Metodologia GTD

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Metodologia GTD

  1. 1. GTD - Getting Things Done Assuma o controle de sua vida, com foco e sem estresse. E faça tudo acontecer!Tema: Produtividade Pessoal Por: Itamar Vieira
  2. 2. Sumário• Produtividade: Eficiência x distrações• GTD como uma arte marcial no trabalho• Aspectos da auto gestão• Os modelos de GTD• Ferramentas• Referências 2
  3. 3. Produtividade: Eficiência x distração• Eficiência é inversamente proporcional à distração• Sua habilidade de gerar eficiência e produtividade é diretamente proporcional à sua habilidade de se concentrar• Sua habilidade de se concentrar é diretamente proporcional à sua habilidade de eliminar distrações 3
  4. 4. De onde vem as distrações?• Boa parte da perda de foco vem de – Compromissos não gerenciados – Conflitos internos não resolvidos – Tarefas não realizadas – Deveres não cumpridos• A mente não evoluiu para gerenciar esse tipo de situações 4
  5. 5. Porque algumas coisas não saem da nossa cabeça?• Falta de um sistema confiável para lembrar os resultados e as ações necessárias• Falta de decisão sobre o próximo passo, ação física. Se você não der atenção apropriada para aquilo que chamou a sua atenção, isso vai tomar mais atenção do que merece• Falta de clareza sobre os resultados pretendidos.• A sua mente exige a atenção para o que ela está tentando te lembrar. Se você não lidar com isso o resultado será o estresse 5
  6. 6. Como trabalhar menos e produzir mais• O psicólogo K. Anders Ericsson realizou um estudo onde afirma que as pessoas com maior produtividade são aquelas que trabalham menos, mas de forma focada.• O estudo foi publicado na revista Psychological Review e foi realizado após Ericsson analisar um grupo de músicos. A análise constatou que os músicos que praticavam durante 4 horas e paravam para descanso se destacavam mais em relação aos que gastavam 7 horas na mesma atividade.• Ele revelou também que foram analisadas pessoas de outras áreas, como autores de novela. Segundo ele, estes autores mudam a maneira de trabalhar para escreverem os capítulos finais das novelas. Eles passam a dedicar menos horas à atividade, porém, tem maior produtividade durante este tempo.
  7. 7. GTD como uma arte marcial no trabalho• “ Trabalho é qualquer coisa que precisa ser feita e que você se comprometeu em fazer”• Mind like water ou munshin (japonês) – Uma resposta apropriada ao que esteja presente para você a cada momento – Também significa sem mente (sem pensamentos) 7
  8. 8. Princípios básicos do GTD• Resolver os compromissos internos – Se está na sua mente, sua mente está ocupada e não está clara – Identificar o compromisso e decidir as ações para cumpri-lo – Criar um sistema para lembrar e revisar cada uma das ações• Usar adequadamente o poder da mente – Precisamos educar a nossa mente – Eu não sou a minha mente, ela é apenas uma grande ferramenta• O verdadeiro trabalho da atividade do conhecimento – A tarefa não é dada, ela deve ser determinada – Não há certezas, só há possibilidades – Refletir sobre os resultados do nosso trabalho• Transformação da “tralha” – “tralha” é tudo que você deixa entrar no seu mundo mental sem definir resultado/destino e próxima ação – não é necessariamente ruim
  9. 9. Aspectos da auto gestão• Controle – compromisso focado e consciente com todas as opções de ação em qualquer hora ou lugar – Quando é que as pessoas mais se sentem satisfeitas no seu trabalho? – Estado de fluxo• Perspectiva – Clareza e alinhamento sobre decisões, prioridades e princípios 9
  10. 10. Os modelos do GTD: Para obter controle e perspectiva• Fluxo de Trabalho (workflow) Cinco etapas chaves do processo de controle• Horizontes de Foco Seis níveis de perspectivas para se trabalhar• Método Natural de Planejamento
  11. 11. Gerenciando o fluxo de trabalho• Coletar - fisicamente e digitalmente• Processar – tornar claro o significado de cada item – Listas do tipo “To Do” geralmente NÃO dão certo porque não são processadas• Organizar – ter um sistema que indique onde cada item deve ser armazenado• Revisar – manter o sistema em ordem• Fazer – tomar ações fisicamente 11
  12. 12. Fluxo GTD & Horizontes de Foco P Propósito/Princípios E R Visão S P Metas E C Áreas de foco/Responsabilidade T Projetos IColetar/ Processar/ Revisar/ VRegistrar Esclarecer Organizar Refletir Fazer/Ações A CONTROLE
  13. 13. Coletar• Cada veio aberto deve estar em seu sistema de coleta e fora da sua cabeça• Você deve ter o menor número possível de caixas de coleta que possa sobreviver• Você deve esvaziá-la regularmente
  14. 14. Processar• Comece do topo• Processe um item de cada vez• Nunca coloque algum item de volta no container• Se algum item requer alguma ação – Faça, se levar menos que dois minutos, OU – Delegue, OU – Adie• Se um item não requer alguma ação: – Jogue fora, OU – Classifique-o como Algum Dia/Talvez, OU – Arquive-o, caso sirva como material de referência• Se tomar menos de dois minutos do seu tempo para realizar algo, deve ser feito imediatamente. A regra de dois minutos é uma orientação, abrangendo aproximadamente o tempo que seria necessário para adiar alguma ação
  15. 15. Organizar• Listas que podem ser usadas para acompanhar os itens que estão esperando por alguma ação – Próximas Ações - Para todo o item que requer atenção, decida qual é a próxima ação que pode ser tirada daquele item – Projetos - Todo o veio aberto na sua vida ou trabalho que requer mais de uma ação para ser realizado se torna um projeto – Em Espera - Quando uma ação é delegada para alguém, ou então é necessário aguardar algum evento externo antes de levar adiante algum projeto – Algum Dia/Talvez - Coisas que devem ser feitas em algum momento da sua vida, mas não agora.• Um calendário é importante para monitorar suas reuniões e compromissos, no entanto, não utilize para manter listas de ações• O ponto-chave final de organização do GTD é um sistema único de arquivamento. Este deve ser fácil, simples e divertido
  16. 16. Revisar• As listas de ações e lembretes serão de pouca utilidade se não for revisto, pelo menos diariamente, ou sempre que possível. Dado o tempo, energia e recursos disponíveis num determinado momento, deve-se decidir a mais importante tarefa a ser feita imediatamente, e fazê-la• A disciplina de GTD exige que todas as ações, projetos e itens em espera sejam revistos pelo menos uma vez por semana, tendo a certeza que todas as novas tarefas ou eventos futuros sejam inscritas no sistema, e que tudo está atualizado
  17. 17. : Construindo o horizonte de foco • 50 mil pés: Propósito e princípios (Vida) • 40 mil pés: Visão (longo prazo 3-5 anos)Por onde começar? • 30 mil pés: Metas (curto e médio 1-2 anos) • 20 mil pés: Áreas de responsabilidade • 10 mil pés: Projetos atuais • Decolagem: Próximas Ações 18
  18. 18. : Seis níveis de foco• Quanto mais alto, maior o campo de visão e mais geral o quadro de nossas vidas• Considerando projetos, ações, negócios e compromissos inacabados (veios abertos), e outras entradas com diferentes "alturas“• Revisar com foco em diferentes níveis. A perspectiva adquirida a partir dessas análises deverá conduzir suas prioridades, o que, por sua vez, determina a prioridade de cada uma das funções e compromissos recolhidas durante o processo do fluxo de trabalho• Determinar o contexto da respectiva tarefa e colocá- la em uma lista apropriada.
  19. 19. Fazer• Qualquer sistema organizacional não é bom se é necessário um tempo extenso gasto na organização de tarefas ao invés de realmente executá-las• Se você puder executar o sistema de forma simples, fácil e divertida você estará menos inclinado à procrastinação ou se sobrecarregar com muitos veios abertos
  20. 20. : Planejamento Natural• Para quando é necessário mais planejamento e estudo• Foco "vertical" ao planejar projetos e pensar por meio de tópicos• Cinco etapas do planejamento 1. Definir o propósito e princípio 2. Visualizar o resultado desejado 3. Brainstorm ou consenso 4. Organizar 5. Identificar próximas ações
  21. 21. Ferramentas• Google Gmail – praticando GTD• Ema Dox GTD
  22. 22. Referências 23
  23. 23. Grato pela sua atenção! Alguma pergunta? itamar@ema.net.br

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