Conhecendo a Digitar Soluções - GED, Digitalização e Scanners

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS E DIGITALIZAÇÕES REVENDA AUTORIZADA: Scanners AVISION E Software PRODimage (IRS, Professional e Enterprise)

A empresa A DigitaR Soluções é uma empresa prestadora de serviços e consultoria voltados para a estruturação, organização, gerenciamento de documentos e gestão da informação coorporativa. Sediada em Fortaleza/CE , com atuação em todo o território nacional, conta com uma equipe composta por profissionais altamente qualificados, nas áreas de Processos, Documentação, Informação, Conhecimento e Tecnologia da Informação. Atuamos no segmento público e também no privado, direcionamos nossos esforços para o desenvolvimento de produtos que respondessem à necessidade crescente de racionalização do tempo no processo de busca e recuperação de informações e conhecimentos. A DigitaR oferece serviços de acordo com as necessidades específicas de cada cliente, buscando sempre superar expectativas e contribuir significativamente para a melhoria da performance de seus negócios. A DigitaR é coordenada por Ivanez Justo que conta atualmente com o mais alto nível de conhecimento na área de documentação eletrônica, digitalização e certificação digital. A área de atuação da empresa é inicialmente no mercado do estado do Ceará, onde a empresa vai buscar mostrar suas diferenças, na prestação dos seus serviços; expandindo-se assim brevemente para o Brasil e exterior.

GED O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante todo o seu “ciclo de vida”. O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso devido às muitas tecnologias a ele relacionadas que dele fazem parte. A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um scanner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede. Mas, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos: são documentos em word, excell, desenhos de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento. Para controlar esse ‘mundo de informações digitais, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-se como que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida informacional da empresa. Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas. Mais informações: www.digitarsolucoes.com.br ou www.cenadem.com.br

Cenário atual - Documentação arquivada sem tratamento técnico; - Dificuldade na consulta e recuperação de documentos; - Acondicionamento em material arquivístico e espaço físico inadequados; - Inexistência de padronização para integração dos acervos; - Falta de controle automatizado; - Áreas cada vez maiores para o armazenamento de documentos; - Acesso cada vez mais lento; - Probabilidade de perda de informação.

Implantação 1º PASSO: Gestão Documental Organização da documentação. Higienização, retirada de grampos e etc.. 2º PASSO: Digitalização Digitalização da papelada, passando para um formato eletrônico. 3º PASSO: Indexação Cadastramentos dos arquivos já eletrônicos no banco de dados. 4º PASSO: Disponibilização Definição dos níveis de acesso e privilégios dos usuários. Documento Digitalização Indexação Disponibilização na rede

Benefícios
Por que Implantar um Sistema GED? - Possibilita o controle sobre o acesso aos documentos;
Facilita auditorias;
- Alta velocidade e precisão na localização de documentos.
- Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos.
- Eliminação de fraudes.
- Aproveitamento de espaço físico.
- Evita extravio ou falsificação de documentos.
- Integração com outros sistemas e tecnologias.
- Mais agilidade nas transações entre empresas.
Melhor atendimento ao cliente, pois proporciona respostas precisas e instantâneas.
Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center, EUA, em setembro de 2001.

Aplicabilidades Algumas aplicabilidades do GED: - Apoio aos processos de fiscalização; - Automação de cartórios; - Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto; - Conversão de acervos históricos; - Desenhos de engenharia e relatórios técnicos; - Disponibilização ampla de documentos oficiais. Por exemplo, diários oficiais; - Documentação administrativa de hospitais; - Documentação de auditoria; - Documentação de consórcios; - Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000 por exemplo; - Documentação e acompanhamento do ciclo de vida do produto; - Documentação e relatórios contábeis e financeiros; - Documentos e processos de tribunais; - Documentos em geral das polícias civis, militares, detrans e outros; - Documentos em geral de instituições de ensino; - Gerenciamento de contratos em geral; - Gerenciamento de correspondência, fax, e-mail e outros veículos; - Gerenciamento de ordens de serviço; - Gerenciamento de processos de concessão; - Prontuários das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção; - Prontuários de pacientes em hospitais; - Resultados de exames laboratoriais; - Seguradoras: apólice, sinistro até a indenização;

Soluções Digitalização: A Digitar Soluções é especializada na digitalização de documentos corporativos, publicações e desenhos de engenharia com alto valor agregado no documento digital. O formato de saída dos arquivos da digitalização é da escolha do cliente, e dependendo do serviço oferecemos todo suporte ao uso da extensão PDF , ao qual a empresa busca no próximo ano (2007) ter profissionais certificados nas ferramentas mais avançadas quando se fala em produtos da Adobe e relacionados ao PDF . São usadas saídas também em JPG, TIFF, CALL etc. Digitalize seus acervos de documentos que: - São acessados constantemente; - Devem ter acesso rápido em caso de crises; - A perda pode causar grande prejuízo; - São fundamentais no desenvolvimento de novos produtos; - São fundamentais em casos de recuperação de desastres; - São constantemente copiados; - E todos os documentos críticos e estratégicos para sua empresa. Exemplos: - Desenhos de engenharia; - Documentos fiscais e contábeis; - Documentos de RH; - Acervos técnicos; - Fichas de fabricação de medicamentos; - Prontuários médicos e radiografias; - Documentos jurídicos, contratos etc. Mude esse quadro!

Soluções Certificação Digital: A Digitar Soluções, tem parceria com Cartórios de Registro de Títulos e Documentos, oferece a seus clientes o serviço de digitalização com certificação. Utilizamos o método eletrônico e valido através da Medida Provisória Nº 2.200-2 , de 24 de Agosto de 2001. Através da ICP-BRASIL. A Certificação Digital pode ser usada para inúmeras finalidades. Com ampla base legal, está prática tem sido utilizada por empresas para o armazenamento de documentos como: - Recursos Humanos - Contratos - Atestados - Certidões - Comprovantes - Contábeis - Entre outros

Parceiros Os Scanners de Documentos da Avision foram projetados para lhe oferecer alto desempenho e confiabilidade no gerenciamento de seu trabalho com papéis. Com o Alimentador Automático de Documentos (ADF) opcional, para até 100 páginas, os Scanners da Avision permitem scanear, sem interrupção, uma pilha de documentos com uma qualidade constante. Graças ao seu escaneamento colorido de uma só passagem, os Scanners de Documentos da Avision são capazes de capturar a imagem com qualidade completa e cores reais, satisfazendo as suas necessidades de editoração e publicação. A PRODimage® oferece soluções digitais em GED, especialmente em Document Imaging, além de comercializar produtos com tecnologia de ponta e prestar consultoria e atendimento a empresas do mercado brasileiro. Modernização, organização, produtividade e customização são também palavras-chave que definem a concepção e a aplicação de seus produtos e serviços, sempre adequados à necessidade de cada cliente e parceiro. Com o objetivo de atender a um mercado extremamente exigente, a PRODimage® oferece todas as vantagens que se pode ter ao lidar com uma empresa nacional.

Produtos Scanners Avision: A DigitaR Soluções é uma revenda Avision que oferece uma grande variedade de produtos para o seu e-Office, como os nossos modelos multifuncionais (@V series), os modelos cópiadores (DS series) e os modelos de scanner de documentos de alta velocidade (AV series). Os Scanners de Documentos da Avision foram projetados para lhe oferecer alto desempenho e confiabilidade no gerenciamento de seu trabalho com papéis. Com o Alimentador Automático de Documentos (ADF) opcional, para até 100 páginas, os Scanners da Avision permitem scanear, sem interrupção, uma pilha de documentos com uma qualidade constante. Essa produtividade não somente economiza o seu tempo, como também deixa suas mãos livres para fazer outras tarefas. Graças ao seu escaneamento colorido de uma só passagem, os Scanners de Documentos da Avision são capazes de capturar a imagem com qualidade completa e cores reais, satisfazendo as suas necessidades de editoração e publicação. www.avision.com.br

Softwares para GED da PRODimage® : PRODimage® Enterprise: Grande volume de produção: O PRODimage® Enterprise possibilita a gerência de todas as fases de produção: preparação, digitalização, controle de qualidade, indexação, conferência e exportação. • Digitalização – Através da tecnologia IRS®, o PRODimage® Enterprise captura as imagens e verifica os lotes digitalizados, copiando-os para o servidor de imagens em qualquer lugar na rede, alterando sua situação e liberando-o para o controle de qualidade; • Indexação – A indexação do PRODimage® Enterprise pode ser feita tanto manualmente como totalmente automatizada, usando OCR, ICR, OMR, 25 tipos de código de barras diferentes e script; • Disponibilização – Os dados são exportados de forma fácil e eficaz em vários formatos: arquivo texto, HTML e formatos personalizados. As imagens seguem os principais padrões do mercado: JPEG, PNG, BMP, TIFF e PDF (multi page ou single page). • Relatórios de Produção – O sistema gera informações através de relatórios de produção por: usuários, data, lote, fase, turno, cliente, situação, bem como outras consultas relacionadas. • Identificação Automática – O sistema possibilita a identificação automática do tipo de documento através de Códigos de Barras, OCR e comparação de imagens, facilitando assim a indexação das imagens; Produtos

Softwares para GED da PRODimage® : PRODimage® Professional: Médio Volume de Produção: PRODimage® Professional é um sistema de Document Imaging. Possibilita a digitalização, indexação, visualização e gerenciamento de documentos digitais através de uma estrutura de pastas e documentos. Utilizando a tecnologia IRS®, o PRODimage® Professional facilita todo o processo de captura, tratamento e controle de qualidade das imagens. O sistema ainda permite assinar digitalmente seus documentos, enviá-los em diversos formatos e reconhecer código de barras e textos nas imagens com engine de OCR. Além disso, o sistema já funciona com o conceito de microfilmagem eletrônica, integrando a digitalização de documentos com a microfilmagem. Também possui: - Capacidade de digitalização interativa, entendida como o processo de captura de imagens em que o mesmo usuário efetua a digitalização, controle de qualidade, indexação e armazenamento da imagem, na mesma estação de trabalho; - Interface com o usuário em idioma português; - Organização dos documentos em pastas e sub-pastas; - Controle de acesso por função, usuário e grupo de usuários; - Suporte à imagens coloridas, em branco e preto, e em tons de cinza; - Envio de documentos por e-mail; - Assinatura digital de documentos digitalizados; - Indexação por OCROMRICRCódigo de Barras; - Indexação automática com acesso à outros bancos de dados através de scripts; - Suporte à gravação e visualização dos formatos de imagem:TIFF CCITT Grupo IV, JPEG, PDF e PNG; Produtos

Softwares para GED da PRODimage® : PRODimage® IRS: Software para Digitalização ( Pequenos Volumes ): PRODimage® IRS é um software de digitalização de imagens, voltado para clientes que precisam gerenciar um pequeno volume de documentos. Suas principais características são a captura e o controle de qualidade, além de uma tecnologia que possibilita ao usuário melhorar a qualidade das imagens já existentes, sem a necessidade de redigitalizá-las. Este sistema foi criado para usuários que já possuem o indexador (organizador por nome) em um programa próprio e desejam apenas ter um programa de captura. No módulo de digitalização IRS®, o documento é capturado através de scanner e convertido do papel para um arquivo eletrônico, possibilitando ao usuário maior domínio sobre as imagens. Na tela principal do sistema, ele pode contar com a facilidade de configurar suas preferências de tratamento de imagens, digitalizá-las, gerenciá-las através de novas inserções, exclusões e alterações. Além disso, pode realizar controle de qualidade, fazer impressões, indexação e exportação e, quando necessário, redigitalizar algum documento. O IRS® permite a visualização de uma ou mais imagens dos documentos por vez, em uma interface gráfica de fácil operação, podendo-se executar ações como aplicação de zoom, eliminação automática das bordas, rotação e alinhamento automático. Produtos

Softwares para GED da PRODimage® : PRODimage® Viewer Desktop e PRODimage® Viewer Net: Visualização: Flexibilidade em todos os processos: este é o diferencial do software de visualização de documentos PRODimage® Viewer. Para oferecer localização de maneira dinâmica, o PRODimage® Viewer possui engenharia extremamente eficiente, que oferece resultados que poderão ser visualizados de diversas formas, de acordo com as necessidades do usuário. Viewer Desktop: Possibilita visualizar e imprimir as imagens geradas através do PRODimage® Enterprise e PRODimage® Professional. Através de um aplicativo instalado nos computadores, qualquer usuário que tenha permissão poderá visualizar as imagens através da rede. Viewer Net: Possibilita visualizar, imprimir e enviar por e-mail as imagens geradas através do PRODimage® Enterprise e PRODimage® Professional. Através de um browser , sem a necessidade de plug in, qualquer usuário que tenha permissão, pode visualizar as imagens através da intranet/web utilizando PRODimage® Viewer Net. Também possui: - Interface com o usuário em idioma português; - Visualização dos documentos em pastas e sub-pastas; - Controle de acesso por grupos de usuários; - Controle de acesso por função, usuário e grupo de usuários; - Suporte à imagens coloridas, em branco e preto, e em tons de cinza; - Envio de documentos por e-mail; - Impressão dos documentos e suas páginas; - Gerenciador de contatos para envio de e-mails; - Busca por campos específicos do tipo do documento; Produtos

Clientes Clientes Digitar Soluções:

Mídia A Digitar Soluções no Diário do Nordeste: Confira mais matérias sobre a Digitar Soluções.

Contatos E-mail: [email_address] (Diretor) MSN: [email_address] Tel:. +55 85 3082-3970 / 8838-3714 Skype: ivanezjunior www.digitarsolucoes.com.br JUSTO DANTAS Diretor

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Conhecendo a Digitar Soluções - GED, Digitalização e Scanners

by Justo Dantas

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