Gestion de operaciones - Microemprendimientos - Instituto ISIV
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Gestion de operaciones - Microemprendimientos - Instituto ISIV Gestion de operaciones - Microemprendimientos - Instituto ISIV Presentation Transcript

  • Gestión de OperacionesMicroemprendimientos ISIV 1
  • De lo operativo a lo Estratégico • Organizar – conjunto de actividades • desarrollo de la estructura • metodologías de trabajo • Operar – actividades generadores de resultados • Dirigir – actuar sobre • la organización • la operaciónMicroemprendimientos ISIV 2
  • Dirigir Personas Mercado Organi Laboral Organizar Estructura zación Sobre Recursos Provee En Operar Clientes Producto dores / Servicio Resultados de la Empresa AccionistasMicroemprendimientos ISIV 3
  • Desarrollo Empresario y Posibilidad de Mejora Entorno Cultura Elementos Organizacionales Microemprendimientos ISIV 4
  • Planeando con el lado izquierdo y Gerenciando con el derecho – Henry Mintzberg El Cerebro Izquierdo Derecho •Lógico •Intuitivo •Lineal •Simultáneo •Secuencial •Relacional •Argumental •Visual •Analítico •Casuístico •Explícito •Implícito Microemprendimientos ISIV 5
  • Liderazgo• Visión Estratégica• Capacidad de transmitir la visión• Conferir poder• Dirección y Gestión Innovadora• Manejo del cambio y la ComplejidadMicroemprendimientos ISIV 6
  • Dirección del Cambio De afuera hacia adentro De arriba hacia abajoMicroemprendimientos ISIV 7
  • Misión Empresaria• Ejemplos – Walt Disney: hacer feliz a la gente – Mary Kay Cosmetics: dar a las mujeres oportunidades ilimitadas – 3M : solucionar de manera innovadora los problemas no resueltos – Cargill : mejorar el estándar de vida de todo el mundo – Microsoft: poner una computadora en cada escritorio y en cada hogar Microemprendimientos ISIV 8
  • Perspectivas Impacto en la misión Estratégica Impacto en los resultados Directiva empresarios Impacto en los Operativa procesosMicroemprendimientos ISIV 9
  • Primeras Conclusiones • Efectividad directiva – Liderar – Gestionar – Obtener Resultados – alineados •tecnología – medibles •indicadores – comunicablesMicroemprendimientos ISIV 10
  • Elección de la Estrategia COHERENCIA Instrumentos Madurez del Estilo de DirecciónMicroemprendimientos ISIV 11
  • Madurez Empresaria • Profesionalización de los Directivos • Conocimiento – Empresa – Negocio • Sistemas formales de direccción • Decisión de invertir – tiempo – esfuerzos – recursos • en sistemas directivosMicroemprendimientos ISIV 12
  • En busca de la madurez Elementos Características El cambio se Organizacionales más comunes dirige hacia Visión Financiera Misión Estilo Dirección Operativa Estratégica Sistemas Dirección Informales Formales Estructura Funcional Integrada Información Transacciones Ejecutivos sistemas Baja AltaMicroemprendimientos ISIV 13
  • Caminos hacia la madurez 1. Incorporar sistemas de dirección formales que faciliten la delegación 2. Llevar a cabo proyectos de cambio cultural 1. Calidad 2. Empowerment 3. Diseñar la organización para balancear y complementar las visiones directivas y profesionalesMicroemprendimientos ISIV 14
  • Proceso directivo Diagnosticar •evaluar •juzgar una situación Decidir •optar por una alternativa Planear •elegir el futuro deseado y •el mejor modo de alcanzarlo Controlar •asegurar el rumbo para alcanzar los objetivosMicroemprendimientos ISIV 15
  • Proceso de Madurez Actividad Diagnosticar Decidir Planear ControlarPerspectivaOperativaDirectivaEstratégica Microemprendimientos ISIV 16
  • Proceso desarrollo y resultado estratégico Estrategia no realizada Estrategia Real Microemprendimientos ISIV 17
  • Consideraciones • En los procesos estratégicos • han sido útiles para la implementación • los sistemas de medición de performanceMicroemprendimientos ISIV 18
  • Sistemas de Inteligencia del Negocio • Ayudan a la madurez de la Organización • Permiten un mejor conocimiento de la situación • Focalizan los esfuerzos en las “áreas clave” • Integran y consolidan los resultados • Realimentan la Función de Planeamiento • Detectan oportunidades • Permiten tomar mejores y más oportunas decisionesMicroemprendimientos ISIV 19
  • Tablero de Comando • “Es una organización sistemática de las informaciones, destinadas a facilitar el ejercicio de las responsabilidades dentro de la Organización” • Está estructurado bajo el concepto de responsabilidad por los resultados • Es una síntesis de las actividades que se controlan • Refleja la estructura de la organización y el grado de descentralizaciónMicroemprendimientos ISIV 20
  • Tipos de Tablero Tablero de Control Agrupa la información más relevante de las tres Integral perspectivas anteriores destinado a la Alta Dirección Tablero de Control Brinda información interna y externa respecto Estratégico al posicionamiento y el largo plazo Tablero de Control Monitorea los Empresa en su conjunto y de las Directivo diferentes “áreas clave”. Resultados internos a corto plazo Tablero de control Permite el seguimiento del estado de situación operativo de un sector o proceso para tomar medidas correctivasMicroemprendimientos ISIV 21
  • Tablero de Comando • Indicadores • Objetivos • Tolerancias • Alarmas • Acciones • CompromisosMicroemprendimientos ISIV 22
  • Características Deseables • Dinámico • Proactivo • En tiempo real • Que habilite a tomar decisiones oportunas • Sintaxis para los niveles directivos • Específicos para los niveles operativos • Diseño UniformeMicroemprendimientos ISIV 23
  • Atributos de la Información • Orientada a los objetivos • Relevante • Confiable • Oportuna • Integrada • Clara e inequívoca • Rápida realimentaciónMicroemprendimientos ISIV 24
  • Información que provee  Estructural  Situacional  EvolutivaMicroemprendimientos ISIV 25
  • Sistematización del Tablero de Comando• Indicadores: índices expresados en su unidad de medida• Frecuencia: diaria, semanal, mensual• Apertura: cómo se piramidan para acceder a su desagregación• Alcance: mensual, acumulado• Base de Comparación• Historia / Tendencia• Parámetro de Alarma• Gráfico• Responsable del monitoreoMicroemprendimientos ISIV 26
  • Tecnología de Información y Tablero de Comando • Fáciles de comprender para presentarlos en reuniones de análisis o discusión • Permite ser compartido y discutido con rapidez • Permite evaluar los escenarios asociados con los planes de acción sugeridosMicroemprendimientos ISIV 27
  • Tablero de Comando - Fase de Diseño 1 • A partir de Objetivos estratégicos – Rentabilidad – Liderazgo – Calidad de Servicio – Productividad – Recursos Humanos Determinar : • Areas / subáreas clave – Estructura Organizacional – Secuencia de ProcesosMicroemprendimientos ISIV 28
  • Tablero de Comando - Fase de Diseño 2 • Indicadores clave o factores críticos de éxito – Funciones o relaciones que miden el cumplimiento de los objetivos estratégicos enunciados – Apertura o clasificación por sectores / causas / responsables • Forma de cálculo – Orígen de la información (quién provee) – Datos a procesar (qué , cuáles ) – Procedimiento a utilizar ( cómo ) – Frecuencia de información (cuándo)Microemprendimientos ISIV 29
  • Tablero de Comando - Fase de Diseño 3 • Establecer la base de comparación – Estándar de referencia – Base para el cálculo de variaciones • Determinar puntos de alarma – Formas de aviso cuando la tolerancia establecida ha sido superada • Mostrar tendencias • Indicar planes de acciónMicroemprendimientos ISIV 30
  • • Mas importante que hacer las cosas como se debe, • es hacer las cosas que deben hacerseMicroemprendimientos ISIV 31
  • 1.-Transporte Interno 2.-Procesos 3.-Empaque 4.-StocksMicroemprendimientos ISIV 32
  • Tableros de Comando en Operaciones Productividad [unidades/hora] 3.-Empaque dia acumu % año ant % acum Scrap Mat Empaque 6500 6500 5 4 6400 12900 5 4 6700 19600 5Microemprendimientos 3.-Empaque ISIV 33
  • Cualidades de Resultados SatisfactoriosConsistencia - Invariabilidad - Predictibilidad V= variabilidad de los factores Plan Hacer Vi Vp INSUMOS PROCESOS Actuar Medir Aplicación Ciclo Deming REAL-ENTORNO ESTÁNDAR= VARIACIONES Ve Vtotal PERSONAL EQUIPOS Vrh Ve Microemprendimientos ISIV 34
  • Ejemplo 1 Factores Críticos Resultado Estándar Variación Períodos Tendencia de éxitoPresupuesto 80000 78000 + 2000 3 Baja% entregas 98 % 99 % -1% 5 Mantieneen tiempo% reclamos 3% 3% ------- 2 Mantiene% scrap 1.5 % 0.5 % +300 % 3 AlzaMicroemprendimientos ISIV 35
  • Organización S.A.- Piramidación Estructura e índices ACCIONISTAS Gerencia General Staff Controller Ventas Administración y Operaciones Finanzas Distribución Manufactura Depósito Recepción Almacenes DespachoMicroemprendimientos ISIV 36
  • Ejemplo 2 Responsable Responsable Tendencia F.C.E. F.C.E. Resultado Meta Período N.O.Pino % scrap J.P % scrap manipuleoPositivo G.B. % scrap carga N.A. % scrap transporte G.D. % scrap descarga A.Vatido % devolución B.M. % insatisfacción usoNegativo C.G. % no coincide con folleto S.S. % bajo contenido llenado C.A. % producto interior roto Nivel 3 Nivel 4 Microemprendimientos ISIV 37
  • IndicadoresMicroemprendimientos ISIV 38
  • Interfases – Arquitectura técnica • Procesos de interfase • Tecnologías • Pantallas • Navegación • Selección • AperturasMicroemprendimientos ISIV 39
  • Tablero de Comando - Fase de Implantación 1  1.- Designación del grupo de implantación  2.- Validación del diseño del tablero de comando con criterio: costo / beneficio.  3.- Desarrollo o adquisición del software apropiado  5.- Puesta en marcha del Plan de Comunicaciones  Documento inicial  Reuniones por niveles de responsabilidad en cascada  Recoger comentarios  Dar respuesta a inquietudes Microemprendimientos ISIV 40
  • Tablero de Comando - Fase de Implantación 2  5.- Plan de Puesta en Marcha a nivel organización o por etapas  5.1.-Tareas, actividades,secuencia y recursos  5.2.- Responsables  5.3.- Fechas de cumplimiento  5.4.- Rutina de información: controla quién autoriza participa debe ser informado Microemprendimientos ISIV 41
  • Tablero de Comando - Fase de Implantación 3  6.- Ejecución del Plan de Puesta en Marcha  7.- Monitoreo de los resultados obtenidos y sus efectos  8.1.- identificación de causas de desviaciones  8.2.- planes de remoción de causas de problemas  8.3.- planes de mejora  8.- Evidencia de los comportamientos positivos  9.- Alerta a los cambios de las condiciones iniciales e introducción de modificaciones consecuentes Microemprendimientos ISIV 42
  • Ejemplo FCE 1 - Productividad Indicador Descripción Resultado Alarma% Cumplimiento % Producido vsProgramación Programado% Cumplimiento % Real vsPresupuesto Presupuestado% Reducción % Cumplimiento de Costos Programa Red Costos% Horas Extras % Hex Presupuesadas vs Reales% Ausentismo % Horas perdidas vs Horas TotalesSeguridad nro de accidentesMicroemprendimientos ISIV 43
  • Ejemplo FCE 2 - Proveedores Indicador Descripción Resultado AlarmaProveedores Cantidad de ProveedoresCertificados que aprobaron certificaciónDesarrollo Nro de nuevos proveedores incorporados% entregas en % entregas en tiempo vs fecha entregas totalesCalidad % rechazos vs.Entregas entregas totales% Cumplimiento % Real vsPresupuesto PresupuestadoPlazo medio Promedio ponderado leadde Compras time proveedoresMicroemprendimientos ISIV 44
  • Ejemplo FCE 3 - Inventarios Indicador Descripción Resultado Alarma Faltantes % Faltantes vs Ventas Totales Dias de Stocks Stocks Ventas diarias Precisión Items con diferencias vs Registros Items inventariados Diferencias % diferencias Stocks stock promedio Daños % $ daños a mercadería $ movimientos Errores nro de items transferidos Reposición con error vencimientoMicroemprendimientos ISIV 45
  • Ejemplo FCE 4 - Distribución Indicador Descripción Resultado Alarma Eficacia % entregas reales vs Entregas entregas programadas Demoras Minutos demora totales Pedidos con demora Daños % Pedidos dañados vs Pedidos cargados Accidentes Nro de acidentes vs nro de viajes Siniestralidad Nro de siniestros Mantenimiento % unidads activas vs. unidades totalesMicroemprendimientos ISIV 46
  • Tablero de Comando BalanceadoMicroemprendimientos ISIV 47
  • Introducción al Tablero de Comando Balanceado 1 • Visión Estratégica de la Información – Necesidades de la Organización – Desarrollo de Acciones – La Información como sistema de inteligencia del negocio • Tablero de Comando Balanceado – Herramienta avanzada creada por R.Kaplan y D.Norton – Convierte la visión futura de la empresa en objetivos tangibles para su medición consecuente – Representa un balance entre las mediciones hacia el exterior de la organización: sus clientes, y las internas: procesos críticos, aprendizaje y desarrolloMicroemprendimientos ISIV 48
  • Introducción al Tablero de Comando Balanceado 2 Visión Futura Estrategia Tablero de Medición Comunicación Comando Realimentación Balanceado Aprendizaje Planeamiento ObjetivosMicroemprendimientos ISIV 49
  • Introducción al Tablero de Comando Balanceado 3 Perspectivas Financiera Tablero de Aprendizaje Clientes Comando Crecimiento Balanceado Procesos InternosMicroemprendimientos ISIV 50
  • Introducción al Tablero de Comando Balanceado 4 Relación causa - efecto “Y mejores resultados para Financiera nuestra organización” “Esto provocará un efecto Clientes positivo en nuestros clientes Procesos “Nos permitirá mejorarlos” Internos Aprendizaje “Si logramos aprender más Crecimiento de nuestros procesos”Microemprendimientos ISIV 51
  • Beneficios de su Aplicación • Nueva forma de pensar • Concentra en la visión futura • Influencia en la comunicación • Indicadores del Tablero como apoyo a la Estrategia • Discusión esencia proceso • Contribución individual al resultado • Valor en el efecto producidoMicroemprendimientos ISIV 52
  • Visión Futura “¿Cuál es nuestra visión del futuro? “Si nuestra visión tiene éxito, ¿en Perspectivas qué seremos diferentes? “¿Cuáles son los factores críticos de Factores Críticos éxito para alcanzar nuestras metas de Exito estratégicas?” “¿Cuáles son los indicadores críticos Indicadores que indican nuestra dirección Estratégicos estratégica?” “¿Cuál tendría que ser nuestro Plan de Plan de Acción Acción para tener éxito?”Microemprendimientos ISIV 53
  • Mapas Estratégicos • Arquitectura que describe la estrategia y brinda el marco para su gestión • Refleja el proceso de transformación – de activos intangibles • conocimientos • experiencias • habilidades – a resultados tangibles • Relaciona los resultados deseados con los inductores que los generanMicroemprendimientos ISIV 54
  • Metodología del Relevamiento Análisis dinámico de la Información Informes Observaciones Inmersión en la Operación Visitas Comprensión Global del Negocio EntrevistasMicroemprendimientos ISIV 55
  • Relaciones Causa Efecto FINANCIERA ROCE Perspectivas CLIENTE Lealtad Cliente Entrega en Tiempo INTERNA Procesos Calidad Tiempo Negocio Procesos Ciclo APRENDIZAJE Crecimiento Habilidades PersonalMicroemprendimientos ISIV 56
  • De la estrategia a la Acción Cuestiones Estratégicas Indicador Objetivos Planes de AcciónFINANCIERA -Beneficios netos Aumento X% Programa gestión ROCE de activos - Venta anual Aumento Y% Programa comercialCLIENTE Lealtad - Lealtad Cliente Aumento Z% Fidelización Cliente Entrega - Encuesta Satisfacción Aumento M% en TiempoINTERNAProcesos Calidad Tiempo - Defectos Reducción N% Gestión CalidadNegocio Procesos Ciclo - Tiempos procesos Reducción P%APRENDIZAJE - % habilidades Año 1: Q% ProgramasCrecimiento Habilidades estratégicas Año 2: R% desarrollo Personal disponibles Año 3: S% habilidades Microemprendimientos ISIV 57
  • Generación de Indices - Modelo RUBRO DESARROLLO INDICE Siglas y denominación PROPOSITO Objetivo de la Medición CALCULO Fórmula a utilizar para obtener el Indice CARACTERISTICAS Qué información brinda la evolución del índice DEL INDICE FRECUENCIA Período de Revisión ORIGEN DE LOS DATOS Area / archivo / sector donde pueden obtenerse los datos necesarios PRESENTACION Períodos que cubre Gráficos auxiliares OBSERVACIONES Comentarios o consideracionesMicroemprendimientos ISIV 58
  • RUBRO DESARROLLO Índice IPPI Plazo Promedio de Ingresos Propósito Monitoreo de los plazos en que se producirán los futuros ingresos Cálculo n 1 Montosi * Plazos.i . IPPI n 1 Montosi . Siendo i = 30, 60 , ... dias de plazo Característica del Indice Una disminución del índice significa una mejora En las condiciones de la cobranza Frecuencia Mensual Origen de los Datos Administración y Finanzas Presentación Mensual Observaciones 1.- Al comparar este índice con IPPPC (índice plazo promedio de pago de compras ) se obtiene el Nro de dias en la calle o apalancamientoMicroemprendimientos ISIV 59
  • TABLERO DE COMANDO BALANCEADOFile Ir a Periodo Actualizar ? Financiera ABB 50 25 75 Periodo Actual Objetivo 0 100 Procesos y Proveedores Cliente 50 50 25 75 25 75 0 100 0 100 Personal Innovacion y Desarrollo 50 50 25 75 25 75 0 100 0 100 Microemprendimientos ISIV 60
  • TABLERO DE COMANDO BALANCEADOFile Ir a Periodo Perspectiva Actualizar ? Procesos y Proveedores ABB 50 75 25 Periodo Actual Objetivo 0 79% 100 Procesos y Proveedores Procesos y Proveedores Medición Resultado % 120 Rotación de Inventarios 10,0 67 100 Utilización de Materiales 92,5 93 80 Real Producción 950,0 63 60 Objetivo Utilización de la Capacidad 90,5 91 40 Máximo 20 Objetivo 79 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Visión Plan de Acción 50 50 Se ha desarrollado un flujo de 25 75 Uso de un lenguaje común 75 25 Tareas orientado a que la Se promueve la rotación de puestos Organización tome sus decisiones Crear objetivos orientados a Localmente Equipos de Trabajo 0 100 0 100 Microemprendimientos ISIV 61
  • TABLERO DE COMANDO BALANCEADO PERSPECTIVA: OPERACIONES Indice Descripción MES MES Diferencia Diferencia ACUMULADO ACUMULADO Diferencia Diferencia Real Presupuesto Absoluta % Real Presupuesto Absoluta %IProMOD Productividad MOD 1.84 1.9 -0.06 -3.40 1.84 2 -0.16 -7.86IEfMOD Eficiencia MOD Productividad MOD 2.50 2.00 1.50 IproMOD 1.00 IproMODAc 0.50 0.00 0 0 00 00 00 l-0 -0 p- n- - ay ar Ju Se Ja M M Microemprendimientos ISIV 62
  • …...2003 Línea Base Acumulado Frecuencia ActualPerspectiva Objetivo IndicadorFinanciera Cash flow por Capital Empleado ROCE (%) Rentabilidad Cash flow excluyendo dividendos (M$) Costo Mínimo Cash flow incluyendo dividendos (M$) Satisfacer los umbrales de Cuenta Ganancias y Perdidas (después impuestos) crecimiento rentable Margen Neto (ctvs/galon) Gastos Totales de Explotación (ctvs/galon) Crecimiento volumen ventas al por menor de gasolina [%] Crecimiento volumen ventas al por mayor [%] Crecimiento volumen ventas lubricantes [%]Cliente Deleitar al cliente objetivo Cuota de segmento [%] Mejorar la rentabilidad de % Grandes Conductores nuestros asociados % Clasicos % Generacion Joven Comprador Misterioso Beneficio Bruto compartido con concesionariosInterna Mejorar los resultados Incidentes de seguridad ( dias sin trabajar) Desarrollo de productos, servicios y costes Incidentes ambientales de beneficios alternativos Margen Bruto de beneficios alt / Establ/Mes Costos de producción menores que ROCE de Refinería la competencia Indice fiabilidad de refinería Indice productividad refinería Mejorar resultados hardware Incidentes de seguridad refinería Costo comparativo competencia-gas Gestión de Stocks Costo comparativo competencia-distribución Nivel de existencias (millones de barriles) Calidad Indice disponibilidad de producto Indice de CalidadAprendizaje Implicación Organizacional Indice estudio de climaCrecimiento Competencias clave y habilidades Disponibilidad de competencias estratégicas Acceso a la información estratégica Disponibilidad de sistemas estratégicos Mobil NAM&R Microemprendimientos ISIV 63
  • Plan de Implantación - Sistemas GENERACION 1RA Generación 2DA Generación 3RA Generación Generación del Usuario Sistema ejecutivo Modelos de Simulación de Información •Presentación • Idem 1RA •Simular el desarrollo dePropósito amigable •Recolección automática la organización con •Fácil acceso de datos de diferentes hipótesis y datos históricos •Compara unidades fuentes en el tiempo •Datos de diferentes •Acceso a info. •Hipótesis de relacionesCaracterísticas fuentes •Interfase usuario causa-efec •Textos y gráficos •Almacén de datos •Simulación de diferentes presentados conjuntamente •Comparación entre alternativas estratégicas índices •Visual Basic •OLAP •StellaEjemplos •Excel “On line analytical •Ithink •Access processing” Microemprendimientos ISIV 64
  • Aprobación Difusión Primer Tablero Desarrollo Sistema Comando Implementación Desarrollo Herramientas avanzadas de medición Tablero Comando AvanzadoMicroemprendimientos ISIV 65