Productividad personal

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Breve resumen del Programa Taller "Organiza-te", basado en Gestión del tiempo, Productividad personal y GTD.

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Productividad personal

  1. 1. Jorge Palacios ”Gestión del tiempo para incrementar tu Productividad Personal” Organización personal con GTD Jorge Palacios
  2. 2. ¿Qué es time management? I II III IV • Actitud proactiva-preventiva – Tomar iniciativa!! • Establecer objetivos -planificar – estrategia personal, misión y visión personal • Recordarlos! – Perseverancia, disciplina • No postergarlos! – Superar miedos, desarrollar autoconfianza • Revisión de actividades – Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes • Incrementar eficiencia! – CAMBIO DE HABITOS!! Hacerse cargo!!! Tener objetivos Encararlos!!! Llevarlos a cabo bien!
  3. 3. Más allá de los Objetivos • Iniciar un cambio personal para eliminar actitudes y hábitos que producen derroche del tiempo! • ¿Es importante hacer un buen Time Management? – – – – Desde ya...!!! La buena gestión del tiempo / prioridades es esencial para el logro de los objetivos personales!! Hace a la eficacia y eficiencia personal! Para que esto tenga sentido lógicamente deben existir objetivos personales..!! Todos los contenidos y herramientas han sido desarrollados por Jorge Palacios
  4. 4. “El problema no es la escasez, sino el uso que hacemos de ese recurso” Tenemos que Dedicar tiempo al tiempo Invertir tiempo en dominar el tiempo Tener perspectiva sobre el tiempo que gastamos Fijar y alcanzar metas que nos lleven a la realización de nuestros objetivos Establecer planes de acción que permitan que esas metas se hagan realidad
  5. 5. No gestionamos la sobrecarga de información Organizar la información = Gestionar las acciones Jorge Palacios
  6. 6. La mente es mala memorizando, pero excelente creando Saca de tu cabeza TODO Dedica tu atención a la acción, no a recordar Jorge Palacios
  7. 7. Jorge Palacios
  8. 8. El tiempo dentro de un pomodoro es el tiempo productivo en el que realmente haces las cosas, ya que lo defiendes con uñas y dientes de las posibles interrupciones. El tiempo fuera del pomodoro es el de las distracciones, interrupciones, llamadas, descansos, etc. 5 pasos: 1.Decidir la tarea a realizar 2.Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos 3.Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene 4.Tomar un pausa breve (5 minutos) 5.cada cuatro "pomodoros" tomar una pausa más larga (15-20 minutos) Pomodoro = CONCENTRACIÓN Jorge Palacios
  9. 9. “Quien no administra bien su tiempo, no puede administrar bien ninguna otra cosa.” ( Peter Drucker) Aplique la Regla de 80-20 URGENTE CRISIS IMPORTANTE 1 - Preparaciones contra reloj - Problemas apremiantes -Trabajos cuyas fechas de finalización vencen. - Prioridad absoluta sobre el resto: hacerlas cuanto antes REACTIVAS NO IMPORTANTE NO URGENTE ACTIVAS 2 - Planificar, prevenir, preparar - Plantearse nuevas alternativas - Establecer objetivos y relaciones significativas - Aprendizaje 3 - Interrupciones - Correo - Algunas reuniones - Algunas llamadas - Asuntos inmediatos - Marcar prioridades - Contestar emails irrelevantes TRIVIALES 4 - Desperdiciadores de tiempo - Algunas llamadas -Trivialidades - emails irrelevantes - Reconvertirlas, evitarlas, enriquecerlas, ...
  10. 10. Pasos a seguir 1. Preparar un programa antes de iniciar la jornada de trabajo por escrito 2. Centrarse en las áreas o actividades prioritarias 3. Programar las actividades en función de los objetivos a alcanzar 4. Agrupar los asuntos relacionados entre sí 5. Los trabajos repetitivos y que exijan poca concentración se realizarán en las “horas bajas”
  11. 11. Metas del Cuadrante II “No planifico porque no tengo tiempo pero no tendré tiempo hasta que planifique mejor” Establecer el tiempo del cuadrante II cada semana: conectar con su brújula interior Plan de trabajo Tomar nota del tiempo para evaluar: volver a considerar “Afilar la sierra” Organizarse, priorizar, ...
  12. 12. 5 Reglas de la Planificación del Tiempo 1. 70 – 30: 70% tiempo: Planificado 20% tiempo: Imprevistos, interrupciones, ... 10%: Tareas de vital importancia y concentración 2. Diferenciar lo importante de lo Urgente 3. Planificación realista 4. Realizar una lista diaria ordenada por prioridades 5. Persigue objetivos
  13. 13. Usar un plan para organizarse: HÁBITOS 1) 2) 3) 4) Preparar la lista de cosas que hacer. Delegue lo que corresponda. considere su tiempo controlable. Elabore un plan diario. Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes. 5) Señalar las actividades terminadas 6) Reprogramar las actividades no terminadas
  14. 14. DIETA: Tienes que capturar, aclarar, organizar y reflexionar antes de hacer. Tienes que sacar todo de tu cabeza y usar recordatorios. Tienes que identificar cuál es la próxima acción. ¡Ah! Y GTD: Una metodología para que te depures por dentro. GTD es tu BIFIDUS Tienes que hacer una revisión de tu sistema GTD ¡todas las semanas! Jorge Palacios
  15. 15. 4 “Cosas” Recopilar Procesar Organizar Hacer Jorge Palacios
  16. 16. HERRAMIENTAS DE RECOLECCION CUBOS Jorge Palacios
  17. 17. Procesa tu inbox a cero Jorge Palacios
  18. 18. “COSAS” Eliminar Incubar Proyectos SÍ (pero, en varios pasos) 1. xyz 2. tvw NO Archivar Revisión para determinar Acciones SÍ A delegar Planificación ¿Es accionable? Material de REFERENCIA ¿Cuál es la Próxima Acción? A diferir (para hacer “lo antes posible”) Algún día/ Tal vez Menos de 2 minutos ¡Hacerla ya! A diferir (con Fecha y/u Hora específica) Calendario(s) Listas de Esperando a Listas de Próximas Acciones Basado en el diagrama de flujo del PROCESAR y ORGANIZAR, publicado por David Allen en “Getting Things Done”
  19. 19. REGLA DE LOS 2 MINUTOS: Si puedes procesar un correo en menos de 2 minutos hazlo. De lo contrario, PRIORIZALO.
  20. 20. Revisa todo Jorge Palacios
  21. 21. EVALUAMOS Y ELEGIMOS Las 2 preguntas: 1. ¿En qué contexto estoy, y qué puedo hacer con las herramientas y recursos que tengo a mano? Responder a esta pregunta consiste simplemente en elegir una de las listas contextuales: oficina, casa, recados, ordenador, teléfono, etc. Dependiendo del contexto, es posible que después de responder esta pregunta todavía tengas muchas posibilidades entre las que elegir. 2. ¿Cuánto tiempo tengo disponible en este momento para trabajar sin interrupciones? a) Etiqueta cada próxima acción con el tiempo, como por ejemplo “menos de 10 minutos”, “media hora” o “más de una hora”. b) Importante y urgente: a) Urgente: hacerlas tiene un precio, dejar otras cosas para más adelante, incumpliendo otros compromisos b) Importante: hacer un TMI (lista de 3-5 “tareas más importantes”), comenzando nuestro día por estas tareas. Jorge Palacios
  22. 22. c) Interrupciones: tendemos a asociar interrupción con urgencia. Error! - Dejar una nota en la bandeja de entrada y continuar con lo que estábamos haciendo antes de la interrupción - Por supuesto, para que esta forma de trabajo funcione tenemos que adquirir el hábito de procesar nuestras bandejas de entrada regularmente, a ser posible en varios momentos a lo largo del día. De esta forma siempre estaremos seguros de que no se quedará nada urgente traspapelado. Jorge Palacios
  23. 23. 4. Organizar las ideas. Es el momento de revisar y filtrar las ideas, organizar las actividades o sub-objetivos en fases, asignarles prioridades, y decidir qué recursos serán necesarios para hacer cada cosa. 5. Extraer las siguientes acciones. Desglosar las actividades en siguientes acciones físicas que podamos hacer. ACTUAMOS GESTIONANDO HÁBITOS: La revisión operativa: Debemos hacerlo todos los días Procesamos las bandejas de entrada a cero, es decir, hasta dejarlas vacías Control semanal de actividades cada 7-10 días: bloquear en nuestra agenda al menos un par de horas todas las semanas Jorge Palacios
  24. 24. Revisión semanal dividida en 10 pasos, agrupados en 3 fases claramente diferenciadas: Haz limpieza 1. Recolecta papeles y objetos. (5 minutos) Revisa a tu alrededor y pon en la bandeja de entrada del escritorio todo lo que esté fuera de lugar: papeles, facturas o cualquier objeto que represente algo por hacer. 2. Vacía tu cabeza. (5 minutos) Haz una pequeña lluvia de ideas – brainstorm– para sacar de la cabeza cualquier ideas o asunto que sientas que te tienen preocupado. Cuando termines, pon tus notas en la bandeja de entrada. 3. Procesa las bandejas de entrada. (10-15 minutos) Procesa todas las bandejas de entrada que tengas, incluido notas de voz y correos electrónicos. Dependiendo de qué tan diligente hayas sido con tus revisiones operativas, esta tarea puede ser muy rápida, o consumir hasta una hora. Al final, al menos teóricamente, las bandejas deben quedar vacías –y el resultado organizado en tus listas, el calendario y tu archivo de referencia. Jorge Palacios
  25. 25. Actualiza tu sistema 4. Revisa las próximas acciones. (5 minutos) Repasa tus listas contextuales y marca como completadas las acciones terminadas que por algún motivo estuvieran todavía activas. 5. Revisa el calendario. (5-10 minutos) Confirma que todos los compromisos pasados están cumplidos, y si no, considera eliminarlos o cambiarlos de fecha – quizá tengas que hacer algunas llamadas para ello. Igualmente, repasa los compromisos de los próximos días, y registra las próximas acciones necesarias, como preparar reuniones, comprar billetes de avión, confirmar citas, etc. 6. Revisa las cosas “a la espera”. (10-15 minutos) Marca como completado lo que ya hayas recibido y todavía esté pendiente en tu lista. Envía correos o haz las llamadas de seguimiento que sean necesarias para asegurarte de que las cosas siguen en marcha como deben. Jorge Palacios
  26. 26. 7. Revisa la lista de proyectos. (20-30 minutos) Repasa cada proyecto de la lista y asegúrate de que todos tienen al menos una próxima acción activa. Revisa la documentación de apoyo de cada proyecto para ver si tienes que mover próximas acciones a las listas contextuales, o añadir cosas “a la espera” o al calendario. También puedes mover proyectos a la lista “algún día”, si es que no quieres o no puedes ocuparte de ellos en este momento. 8. Revisa tus listas de comprobación. (variable) Repasa otras listas que puedas tener, como rutinas periódicas, para ver si tienes que crear más próximas acciones. Por ejemplo, yo incluyo mi revisión financiera como parte de mi revisión semanal, lo que genera acciones o proyectos nuevos. Sé creativo 9. Revisa la lista “algún día”. (15 minutos) Repasa todos los elementos de ésta lista uno a uno, y mueve a tus listas de próximas acciones y/o proyectos todo lo que quieras activar. Pueden ser cosas que sientas que ya les ha llegado su momento, o cosas que aparcaste temporalmente y que quieras retomar de nuevo. Elimina todo lo que consideres que ya no tiene interés. 10. Añade ideas locas, o no tanto. (5 minutos) Intenta generar al menos una nueva idea o proyecto que te interese especialmente, como aprender a escalar, o hacer un curso de escritura creativa, o crear tu propio negocio –por su naturaleza, casi siempre van a la lista “algún día”. Date permiso para soñar y siembra. Jorge Palacios
  27. 27. TECNOLOGÍA 2.0 Jorge Palacios
  28. 28. CONCLUSIONES: La clave para entender y aplicar GTD con eficacia es la motivación. De nada sirve conocer las técnicas y empezar a hacer listas si no hay un verdadero deseo de ser productivo. Otra clave es la constancia: Dicho lo cual, espero haber dejado claro que GTD es mucho más que una forma de tomar el control de nuestro día a día. Es también una forma de tomar el control de nuestra vida como un todo. Implementar y mantener listas es sólo un paso, el primero. Debe seguirle un profundo análisis de quiénes somos, lo que queremos y cómo pensamos conseguirlo. Cuando se alcanza a vislumbrar esto, uno se da cuenta de que las listas, recordatorios y revisiones están supeditados a un propósito superior: organizar nuestra vida, definir nuestras metas, actuar conforme a nuestros principios y valores.

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