Que es un organigrama

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Que es un organigrama

  1. 1. UNIVERSIDAD TÉCNICA DE AMBATO EDUCACIÓN BÁSICA SEMIPRESENCIAL SEGUNDO NIVELNOMBRE: TANIA CARVAJAL 9-9-2011
  2. 2. 1. QUE ES UN ORGANIGRAMA?Es una representación grafica de una organización, en gerencia generalmente los diversosniveles administrativos o departamentos conforman los elementos de un organigramaentonces para un organigrama es importante tener en cuenta que en el diseño del mismo sedebe tomara en cuenta los niveles de mando o jerarquías en la organización; losorganigramas son sistemas de organización que se representa en forma intuitiva y conobjetividad. También son llamados cartas o gráficas de organización. 2. ELEMENTOS DE UN ORGRANIGRAMALa división de funciones.Los niveles jerárquicos.Las líneas de autoridad y responsabilidad.Los canales formales de comunicación.La naturaleza lineal o staff del departamento.Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamentoo sección.ELEMENTOS GRAFICOS PARA EL DISEÑO DE DIAGRAMASEl diagrama de organización debe reflejar, entre otros aspectos, el patrón básico de trabajode una institución, ya que presenta las diferentes funciones de la misma; los componentes ounidades de trabajo y el arreglo de relaciones entre éstas; las líneas de autoridad; y loscanales de supervisión. En el diseño de esta gráfica son fundamentalmente importantes lossiguientes aspectos: 1. La ubicación que se le da a cada unidad mayor de la organización a representarse en el diagrama. 2. Las figuras geométricas 3. Las líneas que enlazan las figuras geométricas. 4. Los nombres de las unidades de trabajoLa ubicación de las unidades de trabajo por nivelLa ubicación podría depender de las particularidades y relaciones de trabajo de cadaorganismo o institución. Las teorías modernas de organización tienden a recomendar lasestructuras "achatadas" o de pocos niveles, para optimizar los recursos. Por ejemplo, elproceso de reingeniería dirige la estructura de organización hacia los procesos. Por lo tanto,su metodología ignora las representaciones de posiciones jerárquicas y se muestra deforma achatada.
  3. 3. La gráfica siguiente demuestra tal tendencia:Los grupos de trabajo (team work) tienden también a eliminar estructuras altamentejerárquicas. La gráfica siguiente es un ejemplo de un equipo de trabajo:Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Descargar trabajo¨ del menú superiorLas gráficas que se presentan más adelante, sin entrar en una representación detallada,pueden también servir de pauta para la ubicación de las unidades de trabajo por nivel.El orden de colocación de las unidades de trabajo dentro de cada nivel en el diagrama notiene ninguna significación particular. Por ejemplo, el que una determinada unidadasesorativa se encuentre situada en el primer lugar comenzando por la izquierda, no debeconsiderarse como indicativo de prioridad.Los tres niveles en que se divide la estructura de organización son: el directivo, el de "staff"o de apoyo, y el operacional. El nivel de "staff" se subdivide a su vez en nivel asesorativo yde servicios auxiliares.En la ubicación de las unidades por nivel debe considerarse lo siguiente:
  4. 4. a. En la parte superior del diagrama se presenta(n) la(s) unidad(es) del nivel directivo, esdecir, el alto nivel gerencial del organismo.b. En la parte intermedia del diagrama se ubican las unidades con funciones de apoyo osostén al nivel directivo y a la institución en general (o a un sector determinado de lamisma), las cuales son conocidas por los especialistas en organización como unidades del"nivel de staff". Las unidades en este nivel prestan un servicio especializado en laorganización. Estas desarrollan funciones asesorativas y/o de servicios auxiliares comogeneralmente son las de elaboración de políticas, auditoría interna, planificación,evaluación, asesoramiento legal, presupuesto, relaciones públicas, análisis de sistemas yde procedimientos, administración de personal, servicios administrativos, sistemas deinformación, etc.El personal en estas unidades generalmente actúa como asesor del restante personalejecutivo de la institución en la materia especializada en que laboran. El conocimientoespecializado del personal en estas unidades se convierte en la base para los controlesfuncionales y para la economía en las operaciones de la institución. Estas unidades secrean para, mediante la especialización, controlar la naturaleza y operación de la función enparticular que se le asigne, porque la misma demanda atención especial y cuidadosa.La distinción entre personal operacional y el de "staff" se hace a veces con bastantefacilidad y exactitud. Pero otras veces no hay claridad: los gerentes operacionales parecenestar cumpliendo funciones de "staff", y a su vez los miembros del personal de "staff"parecen tener algunas responsabilidades del operacional. No obstante, el personal de "staff"dedicará la mayor parte de su tiempo a dar servicios y consejo a los miembros del personaloperacional. Los gerentes operacionales centrarán sus esfuerzos en la generación de losproductos o servicios.El nivel de "staff" incluye el grupo de trabajo que ofrece al jefe de la organización variostipos de ayuda experta y de asesoría y también incluye a individuos o grupos de laorganización que prestan servicios y asesoran al personal del nivel operacional.Conviene trazar una distinción entre el nivel asesorativo o consultivo y el nivel de serviciosauxiliares.El nivel de "staff" se subdivide en dos:1) Subnivel Asesorativo o ConsultivoLas unidades que componen el mismo se ubican inmediatamente bajo el nivel directivo.Estas son las unidades que realizan actividades de tal naturaleza que requieren unaestrecha relación o una vinculación directa y especial con el dirigente (Jefe) al cual sirvenbásicamente. También asesoran a otro personal de la institución, de ser necesario. Estasunidades tienen autoridad para investigar y recomendar.En este nivel podrían quedar ubicadas, entre otras, las unidades con funciones de servicioslegales, relaciones públicas, auditoría, evaluación, análisis gerencial, planificación yrelaciones obrero-patronales.2) Subnivel de Servicios AuxiliaresLas unidades de este tipo se ubican inmediatamente bajo el nivel asesorativo o consultivo.
  5. 5. Estas son unidades que asesoran al ejecutivo del organismo y a otros funcionarios de ésteen aspectos relacionados con su área de especialización. Además, prestan servicioscomunes a los distintos componentes de trabajo del organismo y, por su especialidad,tienen autoridad funcional sobre las mismas. Esto es, tienen poder para decidir aspectossobre ciertas fases de actividades relacionadas con el campo de su especialidad, las cualesse desarrollan en otras unidades de trabajo, y tienen autoridad sobre el particular para darinstrucciones a otros supervisores de la organización, a través de la cadena de mando.Estas unidades también asesoran al ejecutivo en aspectos relativos al área especializadabajo su jurisdicción.En este nivel podrían quedar ubicadas, entre otras, las unidades con funciones deadministración de personal, servicios administrativos, servicios bibliotecarios, serviciosgenerales, etc.c. En la parte inferior o base del diagrama se figuran las unidades del nivel operacional queson las que desarrollan las funciones más importantes de un organismo en términos demisión o de su razón de ser en ley.Los gerentes operacionales pueden definirse como aquellos que tienen la responsabilidaddirecta de alcanzar las metas de la organización. La autoridad de línea está representadapor la cadena estándar de mando, alargándose hacia abajo por los diversos niveles en lajerarquía hasta el punto donde se llevan a cabo las actividades básicas de la organización.Dado que las actividades del personal operacional se identifican a partir de las metas delorganismo, las mismas diferirán con cada organización.Cuando una organización es pequeña, todas las posiciones pueden ser funcionesoperacionales. Las funciones de "staff" se agregan a medida que crece y se advierte lautilidad de contratar a especialistas para que ayuden a los miembros de este nivel en laejecución de sus tareas primarias.En este nivel operacional se agrupan las unidades que realizan las funciones sustantivas dela entidad, tanto del nivel central como extramural (regional, subregional, local, en centros,etc.). En los casos de organismos que prestan servicios a la clientela extramuralmente, lasunidades regionales, subregionales, o locales son las que se ubican en la base deldiagrama.2. Las figuras geométricasLas figuras geométricas simbolizan o representan a las unidades de trabajo que componenla estructura de organización dibujada en la gráfica. Se debe representar, además, larelación especial con organismos exógenos a dicha organización. Las figuras sirven,además, para expresar gráficamente algunas particularidades relativas a las unidadesrepresentadas. Las dimensiones dadas a las diferentes figuras en un organigrama notienen, en principio, ningún significado especial. Es, pues, más correcto representar todaslas unidades de trabajo utilizando figuras de la misma dimensión.Se recomienda utilizar las figuras con valor genérico para representar unidades semejantes.De ese modo, el diagrama representa un plano fiel a la realidad, no resulta repetitivo yestéticamente luce mejor. Veamos el siguiente ejemplo con un rectángulo genéricoindicando unidades extramurales (en este caso regionales):Para ver el gráfico seleccione la opción ¨Descargar trabajo¨ del menú superior
  6. 6. En la preparación del diagrama se recomienda, además, abstenerse de utilizar una figurageométrica para representar aquel componente de trabajo que realiza una labor concarácter esporádico. Ese es el caso, por ejemplo, de grupos de trabajo como comités ojuntas (internas en la institución) a las cuales se les asigna funciones particulares adesarrollarse en forma no recurrente. En éstas, las personas desempeñan en adición a lalabor diaria y permanente, actividades esporádicas. La unidad regular de trabajo operaininterrumpidamente.Las figuras más utilizadas para diseñar el diagrama de organización son:a. Rectángulo1) Rectángulo formado por línea continua2) Rectángulo formado por línea entrecortada3) Rectángulo con lados doblesb. Círculo1) Círculo formado por línea continua
  7. 7. 2) Círculo formado por línea entrecortadac. Elipse1) Representa un organismo subsidiario de otro.Organismo Subsidiario es aquel que se crea bajo la jurisdicción de otro organismo, perotiene personalidad jurídica propia. Se entiende que está en una jerarquía menor que elorganismo que lo creó. Sus decisiones y plan de trabajo responden a los intereses que tieneel organismo mayor. Se puede crear por ley, orden administrativa o por la Junta deDirectores del organismo matriz. Su función es ayudar al organismo matriz a cumplir con sumisión, ya que lleva a cabo una labor especializada y específica. Es una situación quepuede darse en las corporaciones o agencias que tienen tesoro propio.d. Cuadrado y otras figuras geométricas con línea continua o discontinuaEs una figura que se está utilizando más frecuentemente para reflejar estructuras deorganización grandes. Por necesidades de diseño el cuadrado acomoda másadecuadamente las unidades de trabajo regulares en el diagrama.Se puede utilizar también para representar organismos, unidades, proyectos, servicios, etc.,con situaciones de trabajo o relaciones especiales, las cuales no se haya representado conalguna otra figura, símbolo o signo en particular. Se puede utilizar para representar, entreotras:   Unidades creadas formalmente, pero no establecidas.   La existencia de componentes o proyectos, o programas que se dejan sin desarrollar, cuando éstos quieran destacarse.   Proyectos, servicios u organismos que aunque no forman parte integrante de la entidad, mantienen con ella alguna relación especial no permanente.   Proyectos, servicios u organismos que forman parte de la entidad, pero no son creados con carácter permanente.3. Las líneasLas líneas que unen los componentes orgánicos en el diagrama indican los diferentes tiposde relaciones existentes entre éstos, o lo que es lo mismo, entre una figura geométrica yotra. Los organigramas más frecuentes suelen presentar una sola clase de línea, pero enalgunos casos puede observarse la existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de loscuales representará un tipo especial de relaciones.Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las mismas:
  8. 8. a. El punto de origen y de terminación de la líneaEl punto de arranque u origen ilustra donde radica la autoridad o de donde surge la relaciónespecial que existe. El punto de terminación indica la unidad sobre la cual recae esaautoridad o el componente con el cual se tiene la relación especial. Dado que el vínculojerárquico supone una relación de contenido bidireccional, no es necesario que las líneasque lo representan terminen en flechas.En el diagrama ramificado en vertical, que es el organigrama comúnmente utilizado en elGobierno, la autoridad fluye de la parte alta de éste hacia abajo (hacia la base) y laresponsabilidad se manifiesta en sentido ascendente, pero no es necesario expresar sudoble orientación. Es importante que en el diagrama se refleje claramente esta línea demando, con respecto a cada unidad de trabajo. Es importante, además, que la relaciónprincipal de autoridad y responsabilidad se dibuje de modo que todas las unidades detrabajo que dependan de un determinado jefe o supervisor queden ligadas a éste por unasola línea, adecuadamente ramificada como se ejemplifica a continuación:Es conveniente no cruzar dos líneas que no tienen relación. Al representar la relación entredos o más unidades, se debe evitar interrumpir la línea que une otras unidades. Noobstante, si fuere necesario cruzar una línea para ilustrar dicha relación, ésta deberáhacerse de forma diferente, o tal vez, mediante la interrupción de la línea continua. Todavez que sea necesario dicha interrupción se deberá identificar con una flecha o asterisco. Larelación a ilustrarse deberá explicarse con nota al calce. Ejemplo:b. El tipo de líneaLa línea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes. Cadauno de los tipos de nexos especiales representados debe aparecer explicado en la leyenda. 1. 2. Línea continua - Se utiliza para ilustrar la relación jerárquica normal de autoridad, responsabilidad y subordinación que existe entre los componentes o unidades de trabajo de un mismo organismo o entre el organismo en cuestión y otro exógeno.Las unidades que son partes integrantes de la organización se entrelazan con líneascontinuas.
  9. 9. El vínculo principal de autoridad o la autoridad de línea debe, en lo posible, representarsemediante un trazo visiblemente más grueso que el que se utiliza para el diseño de lasfiguras geométricas, tal como se expresa a continuación:2) Línea discontinua - Se utiliza para representar varios tipos de relaciones especiales entrecomponentes de una institución, es decir, para representar las relaciones que no suponensubordinación, ni aún funcional. Su uso debe indicar al pie del organigrama el significadoque se daría a cada una de ellas. Debe tenerse presente, además, que las líneasdiscontinuas deben utilizarse de modo restrictivo o reservarse, en lo posible, para losdiagramas analíticos.Entre estas líneas encontramos:a) Línea formada por pequeños trazos (-----)b) Línea formada por puntos (.....) - Representa la relación formal de coordinación, y la decontrol técnico.c) Línea formada por pequeños trazos y puntos (_._._.) -Representa la relación bienespecial entre organismos, donde el cuerpo rector del organismo adscrito será presididopor el ejecutivo del otro organismo.3) Otras líneasEn los diagramas pueden dibujarse otros tipos de líneas, como las que mencionamos másadelante. Las mismas se utilizan para representar algunas relaciones especiales o paraindicar que la estructura de organización tiene otras unidades o componentes los cuales noaparecen recogidos en el organigrama. Estas situaciones se pueden poner de manifiestocon:   Líneas continuas y flechas   Líneas discontinuas y flechas  Líneas discontinuas
  10. 10. 4. Los nombresEs importante la presentación clara, breve y correcta del nombre de la organización y desus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de presentarlas.Consideraciones que deben tenerse presente:a. El nombre del organismo deber ser el que aparece en la ley o estatuto que lo crea.b. Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que están correctamenteidentificadas. Las unidades deberán designarse con nombres que clara einconfundiblemente indiquen el quehacer de la unidad.c. El nombre de la unidad debe siempre describir, en forma breve, la función o funcionesque se realiza en la misma para así facilitar la comunicación y el uso de la gráfica. Lanomenclatura debe reflejar la función principal que se realiza en la unidad; no el puesto delincumbente, excepto en el caso del alto nivel gerencial del organismo y en alguna otrasituación muy especial.Correcto IncorrectoOficina de Auditoría Oficina del AuditorOficina de Contraloría Oficina del ContralorOficina de Asesoramiento Legal Oficina de AsesoramientoNo obstante lo anterior, los siguientes criterios deben tenerse presentes para efectos de ladenominación uniforme de las unidades de trabajo en una organización: a. b. Generalmente, las unidades del nivel de staff se denominan oficinas, especialmente las de carácter asesorativo y consultivo. c. Las unidades del nivel operacional se denominan división, áreas, negociado, etc. d. Los vocablos "programa" y "unidad" los consideramos incorrectamente usados como denominaciones de unidades de trabajo.   El término programa se utiliza para esbozar la estructura programática o presupuestaria de una institución. Ninguna de esas estructuras tiene necesariamente que coincidir con la estructura organizativa, que es en esencia lo que se define al denominar unidades de trabajo.   El término unidad es de carácter genérico utilizado comúnmente para identificar cualquier componente de trabajo de una institución. a. b. Las denominaciones "departamento", "departamento sombrilla", "administración" y "rama" no deben utilizarse para el nombre de unidades o componentes internos de trabajo de los organismos gubernamentales para así evitar confusiones.
  11. 11.  El término departamento, de acuerdo a la política adoptada para la organización de nuestra Rama Ejecutiva, se utiliza exclusivamente para designar aquellos organismos principales creados por ley para atender funciones básicas inherentes a la responsabilidad del Gobierno para con el Pueblo y que son de primordial importancia para el País.  El término departamento sombrilla, de acuerdo a la política adoptada, es un modelo de organización basado en la agrupación de organismos o unidades de la Rama Ejecutiva por áreas programáticas. Su principio básico es la integración de agencias con funciones y características similares bajo la coordinación de una dirección común. El Secretario del Departamento-Sombrilla se convierte en un delegado del Gobernador para administrar el sector programático integrado. Las líneas de responsabilidad van de los directores de las agencias que integran el sector al Secretario del Departamento y de éste al Gobernador.  El término administración, de acuerdo a la política señalada, es de aplicabilidad a los organismos gubernamentales que trabajan con relativa autonomía en el Gobierno.  El término rama se utiliza para denominar, con carácter genérico, cada una de las partes, esferas o componentes grandes y básicos de trabajo del Gobierno, como lo son la Rama Judicial, la Rama Legislativa y la Rama Ejecutiva.Tipos de Organigramas:Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro"Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a laAdministración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguienteclasificación de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4)por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica. 1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: o Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman [2]. o Macro administrativos: Involucran a más de una organización [2]. o Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado [2]. 2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: o Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas [3].Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones [3]. o Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de
  12. 12. determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones [3]. o Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. [3]. o Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación [3].3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: o Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2]. Ejemplo: o Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización [2]. Ejemplo:4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
  13. 13. o Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2]. Ejemplo:o Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general [2]. Ejemplo:o De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad
  14. 14. consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo [2]. o Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente [2].
  15. 15. o Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base [2].o De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos [2].
  16. 16. o Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras [3].
  17. 17. ESTRUCTURA ORGÁNICO FUNCIONALLa realidad institucional, nos señala que debemos asumir una actitud positiva frente a losgrandes desafíos, mejorar ante el estancamiento y la apatía, implementar una culturaorganizativa, con coordinación y responsabilidad, entendiendo que la estructura de unaorganización es simplemente la suma total de las formas en que su trabajo es dividido endiferentes tareas con una adecuada coordinación entre ellas, para el cumplimiento efectivode su misión, procurando que nuestra Politécnica se constituya en un verdadero sistemaabierto y dinámico, que implique integridad y unificación para lograr el funcionamientoóptimo del conjunto de sus componentes:ORGÁNICO ESTRUCTURAL DE LA ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DECHIMBORAZOORGÁNICO ESTRUCTURAL DE FACULTAD
  18. 18. Estructura Orgánico-FuncionalORGANICO FUNCIONALLa estructura orgánica es la forma en que están cimentadas y ordenadas las unidadesadministrativas de una institución, organización u órgano y la relación que guarda entre sí,dicho de otra manera se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan lasactividades de la empresa u organización en cuanto a las relaciones entre el o los gerentesy los colaboradores; Para diseñar la estructura orgánica, habrá que tener en cuenta losfactores como es la magnitud, giro y necesidades de la empresa, pues en base a ellos sedeterminarán las unidades administrativas, los medios humanos necesarios y la asignaciónde funciones a los mismos.La estructura orgánica es el cuerpo óseo de la organización, unidad administrativa. área, uoficina; en este caso del área de recursos humanos, estará conformada por órganos comode dirección, asesoramiento, apoyo y línea, así como por unidades administrativas quetienen que ver con dicha función, como por ejemplo: jefatura o dirección, registro depersonal, sueldos y salarios, capacitación, evaluación, higiene y seguridad, entre otros.Generalmente la estructura orgánica del área de recursos humanos, como se indicabalíneas arriba, estará conformada por los distintos órganos y unidades administrativas, lasmismas que son establecidas, en función de la naturaleza, tamaño y, necesidad de laempresa, pudiéndose establecer en forma nominal y gráfica.
  19. 19. Para el caso del establecimiento de una estructura orgánica de la unidad administrativa derecursos humanos dentro de las empresas, debe considerarse el tipo y tamaño de empresa,decimos esto porque las empresas pequeñas mayormente tienen a una persona encargadade realizar las principales funciones de personal, en cambio las empresas un poco másgrandes, debe tener un equipo humano con la implementación y medios adecuados en estaárea, para dirigir los distintos funciones especializadas de la administración de recursoshumanos.MANUAL DE CLASIFICACIÓN DE PUESTOSCONCEPTOEl Manual de procedimientos de clasificación de puestos son las herramientas paradescribir y/o actualizar los puestos y las competencias requeridas en el perfil de éstos, a sicomo su clasificación, lo que facilita el ordenamiento de los puestos del, con base a suscaracterísticas en cuanto a funciones, nivel de responsabilidad, complejidad, condiciones deriesgo, requisitos mínimos para su desempeño y otros factores que permiten diferenciarlos yhacerlos objeto de tratamiento técnico en materia de política salarial, reclutamiento,selección, evaluación del desempeño, capacitación y otras acciones de administración delos recursos humanos.El proceso de clasificación de puestos constituye el eje central de la gestión de recursoshumanos, pues en él descansa la responsabilidad, funciones y resultados de cada uno delos recursos , por tanto la contribución del personal es un factor esencial en las acciones, seestablece el Manual de Procedimientos de Clasificación de Puestos, como una guía parahomogenizar el proceso de análisis, actualización o creación de nuevos puestos dentro delos establecimientos, considerando los factores de cambios en la organización y latecnología.PARA QUE SIRVEEl propósito fundamental de este manual, consiste en establecer las líneas sobre las cualesse crean los puestos, alinear la misión y objetivos de éstos con los de la organización,realizar un proceso continuo de actualización, considerando los cambios que se den en laforma de proveer los servicios, que permita mejorar los aspectos complejos de lacontratación de los profesionales de la salud, colocar las personas con las competencias enlos lugares adecuados, distribuyendo equitativamente a los empleados en los diferentesestamentos de la organización, de acuerdo a necesidades y requerimientos.QUE CONTIENEEl manual contiene las normas que regirán la actualización o creación de nuevos puestos,los procedimientos para la elaboración de la Ficha del Descriptor de los Puestos y Perfiles,el que parte del análisis del puesto y las funciones del área donde se ubica de acuerdo a laclasificación pre establecida, conforme a la naturaleza o importancia del puesto.OBJETIVOSObjetivo GeneralContribuir al ordenamiento actualización y/o creación de, homologando y ordenando lasnormas y procedimientos para la Clasificación de Puestos,..Objetivos Específicos
  20. 20. 1. Homologar las normas y procedimientos que se aplicarán en la actualización yclasificación de puestos a lo interno.2. Unificar los instrumentos básicos para definir la misión, responsabilidades, funciones,actividades internas y externas de cada puesto.3. Aplicar el instrumento para determinar las competencias del perfil de cada puesto.4. Contribuir a la elaboración del. Manual de Clasificación de Puestos MARCO CONCEPTUAL Y REFERENCIALa clasificación de puestos constituye la base del sistema de gestión de RecursosHumanos, el que por su naturaleza es esencialmente organizativo. Este integra tresprocedimientos, el análisis de la descripción, valoración y clasificación de puestos. En elproceso se determinan y ordenan los puestos, en atención a su importancia organizativa,posición que ocupan, funciones y responsabilidades que les corresponde. Inicia con elanálisis y descripción de puestos, hasta el agrupamiento por nivel, clase, tipo de servicio,puesto tipo y familia funcional. Su base de referencia se halla en la misión de sus diferentesestablecimientos, funciones claves, funciones principales donde se derivan lascompetencias laborales de cada uno de los puestos, como se presentan la siguiente gráfica.En el análisis y descripción de perfiles e identificación de competencias laborales de lospuestos, se aplica la metodología establecida a, la que parte del análisis funcional.Análisis Funcional: utiliza el Mapa Funcional como metodología de análisis de lasfunciones claves y funciones principales. Introduce el análisis de la relación del trabajador
  21. 21. con los demás trabajadores y el entorno organizacional. Parte del propósito clave en unaocupación e identifica el conjunto de conocimientos, actitudes, habilidades y comprensiónnecesaria para un desempeño competente en un contexto laboral. Incluye las condicionesde calidad, seguridad y salud en el trabajo.A continuación se definen los conceptos más significativos relacionados al presente manual.Puesto de TrabajoEs el conjunto de funciones y actividades que dentro de un contexto organizativo, laInstitución individualiza para conseguir unos resultados que han de contribuir a la finalidad yobjetivos para la organización. 4Descripción de PuestoConstituye el detalle pormenorizado de las características de cada puesto, las funciones ynormas a cumplir, así como los productos esperados.Perfil del PuestoComprende las competencias requeridas de cada puesto, las características personales yprofesionales que requiere tener el ocupante del puesto, como es la formación profesional,experiencia, conocimientos, aptitudes, incluyendo la condición ambiental y riesgos delpuesto.Análisis y valoración de PuestosComprende el análisis de los contenidos organizativos, expresados en la descripción delpuesto, sobre el cual se determina su importancia relativa dentro de la organización, pormedio de la aplicación de los factores de competencias, solución de problemas del Manualde Procedimientos de Clasificación de Puestos responsabilidades, mediante los cuales seasigna el nivel de complejidad en la escala salarial.Clasificación de PuestosEs el procedimiento por el cual se organizan los puestos de acuerdo a su naturaleza,importancia relativa de sus contenidos en la organización y nivel de responsabilidad queocupan, de forma que facilite la definición y aplicación de políticas de gestión de losrecursos humanos.Puestos DirectivosTiene como objetivo dirigir, planificar y organizar el trabajo, definiendo o participando en eldiseño de las políticas generales y ejecutar acciones tendientes a lograr los objetivos de lainstitución, consiguen resultados a través de otros de forma más o menos lejana, actúanen un plano estratégico y táctico a nivel de Políticas o PlanesPuesto EjecutivosTienen como función desarrollar funciones técnicas o administrativas especializadas ycomplejas, que contribuyan a la consecución de los objetivos y metas institucionales.Actúan en un plano táctico /operativo a nivel de objetivos, programas, normas oestándares, consiguen resultados a través de otros de forma más o menos próxima.Puestos OperativosTienen como función desarrollar funciones técnicas, de apoyo administrativo, técnico yservicios generales, cuya ejecución requiere de habilidades específicas para sudesempeño, actúan en un plano operativo y a nivel de objetivos, programas, normas oestándares, consiguen resultados por sí mismos. Los puestos de acuerdo a su naturalezase clasifican en puestos comunes y propios.Puestos ComunesEjecutan funciones de asistencia técnica, apoyo y servicios a las funciones sustantivas. Porsu contenido genérico existen y son similares en todas las instituciones.
  22. 22. Puestos PropiosEjecutan funciones de naturaleza técnica o especializada cuyo ámbito de acción Manual deProcedimientos de Clasificación de Puestos está directamente vinculado al quehacer decada institución. POLÍTICAS1. se ha establecido que los puestos, por su naturaleza, particularidad y complejidad en elámbito de la salud, todos se clasifican en puestos de carrera, en las siguientes categorías:a. Servicios Esenciales: desempeñan funciones gerenciales indelegables del; seconcentran fundamentalmente en las áreas de desarrollo de políticas, capacidad deplanificación y gestión, rectoría sectorial, regulación y fiscalización en; monitoreo,evaluación y vigilancia de promoción y participación ciudadana; evaluación del accesoequitativo a servicios y garantía de calidad; desarrollo de recursos humanos e investigacióncientífica.b. Servicios asistenciales: desempeñan funciones directas, relacionadas con la prestaciónde los servicios, en la promoción, para personas que demandan los servicios en losestablecimientos proveedores.c. Servicios administrativos: desempeñan funciones propias de administración general,en los elementos de la planificación, finanzas, servicios generales, abastecimiento,mantenimiento de equipos e infraestructura, alimentación, etc., para garantizar lascondiciones y funcionamiento, tanto en el nivel Central como Local.2. La clasificación de puestos se aplicará en el contexto de la política de salarios.3. Mejorar el salario de los técnicos y profesionales de la salud, para hacerlo competitivocon los niveles centroamericanos, de forma que se disminuya la pérdida de recursosvaliosos para el sector.VI. NORMAS1. Corresponde a la División General de Recursos Humanos la actualización periódica delos descriptores de puestos.2. Los descriptores de puestos se realizarán en función de los cambios estructurales,organizativos, y/o tecnológicos que se originen, como consecuencia de reformas ymodernización de la administración del estado.3. El análisis y descripción de puestos se hará sobre la base de la metodología establecidapor el estado para ese fin.4. En el análisis y descripción de los puestos y perfiles, se hará en forma participativa,debiendo organizar un Comité Técnico, de carácter temporal, integrado por funcionarios dela División General de Recursos Humanos, Responsables de Recursos Humanos de lasunidades locales, técnicos y representantes de los empleados que tengan plenoconocimiento y experiencia de los puestos.5. Las fichas de Descriptores de Puestos deben ser validadas y firmadas por el ocupantedel cargo y superior inmediato.6. Concluido el proceso de actualización de clasificación de puestos se deben ordenar lospuestos funcionales y su ubicación, en correspondencia plena de lo real respecto a lonominal, que certifique la transparencia en la gestión de los recursos humanos.7. Los directores y responsables de recursos humanos de los establecimientos, debenreportar oportunamente los cambios organizativos y funcionales, para manteneractualizados los descriptores de puestos, debiendo realizar previamente el trámite para lacreación del nuevo puesto, argumentando y justificando su necesidad.8. Los nombramientos y movimientos de actualización de personal en las nominas, debentomar como base de referencia las denominaciones aprobadas en el catálogo declasificación de puestos. Manual de Procedimientos de Clasificación de Puestos DivisiónGeneral de Recursos Humanos
  23. 23. 9. Solamente la División General de Recursos Humanos, es la instancia facultada paraactualizar y crear nuevos puestos, así como la gestión ante la Dirección General de FunciónPública para la incorporación dentro del clasificador de puestos.. PROCEDIMIENTOSEl proceso de clasificación de puestos, inicia con la actualización y/o creación de losDescriptores de Puestos y Perfiles, conforme el siguiente grafico.El proceso de clasificación de puestos, correspondiendo a las divisiones de RecursosHumanos y entes descentralizados, el procedimiento de análisis y descripción depuestos y perfiles, como parte de la funciones delegadas por Ley.La descripción de puestos y perfiles:Consiste en el análisis realizado sobre los hechos y el puesto, no en función de las persona.Su importancia se expresa en los siguientes aspectos: En la planificación contribuye a ladeterminación de los puestos que se requerirán en el futuro.En la provisión se utiliza para identificar los perfiles de los candidatos que se contratarán.En la Inducción es el punto de partida en para inducir al recursos ya que refiere el contextoorganizativo, atribuciones, relaciones y responsabilidades que son inherentes al puesto.En la gestión del desempeño sirve como punto de referencia para a establecer losparámetros de medición con los que será evaluado la persona.En el desarrollo de los recursos es un elemento básico para identificar la brecha entre elperfil del puesto y del ocupante, para formular el plan de actualización y desarrollo delpersonalEn la Higiene y seguridad, permite conocer los riesgos y condiciones de trabajo en que sedesempeñará el recurso que ocupe el puesto, lo que permitirá mejorar las condicioneslaborales de los empleados. Con relación a los salarios es de vital importancia paradeterminar la remuneración de los puestos.El procedimiento de análisis de la valoración del puesto:Se basa en el contenido de la ficha del descriptor del puesto, por medio de los cuales se lesasigna una escala de valoración, dentro de parámetros establecidos. La valoración estáestructurada por tres factores: competencia, solución de problemas y responsabilidad.Factor de Competencia: Conjunto de conocimientos, experiencias, habilidades requeridaspara desempeñar adecuadamente el puesto, sean estas técnicas, gerenciales o deinterrelación.
  24. 24. Factor de Solución de Problemas: autonomía del pensamiento requerida para identificar,definir y solucionar, de forma creativa, los problemas a que se enfrenta el puesto.Factor de Responsabilidad: es la acción de responder por las atribuciones, decisiones yconsecuencias derivadas del quehacer del puesto. Libertad para actuar, magnitud, asociadaal puesto, como gerencia recursos, propone y decide sobres magnitudes económicas entreotras e impacto, con respecto a la incidencia de resultados en la organización. Su valoraciónimplica medición de la contribución del puesto sobres los resultados finales.El procedimiento de clasificación de puestos:Se realiza una vez que son descritos y valorados los puestos, los que se agrupan enfamilias funcionales y puestos tipos. Actualmente los niveles de clasificación establecidas,comprenden en veintidós niveles: Análisis y Descripción de Puestos y PerfilesEl procedimiento de descripción de puestos, constituye la base principal del proceso declasificación de puestos, ya que en él se identifica y describe la misión, responsabilidades,funciones, actividades, relaciones internas y externas, los requisitos necesarios para cadapuesto, así como su importancia relativa, en base a los resultados que aporta a la misión yobjetivos de la organización.El siguiente esquema presenta los ocho elementos principales que se analizan en la fichade cada puesto
  25. 25. ClasificaciónLa División General de Recursos Humanos, interactúa con la División General en contrastede los resultados de la clasificación efectuada por la instancia rectora.
  26. 26. ANEXOSFormulariosAnexo Nº 1- Ficha del Descriptor del Puesto y Perfil5Descripción del Puestol.- IdentificaciónNombre del Puesto:Nombre de la Persona Ocupante:Puesto Superior Inmediato:Nombre de la Persona Ocupante:Institución u Organismo:Dirección / Área:Fecha Validez:Aprobado por: ____________ ___________ (Ocupante) (Superior)Il.- Misión:III. Dimensiones:Nº de personas subordinadas: Directos: Totales:Magnitudes Económicas (en miles de córdobas):Otras magnitudes:
  27. 27. NATURALEZA Y ALCANCE1. Organigrama.2. Naturaleza de la Función(Funciones y Actividades Principales)Función 1:Resultado 1:Actividades:1.1.1.2.1.2.Función 2:Resultado 2:Actividades:2.1.2.2.2.3.Función 3:Resultado 3:
  28. 28. Actividades:3.1.3.2.3.3.3.- Relaciones Principales con otros puestos de trabajo a lo interno de la Institución(Indique cargos, motivos y frecuencias)4.- Relaciones Principales con otras Instituciones u Organizaciones(Indique institución u organización, puesto, motivos y frecuencia)V. Naturaleza de los Problemas(Aspectos que suponen mayor dificultad o complejidad en el Puesto. Pueden serProblemas de orden técnico, gerencial o derivado de las relaciones humanas.Explique brevemente el problema y su incidencia))VI. Naturaleza de la Responsabilidad(Decisiones propuestas o contribuciones más significativas propias del puesto)VII.- Otros aspectos:(Indicar si son necesarios otros aspectos significativos que permitan conocer mejorel puesto y que no hayan sido explicadas en los puntos anteriores)Perfil del PuestoNombre del Puesto:Nombre de la Persona Ocupante:Puesto Superior Inmediato:Nombre de la Persona Ocupante:Institución u Organismo:Dirección / Área:Fecha Validez:Aprobado por: ____________ ___________ (Ocupante) (Superior)Perfil del Puesto:1. Formación: nivel y especializaciónNivel académicoTitulación Específica2. Conocimientos:Conocimientos específicos:Idiomas: (indicar nivel: básico, intermedio, avanzado)Informática: (indicar nivel: básico, intermedio, avanzado)3. Experiencia:Tipo de experiencia
  29. 29. Duración de la misma:4. Otros requisitos: (indicar aquellos que requieran acreditación o registro)5. Competencias o Características PersonalesCompetenciasHabilidades6. Condicione de Trabajo6.1 DificultadEsfuerzos físicos:Frecuencia con que se realizan:Frecuencia de exposición:6..2. PeligrosidadProbabilidad de accidente:Frecuencia de exposición:6.3 Otras condiciones especiales:Disponibilidad:Incompatibilidad:6.4 Horario:Turnos: (mañana/ Tarde/ Noche o Fin de Semana o ambos combinados)Anexo Nº.2 - Instructivo para el llenado de la Ficha del Descriptor del Puesto.IdentificaciónEs el conjunto de datos que permiten situar el puesto dentro de la organización al momentode la actualización, integrando las siguientes variables: Nombre del puesto Nombre del o la ocupante del puesto Puesto del superior inmediato Nombre del o la superior inmediato Nombre del organismo o institución Nombre de la dirección o área en la que se ubica el puesto Fecha en que se valida la información Firma del o la ocupante y firma del o la superiorMisiónEs la expresión de la responsabilidad asumida por un puesto dentro del área organizativaen la que está ubicado. Es un aspecto sustantivo, que indica la razón de ser del puesto, porqué y para qué existe, define los límites y guías de actuación.Por ejemplo; de acuerdo al nivel jerárquico que ocupe el puesto las accionescomprenden:Una vez analizados todos estos factores se realizan las siguientes preguntasACCION FUNCION GUIAS RESULTADOS
  30. 30. ¿Qué hace?¿Dónde lo hace?¿De acuerdo con?¿Para qué?Se recomienda la elaboración de la misión una vez que se han adoptado todas lasfunciones.DimensionesSe establece de acuerdo a la magnitud de tres variables: Número de subordinados que el titular del puesto tiene bajo su cargo, sean estos directoso indirectos. Magnitudes económicas; puede ser presupuesto, gastos, inversiones, ingresosespecíficos, sobre los que incide el puesto. Otras magnitudes significativas, dimensiones materiales o de otro tipo, relacionadasdirecta o indirectamente con el puesto (equipo de transporte, equipo de oficina, etc.).Naturaleza y alcance del puesto a) Parte de ubicar al puesto en el organigrama en relación a los otros puestos: Caracterización de las funciones de los puestos subordinados (5).b) Se establece la naturaleza de la función, en relación tres variables: funciones, resultadosy actividades principales. Funciones, corresponde a las responsabilidades básicas del puesto de trabajo, entérmino de resultados parciales. Las funciones deben tener como máximo de seis a ochofunciones. Resultados; es el producto esperado que se genera con la realización de las todas lasactividades que dan cumplimiento a la función. Actividades; son las acciones más importantes relacionadas a la función que el puestodebe desarrollar para lograr los resultados previstos. Deben comenzar siempre con unverbo en infinitivo que indica la acción, debe responder a la siguiente pregunta.Qué hace el puesto, dónde y cómo realiza su trabajo dentro del proceso global de laorganización.c) Se detallan las relaciones principales con otros puestos y/o áreas dentro de laorganización, en donde se debe precisar los motivos de la relación, el puesto, área yfrecuencia.d) Se anotan las relaciones principales con otras organizaciones públicas, privadas,organismos financieros, donantes, sociedad civil, con los que tenga que interactuar,
  31. 31. detallando el nombre de la organización, puesto que ocupa el interlocutor, motivo de larelación y frecuencia.Naturaleza y alcance de los problemasEste apartado debe señalar: Los aspectos de mayor complejidad y /o dificultad, referidos a las funciones y actividadesdel puesto, los problemas pueden ser de orden organizativo, técnicos, gerenciales y/ohumanos.División General de Recursos Humanos Especialización/conocimientos necesarios para dar respuesta a las dificultades y /ocomplejidades.Naturaleza de la responsabilidadGrado de libertad de actuación del puesto para realizar sus finalidades. Decisiones más significativas: (autorizar política, selección de personal, etc.). Propuestas más significativas: (proponer aumentos de plantillas, etc.). Directrices, normas, reglamentos e instrucciones. Control de sus actividades y sus resultados.Otros aspectosCualquier información significativa y necesaria que permita comprender el puesto y quecomplemente la descripción.Perfil del PuestoEs el bagaje de conocimientos generales y específicos, experiencias, habilidades ycompetencias (características personales) que se requieren para desempeñaradecuadamente un puesto.¿Qué lo compone?1. Formación, Disciplina y Especialidad2. Conocimientos3. Experiencias4. Otros requisitos5. Competencias6. Condiciones1. Formación, Disciplina y EspecialidadEn este apartado se indicará el grado académico requerido y la titulación específica de ladisciplina o especialidad.2. ConocimientosComprende tres ítem; conocimientos específicos, idioma e informática.Conocimientos Específicos: se indican la formación adquirida previamente, a través de laeducación o de la experiencia, sobre materias específicos necesarias para el normaldesempeño del puesto.Idioma: se indica el idioma o lengua que habla y el dominio de éste, nivel, intermedio,básico o avanzado, si el puesto lo requiere.Informática: se indican los programas o paquetes de informática que maneja, nivel dedominio, básico, intermedio o avanzado, si el puesto lo requiere.3. ExperienciasSe indica el tipo de experiencia que requiere el puesto, ya sea en actividades, funciones yroles de naturaleza similar, que deben haber sido desempeñados con anterioridad, asícomo el número de años requeridos en la experiencia.4. Otros requisitosCualquier requisito que sea necesario para el adecuado desempeño del puesto y que exijaacreditación o registro, por ejemplo licencia de conducir, registro de profesión médica,licencia de operación, entre otros.5. CompetenciasLas competencias que se requieren en este acápite, están referidas a las característicaspersonales que se expresan en comportamientos que aseguran un desempeño exitoso del
  32. 32. puesto, las que deben expresarse de acuerdo al nivel de desarrollo que este exige, las quese encuentran incluidas en anexo 3 Diccionario de competencias de la función pública.6. Condiciones de TrabajoEste acápite aborda cuatro ítems: esfuerzo físico, peligrosidad, otras condiciones especialesy horario, que expresa la condición laboral del puesto.  Además del esfuerzo físico que se requiere, se indica la frecuencia con que se realiza, la exposición.  Peligrosidad; se reflejara si el puesto tiene alguna posibilidad de accidente así como la frecuencia de exposición a éstos.  Otras condiciones especiales, refiere la disponibilidad del puesto para atender cualquier situación, así como las incompatibilidades que éstas representen.  Horario: se refiere el horario en que se desempeñará el puesto, turnos mañana/  Tarde/ Noche o Fin de Semana o ambos combinados.Anexo Nº 3 - Diccionario de Competencias de la FunciónLas competencias orientadas por la Función, deben seleccionarse en dependencia de losobjetivos y los descriptores del puesto.1. Identificación con el servicio públicoEs la voluntad de orientar el propio trabajo hacia el cumplimiento de la misión de laorganización, entendiendo el propio rol dentro de los objetivos globales. Implica tener uncompromiso con la sociedad y una voluntad de servicio al ciudadano como proyecto establede la organización.2. Orientación al usuario(a).Implica un deseo de ayudar o servir al usuario(a para satisfacer sus necesidades.Significa centrarse en entender, descubrir y satisfacer sus demandas y defender susderechos.3. Integridad.Supone actuar de acuerdo con la legalidad, manteniendo un criterio objetivo e imparcial,desprovisto de cualquier interés personal. Implica ser y demostrar honestidad,transparencia, credibilidad y lealtad como norma de comportamiento.4. Afán de logro y superación.Es el esfuerzo y la preocupación por realizar bien el trabajo y alcanzar o sobrepasardeterminados resultados. Los estándares de comparación pueden ser el propio rendimientoen el pasado (superación), objetivos marcados por la organización, mejoras en la eficienciao la calidad o metas personales.5. Trabajo en equipo y cooperación.Implica la intención de colaboración y cooperación con otros, participar en un grupo, trabajarcoordinadamente. Para que esta competencia sea efectiva, la intención debe ser genuina.La cooperación y el trabajo en equipo pueden darse dentro de la unidad o en relación conotros departamentos.6. Efectividad personal.Es la capacidad de conseguir buenos resultados a través de la autogestión del trabajo,mostrando confianza en las propias habilidades y criterios, así como autocontrol ensituaciones conflictivas.7. Flexibilidad y adaptabilidadEs la habilidad de ajustarse para trabajar eficazmente en distintas y variadas situaciones ycon personas o grupos diversos. Supone aceptar sin problemas los cambios en laorganización y en el propio trabajo, así como entender y aceptar otros puntos de vista.8. Iniciativa.Es la habilidad para identificar y valorar oportunidades, problemas u obstáculos y llevar acabo acciones para dar respuesta. Por tanto es una predisposición a actuar proactivamente,lo que incluye actuar anticipándose a las situaciones.
  33. 33. 9. Capacitación y auto desarrollo.Incluye el afán de poner en práctica y ampliar conocimientos técnicos, profesionales o degestión, así como transferir aquellos conocimientos relacionados con el trabajo.10. Desarrollo de personas.Implica un esfuerzo constante por mejorar el aprendizaje o el desarrollo de los demás apartir de un apropiado análisis de sus necesidades y de la organización.Se centra en el interés por desarrollar a las personas, impulsando su crecimiento en laorganización, no limitándose exclusivamente a proporcionar formación.11. Liderazgo de equipo.Supone asumir el rol de líder del equipo de trabajo y el deseo de guiar a los demásconvirtiéndose en un ejemplo a seguir. Implica transmitir al equipo una visión u objetivosclaros y conseguir el compromiso del equipo.12. Pensamiento estratégico.Es la habilidad de vincular visiones a largo plazo y conceptos amplios con el trabajo diario.Supone identificar los elementos esenciales y trasladarlos a soluciones en el trabajo quepermitan que el departamento o área contribuya a la estrategia de la organización. Anexo Nº. 4 - Mapa de Competencias
  34. 34. Anexo Nº.5 – Verbos usados en la DPTCONTENIDO DE LOS VERBOS MÁS USUALES EN LA DESCRIPCION DEPUESTOS DE TRABAJOAnalizar: Estudiar o examinar situaciones o problemas considerando por separado suspartes.Aprobar: Dar la conformidad a algo hecho o para que se haga.Asesorar: Informar o dar consejos a alguien sobre ciertos temas o asuntos.Controlar: Hacer seguimiento preciso del desarrollo de una función o actividad ejecutadapor otros, cuantificándola o emitiendo juicios sobre el cumplimiento de lo establecido yproponiendo las medidas correctoras.Coordinar: Disponer ordenadamente la utilización de medios y recursos diferentes demanera que sean compatible, en tiempo y/o espacio, para la obtención de los objetivos oresultados propios pretendidos.Decidir: Disponer o decir lo que hay que hacer en caso de duda o controversia.Dirigir: Ordenar la actualización de las personas, así como definir o regularla utilización de los otros recursos para asegurar la obtención de un fin, responsabilizándosede los resultados.Elaborar: Manejar una primera materia (imput/entrada/inicio) para transformarla en unproducto (output/salida final).Informar: Aportar datos o comunicar hechos, situaciones, etc.Organizar: Distribuir los recursos y definir las funciones, las competencias, las secuenciasde actuación y las responsabilidades de los distintos miembros de un equipo, optimizandosu utilización.Planificar: Establecer la secuencia de desarrollo de conjuntos de acciones con resultadosparciales concretos en un entorno de tiempo (normalmente medio y largo plazo).Programar: Establecer la secuencia de acciones y operaciones, como desarrollo de unplan, en un entorno de tiempo normalmente próximo.Proponer: Presentar al puesto/s que tiene competencia para decidir un determinado plan oproyecto buscando su conformidad para llevarlo a efecto.Realizar: Ejecutar personalmente una acción, por ejemplo mecanografiar, archivar,trasladar, limpiar, etc.Revisar: Comprobar: El estado y/o funcionamiento de una instalación, equipo o elemento de ésta, La exactitud de documentos, Las acciones de un proceso, con el fin de poder restablecer, en su caso, la correctafuncionabilidad y/o fiabilidad.Supervisar: Analizar globalmente los resultados, los medios utilizados o los hitosimportantes de uno o varios procesos para su validación.Marcar lo que se ha de hacer y controlar su ejecución de un modo cercano a la actividad.Vigilar: Observar los resultados, los medios utilizados o los hitos importantes de uno ovarios procesos para su validación.Planificar: Establecer la secuencia de desarrollo de conjuntos de acciones con resultadosparciales concretos en un entorno de tiempo (normalmente medio y largo plazo).Programar: Establecer la secuencia de acciones y operaciones, como desarrollo de unplan, en un entorno de tiempo normalmente próximo.Proponer: Presentar al puesto/s que tiene competencia para decidir un determinado plan oproyecto buscando su conformidad para llevarlo a efecto.Realizar: Ejecutar personalmente una acción, por ejemplo mecanografiar, archivar,trasladar, limpiar, etc.Revisar: Comprobar: El estado y/o funcionamiento de una instalación, equipo o elemento de ésta, La exactitud de documentos, Las acciones de un proceso, con el fin de poder restablecer, en su caso, la correctafuncionabilidad y/o fiabilidad.
  35. 35. Supervisar: Analizar globalmente los resultados, los medios utilizados o los hitosimportantes de uno o varios procesos para su validación.Marcar lo que se ha de hacer y controlar su ejecución de un modo cercano a la actividad.Vigilar: Observar los resultados, los medios utilizados o los hitos importantes de uno ovarios procesos para su validación.GLOSARIOCompetencias: Son los conocimientos, habilidades, actitudes y destrezas personalesrequeridos para el desempeño efectivo de un puesto, en función de las particularidades delquehacer de la institución y que ésta define a cada funcionario o empleado para serdesarrollados en un período determinado.Cultura Organizacional: Es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantesque los integrantes de una organización tienen en común. La cultura ofrece formas definidasde pensamiento, sentimiento y reacción que guían la toma de decisiones y otras actividadesde los participantes en la organización.Criterio: Se refiere a un valor que se establece y se define en un proceso de evaluaciónpara juzgar el mérito de un objeto o un componente. Así por ejemplo, la calidad confrecuencia constituye un criterio de evaluación de las acciones en salud. El criterio, paratener aplicabilidad real, debe representarse a través de indicadores y descriptoresespecíficos.Desempeño: Es el grado o nivel del cumplimiento de los métodos, sistemas yprocedimientos de trabajo o del marco legal que regula la gestión de los empleados, asícomo por el apego a las funciones o actividades que están consignados para el puesto queocupa la persona que es evaluada, de acuerdo con los perfiles ocupacionales vigentes.Jefe inmediato: Es el servidor público que desempeña el puesto de jefatura inmediatasuperior de la unidad organizativa donde presta sus servicios el funcionario o empleado.6Mérito: Es el conjunto de cualidades y habilidades que se obtienen como resultado delproceso de evaluación al desempeño, que le permite hacer carrera en la Administración.Misión: Es el enunciado que describe la razón de ser de una organización.Nivel de complejidad: son los tramos de contenido organizativo diferenciados del conjuntode actividades que se presentan en la administración central de la Carrera Administrativarepresenta un tramo y se situarán los puestos que por su importancia (valoración) tenganuna puntuación que encaje dentro de la que cada nivel integre.Perfil profesional: Representa los conocimientos técnicos, experiencia y competenciaspersonales en la adecuación a un puesto.Proceso: Conjunto de actividades, pasos, tareas que llevados a cabo de manerasistemática, eficiente y ordenada, constituyen acciones que se traducen en resultados.Producto: Resultado concreto, observable y medible que surge como consecuencia delproceso, proyecto o experiencia desarrollada.Puesto: es un conjunto de funciones, responsabilidades y actividades primarias queconstituyen el elemento básico de la división del trabajo, asignadas o delegadas por la Ley opor la autoridad competente que requiere el empleo de una persona.Tamizaje: Examinar o seleccionar concienzudamente. Consiste en la aplicación de pruebasque permitan, en poblaciones aparentemente sanas y asintomáticas, identificar aquellaspersonas que presentan un riesgo mayor que la población general, de presentar unaalteración determinada, de esta forma la prueba permite distinguir, de una manera sencilla yrápida, individuos que podrían tener una enfermedad de aquellos que no la tienen. El grupocon alta probabilidad es incluido en los programas de vigilancia para un diagnósticodefinitivo y su seguimiento.Valores: Conjunto de comportamientos, actitudes, creencias, principios normativos y estilosadoptados en una organización. Elementos de la cultura de una organización. FIN

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