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<ul><li>Técnicas de Auditorias </li></ul>
¿Qué es una auditoria? <ul><li>“ Proceso sistemático, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objet...
¿Para qué realizar auditorias? <ul><li>Conocer la capacidad del S G C para cumplir los requisitos (clientes, ISO 9001, leg...
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TIPOS DE AUDITORIAS <ul><li>Internas </li></ul><ul><li>De primera parte </li></ul><ul><li>Son realizadas por la propia org...
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Características de un Auditor Interno <ul><li>Educación </li></ul><ul><li>Formación </li></ul><ul><li>Experiencia </li></u...
<ul><li>Educación </li></ul><ul><li>Según asignación:  tecnológico, profesional, bachiller </li></ul><ul><li>Formación </l...
<ul><li>Experiencia </li></ul><ul><li>Según asignación : entre 6 y 12 meses en la  empresa  interactuando con dos o más ár...
<ul><li>Habilidades </li></ul><ul><li>Capacidad para dirigir un equipo auditor </li></ul><ul><li>Habilidad para la formula...
Fases o Etapas  de la Auditoria Interna Planificación Ejecución Presentación de informes Seguimiento Técnicas de auditorias
<ul><li>Planificación: </li></ul><ul><li>Programación </li></ul><ul><li>Preparación </li></ul>Técnicas de auditorias
<ul><li>Elaborar  un programa de auditorias tomando en consideración : </li></ul><ul><li>Definición de procesos a auditar:...
El programa de auditoria interna Técnicas de auditorias PROCESO DOCUMENTOS  EN REFENCIA AUDITADO AUDITOR FECHA DE LA  AUDI...
Preparación: Técnicas de auditorias <ul><li>Revisión de la documentación </li></ul><ul><li>Elaborar lista de verificación ...
Lista de verificación...  <ul><li>Debe elaborarse en concordancia con la actividad a auditar </li></ul><ul><li>Debe utiliz...
Partir de los documentos aplicables para el alcance seleccionado <ul><li>identificar los cargos que se relacionan con el a...
<ul><li>las preguntas, actividades o registros a verificar no  necesariamente se deben preparar en el orden que  serán ver...
QUE AUDITAR EN UN PROCESO? <ul><li>PARA ELLO NOS BASAMOS EN EL CICLO PHVA </li></ul>Técnicas de auditorias ACTUAR PLANEAR ...
<ul><li>PREGUNTAR POR: </li></ul><ul><li>Los propósitos del proceso </li></ul><ul><li>El alcance y las responsabilidades <...
<ul><li>1. La disponibilidad de documentos y registros incluyendo su control </li></ul><ul><li>2. La aplicación de las téc...
<ul><li>1. Método de seguimiento de desempeño de procesos </li></ul><ul><li>2. Seguimiento a los productos.  </li></ul><ul...
<ul><li>Preguntar por: </li></ul><ul><li>La aplicación de correcciones </li></ul><ul><li>El desarrollo de acciones correct...
Para cada proceso se auditan los siguientes elementos: <ul><li>4.2.1  Manual de calidad </li></ul><ul><li>4.2.3  Control d...
....  Lista de verificación Técnicas de auditorias HOJA DE VERIFICACIÓN AUDITOR PRINCIPAL < AÑO > CICLO DE AUDITORIAS No _...
Ejecución Técnicas de auditorias
... Etapas a considerar <ul><li>reunión de apertura </li></ul><ul><li>recolección de evidencia objetiva </li></ul><ul><li>...
1 . Presentación de los auditores 2. Recordar objetivo y alcance de auditoria 3. Explicar la metodología para desarrollar ...
La auditoria se realiza usando como referencia la lista de chequeo, los auditados son entrevistados con respecto al proces...
Recolección de evidencia objetiva Obtener pruebas tangibles de que el sistema de calidad funciona correcta y eficazmente <...
Fuentes de información <ul><li>Entrevistas </li></ul><ul><li>Observación directa. </li></ul><ul><li>Comprobación ( Documen...
Las Entrevistas <ul><li>Errores que no se deben cometer al realizar las entrevistas: </li></ul><ul><li>Auditar solamente d...
En las Entrevistas.... <ul><li>Preguntar </li></ul><ul><li>Escuchar </li></ul><ul><li>Observar  </li></ul><ul><li>Analizar...
En las entrevistas ser: <ul><li>Detallista </li></ul><ul><li>Diplomático </li></ul><ul><li>Respetuoso </li></ul><ul><li>Se...
Cerradas suministran información puntual : un responsable, una fecha, un lugar SI / NO Tipos de preguntas de auditoria Téc...
Abiertas Permiten obtener descripciones de procesos o actividades Técnicas de auditorias Tipos de preguntas de auditoria
Técnicas de auditorias Tipos de preguntas de auditoria TIPO DE PREGUNTA TIPO DE RESPUESTA RESULTADO Qué Porqué Donde Abier...
Administración del tiempo <ul><li>Realizar primero las actividades más complejas o difíciles. </li></ul><ul><li>Asignar tr...
Hallazgo Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o...
Tipos de Hallazgos   No conformidad Incumplimiento de un requisito especificado Observación  Situación que potencialmente ...
Tipos de no conformidades Mayor   a.  Falla en documentar una cláusula de la norma/ sistema contra el cual se realiza la a...
HAY, SIN EMBARGO, OCASIONES CUANDO UN NÚMERO SUFICIENTE DE NO CONFORMIDADES MENORES, CONTRA UN REQUERIMIENTO PARTICULAR, P...
<ul><li>.... Componentes básicos </li></ul><ul><li>observación o no conformidad (que incumple) </li></ul><ul><li>numeral q...
<ul><li>No existen registros que demuestren la aplicación de... (un requisitos específico del documento objeto de auditori...
<ul><li>No se han definido (disposiciones, normas, reglas,  responsables, mecanismos para el registro) para el  desarrollo...
<ul><li>Aunque en la práctica se encuentra evidencia de (una  situación particular, el diligenciamiento de un formato, la ...
    Una No Conformidad registra la evidencia objetiva de una conclusión adversa a la calidad. Esto se aplica si la falla e...
PUNTOS PARA MANTENER LA PRECISIÓN, BREVEDAD EN LA REDACCIÓN DE UNA NO CONFORMIDAD Técnicas de auditorias <ul><li>     Resp...
<ul><li>LA FORMA ADECUADA DE ESTABLECER </li></ul><ul><li>UNA NO CONFORMIDAD </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>  </li>...
Tendencia a escribir no conformidades largas El cuarto que simula las condiciones de operación del sistema real que se tie...
El plan de calidad de inspección y ensayos finales requiere que el 100% de los servicios prestados por los contratistas de...
EXPRESIÓN DE OPINIONES   No se realizó la evaluación de desarrollo semestral para evaluar el entrenamiento práctico con lo...
PROPUESTA   No se realizó la evaluación de desarrollo semestral para evaluar el entrenamiento práctico con lo cual se incu...
No conformidades dudosas vagas o triviales La auditoria ejecutada en febrero de 2.001 al área de mercadeo, establecida en ...
La auditoria ejecutada en febrero de 2.001 al área de mercadeo, establecida en el plan de auditoria QF 1916-1, fue realiza...
Repetición de las mismas o similares no conformidades Se encontró que el procedimiento PMV-001 del área comercial  tenía v...
CONSECUENCIAS: No agrega valor el hecho de repetir Nc alarga los informes   Se encontraron en uso documentos del área come...
La Reunión de Cierre <ul><li>Es una actividad posterior a la actividad de campo </li></ul><ul><li>Permite presentar las co...
<ul><li>Debe darse énfasis a la obtención de un acuerdo con los  auditados  sobre no conformidades y observaciones  identi...
Presentación de informes Técnicas de auditorias
...  El reporte de no conformidades responsabilidad del auditor responsabilidad del auditado Técnicas de auditorias REPORT...
...  El reporte de no conformidades responsabilidad del auditado responsabilidad del auditor Técnicas de auditorias REPORT...
<ul><li>Traduce fielmente las conclusiones de la  reunión de cierre </li></ul><ul><li>Recuerda el objetivo y alcance de la...
Posible contenido Un máximo de tres páginas resumiendo Fortalezas Oportunidades de mejora Detalle de las no conformidades ...
Se puede anexar o reemplazar con El plan de auditoria (opcional) Los reportes de no conformidades y acciones   correctivas...
Elaboración del plan de acción <ul><li>Los auditados definen el plan de acción para eliminar las no conformidades y sus ca...
Seguimiento Técnicas de auditorias
<ul><li>Proponer y desarrollar actividades para implementar las  acciones provenientes del informe de de auditoria </li></...
Las auditorias de seguimiento <ul><li>Acordar la fecha de la auditoria de seguimiento </li></ul><ul><li>Desarrollar la aud...
Documentación Elaboración / modificación física Difusión del documento Distribución / ubicación de copias Actualización li...
Aplicación de disposiciones Cumplimiento de acciones Consistencia de acciones frente al documento Verificar registros asoc...
Entrenamiento Programación del entrenamiento Suministro del entrenamiento Cumplimiento del programa propuesto Aspectos / t...
Dispositivos de seguimiento y medición Mecanismo de solicitud, compra e ingreso Inclusión en el inventario Asignación de r...
Adecuación de áreas físicas Actualización de la distribución en planta Mecanismo empleado para definir ubicación Asignació...
La evaluación de desempeño del auditor Puede realizarse mediante talleres o casos que presenten situaciones reales de la o...
Resumen de Auditoria Interna 1 Sitio / Área Preparación Lista de verificación Reunión de apertura Realización de la Audito...
Los Informes para la Revisión Gerencial Técnicas de auditorias
Revisión del sistema de gestión de calidad <ul><li>Cumplimiento del programa </li></ul><ul><li>Objetivos alcanzados </li><...
. . .  tablas resumen Técnicas de auditorias COMPAÑIA ABC REPORTE DE ESTADO DE AUDITORIAS MES AREA 1 / SECCIÓN 1 AREA 2 / ...
....Gráficos Técnicas de auditorias
Información de interés <ul><li>Horas utilizadas en auditoria </li></ul><ul><li>Distribución del tiempo por auditor </li></...
Análisis de la norma ISO 9001/2000 TALLERES 5 AL 8 TIEMPO ESTIMADO: 60 Minutos
 
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CURSO DE AUDITORIA RESUMEN

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Contiene información general sobre el proceso de auditoria

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  • Buena informacion , me gustaria si me lo podrias enviar a mi correo Victorllagas@hotmail.com
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  • Hola,me parecio muy buena la presentacion,me podria mandarla a mi correo :oasis20604@gmail.com,gracias de antemano!!
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  • Hola.
    Muy buena presentación, me gustaría que me la pueda enviar con propósitos de estudio
    gracias ruiz.edmundo@gmail.com
    9 months ago Reply
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  • Excelente trabajo me seria de mucha utilidad si me lo pudiera facilitar, de antemano se agradece..antonio.bumas@gmail.com
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  • mui buen trabajo me lo puedene nviar a mi correro harlem_93@hotmail.com
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  • La alta dirección de la organización tiene como función establecer claramente los requisitos relacionados con la calidad de los productos y servicios que ésta ofrece.
  • Sin embargo, es necesario establecer mecanismos claros que permitan a la alta dirección, comunicar al personal de la organización todo lo relacionado con la calidad de los productos y servicios, con el fin de garantizar que todas las actividades que se llevan a cabo permitan satisfacer al cliente.
  • Para garantizar el cumplimiento de la política de calidad y por ende de los objetivos trazados, es necesario contar con una estructura organizacional claramente establecida, con personal con funciones y responsabilidades definidas y con los recursos técnicos y económicos necesarios.
  • Para garantizar el cumplimiento de la política de calidad y por ende de los objetivos trazados, es necesario contar con una estructura organizacional claramente establecida, con personal con funciones y responsabilidades definidas y con los recursos técnicos y económicos necesarios.
  • NO CONFORMIDADES CON ENFOQUE DISPERSO O INCOHERENTE
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    1. 1. <ul><li>Técnicas de Auditorias </li></ul>
    2. 2. ¿Qué es una auditoria? <ul><li>“ Proceso sistemático, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoria” ISO 19011 </li></ul><ul><li>Sistemático : No aleatorio, metódico, ordenado, las auditorias usualmente son una actividad planificada y programada </li></ul><ul><li>Independiente : Puesto que los auditores deben ser independientes del área auditada. </li></ul><ul><li>Documentado: Las actividades para la realización de auditorias deben ser establecidas en un procedimiento y sus resultados deben ser documentados. </li></ul><ul><li>Evidencia : Prueba objetiva. </li></ul><ul><li>Evaluarla objetivamente : Comparar la evidencia con los criterios de auditoria, usando hechos antes que percepciones subjetivas, opiniones, sentimientos </li></ul><ul><li>Criterios de auditoria : Los requisitos de la auditoria </li></ul><ul><li>Se cumplen : Ocurren realmente </li></ul>Técnicas de auditorias
    3. 3. ¿Para qué realizar auditorias? <ul><li>Conocer la capacidad del S G C para cumplir los requisitos (clientes, ISO 9001, legales y de la organización) </li></ul><ul><li>Evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema de gestión de calidad (S G C) </li></ul><ul><li>Detectar oportunidades para la mejora continua </li></ul><ul><li>Verificar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. </li></ul><ul><li>Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas </li></ul>Técnicas de auditorias
    4. 4. ¿Qué resultados puedo esperar de una auditoria? <ul><li>Conocimiento acerca de cómo funciona una organización u otro departamento, para resolver la paradoja de percepción del proceso (PPP): </li></ul><ul><ul><li>La forma en que el procedimiento actual dice que trabaja </li></ul></ul><ul><ul><li>La forma en que la dirección piensa que trabaja </li></ul></ul><ul><ul><li>La forma en que realmente trabaja </li></ul></ul><ul><ul><li>La forma en que se supone que esta trabajando </li></ul></ul><ul><li>Una mejor comunicación entre los departamentos </li></ul><ul><li>Mejora de las relaciones cliente – proveedor </li></ul><ul><li>Confirmación de que el SGC funciona eficazmente </li></ul><ul><li>Productividad y eficiencia mejoradas del proceso de la organización </li></ul>Técnicas de auditorias
    5. 5. TIPOS DE AUDITORIAS <ul><li>Internas </li></ul><ul><li>De primera parte </li></ul><ul><li>Son realizadas por la propia organización o en nombre de esta para revisión por la dirección y otros propósitos internos </li></ul>Técnicas de auditorias
    6. 6. Externas <ul><li>De segunda parte </li></ul><ul><li>La realizan las partes que tienen interés en la organización; por ejemplo clientes . </li></ul><ul><li>De tercera parte </li></ul><ul><li>La realizan organismos externos e independientes, por ejemplo los que ofrecen registros de certificación de conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001. </li></ul>Técnicas de auditorias
    7. 7. Principios de la auditoria <ul><li>1. Conducta ética : Confianza, integridad, </li></ul><ul><li>confidencialidad y discreción. </li></ul><ul><li>2. Presentación objetiva: Los hallazgos, conclusiones y reportes de la auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoria. </li></ul><ul><li>3. Cuidado Profesional: Competencia de los auditores </li></ul>Técnicas de auditorias
    8. 8. <ul><li>4. Independencia: Los auditores no están parcializados y no tienen conflicto de intereses. </li></ul><ul><li>Los auditores mantienen un estado mental objetivo durante todo el proceso de auditoria, para asegurar que los hallazgos y conclusiones se basaron solo en evidencias. </li></ul><ul><li>No se pueden auditar procesos sobre los cuales se tiene responsabilidad en su ejecución. </li></ul><ul><li>5. Evidencia: La evidencia de la auditoria es verificable, se basa en muestras de información y en observación directa. </li></ul>Técnicas de auditorias
    9. 9. <ul><li>Cliente </li></ul><ul><li>Persona u organización que solicita la auditoria de calidad </li></ul><ul><li>Auditado </li></ul><ul><li>Persona u organización responsable del área a la cual se realiza la auditoria de calidad </li></ul><ul><li>Auditor </li></ul><ul><li>Persona calificada para realizar auditorias de calidad e independiente de la actividad auditada </li></ul>Quiénes intervienen en el desarrollo de una Auditoria Interna ? Técnicas de auditorias
    10. 10. Características de un Auditor Interno <ul><li>Educación </li></ul><ul><li>Formación </li></ul><ul><li>Experiencia </li></ul><ul><li>Habilidades </li></ul>Técnicas de auditorias
    11. 11. <ul><li>Educación </li></ul><ul><li>Según asignación: tecnológico, profesional, bachiller </li></ul><ul><li>Formación </li></ul><ul><li>Haber recibido formación en auditorias (conocimiento de la norma, técnicas y métodos de auditorias) </li></ul><ul><li>Conocimiento / entendimiento de modelos normalizados o Documentación del sistema de calidad </li></ul><ul><li>Técnicas de examen, indagación, evaluación y presentación de informes </li></ul><ul><li>Procesos de manufactura / prestación de servicios/Productos / servicios de la organización </li></ul>Técnicas de auditorias
    12. 12. <ul><li>Experiencia </li></ul><ul><li>Según asignación : entre 6 y 12 meses en la empresa interactuando con dos o más áreas de la organización </li></ul><ul><li>Haber estado / estar relacionado con procesos de documentación durante más de 4 meses </li></ul><ul><li>Es deseable haber desarrollado labores de revisión, inspección, evaluación, auditoria o similares incluyendo otras ramas del conocimiento </li></ul>Técnicas de auditorias
    13. 13. <ul><li>Habilidades </li></ul><ul><li>Capacidad para dirigir un equipo auditor </li></ul><ul><li>Habilidad para la formulación de preguntas y realización de entrevistas </li></ul><ul><li>Habilidad para la redacción de reportes </li></ul><ul><li>Habilidad para hacer presentaciones </li></ul><ul><li>Administración del tiempo </li></ul><ul><li>En cuanto a atributos personales: </li></ul>Técnicas de auditorias <ul><li>Es ético </li></ul><ul><li>Buen comunicador </li></ul><ul><li>Buen observador </li></ul><ul><li>Diplomático </li></ul><ul><li>Perceptivo </li></ul><ul><li>Flexibilidad en conceptos </li></ul><ul><li>Brinda Apoyo </li></ul><ul><li>Paciente - Tolerante </li></ul><ul><li>Es justo y versátil </li></ul>
    14. 14. Fases o Etapas de la Auditoria Interna Planificación Ejecución Presentación de informes Seguimiento Técnicas de auditorias
    15. 15. <ul><li>Planificación: </li></ul><ul><li>Programación </li></ul><ul><li>Preparación </li></ul>Técnicas de auditorias
    16. 16. <ul><li>Elaborar un programa de auditorias tomando en consideración : </li></ul><ul><li>Definición de procesos a auditar: Estos deben seleccionarse de acuerdo a e l estado y la importancia de los mismos y las áreas a auditar , resultados de auditorias previas , solicitudes internas o externas, cubrir todos los procesos del SGC, cambios organizacionales </li></ul><ul><li>D efinir los criterios , recursos y alcance de la auditoria </li></ul><ul><li>Definir metodología y frecuencia </li></ul><ul><li>Fecha estimada de realización </li></ul><ul><li>Equipo Auditor </li></ul><ul><li>Auditados </li></ul>Programación: Técnicas de auditorias
    17. 17. El programa de auditoria interna Técnicas de auditorias PROCESO DOCUMENTOS EN REFENCIA AUDITADO AUDITOR FECHA DE LA AUDITORIA ELEMENTO DE LA NORMA PROCESOS DE LA DIRECCIÓN -       Planificación de la Calidad -       Despliegue de política y objetivos de -       Revisión por la dirección -       Mejora continua Medición de la satisfacción del cliente PD1 Procedimiento para la planificación PD2 Procedimiento para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad Gerente General   *Gerente Ingeniería   *Gerente Comercial   *Gerente Recursos Humanos   *Gerente Producción   *Gerente Administrativo Rosa Rosales 1ª semana de julio 4.1 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6.1 8.1 8.2.1 8.4
    18. 18. Preparación: Técnicas de auditorias <ul><li>Revisión de la documentación </li></ul><ul><li>Elaborar lista de verificación o chequeo de la auditoria: Elaborar lista de requisitos o preguntas básicas, con referencia a los criterios de auditoria, el uso no es obligatorio, a menos que lo especifique una norma particular pero puede ser muy útil para los nuevos auditores. </li></ul>
    19. 19. Lista de verificación... <ul><li>Debe elaborarse en concordancia con la actividad a auditar </li></ul><ul><li>Debe utilizarse como soporte para la preparación de la auditoria </li></ul><ul><li>Permite estructurar el proceso de evaluación a realizar </li></ul><ul><li>No debe utilizarse como herramienta para un interrogatorio </li></ul><ul><li>Es solo una guía para determinar si las actividades ejecutadas corresponden a las disposiciones adoptadas </li></ul>Técnicas de auditorias
    20. 20. Partir de los documentos aplicables para el alcance seleccionado <ul><li>identificar los cargos que se relacionan con el alcance de la auditoria </li></ul><ul><li>identificar afirmaciones en los documentos aplicables </li></ul><ul><li>identificar registros que se deriven de las disposiciones o documentos a auditar </li></ul><ul><li>analizar actividades con posibles riesgos de generar no conformidades </li></ul>Lista de verificación ... cómo elaborarla? Técnicas de auditorias
    21. 21. <ul><li>las preguntas, actividades o registros a verificar no necesariamente se deben preparar en el orden que serán verificados en campo </li></ul><ul><li>considerar la verificación de las siguientes acciones, al menos en las dos primeras auditorias : </li></ul><ul><li>- disponibilidad del procedimiento documentado </li></ul><ul><li>- evaluación del grado de conocimiento </li></ul><ul><li>- consistencia de la información en registros </li></ul><ul><li>siempre centrarse en el alcance de la auditoria </li></ul>Lista de verificación ... cómo elaborarla? Técnicas de auditorias
    22. 22. QUE AUDITAR EN UN PROCESO? <ul><li>PARA ELLO NOS BASAMOS EN EL CICLO PHVA </li></ul>Técnicas de auditorias ACTUAR PLANEAR VERIFICAR HACER
    23. 23. <ul><li>PREGUNTAR POR: </li></ul><ul><li>Los propósitos del proceso </li></ul><ul><li>El alcance y las responsabilidades </li></ul><ul><li>Recursos </li></ul><ul><li>Despliegue de objetivos. </li></ul><ul><li>La identificación y comunicación de los requisitos del cliente </li></ul><ul><li>La metodología de planificación </li></ul>Planear Técnicas de auditorias P
    24. 24. <ul><li>1. La disponibilidad de documentos y registros incluyendo su control </li></ul><ul><li>2. La aplicación de las técnicas y métodos de operación </li></ul><ul><li>3. La definición y aplicación de las disposiciones establecidas en los documentos </li></ul><ul><li>4. Evaluar el contenido de los registros de calidad </li></ul><ul><li>5. La formación del personal </li></ul>H Hacer Técnicas de auditorias
    25. 25. <ul><li>1. Método de seguimiento de desempeño de procesos </li></ul><ul><li>2. Seguimiento a los productos. </li></ul><ul><li>3. Indicadores de gestión </li></ul><ul><li>4. Análisis de datos generados </li></ul><ul><li>5. Resultados de auditorias de calidad al proceso </li></ul>Verificar Técnicas de auditorias V
    26. 26. <ul><li>Preguntar por: </li></ul><ul><li>La aplicación de correcciones </li></ul><ul><li>El desarrollo de acciones correctivas </li></ul><ul><li>La implementación de acciones preventivas </li></ul><ul><li>Las acciones de mejora continua </li></ul>A Actuar Técnicas de auditorias
    27. 27. Para cada proceso se auditan los siguientes elementos: <ul><li>4.2.1 Manual de calidad </li></ul><ul><li>4.2.3 Control de documentos </li></ul><ul><li>4.2.4 Control de registros </li></ul><ul><li>5.3 Política de la calidad </li></ul><ul><li>5.4 Planificación </li></ul><ul><li>5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación </li></ul><ul><li>6.2 Recursos Humanos </li></ul><ul><li>8.2.3 Seguimiento y medición de procesos </li></ul><ul><li>8.5.1 Mejora continua </li></ul><ul><li>8.5.2 Acción correctiva </li></ul><ul><li>8.5.3 Acción preventiva </li></ul>Técnicas de auditorias
    28. 28. .... Lista de verificación Técnicas de auditorias HOJA DE VERIFICACIÓN AUDITOR PRINCIPAL < AÑO > CICLO DE AUDITORIAS No ___ < FECHA > AUDITADOS AUDITORES ALCANCE PREGUNTA / ACTIVIDAD / REGISTRO HALLAZGOS DE AUDITORIA RESPONSABLE HOJA __ DE __
    29. 29. Ejecución Técnicas de auditorias
    30. 30. ... Etapas a considerar <ul><li>reunión de apertura </li></ul><ul><li>recolección de evidencia objetiva </li></ul><ul><li>reunión de cierre </li></ul>Técnicas de auditorias
    31. 31. 1 . Presentación de los auditores 2. Recordar objetivo y alcance de auditoria 3. Explicar la metodología para desarrollar la auditoria 4. Confirmar asignación de recursos 5. Resolver posibles dudas de los auditados 6. Acordar la reunión de cierre 7. Aclarar el proceso de presentación del informe 8. Aclarar cualquier aspecto delicado o confidencial 9. Determinar aspectos o requisitos relacionados con la seguridad La reunión de apertura Técnicas de auditorias
    32. 32. La auditoria se realiza usando como referencia la lista de chequeo, los auditados son entrevistados con respecto al proceso o son observados mientras lo realizan. Los auditores registran sus observaciones y recogen EVIDENCIA OBJETIVA Técnicas de auditorias “ Información que se puede comprobar que es verdadera basada en hechos, obtenidos a través de la observación Medición, ensayo u otros medios” ISO 9000
    33. 33. Recolección de evidencia objetiva Obtener pruebas tangibles de que el sistema de calidad funciona correcta y eficazmente <ul><li>Un procedimiento </li></ul><ul><li>Un registro </li></ul><ul><li>Verificación de observaciones </li></ul>evidencia objetiva Técnicas de auditorias
    34. 34. Fuentes de información <ul><li>Entrevistas </li></ul><ul><li>Observación directa. </li></ul><ul><li>Comprobación ( Documentos y registros) </li></ul>Técnicas de auditorias
    35. 35. Las Entrevistas <ul><li>Errores que no se deben cometer al realizar las entrevistas: </li></ul><ul><li>Auditar solamente documentos </li></ul><ul><li>Tomar las cosas de forma personal </li></ul><ul><li>Expresar antipatía por el auditado </li></ul><ul><li>Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos </li></ul><ul><li>Expresar juicios propios </li></ul>Técnicas de auditorias
    36. 36. En las Entrevistas.... <ul><li>Preguntar </li></ul><ul><li>Escuchar </li></ul><ul><li>Observar </li></ul><ul><li>Analizar </li></ul><ul><li>Evaluar </li></ul><ul><li>Registrar </li></ul>Técnicas de auditorias
    37. 37. En las entrevistas ser: <ul><li>Detallista </li></ul><ul><li>Diplomático </li></ul><ul><li>Respetuoso </li></ul><ul><li>Seguro </li></ul><ul><li>Decidido </li></ul><ul><li>Persistente </li></ul>Técnicas de auditorias
    38. 38. Cerradas suministran información puntual : un responsable, una fecha, un lugar SI / NO Tipos de preguntas de auditoria Técnicas de auditorias
    39. 39. Abiertas Permiten obtener descripciones de procesos o actividades Técnicas de auditorias Tipos de preguntas de auditoria
    40. 40. Técnicas de auditorias Tipos de preguntas de auditoria TIPO DE PREGUNTA TIPO DE RESPUESTA RESULTADO Qué Porqué Donde Abierta Abren la conversación Qué Cuándo Cerrada Cierran el tema Lo que usted quiere decir es... Confirmación Concretan resultados
    41. 41. Administración del tiempo <ul><li>Realizar primero las actividades más complejas o difíciles. </li></ul><ul><li>Asignar trabajo a los otros auditores </li></ul><ul><li>Adquirir el habito de hacerlo de inmediato </li></ul><ul><li>Conocer curva de cansancio del auditado y auditor </li></ul><ul><li>Ser creativo </li></ul><ul><li>Establecer limite de tiempo y cumplirlo </li></ul>Técnicas de auditorias
    42. 42. Hallazgo Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Es registrado en la lista de verificación como respuesta a los cuestionamientos que han sido preparados Resultados de la auditoria Técnicas de auditorias
    43. 43. Tipos de Hallazgos No conformidad Incumplimiento de un requisito especificado Observación Situación que potencialmente puede afectar el sistema de gestión de calidad. Técnicas de auditorias
    44. 44. Tipos de no conformidades Mayor   a.  Falla en documentar una cláusula de la norma/ sistema contra el cual se realiza la auditoria b. Falla en la aplicación de uno de los requerimientos de la Norma/ Sistema Técnicas de auditorias
    45. 45. HAY, SIN EMBARGO, OCASIONES CUANDO UN NÚMERO SUFICIENTE DE NO CONFORMIDADES MENORES, CONTRA UN REQUERIMIENTO PARTICULAR, PUEDE SER CONSIDERADO COMO UNA NO CONFORMIDAD MAYOR Menor   a.  Una simple falta contra los requerimientos Técnicas de auditorias
    46. 46. <ul><li>.... Componentes básicos </li></ul><ul><li>observación o no conformidad (que incumple) </li></ul><ul><li>numeral que se incumple (contra que se incumple) </li></ul><ul><li>evidencia objetiva que la soporta </li></ul>Redacción de observaciones y no conformidades Técnicas de auditorias
    47. 47. <ul><li>No existen registros que demuestren la aplicación de... (un requisitos específico del documento objeto de auditoria o de la Norma ISO 9001) </li></ul><ul><li>Después de revisar / comparar (uno o varios registros propuestos en el documento objeto de auditoria ) puede afirmarse que no se aplica ( un numeral o tópico especifico del documento), dado que (explicación de la situación encontrada) </li></ul><ul><li>Aunque existe / se cumple con (registros, numeral o tópico especifico) no se encuentra / falta (explicación de la situación encontrada) </li></ul>Ejemplos de observaciones y no conformidades Técnicas de auditorias
    48. 48. <ul><li>No se han definido (disposiciones, normas, reglas, responsables, mecanismos para el registro) para el desarrollo de (una actividad, un proceso específico) </li></ul><ul><li>No están disponibles para consulta / no existen / no se han definido (documentos, informes, registros, actas) sobre (un tema particular de la Norma ISO 9001) </li></ul><ul><li>Considerando que durante la auditoria se encontró que (explicación de la situación) puede afirmarse que (el documento de referencia) no son suficientes / no se considera (un tópico específico, el registro de información relevante, detalle de cierto requerimiento) </li></ul>Técnicas de auditorias
    49. 49. <ul><li>Aunque en la práctica se encuentra evidencia de (una situación particular, el diligenciamiento de un formato, la conservación de un registro, la ejecución de cierta actividad) el procedimiento (específico) no establece disposiciones sobre el particular, lo cual ocasiona / genera el riesgo de (descripción de la situación de riesgo identificada durante la auditoria ) </li></ul><ul><li>La ausencia de disposiciones sobre (un tema particular) genera en la práctica (descripción de beneficios / obstáculos específicos) aspecto corroborado con (una descripción de la evidencia objetiva identificada durante la auditoria ) </li></ul>Técnicas de auditorias
    50. 50.     Una No Conformidad registra la evidencia objetiva de una conclusión adversa a la calidad. Esto se aplica si la falla es completa o parcial del Sistema   PROCESO DE REDACTAR NO CONFORMIDADES Técnicas de auditorias
    51. 51. PUNTOS PARA MANTENER LA PRECISIÓN, BREVEDAD EN LA REDACCIÓN DE UNA NO CONFORMIDAD Técnicas de auditorias <ul><li>    Responder en dónde se ha observado la No Conformidad </li></ul><ul><li>   Responder qué se observó para declarar la No Conformidad </li></ul>  <ul><li>    Usar la terminología del responsable del área auditada </li></ul><ul><li>   Referenciar a hechos y documentos específicos </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>    Evitar ambigüedades y la generalización </li></ul>
    52. 52. <ul><li>LA FORMA ADECUADA DE ESTABLECER </li></ul><ul><li>UNA NO CONFORMIDAD </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>  </li></ul><ul><li>ES UNA OBSERVACIÓN EXACTA DE LOS HECHOS </li></ul><ul><li>DIRIGE AL QUÉ, CUÁNDO, DÓNDE </li></ul><ul><li>ES RECUPERABLE (TRAZABLE) </li></ul><ul><li>AYUDA A LOGRAR LA IMPLEMENTACIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA </li></ul>Técnicas de auditorias
    53. 53. Tendencia a escribir no conformidades largas El cuarto que simula las condiciones de operación del sistema real que se tiene implementado en la práctica, es mantenido bajo condiciones controladas de temperatura con un termómetro que fue calibrado el 1 de enero de 2001 hasta una temperatura de 20°C en tanto que las condiciones ambientales superan este valor con un promedio estándar de 25°C, lo cual indica un error en el concepto de calibración de equipos contraviniendo el requisito 3.1 del procedimiento PRC12 Técnicas de auditorias PROPUESTA: Se encontró calibrado en un rango menor al promedio de trabajo, el termómetro que mide las condiciones de temperatura del cuarto que simula las condiciones reales de operación del sistema, lo cual contraviene el requisito 3.1 del documento PRC 12
    54. 54. El plan de calidad de inspección y ensayos finales requiere que el 100% de los servicios prestados por los contratistas de mano de obra sean verificados telefónicamente; los requisitos de inspección de instalaciones exigen una muestra aleatoria del 15% sin embargo se han aceptado valores de 5, 8 y 10% No conformidades con enfoque disperso o incoherente Técnicas de auditorias PROPUESTA: El plan de calidad de inspección y ensayos finales, PL 005 IE, exige una muestra aleatoria del 15% para el caso de las instalaciones; sin embargo se han aceptado valores de 5; 8 y 10%.
    55. 55. EXPRESIÓN DE OPINIONES No se realizó la evaluación de desarrollo semestral para evaluar el entrenamiento práctico con lo cual muchos de los problemas del área de servicio al cliente pudieron originarse por esta causa. Lo anterior incumple el requisito 2.2 del procedimiento de entrenamiento. CONSECUENCIAS: Se expresan opiniones personales Se están suponiendo situaciones No hay evidencia objetiva en las suposiciones Técnicas de auditorias
    56. 56. PROPUESTA No se realizó la evaluación de desarrollo semestral para evaluar el entrenamiento práctico con lo cual se incumple el requisito 2.2 del procedimiento de entrenamiento EXPRESIÓN DE OPINIONES Técnicas de auditorias
    57. 57. No conformidades dudosas vagas o triviales La auditoria ejecutada en febrero de 2.001 al área de mercadeo, establecida en el plan de auditoria QF 1916-1, no está de acuerdo con los requisitos de ISO 9001/2000 CONSECUENCIAS: No es precisa No se puede tomar acción frente a esta Descripción Técnicas de auditorias
    58. 58. La auditoria ejecutada en febrero de 2.001 al área de mercadeo, establecida en el plan de auditoria QF 1916-1, fue realizada por el director de esta área, incumpliendo el requisito de imparcialidad exigido por la cláusula 8.2.2 de la Norma ISO 9001/2000. PROPUESTA Técnicas de auditorias No conformidades dudosas vagas o triviales
    59. 59. Repetición de las mismas o similares no conformidades Se encontró que el procedimiento PMV-001 del área comercial tenía versión 2 en el listado maestro y el que se está usando es la versión 1 Las instrucciones I 005 e I 006 utilizadas en control de calidad tienen versión 3 y 4 respectivamente, en el listado maestro se presenta la versión 6 El plan de calidad para el proyecto de la zona del sur PS001 tiene fecha de aprobación el 5 febrero de 2.004 y version 1y en el listado maestro se le indica a ese documento la fecha de aprobación del 25 de abril de 2.004y version 3 Técnicas de auditorias
    60. 60. CONSECUENCIAS: No agrega valor el hecho de repetir Nc alarga los informes Se encontraron en uso documentos del área comercial (PMV001), control de calidad (I005, I006) y de gerencia (PS001) cuyas actualizaciones no corresponden a las versiones vigentes presentadas en el Listado Maestro contraviniendo el requisito 4.2.3 de la Norma ISO 9001/2000 PROPUESTA Técnicas de auditorias Repetición de las mismas o similares no conformidades
    61. 61. La Reunión de Cierre <ul><li>Es una actividad posterior a la actividad de campo </li></ul><ul><li>Permite presentar las conclusiones del equipo auditor al auditado y a la gerencia de la cual depende. </li></ul><ul><li>Durante los primeros ciclos de auditoria se recomienda efectuar una reunión previa del equipo auditor para obtener consenso sobre no conformidades y observaciones. </li></ul><ul><li>En la reunión de cierre únicamente se presentan las no conformidades y observaciones redactadas por consenso del equipo auditor. </li></ul>Técnicas de auditorias
    62. 62. <ul><li>Debe darse énfasis a la obtención de un acuerdo con los auditados sobre no conformidades y observaciones identificadas por el equipo auditor </li></ul><ul><li>Se recomienda presentar un resumen documentado de la auditoria : </li></ul><ul><ul><ul><li>Actividad auditada </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Personas entrevistadas </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Conclusiones sobre aspectos favorables </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Conclusiones sobre aspectos desfavorables </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Documentos consultados </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Presentación de observaciones y no conformidades </li></ul></ul></ul>la Reunión de Cierre Técnicas de auditorias
    63. 63. Presentación de informes Técnicas de auditorias
    64. 64. ... El reporte de no conformidades responsabilidad del auditor responsabilidad del auditado Técnicas de auditorias REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS AUDITOR PRINCIPAL < AÑO > CICLO DE AUDITORIAS No ___ < FECHA > AUDITADOS HOJA 1 DE 2 SE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTE AUDITORES OBS NC CRITICIDAD REFERENCIAL DESCRIPCIÓN A D POSIBLES CAUSAS 1 1 2 3 4 5 2 3 4 5
    65. 65. ... El reporte de no conformidades responsabilidad del auditado responsabilidad del auditor Técnicas de auditorias REPORTE DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA HOJA 2 DE 2 SE PRESENTA COMO EJEMPLO ÚNICAMENTE RESPONSABLE FECHA LIMITE 1 2 3 4 5 FIRMA(S) AUDITADO(S) FIRMA(S) AUDITOR(ES) SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS 1 2 3 4 5 FECHA A C A : ABIERTA / C : CERRADA FIRMA(S) AUDITOR(ES)
    66. 66. <ul><li>Traduce fielmente las conclusiones de la reunión de cierre </li></ul><ul><li>Recuerda el objetivo y alcance de la auditoria </li></ul><ul><li>Indica la fecha de la auditoria </li></ul><ul><li>Establece la composición del equipo auditor </li></ul><ul><li>Referencia los documentos examinados </li></ul><ul><li>Define no conformidades puntuales </li></ul><ul><li>Puntos fuertes de la actividad auditada </li></ul>El informe de auditoria Técnicas de auditorias
    67. 67. Posible contenido Un máximo de tres páginas resumiendo Fortalezas Oportunidades de mejora Detalle de las no conformidades y observaciones Técnicas de auditorias
    68. 68. Se puede anexar o reemplazar con El plan de auditoria (opcional) Los reportes de no conformidades y acciones correctivas Posible Contenido Técnicas de auditorias
    69. 69. Elaboración del plan de acción <ul><li>Los auditados definen el plan de acción para eliminar las no conformidades y sus causas, teniendo en cuenta actividades a realizar, responsables y fecha de implementación. </li></ul>Técnicas de auditorias
    70. 70. Seguimiento Técnicas de auditorias
    71. 71. <ul><li>Proponer y desarrollar actividades para implementar las acciones provenientes del informe de de auditoria </li></ul><ul><li>Definir fechas limite para la implantación de estas acciones </li></ul><ul><li>Verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas antes de la auditoria de seguimiento </li></ul>Responsabilidades del auditado Las auditorias de seguimiento Técnicas de auditorias
    72. 72. Las auditorias de seguimiento <ul><li>Acordar la fecha de la auditoria de seguimiento </li></ul><ul><li>Desarrollar la auditoria de seguimiento de acuerdo con las acciones propuestas </li></ul><ul><li>Presentar e informar los resultados de la auditoria de seguimiento </li></ul><ul><li>Evaluar la eficacia de las acciones implantadas </li></ul>Responsabilidades del auditor Técnicas de auditorias
    73. 73. Documentación Elaboración / modificación física Difusión del documento Distribución / ubicación de copias Actualización lista de control Identificación de obsoletos Grado de aplicación práctica Eficacia de acción correctiva Técnicas de auditorias
    74. 74. Aplicación de disposiciones Cumplimiento de acciones Consistencia de acciones frente al documento Verificar registros asociados Verificar áreas relacionadas Aplicación frente a fecha de auditoria Técnicas de auditorias Eficacia de acción correctiva
    75. 75. Entrenamiento Programación del entrenamiento Suministro del entrenamiento Cumplimiento del programa propuesto Aspectos / temas cubiertos Intensidad (horas / personas) Verificación aleatoria en campo Técnicas de auditorias Eficacia de acción correctiva
    76. 76. Dispositivos de seguimiento y medición Mecanismo de solicitud, compra e ingreso Inclusión en el inventario Asignación de responsabilidades para calibración Preparación / adecuación de rutinas de calibración Definición de frecuencia de calibración Preparación de instrucciones para uso del equipo o entrenamiento del personal asignado a calibración Técnicas de auditorias Eficacia de acción correctiva
    77. 77. Adecuación de áreas físicas Actualización de la distribución en planta Mecanismo empleado para definir ubicación Asignación de responsabilidades para el control de productos almacenados Definición de métodos para el manejo de producto Definición de métodos para el almacenamiento de producto Establecimiento de procedimientos para recepción desde y despacho hacia Técnicas de auditorias Eficacia de acción correctiva
    78. 78. La evaluación de desempeño del auditor Puede realizarse mediante talleres o casos que presenten situaciones reales de la organización seguimiento por especialistas externos encuestas diligenciadas por el auditado y/o el auditor principal auditorias monitoreadas por auditores internos mas competentes una combinación de las anteriores Técnicas de auditorias
    79. 79. Resumen de Auditoria Interna 1 Sitio / Área Preparación Lista de verificación Reunión de apertura Realización de la Auditoria RNC ? Levante el RNC. Acción correctiva 1 Reunión de Cierre Reporte Seguimiento Levante NC. Fin Informe al Gerente Sepa que hace el área. Establezca fecha y tiempo. Auditoria de Suficiencia Manual Procedimientos Registros Auditoria de Cumplimiento SI NO Presente los hechos Plan de auditoria Acuerde los hechos
    80. 80. Los Informes para la Revisión Gerencial Técnicas de auditorias
    81. 81. Revisión del sistema de gestión de calidad <ul><li>Cumplimiento del programa </li></ul><ul><li>Objetivos alcanzados </li></ul><ul><li>Fortalezas y oportunidades de mejoramiento del SGC </li></ul><ul><li>Indicadores (No de no conformidades por proceso, por requisito de norma, horas utilizadas, otros) </li></ul><ul><li>Acciones Correctivas/preventivas </li></ul><ul><li>Recursos asignados </li></ul>Técnicas de auditorias
    82. 82. . . . tablas resumen Técnicas de auditorias COMPAÑIA ABC REPORTE DE ESTADO DE AUDITORIAS MES AREA 1 / SECCIÓN 1 AREA 2 / SECCIÓN 2 AREA 3 / SECCIÓN 3 ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO NO AUDITADA ABIERTA NO SATISFACTORIO JUNIO CERRADA SECCION DE AUDITORIA DIA / MES / AÑO
    83. 83. ....Gráficos Técnicas de auditorias
    84. 84. Información de interés <ul><li>Horas utilizadas en auditoria </li></ul><ul><li>Distribución del tiempo por auditor </li></ul><ul><li>Numero de áreas / procesos auditados </li></ul><ul><li>Relación no conformidades / auditorias </li></ul><ul><li>Relación no conformidades / áreas o procesos auditados </li></ul><ul><li>Procesos o áreas con mayor numero de auditorias </li></ul><ul><li>Procesos o áreas con mayor numero de no conformidades </li></ul><ul><li>Porcentaje de no conformidades abiertas </li></ul>Técnicas de auditorias
    85. 85. Análisis de la norma ISO 9001/2000 TALLERES 5 AL 8 TIEMPO ESTIMADO: 60 Minutos

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