ul><ul><li>(b) </li></ul><ul><li>Tindakan </li></ul><ul><li>Hal-hal Lain </li></ul><ul><li>6. Penutup </li></ul>
  20. 20. Contoh Format Minit Mesyuarat Bil Perkara Tindakan Perlu Tanggungjawab Status Diambil Semasa
  21. 21. TINDAKAN SUSULAN <ul><ul><li>Mengadakan “post mortem” </li></ul></ul><ul><ul><li>Menyediakan Minit Mesyuarat dengan segera </li></ul></ul><ul><ul><li>Menghantar Minit Mesyuarat dengan segera </li></ul></ul><ul><ul><li>Mengesan dan mendapatkan maklumbalas bagi </li></ul></ul><ul><li>setiap tindakan (follow up dan follow through) </li></ul>
  22. 22. SEKIAN,TERIMA KASIH, WASSALAM
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×