SCRUM – Smidig prosjektledelse og utvikling

SCRUM – Smidig prosjektledelse og utvikling10 september 2009
José Manuel redondo Lopera
Avdelingsleder Prosjekt og RESSURSANSVARLIG
Hvordan spiser du en elefant?
En bit av gangen
'How will you live, Rambo?' - Day by day....

Agenda

Om meg og dere
Hvorfor scrum/smidig i det hele tatt
Hva er scrum (kort, kort, kort)
Case 1: Dr Greve Pharma
Case 2: EDR
IXD roller og erfaringer etter 2 prosjekter
”Best Practice so far”: IXD smidig prosess

Om meg

José Manuel Redondo Lopera, 36 år fra Barcelona
Utdannelse:

- Organisasjonspsykologi
- Markedsføring
- Master of Business Administration (MBA)
- Project Management Professional (PMP)
- Scrum Master

13 års internasjonal erfaring fra IT og web bransje fra store og mellomstore bedrifter som blant annet prosjektleder, prosessleder (lean/6sigma), forretningsutvikler og KAM
Spør gjerne underveis!!

Deres forventninger

????

Typisk standard prosjekt (fossefall)
TEORI
T8
T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
Strategi
Brukere
Analyse
Innhold
Informasjonsarkitektur
Interaksjonsdesign
Design
Grafisk design
TU
Teknisk utvikling

TEORI
T8
T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
Strategi
Brukere
Analyse
Innhold
Interaksjonsdesign
Design
Grafisk design
TU
Teknisk utvikling
Kundensinntjening(time -to-market): T8

Forsinkelser i godkjenningsprosess
- Ressurser sitter og venter
Kunden fokuserer ikke på dette
- Tar lengre tid enn ventet
PRAKSIS
Kunden utilgjengelig
T8
T9
T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
Strategi
Kunden ombestemer seg og endrer meningen
Brukere
Analyse
Innhold
Interaksjonsdesign
Design
Grafisk design
TU
Teknisk utvikling
Kundensinntjening(time -to-market): T...?

Fungerer best når omgivelsene endrer seg lite og er enkle å forstå
Fossefall
Omfang
Krav
Fast
Plan-drevet
Estimat
Ressurser
Tid / dato
(kostnad)

Komplekst prosess og omgivelsene endrer seg
Fossefall
Scrum / smidig
Tid / dato
(kostnad)
Omfang
Krav
Ressurser
Fast
Verdi- drevet
Plan-drevet
Estimat
Omfang
Krav
Ressurser
Tid / dato
(kostnad)

Løsning?
TEORI
T8
T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
Strategi
Brukere
Analyse
Innhold
Interaksjonsdesign
Design
Grafisk design
TU
Teknisk utvikling

Løsning: scrum/smidig?
TEORI
T8
T1
T2
T3
T4
T5
T6
T7
Strategi
Brukere
Analyse
Innhold
Interaksjonsdesign
Design
Grafisk design
TU
Teknisk utvikling
Kundens inntjening:T2

Fosefall: T8
Scrum: T2

Prinsippene fra Agile manifesto (smidig metoder)
Prosesserogverktøy
Individerogsamarbeidi team
Forhåndsdefinert plan
Håndtereendringer
Omfattendedokumentasjon
Fungerende software
Kontrakts-forhandlinger
Samarbeidetett med kunden
over
over
over
over

Scrum i et nøtteskall: softwareutviklingsprosjekt
1 week
Produkteterdesignet, kodetogtestetiløpetavsprinten
Vil du læremerom scrum på 3 minutter? : http://steria.no/asset/4955/1/4955_1.pdf

Case 1:Dr Greve Pharma

Dr Greve Pharma – faktaFra A til Å i løpet av 20 kalender dager (300 timer)
TEORI
Uke 1
Uke 2
Uke 3
Uke 4
Prosjektledelse: 3 fulle arbeidsdager
Interaksjonsdesign: 12 fulle arbeidsdager
Grafisk design: 15 fulle arbeidsdager
Teknisk utvikling: 10 fulle arbeidsdager
Meeting plan

Dr Greve Pharma – faktaFra A til Å i løpet av 20 kalender dager (300 timer)
PRAKSIS
Uke 1
Uke 2
Uke 3
Uke 4
Prosjektledelse: 3 fulle arbeidsdager
Interaksjonsdesign: 12 fulle arbeidsdager
Grafisk design: 15 fulle arbeidsdager
Teknisk utvikling: 10 fulle arbeidsdager
Møteplan

2 Sprinter: 3 ressurser x 5 dager x 7,5 x 2 Sprinter
Eget prosjektrom og tverfaglig miljø hvor alle var involvert fra starten
Daglig scrum møter
Produkt eier satt hos oss hele tiden
Alle ressurser jobbet dedikert 100%: 100% fakturerbær tid
Prosjektevalueringfra kunde: 5 og 6, mente av vi var effektive og dyktige og at vi fulgte bra opp hele veien

”Lessons learned” - positive

Alle er med = tverrfaglighet og eierskap
Raskere og bedre beslutninger, sparringsrunder og framdrift når dedikert kundeperson med mandat sitter sammen med teamet
Toppleder med fra starten (forankring)
Sammensveiset gjeng: engasjement og ”stå på”
Eget prosjektrom
Hyppige, korte møter
Korte tidsfrister
Konkrete leveranser

Ett prosjekt om gangen
Korte prosjekter  større sjanse for suksess
Backlogtavla var levende
Entusiasme

”Lessons learned” - negative

Ikke helt smidig.... ScrumMaster?
Bedre system og prosess for å håndtere kommunikasjon
Behov for at ScrumMaster og Produkteier er tilgjengelige 100% i løpet av prosjektet
Bedre system og prosess for å håndtere tidsforbruk og oversikt
Lite koordinerting med andre eksterne aktører involvert i prosjektet
Bedre definisjon av leveransene

Bedre system og prosess for å håndtere feilrapportering etter vår leveranse
Glemte å planlegge kvalitetssikring av implementert kode før lansering
Ingen brukertest

Case 2:EDR

Utforderende prosjekt både teknisk- og kompetansemessig: neste nivå
Vi hadde full kontroll av leveranse fra A til Å – også backend
Produkteier får økt kompetanse og forståelse for faget : samarbeid blir enklere og enklere
Lettere å synliggjøre ROI og time to market
Lettere å synliggjøre kostnader
Tydeligere roller og ansvar enn på forrige
”Guerilla” brukertesting

Litt for ambisiøse
Grafisk design begynte for tidlig
Forskjellige kulturer krever tilpasning: Ingeniører vs kreative mennensker
Trenger bedre standardrutiner og kvalitetskrav
Roller og ansvarsområder må forklares bedre
Trenger bedre oversikt over aktiviteter -> ny backlog-tavle
Må ha mer oversikt over administrative oppgaver og etterarbeid

Roller og erfaringer etter disse 2 prosjekter

Prosjekter....

Interaksjonsdesigner rolle
Positive erfaringer

Raske beslutninger som gjorde wireframes (WF) prosessen raskere.
Kort vei til kunden for tilbakemelinger.
Høyt fokus på prosjektet, ingen andre prosjekter som kom i veien.

Negative erfaringer

Dårlig estimering: vanskelig å følge opp etter sprintene var avsluttet
Det å begynne med WF samtidig som design førte til at det ble unødvendig stress og litt mye venting.

Vanskeligst / største utfordringer:

Få (den ufaglærte) kunden til å skjønne arbeidsmetoden
Styre forventninger.Kunden forventet å få alt som var på WFi en ferdig versjon.

Grafisk designer rolle
Positive erfaringer

Bra med daglige korte felles prosjektmøter
Tilfredsstillende å jobbe med et prosjekt man ser slutten på.
Kundens tilgjengelighet

Negative erfaringer

Ikkesåmyetidtilinnovasjon. Måkjøre safe pgatidspress.
Manglende innhold fra kunde gir inneffektiv sprint.
Noe kommunikasjon med kunde blir ikke dokumentert

Å få levert i tide om manglende innholdsleveranse fra kunde.
Viktig å dokumentere all kommunikasjon, godkjenninger osv da endel avdetteforegårmuntligpgakundenstilstedeværelse.

Frontend-backend utvikler rolle
Positive erfaringer

100% fokus. Mye blir gjort på kort tid.
Skaper engasjement fra kunden
Rask lansering
Effektiv kommunikasjon når kunden sitter sammen med teamet

Negative erfaringer

Rekker ikke å få fullt utbytte av prosessen på et tre-fire ukers prosjekt. Det var vanskelig å kunne lære og bruke erfaringene på neste sprint.
Utviklingsprintene var ikke godt nok definert. Uklart hva som skulle leveres på de forskjellige sprintene. Fikk ingen følelse av at hver sprint var en ferdig leveranse med klare mål.
Noen ganger forstyrrende at kunden satt sammen med oss

Overføre SCRUM-prosessen (100% systemutviklings rammeverk) til interaksjonsdesign / design / frontendutvikling.
Vanskelig å kutte features /begrense omfang på en firmaweb.

ScrumMaster (prosjektleder) rolle
Positive erfaringer

Synlighet
Alle tar 110% ansvar og eierskap: bedre kvalitet
Leveranse over forventinger på budsjett og til tiden: verdi
Tverrfaglig miljø og kompetanseoverføring
Gøy og levende

Negative erfaringer

Skepsis i starten.... det er jo noe nytt
Usikkerheten i starten
Ikke full kontroll: coach vs styrer

KOMMUNIKASJON (4F): forståelse, forankring, felleskap og fremdrift
Forklare metode, roller og ansvar
Produkteier hos oss
Tilpasse scrum /smidig metode til vår verden: ingen fasit.
Estimere

”Best Practice so far”:IXD smidig prosess

IXD smidig prosess
Sprint 1
Sprint 0
Sprint 2
Sprint 3
Sprint 4
Sprint 5
Strategy
Produkt backlog
Interaksjons-
design
Interaksjons-
design
Grafisk
design
Grafisk
design
Frontend
utvikling
Frontend
utvikling
Backend
utvikling
Backend
utvikling
Sprint
planlegging
Sprint
demo
Sprint
retrospektive
Daglig stå-opp-møte

IXD smidig prosess: Standard dokumenter