Manual Dokmee

Guia do usuário DOKMEE Software de Gestão Documental

Conteúdos VISÃO GERAL ..................................................................................................... 5 INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 5 CARACTERÍSTICAS PADRÃO .................................................................................. 6 MANUTENÇÃO .................................................................................................... 7 REGISTRAR ........................................................................................................ 7 VERIFICAR ATUALIZAÇÕES.................................................................................... 8 DEFINIÇÕES SQL ................................................................................................ 8 ADMINISTRAÇÃO ............................................................................................... 9 PAINEL DE CONTROLE DOKMEE ............................................................................ 9 UsuáriosGrupos ........................................................................................ 9 Directório ativo ......................................................................................... 13 Gestão da base de dados ........................................................................ 15 Auditar ........................................................................................... 17 Definições da base de dados ........................................................ 18 Retenção de arquivo ..................................................................... 19 Retenção manual de arquivos ........................................... 19 Retenção automática de arquivos ..................................... 19 Gestão do fluxo de trabalho .......................................................... 20 Criar & Abrir um Fluxo de trabalho .................................... 21 Adicionar & Editar Passos ................................................. 21 Opções de fluxo de trabalho .............................................. 22 Observar Pasta .................................................................. 22 MENU DE ADMINISTRADOR ................................................................................. 23 Painel de controle do Administrador ........................................................ 23 Gestor de Importação ativa ...................................................................... 24 Origem........................................................................................... 24 Destino .......................................................................................... 25 Indexação ...................................................................................... 25 Agendamento ................................................................................ 26 Auto-Indexação ........................................................................................ 27 Atribuição de base de dados ......................................................... 27 1

Fonte de dados externa................................................................. 28 Mapeamento do índice .................................................................. 28 Agendamento ................................................................................ 29 Gestor de Importação de E-mail .............................................................. 29 Nome da tarefa .............................................................................. 30 Pasta(s) de caixa do correio .......................................................... 30 Pasta de destino da base de dados .............................................. 30 Indexação ...................................................................................... 31 Filtro da mensagem ....................................................................... 31 Opções de agendamento .............................................................. 33 Compactar base de dados ....................................................................... 33 BASE DE DADOS .............................................................................................. 34 CRIAR UMA NOVA BASE DE DADOS ...................................................................... 34 ABRIR UMA BASE DE DADOS EXISTENTE ............................................................... 35 FECHAR UMA BASE DE DADOS ............................................................................ 36 PREFERÊNCIAS ................................................................................................. 36 E-mail ....................................................................................................... 37 Layout ...................................................................................................... 37 Importação do arquivo ............................................................................. 38 Tipos de arquivo....................................................................................... 38 Direitos de usuário ................................................................................... 39 Senha de usuário ..................................................................................... 39 Restrições ................................................................................................ 40 ESTRUTURA DE BASE DE DADOS ................................................................. 41 PASTAS ............................................................................................................ 41 IMPORTAR DOCUMENTOS................................................................................... 42 IMPORTAR DOCUMENTOS COM INDEXAÇÃO .......................................................... 43 GESTOR DE IMPORTAÇÃO ATIVA ......................................................................... 45 Origem ..................................................................................................... 45 Destino ..................................................................................................... 46 Indexação................................................................................................. 46 Agendamento ........................................................................................... 47 2

AUTO-INDEXAÇÃO ............................................................................................. 48 Atribuição de base de dados ......................................................... 49 Fonte de dados externa................................................................. 49 Mapeamento do índice .................................................................. 50 Agendamento ................................................................................ 50 DIGITALIZAR TIFF/PDF ..................................................................................... 51 Opções de digitalização ........................................................................... 51 Digitalizar ................................................................................................. 52 OCR................................................................................................................ 54 UNIR ARQUIVO - TIFF/PDF ................................................................................ 55 UNIR ARQUIVO - TIFF/PDF ................................................................................ 56 EXPORTAR BASE DE DADOS................................................................................ 57 EXPORTAR PASTAS & ARQUIVOS ........................................................................ 60 ELIMINAR .......................................................................................................... 61 MANIPULAÇÃO DE DOCUMENTOS ................................................................ 62 INDEXAÇÃO....................................................................................................... 62 Campos de índice de documento............................................................. 62 Campos de índice da pasta...................................................................... 63 CONTROLE DA VERSÃO ...................................................................................... 64 Guardar nova versão ............................................................................... 64 Voltar à versão anterior ............................................................................ 66 NOTAS DE ARQUIVO ........................................................................................... 66 ANOTAÇÕES ..................................................................................................... 67 ETIQUETA BATES .............................................................................................. 67 ABRIR .............................................................................................................. 69 IMPRIMIR .......................................................................................................... 69 E-MAIL ............................................................................................................. 70 PROCURAR ....................................................................................................... 71 CAMPOS DE ÍNDICE............................................................................................ 72 Caractere universal .................................................................................. 73 Data ......................................................................................................... 73 Número .................................................................................................... 73 3

TEXTO COMPLETO ............................................................................................. 74 NOTA DO ARQUIVO ............................................................................................ 74 PASTA .............................................................................................................. 74 PROCURA AVANÇADA DE SISTEMA....................................................................... 75 PROCURA AVANÇADA DE E-MAIL ......................................................................... 75 LIGAÇÃO DE TECLA DE ACESSO.......................................................................... 76 FLUXO DE TRABALHO ..................................................................................... 77 GESTÃO DO FLUXO DE TRABALHO ....................................................................... 77 Criar & Abrir um Fluxo de trabalho ........................................................... 77 Observar Pasta ........................................................................................ 79 ENVIAR PARA FLUXO DE TRABALHO ..................................................................... 79 GESTOR DO DOCUMENTO DO FLUXO DE TRABALHO ............................................. 80 GESTÃO DE E-MAIL ......................................................................................... 81 GESTOR DE IMPORTAÇÃO DE E-MAIL................................................................... 81 Nome da tarefa ........................................................................................ 81 Pasta de destino da base de dados ......................................................... 82 Indexação................................................................................................. 82 Filtro da mensagem ................................................................................. 83 Opções de agendamento ......................................................................... 84 4

Visão geral Introdução O Software de Gestão Documental da Dokmee é um software de base de dados concebido para armazenar e gerir vários tipos de documentos eletrônicos. A função principal do Dokmee é a gestão documental, embora possua outras características integradas, tais como: Gestão de e-mail e Fluxo de Trabalho. Existem três edições diferentes do Dokmee que se encontram abrangidas por este manual: Dokmee Home, Dokmee Professional e Dokmee Enterprise. A edição Dokmee Home é uma versão destinada a apenas um computador. Os arquivos de base de dados não poderão ser compartilhados por vários computadores, caso você possua a versão Home. A edição Dokmee Professional é uma versão do Dokmee passível de ser aplicada por vários usuários. Recomenda-se que, no entanto, esteja apenas um usuário de cada vez na base de dados ao usar a versão Professional. A edição Dokmee Enterprise poderá ser utilizada por um usuário ou por um elevado número de usuários. A edição Enterprise é o único produto do Dokmee que permite ligações de MS SQL, bem como o acessório de Web da Dokmee. 5

Características padrão Home Professional Enterprise Enviar Documentos por E-mail    Imprimir Documentos    Anotações    Notas de arquivo    Editar Documentos    Iniciar    Estrutura de pastas personalizável    Indexar Documentos/Pastas - 40 campos    Indexação de documentos pesquisável    Indexação de pastas pesquisável    Procuras de texto completo    Exportar com indexação    Exportar sem indexação    Importar com indexação    Importar sem indexação    Importação Ativa   Digitalizar para Tiff/PDF - TWAIN    Digitalizar para Tiff/PDF - ISIS  Dividir Tiff/PDF    Unir Tiff/PDF    Gestão de E-mail   Auto-Indexação  Auditar   Retenção de arquivo   Ligação (ativar imagem)   Fluxo de trabalho   Etiqueta Bates  Controle da versão  Motor OCR Tiff/PDF - Add-On  Cliente Web/Remote - Add-On  Registro de usuário encriptado    Multi-Usuários   Restrições do nível de acesso do usuário à base de   dados Restrições do nível de usuário a pastas/documentos  Base de dados portátil    Base de dados Microsoft SQL  Encriptação de imagem no servidor   6

Manutenção Registrar (Home, Professional, Enterprise) Para registrar um produto Dokmee, vá à Ajuda na barra do menu e selecione Registrar. Figura 2-1. Ajuda - Registar A janela de Ativação irá aparecer. Figura 2-2. Ajuda – Registrar – Janela de Ativação Copie o Número de Série da janela de Ativação e envie-o por e-mail para activation@officegemini.com. Você precisará efetuar este passo para cada um dos computadores individualmente. Você irá receber por e-mail uma Chave de Licença. Insira a Chave de Licença na janela de Ativação e clique em . 7

Verificar atualizações (Home, Professional, Enterprise) Para verificar se existem atualizações ou upgrades, vá à Ajuda na barra do menu e selecione Verificar atualizações. Figura 2-3. Ajuda – Verificar atualizações Definições SQL (Enterprise) Para estabelecer ligação ao servidor SQL a partir do computador Dokmee, clique no link Opções que surge na tela de registro do Dokmee. Figura 2-4. Tela de registro – Opções – Definições SQL Insira as definições de servidor SQL na tela que aparece. Em seguida, introduza um Caminho de Dados, onde poderão ser armazenadas as imagens e os arquivos no Dokmee. Não é necessário que este seja o mesmo servidor ou máquina que o Servidor SQL. 8

Administração Painel de controle Dokmee (Enterprise) O Painel de Controle do Dokmee é uma versão exterior do Painel de Controle de Administrador. A partir desta aplicação, o Administrador terá a possibilidade de gerir usuários e grupos, bem como todas as bases de dados SQL. Para ter acesso ao Painel de Controle do Dokmee, vá até: Iniciar>Todos os Programas>Office Gemini>Dokmee>Painel de Controle Admin Dokmee ou apenas clique no ícone existente no Ambiente de Trabalho. Apenas o “admin" poderá ter acesso ao Painel de Controle. Figura 3-1. Painel de Controle Dokmee UsuáriosGrupos A função principal do Painel de Controle externo do Dokmee é a de gerir os Usuários e os Grupos. Assim que tenha acessado o Painel de Controle, o Administrador irá visualizar a tela de UsuáriosGrupos. Figura 3-2. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos 9

Para adicionar um novo grupo, clique em por baixo da seção de Grupos. Para editar um grupo, clique em por baixo da seção de Grupos. No separador Geral, atribua um Nome de Grupo e escreva uma pequena descrição. Figura 3-3. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos – Grupos - Geral Para adicionar Direitos ao Grupo, clique no separador Direitos e adicione os direitos pretendidos, usando os botões de setas. Figura 3-4. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos – Grupos - Direitos 10

Para adicionar um novo usuário, clique em por baixo da seção de Usuários. Para editar um usuário, clique em por baixo da seção de Usuários. No separador Geral, atribua um ID de Usuário, Nome, Senha e Endereço de e- mail. Figura 3-5. Painel de Controlo Dokmee – UtilizadoresGrupos – Utilizadores - Geral Figura 3-5. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos – Usuários - Geral Para atribuir um Usuário a um Grupo, clique no separador Grupos ao criar ou ao editar um usuário. Selecione o Grupo pretendido e clique em . 11

Figura 3-6. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos – Usuários - Grupos Para adicionar ou remover um usuário para ou de uma base de dados vá para o separador Direitos de base de dados. Figura 3-7. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos – Usuários – Direitos de base de dados Para editar os direitos de usuário para uma base de dados, selecione a base de dados na coluna Bases de Dados atribuídas e clique em . Adicione os direitos pretendidos usando os botões de setas. 12

Figura 3-8. Painel de Controle Dokmee – UsuáriosGrupos – Usuários – Direitos de base de dados - Direitos Directório ativo A função do Diretório Ativo foi concebida para armazenar informação e definições numa base de dados central. Para ter acesso às definições do Diretório Ativo, em primeiro lugar o admin deverá registrar-se no Painel de Controle de Administrador. Assim que se encontrar dentro do Painel de Controle de Administrador, avance até as definições e selecione Definições do Diretório Ativo. Figura: Painel de Controle do Dokmee – Definições do Diretório Ativo Insira a Informação do Diretório e o Registro do Diretório para estabelecer uma ligação com o Diretório Ativo. Assim que a informação se encontrar definida, teste a ligação e clique em . 13

Figura: Painel de Controle do Dokmee – Definições do Diretório Ativo Para importar usuários a partir do Diretório Ativo para o Dokmee, clique em . Figura: Painel de Controle do Dokmee – Diretório Ativo Selecione os usuários que deverão ser importados para o Dokmee a partir da visualização em árvore e clique em . Os usuários que deverão ser importados irão, em seguida, surgir na janela à direita. Para remover os usuários da lista de importação, clique em . O administrador pode optar por adicionar o(s) usuário(s) a um grupo já existente ou criar um novo grupo. Assim que todas as opções estiverem definidas, clique em . 14

Gestão da base de dados A partir do Painel de Controle externo do Dokmee, o Administrador poderá gerir as funções administrativas de todas as bases de dados SQL, tal como no Menu de Administrador da principal interface do Dokmee. Para ter acesso a esta função, acesse o Painel de Controle do Dokmee e clique em . Selecione a base de dados a partir da lista de bases de dados SQL fornecida. Figura 3-9. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados Assim que uma base de dados seja aberta, o administrador poderá ter acesso ao Painel de Controle de Administrador para a base de dados em questão. Usuários Para gerir o acesso dos usuários à base de dados selecionada clique no botão . 15

Figura 3-10. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados - Usuários Para adicionar um Usuário à base de dados, clique em . Selecione o(s) usuário(s) a ser/serem adicionado(s) à base de dados e clique em . Figura 3-11. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Usuários - Adicionar Para editar um direito de usuário na base de dados atual, selecione o usuário da lista e clique em . A janela de Características do Perfil de Usuário irá aparecer. Adicione/remova os direitos de usuário que pretender. Figura 3-12. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Usuários – Editar Direitos 16

Auditar Para acessar os Registros de Auditoria, clique no botão . A função de Auditoria do Dokmee registra todas as ações efetuadas em arquivos existentes no software, juntamente com a data e hora em que essa mesma ação teve lugar. Para desativar o Registro de Auditoria, retire a seleção em Permitir registro existente na tela Registro de Auditoria. Esta ação irá interromper todas as funções de registro até a caixa ser novamente selecionada. Figura 3-13. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados - Auditar Procuras podem ser feitas dentro do Registro de Auditoria. Para fazer uma procura, basta selecionar ou escrever quais os critérios a procurar em um ou mais campos de procura. Ao selecionar “E” ao lado dos botões de Procura, o Dokmee encontrará apenas documentos que correspondam a todos os critérios especificados nos campos adequados. Ao selecionar “Ou”, o sistema procurará quaisquer documentos que possuam um ou mais critérios especificados no campo adequado. Clique em Procurar. Para limpar os critérios de procura, clique em Limpar Procura. 17

Figura 3-14. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Auditar - Procura Definições da base de dados Para adicionar, remover ou alterar os campos de índice na base de dados, clique no botão . Para adicionar um campo de índice, clique em , escreva o Nome do índice e selecione o Tipo de Dados. VARCHAR significa que é possível inserir quaisquer variáveis e caracteres. DATE significa que poderão ser inseridas apenas datas com o formato mm/dd/aaaa. NUMBER significa que poderão ser inseridos apenas números. A vantagem de selecionar o formato adequado será explicada na seção Procura. Além disso, selecione se o campo de índice deve ser usado como um campo de pasta ou como um campo de documento. Para remover um campo de índice, selecione a linha e clique em . Os usuários poderão eliminar ou alterar o Tipo de Dados do primeiro campo de índice (este campo deverá ser varchar). Para alterar o nome/título de um campo de índice, selecione o nome/título atuais na coluna do Nome do Índice e escreva o novo valor. Após fazer alguma alteração na janela de Definições da base de dados, os usuários terão de clicar ou em ou em . Figura 3-15. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Definições da base de dados 18

Retenção de arquivo A Retenção de Arquivo é uma função do Dokmee que permite ao Administrador eliminar arquivos manual ou automaticamente de uma base de dados, tendo em conta um período de retenção específico. Para acessar as definições da Retenção de Arquivo, clique no botão . Retenção manual de arquivos O separador da Retenção Manual de Arquivos permite ao Administrador procurar por documentos, tendo por base a data de armazenamento e eliminá- los, caso assim o pretenda. Figura 3-16. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Retenção de Arquivo – Retenção Manual de Arquivo Retenção automática de arquivos O separador da Retenção Automática de Arquivo permite ao Administrador definir a eliminação automática de documentos, tendo por base um determinado período de tempo após a data de armazenamento. Figura 3-17. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Retenção de Arquivo – Retenção Automática de Arquivo 19

Se a caixa no separador da Retenção Automática de Arquivo estiver selecionada para “Perguntar ao usuário antes de eliminar”, irá surgir uma mensagem, apenas enquanto o usuário Admin estiver registrado, quando os arquivos se encontrarem em fila para serem eliminados, para que o Administrador decida se pretende ou não eliminar os arquivos. Caso a caixa não se encontre selecionada, os arquivos serão eliminados sem que seja perguntado ao Administrador. Figura 3-18. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Retenção de Arquivo – Retenção Automática de Arquivo – Pergunta ao Usuário Gestão do fluxo de trabalho No Painel de Controle do Dokmee, o administrador poderá criar, editar e gerir Fluxos de Trabalho. Para ter acesso à Gestão do Fluxo de Trabalho, clique no botão . Figura 3-19. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Fluxo de trabalho 20

Criar & Abrir um Fluxo de trabalho Para criar um novo Fluxo de Trabalho, clique no botão que se encontra disponível na barra de ferramentas. Introduza o Nome do Fluxo de Trabalho e clique em . Para abrir um Fluxo de trabalho, vá para Arquivo no Gestor de Fluxo de trabalho e selecione Abrir. Uma lista dos Fluxos de trabalho irá aparecer. Selecione o Fluxo de trabalho pretendido e clique em . Figura 3-20. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Fluxo de trabalho – Novo & Abrir Fluxo de trabalho Adicionar & Editar Passos Assim que o Fluxo de Trabalho estiver criado, a janela do Fluxo de Trabalho aparecerá. Para guardar um Fluxo de Trabalho, este deverá conter dois ou mais passos. Para criar passos num Fluxo de trabalho, clique em . Atribua um nome e adicione usuários que serão capazes de efetuar e ter acesso a esse mesmo passo. Você poderá acrescentar uma senha para ter acesso a qualquer passo, se assim quiser. Assim que as opções estiverem definidas para o passo em questão, clique em . Para editar um passo já existente num Fluxo de trabalho, selecione o passo e clique em . Figura 3-21. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Fluxo de trabalho – Adicionar passo 21

Opções de fluxo de trabalho Para ocultar documentos da visualização durante o último passo, selecione a caixa correspondente em Opções de Fluxo de Trabalho. O administrador poderá escolher enviar um e-mail aos usuários por cada passo, alertando-os quanto a novos documentos que chegam a esse passo. O Administrador poderá, também, decidir ser um membro, por predefinição, de todos os passos adicionados num Fluxo de Trabalho. Figura 3-22. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Fluxo de trabalho – Opções de Fluxo de trabalho Observar Pasta A função Observar Pasta é uma função que irá monitorar uma pasta numa base de dados e, automaticamente, retirar documentos dessa pasta para um fluxo de trabalho. Uma pasta só poderá ser observada por um Fluxo de trabalho de cada vez e os itens nessa pasta não poderão fazer parte de mais nenhum Fluxo de trabalho. Para ativar a opção Observar Pasta, selecione “Usar Opção Observar Pasta”. Uma caixa de diálogo para que possa selecionar a pasta a observar vai aparecer. Figura 3-23. Painel de Controle Dokmee – Abrir base de dados – Fluxo de trabalho – Observar pasta 22

Menu de Administrador (Professional, Enterprise) A seção de Administrador do Dokmee encontra-se visível apenas quando estiver registrada para usar a conta de admin que está criada, por predefinição, quando o Dokmee é instalado. Painel de controle do Administrador Para acessar o Painel de Controle de Administrador para uma única base de dados existente no Dokmee, vá a Admin na barra de menu e selecione Painel de Controle de Administrador. Figura 3-24. Dokmee - Admin – Painel de Controle de Administrador Figura 3-25. Dokmee - Admin – Painel de Controle de Administrador Cada função do Painel de Controle de Administrador vem explicada na seção do Painel de Controle do Dokmee deste manual, em Gestão de base de dados. 23

Gestor de Importação ativa Para acessar o Gestor de Importação Ativa, vá a Admin na barra do menu e selecione Gestor de Importação Ativa. Figura 3-26. Dokmee - Admin – Gestor de Importação Ativa Para definir uma nova tarefa de importação ativa, vá para Arquivo na janela Gestor de Importação Ativa e selecione Novo. Origem O separador de Origem é onde o Nome da Tarefa e a Pasta de Origem para as imagens estão especificados. Se a opção Eliminar Arquivos após Importação estiver selecionada, o arquivo será eliminado da Pasta de Origem assim que for importado para o Dokmee. Figura 3-27. Dokmee - Admin – Gestor de Importação Ativa - Origem 24

Destino Para especificar a Pasta de Destino, selecione “Selecionar Pasta de Destino”. Aparecerá uma caixa de diálogo para que você possa selecionar a pasta . Figura 3-28. Dokmee - Admin – Gestor de Importação Ativa - Destino Indexação O separador de indexação é onde o usuário pode especificar se existe informação de índice para ser importada com os documentos. Selecione o arquivo de texto no qual existe a informação de índice (deverá estar em formato delimitado por barras verticais). Em seguida, faça corresponder a informação de índice com os campos adequados na base de dados. Deverá existir um campo selecionado como o Código de Correspondência. O campo selecionado como o Código de Correspondência será o campo usado para fazer a correspondência entre o documento e a informação correta de índice. Trata-se, habitualmente, do nome do arquivo. Figura 3-29. Dokmee - Admin – Gestor de Importação Ativa - Indexação 25

Agendamento O separador do Agendamento é usado para especificar quando é que uma tarefa deve ser executada automaticamente. Figura 3--30. Dokmee - Admin – Gestor de Importação Ativa - Agendamento Figura 3-31. Dokmee - Admin – Gestor de Importação Ativa Para guardar uma Tarefa de Importação Ativa, vá a Arquivo no menu Nova Tarefa de Importação Ativa e selecione Guardar. Em seguida, as tarefas aparecerão na lista na Janela da Importação Ativa. Para executar uma tarefa num horário que não esteja agendado, clique com o botão direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione Executar tarefa. Para eliminar uma tarefa, clique com o botão direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione Eliminar tarefa. Para editar uma tarefa, clique com o botão direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione Editar tarefa. 26

Auto-Indexação Para acessar o Gestor de Importação de E-mail, vá a Admin na barra do menu e selecione Gestor de Importação Automática. Figura 3-32. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática Para configurar uma nova tarefa, vá a Arquivo na barra do menu do Gestor de Indexação Automática e selecione Nova Tarefa de Indexação Automática Figura 3-33. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática – Nova tarefa Atribuição de base de dados O separador de Atribuição de Base de Dados é onde o usuário pode especificar o nome de uma nova tarefa e escolher a pasta e arquivos a indexar. Para começar, introduza o novo nome da tarefa na caixa de texto. Sob a caixa de texto com o nome da tarefa, os usuários têm a opção de usar a indexação automática para Apenas Módulo de Digitalização. Se selecionada, a indexação automática não será usada em documentos existentes dentro da Base de Dados. Na seleção de nó, os usuários podem selecionar uma pasta específica na qual executar a tarefa de indexação automática. Um filtro de procura para determinados documentos a serem indexados automaticamente pode, também, ser efetuado. Figura 3-34. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática - Atribuição 27

Fonte de dados externa O separador da Fonte de Dados Externa é usado para se especificar a partir de onde é que a informação de indexação deverá ser importada. O usuário terá a opção de usar uma Base de Dados Microsoft SQL ou um Arquivo de Texto como uma Fonte de Dados. Se usar a base de dados Microsoft SQL para indexação, o usuário deverá preencher os campos para localizar a fonte de base de dados SQL. Se o arquivo de texto estiver selecionado, o usuário deverá procurar por um arquivo de texto específico e escolher o formato de delimitação para o arquivo de texto. Figura 3-35. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática – Fonte de dados Mapeamento do índice O separador de mapeamento é onde o utilizador pode especificar a informação de índice para ser importada com os documentos. O usuário pode fazer corresponder a informação de índice com os campos adequados na base de dados. Deverá existir um campo selecionado como o Código de Correspondência. O campo selecionado como o Código de Correspondência será o campo usado para fazer a correspondência entre o documento e a informação correta de índice. Trata-se, habitualmente, do nome do arquivo. Figura 3-36. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática – Mapeamento do índice 28

Agendamento No separador do Agendamento, os usuários poderão agendar a execução do Gestor de Indexação Automática em períodos de tempo específicos. Será decisão do Administrador a de selecionar os intervalos de tempo em que uma tarefa será executada. As tarefas poderão ser executadas em intervalos (minutos), diária ou semanalmente. Figura 3-37. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática - Agendamento Gestor de Importação de E-mail Para acessar o Gestor de Importação de E-mail, vá a Admin na barra do menu e selecione Gestor de Importação E-mail. Figura 3-38. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail Para configurar uma nova tarefa, vá a Arquivo na barra do menu do Gestor de Importação de E-mail e selecione Novo. Figura 3-39. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Nova tarefa 29

Nome da tarefa Introduza o Nome da Tarefa e clique em . Figura 3-40. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Nome da tarefa Pasta(s) de caixa do correio Selecione a pasta ou pastas a ser monitorada no Outlook. Para incluir e-mails de subpastas, selecione a caixa adequada. Para importar anexos como documentos separados, selecione a caixa adequada. Figura 3-41. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Pasta(s) de caixa do correio Pasta de destino da base de dados Selecione uma Pasta de Destino na base de dados para onde os e-mails devam ser importados. Figura 3-42. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Pasta de destino da base de dados 30

Indexação Os itens que podem ser retirados de um e-mail são: Para, De, Assunto, Data, CC, BCC. Estes itens podem ser mapeados para campos de índice existentes na base de dados. Efetue esta ação, procurando pelo campo de índice pretendido na lista drop-down ao lado de cada valor a ser retirado dos e-mails. Figura 3-43. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail - Indexação Filtro da mensagem Os Filtros de mensagem permitem ao Administrador criar regras, definindo quais e-mails deverão ser importados e quais deverão ser excluídos. Se não estiverem definidos filtros, todos os e-mails na pasta de origem do Outlook serão armazenados no Dokmee. 31

No separador de Mensagens, o Administrador poderá especificar palavras a serem procuradas no assunto, no corpo da mensagem - ou em ambos – de um e-mail, de modo a decidir se deverá armazenar ou não um e-mail no Dokmee. O Administrador poderá também especificar que apenas os e-mails De ou Para determinados endereços deverão ser armazenados no Dokmee. Figura 3-44. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Filtro da mensagem - Mensagem No separador Mais Opções, o Administrador poderá especificar que deverão ser retirados os e-mails que estão lidos ou por ler, bem como retirar e-mails com ou sem anexos. Figura 3-45. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Filtro da mensagem – Mais Opções 32

Opções de agendamento As tarefas de Importação de E-mail poderão ser agendadas para serem executadas em períodos de tempo específicos. Será decisão do Administrador a de selecionar os intervalos de tempo em que uma tarefa será executada. As tarefas poderão ser executadas em intervalos (minutos), diária ou semanalmente. Figura 3-46. Dokmee - Admin – Gestor de Importação de E-mail – Opções de agendamento Compactar base de dados A função de Compactar base de dados do Dokmee faz a limpeza e reduz o tamanho do arquivo da base de dados. Apenas o utilizador Admin tem autorização para compactar a base de dados. Recomenda-se que os usuários compactem a base de dados a cada três meses. Para compactar a base de dados, vá até Admin na barra do menu e selecione Compactar base de dados. Figura 3-47. Dokmee - Admin – Compactar base de dados 33

Base de dados Criar uma nova base de dados (Home, Professional, Enterprise) Para criar uma nova base de dados, clique em na tela de Registro ou vá até Arquivo na barra do menu e selecione Novo. Figura 4-1. Nova base de dados O usuário deverá escolher ou uma base de dados portátil ou uma base de dados SQL. Clique em . Figura 4-2. Nova base de dados - Criar Se for escolhida a base de dados SQL, será pedido ao usuário que introduza a senha de admin. Escreva o nome da nova base de dados. Ao selecionar a caixa ao lado de Encriptar Arquivos, o Dokmee irá proteger os arquivos que se encontram armazenados no software, de forma que os usuários que tentem acessar arquivos de forma exterior ao Dokmee, por meio do diretório, não o poderão fazer e não conseguirão saber que tipo de arquivos são. Trata-se de uma medida adicional de segurança para garantir que os arquivos sejam visualizados apenas por usuários Dokmee autorizados. Clique em . 34

Se for escolhida a base de dados portátil, será pedido ao usuário que escolha a senha de admin. Clique em . Figura 4-3. Nova base de dados – Base de dados portátil – Senha de Admin Surgirá a janela do índice. Esta janela serve para se especificar o número de Campo de Índice e os nomes e Tipos de Dados dos Campos de índice associados à nova base de dados, bem como para selecionar se o Campo de índice será um Índice de Documento ou um Índice de Pasta. VARCHAR significa que é possível inserir quaisquer variáveis e caracteres. DATE significa que poderão ser inseridas apenas datas com o formato mm/dd/aaaa. NUMBER significa que poderão ser inseridos apenas números. A vantagem de selecionar o formato adequado será explicada na seção Procura. Os usuários poderão alterar o Tipo de Dados do primeiro campo de índice (este campo deverá ser varchar). Um Índice de Documento está associado a documentos individuais, o que significa que cada documento existente numa pasta ou numa base de dados poderá ter valores diferentes introduzidos nesse campo. Um Índice de pasta permite ao usuário indexar uma pasta, de forma que todos os documentos que sejam colocados nessa pasta passem a incluir automaticamente esses valores. Os documentos armazenados na mesma pasta não poderão ter valores diferentes nos campos de índice da pasta. Figura 4-4. Nova base de dados – Base de dados portátil/SQL – Campos de índice Assim que os Campos de Índice estejam definidos, clique em . Abrir uma base de dados existente (Home, Professional, Enterprise) 35

Para abrir uma base de dados existente, use a lista drop-down existente na tela de registro para bases de dados SQL. Para bases de dados portáteis, utilize a caixa de diálogo da procura existente na tela de Registro ou vá até Arquivo na barra do menu e selecione Abrir. Procure pelo arquivo .ddb (base de dados Dokmee) a ser aberto e clique em Abrir. Figura 4-5. Abrir base de dados portátil/ SQL Fechar uma base de dados (Home, Professional, Enterprise) Para fechar uma base de dados, vá para Arquivo na barra do menu e selecione Fechar. Figura 4-6. Fechar base de dados Preferências (Home, Professional, Enterprise) Para alterar as preferências vá até Opções na barra do menu e selecione Preferências. Figura 4-7. Opções - Preferências 36

E-mail Esta seção permite ao usuário enviar documentos para fora do Dokmee, utilizando ou o formulário de e-mail do Dokmee ou o cliente de e-mail predefinido no computador. Figura 4-8. Preferências – E-mail Layout Ao selecionar “Guardar Layout ao fechar”, os usuários poderão fazer com que o Dokmee guarde o layout e que posicione tudo quando for reaberto. Os usuários poderão, também, escolher o Idioma de Visualização que pretendem que o Dokmee use. Figura 4-9. Preferências – Layout 37

Importação do arquivo A seção de Importação de Arquivo das Preferências é usada quando os documentos são importados para o Dokmee sem um arquivo plano ou quando os documentos são arrastados de uma pasta do Windows para o Dokmee; a opção no separador pertence apenas aos arquivos tiff; ao selecionar a opção, quando o tiff, os arquivos e os arquivos de texto com o mesmo nome saem importados em conjunto para o Dokmee, os arquivos de texto serão importados como OCR de suporte para o tiff, com o mesmo nome, em vez de serem importados como um arquivo de texto em separado Figura 4-10. Preferências – Importação de arquivo Tipos de arquivo A seção referente aos Tipos de Arquivo nas Preferências serve para o usuário identificar quais programas deverão ser associados a determinado tipos de arquivos. Estas preferências destinam-se exclusivamente a Funções de lançamento do Dokmee (consultar a seção de Lançamento deste manual, em Manipulação documental). Os usuários poderão adicionar o número de programas que pretenderem à lista de programas associada a cada tipo de arquivo, sendo que, no entanto, poderá apenas haver um único programa predefinido. Para adicionar à lista de programas, selecione o tipo de arquivo pretendido e clique em . Procure pelo arquivo .exe para o programa pretendido e clique em Abrir. Para definir o programa de predefinição para o Dokmee lançar um determinado tipo de arquivo, selecione o programa pretendido na seção da lista de programas (após adicionar programas à lista para aquele tipo de arquivo em particular) e clique em . 38

Figura 4-11. Preferências – Tipos de arquivo Direitos de usuário O separador de Direitos de Usuário apresenta apenas quais os direitos o usuário possui no Dokmee. Figura 4-12. Preferências – Direitos de usuário Senha de usuário O separador de Senha de usuário é onde os usuários podem alterar a sua senha. 39

Figura 4-13. Preferências – Senha de usuário Restrições Para editar as Restrições de usuário na base de dados, clique com o botão direito do mouse no nó ou na pasta a ser editada, na visualização em árvore e selecione Restrições. Figura 4-14. Restrições Aparecerá uma janela para o usuário poder selecionar usuários ou grupos a editar. Para editar as restrições de usuários ou de grupos, basta clicar no botão Editar Restrições. 40

Figura 4-15. Restrições Assim que for selecionado um usuário ou um grupo, o administrador poderá restringir ou atribuir direitos. O administrador poderá também escolher ocultar arquivos ou pastas, selecionando a caixa respectiva. Figura 4-16. Restrições Estrutura de base de dados Pastas (Home, Professional, Enterprise) Para criar uma pasta na base de dados, clique com o botão direito do mouse no nó ou na pasta a ser editada, na visualização em árvore, e selecione Nova Pasta. Figura 5-1. Nova pasta – Nível da base de dados 41

Figura 5-2. Nova pasta – Nível de subpasta Para mudar o nome de uma pasta, clique com o botão direito do mouse na pasta respectiva e selecione Mudar o nome. Escreva o novo nome e clique em OK. Figura 5-3. Mudar o nome de uma pasta Para eliminar o nome de uma pasta, clique com o botão direito do mouse na pasta respectiva e selecione Eliminar pasta. Clique em Sim para confirmar a opção de Eliminar. Figura 5-4. Eliminar pasta Importar Documentos (Home, Professional, Enterprise) O primeiro método para se importar arquivos para o Dokmee é arrastando e largando os arquivos a partir de um diretório no Windows. Procure os arquivos a serem importados através de meu computador ou do Windows Explorer; realce- os e arraste-os para o nó ou para a pasta a serem importados, na visualização em árvore da base de dados e largue-os. Os arquivos serão adicionados sem qualquer informação de índice. Os dois seguintes métodos de importação de arquivos para o Dokmee consistem em selecionar o nó ou a pasta pretendidos a serem importados na visualização em árvore da base de dados, clique com o botão direito do mouse e selecione Importar ou clique em Importar na barra de ferramentas e selecione 42

Importar arquivos. Aparecerá uma janela para o usuário poder selecionar os documentos a serem importados. Selecione os arquivos adequados e clique em Abrir. Os arquivos serão adicionados ao nó ou à pasta que se encontre selecionada na visualização de árvore sem informação de índice. Figura 5-5. Importar arquivos – Barra de ferramentas Importar documentos com indexação (Home, Professional, Enterprise) Para importar documentos com informação de índice para o Dokmee, é necessário um arquivo plano com o seguinte formato: Figura 5-6. Importar a partir de arquivo plano – Formato de arquivo plano O arquivo plano deverá estar delimitado por barras verticais e incluir o caminho completo e o nome de todos os documentos a serem importados. O número de campos de índice na base de dados deverá corresponder ao número de valores no arquivo plano. Os dois métodos de importação de arquivos para o Dokmee com indexação consistem em selecionar o nó ou a pasta pretendidos a serem importados na visualização em árvore da base de dados, clique com o botão direito do mouse e selecione Importar a partir de arquivo ou clique em Importar na barra de ferramentas e selecione Importação de arquivo plano. Aparecerá uma janela para o usuário poder selecionar o arquivo plano a ser importado. Selecione o arquivo adequado e clique em Abrir. Em seguida, surgirá a janela com as propriedades de importação. 43

Figura 5-7. Importação de arquivo plano Figura 5-8. Importação de arquivo plano - Predefinição A parte superior da janela serve para a correspondência dos valores no arquivo de texto relativamente aos campos de índice na base de dados. Os valores serão listados por ordem do arquivo de texto e correspondem aos daquela posição da base de dados por definição. Para alterar estas associações, basta selecionar o campo adequado a partir da lista drop-down ao lado de cada valor de índice. Clique em OK e os documentos serão importados com indexação. Por definição, o Dokmee irá importar arquivos para o nó selecionado. Os usuários têm a opção de especificar que deverá ser criada uma pasta e que os arquivos deverão ser colocados nessa pasta, tendo por base o valor de um determinado campo de índice. Tal poderá ser feito ao selecionar Usar índice como uma pasta na parte inferior/central da tela de Importação. Em seguida, na parte superior da tela, especifique qual campo de índice deverá ser usado. Clique em OK e os documentos serão importados com indexação para as pastas adequadas. 44

Figura 5-9. Importar a partir de arquivo plano – Usar índice como pasta Gestor de Importação Ativa (Professional, Enterprise) Para acessar o Gestor de Importação Ativa, vá até Admin na barra do menu e selecione Gestor de Importação Ativa. Figura 5-10. Admin – Gestor de Importação Ativa Para definir uma nova tarefa de importação ativa, vá para Arquivo na janela Gestor de Importação Ativa e selecione Novo. Origem O separador de Origem é onde o Nome da Tarefa e a Pasta de Origem para as imagens estão especificados. Se a opção Eliminar Arquivos após Importação estiver selecionada, o arquivo será eliminado da Pasta de Origem assim que for importado para o Dokmee. 45

Figura 5-11. Admin – Gestor de Importação Ativa - Origem Destino O separador de Destino é onde o usuário pode especificar onde é que os documentos deverão ser importados na base de dados. Figura 5-12. Admin – Gestor de Importação Ativa - Destino Indexação O separador de indexação é onde o usuário pode especificar se existe informação de índice para ser importada com os documentos. Selecione o arquivo de texto no qual existe a informação de índice (deverá estar em formato delimitado por barras verticais). Em seguida, faça corresponder a informação de índice com os campos adequados na base de dados. Deverá existir um campo 46

selecionado como o Código de Correspondência. O campo selecionado como o Código de Correspondência será o campo usado para fazer a correspondência entre o documento e a informação correta de índice. Trata-se, habitualmente, do nome do arquivo. Figura 5-13. Admin – Gestor de Importação Ativa - Indexação Agendamento O separador do Agendamento é usado para especificar quando é que uma tarefa deve ser executada automaticamente. Figura 5-14. Admin – Gestor de Importação Ativa - Agendamento 47

Figura 5-15. Admin – Gestor de Importação Ativa Para guardar uma Tarefa de Importação Ativa, vá até Arquivo no menu Nova Tarefa de Importação Ativa e selecione Guardar. Em seguida, as tarefas aparecerão na lista na Janela da Importação Ativa. Para executar uma tarefa num horário que não esteja agendado, clique com o botão direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione Executar tarefa. Para eliminar uma tarefa, clique com o botão direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione Eliminar tarefa. Para editar uma tarefa, clique com o botão direito do mouse na tarefa existente na lista e selecione Editar tarefa. Auto-Indexação Para acessar o Gestor de Importação de E-mail, vá até Admin na barra do menu e selecione Gestor de Importação de E-mail. Figura 5-16. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática Para configurar uma nova tarefa, vá até Arquivo na barra do menu do Gestor de Indexação Automática e selecione Nova Tarefa de Indexação Automática Figura 5-17. - Admin – Gestor de Indexação Automática – Nova tarefa 48

Atribuição de base de dados O separador de Atribuição de Base de Dados é onde o usuário pode especificar o nome de uma nova tarefa e escolher a pasta e arquivos a indexar. Para começar, introduza o novo nome da tarefa na caixa de texto. Sob a caixa de texto com o nome da tarefa, os usuários têm a opção de usar a indexação automática para Apenas Módulo de Digitalização. Se selecionada, a indexação automática não será usada em documentos existentes dentro da Base de Dados. Na seleção de nó, os usuários podem selecionar uma pasta específica na qual executar a tarefa de indexação automática. Um filtro de procura para determinados documentos a serem indexados automaticamente pode, também, ser efetuado. Figura 5-18. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática - Atribuição Fonte de dados externa O separador da Fonte de Dados Externa é usado para se especificar a partir de onde é que a informação de indexação deverá ser importada. O usuário terá a opção de usar uma Base de Dados Microsoft SQL ou um Arquivo de Texto como uma Fonte de Dados. Se usar a base de dados Microsoft SQL para indexação, o usuário deverá preencher os campos para localizar a fonte de base de dados SQL. Se o arquivo de texto estiver selecionado, o usuário deverá procurar por um arquivo de texto específico e escolher o formato de delimitação para o arquivo de texto. Figura 5-19. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática – Fonte de dados 49

Mapeamento do índice O separador de mapeamento é onde o usuário pode especificar se existe informação de índice para ser importada com os documentos. O usuário pode fazer corresponder a informação de índice com os campos adequados na base de dados. Deverá existir um campo selecionado como o Código de Correspondência. O campo selecionado como o Código de Correspondência será o campo usado para fazer a correspondência entre o documento e a informação correta de índice. Trata-se, habitualmente, do nome do arquivo. Figura 5-20. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática – Mapeamento do índice Agendamento No separador do Agendamento, os usuários poderão agendar a execução do Gestor de Indexação Automática em períodos de tempo específicos. Será decisão do Administrador a de selecionar os intervalos de tempo em que uma tarefa será executada. As tarefas poderão ser executadas em intervalos (minutos), diária ou semanalmente. Figura 5-21. Dokmee - Admin – Gestor de Indexação Automática – Mapeamento do índice 50

Digitalizar TIFF/PDF (Home, Professional, Enterprise) O Dokmee irá digitalizar os arquivos Tiff ou PDF. Vá até Digitalizar na Barra do Menu e selecione qual o formato a digitalizar. Figura 5-22. Digitalizar O Módulo de Digitalização surgirá numa janela em separado. Opções de digitalização Figura 5-23. Opções de digitalização Na seção Opções de Digitalização, o usuário deverá primeiro especificar qual o scanner a usar. O Dokmee irá reconhecer quaisquer dispositivos TWAIN que sejam encontrados na máquina e listá-los na caixa drop-down. Existem duas opções ao digitalizar documentos: digitalização do código do patch e digitalização de página única. A digitalização do código do patch permite ao usuário inserir uma página de separação entre documentos em papel antes de digitalizar, o que irá especificar onde é que as quebras de documento devem ocorrer quando documentos estão sendo digitalizados. Este método deverá ser usado quando estiver digitalizando arquivos TIFF ou PDF de várias páginas. A digitalização de página única irá esvaziar o alimentador do scanner, criando um arquivo TIFF ou PDF em separado para cada imagem digitalizada. A opção para ignorar páginas em branco poderá ser útil quando estiver digitalizando em modo duplo. O Dokmee tentará detectar páginas em branco e retirá-las do arquivo TIFF ou PDF ao digitalizar. 51

Digitalizar Assim que todas as opções estiverem definidas, clique em . A janela de Propriedades do driver Twain irá aparecer. Esta janela irá variar dependendo do tipo de scanner que estiver sendo usado. Quando digitalizadas, as imagens surgirão na lista, na parte inferior do Módulo de Digitalização, com cada documento surgindo como uma linha em separado na grade. Serão atribuídos nomes aleatórios aos documentos que serão colocados no primeiro campo de índice. Seja qual for o documento que esteja selecionado na grade, será o mesmo que está sendo exibido no visualizador. Para indexar os documentos, basta clicar na grade adequada e escrever a informação de índice. Figura 5-24. Digitalizar – Imagens & Grade de indexação Assim que os documentos tenham sido digitalizados para o Módulo de Digitalização, o usuário terá a opção de ou juntar ou dividir esses documentos. O usuário poderá selecionar várias linhas da grade e clicar no botão . As linhas/documentos serão unidos num só. Serão unidos pela ordem que estão listados na grade. Os valores de índice da grade estarão vazios, a não ser que a primeira linha listada na seleção de grade inclua valores, sendo que, neste caso, o documento que sofreu a junção terá esses valores preenchidos. Quando o usuário se encontrar numa determinada página do documento e for clicado o botão , o documento será dividido nesse ponto e será criada uma nova linha/documento na grade. Se a indexação já estiver preenchida na grade para o documento original, manter-se-á para o primeiro documento e o segundo novo documento será sempre criado com uma grade em branco e sem valores. 52

A opção de Atualização de Índice Múltiplo permite aos usuários indexar vários documentos de uma só vez, para o mesmo campo de índice. Para usar esta opção, realce os documentos que deverão partilhar os mesmos valores na grade e clique em . Selecione o campo de índice que deverá ser atualizado e escreva o valor. Esta opção poderá ser usada para alterar o caminho de armazenamento de vários documentos que, também, estão sendo digitalizados para a base de dados. Figura 5-25. Digitalizar – Atualização de Índice Múltiplo O usuário terá igualmente a opção de Importar Documentos com OCR. Para importar com OCR, o usuário deverá clicar no botão . Em seguida, esses documentos serão convertidos em arquivos OCR e importados para a base de dados. IMPORTANTE! – Ao usar o Módulo de Digitalização, os documentos não são automaticamente adicionados à base de dados, apesar de já terem sido digitalizados. O usuário deverá clicar em Importar Documentos para a Base de Dados, de forma que os documentos e a informação de índice sejam armazenados e guardados. 53

OCR (Enterprise) Para fazer um procedimento OCR em um documento ou em um conjunto de documentos, clique nos documentos ou nas pastas na visualização em árvore, com o botão direito do mouse, e selecione OCR; serão listados para procedimento OCR apenas os arquivos Tiff e PDF. Figura 5-26. OCR Na janela OCR, a listagem que menciona os arquivos selecionados, é uma lista dos documentos que foram selecionados; a lista que menciona os arquivos de saída apresenta os arquivos OCR que serão criados e de que forma será atribuído um nome a estes. Para remover um documento da listagem de documentos a ser processada, selecione o documento na lista e clique em Remover. Se estiver selecionada a opção de ignorar previamente os arquivos submetidos ao procedimento OCR, os arquivos tiff e pdf que já contenham texto OCR não serão processados e não ficarão editáveis na listagem de arquivos. Se estiver selecionada a opção eliminar original, os arquivos selecionados serão reescritos pelos novos arquivos OCR criados. Se esta opção não estiver selecionada, serão criados novos arquivos e os originais não serão eliminados. Os usuários poderão escolher entre converter tiffs para pdfs ou pdfs para tiffs, durante o processo de OCR. Além disso, se estiver selecionada a opção manter o mesmo índice que o original, os novos arquivos submetidos ao procedimento OCR irão manter os valores de índice do arquivo a partir do qual foram criados. Figura 5-27. OCR Assim que estiverem definidas todas as opções, clique em iniciar. Não se recomenda que os usuários trabalhem no Dokmee durante a execução do processo OCR. Para interromper o processo, clique no botão pausa. Para cancelar e parar o processo, utilize o botão parar. O estado da tarefa OCR será apresentado na parte inferior da janela. Assim que o processo estiver completo, surgirá uma mensagem de confirmação. 54

Unir arquivo - TIFF/PDF (Home, Professional, Enterprise) A função de Unir Arquivos foi concebida, por exemplo, quando é necessário adicionar páginas a um documento ou quando vários documentos precisam ser unidos num só. Para acessar esta função, vá até Editar>Unir Arquivo e selecione ou Unir Tiffs ou Unir Pdfs. Figura 5-28. Editar – Unir arquivo Assim que estiver selecionado um tipo de arquivo, aparecerá a janela Unir arquivo. Figura 5-29. Editar – Janela Unir arquivos 55

Selecione os arquivos a serem unidos a partir da visualização em árvore e clique em . Os arquivos serão adicionados à janela direita. Os arquivos serão unidos pela ordem em que foram adicionados e surgem na janela Arquivos a serem unidos. Escreva a informação de índice para o novo arquivo a ser criado. Escreva um nome de arquivo para o novo arquivo e escolha se pretende eliminar os arquivos originais que estão sendo unidos ou se pretende mantê-los para além do novo arquivo. Clique em . Figura 5-30. Editar – Opções para Unir arquivos Unir arquivo - TIFF/PDF (Home, Professional, Enterprise) A função de Dividir Arquivo foi concebida, por exemplo, quando um documento, tiff ou pdf, precisa ser dividido em dois arquivos separados. Para acessar esta função, realce o arquivo na visualização em árvore principal que deverá ser dividido e vá até Editar na barra do menu e selecione Dividir Arquivo. Figura 5-31. Editar – Dividir arquivo 56

Assim que surgir a janela Dividir Arquivo, selecione a página na qual dividir o arquivo – na visualização thumbnail – e escreva a informação de índice para o novo arquivo. Clique em . Figura 5-32. Editar – Janela Dividir arquivo Exportar base de dados (Home, Professional, Enterprise) Para exportar toda a base de dados para um diretório, clique com o botão direito do mouse no nó da base de dados e selecione Exportar base de dados. Figura 5-33. Exportar base de dados 57

Escolha para onde exportar a base de dados. Figura 5-34. Exportar base de dados – Diretório de Saída de Arquivos Em seguida, decida de que forma é que o Dokmee deverá proceder quanto a arquivos que possuam o mesmo nome. O usuário tem a opção de o Dokmee substituir arquivos existentes, mudar-lhes o nome acrescentando 001 após o nome do arquivo ou consultar o usuário quando for encontrado um arquivo existente. Escolha o método que pretende usar. Figura 5-35. Exportar base de dados – Arquivos existentes Na seção de Opções de Pasta deverá ser especificado se a estrutura de pastas da base de dados deverá ser registrada ou simplesmente ignorada. Se o usuário necessitar apenas dos arquivos e a estrutura de pastas for irrelevante, não selecione ambas as opções. O Dokmee cria um arquivo plano com um registro da exportação, de forma que o arquivo plano possa ser usado para voltar a importar os arquivos para o Dokmee com informação de índice, posteriormente. Para gravar a estrutura de pastas neste arquivo plano, de forma que este seja novamente criado ao proceder à re-importação para o Dokmee selecione a caixa para “Registrar estrutura de pastas no arquivo plano”. Se o usuário pretender que a estrutura de pastas da base de dados seja replicada no diretório quando da exportação, selecione a caixa para “Criar estrutura de pastas no diretório”. Se selecionar esta caixa, a estrutura de pastas terá de ser registrada no arquivo plano de exportação e essa mesma caixa permanecerá, também, selecionada. Figura 5-36. Exportar base de dados – Opções de pastas 58

Vá para o separador de Índice na janela Exportar base de dados. Escolha o diretório para o qual deverá ser guardado o arquivo plano e escreva, também, o nome para o arquivo plano. O arquivo plano é um registro da exportação que poderá ser usado para voltar a importar os arquivos para o Dokmee com informação de índice, posteriormente. Figura 5-37. Exportar base de dados - Índice 59

Exportar Pastas & Arquivos (Home, Professional, Enterprise) Para exportar uma pasta a partir do Dokmee, clique com o botão direito do mouse na pasta respectiva – na visualização em árvore - e selecione Exportar pasta. A partir daqui, o processo de exportação é o mesmo que para a exportação da base de dados completa. Figura 5-38. Exportar pasta Para exportar um arquivo a partir do Dokmee, clique com o botão direito do mouse no arquivo respectivo – na visualização em árvore - e selecione Exportar pasta. A partir daqui, o processo de exportação é o mesmo que para a exportação da base de dados completa. Figura 5-39. Exportar arquivo 60

Eliminar (Home, Professional, Enterprise) Para Eliminar uma pasta clique com o botão direito do mouse na pasta – na visualização em árvore – e selecione Eliminar Pasta ou clique em na barra de ferramentas. Clique em Sim para confirmar a eliminação. Figura 5-40. Eliminar pasta Para Eliminar um arquivo clique com o botão direito do mouse na pasta – na visualização em árvore – e selecione Eliminar Pasta ou clique em na barra de ferramentas. Clique em Sim para confirmar a eliminação. Figura 5-41. Eliminar arquivo 61

Manipulação de documentos Indexação (Home, Professional, Enterprise) Campos de índice de documento Para indexar um documento pela primeira vez ou para alterar a indexação a um documento, selecione o documento na árvore da base de dados e utilize o separador Campos de Índice do Documento, por baixo da árvore da base de dados. Escreva os critérios de índice pretendidos e clique em . Figura 6-1. Atualizar índices – Campos do documento – Visualizador principal Os usuários poderão também clicar com o botão direito do mouse no documento – na visualização em árvore – e selecionar Atualizar ou clicar em na barra de ferramentas. Figura 6-2. Atualizar índices – Campos do documento – Removidos 62

A janela Atualizar Índices irá aparecer. Escreva a informação de índice pretendida nos campos de índices e clique em OK. Figura 6-3. Janela Atualizar Índices Campos de índice da pasta Quando é introduzido um valor num Campo de Índice da Pasta, esse mesmo valor será aplicado a todos os documentos existentes nessa pasta. Para indexar uma pasta pela primeira vez ou para alterar a indexação de uma pasta, selecione o documento na árvore da base de dados e utilize o separador Campos de Índice da Pasta, por baixo da árvore da base de dados. Escreva os critérios de índice pretendidos e clique em . Figura 6-4. Atualizar índices – Campos do documento – Visualizador principal Os usuários poderão também clicar com o botão direito do mouse no documento – na visualização em árvore – e selecionar Atualizar Índice de Pasta ou clicar em na barra de ferramentas. Figura 6-5. Atualizar índices – Campos do documento – Removidos 63

A janela Atualizar Índices irá aparecer. Escreva a informação de índice pretendida nos campos de índices e clique em OK. Figura 6-6. Janela Atualizar Índices Controle da versão (Enterprise) Os usuários têm a possibilidade de editar documentos dentro do visualizador do Dokmee. Através do Controle da Versão, os usuários terão a capacidade de guardar uma nova versão de um documento, em vez de o substituírem ao guardar. Guardar nova versão Para utilizar esta função, faça as alterações necessárias no documento e clique no botão . Será perguntado ao usuário se pretende guardar como versão alargada ou reduzida e inserir um comentário, se assim quiser. Assim que seja guardada a nova, o usuário receberá uma mensagem de confirmação. Figura 6-7. Controle da versão - Guardar nova versão 64

Visualizar Histórico da versão Para visualizar o histórico de um documento, clique com o botão direito do mouse no documento – na visualização em árvore - e selecione Histórico da Versão. A janela Histórico da Versão do Arquivo irá aparecer. Figura 6-8. Controle da versão – Histórico da versão As versões serão listadas na janela esquerda. Clique na versão para visualizar os detalhes nessa mesma versão. Para visualizar uma versão do documento sem voltar a essa versão, clique no botão . A imagem será exibida no visualizador principal. Figura 6-9. Controle da versão – Histórico da versão - Detalhes 65

Voltar à versão anterior Para voltar à versão anterior de um documento, clique com o botão direito do mouse no documento – na visualização em árvore – e selecione Histórico da Versão. A janela Histórico da Versão do Arquivo irá aparecer. Selecione a versão para a qual pretende voltar e clique no botão . Aparecerá uma mensagem para se certificar de que o usuário pretende realmente voltar à versão selecionada. Assim que o documento for revertido, será exibida uma mensagem de confirmação. Figura 6-10. Controle da versão – Histórico da versão - Reverter Assim que um documento for revertido para a versão anterior, todo o histórico da versão guardado após a reversão da versão será perdido. Exemplo: se existirem cinco versões de um documento e um usuário reverter para a versão três, as versões quatro e cinco serão apagadas. Notas de arquivo (Home, Professional, Enterprise) As Notas de Arquivo permitem aos usuários adicionar comentários ou tags a documentos dentro do Dokmee, sem alterarem o documento em si. Para adicionar, editar ou visualizar Notas de Arquivo de um documento, clique com o botão direito do mouse no documento – na visualização em árvore – e selecione Notas de Arquivo ou clique em na barra de ferramentas. Figura 6-11. Notas de arquivo 66

Anotações (Home, Professional, Enterprise) As Anotações permitem aos usuários adicionar texto, inscrições e imagens aos arquivos tiff. Estas anotações podem ser guardadas na imagem permanentemente, se assim se quiser. Todas as opções para anotações surgem na barra de ferramentas das anotações quando um arquivo TIFF é selecionado. Figura 6-12. Barra de ferramentas de anotações Para guardar uma anotação numa imagem, clique no botão Guardar na Barra de Ferramentas das Anotações. Isto irá manter a anotação na imagem, mas a anotação continuará a poder ser movida ou eliminada. As anotações serão visualizadas apenas dentro do Dokmee. Para aplicar permanentemente a anotação a um arquivo tiff, clique no botão de anotação Gravar, disponível na Barra de Ferramentas das Anotações. Isto fará com que as anotações passem a fazer parte da imagem, sendo que não poderá ser movida ou eliminada. Se for uma imagem em preto e branco, a anotação será guardada ou em branco ou em preto. Caso se trate de uma imagem a cores, as anotações permanecerão na cor especificada. As anotações serão visualizadas apenas dentro do Dokmee. Etiqueta Bates (Enterprise) A Etiqueta Bates é uma função do Dokmee que permite aos usuários adicionar etiquetas bates a imagens tiff. Para acessar esta função, vá até Editar na barra do menu e selecione Etiqueta Bates. Figura 6-13. Editar – Etiqueta Bates 67

Selecione o(s) arquivo(s) pretendido(s) para adicionar etiquetas bates e clique em . Figura 6-14. Editar – Etiqueta Bates – Selecionar documentos Insira o número inicial e o prefixo da etiqueta Bates. Escolha o tipo de letra. Decida se pretende substituir o arquivo original ou criar um arquivo novo. Figura 6-15. Editar – Etiqueta Bates – Preferências de etiqueta Escolha o local onde a etiqueta deve aparecer na imagem. Figura 6-16. Editar – Etiqueta Bates – Colocação da etiqueta Assim que o(s) arquivo(s) for/forem selecionado(s) e as opções definidas, clique em . 68

Abrir (Home, Professional, Enterprise) A função de lançamento abre o documento com um programa específico fora do Dokmee. Para definir ou alterar os programas de lançamento predefinidos, consulte a seção Preferências, em Base de dados, neste manual. Para abrir um documento, clique com o botão direito do mouse nos documentos – na visualização em árvore – e selecione Abrir ou Abrir com… ou clique em na barra de ferramentas. Figura 6-17. Abrir Imprimir (Home, Professional, Enterprise) Para imprimir um documento, clique com o botão direito do mouse no documento – na visualização em árvore – e selecione Imprimir ou clique em na barra de ferramentas. Figura 6-18. Imprimir 69

E-mail (Home, Professional, Enterprise) Para mudar uma conta de e-mail de usuário “De” e a sua assinatura no Dokmee, vá até Opções na barra do menu e selecione Preferências. Esta informação também poderá ser alterada pelo administrador em Perfil de Usuário. Figura 6-19. Opções – Preferências – E-mail – Informação de usuário Para enviar um documento por e-mail, clique com o botão direito do mouse no documento – na visualização em árvore – e selecione E-mail ou clique em na barra de ferramentas. A tela E-mail irá aparecer. Nesta janela, o usuário poderá escolher converter os Tiffs para PDFs, apenas por motivos de envio de e-mail. Para incluir anotações, selecione a caixa que diz Gravar anotações para arquivos Tiff. Isto fará com que as anotações passem a fazer parte da imagem, sendo que não poderá ser movida ou eliminada. Se for uma imagem em preto e branco, a anotação será guardada ou em branco ou em preto. Caso se trate de uma imagem a cores, as anotações permanecerão na cor especificada. As anotações serão visualizadas fora do Dokmee. Se existirem anotações no arquivo tiff e esta caixa não se encontrar selecionada, as anotações não ficarão visíveis fora do Dokmee. Figura 6-20. Interface de E-mail 70

Procurar Para fazer uma procura por documentos por Campo(s) de Índice ou por Texto Completo, use o separador Procurar por baixo da árvore de base de dados. Quando uma procura é feita, a lista do resultado será exibida, por definição, por baixo do visualizador. Figura 7-1. Procurar O usuário pode optar por fazer com que os resultados da procura apareçam numa janela em separado, se assim quiser. Para tal, clique em na barra de ferramentas. Figura 7-2. Resultados da procura - Removidos 71

Assim que os resultados da procura sejam removidos, o utilizador poderá optar por efetuar um filtro dos resultados da procura, usando a lista drop-down, na parte inferior da janela de resultados de procura removidos. O usuário precisa apenas selecionar aquilo que procura, por meio do(s) filtro(s), e clicar em na barra de ferramentas. A lista será atualizada para apresentar apenas os documentos que possuam os critérios especificados. Para retirar os resultados originais, clique em na barra de ferramentas. Campos de índice (Home, Professional, Enterprise) Escreva os critérios de procura no(s) campo(s) adequado(s). Se estiver usando mais do que um campo, coloque E/OU. Para E, serão exibidos os resultados que possuam uma combinação dos valores inseridos nos campos. Figura 7-3. Procurar - E Para OU, serão exibidos os resultados que possuam qualquer um dos valores inseridos nos campos. Figura 7-4. Procurar - OU 72

Caractere universal Existem três tipos diferentes de procuras que podem ser feitas em qualquer campo de qualquer Tipo de Dados. • O primeiro tipo de procura é apenas uma procura genérica, onde o usuário escreve apenas palavras, números ou datas num campo. Neste caso, o Dokmee irá encontrar resultados a partir destas palavras, números ou datas naquele campo em particular. Lembre-se: se estiver especificado um campo de índice como um Tipo de dados da Data ou de Número, o usuário terá que introduzir uma data (mm/dd/aaaa) ou um número (# sem espaços) válidos. • O tipo de procura seguinte é uma procura por caractere universal. Isto permite ao usuário escrever apenas um * na seção de procura de um campo de índice e o Dokmee irá procurar qualquer documento que possua um valor naquele campo. • O último tipo de procura denomina-se por Correspondência Exata. O usuário terá apenas que colocar uma ‘ antes e após aquilo que pretende procurar no campo em questão. O Dokmee irá procurar apenas os documentos que possuam uma correspondência de índice exata àquilo que foi escrito entre aspas. Data Ao procurar num campo de data, os usuários poderão usar intervalos de datas. Por exemplo, se o usuário escrever 01/01/1999 – 01/01/2006, o Dokmee irá procurar todos os documentos que possuam uma data que esteja dentro daquele intervalo. Número Ao procurar um campo de número, os usuários têm várias opções à escolha. O usuário poderá procurar, utilizando estes símbolos (><=). Por exemplo, para procurar qualquer número abaixo de 25, o usuário poderá escrever “>25” no campo de procura (sem aspas). Para procurar qualquer número inferior a ou igual a 25, o usuário escreverá “>=25” (sem aspas) e daí em diante. 73

Texto completo (Home, Professional, Enterprise) Por definição, o Dokmee está concebido para fazer uma extração de texto completo de todos os documentos importados para uma base de dados. Para ativar e desativar esta função consulte a seção Preferências em Base de Dados. Uma procura de texto completa permite aos usuários procurar documentos, procurando por determinadas palavras ou expressões que possam estar incluídas no documento em questão. Para fazer uma procura de texto completo de uma base de dados, utilize o campo Texto Completo, listado abaixo dos campos de índices, no menu de procura da base de dados. Por exemplo, se o usuário escrever a palavra “e”, o Dokmee procurará por qualquer documento que inclua esta palavra dentro do documento, desde que a opção Texto Completo tenha sido selecionada quando da Importação (consultar a seção Importar deste manual). Nota do arquivo (Home, Professional, Enterprise) O Campo de Nota do Arquivo no separador Procurar permite aos usuários procurar o texto nas notas do arquivo em documentos existentes na base de dados. Basta escrever os critérios de procura pretendidos e clicar em . Pasta (Home, Professional, Enterprise) O Campo de pasta no separador Procurar permite aos usuários procurar dentro de uma única pasta em vez de na base de dados completa. Basta escrever o nome da pasta no Campo da Pasta e escrever o valor a ser procurado no(s) campo(s) de índice(s) adequado(s), certificando-se de que a palavra “E” esteja selecionada, e clicar em . 74

Procura avançada de sistema (Home, Professional, Enterprise) A Procura Avançada de Sistema permite aos usuários procurar documentos por propriedades do arquivo em documentos existentes numa base de dados. Para fazer uma procura avançada de sistema, clique em no separador Procurar. Figura 7-5. Procurar – Procura Avançada de Sistema Procura avançada de e-mail (Home, Professional, Enterprise) A Procura Avançada de E-mail permite aos usuários procurar por e-mails, enviando e recebendo informação que é extraída quando é importada. Para fazer uma procura avançada de e-mail, clique em no separador Procurar. Figura 7-6. Procurar – Procura Avançada de E-mail 75

Ligação de Tecla de Acesso (Professional, Enterprise) Uma Ligação de Tecla de Acesso é instalada com o Dokmee que permite aos usuários criarem teclas de acesso no teclado, que irão abrir automaticamente o Dokmee e fazer uma procura. Esta função é específica de computadores individuais, mesmo numa rede ou num sistema de computadores. Assim que as teclas de acesso estiverem definidas, os usuários poderão selecionar uma palavra ou uma expressão em qualquer aplicação existente no computador (Word, Explorer, Internet, etc.) e pressionar a combinação de teclas de acesso. Isto vai abrir o Dokmee (caso já não se encontre aberto) e procurar pela palavra ou expressão selecionada. Para acessar a janela Ligação de Tecla de Acesso, vá até o Menu Iniciar no computador. Selecione Office Gemini-Dokmee-Dokmee Link. Isto abrirá a janela Ligação de Tecla de Acesso e a colocará na bandeja de sistema do computador. Figura 7-7. Ligação de Tecla de Acesso Em primeiro lugar, certifique-se de que uma base de dados Dokmee esteja selecionada. Em seguida, de modo a criar novas teclas de acesso, especifique a combinação de teclas e o campo que deverá ser procurado e especifique se deverá se tratar ou não de uma Correspondência Exata. Poderá também ser aplicada uma combinação de teclas a todos os campos de índice, em vez de apenas a um. Assim que estiver criada uma combinação de teclas, ela ficará guardada até ser alterada. A função de Ligação recorda a última base de dados a ser procurada e mantém essa base de dados selecionada até que seja alterada, mesmo após o computador ser reiniciado. Isto permite ao usuário fazer procuras sem ter de, alguma vez, abrir a janela Ligação, assim que estiverem definidas todas as combinações de teclas. 76

Fluxo de trabalho Fluxo de trabalho é uma seção do Dokmee onde podem ser introduzidos documentos para um processo de “linha de montagem” que garante uma conclusão precisa e de qualidade das tarefas especificadas. Gestão do fluxo de trabalho (Professional, Enterprise) Fluxo de trabalho é uma seção do Dokmee onde podem ser introduzidos documentos para um processo de “linha de montagem” que garante uma conclusão precisa e de qualidade das tarefas especificadas. Para acessar a Gestão do fluxo de trabalho, vá até Admin na barra do menu e selecione Painel de Controle do Administrador e clique no botão . Figura 8-1. Admin – Gestão do Fluxo de trabalho Criar & Abrir um Fluxo de trabalho Para criar um novo Fluxo de Trabalho, clique no botão que se encontra disponível na barra de ferramentas. Introduza o Nome do Fluxo de Trabalho e clique em . Para abrir um Fluxo de trabalho, vá para Arquivo no Gestor de Fluxo de trabalho e selecione Abrir. Uma lista dos Fluxos de trabalho irá aparecer. Selecione o Fluxo de trabalho pretendido e clique em . Figura 8-2. Admin – Gestão do Fluxo de trabalho – Novo Fluxo de trabalho & Abrir Fluxo de trabalho 77

Adicionar & Editar Passos Assim que o Fluxo de Trabalho estiver criado, a janela do Fluxo de Trabalho aparecerá. Para guardar um Fluxo de Trabalho, este deverá conter dois ou mais passos. Para criar passos num Fluxo de trabalho, clique em . Atribua um nome e adicione usuários que serão capazes de efetuar e ter acesso a esse mesmo passo. Você poderá acrescentar uma senha para ter acesso a qualquer passo, se assim quiser. Assim que as opções estiverem definidas para o passo em questão, clique em . Para editar um passo já existente num Fluxo de trabalho, selecione o passo e clique em . Figura 8-3. Admin – Gestão do Fluxo de trabalho – Adicionar Passo Opções de fluxo de trabalho Para ocultar documentos da visualização durante o último passo, selecione a caixa correspondente em Opções de Fluxo de Trabalho. O administrador poderá escolher enviar um e-mail aos usuários por cada passo, alertando-os quanto a novos documentos que chegam a esse passo. O Administrador poderá, também, decidir ser um membro, por predefinição, de todos os passos adicionados num Fluxo de Trabalho. Figura 8-4. Admin – Gestão do Fluxo de trabalho – Opções do Fluxo de trabalho 78

Observar Pasta A função Observar Pasta é uma função que irá monitorar uma pasta numa base de dados e, automaticamente, retirar documentos dessa pasta para um fluxo de trabalho. Uma pasta só poderá ser observada por um Fluxo de trabalho de cada vez e os itens nessa pasta não poderão fazer parte de mais nenhum Fluxo de trabalho. Para ativar a opção Observar Pasta, selecione “Usar Opção Observar Pasta”. Vai aparecer uma caixa de diálogo para que você possa selecionar a pasta a observar. Figura 8-5. Admin – Gestão do Fluxo de trabalho – Observar pasta Enviar para fluxo de trabalho (Professional, Enterprise) Para enviar documentos para um Fluxo de trabalho, realce os documentos pretendidos na visualização em árvore. Vá para Fluxo de trabalho na barra do menu e selecione Enviar para fluxo de trabalho. Os documentos não poderão fazer parte de mais do que um Fluxo de trabalho simultaneamente. Figura 8-6. Fluxo de trabalho – Enviar para fluxo de trabalho Assim que os documentos tenham sido adicionados ao Fluxo de trabalho, aguardarão no primeiro passo até serem processados. Se o administrador tiver a opção de e-mail definida para o Fluxo de trabalho em questão, todos os usuários atribuídos ao passo um serão notificados acerca da chegada de novos documentos por e-mail. 79

Gestor do Documento do Fluxo de Trabalho (Professional, Enterprise) Para introduzir um Fluxo de trabalho e começar a processar documentos, vá até Fluxo de trabalho na barra do menu e selecione Gestor do Documento do Fluxo de trabalho. Para abrir um Fluxo de trabalho, vá para a janela Gestor do Documento do Fluxo de trabalho e selecione Abrir. Escolha o Fluxo de trabalho pretendido para introduzir. Figura 8-7. Fluxo de trabalho – Gestor do Documento do Fluxo de trabalho Num Fluxo de trabalho, os usuários irão ver apenas os documentos incluídos nos passos nos quais foram atribuídos. Por exemplo, se um usuário tiver acesso apenas ao Passo 1 e Passo 3, esse usuário não visualizará os documentos existentes no Passo 2. A partir do Gestor do Documento do Fluxo de trabalho, os usuários selecionam um documento e têm a opção de imprimir, enviar por e- mail ou visualizar o documento. Os usuários poderão fazer quaisquer processos exigidos noutros programas ou quaisquer processos de aprovação aos documentos existentes num Fluxo de trabalho e, em seguida, enviar o documento para o passo seguinte, enviar o documento de volta para o passo anterior ou enviar o documento para um passo selecionado. Os usuários poderão, também, optar por remover um documento do Fluxo de trabalho. Outra opção é a de os usuários rejeitarem documentos. Ao rejeitar um documento, este será mantido no passo atual, mas aparecerá como rejeitado, com uma nota de rejeição deixada pelo usuário que rejeitou o documento. Figura 8-8. Fluxo de trabalho – Gestor do Documento do Fluxo de trabalho – Fluxo de trabalho ativo 80

Gestão de E-mail Gestor de Importação de E-mail (Professional, Enterprise) Para acessar o Gestor de Importação de E-mail, vá até Admin na barra do menu e selecione Gestor de Importação de E-mail. Figura 9-1. Admin – Gestor de Importação de E-mail Para configurar uma nova tarefa, vá até Arquivo na barra do menu do Gestor de Importação de E-mail e selecione Novo. Figura 9-2. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Nova tarefa Nome da tarefa Introduza o Nome da Tarefa e clique em . Figura 9-3. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Nome da tarefa 81

Pasta(s) de caixa do correio Selecione a pasta ou pastas a serem monitoradas no Outlook. Para incluir e- mails de subpastas, selecione a caixa adequada. Para importar anexos como documentos separados, selecione a caixa adequada. Figura 9-4. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Pasta(s) de caixa do correio Pasta de destino da base de dados Selecione uma Pasta de Destino na base de dados para onde os e-mails devam ser importados. Figura 9-5. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Pasta de destino da base de dados Indexação Os itens que podem ser retirados de um e-mail são: Para, De, Assunto, Data, CC, BCC. Estes itens podem ser mapeados para campos de índice existentes na base de dados. Faça esta ação, procurando pelo campo de índice pretendido na lista drop-down ao lado de cada valor a ser retirado dos e-mails. Figura 9-6. Admin – Gestor de Importação de E-mail - Indexação 82

Filtro da mensagem Os Filtros de mensagem permitem ao Administrador criar regras, definindo quais e-mails deverão ser importados e quais deverão ser excluídos. Se não estiverem definidos filtros, todos os e-mails na pasta de origem do Outlook serão armazenados no Dokmee. Figura 9-7. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Filtro da mensagem No separador de Mensagens, o Administrador poderá especificar palavras a serem procuradas no assunto, no corpo da mensagem - ou em ambos – de um e-mail, de modo a decidir se deverá armazenar ou não um e-mail no Dokmee. O Administrador poderá também especificar que apenas os e-mails De ou Para determinados endereços deverão ser armazenados no Dokmee. Figura 9-8. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Filtro da mensagem - Mensagens No separador Mais Opções, o Administrador poderá especificar que deverão ser retirados os e-mails que foram lidos ou por ler, bem como retirar e-mails com ou sem anexos. 83

Figura 9-9. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Filtro da mensagem – Mais Opções Opções de agendamento As tarefas de Importação de E-mail poderão ser agendadas para serem executadas em períodos de tempo específicos. Será decisão do Administrador a de selecionar os intervalos de tempo em que uma tarefa será executada. As tarefas poderão ser executadas em intervalos (minutos), diária ou semanalmente. Figura 9-10. Admin – Gestor de Importação de E-mail – Opções de agendamento 84

Manual Dokmee

by Justo Dantas on May 23, 2010

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