Your SlideShare is downloading. ×
0
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Standard operating-procedures
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Standard operating-procedures

2,962

Published on

Published in: Education, Technology
0 Comments
4 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
2,962
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
4
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Standard Operating Procedures
  • 2. Istilah Prosedur Operasional Standar prosedur operasi yang baku PROTAP atau Prosedur Tetap Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures,Standard Working Procedures, Medi Procedures
  • 3. SOP prosedur kerja yang dilakukan secara benar dankonsisten pengendalian mutu terhadap proses kegiatanorganisasi.
  • 4. SOP: asal usul SOP medik, penanganan pasien, kesehatan, teknik,lingkungan dan penyelamatan SOP Tugas rutin yang mengandung resiko SOP penanggulangan kebakaran, pilot pesawatterbang
  • 5. Definisi International Conference on Harmonisation (ICH)“Detailed, writtem instruction to achieve uniformityof the performance of a specific function”
  • 6. DefinisiRudi M Tambunan:SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-proseduroperasional standar yang ada dalam suatu organisasiyang digunakan untuk memastikan bahwa setiapkeputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaanfasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang didalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif,konsisten, standar, dan sistematis
  • 7. Untuk siapa SOP dibuat? SOP menjadi pedoman bagi para pelaksanapekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi,resepsionis, office boy, supir, staf administrasi dikantor, pabrik atau gudang, supervisor dan managerSOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukansendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secaratim dan untuk pengawas pekerjaan tsb
  • 8. Kapan SOP disusun? SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaandilakukan. SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudahdilakukan dgn baik atau tidak. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2bulan trial. Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisadiakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru,tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua ygmempengaruhi lingkungan kerja Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadibahan perbaikan SOP secara teratur
  • 9. Sepanjang apa SOP disusun? Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknyaSOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macamorang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap haruslengkap dan akurat Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebihmemudahkan para pelaksana, dengan demikiansebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagimenjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOPTahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOPTahap Penyelesaian)
  • 10. Siapa yang menyusun SOP?Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas: Penulis SOP (author) Pelaksana di lapangan (employee) Pengawas lapangan (supervisor) Atasan pengawas (manager)
  • 11. Persiapan SOP SOP disusun tim penyusun SOP yang memilikipengetahuan dan pengalaman dalam bidangnya SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkatlangkah demi langkah dan dalam tampilan yangmudah dibaca dan dipahami.
  • 12. Jenis SOP Sederhana : langkah-langkah yang ringkas danhanya memerlukan sedikit keputusan Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci,panjang, konsisten. Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.
  • 13. Bentuk SOP Dokumen tertulis Diagram atau alur kerja (flow chart)
  • 14. Standard Operating Procedures:Kedudukannya dalam Organisasidan Manajemen
  • 15. OrganisasiOrganisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebihyang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niatyang sama yang kemudian secara sah membentukbadan sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama(Siagian,2006)
  • 16. Tagline Organisasi ideal:(dari berbagai sumber) Organisasi tanpa Visi dan Misi adalah bagai orangbuta yang harus berjalan di daerah berbatu danterjal yang belum dikenalnya Visi dan Misi adalah pemandu utama ke arah manaOrganisasi akan dibawa Perwujudan Visi dan Menjalankan misi dicapaisecara bertahap melalui tujuan, sebagai milestoneatas pencapaian organisasi dalam jangka waktu lebihpendek dari Visi
  • 17. Tagline Continued: Tujuan Organisasi dicapai melalui berbagai aktivitasoperasional dan manajerial Untuk menciptakan kesamaan pemahaman terhadapaktivitas organisasi, prosedur operasi harusdibakukan dengan menetapkan Standard OperatingProcedures Conclusion I: SOP adalah operasional day by daydalam mewujudkan Visi dan menjalankan misi
  • 18. Aktivitas Operasional dan Manajemen dalamOrganisasi untuk Mewujudkan VisiPlanning &decisionmakingSumber Daya OrganisasiSumber Daya Fisik/AlamInformasiSumber Daya ManusiaModal ControllingLeadingOrganizingFungsi-fungsiManajemenTujuanOrganisasiEfektifEfisienMenjalankanMisiMewujudkanVisiAktivitasOperasiDituangkandalam Proseduryang dibakukanmelalui SOP
  • 19. Faktor Essential Organisasi dalam penyusunanSOP Terkait dengan Keputusan, maka dalam penyusunanSOP yang efektif harus merujuk pada strukturorganisasi. Kelemahannya adalah tidak fleksible,berubah organisasi, berubah SOP Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOPyang efektif harus disusun dengan memperhatikanfungsi organisasi atau proses bisnis yang ada dalamorganisasi Conclusion II: Dalam penyusunan SOP harusmemperhatikan dan berdasarkan pada StrukturOrganisasi dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)
  • 20. Standard OperatingProcedures:dalam Kerangka Sistem Mutu
  • 21. Pengertian MutuVincent Gaspersz (1997) mendefinisikan mutu secarakonvensional yang menggambarkan karakteristik langsungdari suatu produk seperti performansi, keandalan, mudahdalam penggunaan, estetika dan sebagainyaMenurut standard internasional ISO 8402. Mutu adalah: “The totality of characteristics of an entity that bearon its ability to satisfy stated or implied needs”(Totalitas dari karakteristik suatu produk yang menunjukkankemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yangditentukan atau yang tersirat “
  • 22. Tagline untuk Mutu Mutu sering diartikan sebagai memenuhi keinginanpelanggan (customer need) Produk yang kurang (“less than”) memenuhi persyaratanpelanggan di anggap mutunya jelek. Kadang menggodauntuk menyimpulkan bahwa melebihi harapanpelanggan (“more than”) dalam memberikan mutu yangdipersyaratkan dapat menimbulkan kesulitan atauketidakmungkinan untuk memenuhinya secara terus-menerus secara konsisten. Conclusion: Quality is conformance to agreedrequirements” No less – no more
  • 23. Manajemen MutuMenurut standard internasional ISO 8402: Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi manajemen yangmenentukan kebijakan mutu, sasaran mutu dantanggungjawab manajemen. Keseluruhannyadiimplementasikan menggunakan alat-alat sepertirencana mutu, kendali mutu, pemastian mutu danperbaikan mutu dalam kerangka sistem mutu FungsiManajemen Mutu yang terkenal adalah:PDCA Plan, Do, Check, and Act
  • 24. Sistem MutuDalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu (qualitysystem) didefinisikan sebagai : “The organisation structure, procedures,processes and resources needed toimplement quality management.” (Strukturorganisasi, prosedur, proses dan sumberdaya yangdiperlukan untuk menerapkan manajemen mutu)
  • 25. Dokumentasi dalam Sistem MutuSetiap kita membaca klausul-klausul dalam sistemmutu, semua klausul dalam sistem mutu manapun(seperti ISO) mempersyaratkan adanya prosedurterdokumentasi. Ini menunjukkan bahwa dokumentasisistem mutu merupakan hal yang sangat penting dalampenerapan sistem mutu tersebut. Berbicara tentangsistem mutu maka kita berbicara tentang standar, yaitustandar sistem maupun standar hasil. Suatu standarberfungsi untuk memberikan panduan agar semuaorang bekerja sesuai dengan metoda tertentu ataumenghasilkan sesuatu dengan spesifikasi tertentu
  • 26. Tagline SOP dalam MutuSOP dalam sistem mutu adalah bagian daridokumentasi dari prosedur, sesuai dengan prinsip:“Tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang ditulis”
  • 27. Dokumentasi yang efektif haruslah :1. Mendeskripsikan bagaimana operasional suatuorganisasi dalam lingkup sistem mutu.2. Menunjukkan kepada kastemer dan karyawan bahwaperusahaan peduli dengan pencapaian mutu danmemiliki suatu sistem mutu untuk mencapaikeberhasilan.3. Mendorong tindakan-tindakan yang konsisten danpemahaman-pemahaman yang sama di seluruhorganisasi.4. Mengkomunikasikan instruksi-instruksi, informasidan juga perubahan-perubahan yang disepakatidalam sistem mutu.
  • 28. 5. Memungkinkan anggota-anggota organisasibekerja lebih efektif dan produktif.6. Menyakinkan bahwa aktivitas-aktivitasorganisasi dapat berlanjut efektif selamaperiode dimana orang yang bertanggung jawabtidak ditempat.7. Memungkinkan pemeriksaan (audit) sistemmutu untuk mem-verifikasi efektivitasnya.“SOP sebagai dokumen dari prosedur operasi agardisebut efektif harus memenuhi unsur-unsurtersebut di atas”
  • 29. Menyusun SOP yang Efektif
  • 30. Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)30Efektif : mengerjakan pekerjaan yang benar atautepatEfisien : mengerjakan pekerjaan dengan benar atautepat
  • 31. SOP yang efektif adalah: SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan,dalam menjalankan misi Organisasi, untukmewujudkan Visi Memenuhi kriteria manual SOP Memahami Hambatan-hambatan dalampenyusunan dan implementasi SOP
  • 32. 7 Kriteria Manual SOP32 Specific Lengkap prosedur Jelas dan mudah dipahami Layak Terap (Applicable) Controllable Layak Audit Layak Ubah (Changeable and flexible)
  • 33. Spesifik33 Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuaidengan kebutuhan organisasi Penyusunan SOP harus dilakukan observasiterhadap organisasi secara rinci dan lengkap,mengenai: Struktur Organisasi, strukturpengambilan keputusan, lingkup dan cakupanbisnis atau aktivitas organisasi, kekhasanoperasional, kekhususan administratif, danperaturan-peraturan yang mengikat
  • 34. Lengkap prosedur34 Lengkap untuk prosedur tertentu, dan lengkapuntuk prosedur yang dibutuhkan
  • 35. Jelas dan Mudah35 Dapat dicerna dengan baik Tidak menimbulkan banyak tafsiran
  • 36. Layak Terap36 Dapat diaplikasikan dengan baik terutama karenaada dukungan manajemen dan budaya organisasi
  • 37. Controllable37 Dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsurorganisasi
  • 38. Layak Ubah38 Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atauaktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.
  • 39. Hambatan-hambatan dalam Penyusunan SOP Hambatan Organisasional(aspek Gaya Manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlahlapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentangkendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi,kualitas SDM, dan Budaya Organisasi) Hambatan OperasionalKaraktersitik Operasional (Jenis kegiatan, ciri-ciri produkatau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional),Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan UkuranOperasional (Kontrol Internal untuk Organisasi besar danoperasional yang luas yang berbeda standar)
  • 40. Cont’d40 Hambatan ManajerialVisi, Misi, dan strategi organisasi, DukunganManajerial, Pengawasan Manajerial (terhadapperubahan bisnis atau lingkungan bisnis), dantekanan Manajerial, Hambatan PersonalTidak memiliki kemampuan dalam mengikutiperubahan, Tidak memiliki Motivasi, danMemiliki Kepentingan Pribadi
  • 41. Tips41 Selalu bayangkan siapa pengguna SOP Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb Gunakan prinsip “Ceritakan apa yg akan Anda ceritakan,kemudian ceritakan” Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topikyg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan) Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang Komplit: semua informasi penting yg digunakan untukmenjalankan kegiatan Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankankegiatan
  • 42. Cont’d42 Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimatpasif Buat draft terlebih dahulu Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apadikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketikamembuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka halyg sama akan dirasakan oleh pembaca
  • 43. Cont’d43Panjang vs PendekPanjang: Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan nodadari mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian ygbasahPendek: Bersihkan kotoran dan noda dari mesina. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoranb. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah
  • 44. Cont’d44Jelas vs Tidak JelasTidak jelas: Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di dalambuku laporan hasil produksiJelas: Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan hasilproduksi
  • 45. Cont’d45Bertele-tele vs RingkasBertele-tele: Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semuatinta yg pernah digunakan sebelum Andamenyimpan tinta lain yg berbeda warnanyaRingkas: Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warnalain
  • 46. Tingkat Rincian46 Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankandgn seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah pentingakan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semuapertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikantraining dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harusberusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisadigunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chartutk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnyapola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti
  • 47. Format SOP Nama modul Tujuan Ruang lingkup Referensi/Pedoman Sarana Prosedur kerja Flowchart
  • 48. Flowchart : diagram alir menggambarkan sebuah algoritma yang terstrukturdan mudah dipahami oleh orang lain Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalamprogram secara logis Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alatkomunikasi dan dokumentasi
  • 49. Flowchart : diagram alir Diagram alir digambarkan dengan orientasi dariatas ke bawah Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakansecara eksplisit Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Startdan berakhir pada satu atau lebih Terminal/Akhir Gunakan penguhubung (Connector) denganlabel untuk menunjukkan keterhubungan antarpath terputus/terpotong: misalnya gantihalaman.
  • 50. Simbol-simbol: diagram alir Mulai Decision: Proses : Penguhubung Prosedurberbeda halaman/ Off-PageConnector Penguhubung Prosedur dalamsatu halaman On-PageConnector Dokumen: Multidokumen Kegiatan Manual Data: Input Manual: Kartu:
  • 51. Simbol,Bagan Arus KegiatanRincian prosedur Tampilan Penghubung Penggabungan Arsip Tetap Pemaduan Sortir Delay Penguraian Arsip sementara Pilihan Langkah/Or
  • 52. Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah(berbagai arah): pada umumnya dijadikan garisyang sejajar, seperti koordinasi, monitoring, dll Alur Garis Penghubung dengan tanda panah(berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutanberikut dari prosedur
  • 53. Simbol Bagan Arus Penyimpanan Pita tertanda: Data tersimpan/Stored Data Disket Magnetik Penyimpanan Internal Disrect Acces Storage Sequential Acces Storage
  • 54. Terima kasih atas perhatiannya

×