Jenis laporan

65,000 views
64,456 views

Published on

0 Comments
3 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
65,000
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
397
Comments
0
Likes
3
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Jenis laporan

  1. 1. a. Laporan Berdasarkan Sarana PengungkapanBerdasarkan sarana pengungkapannya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu laporan lisan danlaporan tulisan1. Laporan LisanLaporan Lisan biasa dilakukan untuk suatu keadaan darurat yang harus segera diketahui olehpimpinan atau pemberi tugas.Laporan lisan juga biasa dilakukan untuk metaporkan suatu kegiatan, seperti pidato ketua panitia.2. Laporan TertulisLaporan tertulis biasanya dibuat secara finai dan ditujukan kepada atasan mengenai pelaksanaantugas dan hasil-hasil yang dicapai. Laporan tertulis biasanya diketik di atas kertas HVS kuartodan di beri sampul, lalu dibuat beberapa rangkap. Ada Janis laporan tertulis yang biasanyadipergunakan, terutama di dunia ilmiah atau perguruan tinggi, yaitu laporan hash] penelitian.b. Laporan Berdasarkan PengertianAda tiga macarn laporan yang ditulis berdasarkan pengertian yang objektif,1. Laporan DataLaporan data bertujuan memberitahukan informasi. Laporan Janis ini dapat berisi masalahproyek atau mengenai operasi rutin. Pada waktu menulis data laporan, tanyakan kepada sendiri,informasi apa yang diberikan dan bagairnana cara mendapatkannya secara efektif Bentuk laporandata yang paling tepat berupa label, Ada dua macann penggolongan laporan data yaitu, laporaninformatif dan laporan riset_2. Laporan AnalitikTipe pelaporan ini tidak hanya memberikan informasi, tetapi juga menafsirkan data sebaikmungkin. Suatu laporan analitis masih memberitahukan informasi, tetapi interpretasi yangdiberikan sama pentingnya dengan fakta yang mash mentah. Analisis haws dilakukan denganhati-hati. Kesimpulan harus ditekankan, tidak disembunyikan dalam teks.3. Laporan RekomendasiLaporan rekomendasi difokuskan pada aksi. Sasaran dalam penulisan adalah memberikan nasihatkepada seseorang untukberbuat sesuatu. Dalam setiap kasus, rekomendasi dipusatkan pada suatu fakta, analisis, danpenafsiran dengan suatu cara yang mendukung rekomendasi.c. Laporan Berdasarkan Periode
  2. 2. Laporan berdasarkan periode dibagi menjadi tiga bentuk, yaitu laporan berkala, laporaninsidental, dan laporan statistik.1. Laporan berkalaLaporan berkala merupakan pertanggungjawaban yang bersifat rutin dan dibuat berkala, dua kalidalam satu tahun anggaran. Laporan pertanggungjawaban petaksanaan rencana dan programselama satu semester (April sampai dengan September) disebut dengan laporan tengah tahunan,yang harus sudah disampaikan kepada pimpinan selambat-lambatnya pada tanggal 30 Oktobertahun anggaran. Sementara itu, laporan pertanggungjawaban peiaksanaan rencana dan programselama satu tahun (April sampai dengan Maret tahun berikut) disebut dengan laporan tahunan,yang paling lambat sudah harus disampaikan kepada pimpinan pada tanggal 30 April tahunanggaran.Sistem pelaporan tengah tahunan dan tahunan ini merupakan prinsip pelaksanaan fungsimanajernen kontrol. Laporan tengah tahunan berfungsi sebagai alat pengawasan danpengendalian terhadap pelaksanaan rencana dan program yang sedang berlangsung_ Melaluilaporan ini, arah dan pelaksanaan kegiatan dapat dikendalikan oleh pirnpinan yang terus-menerusmerniliki kewajiban melakukan pengawasan melekat. Laporan tengah tahunan memberi petunjukkepada pimpinan rnengenai perlu tidaknya suatu rencana dikaji kembali dan disempurnakan,Selain itu, melalui laporan tengah tahunan, pimpinan juga dapat memperkirakan pencapaian atauperolehan tujuan.Sementara ftur laporan tahunan memiliki fungsi sebagai Mat penilaian akhir terhadap hasilpelaksanaan rencana dan program rutin, serta pembangunan tahunan. Setiap akhir tahunanggaran, pimpinan memiliki kewajiban melakukan pengawasan dan penilaian akhir. Caranyadengan melakukan perbandingan antara hasil dan rencana yang sudah ditentukan sebelumnya,baik secara kuantitatif maupun kualitatif, dalam rangka mencapai sasaran fisik dan fungsional.Sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan rencana dan pro-gram rutin, dan pembangunan,laporan tengah tahunan dan laporan tahunan harus memberikan informasi mengenai hal-halberikut. Hasil-hasil yang telah dicapai, disertai bukti konkret berupa data dan fakta. Hambatan-hambatan yang dihadapi, disertai penjelasan permasalahan.2. Laporan InsidentalLaporan insidental adalah laporan yang perlu disampaikan, balk atas permintaan atasan maupunatas prakarsa bawahan sehubungan dengan adanya kasus atau rnasalah tertentu. Atasan dapatmeminta laporan kepada bawahan untuk memperoleh informasi tentang suatu kejadian yangmenyangkut kedinasan dan memiliki dampak terhadap pelaksana program. Sebatiknya, tanpadiminta atasan, bawahan wajib menyampaikan laporan kepada atasan jika sewaktu-waktumengalami kejadian tertentu sebagai informasi dan pertanggungjawaban. Laporan insidentalmerupakan sarana komunikasi dua arah untuk mencegah dan membatasi timbulnya akibat-akibatsampingan yang tidak diinginkan.3. Laporan Statistik
  3. 3. Laporan statistik adalah laporan yang baru digunakan jika data yang diolah cukup banyak,padahal perkembangan peristiwa harus dapat diketahui secara cepat dan tepat Laporan statitistikini dibuat berdasarkan data–data rlil yang ada di lapangan, yangkemudian dirumuskan sesuai dengan formula atau standar baku yang telah ditetapkan, sehinggadidapatkan hasil yang valid. Biasanya, laporan statistik digunakan dalam setiap pengambilankeputusan dan laporan pertanggungjawaban.d. Laporan Berdasarkan MaksudBerdasarkan niaksudnya, laporan dibagi menjadi tiga jenis, yaitu laporan informatif, laporaneksamisional, dan laporan analitis,1. Laporan InformatifLaporan informatif adalah laporan yang memberikan sekadar gambaran inforrnasi mengenaisuatu keadaan agar pimpinan dapat mengikuti perkembangan yang terjadi.2. Laporan EksaminasionalLaporan eksaminasional adalah laporan yang selain memberikan informasi, juga menyertakanpendapat mengenai latar belakang informasi itu.3. Laporan AnalitisLaporan analitis adalah laporan yang memuat sumbangan pikiran, yaitu pendapat dan saran atasdasar analisis yang mendalam terhadap masalah yang dilaporkan.e. Laporan Berdasarkan Ruang LIngkupBerdasarkan ruang lingkupnya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu laporan urnum danlaporan khusus.1. Laporan UmumLaporan urnum adalah laporan yang memberikan gambaran secara menyeluruh mengenaimasalah. Mengingat luasnya masalah, biasanya jenis laporan ini hanya memuat garls-garisbesarnya. Laporan umum ini dipakai dalam setiap awal presentasi dan biasanya berisipernyataan-pernyataan yang mengundang bahan pertanyaan atau isu–isu menarik dari setiapanggota atau prang yang mendengar atau membacanya.2. Laporan khususLaporan khusus adalah laporan yang memberikan gambaran secara terinci mengenai suatu halyang khusus. Contohnya adalah laporan pertanggungjawaban bulanan atau tahunan. Dalamlaporan khusus. data yang digunakan harus sangat valid dan bisa dipertanggungjawabkan.
  4. 4. f. Laporan Berdasarkan ReristiwaBerdasarkan peristiwanya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu Laporan rutin dan laporanaksidental.1.Laporan RutinLaporan rutin adalah laporan yang memuat hal-hal yang biasanya dilaporkan sebagai masalahrutin, balk berupa data maupun berita, Laporan ini wajib dilaporkan sesuai dengan waktu atauhari yang telah ditentukan. Contoh sederhana yang termasuk dalam laporan ini adalah taporanharian soles2. Laporan AksidentalLaporan aksidental adalah laporan yang memuat hal istimewa atau yang tidak biasa terjadi,Laporan ini dibuat setelah adanya kejadran, kasus, atau masalah besar, seperti kasus korupsi ataupen-curian_g. Laporan Berdasarkan Keamanan IsiBerdasarkan keamanan isinya, laporan dibagi menjadi tiga jenis, yaitu laporan biasa, laporanrahasia, dan laporan sangat rahasia,1.Laporan BiasaLaporan biasa adalah laporan yang jika isinya diketahui oleh orang yang tidak berhak, tidak akanmemberi akibat buruk kepada organisasi. Contohnya laporan laba rugi perusahaan.2. Laporan Rahasia.Laporan rahasia adalah laporan yang sama sekali tidak boleti diketahui oleh orang lain yangtidak berhak karena menyangkut nama baik seseorang, lembaga, atau menyangkut rasa amanlingkungan. Contohnya laporan keuangan bulanan yang memberikan informasi mengenaikeuangan, kinerja, dan arus kas perusahaan yang bermanfaat dalarn rangka membuatkeputusan-keputusan ekonomi serta pertanggungjawaban manajemen alas penggunaan sumber-sumber daya yang di-percayakan kepada mereka.3. Laporan Sangat RahasiaLaporan sangat rahasia adalah laporan yang sama sekali tidak boleh diketahui isinya oleh oranglain yang tidak berhak karena menyangkut keamanan negara atau masyarakat luas. Contohnyalaporan pengembangan teknologi produk baru yang akan dikeluarkan atau diproduksi olehperusahaanh. Laporan Berdasarkan Kesempurnaan Isi
  5. 5. Berdasarkan kesempurnaan laporan dibagi menjadi duajenis, yaitu laporan sementara dan laporan akhir.1.. Laporan SementaraLaporan sementara adalah laporan yang masih bersifat semen-tara, karena ada bahan (data ataufakta} yang belum disertakan. Biasanya, jenis laporan ini dibuat karena alasan tertentu agarlaporan itu harus segera disampaikan kepada alasan atau pihak yang berwenang untukmemberikan gambaran pendahuluan mengenai suatu masalah.2. Laporan AkhirLaporan akhir adalah laporan yang lengkap yang merupakan penyempurnaan dan laporansementara. Laporan akhir tidak hanya sempuma karena kepiawaian penyusunnya, tetapi jugakarena adanya kritik, saran, dan tanggapan dad pihak lain.i. Laporan Berdasarkan KeresmiannyaBerdasarkan kesempurnaan keresmiannya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu laporanformal dan laporan nonformal.1.Laporan FormalLaporan formal adalah laporan resmi yang disiapkan dengan sungguh-sungguh oleh pelapor.Laporan ini berisi pertanggungjawaban tugas yang diberikan kepadanya, lalu disampaikankepada si pemberi tugas secara resmi.2. Laporan NonformalLaporan nonformal adalah jenis laporan yang dapat disampaikan secara lisan dalam situasi yangtidak resmi. Hal yang dilaporkan mungkin tidak iengkap. Oleh karena itu, laporan nonformalselalu bersifat sementara.j. Laporan Berdasarkan WaktuBerdasarkan waktunya, laporan dapat disampaikan secara periadik, yaitu harian, mingguan,bulanan, triwulan, catur wulan, tahunan, dan lima tahunan, Laporan jenis ini juga dapat disebutdengan laporan berkala atau laporan insidental.1.Laporan HarianLaporan harian berisi tentang prestasi dan hambatan yang dialami pada hari itu. Laporan jenis inipanting diketahui oleh pimpinan untuk menentukan Iangkah pada ban berikutnya,2- Laporan Mingguan
  6. 6. Laporan mingguan biasanya disampaikan setiap akhir minggu untuk merekapitulasi jumlah hasilkegiatan yang dihasilkan pegawai selama satu minggu. Bentuk laporan mingguan biasanyacukup dengan surat, fon-nulia diagram, atau grafik.3. Laporan BulananLaporan bulanan berisi tentang kegiatan yang telah dicapai dan hambatan yang dialami selamasatu bulan. Dalam laporan bulanan biasanya dicantumkan rencana kegiatan pada bulanberikutnya.4. Laporan TahunanLaporan tahunan u mu mnya bens’ tentang keg latan suatu instansi selama satu tahun anggaran,like kegiatan tersebut belumselesal, diajukan lagi rencana perpanjangan kegiatan untuk tahun berikutnya. Setiap akhir tahunanggaran, pelaksanaan kegiatan selama satu tahun dilaporkan kepada atasan. Isinya perincianlengkap mengenai hasil yang dicapai, hambatan, serta dana yang digunakan.5. Laporan Lima TahunanLaporan lima tahunan isinya sama dengan laporan tahunan. Laporan ini merupakan rangkumanlaporan tahun demi tahun selama lima tahun.k. Laporan Berdasarkan Jumlah PenerimaBerdasarkan jumlah penerimanya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu laporan terbatas danlaporan tidak terbatas.1, Laporan TerbatasLaporan terbatas adalah laporan yang khusus ditujukan kepada seseorang atau beberapa prang.2. Laporan Tidak TerbatasLaporan tidak terbatas adalah laporan yang dapat dibaca atau ditujukan kepada banyak orang.l. Laporan Berdasarkan BentukBerdasarkan bentuknya, laporan dibagi menjadi berbagai jenis berikut.1. Laporan Berbentuk Formulir IsianLaporan berbentuk formulir isian adalah laporan yang sudah memiliki bentuk baku berupaformulir, sehingga penerima laporan dengan mucIah dapat membaca dan memahami keteranganyang dimuat dalam formulir itu.
  7. 7. 2. Laporan Berbentuk MemorandumLaporan berbentuk memorandum adalah laporan yang hanya memuat pokok-pokoknya saja danyang diedarkan di kalangan terbatas atau intern.3. Laporan Berbentuk IlustrasiLaporan berbentuk ilustrasi adalah bentuk laporan yang tidak banyak rnempergunakan kata-kata,tetapi dapat memberikan informasi dengan jelas dan lengkap. Ilustrasi merupakan lielengkaplaporan berbentuk naskah. Yang dimaksud dengan ilustrasi adalah potret, bagan, denah. peta,Label, grafik, kurva, dan diagram.4 Laporan Berbentuk Artikel atau RisalahArtikel berbentuk risalah biasanya dipergunakan untuk melaporkan suatu pertemuan sepertidiskusi, rapat, dan seminar. Tujuan laporan ini utamanya sebagai pertanggungjawabanpenyelenggara.5. Laporan Berbentuk SuratLaporan berbentuk surat dibuat untuk penerima laporan yang hares segera mengetahuiperkembangan kegiatan agar dapat segera menentukan tindak lanjut.6. Laporan Berbentuk NaskahLaporan berbentuk naskah sedikitnya memiliki dua jenis, yaitu laporan penelitian dan laporanilmiah dalam Iingkungan pekerjaan.7. Laporan Berbentuk BukuLaporan yang berbentuk buku adalah laporan yang dicetak atau dijilid menjadi sebuah buku.
  8. 8. Laporan merupakan suatu cara komunikasi dimana penulis menyampaikan informasi kepadaseseorang atau suatu badan karena tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.Laporan juga merupakan jenis dokumen yang menyampaikan informasi mengenai sebuahmasalah yang diselidiki dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakanyang akan diambil, hal-hal esensil, dan hal-hal pokok yang bertalian dengan tujuannya.Dasar-dasar Laporan 1. Pemberi LaporanPemberi laporan dapar berupa perorangan atau badan2. Penerima LaporanPenerima laporan adalah perorangan atau badan yang menuugaskan atau dianggap perlumendapatkan laporan tersebut.3. Tujuan LaporanUmumnya tujuan laporan adalah untuk mengatasi suatu masalah, mengambil suatu keputusanyang lebih efektif, mengetahui perkembangan suatu masalah, mengadakan pengawasan danperbaikan, menemukan teknik baru, dan sebagainya.Sifat LaporanLaporan yang baik harus ditulis dengan bahasa yang baik dan jelas sehingga menimbulkanpengertian yang tepat, bukan kesan atau sugesti. Di bawah ini adalah sifat-sifat yang harusdikandung oleh sebuah laporan. 1. Mengandung imaginasiHal ini memiliki pengertian bahwa pelapor harus tahu secara tepat siapa yang akan menerimalaporan.2. Sempurna dan komplitTidak boleh ada hal-hal yang diabaikan bila hal-hal tersebut diperlukan untuk memperkuatkesimpulan dalam laporan itu. Selain itu laporan tidak boleh mengandung unsur yangmenyimpang dan memihak.3. Disajikan secara menarikPelapor harus berusaha menarik perhatian si penerima laporan dengan nilai yang terkandung didalam laporan.
  9. 9. Macam-macam Laporan 1. Laporan berbentuk formulir isianJenis laporan ini biasanya bersifat rutin dan sering berbentuk angka-angka.2. Laporan berbentuk suratBiasanya bentuknya lebih panjang dari surat-surat biasa.3. Laporan berbentuk memorandumJenis laporan ini sering digunakan untuk laporan yang singkat.4. Laporan perkembangan dan laporan keadaanLaporan perkembangan adalah suatu macam laporan untuk menyampaikan perkembangan,perubahan atau tahap mana yang sudah dicapai dalam usaha untuk mencapai tujuan yang telahditentukan.Laporan keadaan adalah laporan yang menggambarkan kondisi yang ada pada saat laporan itudibuat.5. Laporan berkalaJenis laporan ini dibuat dalam jangka waktu tertentu.6. Laporan laboratorisSalah satu tujuan dari laporan laboratoris adalah menyampaikan hasil dari percobaan ataukegiatan yang dilakukan dalam laboratorium.Unsur-unsur yang paling penting dari suatu kerangka laporan laboratoris: 1. Halaman judul 2. Objek atau tujuan 3. Teori: menyangkut teori mana yang diterapkan 4. Metode: prosedur-prosedur yang ditempuh 5. Hasil-hasil yang dicapai dalam percobaan 6. Diskusi atas hasil yang dicapai 7. Kesimpulan 8. Apendiks 9. Data asli 10. Laporan formal dan semi-formalCiri-ciri umum untuk menentukan apakah suatu laporan termasuk laporan formal:
  10. 10. 1. Harus ada halaman judul 2. Biasanya ada sebuah surat penyerahan 3. Memiliki daftar isi 4. Ada sebuah ikhtisar (atau abstrak) yang mengawali laporan 5. Ada bagian pendahuluan 6. Bila ada kesimpulan dan saran (rekomendasi) biasanya diberi judul tersendiri 7. Isi laporan yang terdiri dari judul-judul dengan tingkat yang berbeda-beda 8. Bernada resmi, bergaya impersonal 9. Bila perlu disertai dengan tabel-tabel dan angka-angka, baik yang terjalin dalam teks laporan maupun dikumpulkan dalam satu bagian tersendiri 10. Biasanya didokumentasikan secara khususLaporan formal adalah laporan yang memenuhi semua persyaratan di atas, nadanya bersifatimpersonal, dan materinya disajikan dalam suatu pola struktur seperti yang terdapat dalam buku-buku.Bila ada satu atau beberapa syarat tidak terpenuhi, laporan itu disebut semi-formal sedangkanlaporan yang tidak memenuhi persyaratan di atas disebut laporan non-formal.Laporan formal, semi-formal, dan non-formal merupakan laporan yang bersifat resmi (formil).Bila laporan tersebut bersifat pribadi dan bentuknya sesuai dengan keinginan penulis makalaporan itu bersifat tidak resmi (informil).Struktur Laporan Formal 1. Halaman judulJangan menggunakan judul yang terlalu panjang.2. Surat penyerahanSurat penyerahan atau letter of transmittal berfungsi sebagai kata pengantar pada sebuah buku.3. Daftar isiBagian ini memuat rekapitulasi dari semua judul yang ada dalam laporan. Pokok-pokok yangpaling penting ditempatkan semakin ke kiri.4. Ikhtisar dan abstrakIkhtisar merupakan bagian dari tulisan yang menyampaikan informasi penting dari sebuahlaporan dalam bentuk yang sangat singkat.Abstrak adalah bagian uraian yang sangat singkat, jarang lebih panjang dari enam atau delapanbaris untuk menerangkan aspek-aspek yang tercakup dalam sebuah uraian.
  11. 11. 1. Pendahuluan 2. Isi laporanIsi laporan menyangkut inti persoalan. 1. Kesimpulan dan saran 2. Bagian pelengkapBagian yang perlu dimasukkan untuk melengkapi laoran adalah apendiks (lampiran-lampiran,termasuk surat perintah atau surat tugas bagi orang yang membuat laporan, foto, peta, dll) danbibliografi bila laporan itu dikaitkan dengan analisa ilmiah yang menggunakan bahan-bahanpustaka.Bahasa LaporanSekurang-kurangnya dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yangbaik antara satu kalimat dengan kalimat yang lain. Bidang yang dilaporkan dan orang yangmenerima laporan seringkali mempengaruhi gaya bahasa yang digunakan.Laporan BukuLaporan buku berarti suatu macam laporan untuk kepentingan pendidikan atau perkuliahan diperguruan tinggi yang bertujuan untuk mendorong mahasiswa membaca buku yang dianjurkandan meningkatkan kemampuan memahami isi buku tersebut.Laporan buku cukup bila terdiri dari bagian-bagian berikut: judul, pendahuluan (suratpenyerahan dan pendahuluan), isi laporan, kesimpulan dan saran. Di samping itu disebutkan pulajudul buku, nama pengarang, tempat penerbitan, penerbit, tahun terbit, cetakan atau edisi keberapa, jumlah halaman, dan babnya, serta formatnya. Semua ini merupakan bahan keteranganteknis megenai buku yang bersangkutan.

×