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Academy system manuel Academy system manuel Document Transcript

  • MANUEL UTILISATEUR Academy System Un Progiciel de gestion globale etautomatisée des établissements scolaires • Scolarité ; • Pension ; • Études ; • Examens ; • Finances ; etc.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 1CHAP 0 : A PROPOS DE « ACADEMY SYSTEM » ............................................................................................................... 3CHAP I : INSTALLATION DU LOGICIEL ACADEMY SYSTEM ............................................................................................... 4 I.1- CONFIGURATION SYSTEME ............................................................................................................................ 4 I.2- PROCESSUS D’INSTALLATION ......................................................................................................................... 4CHAP II : CONFIGURATION DE L’APPLICATION ............................................................................................................. 10 II.1- PARAMATRES DE BASE ................................................................................................................................. 10 II.1.1 - Premier démarrage..................................................................................................................................... 10 II.1.2 - Paramètres liés à la gestion de la scolarité................................................................................................. 20 II.1.2.1 - Paramètres du module scolarité............................................................................................................................ 20 II.1.2.2 - Paramètres du module pension............................................................................................................................. 29 II.1.3 - Paramètres liés à la gestion des études...................................................................................................... 35 II.1.3.1 - Paramètres liés au module étude .......................................................................................................................... 35 II.1.3.2 - Paramètres liés au module examen....................................................................................................................... 45 II.1.4 - Paramètres liés à la gestion des finances ................................................................................................... 48 II.1.4.1 - Création des services ............................................................................................................................................. 48 II.1.4.2 - Création des types de charges ............................................................................................................................... 49 II.1.4.2 - Création des types de produits .............................................................................................................................. 50 II.2 - PARAMATRES AVANCES............................................................................................................................... 51 II.2.1 – Paramètres optionnels ............................................................................................................................... 51 II.2.1.1 - Les Options Du Module Scolarité........................................................................................................................... 51 II.2.1.2 - Les Options Du Module Pensions .......................................................................................................................... 53 II.2.1.3 - Les Options Du Module Etudes.............................................................................................................................. 55 II.2.1.4 - Les Options Du Module Examens .......................................................................................................................... 56 II.2.1.5 - Les Options Du Module Finances........................................................................................................................... 57 II.2.1.6 - Les Options D’Affichage ......................................................................................................................................... 58 II.2.1.7 - Les Options De Sécurité ......................................................................................................................................... 59 II.2.1.8 - Les Options Des Etats............................................................................................................................................. 60 II.2.2 - Gestion des pays ......................................................................................................................................... 62 II.2.3 - Gestion des banques................................................................................................................................... 63 II.2.4 - Gestion des religions ................................................................................................................................... 64CHAP III : ADMINISTRATION DE L’APPLICATION............................................................................................................ 65 III.1- GESTION DES UTILISATEURS ET SECURITE .................................................................................................... 65 III.1.1 – Création des types d’utilisateurs ............................................................................................................... 65 III.1.2 – Enregistrement des utilisateurs................................................................................................................. 66 III.1.3 – Attribution des droits d’accès.................................................................................................................... 67 III.1.4 – Journal de connexions ............................................................................................................................... 69 III.1.5 – Audit des actions....................................................................................................................................... 71 III.2- GESTION DES PERIODES................................................................................................................................ 72 III.2.1 – Activation d’une période ou une composition........................................................................................... 72 III.2.2– Gestion des années académiques .............................................................................................................. 72 III.2.3– Gestion des trimestres ............................................................................................................................... 74 III.2.4– Gestion des compositions .......................................................................................................................... 75 III.3- ADMINISTRATION DE LA BASE DE DONNEES ............................................................................................... 76 III.3.1 – Amélioration ou optimisation de la base de données ............................................................................... 76 III.3.2 – Mise à niveau de la base de données........................................................................................................ 77 III.3.3 – Sauvegarde de la base de données ........................................................................................................... 79 III.3.3.1 – Sauvegarde Automatique de la base de données ................................................................................................ 79 III.3.3.2 - Sauvegarde Manuelle de la base de données....................................................................................................... 80 III.3.4 – Restauration d’une sauvegarde de base de données................................................................................ 81 III.3.4.1 - Restauration d’une sauvegarde de base de données compressée ....................................................................... 81 III.3.4.2 - Restauration d’une sauvegarde de base de données incompressée .................................................................... 81 III.3.5 – Importation des données d’une base ........................................................................................................ 82 III.3.4.1 Importer les données depuis une BDD MAJOR .................................................................................................... 82 III.3.4.1 - Importer les données depuis une BDD QUELCONQUE ........................................................................................ 83 III.4- TRAITEMENT DES ETATS..................................................................................................................................... 84 III.4.1- Personnalisation d’un état......................................................................................................................... 84 Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 2 III.4.2- Duplication d’un état personnalisé ............................................................................................................. 86 III.4.3- Renommer ou supprimer un état personnalisé.......................................................................................... 86 III.4.3.1 – Renommer un état personnalisé.......................................................................................................................... 86 III.4.3.2 – Supprimer un état personnalisé........................................................................................................................... 87 III.4.4- Exportation et importation des états personnalisés ................................................................................. 87 III.4.4.1 – Exporter les états personnalisés......................................................................................................................... 88 III.4.4.2 – Importer un état personnalisé ............................................................................................................................ 88CHAP IV : MODULES ET FONCTIONNALITES .................................................................................................................. 89 IV.1- LE MODULE SCOLARITE ................................................................................................................................ 89 IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Scolarité ................................................................................................... 89 IV.1.1.1 – Gestion des inscriptions....................................................................................................................................... 89 IV.1.1.2 – Gestion de la discipline ........................................................................................................................................ 94 IV.1.1.3 – Exclusions définitives et démissions .................................................................................................................... 99 IV.1.1.4 – Gestion des Photos des élèves........................................................................................................................... 103 IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module ............................................................................................. 104 IV.2- LE MODULE PENSION ................................................................................................................................. 107 IV.2.1 – Les fonctionnalités du module Pension................................................................................................... 107 IV.2.1.1 – Gestion des recouvrements des frais de pension .............................................................................................. 107 IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module ............................................................................................. 109 IV.3- LE MODULE ETUDES ................................................................................................................................... 109 IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Etudes..................................................................................................... 109 IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module ............................................................................................. 109 IV.4- LE MODULE EXAMENS ................................................................................................................................ 109 IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Examens ................................................................................................. 110 IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module ............................................................................................. 110 IV.5- LE MODULE FINANCES................................................................................................................................ 110 IV.1.1 – Les fonctionnalités du module Finances ................................................................................................. 110 IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module ............................................................................................. 110CHAP IV : FONCTIONNALITES ....................................................................................................................................... 114CHAP V : SORTIE DES ETATS ......................................................................................................................................... 115 Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009. View slide
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 3 CHAP 0 : A PROPOS DE « ACADEMY SYSTEM » Dans le souci de palier aux multiples problèmes que rencontrent les établissementsscolaires dans leur gestion quotidienne, notamment de la scolarité, des études, des examens oucompositions de classe, de la micro comptabilité ou encore des finances, nous nous sommesdonnées la lourde tâche de mettre sur pied un système complet qui, non seulement saura pâlir demanière globale aux besoins actuels des établissements, mais ira plus loin en prévoyant lesmultiples changements qui pourront intervenir dans le futur en ce qui concerne la vie desétablissements scolaires. Academy system est donc un logiciel permettant la gestion globale des établissementsscolaires (maternel, primaire, secondaire et complexe scolaire), des institutions universitaires etdes centres de formation ; pouvant être adapté à vos besoins en facilitant ainsi l’exécution de vostâches quotidiennes. Il est un excellent outil qui vous guide dans votre programme scolaire allant delinscription des élèves ou étudiants à la gestion des bulletins de notes en passant par le suivi desenseignements, la planification des emplois de temps, le recouvrement des frais de pensions, lagestion des différents examens internes et externes. Muni d’une analyse puissante des données àtravers les divers états, Academy est dotée d’une sécurité irréprochable, possède desfonctionnalités réseaux donc multi utilisateurs ( existe en version clientserveur), intègre lesparamètres linguistiques et sonores. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009. View slide
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 4 CHAP I : INSTALLATION DU LOGICIEL ACADEMY SYSTEMI.1- CONFIGURATION SYSTEME Comme tout logiciel d’application, le fonctionnement de Academy nécessite uneconfiguration tant matérielle que logicielle minimale. Ci-dessous sont indiquées les configurationsminimale et conseillée. Cependant, toute configuration matérielle supérieure à celles-cifonctionnera d’avantage mieux ainsi que tout système d’exploitation Windows de versionsupérieure. CONFIGURATION SERVEUR CLIENT Système d’exploitation : Système d’exploitation : Windows 2000 Windows 98 Fréquence du processeur : Fréquence du processeur : 600 Mhz 300 Mhz MINIMALE Mémoire RAM : 256 Mo Mémoire RAM : 128 Mo Disque Dur : 1 Go de libre Disque Dur : 1 Go de libre Ecran 15 pouces : 800 x 600, Ecran 15 pouces : 800 x 600, 1024 x 768 pixels 1024 x 768 pixels Système d’exploitation : Système d’exploitation : Windows XP Professionnel Windows XP Professionnel Fréquence du processeur : Fréquence du processeur : 1000 Mhz 1000 Mhz CONSEILLEE Mémoire RAM : 512 Mo Mémoire RAM : 256 Mo Disque Dur : 2 Go de libre Disque Dur : 1 Go de libre Ecran 17 pouces : 800 x 600, Ecran 17 pouces : 800 x 600, 1024 x 768, 1152 x 864 pixels 1024 x 768, 1152 x 864 pixelsI.2- PROCESSUS D’INSTALLATION Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 5 L’installation d’Academy nécessite une configuration minimale matérielle et logicielle. Seréférer à la configuration conseillée. Après avoir vérifié que votre système répond à cette configuration (minimale) et arrêtétous les programmes, insérer le CD ROM d’installation d’Academy dans le lecteur de CD L’installation démarre automatiquement. Dans le cas contraire, explorez le CDd’installation puis double-cliquez sur le fichier Setup.exe pour lancer l’installation ; suivez ensuiteles indications de l’assistant d’installation qui vous guidera tout au long du processus. Suivez les étapes d’installation ainsi qu’elles suivent :Etape 1 : Lisez les directives puis Cliquez sur SuivantEtape 2 : Cliquez sur Suivant Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 6Etape 3 : Dans la zone Nom complet, entrez votre nom et celui de votre établissement dans la zoneorganisation. Laissez l’option par défaut « Quiconque utilise cet ordinateur » puis cliquez surSuivant.Etape : 4 : Spécifiez le répertoire de destination de l’application en cliquant sur Parcourir ou laissez lechemin par défaut puis cliquez sur Suivant. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 7Etape : 5 Sélectionnez votre choix selon le type d’installation : S’il s’agit d’un poste client laissezl’option par défaut, s’il s’agit d’un Serveur choisissez « Academy Server 2008 » puis cliquez surSuivant.Etape 6 : Cliquez sur Installer pour lancer l’installation Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 8Etape 7 Patientez la fin du processus d’installationEtape 8 Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 9 Cliquez sur Terminer pour quitter l’assistantNB : C’est la version Express qui est installée par défaut (30 jours de validité). Vous devez contacter votre fournisseur pour l’obtention d’une licence. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 10 CHAP II : CONFIGURATION DE L’APPLICATION Academy system est conçu tel que certaines options de paramétrage sont établies aupremier lancement de l’application. Mais il est possible de les modifier et compléter par la suite.II.1- PARAMATRES DE BASEII.1.1 - Premier démarrage Pour démarrer l’application Academy System, il suffit de double cliquez sur sonicône system , affichée sur le bureau. On peut aussi la retrouver dans les emplacements suivants : Academy 2008.lnk • Menu démarrer/Academy System 2008; • Menu démarrer/Tous les programmes/ Academy System 2008 ; • Menu démarrer/Tous les programmes/Academy system/Academy System 2008. Le premier démarrage de l’application vous affiche la fenêtre suivante : Cliquez sur Validerpour initialiser votre base de données. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 11 Sélectionnez votre fournisseur cest-à-dire la société qui vous a fourni l’applicationAcademy System (IPOS par défaut), puis Cliquez sur Appliquer. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 12 Dites OK dans la fenêtre suivante pour continuer. De nouveau cliquez sur OK pour démarrer l’assistant d’Administration qui vous guiderapendant la configuration de votre base de données. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 13 Remplissez le formulaire suivant selon vos options : Entrez la catégorie, le code,l’abréviation le nom de votre établissement… puis cliquez sur Suivant. Dites OK pour continuer. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 14 Parcourez les différentes Onglets de cette fenêtre pour désactiver ou activer les optionsliées à la gestion de votre établissement. Cliquez sur Suivant ensuite sur OK. Entrez au moins une année scolaire dans la fenêtre suivante du moins celle en cours. Pource faire, cliquez sur Ajouter. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 15Entrez les données de l’année en question puis cliquez sur Enregistrer.Dites OK puis cliquez sur Suivant pour avancer. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 16 La fenêtre suivante permet de générer automatique les classes y compris les salles. Pour générer les classes, entrez dans les zones de texte les nombres de classes par niveauet par spécialité puis cliquez sur Générer ensuite sur OK après confirmation par l’assistant de lacréation effective des classes. Sinon Activez l’option « Ne pas générer les classes maintenant ». Cliquez sur Suivant pourcontinuer. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 17 La fenêtre qui suit permet de définir les groupes d’utilisateurs ; par défaut, trois groupessont déjà créés. Pour enregistrer un nouveau groupe, cliquez sur Ajouter, saisissez le nom et lelibelle du groupe puis cliquez sur Enregistrer, validez par OK à l’invite de l’assistant. Cliquez sur Suivant pour poursuivre la configuration. Cette autre page permet la gestion des comptes d’utilisateurs ; créez au moins un seulcompte qui soit de Type Administrateur. Pour entrer un nouvel utilisateur : - Cliquez sur Ajouter - Sous la page qui s’affiche, entrez les données du Compte - Puis cliquez sur Enregistrer - Enfin sur OK à l’invite de l’assistant Cliquez sur Suivant pour continuer. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 18 Cette fenêtre permet la gestion des droits d’accès des utilisateurs non administrateurs. Cliquez sur Terminer pour quitter l’assistant de configuration. A la fin de cette première configuration, la fenêtre suivante de démarrage de AcademySystem s’affiche automatiquement. Cliquez sur Valider pour démarrer l’application. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 19S’affiche la fenêtre de connexion suivante : - Activez le type utilisateur correspondant au compte (Standard par défaut) ; - Entrez votre compte et votre mot de passe ; - Cliquez sur Valider.Une fois connecté, l’interface utilisateur ci-après apparaît. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 20 NB : Toutes les données entrées pendant ce premier démarrage de l’application peuventêtre éventuellement modifiées exception faite du code et de la catégorie de l’établissement.II.1.2 - Paramètres liés à la gestion de la scolarité Le service de la scolarité est chargé de la gestion des inscriptions, des dossiers des élèves,du contrôle des recouvrements des frais de pension, etc. cependant cette gestion n’est possiblequ’après définition de certains nombres de paramètre en occurrence l’existence des classes, desfilières, des frais de scolarité… Il s’agira donc des paramètres préliminaires sans lesquelsl’exécution de ces tâches n’est en partie pas possible.II.1.2.1 - Paramètres du module scolaritéII.1.2.1.1 - Gestion des bâtiments Il s’agit d’enregistrer dans l’application les différents bâtiments existant au sein de l’établissement. Pour gérer les bâtiments, allez dans menu ParamètreGestion des sites ou bâtiments. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 21 Pour ajouter un bâtiment à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom du bâtiment et dans le champ actif, sélectionnez l’option Oui ; - Cliquez sur Enregistrer ; - Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez le bâtiment en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ; - Apportez les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok. Pour supprimer : - Sélectionnez le bâtiment en question dans la liste ; - Cliquez sur Supprimer, confirmer par ok.II.1.2.1.2 - Gestion des salles Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • 22 Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires Cette commande permet de gérer l’ensemble des salles tout types confondus(salle de cours, salles des professeurs, salles d’informatique…) tout en leuraffectant à leur site. La Gestion des salles se fait dans le menu ParamètreGestiondes sallesPour ajouter une salle à la liste il faut :- Cliquez sur Ajouter ;- Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom de la salle, sélectionnez le type desalle et son site, et dans le champ actif, sélectionnez l’option Oui ;- Cliquez sur Enregistrer ;- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.Pour apporter des modifications :- Sélectionnez la salle en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ;- Apportez les modifications nécessaires ;- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok.Pour supprimer :- Sélectionnez la salle en question dans la liste ;- Cliquez sur Supprimer, confirmez par ok. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 23II.1.2.1.3 – Définition des filières Il s’agit d’enregistrer dans l’application les différentes filières enseignées dans l’établissement. La gestion des filières s’effectue dans le menu Paramètre Gestion des sites ou bâtiments Pour ajouter une filière à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, saisir l’abréviation, le nom de la filière (ou spécialité), sélectionnez sa nature, entrer le niveau minimal et maximal de la filière, et sélectionnez l’option Oui dans le champ actif ; - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la filière en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ; - Apportez les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok. Pour supprimer : - Sélectionnez la filière en question dans la liste ; - Cliquez sur Supprimer, confirmer par ok. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • 24 Solution logicielle de gestion globale des établissements scolairesNB : Dans l’application Academy System, les classes sont regroupées par niveau selon leclassement suivant: S’agissant de l’enseignement secondaire Niveau 1 correspond à la classe de 6ème Niveau 2 correspond à la classe de 5ème Niveau 3 correspond à la classe de 4ème Niveau 4 correspond à la classe de 3ème Niveau 5 correspond à la classe de 2nde Niveau 6 correspond à la classe de 1ère Niveau 7 correspond à la classe de TleExemples : 1. La filière ou série ‘C’ commence en 2nde (donc niveau minimal = 5) et s’achève en Tle (niveau maximal = 7). 2. La filière ‘GEN’ (Générale) commence en 6ème (donc Niveau minimal = 1) et s’achève en 3ème (niveau maximal = 4). S’agissant de l’enseignement Primaire Niveau 1 correspond à la classe de SIL Niveau 2 correspond à la classe de CP Niveau 3 correspond à la classe de CE1 Niveau 4 correspond à la classe de CE2 Niveau 5 correspond à la classe de CM1 Niveau 6 correspond à la classe de CM2II.1.2.1.4 - Gestion des formations Permet de gérer les différents types de formations ; Il peut s’agir des formations en cours du jour ou du soir ou alors des formations francophone et anglophone. L’enregistrement des formations se fait dans le menu ParamètreGestion des Formations Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 25 Pour ajouter une formation il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le code et le libellé de la formation et dans le champ actif, sélectionnez l’option Oui ; - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez formation en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ; - Apporter les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok. Pour supprimer : - Sélectionnez la formation en question dans la liste - Cliquez sur Supprimer, confirmez par okII.1.2.1.5 – Gestion des classes Permet d’enregistrer les classes de l’établissement tout en les affectant à une spécialité, un niveau, une formation et une salle et en définissant l’effectif maximal de la classe. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 26 L’enregistrement des classes se fait dans le menu Paramètres Enregistrement des classes. Pour ajouter une classe il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom de la classe, sa spécialité et son niveau, son type de formation et la salle qu’elle occupe ou occupera, et enfin l’effectif maximal de la classe. Sélectionnez l’option Oui du champ Actif ; - Cliquez sur Enregistrer ; - Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications à une classe : - Sélectionnez la classe en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ; - Apporter les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok. Pour supprimer un classe : - Sélectionnez la formation en question dans la liste ; - Cliquez sur Supprimer, confirmer par ok.NB : Il est indispensable d’activer la classe (option « Oui » dans le champ Actif). Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 27Remarque : La fenêtre de génération automatique des classes obtenue lors du premierdémarrage de l’application s’obtient à partir de la commande « Générer automatiquement lesclasse » du menu Administrateur.Pour générer les classes de façon automatique, allez au menu AdministrateurGénérerautomatiquement les classes. La fenêtre suivante s’affiche : - Sélectionnez dans les listes déroulantes les nombres de classes par spécialité et par niveau - Cliquez sur Générer pour démarrer le processus - Cliquez OK après confirmation par l’assistant de la création effective des classes.II.1.2.1.6 - Eléments du dossier d’inscription Il s’agit ici de définir tous les éléments constituants les dossiers d’inscription par spécialité ; Permettant ainsi de gérer les dossiers des élèves fournis lors de leur Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • 28 Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires inscription. Cette fenêtre se trouve dans le menu ParamètresEléments de dossiers d’inscription. Pour ajouter un élément de dossier dans la liste : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le libelle et le montant de l’élément à fournir, précisez sa spécialité et dans la zone « afficher dans le Reçu » sélectionnez Oui si vous voulez que cet élément s’affiche dans le reçu d’inscription ou Non dans le cas contraire ; - Cliquez sur Enregistrer ; - Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération. Pour apporter des modifications à un élément : - Sélectionnez la ligne de l’élément en question dans la liste puis cliquez surModifier ; - Apporter les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération. Pour supprimer un élément de la liste : - Sélectionnez la ligne de l’élément en question dans la liste ; - Cliquez sur Supprimer, confirmer par ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 29NB : - S’il s’agit d’un élément commun à toutes les spécialités (cest-à-dire un élément à fournirpar tous les élèves spécialités confondues) il serait préférable de ne pas spécifier la spécialité lorsde son enregistrement, pour éviter de créer le même élément plusieurs fois ; - S’il s’agit d’un élément de nécessitant pas de frais, Entrez 0 (zéro) dans le champ montant.II.1.2.2 - Paramètres du module pensionII.1.2.2.1 - Régime des pensions Permet l’enregistrement des différents régimes de pensions donc sont soumis les élèves. Par défaut, on a le régime normal qui est créé automatiquement pendant l’installation de l’application. Les autres régimes sont crées selon les réductions (cas exceptionnel) accordées à certains catégories d’élèves. Pour la gestion des régimes de pension allez dans le menu ParamètresRégimes de pensions. Pour ajouter un régime il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom et la description du régime ; - Cliquez sur Enregistrer ; - Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération. Pour apporter des modifications à un régime : - sélectionnez le régime en question dans la liste puis cliquez sur Modifier Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 30 - apporter les modifications nécessaires - cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération. Pour supprimer un régime : - sélectionnez le régime en question dans la liste ; - cliquez sur Supprimer, confirmez par ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération.II.1.2.2.2 - Tranches de pension Cette fenêtre permet la création des tranches de pension. Créer le maximum de tranches nécessaires pour le recouvrement des frais de pension. Pour la gestion des régimes de pension allez dans le menu ParamètresTranches de pensions Pour ajouter une tranche de pension : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom et le libelle de la tranche ; - Cliquez sur Enregistrer ; - Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 31 Pour apporter des modifications à une tranche : - Sélectionnez la ligne de la tranche en question dans la liste puis cliquez sur Modifier ; - Apporter les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération. Pour supprimer une tranche : - Sélectionnez la ligne de la tranche en question dans la liste ; - Cliquez sur Supprimer, confirmez par ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération.II.1.2.2.3 - Frais d’inscription et de pension Cette fenêtre permet la définition des frais d’inscription et de pension par Spécialité, Formation, Régime et Niveau partant les tranches de payement de cette pension et leurs échéances. La gestion des frais d’inscription et de pension se fait dans le menu ParamètresFrais d’inscription et de pensions.Remarque : ce paramètre est lié à la fois aux modules scolarité et pension. Pour enregistrer les frais d’inscription et de pension : - Sélectionnez la spécialité, la Formation, le Niveau et le Régime concernés ; - Cliquez sur Ajouter ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 32- Dans la fenêtre suivante qui s’affiche, saisissez le montant de la pension, les fraisd’inscription des nouveaux et anciens élèves ;- Définissez les tranches de payement de la pension dans le cadre « tranches de lapension » ; Pour ajouter une tranche : 1- Sélectionnez le numéro de la tranche dans le champ Tranche, saisissez sa date limite de payement et son montant ; 2- Cliquez sur la commande « Ajouter à la liste » à droite du cadre ; 3- Répétez les points 1 et 2 pour les autres tranches. Pour modifier une tranche de pension : 1- Sélectionnez la tranche à modifier dans le tableau à l’extrémité droite du cadre, ses données doivent s’afficher dans les zones de texte ; 2- Dans les zones de texte Tranche, Date Limite et Montant, apportez les modifications nécessaires ; 3- Cliquez sur le bouton de commande Modifier en face des zones. Pour supprimer une tranche de pension : 1- Sélectionnez la tranche à supprimer dans le tableau à l’extrémité droite du cadre, ses données doivent s’afficher dans les zones de texte ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 33 2- Cliquez sur le bouton de commande Supprimer (la croix rouge) en face des zones. - Cliquez sur le bouton Enregistrer situé en bas de la fenêtre à la fin de la définition des tranches de pension ; - Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération. Pour modifier les frais d’inscription ou de pension: - Sélectionnez la spécialité, la Formation, le Niveau et le Régime concernés ; - Cliquez sur le bouton Modifier ; - Apportez les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération. Pour supprimer les frais d’inscription et de pension: - Sélectionnez la spécialité, la Formation, le Niveau et le Régime concernés ; - Cliquez sur le bouton Supprimer ; - Répondez par Oui à l’information de confirmation de suppression qui s’affiche ; - Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation de l’opération.NB : pour une question de commodité, il est conseillé de définir le même nombre de tranchespour tous les Spécialités, Formation, Régime et Niveau. Si une spécialité possède moins detranches de payement que les autres, il est nécessaire d’en créer d’autres tranches donc lesmontants seraient de zéro francs.Remarque : Il est possible d’importer les frais d’inscription et de pension d’une année antérieureet de les rétablir pour l’année en cours. Pour importer les enseignements d’une année ou d’un exercice antérieur, allez au menuAdministrateurReconduire les frais d’inscription et de pension. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 34 -sélectionnez dans la zone Exercice, l’année ou l’exercice dont vous désirez importer lesfrais ; - cliquez sur la commande Importer ; - valider par ok après confirmation de l’assistant. Automatiquement, les données en question de l’année choisie sont établies à l’année ou exercice en cours. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 35II.1.3 - Paramètres liés à la gestion des études Le préfet des études ou le directeur académique est celui qui dans un établissementscolaire s’occupe de la gestion des enseignants (contrôle des vacations, répartition ou affectationdes enseignants dans leurs classes respectives) et des enseignements (établissement des emploisde temps, contrôle du suivie des cours, organisation des évaluations). Cette tâche sera rendue facile grâce aux modules Etudes et Examens de l’application. Ils’agira donc dans ce paragraphe de définir les paramètres indispensables dans l’exécution descharges qu’incombe le chargé des études.II.1.3.1 - Paramètres liés au module étudeII.1.3.1.1 - Module ou groupe d’enseignement Ce paramètre permet de définir les Modules ou Groupes d’enseignement permettant le regroupement des matières. Il peut s’agit des groupes 1, 2…ou alors des matières littéraires, scientifiques… ou encore des matières générales, professionnelles… Pour afficher la fenêtre de gestion des modules ou groupes d’enseignements, allez au menu EtudesModule ou groupe d’enseignement. Pour ajouter un groupe d’enseignement à la liste il faut : Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 36 - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs code et libelle du groupe, laissez l’option Oui dans la zone Actif ; - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne du groupe en question dans la liste puis cliquez sur Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Apporter les modifications nécessaires - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - Sélectionnez la ligne du groupe d’enseignement dans la liste, ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Cliquez sur Supprimer ; - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.II.1.3.1.2 - Création des types de matières Ce paramètre permet la gestion des types de matières. Pour afficher la fenêtre de gestion des modules ou groupes d’enseignements, allez au menu EtudesTypes de matières. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 37 Pour ajouter un type de matière à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs code et libelle du type ; - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne du type de matière en question dans la liste puis cliquez sur Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Apporter les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - Sélectionnez la ligne du type de matière dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Cliquez sur Supprimer ; - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.II.1.3.1.3 - Création des matières Cette fenêtre permet la création de toutes les matières dispensées au sein de l’établissement de façon aléatoire sans tenir comptes des classes dans lesquelles Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 38elles sont enseignées. Pour afficher la fenêtre de gestion des modules ou groupesd’enseignements, allez au menu EtudesCréation des matières.Pour ajouter une matière à la liste il faut :- Cliquez sur Ajouter ;- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs code, libelle et abréviation dela matière, attribuez lui un type dans la zone Type ;- Cliquez sur Enregistrer ;-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.Pour apporter des modifications :- Sélectionnez la ligne de la matière en question dans la liste puis cliquez surModifier. Ses données doivent s’afficher dans les champs ;- Apporter les modifications nécessaires ;- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information deconfirmation.Pour supprimer :- Sélectionnez la ligne de la matière dans la liste ; ses données doivent s’afficherdans les champs ;- Cliquez sur Supprimer ;- Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 39II.1.3.1.4 - Création des groupes d’enseignant Il s’agit de la fenêtre permettant la définition des groupes d’enseignants avec pour variable leurs taux horaires. On crée les différents groupes d’enseignants correspondants aux taux horaires qui leur sont attribués. Pour afficher la fenêtre de gestion des groupes d’enseignants, allez au menu EtudesDéfinition des groupes d’enseignements. Pour ajouter un groupe d’enseignants à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom du groupe, taux horaire simple, taux horaire multiple, laissez l’option Oui dans la zone Actif ; - Cliquez sur Enregistrer. -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne du groupe à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - sélectionnez la ligne du groupe dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans les champs ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 40 - cliquez sur Supprimer ; - cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.NB : Le taux horaire simple est le taux appliqué à l’enseignant lorsqu’il effectue une séance decours normale ; par contre, le taux horaire multiple est celui qui lui est appliqué lorsqu’il aeffectué une séance de cour de tronc commun (avec plusieurs classes).II.1.3.1.5 - Répartition des matières par niveau Cette fenêtre obtenue à partir de la commande Programme officiel du menu Etude, permet de définir l’ensemble des matières enseignées par spécialité et par niveau tout en leur attribuant leurs coefficients et volume horaire. Pour déterminer l’ensembles des matières enseignées à un niveau d’une spécialité donnée : - Sélectionnez la spécialité et le niveau correspondant dans les champs spécialité et niveau ; - Cliquez sur Ajouter ; - Parcourez la liste des matières affichées et cochez celles qui sont enseignées au niveau sélectionné ; -Cliquez sur la flèche rouge pointant vers le bas ; - La fenêtre suivante s’affiche avec la liste des matières cochées. A présent il faut attribuer à chaque matière son coefficient, son nombre de chapitres oude leçons total, son volume horaire de Cours magistral, travaux dirigés, travaux pratiques etl’affectée à un groupe d’enseignement. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 41Remarque : Pour retourner à la fenêtre précédente, cliquez sur la flèche rouge pointant vers lehaut. 1- Sélectionnez une matière dans la liste ; son libelle va s’afficher dans le champ Nom ; 2- Remplissez les autres champs (coef, chaps/leçons, VH CM, VH TP, VH TD, VH MT) ; 3- Cliquez sur la flèche rouge pointant vers le bas pour affecter les données dans les cellules du tableau ; 4- Répétez les points 1,2 et 3 pour les autres matières ; 5- Cliquez sur Enregistrer lorsque vous aurez terminé ; 6- Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Répétez tout ce processus pour les autres niveaux et spécialités. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la spécialité et le niveau correspondant dans les champs spécialité et niveau ; - Cliquez sur la commande Modifier ; - Sélectionnez la ligne de la matière à Modifier. Ses données vont s’afficher dans les champs ; - Apportez les modifications nécessaires ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • 42 Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - Sélectionnez la spécialité et le niveau correspondant dans les champs Spécialité et Niveau ; - Sélectionnez la ligne de la matière dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Cliquez sur Supprimer ; - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.Remarque : Il est possible d’importer les programmes officiels ou enseignements d’une annéeantérieure et de les rétablir pour l’année en cours. Pour importer les enseignements d’une année ou d’un exercice antérieur, allez au menuAdministrateurReconduire un programme officiel antérieur. -sélectionnez dans la zone Exercice, l’année ou l’exercice dont vous désirez importer lesenseignements ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 43 - cliquez sur la commande Importer ; - valider par ok après confirmation de l’assistant.Automatiquement, les données en question de l’année choisie sont établies à l’année ou exerciceen cours.II.1.3.1.6 - Gestion des emplois de temps Cette fenêtre permet la création des différentes périodes pendant lesquelles l’emploi de temps des études reste invariant. Cella signifie que si l’emploi de temps Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 44reste fixe, cest-à-dire invariable tout au long de l’année, on aura à créer une seulepériode d’emploi de temps qui s’étendra sur la période de l’année scolaire. Pourafficher la fenêtre de gestion des périodes d’emploi de temps, allez au menuEtudesGestion des périodes d’emploi de temps.Pour ajouter une période d’emploi de temps à la liste il faut :- Cliquez sur Ajouter ;- Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom, Type, Date début, Datefin et laissez l’option Oui dans la zone Actif ;- Cliquez sur Enregistrer ;-Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.Pour apporter des modifications :- Sélectionnez la ligne de la période à Modifier. Ses données doivent s’afficher dansles champs ;- Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ;- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information deconfirmation.Pour supprimer :- Sélectionnez la ligne de la période dans la liste ; ses données doivent s’afficherdans les champs ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 45 - Cliquez sur Supprimer ; - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.II.1.3.2 - Paramètres liés au module examenII.1.3.2.1 - Gestion des anonymats Il s’agit de la génération des anonymats pour les élèves rendant ainsi possible la gestion des notes par anonymat. Pour afficher la fenêtre de gestion des anonymats, allez au menu ExamenGestion des anonymats. Pour générer les anonymats des élèves : -Sélectionnez la séquence en cours et la classe en question, la liste des élèves de la classe s’affiche dans le tableau à droite ; -Cliquez sur Ajouter ; - Choisissez un format et une taille pour ces anonymats ; -Cliquez sur Générer, le système attribue automatiquement les anonymats auxélèves ; -Enfin cliquez sur le bouton Enregistrer ;II.1.3.2.2 - Gestion des examens nationaux Il s’agit de la gestion des différents examens nationaux aux quels sont soumis les élèves de votre établissement tout au long de l’année scolaire (BEPC, Probatoire, Baccalauréat…). Pour afficher la fenêtre de gestion des examens nationaux, allez au menu ExamenGestion des examens nationaux. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 46 Pour ajouter un examen à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Libelle, Filière, Diplôme, Période, Date limite dossier, date dépôt dossier… laissez l’option Oui dans la zone Actif ; - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne de l’examen à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - Sélectionnez la ligne de l’examen dans la liste ; Ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Cliquez sur Supprimer ; - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.II.1.3.2.2 - Gestion des concours d’entrée dans les classes Permet la création des différents concours d’entrée dans les classes de votre établissement en occurrence les concours d’entrée en 6ème, en 5ème … Pour afficher Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • 47 Solution logicielle de gestion globale des établissements scolairesla fenêtre de gestion des concours d’entrée, allez au menu ExamenGestion desconcours d’entrée. Pour ajouter un examen à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Libelle, Filière, Diplôme, Période, Date limite dossier, date dépôt dossier… laissez l’option Oui dans la zone Actif - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne de l’examen à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les champs ; - cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - Sélectionnez la ligne de l’examen dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Cliquez sur Supprimer ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 48 - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.II.1.4 - Paramètres liés à la gestion des financesII.1.4.1 - Création des services Cette fenêtre permet de créer les différents services existant au sein de l’établissement. Pour afficher la fenêtre de gestion des services, allez au menu Financescréation des services. Pour ajouter un service à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs référence et libelle du service à créer ; - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne du service en question dans la liste ; Ses données doivent s’afficher dans les champs ; puis cliquez sur Modifier ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 49 - Apporter les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - Sélectionnez la ligne du service dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Cliquez sur Supprimer ; - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.II.1.4.2 - Création des types de charges Pour afficher la fenêtre de gestion des types de charges, allez au menu FinancesType de charge. Pour ajouter un type de charge à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs référence et libelle du type de charge ; - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 50 Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne du type de charge en question dans la liste ; Ses données doivent s’afficher dans les champs, puis cliquez sur Modifier ; - Apporter les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - Sélectionnez la ligne du type de charge dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Cliquez sur Supprimer ; - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.II.1.4.2 - Création des types de produits Pour afficher la fenêtre de création des types de produits, allez au menu Financestype de produit Pour ajouter un type de Produit à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 51 - Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs référence et libelle du type de produit ; - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne du type de produit à modifier dans la liste ; Ses données doivent s’afficher dans les champs, puis cliquez sur Modifier ; - Apportez les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer, puis sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - Sélectionnez la ligne du type de produit dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Cliquez sur Supprimer ; - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.II.2 - PARAMATRES AVANCESII.2.1 – Paramètres optionnels Les paramètres optionnels vous permettent de personnaliser les options liées auxdifférentes fonctionnalités de l’application en les adaptant à vos besoins, tels que votre choix deformat de matricule, vos paramètres d’impression, etc.II.2.1.1 - Les Options Du Module Scolarité Les cases à côcher de l’onglet Scolarité permettent la définition des options liées à lagestion de la scolarité. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu AdministrateurOption del’établissement, activer l’onglet Scolarité (onglet activé par défaut). Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 52• Autoriser la saisie des frais d’inscription - Cochée, cette option permet la saisie (manuelle) du montant des frais d’inscription ou sa modification à chaque inscription ; - Décochée, elle grise (modification et saisie impossibles) le champ Frais d’inscription dans lequel s’affiche automatiquement le montant des frais d’inscription définis lors du paramétrage des frais d’inscription et de pension (cf. Paramètres de base / Paramètres du module scolarité / frais d’inscription et de pension).• Autoriser la saisie de la date d’inscription - Cette option cochée, permet la saisie ou la modification de la date d’inscription ; - Décochée, elle grise (modification et saisie impossibles) le champ « Date inscription » et affiche automatiquement la date du jour.• Générer automatiquement les matricules des élèves - Cochée, cette option permet la gestion automatique des matricules des élèves ; déroulez la liste pour sélectionner le format de matricule de votre choix ; - Décochée, elle permet la gestion manuelle des matricules des élèves• Faire précéder les matricules par le code de l’établissement Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • 53 Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires - Cette option cochée, permet d’ajouter automatiquement au format de matricule sélectionné, le code de l’établissement ; - Décochez cette option si vous voulez appliquer uniquement le format de matricule choisi. • Faire précéder le code des classes et des salles par le code de l’établissement - Cette option cochée, permet d’ajouter automatiquement aux codes des classes et salles, le code de l’établissement ; - Décochée, elle empêche cet ajout automatique du code de l’établissement • Gérer la conduite des élèves de façon journalière - Cochez cette option pour permettre l’enregistrement des différents cas d’indisciplines quotidiennement ; - Décochez la si vous voulez effectuer une gestion Séquentielle de la discipline. • Autoriser la récupération ou réinscription des exclus de l’année précédente - Cette option cochée, permet l’inscription à nouveau des élèves déjà exclus de l’établissement ; - Décochez la pour interdire cette opération • Imprimer les reçus d’inscription en double - Cochez cette option si vous voulez imprimer deux exemplaires du même reçu d’inscription sur un format ; - Décochez la pour en imprimer un seul. • Enregistrer les photos dans - Toujours cocher l’option « la base de données » ou les deux à la fois.NB : Pour permettre l’affichage des photos sur certains de vos états tels les badges des élèves,veuillez enregistrer les photos dans un dossier de la base de données donc le chemin d’accès pardéfaut est « CProgram FilesAcademy SystemDatasBasePhotos » sur le serveur del’application.II.2.1.2 - Les Options Du Module Pensions Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • 54 Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires Les cases à côcher de l’onglet Pension permettent la définition des options liées à lagestion des recouvrements des frais de pension. Pour afficher cette fenêtre, allez au menuAdministrateurOption de l’établissement, activer l’onglet Pension. • Autoriser la saisie de la date de paiement - Cette option cochée, permet la saisie ou la modification de la date de paiement des frais de pension ; - Décochée, elle grise (modification et saisie impossibles) le champ « Date » et affiche automatiquement la date du jour. • Autoriser les paiements par cheque et par virement - Cochez cette option si vous permettez les paiements par cheque ou par virement ; - Décochez la dans le cas contraire. • Imprimer les reçus d’encaissement de pension en double - Cochez cette option si vous voulez imprimer deux exemplaires du même reçu d’encaissement de pension sur un format ; - Décochez la pour en imprimer un seul. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 55II.2.1.3 - Les Options Du Module Etudes Les cases à côcher de l’onglet Etude permettent la définition des options liées à lagestion des études. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu AdministrateurOption del’établissement, activer l’onglet Etudes. • Générer automatiquement les matricules des enseignants - Cochée, cette option permet la gestion automatique des matricules des enseignants ; - Décochée, elle permet la gestion manuelle des matricules des enseignants. • Afficher les titres des enseignants dans les emplois de temps - Cochée, cette option permet d’afficher le titre ou la qualité (Mr, Mme, Dr, Ing., etc.) des enseignants sur les empois de temps ; - Décochez la dans le cas contraire. • Vérifier les disponibilités des enseignants pour les emplois de temps - Cochez cette option pour permettre la vérification automatique des disponibilités des enseignants lors de l’établissement des emplois de temps ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 56 - Décochez la dans le cas contraire. II.2.1.4 - Les Options Du Module Examens Les cases à côcher de l’onglet Examen permettent la définition des options liées à lagestion des études. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu AdministrateurOption del’établissement, activer l’onglet Examen. • Afficher les notes non saisies dans le bulletin et les autres rapports - Cette option attribue la valeur zéro (0) dans le bulletin de notes, lorsque la note n’a pas été saisie) et tient alors compte du coefficient de la matière concernée; - Décochée, elle ? • Activer les conseils de classe par composition - Cette option cochée vous donne la possibilité de tenir un conseil de classe par séquence ou par trimestre - Décochée, la tenue d’un conseil de classe n’est possible que par trimestre. • Afficher la photo sur le récapitulatif annuel Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • 57 Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires - Cochée, cette option permet d’afficher la photo de l’élève sur son récapitulatif ou bulletin annuel; - Décochez la dans le cas contraire. II.2.1.5 - Les Options Du Module Finances Les cases à côcher de l’onglet Finances permettent la définition des options liées à lagestion des études. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu AdministrateurOption del’établissement, activer l’onglet Finances. • Autoriser la saisie de la date des charges - Cette option cochée, permet la saisie ou la modification de la date de saisie des charges ; - Décochée, elle grise (modification et saisie impossibles) le champ « Date » et affiche automatiquement la date du jour. • Autoriser la saisie de la date des produits - Cette option cochée, permet la saisie ou la modification de la date de saisie des produits ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 58 - Décochée, elle grise (modification et saisie impossibles) le champ « Date » et affiche automatiquement la date du jour. II.2.1.6 - Les Options D’Affichage Les cases à côcher de l’onglet Affichage vous permettent de définir vos optionsd’affichage. Pour obtenir cette fenêtre, allez au menu AdministrateurOption de l’établissement,activer l’onglet Affichage. • Autoriser l’affichage de l’aide Générale - Activez cette option pour permettre l’accès à l’aide générale de l’application par le menu AideSommaire de l’aide - Décochez la dans le cas contraire. • Autoriser l’affichage de l’aide textuelle sur les formulaires - Cochée, cette option pour permettre l’affichage de l’aide textuelle sur certains formulaires tels que les formulaires d’inscription, de prise en charge des moratoires… Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 59 - Décochez la dans le cas contraire. • Autoriser les jeux et divertissements - Cochez cette option pour autoriser l’exécution des jeux et divertissements du menu Outils ; - Décochez la dans le cas contraire. • Autoriser la configuration des impressions - Activez cette option pour définir vous-mêmes vos paramètres d’impression des états ; - Décochée, l’imprimante définie automatiquement sera celle par défaut du système. • Gérer les droits d’accès par utilisateur - Activez cette option pour permettre l’accès à l’aide générale de l’application par le menu AideSommaire de l’aide - Décochez la dans le cas contraire. • Gérer les droits d’accès par utilisateur - Activez cette option pour permettre l’accès à l’aide générale de l’application par le menu AideSommaire de l’aide - Décochez la dans le cas contraire. • Masquer les menus et sous-menus inactifs - Cocher cette option pour n’afficher que les menus ou sous-menus actifs; - La décocher pour afficher les menus inactifs en les grisant. • Toujours afficher les menus principaux - Quand elle est cochée, tous les menus principaux (barre des menus) s’affichent ; - Décochée, seuls les menus dont l’utilisateur a des droits d’accès, s’affichent. II.2.1.7 - Les Options De Sécurité Les cases à côcher de l’onglet Sécurité permettent la définition des options liées à lagestion de la sécurité. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu AdministrateurOption del’établissement, activer l’onglet Examen. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 60 • Renforcer la sécurité du menu administrateur - Cette option cochée, permet l’accès par mot de passe administrateur à chaque commande du menu administrateur. (un mot de passe administrateur est exigé pour accéder aux fenêtres de ces commandes). - Décochez cette option pour permettre l’accès direct aux différentes commandes de ce menu. • Auditer les inscriptions, pensions, notes et cours - Ces options cochées, permettent l’audit des opérations portant sur les inscriptions, les pensions, les notes et les cours. Elles permettent l’enregistrement de toute action des utilisateurs sur chacune de ces fonctionnalités. - Décochées, aucune action portant sur ces fonctionnalités n’est enregistrée. II.2.1.8 - Les Options Des Etats Les cases à côcher de l’onglet Etats permettent la définition des options liées à la gestiondes états. Pour afficher cette fenêtre, allez au menu AdministrateurOption de l’établissement,activer l’onglet Etats (personnalisés). Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 61• Afficher les états personnalisés dans les listes de choix des modèles - Cette option cochée, permet l’ajout de vos états personnalisé dans les listes déroulantes des modèles des états en question. - Décochez cette option pour permettre l’accès direct aux différentes commandes de ce menu.• Afficher les menus des états personnalisés - Dans le menu Etats et regrouper automatiquement : permet d’ajouter les commandes permettant d’accéder à vos différents états personnalisés au menu Etats en les regroupant automatiquement. - Dans le menu Etats et toujours regrouper par module : permet l’ajout des commandes permettant d’accéder à vos différents états personnalisés au menu Etats en les regroupant par module (Scolarité, Pension, Etudes…). - A la fin de chaque module sans regroupement : permet d’ajouter les commandes permettant d’accéder à vos différents états personnalisés aux menus des modules dont-ils sont liés sans regroupement.• Utiliser un séparateur pour chaque catégorie - Activez cette option pour regrouper les commandes de vos états personnalisés en catégories. - Désactivez la dans le cas contraire. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 62II.2.2 - Gestion des pays Ce paramètre permet la gestion des pays d’origine (ou nationalité) de vos élèves, il s’agira donc de créer les différents pays dont vos élèves sont originaires à fin de pouvoir les définir lors de leurs inscriptions. Pour afficher la fenêtre de gestion des pays, allez au menu ParamètresGestion des Pays. Pour ajouter un pays à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, saisir le nom, la nationalité et le continent auquel appartient ledit pays ; - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne du pays dans la liste puis cliquez sur Modifier ; - Apporter les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - Sélectionnez le bâtiment en question dans la liste ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 63 - Cliquez sur Supprimer ; - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.II.2.3 - Gestion des banques Permet la gestion des banques avec lesquelles l’établissement collabore. Pour afficher la fenêtre de gestion des banques, allez au menu ParamètresGestion des banques. Pour ajouter une banque à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, saisir les informations sur la banque ; - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne du pays dans la liste puis cliquez sur Modifier ; - Apporter les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - Sélectionnez la ligne de la banque dans la liste ; - Cliquez sur Supprimer ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 64 - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.II.2.4 - Gestion des religions Cette fenêtre permet l’enregistrement des religions donc vos élèves sont des adeptes si elles sont prises en compte. Pour afficher la fenêtre de gestion des religions, allez au menu ParamètresGestion des religions Pour ajouter une religion à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom et Notes de la religion ; - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne de la religion dans la liste puis cliquez sur Modifier ; - Apporter les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - Sélectionnez la ligne de la religion dans la liste ; - Cliquez sur Supprimer ; - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 65 CHAP III : ADMINISTRATION DE L’APPLICATIONIII.1- GESTION DES UTILISATEURS ET SECURITEIII.1.1 – Création des types d’utilisateurs Cette fenêtre permet l’enregistrement des types ou groupes d’utilisateurs. Pour l’afficher, allez au menu AdministrateurCréation des Types d’utilisateurs. Pour ajouter un groupe d’utilisateurs à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom et Libellé ; - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne du groupe dans la liste puis cliquez sur Modifier ; - Apporter les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 66 Pour supprimer : - Sélectionnez la ligne du type dans la liste ; - Cliquez sur Supprimer ; - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.III.1.2 – Enregistrement des utilisateurs Cette fenêtre permet l’enregistrement des utilisateurs dans l’application. Pour l’afficher, allez au menu AdministrateurGestion des utilisateurs. Pour ajouter un utilisateur à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, remplissez les champs Nom Complet, le Type de compte, le Compte, le Mot de passe (à confirmer) et sélectionner Oui dans le champ Actif pour activer le compte de l’utilisateur en question (Non pour le désactiver) ; - Cliquez sur Enregistrer ; -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 67 - Sélectionnez la ligne de l’utilisateur dans la liste (ses données doivent s’afficher dans les champs) puis cliquez sur Modifier ; - Apporter les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - Sélectionnez la ligne la ligne de l’utilisateur dans la liste (ses données doivent s’afficher dans les champs); - Cliquez sur Supprimer ; - Cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.NB : Dans le champ confirmation, il faut répéter le mot de passe pour une éventuelleconfirmation du système.III.1.3 – Attribution des droits d’accès Ce formulaire permet d’accorder aux utilisateurs crées précédemment, le droit d’accéder à certaines fonctionnalités de l’application. Pour afficher la fenêtre de gestion des droits d’accès, allez au menu AdministrateurAttribution des droits d’accès. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 68 Pour attribuer des droits à un utilisateur, il faut : - Sélectionnez dans le groupe de l’utilisateur concerné dans la première listedéroulante ; - Déroulez la suivante pour sélectionner le nom de l’utilisateur ; - Parcourez la liste des droits pour cocher les fonctionnalités dont vous autorisezl’accès ; - Puis cliquez sur Appliquer. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 69III.1.4 – Journal de connexions Cette fenêtre permet d’afficher la liste des connexions des utilisateurs à l’application. Pour l’afficher allez au menu AdministrateurJournal de connexion. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 70Pour afficher le journal de connexion d’un utilisateur:- Sélectionnez le nom de l’utilisateur dans la liste de choix;- Définissez une période de connexion sur laquelle vous voudriez appliquer le filtre ;- Cliquez sur Rechercher, le journal des connexions s’affiche automatiquementdans le tableau comme suit ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 71 - Cliquez sur Afficher pour obtenir ce journal des connexions sur un format imprimable.III.1.5 – Audit des actions Cette fonction énumère toutes les actions (traces) des utilisateurs portants Sur les inscriptions, la pension, la gestion des notes et le suivie des cours durant une période déterminée. Pour l’afficher allez au menu AdministrateurAudit des actions. - Sélectionnez votre modèle dans la liste de choix; - Cochez l’option dont vous voulez afficher les actions ; - Définissez la période sur laquelle vous voudriez observer les évènements ; - Cliquez sur Valider, la liste des actions s’affiche sur un format imprimable. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 72xxxxxxxxxxxxxxxxxxxIII.2- GESTION DES PERIODESIII.2.1 – Activation d’une période ou une composition C’est la fenêtre qui vous permet de clôturer et d’activer en même temps une Séquence, un Trimestre et aussi une Année scolaire. Elle s’obtient à partir du menu AdministrateurActiver un Année, Période ou composition. Pour une année scolaire, une période ou un examen il suffit : - de sélectionner dans les listes déroulantes, l’année, la période (Trimestre) ou l’examen (séquence) en question ; - Puis de cliquer sur la commande Activer ; - Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.III.2.2– Gestion des années académiques Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 73 Ce formulaire vous permet d’enregistrer et d’activer les années scolaires. On obtient àpartir du menu AdministrateurGestion des années académiques. Pour ajouter une nouvelle année scolaire à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez l’année en question, sa période (date début et de fin), définissez l’année qui la précède, l’objectif à atteindre au cours de celle- ci, et le nombre de séquences par trimestre ; sélectionnez l’option Oui dans la zone Actif pour l’activer(pour l’année en cour). - Cliquez sur Enregistrer. -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne de l’année à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires dans les champs ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 74 - sélectionnez la ligne de l’année dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans les champs ; - cliquez sur Supprimer ; - cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.NB : Une seule année scolaire doit être activée à la fois.III.2.3– Gestion des trimestres Ce formulaire vous permet d’enregistrer et d’activer un trimestre. On l’obtient à partir dumenu AdministrateurGestion des trimestres. Pour ajouter un trimestre à la liste il faut : - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, entrez le libelle du trimestre (trim1 par exemple), définissez sa période (date début date fin), laissez l’option Oui dans la zone Actif si c’est le trimestre en cours ; - Cliquez sur Enregistrer. -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 75 - Sélectionnez la ligne du trimestre à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - sélectionnez la ligne du trimestre dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans les champs ; - cliquez sur Supprimer ; - cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.NB : Un seul trimestre doit être activé à la fois.III.2.4– Gestion des compositions Cette fenêtre vous permet de gérer les différentes évaluations (séquences) auxquelles lesélèves sont soumis au cours de l’année scolaire. On l’obtient à partir du menuAdministrateurGestion des compositions. Pour ajouter une séquence à la liste il faut : Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 76 - Cliquez sur Ajouter ; - Dans la fenêtre qui s’affiche, entrez le libelle de la séquence (Seq 2 par exemple), définissez la période trimestrielle à laquelle elle appartient (Trim 1), la position qu’elle occupe (Devoir 12 pour signifier devoir N° 2 du 1er trimestre) son pourcentage comptant pour le trimestre (50%) et sa période (date début date fin) ; laissez l’option Oui dans la zone Actif si c’est la séquence en cours; - Cliquez sur Enregistrer. -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications : - Sélectionnez la ligne de la séquence à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les champs ; - Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer : - sélectionnez la ligne de la séquence dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans les champs ; - cliquez sur Supprimer ; - cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.NB : Une seule séquence doit être activée à la fois.III.3- ADMINISTRATION DE LA BASE DE DONNEESIII.3.1 – Amélioration ou optimisation de la base de données Pour des raisons d’intégrité des données et d’optimisation des performances de la base, ilest important d’effectuer un compactage de votre base de données. Cette opération est requise lorsque : - l’accès à la base de données devient lent - la taille de la base devient très importante Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 77 - la base présente certaines erreurs Pour une éventuelle optimisation de votre base de données allez au menuAdministrateurAméliorer, optimiser ou réparer la base de données. La fenêtre suivante s’affiche, - Lisez bien les instructions de l’assistant - Cliquez sur Oui pour démarrer le processus ou sur Non pour l’abandonner ; - Patientez la fin de l’opération, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.III.3.2 – Mise à niveau de la base de données Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 78 La mise à niveau de la base permet l’adaptation ou l’adéquation de la base de données à laversion de l’application s’exécutant. Cette opération est nécessaire après une mise à niveau (miseà jour) de l’application (elle démarre automatiquement après une mise à niveau du logiciel). Pourune éventuelle mise à niveau de votre base de données allez au menu AdministrateurMise àniveau de la structure de la base de données. - Lisez attentivement les instructions de l’assistant - Cliquez sur Oui pour démarrer le processus ou sur Non pour l’abandonner ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 79 - Patientez la fin de l’opération, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.III.3.3 – Sauvegarde de la base de données La sauvegarde des données peut se faire de façon automatique ou manuelle, compresséeou incompressée.III.3.3.1 – Sauvegarde Automatique de la base de données Pour effectuer une sauvegarde automatique, il suffit de la planifier et de définir lesoptions de sauvegarde. La planification d’une sauvegarde automatique se fait à partir du menuAdministrateurParamètres de l’établissement. - Activez l’onglet Sauvegardes - Définissez le répertoire de sauvegarde, la fréquence et les options (compressée, incompressée, supprimer la sauvegarde précédente…) ; - Cliquez sur Appliquer, répondez par ok à l’affichage de l’information de confirmation. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • 80 Solution logicielle de gestion globale des établissements scolairesNB : par défaut, le répertoire de sauvegarde est celui de la base de données (CProgramFilesAcademy SystemDataBaseSauvegardes), cependant il est conseillé de faire dessauvegardes sur des emplacements différents et même sur des mémoires externes.III.3.3.2 - Sauvegarde Manuelle de la base de données Comme pour une sauvegarde automatique vous avez les options de sauvegardescompressée et incompressée.III.3.3.2.1 - Sauvegarde compressée de la base de données La sauvegarde compressée réduit la taille de votre base de données pour des raisonsd’occupation d’espace mémoire. Elle s’effectue à partir de la commande Sauvegarde compresséede la base de données du menu Administrateur. Pour une éventuelle sauvegarde manuelle compressée des données, - Allez au menu Administrateur Sauvegarde compressée de la base de données - Sur la fenêtre qui s’affiche, parcourez l’arborescence de votre disque et sélectionnez le répertoire de sauvegarde. - Cliquez sur OK pour démarrer le processus ou sur Annuler pour l’abandonner ; - Patientez la fin de l’opération, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation.III.3.3.2.2 - Sauvegarde incompressée de la base de donnée La sauvegarde in compressée conserve la taille de votre base de données par conséquent,occupe un espace mémoire important. Elle s’effectue à partir de la commande Sauvegardeincompressée de la base de données du menu Administrateur. Pour une éventuelle sauvegarde manuelle incompressée des données, - Allez au menu Administrateur Sauvegarde incompressée de la base de données - Sur la fenêtre qui s’affiche, parcourez l’arborescence de votre disque et sélectionnez le répertoire de sauvegarde. - Cliquez sur OK pour démarrer le processus ou sur Annuler pour l’abandonner ; - Patientez la fin de l’opération, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 81III.3.4 – Restauration d’une sauvegarde de base de donnéesIII.3.4.1 - Restauration d’une sauvegarde de base de données compressée La restauration d’une sauvegarde compressée nécessite au préalable une décompressionde la base. Elle s’effectue à partir de la commande Restaurer une sauvegarde de la base dedonnées du menu Administrateur. Pour une éventuelle restauration d’une sauvegarde des données, - Allez au menu Administrateur Restaurer une sauvegarde de la base de données - Sur la fenêtre qui s’affiche, parcourez l’arborescence de votre disque et sélectionnez le fichier de sauvegarde à restaurer (fichier Access s’il s’agit d’une base de données Access). - Cliquez sur Ouvrir pour démarrer le processus ou sur Annuler pour l’abandonner ; - Patientez la fin de l’opération, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.III.3.4.2 - Restauration d’une sauvegarde de base de données incompressée Pour restaurer une sauvegarde incompressée, il est nécessaire de renommer au préalablele fichier de sauvegarde de telle sorte qu’il ait le même nom que celui en cours d’exécution. Elles’effectue à partir de la commande Restaurer une sauvegarde de la base de données du menuAdministrateur. Pour une éventuelle restauration d’une sauvegarde des données, - Allez au menu Administrateur Restaurer une sauvegarde de la base de données - Sur la fenêtre qui s’affiche, parcourez l’arborescence de votre disque et sélectionnez le fichier de sauvegarde à restaurer (fichier Access s’il s’agit d’une base de données Access). - Cliquez sur Ouvrir pour démarrer le processus ou sur Annuler pour l’abandonner ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 82 - Patientez la fin de l’opération, cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.III.3.5 – Importation des données d’une baseIII.3.4.1 Importer les données depuis une BDD MAJOR Permet l’importation des données depuis une base de donnée MAJOR vers la base dedonnées Academy System. Cette importation concerne les données suivantes : - Les classes et les salles de cours - Les élèves et les inscriptions - Les matières et les enseignants - Les encaissements - Les comptes utilisateurs et leurs mots de passe Pour importer les données d’une base Major il est impératif d’installer au préalable lepilote Microsoft Paradox Driver de l’outil BDE Administrator de la compagnie Borland. Allez aumenu Administrateurimporter les données depuis une BDD MAJOR. - Cliquez sur le bouton de commande dans le cadre « Base de données MAJOR » pour parcourir l’arborescence de votre disque et sélectionner le répertoire contenant les données à importer ; - Cliquez sur le bouton Importer et patientez la fin du processus, Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 83 - Cliquez sur OK à l’affichage de l’information de confirmation.III.3.4.1 - Importer les données depuis une BDD QUELCONQUE Permet l’importation des données depuis une base de donnée autre que MAJOR vers labase de données Academy System. Il est possible d’importer selon la base de données source lesdonnées suivantes : - Les classes et les salles de cours - Les élèves et les inscriptions - Les matières et les enseignants - Les encaissements - Les comptes utilisateurs et leurs mots de passe Pour importer les données d’une base de données quelconque Allez au menuAdministrateurimporter les données depuis une BDD MAJOR. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires84 - Cliquez sur le bouton de commande dans le cadre « Base de données source » La fenêtre Connexion ODBC s’affiche : - Déroulez la liste « Pilote » pour s - pour parcourir l’arborescence de votre disque et sélectionner le répertoire contenant les données à importer ; - Dans le cadre « Mappage des champs » - Cliquez sur le bouton Importer et patientez la fin du processus, - Cliquez sur OK à l’affichage de l’information de confirmation.III.4- TRAITEMENT DES ETATS L’application Academy System vous offre plusieurs états en sortie sur lesquels vouspouvez apporter des modifications en les adaptant à vos besoins ou encore à partir desquels vouspouvez concevoir de nouveaux états personnalisés grâce à un outil de conception intégré CrystalReportsIII.4.1- Personnalisation d’un état C’est l’outil qui vous permet de modifier vos états à votre guise. Il s’obtient à partir dumenu AdministrateurPersonnaliser l’état en cour. Pour personnaliser un état, - Affichez l’état en question dans la fenêtre, - Allez au menu Administrateur Personnaliser l’état en cour, Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 85 - Sur la fenêtre qui se présente, entrez le nom du nouveau état (Liste des élèves par exemple) - Cliquez sur Ok pour ouvrir l’outil de conception Crystal Reports (fenêtre ci-après)ou sur Annuler pour abandonner ; - A l’aide de cet outil, vous pouvez concevoir votre état comme il vous plaira ; - Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre état Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 86 - Puis sur Fermer à la fin de votre conception.III.4.2- Duplication d’un état personnalisé Il est très facile de dupliquer un état personnalisé cest-à-dire de créer la copie d’un état. - Affichez l’état en question dans la fenêtre, - Allez au menu Administrateur Dupliquer l’état Personnaliser en cour, - sur la fenêtre suivante qui s’affiche, entrez un nom pour la copie - cliquez sur Ok pour continuer ou sur Annuler pour abandonner. - cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. L’outil de conception Crystal Reports s’affiche. - Apportez d’éventuelles modifications à votre état puis enregistrez.III.4.3- Renommer ou supprimer un état personnaliséIII.4.3.1 – Renommer un état personnalisé - Affichez l’état à renommer dans la fenêtre ; - Allez au menu Administrateur Renommer l’état Personnaliser en cour ; - Sur la fenêtre suivante qui s’affiche, entrez le nouveau nom de l’état ; - Cliquez sur Ok pour continuer ou sur Annuler pour abandonner. - De nouveau cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 87III.4.3.2 – Supprimer un état personnalisé - Affichez l’état à supprimer dans la fenêtre ; - Allez au menu Administrateur Supprimer l’état Personnaliser en cour ; - Répondez par Oui pour supprimer effectivement l’état continuer ou par Non pour abandonner. - Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmationIII.4.4- Exportation et importation des états personnalisés Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 88III.4.4.1 – Exporter les états personnalisés - Allez au menu Administrateur Exporter les états Personnalisés ; - Dans l’arborescence qui s’affiche, sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer votre fichier ; - Modifiez éventuellement le nom du fichier (dont le format par défaut est : Academy - Etats Personnalisés - 2008 09 29) - Cliquez sur Enregistrer pour continuer ou sur Annuler pour abandonner. - Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmationIII.4.4.2 – Importer un état personnalisé - Allez au menu Administrateur importer les états Personnalisés ; - Parcourez l’arborescence qui s’affiche pour sélectionnez le fichier à importer ; - Cliquez sur Ouvrir pour continuer ou sur Annuler pour abandonner. - Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 89 CHAP IV : MODULES ET FONCTIONNALITESIV.1-LE MODULE SCOLARITE De l’inscription des élèves ou étudiants au suivi de l’assiduité, ce module prend en compte la gestion des inscriptions avec génération d’un matricule unique pour chaque étudiant ou élève lors de son inscription, le changement dynamique de classe, l’édition des reçus d’inscription, des badges ou carte d’étudiant, la gestion de la discipline (absences, heures de consignes, jours d’exclusions, démissions, l’exclusion définitive, …).IV.1.1 – Les fonctionnalités du module ScolaritéIV.1.1.1 – Gestion des inscriptions Les inscriptions sont enregistrées à partir de la fenêtre du menu ScolaritéInscription etDossiers. Tout se joue au niveau des boutons d’options situés à l’extrême gauche duditformulaire. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 90 Sélectionnez l’option : • Nouveau pour inscrire un nouvel élève. • Import pour inscrire un élève importé d’une autre base vers notre application. • Ancien pour réinscrire un ancien élève (enregistré dans l’application au cours d’une année antérieure). • Inscrit pour modifier les informations d’inscription d’un élève déjà inscrit (enregistré dans l’application pendant l’année en cours). • Exclu pour réinscrire un ancien élève qui a été exclu. • Démission pour réintégrer un démissionnaire. • Candidat pour inscrire un candidat ayant passé un concours d’entrée dans une quelconque classe de l’établissement (ledit candidat aura au préalable été enregistré grâce au formulaire du menu ExamenCandidat au concours d’entrée.IV.1.1.1.1 – Inscription d’un nouvel élève Pour inscrire un nouvel élève (nouveau dans l’établissement, n’a pas encore de matriculedans l’établissement) : - Sélectionnez l’option Nouveau ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 91- Cliquez sur Ajouter, la fenêtre suivante s’affiche ;- Remplissez les champs (Noms, Prénoms, Sexe, Date et lieu de naissance, etc.) ;- Cochez les éléments de dossier fournis par l’élève ;- Parcourez les autres onglets (Adresse, Santé, Parents, et Famille) pour compléter les information si nécessaire ;- Pour afficher la photo de l’élève dans le cadre Photo, vous pouvez soit le Scanner, soit le charger à partir des commandes situées en dessous du cadre (Scanner, Charger) ;- Cliquez sur Enregistrer ;- A l’affichage de l’information vous rappelant que certains éléments de dossier n’ont pas été fournis, dites Oui pour continuer l’enregistrement ou alors Non pour retourner à la fenêtre d’inscription. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 92 - Répondez par Oui pour afficher le reçu d’inscription de l’élève et l’imprimer ou Non dans le cas contraire lorsque s’affiche la fenêtre suivante.IV.1.1.1.2 – Inscription et Réinscription d’un ancien1 élèveNB : La réinscription conserve le même matricule, tandis que l’inscription confère un nouveaumatricule à l’élève exclu sans annuler l’ancien. On distingue deux groupes d’anciens élèves : - Groupe I : Un ancien admis à redoubler ou admis en classe supérieure ; - Groupe II : Un ancien exclu ou démissionnaire. Dans le premier groupe, on parle de réinscription et non d’inscription. Par contre, dans ledeuxième, deux cas sont à envisager : l’élève peut conserver son ancien matricule (réinscription)ou le changer (inscription). Dans ce dernier cas, son inscription devient identique à celle d’unnouvel élève (Cf. IV.1.1.1.1). Pour réinscrire un ancien élève : - Sélectionnez l’option Ancien, la liste des anciens élèves s’affiche ; - Recherchez l’élève en question dans la liste et le sélectionner ;NB : Si la liste est longue, rendant ainsi la recherche difficile, tapez les premières lettres du nomde l’élève ou le nom en entier dans la zone de teste (de couleur jaune) et cliquez sur la commandeRechercher, sélectionnez ensuite la ligne du nom de l’élève à l’affichage du résultat de larecherche.1 Un ancien élève est un élève inscrit dans l’établissement au cours d’une année antérieure à l’année scolaire en cours ;il a donc déjà un matricule vieux d’au moins un an. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 93- Cliquez sur la commande Réinscrire : • si l’élève appartient au premier groupe, la fenêtre d’inscription s’affiche avec quelques informations sur l’élève. Compléter ce formulaire comme précédemment et enregistrer. Le bouton de commande Annuler annule l’inscription ou la réinscription en cours. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 94 • si l’élève appartient au deuxième groupe, le message de rappel de la situation de l’élève s’affiche d’abord. Pour poursuivre la réinscription, cliquer sur Oui. Cette action aboutit au cas précédent (premier groupe).Remarque : La réinscription d’un ancien élève exclu n’est possible que si l’option Autoriser larécupération ou la réinscription de l’année précédente de l’onglet Scolarité du menuAdministrateurOption de l’établissement est cochée.IV.1.1.2 – Gestion de la discipline La discipline peut être gérée quotidiennement ou séquentiellement. Tout dépend du choixeffectué au niveau de l’option « Gérer la conduite des élèves de façon journalière » de l’ongletScolarité de la commande Administrateuroptions de l’établissement. Les différentes sanctions (jours d’exclusions, heures de consigne…) à adopter en casd’actes d’indiscipline d’un élève (bagarre, trouble, insolence…) se définissent au niveau de lacommande ScolaritéMotifs des absences, Blâmes, consignes… Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 95Pour enregistrer un motif dans la liste il faut :- Cliquez sur la commande Ajouter ;- Dans la fenêtre qui s’affiche, entrez le cade du motif (cest-à-dire l’acted’indiscipline par exemple Bagarre), définissez les différentes sanctions quipeuvent être appliquées à ce motif dans les champs Compatibilité et dans la zoneRemarque, vous pouvez énumérer quelques notes à prendre en compte dansl’application de ces sanctions.- Cliquez sur Enregistrer.-Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.Pour apporter des modifications un modif:- Sélectionnez la ligne du motif à modifier. Ses données doivent s’afficher dans leschamps ;- Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ;- Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information deconfirmation.Pour supprimer :- sélectionnez la ligne du motif dans la liste ; ses données doivent s’afficher dans leschamps ;- cliquez sur Supprimer ;- cliquez sur Ok pour confirmer la suppression. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 96IV.1.1.2.1 – Gestion quotidienne La gestion quotidienne de la discipline suppose l’enregistrement des différents casd’indiscipline (motifs + sanctions appliquées aux élèves concernés) observés au cours d’unejournée de façon journalière. L’application comptabilisera ces enregistrements dans une fichepour conseil de classe qui renseignera les membres du dit conseil à prendre les décisionsdisciplinaires à l’endroit des élèves concernés. Cette gestion quotidienne est possible lorsque l’option citée précédemment est cochée. Allez au menu ScolaritéAbsences, blâmes, consignes, exclusions… Pour appliquer une sanction à un élève : - La séquence en cours est activée par défaut, la sélectionner ; - sélectionnez la classe de l’élève, son nom et dans la zone Nature, la nature de la sanction à attribuer à l’élève ; - Cliquez sur Ajouter ; - Dans le cadre immédiatement en dessous (portant le libellé de la sanction sélectionnée) saisissez les informations portant sur la sanction dans les zones correspondant ; - Cliquez sur Enregistrer. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 97 -Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour apporter des modifications à une sanction appliquée à un élève: - Sélectionnez la séquence en cours ; - Sélectionnez la classe de l’élève, son nom et dans la zone Nature, la nature de lasanction à modifier ; - Dans le tableau à droite de la fenêtre (Liste des …), sélectionnez la ligne de la sanction à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les zones de texte du cadre portant le libellé de la sanction en question ; - Cliquez sur Modifier et apportez les modifications nécessaires ; - Cliquez sur Enregistrer puis, cliquez sur ok à l’affichage de l’information de confirmation. Pour supprimer une sanction appliquée à un élève: - Sélectionnez la séquence en cours ; - Sélectionnez la classe de l’élève, son nom et dans la zone Nature, la nature de lasanction à modifier ; - Dans le tableau à droite de la fenêtre (Liste des …), sélectionnez la ligne de la sanction à Modifier. Ses données doivent s’afficher dans les zones de texte du cadre portant le libellé de la sanction en question ; - cliquez sur Supprimer ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 98 - cliquez sur Ok pour confirmer la suppression.IV.1.1.2.2 – Gestion séquentielle La gestion séquentielle de la discipline suppose que le chargé de la discipline(généralement le surveillant Général dans le secondaire) répertorie manuellement etquotidiennement les différents cas d’indiscipline (motifs + sanctions appliquées aux élèvesconcernés) observés au cours d’une séquence et les enregistre. L’application comptabilisera cesenregistrements dans une fiche pour conseil de classe qui renseignera les membres dudit conseillors de la prise de décisions disciplinaires à l’endroit des élèves concernés. Cette gestion séquentielle n’est possible que lorsque l’option citée en début de Gestion dela discipline est décochée. Allez au menu ScolaritéConduite des élèves. Pour enregistrer l’état de la discipline d’un élève à la fin d’une séquence par exemple: - La séquence en cours est activée par défaut, la sélectionner ; - Sélectionnez la classe de l’élève, son nom et dans la zone Nature, la nature de la sanction à attribuer à l’élève ; - Remplir en saisissant au clavier le nombre d’heurs d’absence, de jours d’exclusion et / ou de consigne ; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • 99 Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires - Affecter une sanction ou décision de discipline en cochant « Avertissement conduite » ou « blâme conduite ». ; - Attibuer une note de discipline de la liste déroulante ; - Cliquez sur Appliquer. - Cliquez sur Ok à l’affichage de l’information de confirmation.IV.1.1.3 – Exclusions définitives et démissionsIV.1.1.3.1 – Gestion des exclusions • Exclusion définitive d’un élève Un élève renvoyé est un élève inscrit (a un matricule) qui a été renvoyé. Cette insistanceredondante dévoile une procédure de renvoi (exclusion définitive) qui s’exécute dans leformulaire du menu ScolaritéInscription et Dossiers: - Sélectionnez l’option Inscrit à gauche du formulaire, la liste des élèves inscrit pour l’année scolaire en cours s’affiche ; - Recherchez l’élève en question dans la liste qui s’affiche dans le grand tableau de droite et le sélectionner; - Cliquer sur le bouton de commande Renvoi au bas du formulaire; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 100 - Confirmer l’exclusion en cliquant sur Oui. • Récupération d’un élève exclu pendant l’année scolaire en cours Il arrive parfois qu’au cours d’une année scolaire, on reprenne un élève qu’on a exclu il y aquelques jours, semaines ou mois de la même année scolaire. Pour enregistrer cette opérationdans notre application, il faut aller dans menu ScolaritéInscription et Dossiers: - Sélectionnez l’option Exclu à gauche du formulaire, la liste des élèves exclus depuis le début de l’année scolaire en cours s’affiche ; - Recherchez l’élève en question dans la liste qui s’affiche dans le grand tableau de droite et le sélectionner; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 101 - Cliquer sur le bouton de commande Récupérer au bas du formulaire; - Confirmer la récupération en cliquant sur Oui.IV.1.1.2.2 – Gestion des démissions • Démission d’un élève Un élève démissionnaire est un élève inscrit (a un matricule), mais qui a arrêté defréquenter l’établissement pour un raison quelconque. Il n’est ni exclu, ni régulier. En réalité, ladémission n’annule pas l’inscription, mais l’ignore. La gestion des démissions s’effectue dansmenu ScolaritéInscription et Dossiers: - Sélectionnez l’option Inscrit à gauche du formulaire, la liste des élèves inscrits pour l’année scolaire en cours s’affiche ; - Recherchez l’élève en question dans la liste qui s’affiche dans le grand tableau de droite et le sélectionner; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 102 - Cliquer sur le bouton de commande Démission au bas du formulaire; - Confirmer la démission en cliquant sur Oui. • Réintégration d’un élève ayant démissionné Pour annuler une démission et élève inscrit (a un matricule), mais qui a arrêté defréquenter l’établissement pour un raison quelconque. Il n’est ni exclu, ni régulier. En réalité, ladémission n’annule pas l’inscription, mais l’ignore. La gestion des démissions s’effectue dansmenu ScolaritéInscription et Dossiers: - Sélectionnez l’option Inscrit à gauche du formulaire, la liste des élèves inscrits pour l’année scolaire en cours s’affiche ; - Recherchez l’élève en question dans la liste qui s’affiche dans le grand tableau de droite et le sélectionner; Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 103 - Cliquer sur le bouton de commande Réintégrer au bas du formulaire; - Confirmer la récupération en cliquant sur Oui.IV.1.1.4 – Gestion des Photos des élèvesIV.1.1.4.1 – Enregistrement des photos Il est souvent nécessaire de conserver les photos des élèves et du personnel. Cependant,l’application ne les conserve pas sous le format papier, mais sous le format électronique. Pourtransformer les photos du format papier au format électronique, il faut les scanner avec unscanner, via une application propre au scanner. Toutefois, l’application Academy propose parfoisde scanner (nécessite un scanner) directement à partir d’elle. Lors du scan, l’application demanded’indiquer un répertoire vers lequel stocker ou enregistrer les photos scannées. Il estindispensable de se souvenir du nom de ce répertoire et de son emplacement.IV.1.1.4.2 – Organisation des photos des élèves Une fois les photos enregistrées, elles peuvent être organisées dans l’application pour uneutilisation ultérieure et diversifiée. Cette organisation se fait dans le menu ScolaritéPhoto desinscrits. Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 104 Le formulaire qui se présente alors se divise en deux parties inégales. Dans lecompartiment de gauche (le plus petit), il faut renseigner l’emplacement (jusqu’au nom) dudossier qui contient les photos (format numérique). La commande à trois points déroulel’arborescence Windows pour vous aider en localisant ledit répertoire. La totalité des photos durépertoire renseigné s’affiche dans les petits cadres en dessous. Dans le compartiment de droite (le plus grand), il faut sélectionner une classe. Chaquepetit cadre en dessous reçoit pour nom, un des noms (dans l’ordre) de la liste des noms des élèvesde la classe sélectionnée. Organiser ou gérer les photos revient donc à associer une photo (compartiment degauche) à l’élève correspondant (compartiment de droite). Pour cela, maintenir le clic simple surla photo à associer, puis la glisser sur le cadre de nom correspondant.IV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
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  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 107IV.2-LE MODULE PENSION Du paramétrage des régimes de pensions, frais d’inscription et de pension au recouvrement des frais de pensions, cette portion traite les encaissements des frais de pensions (Espèces, Chèque, Virement), de l’édition des reçus d’encaissement et chèques, de la prise en compte des moratoires et réductions de pension avec échéanciers avec édition des solvables et insolvables à une date donnée. Tout ceci dans une confidentialité et sécurité absolue.IV.2.1 – Les fonctionnalités du module PensionIV.2.1.1 – Gestion des recouvrements des frais de pensionIV.2.1.1.1 – Encaissement par élèves ou étudiant Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
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  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 109IV.2.1.1.1 – Encaissement par familleIV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce moduleIV.3-LE MODULE ETUDES Vos enseignants ici sont pris en compte ainsi que les différentes matières qu’ils enseignent dans différentes classes, les frais de vacation sont également traités y compris l’évaluation des enseignants La conception de vos emplois de temps par période et par classe devient dès lors un jeu et est accompagnée par un outil puissant de génération des emplois de temps et de l’expert d’édition d’emplois de temps et d’importation des emplois de temps d’une autre période.IV.1.1 – Les fonctionnalités du module EtudesIV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce moduleIV.4-LE MODULE EXAMENS Academy prend en charge les tests ou concours d’entrée, les compositions de classe, les examens nationaux et internationaux. Tout ceci allant de la gestion des Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires110 candidatures (diplômes, examens, candidats et inscriptions) aux résultats définitifs en passant par la saisie des notes et coefficients, l’édition automatique des bulletins avec prise en charge des rangs des étudiants par matière, par groupe et par classe, ainsi que de la génération des appréciations, la gestion de la discipline et le suivi des conseils de classe.IV.1.1 – Les fonctionnalités du module ExamensIV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce moduleIV.5-LE MODULE FINANCES Il est question ici de prendre en compte votre micro comptabilité. Il s’agit très exactement de la gestion de vos dépenses (Paiement des enseignants, Achat des livres, Transport…) par type que vous paramétrer vous-même, de vos recettes (inscriptions, pensions, autres produits). Muni d’un puissant outil d’analyse de vos données qui vous guidera dans la prise des décisions financières. Academy réalise alors une analyse financière de vos données et vous guide vers le décisionnel.IV.1.1 – Les fonctionnalités du module FinancesIV.1.2 – Quelques fenêtres des états de ce module Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
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  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 112A- LA FICHE D’IDENTIFICATION DE L’ETABLISSEMENT Il s’agit du formulaire qui donne les renseignements sur votreétablissement. On obtient ce formulaire à partir du menu AdministrateurParamètres del’établissement. Elle permet entre autre : • La sélection de la couleur d’affichage de l’aide textuelle sur les formulaires (verte par défaut) • Le choix du style de police à appliquer à vos textes (Time New Roman par défaut) • L’application de votre Logo et son mode d’affichage sur les états si vous activé l’option « Voir le logo sur les états ».Remarque : cette fenêtre est celle qui s’affiche lors du premier démarrage de l’application Copyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
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  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 114 CHAP IV : FONCTIONNALITESCopyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.
  • Solution logicielle de gestion globale des établissements scolaires 115 CHAP V : SORTIE DES ETATSCopyright @ Bitang Development Soft 2000-2009.