josh Archive! - Normativa
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La Conservazione Sostitutiva e la normativa di riferimento.

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  • 1. La conservazione sostitutiva e la normativa di riferimento Daniele Polidori – it Consult
  • 2. Archiviazione Documentale e Conservazione Sostitutiva: premessa • Processo di raccolta ordinata e sistematica dei documenti secondo determinati criteri e procedure • Facoltativa e propedeutica alla Conservazione Sostitutiva • Non soggetta a particolari modalità operative • Obiettivo: migliorare l’efficienza lavorativa Archiviazione Documentale • Processo che permette di conservare i documenti in modo che non si deteriorino e che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità • A norma di legge • Sostitutiva: al termine del processo di conservazione è consentito eliminare il cartaceo Conservazione Sostitutiva Archiviazione Documentale ≠ Conservazione Sostitutiva
  • 3. Alcuni concetti «progettuali»  L’archiviazione documentale è la porta di ingresso preferita dai clienti che intraprendono progetti di digitalizzazione dei processi amministrativi. Il beneficio principale evidenziato è la presa di coscienza di quanto la «Conservazione Digitale» dei documenti fiscali aiuti nella definizione di processi e procedure efficaci e rigorose, altrimenti impossibili da attuare.  Essenziale per la riuscita del processo di digitalizzazione del ciclo documentale dell’azienda è disporre di strumenti software adeguati, che rendono semplice e immediata l’integrazione dei documenti con i dati. Superata la percezione di «complessità» della digitalizzazione, l’azienda percepisce i vantaggi organizzativi derivati dalla disponibilità immediata dei documenti oltre che dai risparmi «fisici» (Carta, Archivi, Tempo…) e semplicemente non tornerebbe più indietro.
  • 4. Fonte Politecnico di Milano - School of Management I benefici della digitalizzazione • Workflow approvativi per le fatture passive • Gestione elettronica documentale con WF a supporto dei processi di acquisto • Conservazione sostitutiva Fatture Attive • Fatturazione attiva con multidelivery • Ricezione di un documento in formato digitale strutturato Risparmio € /ciclo 0,9 € 3,6 € 0,4 € 2,8 € 1,1 € 2,3 € 4,1 € 12,6 € 2,7 € 6,4 € min max
  • 5. I tipi di documento DOCUMENTO ANALOGICO ORIGINALE UNICO NON UNICO COPIA INFORMATICO rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica;(*) Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro. Si distingue in originale e copia (*) documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi (*) rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (*) (*) Definizioni tratte da Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali”, Articolo 1 - Definizioni
  • 6. Un documento è originale non unico quando ... Deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto Deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori Il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere obbligatoriamente conservati, anche presso terzi
  • 7. Un documento è originale non unico quando ... Deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto Deve essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri obbligatori Il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere obbligatoriamente conservati, anche presso terzi NON UNICI • Fatture • Ricevute Fiscali • Scontrini Fiscali • DDT • Libro Giornale • Libro degli Inventari UNICI • Titoli di credito (assegni, cambiali) • Libri sociali (Libro Adunanze del CDA) se non depositati negli archivi notarili
  • 8. Conservazione Sostitutiva • Conservazione omogenea per tipologia di documento entro la data prevista • Relativamente ad un periodo di imposta Principio di omogeneità Ordine cronologico e continuità per periodo di imposta • Denominazione, Ragione Sociale, Codice Fiscale, Partita IVA, Data Funzionalità di ricerca • Anche in caso di outsourcing del servizio Esibizione dei documenti
  • 9.  Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, della quale tiene evidenza. Organizza conseguentemente il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;  Svolge le attività di conservazione (appone firma e marca temporale, richiede la presenza del Pubblico Ufficiale nei casi in cui è necessaria, comunica l’impronta dei documenti conservati alla Agenzia delle Entrate)  Verifica costantemente il funzionamento tecnico dei processi di conservazione  Verifica nel tempo disponibilità e accessibilità dei supporti di memorizzazione nonchè la leggibilità dei documenti conservati  Definisce le azioni da compiere a fronte di richieste di esibizione dei documenti conservati (da parte degli organi competenti)  Gestisce il sistema di conservazione in accordo con il responsabile del trattamento dei dati personali e, ove previsto, il responsabile del protocollo informatico.  Può avvalersi di soggetti (pubblici o privati) con idonee garanzie, anche esterni all’amministrazione, per la conservazione dei documenti informatici e la certificazione dei processi di conservazione. Responsabile della Conservazione Sostitutiva Art.5 comma 1 Delibera CNIPA n.11/2004
  • 10. Leggi dello Stato  DPR 28 dicembre 2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa  DPCM 13 gennaio 2004 Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici  DLGS 07 luglio 2005 n. 82 Codice dell’amministrazione digitale e succ. modifiche - DLGS n. 235 del 2010  DPCM 30 marzo 2009 - DPCM 22 febbraio 2013 Novità!! Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali.
  • 11. Delibere, risoluzioni e circolari  Delibera CNIPA n. 11 del 19/02/2004 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. (Deliberazione n. 11/2004)  Risoluzione 161/E del 2007 D.M. 23 gennaio 2004, articolo 21 d.p.r. 26 ottobre 1972, n. 633 Fatturazione elettronica e modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto  Risoluzione N. 196/E del 30/7/2009 Interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge n. 212 del 2000 – D.M. 23 gennaio 2004 – conservazione sostitutiva delle fatture analogiche – tempistica per l’acquisizione dell’immagine – assenza di vincoli legati all’opzione per la conservazione sostitutiva.  Risoluzione 158/e del 15/6/2009 Consulenza giuridica Associazione e Ordini Professionali – D.M. 23 gennaio 2004 e fatturazione elettronica – risposta a quesiti.  Circolare 12/E del 3 maggio 2013 Commento alle novità fiscali – Fattura elettronica. Primi chiarimenti.
  • 12. Documenti che si possono portare in conservazione  libro giornale e libro degli inventari;  libro unico del lavoro, libro dei cespiti, registro dei corrispettivi, libro mastro;  registro di carico e scarico, scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;  lettere, fax, solleciti di pagamento, estratti conto bancari;  verbali del consiglio di amministrazione, collegio dei sindaci revisori;  libri sociali in genere;  scritture ausiliarie di magazzino, documento di trasporto, bolle di accompagnamento, bollette;  bilancio d’esercizio;  registri prescritti ai fini dell’IVA;  fatture, le ricevute e gli scontrini fiscali, i documenti di trasporto ed altri documenti simili  le dichiarazioni fiscali, dichiarazione dei redditi, IRAP;  la modulistica inerente i pagamenti (modelli F24, F23, bollettini C/C).
  • 13. Documenti che non si possono portare in conservazione  scritture e documenti rilevanti ai fini tributari nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo competenti l’agenzia delle dogane;  bolle doganali, fatture con accise (alcolici, carburante, …..);  schede carburante, scontrini fiscali e altri documenti che hanno impressi timbri a secco o firme autografe.
  • 14. Iter relativo alla conservazione @ + + = Archivi Firma Marca EntratelImpronta
  • 15. Impronta dei documenti informatici  I soggetti che hanno effettuato la conservazione sostitutiva di documenti informatici o i responsabili della conservazione oppure i soggetti eventualmente delegati da quest’ultimi sono tenuti all’invio della comunicazione dell’impronta dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari.  Questa comunicazione deve essere prodotta in formato xml, seguendo lo schema pubblicato nelle specifiche tecniche e secondo quanto dettato dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle entrate del 25/10/2010.  Le comunicazioni dovranno essere inviate utilizzando i servizi telematici dell’Agenzia entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.  Prima dell’invio telematico le comunicazioni devono essere sottoposte a verifica mediante la relativa procedura di controllo.
  • 16. Impronta  Decreto del 23 gennaio 2004 - Ministero Economia e Finanze – Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto  Provvedimento del 25/10/10 – Provvedimento attuativo della comunicazione dell’impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell’articolo 5 del decreto 23 gennaio 2004 (Pubblicato il 27/10/10 ai sensi dell'articolo 1, comma 361, della legge 24 dicembre 2007, n° 244)  Circolare n° 5 del 29/02/2012 – Quesiti riguardanti la comunicazione dell’impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell’articolo 5 del decreto 23 gennaio 2004 e del provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 25 ottobre 2010  Circolare n° 36 del 06/12/2006 – Decreto ministeriale 23 gennaio 2004 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto  Circolare n° 45 del 19/10/2005 – Decreto legislativo 20 febbraio 2004, n° 52 - attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di Iva
  • 17. Le recenti emanazioni…. …… e quelle che ancora mancano Le recenti emanazioni….. ...e le «prossime uscite» Recepimento direttiva 2010/45 UE Circolare 12e del 5 maggio 2013 Regole tecniche generazione e verifica firme elettroniche avanzate, qualificate e firme digitali – DPCM 22-2-13 Decreto attuativo in tema di obbligo di fatturazione elettronica alle PA DMEF n° 55 del 3-4-2013 Regole tecniche in materia di conservazione Regole tecniche su formazione, copia, trasmissione, duplicazione di documenti informatici DMEF che sostituisce il DMEF del 23-1-2004 in tema di conservazione sostitutiva dei documenti fiscali
  • 18. Circolare 12e del 5 maggio 2013 Recepimento della direttiva 45/2010/UE in materia di Iva Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico Trasmissione telematica fatture Accordo tra le parti Conservazione sostitutiva fatture Rispetto dei 15 gg (per la conservazione)
  • 19. Recepimento direttiva 2010/45 UE La fattura elettronica dal 1° gennaio 2013  Parità di trattamento tra fatture cartacee e fatture elettroniche  Fattura elettronica «trasmessa elettronicamente» o «messa a disposizione»  Fatture cartacee e fatture create in digitale ma che non sono fatture elettroniche possono essere conservate in digitale  Per tutte le fatture deve essere garantita l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la loro leggibilità, dalla emissione sino al termine del periodo di conservazione.  L’autenticità e l’integrità possono essere garantite con i controlli di gestione (workflow), con la firma digitale, con l’EDI, oppure con altre tecnologie (concetto di neutralità tecnologica)  Il luogo di conservazione digitale delle fatture, dei documenti e dei registri rilevanti ai fini fiscali, può essere anche in un altro Stato, purché con questo esista uno strumento giuridico di reciproca assistenza.
  • 20. Fatturazione Elettronica – PA Decreto Ministero Economia e Finanze n° 55 del 3-4-2013 (G.U.118 - 22-5-13) La fattura elettronica trasmessa alle amministrazioni attraverso il Sistema di Interscambio deve riportare obbligatoriamente tutta una serie di informazioni che sono indicate nell’allegato A del Decreto che definisce il formato della fattura elettronica. Le regole tecniche relative alle modalità di emissione della fattura elettronica, nonché alla trasmissione e al ricevimento della stessa attraverso il Sistema di interscambio, sono indicate nell'allegato B del regolamento. La stessa fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica, solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna, come indicato nell'allegato B del decreto, da parte del Sistema di Interscambio. Inoltre le linee guida per la gestione della fattura elettronica da parte delle amministrazioni sono contenute nel documento che costituisce l'allegato C del decreto.
  • 21. L’obbligo di fatturazione elettronica verso la P.A. Ambito di applicazione Formato Modalità di trasmissione al Sistema di Interscambio Amministrazioni Pubbliche Amministrazioni centrali: Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti produttori servizi economici, Enti ed Istituzioni di Ricerca,… Amministrazioni locali: Regioni, Province, Comunità Montane, ASL,.. XML (Pubblicazione delle specifiche tecniche) Posta elettronica certificata o analogo sistema Cooperazione applicativa con protocollo HTTPS Cooperazione applicativa tramite SPC Trasmissione con protocollo FTP Trasmissione con protocollo HTTPS
  • 22. P.A. fatturazione elettronica SdIEmittente P.A. Livello P.A. Entro Tutte le P.A. (Su base volontaria ) dicembre 2013 Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti Naz. Previd. giugno 2014 Tutte le PA (tranne quelle locali ) giugno 2015 Amm.ni Locali  Sarà definito il calendario entro il dicembre 2013
  • 23. josh Archive!: caratteristiche ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE • Produzione - Ricezione - Scansione • Integrazione con gestionale • Valorizzazione proprietà • Funzionalità di ricerca • Visualizzazione fascicolo CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA • Creazione Archivio documenti conservati • Apposizione Firma Digitale e Marca Temporale • Creazione dell’Impronta per l’Agenzia delle Entrate WORKFLOW • Processi a supporto del Responsabile della Conservazione • Processi di validazione del documento
  • 24. La natura dei documenti Cartacei Elettronici E-mail .doc .xls……. Elettronici con metadati DDT – Ordini – Fatture…… @
  • 25. In sintesi…. @
  • 26. Archiviazione documentale Intranet Site A Site B Site C
  • 27. Search Site A Ordini Site B DDT Site C Fatture
  • 28. L’invio dell’impronta
  • 29. L’invio dell’impronta
  • 30. josh Archive! Daniele Polidori dpolidori@itconsult.it