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Introducción al Software de Gestion Documental - ECM
 

Introducción al Software de Gestion Documental - ECM

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Introducción al Software de Gestion Documental (Enterprise Content Managment)

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  • La Web nació hace 20 años en el CERN, como un sistema para compartir y editar documentos enlazados de forma colaborativa. GET-POST-PUT-DELETE
  • Fin

Introducción al Software de Gestion Documental - ECM Introducción al Software de Gestion Documental - ECM Presentation Transcript

  • Gestión documental y ECM Puedes copiar, modificar y redistribuir libremente según los términos de la GNU FDL Israel Viana Luis Bernal
  • ¿Qué es gestión documental?
    • Normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
    •  
    • Wikipedia
  • ¿Qué es gestión documental?
    • gestión.
    • 1. f. Acción y efecto de gestionar.
    • 2. f. Acción y efecto de administrar.
    •  
    • ~ de negocios
    • 1. m. Der Cuasicontrato que se origina por el cuidado de intereses ajenos sin mandato de su dueño.
    • gestionar.
    •  
    • 1. tr. Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera.
  • ¿Qué es gestión documental? documento. 1. m. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente los históricos. 2. m. Escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.
  • Documentos
  • Documentos
  • Origen de la gestión documental
    • "La evolución de la escritura fue un proceso originado por la práctica económica y la necesidad en el Antiguo Oriente Próximo. La arqueóloga Denise Schmandt-Besserat determinó la conexión entre las "fichas" de arcilla sin categorizar previamente y la primera escritura conocida, el protocuneiforme. Las fichas de arcilla se utilizaban para representar bienes e incluso puede que unidades de tiempo empleado en el trabajo, haciéndose su número y tipos cada vez más complejos según avanzaba la civilización. Se alcanzó un alto grado de complejidad cuando se tuvo que manejar más de cien tipos distintos de fichas, y estaban envueltas con arcilla, con marcas que indicaban el tipo de fichas del interior. Estas marcas pronto reemplazaron a las fichas en sí, y los envoltorios de arcilla se constituyeron, como puede demostrarse, en el prototipo de las tablillas de escritura sobre arcilla."
    •  
    • The Lost Civilizations of the Stone Age (Richard Rudgley)
  • Bases de datos prehistóricas 1760 a.C. 2009
  • Información estructurada vs documento
    • class Factura {     protected int id ;     protected Cliente cliente ;     protected Date fecha ;     protected Time hora ;     protected float precio ; }
    Nuestras vidas son los ríos que van a dar en la mar, qu'es el morir; allí van los señoríos derechos a se acabar e consumir; allí los ríos caudales, allí los otros medianos e más chicos, allegados, son iguales los que viven por sus manos e los ricos. Jorge Manrique
  • ¿Qué es gestión documental?
    • Gestión documental != ECM
  • ¿Qué es ECM?
    • La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) es una de las estrategias y tecnología empleadas en la industria de la tecnología de la información para manejar la captura, almacenamiento, seguridad, control de versiones, recuperación, distribución, conservación y destrucción de documentos y contenido. Evidentemente se debe entender que los documentos también son contenidos y deben ser gestionados como tales.
    •  
    • Wikipedia
  • ¿Qué es ECM?
    • ...o sea, la plataforma informática para la Gestión Documental y las nuevas posibilidades que plantea.
      • Compartición a grandes velocidades/distancias
      • Búsqueda
      • Control de acceso
      • Explotación automatizada
      • ...
  • Las 7 C: cumplimiento
    •  
      • Leyes de manejo de documentos físicos
      • Normas de calidad
      • LOPD
  • Las 7 C: control
    •  
  • Las 7 C: coste
      • El tiempo es oro
      • La información es poder
      • En caso de desastre, la ausencia de copias de seguridad puede llegar a hundir la empresa
      • En caso de juicio, la ausencia de documentación es una derrota casi segura
      • El cumplimiento ahorra sanciones
  • Las 7 C: colaboración "Los mercados son conversaciones"   Manifiesto Cluetrain
      • Compartir
      • Reutilizar
      • Crear entre varios
  • Las 7 C: continuidad
    • Los documentos digitales no se desgastan con el tiempo y resisten a desastres (si hay copia de respaldo)
  • Las 7 C: calidad
    • Un ECM debe ayudar a mejorar la calidad de los documentos, evitando errores, manteniendo la información actualizada y según un estándar de calidad.
  • Las 7 C: competitividad
      • El mercado es cada vez más abierto y cambiante
      • Necesiatamos absorver y asimilar el conocimiento
      • El ECM aumenta la productividad
  •  
  • Funcionalidades del software ECM
    •  
    • Almacenamiento
    • Ubicación Taxonomía
    • Búsqueda Autenticación Seguridad  
    • Recuperación Recuperación de desastres Versionado
    • Archivado Clasificación Distribución  
    • Flujos de trabajo Autenticidad
    • Escaneo Indexación Creación Captura  
    • Trazabilidad Descripción
    • Período de retención  
  • Ubicación de los documentos
    • ¿Dónde se almacenarán los documentos? ¿Dónde necesitarán los usuarios acceder a los ellos? Los archivadores tradicionales y los viajes que hay que dar para llegar a las estanterías son análogos a la navegación por los programas en las estaciones de trabajo de los ECM.
  • Almacenamiento
    • ¿Cómo se archivan los documentos? ¿Qué metodos se usarán para organizar o indexarlos? 
    •  
    • Los ECM antiguos utilizan bases de datos para almacenar metadatos y el sistema de archivos para almacenar los documentos. Hoy en día, toda la información se guarda en la base de datos.
    Nueva tendencia: bases de datos orientadas a documentos
  • Recuperación
    • ¿Cómo se encuentran los documentos? Típicamente, la recuperación abarca tanto la navegación a través de documentos como la búsqueda de información específica. ¿Qué tipo de información sobre los documentos se guardará para una recuperación rápida de los mismos?
  • Seguridad y autenticación
    • ¿Cómo se evita que personas no autorizadas lean, modifiquen o destruyan documentos? ¿Cómo manejar el copyright y otras restricciones legales? ¿Cómo manejar el cumplimiento de la LOPD?
      • Seguridad "clásica" de aplicaciones: log, conexiones seguras, seguridad de red y sistemas...
      • Encriptación de datos, firma digital y certificados.
      • Ejemplo: negociación de contratos on-line con Tractis.
      • Usuarios y permisos. Listas de control de acceso (ACL).
  • Recuperación de desastres
    • ¿Cómo podemos recuperar los documentos en caso de pér-
    • dida, desastre natural o destrucción de los equipos?
    •  
    • Backup
    • Backup
    • Más backup
  • Período de retención y archivado
    • ¿Durante cuánto tiempo deben ser mantenidos los documentos? ¿Se les pone fecha de caducidad? ¿Se bloquean pasado cierto tiempo?
    • Criterios informales -> normas formales
  • Archivado
    • Preservar los documentos para su disponibilidad en el futuro
      • Formatos estándar y compatibles hacia adelante
      • Dispositivos de archivado, soportes duraderos
  • Distribución
    • ¿Cómo hacer que los documentos estén disponibles para la gente que los necesita?
      • Interfaces web
      • Invitaciones para compartir documentos (Google Docs)
      • Gestión de contenidos web
  • Flujos de trabajo
    • "A workflow consists of a sequence of connected steps"
    •  
    • (Wikipedia)
      • Crear documento
      • Revisarlo
      • Aceptarlo
      • Publicarlo
  • Creación (autoría)
      • Redacción o envío de documentos
      • Editores WYSIWYG
      • Integración con Office
  • Captura (escaneo)
      • Documentos de origen no digital
      • OCR
  • Autenticidad
      • Firmas y certificados digitales
      • Encriptación
  • Trazabilidad
    • ~ Versionado y workflow
    • ~ Cumplimiento
    "Procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas." (Wikipedia)
  • Indexación y búsqueda
      • Data warehouse
      • Compatibilidad con múltiples formatos
      • Herramientas de búsqueda fina y/o semántica
  • Descripción y clasificación
      • Metadatos
      • Taxonomía
  • Características técnicas del ECM
      • Alta escalabilidad y rendimiento
      • Integración con herramientas ofimáticas y escritorio.
      • Integración con otros software empresariales
      • Tecnologías de la web.
  • Características técnicas del ECM
    • Tecnologías de la web
  • Características técnicas del ECM
    • Tecnologías de la web
  • Web
    • World Wide Web es un sistema de documentos de hipertexto y/o hipermedios enlazados y accesibles a través de Internet. Con un navegador web, un usuario visualiza sitios web compuestos de páginas web que pueden contener texto, imágenes, videos u otros contenidos multimedia, y navega a través de ellas usando hiperenlaces.
    • Wikipedia
  • Tecnologías de la Web SML WSDL P3P SOAP JavaScript SKOS HTML SVG MathML   RDFa SPARQL XLink OWL AJAX RDF XSD VoiceXML Widgets CSS   ATAG XSL XPath XML HTTP DOM GRDDL PICS XForms
  • Web
    • Primera página web
  • Web ECM  sin Web
      • Entorno cerrado (comunicación interna)
      • Instalaciones (barrera de entrada)
      • Difícil integración
  • Web
    • ECM
    • con Web
      • Interoperabilidad
      • Gestión de contenidos web (comunicación externa)
      • Integración con otros sistemas a través de Web Services y REST
  • Web Content Management
    • Una de las grandes ventajas del uso de tecnologías web en la ECM es la posibilidad de gestionar también, desde las mismas herramientas, contenidos típicos de un sitio web. Esto implica manejar las características técnicas (documentos HTML, diseños personalizados, funcionalidad ad-hoc como comentarios, encuestas, etc) y de diseño (modelos de autoría y distribución, permisos, etc)
  • ECM vs Intranet
    • Concepto clásico de Intranet: "red interna de aplicaciones y servicios"
    • Concepto popular: "carpeta compartida o página web cutre con repositorio de información"
    • Concepto moderno: "no hay Intranet"
    •  
    • ECM + WCM + Estrategia web sustituyen a las Intranets en gran medida.
    • Las intranets pasan a ser, en los sistemas modernos, portales del empleado, espacios internos de web
  • En resumen...
      • La gestión de documentos es tan antigua como la escritura
      • En la empresa se generan y mueven información no estructurada (documentos) que representan el conocimiento de la empresa.
      • Los ECM deben proveer herramientas y métodos eficientes para obtener documentos de otros soportes, y gestionar documentos antiguos. 
      • Los ECM deben gestionar eficientemente los usuarios, listas de permisos, historial de versiones y múltiples formatos de documentos.
      • Los ECM tienen retos técnicos tales como búsqueda full-text, manejar grandes cantidades de datos en tiempos pequeños de respuesta y sincronización con software ofimático.
  • En resumen...
    • "La informática es la ciencia de cómo crear programas, no cómo crear ordenadores; y como los programas sirven para resolver los problemas de la gente, un informático debe principalmente entender a la gente."  (Edsger Dijkstra)
  •