Your SlideShare is downloading. ×
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Google Apps for Education training_bycr_mcharity13042012

1,454

Published on

Google Apps for Education

Google Apps for Education

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
1,454
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
104
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Training Document By CRM Charity, www.crm-c.com support@crm-c.org +662-207-8612Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 1
  • 2. สารบ ัญGoogle Mail 5Apps mail labs 5การส่งและรับเมล์ 9การแนบไฟล์ 12การ Save Draft 13การจัดกลุมอีเมล์โดยบทสนทนา ่ 14การตอบเมล์ 16การ Print mail (เฉพาะบทสนทนานัน) ้ 18อีเมล์จากหลาย account เข ้า inbox 18การเพิม Signature ่ 20Vacation responder 20การ Enable vacation time 21Chatting and Talk 22การส่ง SMS 23จัดการและจัดเก็บอีเมล์ 24Default Labels 25การสร ้างหรือแก ้ไข Labels 26การใช ้ filter 27การตัง Forward mail ไปยังเมล์อน ้ ื่ 30เคล็ดลับการหาอีเมล์ 32Search autofill 34การสร ้าง Task 35การสร ้างและจัดระเบียบ multiple task lists 36การพิมพ์ และส่ง Task ให ้กับคนอืน ่ 37 ่การเชือมต่อ Task กับ Google Calendar 38 Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 2
  • 3. Google Calendar 39การเปิ ด Calendar 41การเพิมตารางนัดหมาย และ สร ้าง Events ่ 42การเพิมปฏิทนเวลาทีจะมีการเกิดขึนซ้าๆ ่ ิ ่ ้ 46การเพิมข ้อมูลลงในปฏิทน โดยสามารถเพิมได ้หลากหลาย ่ ิ ่ 48การสร ้าง Multi Calendar 50การเลือกใช ้ปฏิทน Multi Calendar ิ 53Practices Google Calendar 54การเพิมการ Reminder ผ่านทาง SMS ่ 55การตังค่าปฏิทนโดยทั่วไป ้ ิ 58แบ่งปั นปฏิทนกับคนอืนๆ ิ ่ 59การเชิญคนทีไม่ได ้ใช ้ Google Calendar แล ้วให ้เค ้าตอบกลับ ่ 60การเพิมปฏิทนของเพือนร่วมงาน ่ ิ ่ 61Google Docs 61การเริมใช ้งาน Google Docs ่ 62การสร ้างเอกสาร 63 ่ ่การเปลียนชือเอกสาร 63Format ทั่วๆไปใน Google Docs 63Format ต่างๆ บน Tool bars 66การแชร์เอกสารใน Google Docs 69Comment Feature ใน Google Docs 71การตังการแจ ้งเตือน เมือมีคนคอมเม ้นต์ใน Google Docs ้ ่ 71การเลือกใช ้ Template บน Google Docs 73การแปลเอกสารด ้วย Function การ Translate บน Google Docs 74Google Docs บนมือถือ 76Google Spreadsheet 77Advance format ใน Google Spreadsheet 77การสร ้าง Chart จากข ้อมูล 80 Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 3
  • 4. Google Presentation 85การสร ้าง Presentation ด ้วย Template 85การสร ้าง Animation 86การใช ้ Google Presentation ในการพรีเซนต์งานจริงๆ 88Google Forms 89รูปแบบของ Form ทัง 7 แบบ (ดังภาพ) ้ 89การสร ้าง Form 90การสร ้าง Form จาก Spreadsheet ทีมอยูแล ้ว ่ ี ่ 90 ้ ่การตังชือ Form 91การเลือก Theme ของ Form 91สัญลักษณ์การแก ้ไข หรือ ลบคาถาม หรือ สร ้างคาถามทีมรูปแบบเหมือนๆกัน ่ ี 92การเพิมคาถาม ่ 92การจัดหน ้าของคาถามใน Form 93การแก ้ไขคา confirmation 93การส่งอีเมล์ถงผู ้ทีเราต ้องการให ้ตอบ Form ึ ่ 94การ embed form ลงในเว็บไซต์ 94การอนุญาตให ้ผู ้ตอบ form สามารถเข ้ามาแก ้ไขคาตอบได ้ 95การดูข ้อมูลสรุปใน spreadsheet 95การดูข ้อมูลสรุปทีเป็ น Chart ่ 96Google Sites 96การสร ้าง Google site 97การ Manage Site 98 Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 4
  • 5. Google Mail Custom Apps logo โลโก ้ทีอัพโหลดโดย ่ admin Compose Mail สาหรับการเขียนเมล์ใหม่ Inbox สาหรับเช็คอีเมล์ (เลขทีอยูในวงเล็บนั น ่ ่ ้ หมายถึงว่ามีข ้อความจานวนเท่าใดทีคณยังไม่ได ้ ่ ุ เปิ ดอ่าน) Starred ไว ้โชว์ข ้อความทีคณต ้องการให ้มันสาคัญ ่ ุ ่ Chats แสดงรายชือสาหรับแช็ท ่ ่ Sent Mail กล่องข ้อความทีสงออกไป Drafts ข ้อความทีคณร่างไว ้จะถูกเก็บบันทึกไว ้ทีนี่ ่ ุ ่ Spam เป็ นเมล์ทไม่น่าไว ้วางใจ ี่ Trash เมล์ทคณลบทิงจะไปอยูทนี่ คุณสามารถล ้าง ี่ ุ ้ ่ ี่ ข ้อความทีนี่เมือใดก็ได ้ ่ ่ Custom labels ใช ้ในการแบ่งประเภทของอีเมล์ ตามทีคณต ้องการ (ตัวเลขในวงเล็บจะหมายถึง ่ ุ ข ้อความทีคณยังไม่ได ้อ่าน) ่ ุ Contacts เป็ นลิสต์ของอีเมล์ทคณเคยติดต่อ ี่ ุ Tasks ไว ้สาหรับการสร ้าง Things to do listsApps mail labs เป็ นฟี เจอร์ททาง Google ได ้ทดลองปล่อยเวอร์ชน beta ออกมาเพือทดลองใช ้งานฟรี ี่ ั่ ่โดยสามารถส่ง feedback กลับได ้เพือรายงานความผิดพลาดต่างๆได ้ ่ ตัวอย่าง Apps mail labs - Canned responses เป็ นตัวอย่างฟี เจอร์ทตอบโจทย์สาหรับ คนทีต ้องตอบเมล์รป ี่ ่ ู แบบเดิมซ้าๆ ซึงเราสามารถบันทึกข ้อความเหล่านันไว ้เป็ น pattern สาหรับใช ้ได ้ ่ ้ 1. เขียนเมล์ใหม่ขนมา (สาหรับไฟล์รปภาพไม่สามารถทาได ้) ึ้ ู 2. หลังจากเขียนข ้อมูลทีต ้องการสร ้างเป็ น template เสร็จแล ้ว คลิก “New ่ Canned Response” ใต ้หัวข ้อ Save Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 5
  • 6. ื่ 3. พิมพ์ชอของอีเมล์ Template แล ้วคลิก “OK.” 4. ตอนนี้ email template ก็พร ้อมใช ้งานใน canned responses แล ้ว หมายเหตุ; email template ไม่สามารถบันทึกในข ้อมูล ‘To:’ หรือ ‘Subject:’ ข ้อมูลที่สามารถบันทึกได ้มีเฉพาะกล่องข ้อความเท่านัน ้ คุณสามารถใช ้ Email template ในการสร ้างเมล์ใหม่หรือ forward mail โดยมีขนต ้อน ั้ดังนี้ 1. เขียน e-mail ใหม่ 2. ไปยัง Canned responses 3. ข ้างล่างหัวข ้อ Insert เลือก email template ทีต ้องการเลือกใช ้ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 6
  • 7. 4. หลังจากนั น email template ก็จะแสดงขึนมาใน message box ้ ้ การแก ้ไขข ้อมูลใน email template ทาได ้ 2 วิธคอ ี ื1. เขียนเมล์ใหม่แล ้ว insert canned responseหรือ สร ้างเมล์ใหม่และพิมพ์ข ้อมูลใหม่ทงหมด ั้2. แก ้ไขจนเป็ นทีพอใจ ่3. ไปยังเมนู Canned response เลือกคลิกที่ email template เดิมใต ้หัวข ้อ Save Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 7
  • 8. - Undo เป็ นฟี เจอร์สาหรับคนทีชอบเผลอไปกดโดนปุ่ ม send หรือดันส่งเมล์หรือไฟล์ผด ่ ิ โดยเราสามารถ undo ได ้ แต่มข ้อแม ้อยูวาเราต ้องรู ้ตัวภายในไม่กวนาที ี ่ ่ ี่ ิ สาหรับการติดตัง App mail labs สามารถทาได ้โดย คลิกที่ Settings>Labs>ค ้นหา ้feature ทีต ้องการ>Enables ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 8
  • 9. ่การสงและร ับเมล์เขียนและส่งข ้อความ เริมจากการกรอก e-mail address ของผู ้รับ ่ ่ ่Tip; เราสามารถกดตรง To เพือเลือกรายชือทีต ้องการส่งได ้ ่จากนั นพิมพ์ข ้อความแล ้วกดส่ง ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 9
  • 10. Tip;Add CCE-mail ทีกรอกอยูในช่อง Cc จะได ้รับข ้อความเหมือนกับในช่อง To ทุกประการ แต่จะมีจุดที่ ่ ่แตกต่างกัน คือ ผู ้รับไม่จาเป็ นต ้องตอบกลับ เพราะ E-mail ฉบับนี้เป็ นเพียงแค่สาเนาทีต ้องการ ่แจ ้งให ้ทราบเพียงเท่านั น ้Add BCCE-mail ทีกรอกอยูในช่อง Bcc จะได ้รับข ้อความทีเหมือนกับในช่อง To และ Cc ทุกประการ แต่ ่ ่ ่จะมีจุดพิเศษและไม่เหมือนอยูท ี่ ผู ้รับในช่อง To และ Cc จะไม่เห็น E-mail ในช่องนี้ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 10
  • 11. Format Emailเป็ นการเซ็ตรูปแบบของข ้อความทีพมพ์ ่ ิPaint Text เป็ นการย่อหน ้าต่างของ Format email toolbar เข ้าไปRich Text เป็ นการขาย Format email toolbar ออก Google Mails Formatting Options Bold – ทาตัวหนาบางส่วน หรือทังหมด ้ Italics – ทาตัวเอียงบางส่วน หรือทังหมด ้ Underline – ขีดเส ้นใต ้บางส่วน หรือทังหมด ้ Font – เลือกเปลียนรูปแบบตัวอักษร ่ Font Size – เปลียนขนาดของตัวอักษรบางส่วนหรือ ่ ทังหมด ้ Font Color – เปลียนสีของข ้อความบางส่วน หรือ ่ ทังหมด ้ Highlight Color – เน ้นข ้อความด ้วยสีตางๆ ่ Remove Formatting - ลบรูปแบบออกจาก ข ้อความทีเลือก ่ Hyperlink Text – ทา hyperlink กับข ้อความทีเลือก ่ Numbered List – สร ้าง list number ในข ้อความ Bulleted List – สร ้าง bulleted list ในข ้อความ Indent Less – ย ้ายข ้อความเข ้ามาใกล ้ทางซ ้าย Indent More – ย ้ายข ้อความเข ้าไปทางขวามากขึน ้ Quote Text – ใส่ข ้อความในรูปแบบของ quote Left Align – จัดข ้อความชิดซ ้ายของหน ้า Center Align – จัดข ้อความให ้อยูตรงกลางหน ้า ่ Right Align – จัดข ้อความให ้ชิดขวาของหน ้า Right to left* - เปลียนทิศทางของตาแหน่ง ่ ข ้อความไปทางซ ้าย Left to right* - เปลียนทิศทางของตาแหน่ง ่ ข ้อความไปทางขวา Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 11
  • 12. การแนบไฟล์1.คลิก attach a file2.หน ้าต่าง Browse show ขึนมาให ้เลือกไฟล์ เราสามารถเลือกไฟล์ได ้หลาย file โดยใช ้ Shift ้หรือ Ctrl3.กด open ระบบจะทาการ upload files นอกจากนั นเรายังสามารถเพิมไฟล์ทต ้องการได ้ ตรง Attach another file ้ ่ ี่ ต ัวอย่าง ถ ้าคุณเขียน email แล ้วพิมพ์วา "Hi Mike, Im attaching the latest reports" ่ แล ้วคลิก send แต่คณไม่ได ้แนบไฟล์ใดเลย Gmail จะทาการเตือนคุณด ้วยpopup ุ ข ้างล่างนี้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 12
  • 13. การ Save Draft ไม่ต ้องกังวลเรืองข ้อมูลหายเพราะ Apps mail จะทาการบันทึกร่างเมล์ไว ้ภาย ่ ไม่กวนาที หรือหากคุณต ้องการบันทึก draft เพียงแค่กด Ctrl+S (Cmd+S for ี่ ิ Macintosh users) ถ ้าคุณออกจาก drafted คุณสามารถดูหรือแก ้ไขอีกครังหนึงดังนี้ ้ ่ 1. คลิก Drafts 2. คลิกเลือกเมล์ทคณต ้องการเขียนเมล์ตอ ี่ ุ ่ 3. เลือก Edit the message หลังจากนันสามารถ Send, Save Changes หรือ Discard ้ แต่หากว่าคุณไม่ต ้องการ draft นั นแล ้ว เพียงทาตามดังนี้ ้ 1. คลิก Draft 2. เลือก draft ทีต ้องการลบ ่ 3. คลิกเลือก discard drafts Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 13
  • 14. การจ ัดกลุมอีเมล์โดยบทสนทนา ่ ้ ี่ ่ คุณเคยเจอหรือไม่ทบางครัง เมล์ทสงมามีความเกียวข ้องหรือพูดถึงเรืองเดียวกัน แต่ ี่ ่ ่กลับส่งแยกออกมาเป็ นเมล์หลายฉบับตามภาพด ้านล่างApp mail groups จะตอบเมล์กลับเป็ นลักษณะ conversation หรือบทสนทนา ทาให ้เข ้าใจง่าย เมล์ในลักษณะบทสนทนา คือ แต่ละข ้อความจะแสดงออกเป็ นกองซ ้อนกัน เมล์ทอยู่ ี่ ี่ ่บนสุดเป็ นเมล์ทสงมาแรกสุด ส่วนเมล์ทใหม่สดจะแสดงให ้คุณเห็นก่อนเสมอดังภาพ และถ ้า ี่ ุหากส่งมาจากหลายคนชื ่อเมล์กจะมีสทแตกต่างกันด ้วย ็ ี ี่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 14
  • 15. ถ ้าคุณต ้องการดูข ้อความทังหมดในบทสนทนา เพียงแค่คลิก Expand all แต่หาก ้ต ้องการดูแค่ข ้อความใดข ้อความหนึงทีกองซ ้อนกัน เพียงแค่คลิกกด ข ้อความนั นก็จะขยาย ่ ่ ้ออกมา และหากต ้องการปิ ดก็เพียงแค่กดตรงข ้อความนั นอีกครังหนึง ้ ้ ่ และหากต ้องการ Forward อีเมล์แบบสนทนาทังหมดก็เพียงแค่เลือก forward all ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 15
  • 16. ตัวอย่าง mail ทีมการแนบไฟล์ ่ ีการตอบเมล์ เราสามารถตอบได ้ 2 แบบคือ ่ ่ 1. ตอบเฉพาะคนทีสงเมล์ 2. ตอบเมล์กลับไปหาทุกคน Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 16
  • 17. หรือจะเลือก Forward mail ก็ได ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 17
  • 18. การ Print mail (เฉพาะบทสนทนานน) ั้ คลิก More>printอีเมล์จากหลาย account เข้า inbox ตังค่าโดยไปที่ Setting>accounts>add a mail account you own ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 18
  • 19. กรอก Email ทีต ้องการเพิม ่ ่ เลือก Send through Gmail เพือให ้ Gmail ส่ง verify code ยันยันความเป็ น ่เจ ้าของเมล์นัน ้ เลือก Send verification หลังจากนั นให ้นา Verify code จากเมล์ทเราต ้องการเพิมมาใส่แล ้วกด verify ้ ี่ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 19
  • 20. การเพิม Signature ่ ่ เป็ นการเพิมลายเซ็น หรือลงชือไว ้ยังตอนท ้ายของเมล์โดยอัตโนมัต ิ โดยสามารถเลือก ่ให ้ส่วนนี้ทางานได ้โดย Setting>General>Signature> แล ้วกรอก Signature ทีคณต ้องการ ่ ุลงไปVacation responder หากว่าเราอยูในช่วงพักร ้อน พักผ่อน หรือจะไม่สามารถใช ้อินเตอร์เน็ ตได ้ เราสามารถตัง ่ ้ค่าให ้ Google Apps mail vacation responder บอกกับผู ้อืนรู ้ว่าเราไม่สามารถตอบเมล์ได ้ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 20
  • 21. วิธการตังค่า Google Apps mail vacation responder ี ้ 1. Sign in ไปยัง App mail account 2. เลือก Setting 3. จาก general tab, เลือก vocation responder on 4. กรอกหัวข ้อ(Subject) และข ้อความ (Message) ่ 5. หากต ้องการบอกให ้เฉพาะคนทีอยูในรายชือติดต่อคุณสามารถเลือกตรง only send ่ ่ ่ ่ a response to people in my Contacts แต่หากคุณไม่เลือกคนทุกคนทีสงเมล์ถงึ คุณก็จะได ้รับ auto-response นี้ 6. คลิก save changesการ Enable vacation time วิธการตังค่า Setting>Lab>Vacation Time>Enable ี ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 21
  • 22. ตัวอย่างหน ้าตาของ Vacation responder ที่ Enable vacation time แล ้วChatting and Talk 1. ตรงช่อง Search, chat, or SMS 2. กรอกเมล์ผู ้ทีต ้อง invite to chat ่ 3. เลือกตรง Profile > Invite to chat 4. หลังจากนั นผู ้ทีถก Invite จะต ้องตอบตกลงถึงจะแช็ทกันได ้ ้ ่ ู Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 22
  • 23. ่การสง SMS 1. ตรงช่อง Search, chat, or SMS 2. กรอกเมล์ผู ้ทีต ้องการส่ง SMS ่ 3. เลือก Send SMS 4. กรอกหมายเลขโทรศัพท์พร ้อมระบุประเทศหมายเหตุ สาหรับการใช ้งานที่ Google ให ้ credit ไว ้แค่ 50 ครังหมายความว่า หากคุณส่ง SMS ้ออกไปแล ้วมีการตอบกลับ Credit ของคุณก็ยงคงมีเท่าเดิม (คือคงเหลือ 50 ครัง) แต่หากคุณ ั ้ส่งไปแต่ไม่มการตอบกลับ credit ของคุณก็จะลดลง เหลือแค่ 49 ครังเป็ นต ้น ี ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 23
  • 24. +++ ข ้อดีของ SMS นี้คอช่วยให ้คุณติดต่อกับคนในทีมงานที่ offline อยูได ้อย่างมี ื ่ประสิทธิภาพมากยิงขึน และยังช่วยประหยัดค่าใช ้จ่ายอีกด ้วย ่ ้จ ัดการและจ ัดเก็บอีเมล์ ● การใช ้ labels เพือจ ัดการก ับอีเมล์ ่ ใน Google App Mail เราใช ้ Labels ในการจัดการกับเมล์แทนการใช ้ Folders ทาไมถึงใช่ Labels ไม่ใช่ folders? เพราะถ ้าเราเก็บเมล์เป็ นโฟลเดอร์ ก็เหมือนกับแค่เราแยกเมล์เป็ นกองๆ ลองนึกดูเล่นๆ ี่ ่ ้ ่ ัว่าถ ้าเกิดเมล์ทกองๆ อยูนันเป็ นเมล์ตอบกลับ เมล์ท ี่ forward มาบ ้าง แต่เป็ นเรืองทีสมพันธ์กันหมายความว่าเราต ้องมานั่ งคัดกรองเมล์เอง ่ ่ แต่ถ ้าเป็ น Labels คือสิงทีทาได ้เหมือน folder ทุกอย่างทีตางกันตรงทีวา Google App ่ ่ ่ ่Mail มีลักษณะการส่งเมล์เป็ นแบบ conversation หรือบทสนทนา ซึ ่งหมายความว่า เพียงแค่เรา แยกเมล์นันเมล์เดียวลง Label ใด Label หนึง ทุก conservation ทีเกียวกับเมล์นันจะเก็บไว ้ ้ ่ ่ ่ ้ใน Label ทันที Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 24
  • 25. เพือให ้เห็นความแตกต่างของ Labels และ Folders ชัดเจนขึนสามารถอ่านตาราง ่ ้ด ้านล่างนี้ Labels Foldersหนึง Conversation สามารถมีได ้มากกว่าหนึง ่ ่ คุณสามารถใส่ได ้เฉพาะหนึงข ้อความต่อหนึง ่ ่Label Folder เท่านั น ้หนึง Conversation สามารถมีได ้หลาย ่ คุณต ้องจาว่าคุณเก็บเมล์นันไว ้ใน Folder ไหน ้locations (ทัง Inbox, All mail, Sent Mail, ้ ่etc.) ซึงทาให ้ง่ายต่อการหาในภายหลังคุณสามารถค ้นหา Conversation ด ้วย Label คุณไม่สามารถค ้นหาโดยระบุ Folder นั นๆได ้ ้ ถึงแม ้ว่าคุณลบ label นั นทิง เมล์ทเกียวข ้องก็ยังอยูไม่หายไปไหน ้ ้ ี่ ่ ่Default Labels โดยปกติแล ้ว Apps mail มี Labels ทีสร ้างขึนอัตโนมัตอยูแล ้วดังนี้ ่ ้ ิ ่ ่ 1. Inbox เป็ น label ทีแสดง conversations (ซึงตัวเลขที่ ่ แสดงในวงเล็บหมายถึงจานวน เมล์ทคณยังไม่ได ้อ่าน). ี่ ุ 2. Starred label นี้จะแสดงเฉพาะข ้อความทีคณได ้ทา ่ ุ ่ สัญลักษณ์รปดาวเอาไว ้ ซึงการให ้ดาวคือการให ้ความสาคัญกับ ู conversations หรือ ข ้อความ หรือใช ้เพือเป็ นเครืองหมายเตือนให ้ ่ ่ รู ้ว่าคุณต ้องการติดตามข ้อความ หรือ Conversation นั นใน้ ภายหลัง **การเพิมสัญลักษณ์รปดาวทาได ้โดยคลิก "star" บน ่ ู หน ้าข ้อความ ่ 3. Chats เป็ น label ทีเก็บรายชือผู ้ติดต่อ ่ 4. Sent Mail เป็ น label ทีเก็บข ้อความทีคณออกไป. ่ ่ ุ 5. Drafts เป็ น label สาหรับเก็บร่างเมล์ 6. All Mail เป็ น label สาหรับเก็บเมล์ทังหมด ทังกล่องขาเข ้า กล่องขาออก ้ ้ ี่ ่ 7. Spam เป็ น label ทีเก็บเมล์ทสงเข ้ามาแล ้วสงสัยว่าเป็ นเมล์ไม่น่าไว ้วางใจ ่ 8. Trash เป็ น label ทีเก็บข ้อความทีคณได ้ลบไปแล ้ว คุณสามารถทาให ้ label นี้วางได ้ ่ ่ ุ ่ หากคุณต ้องการ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 25
  • 26. การสร้างหรือแก้ไข Labels 1. เปิ ดเมล์ทต ้องการสร ้าง label เลือก label > create new ี่ ื่ 2. ใส่ชอ label ใหม่แล ้วกด create Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 26
  • 27. ี่ ี ั 3. หากต ้องการแก ้ไขข ้อมูลของ label ดูตรงหัวเมล์ทมสญลักษณ์ label คลิกหนึงครังแค่นี้ ่ ้ ่ ่ เราก็สามารถกาหนดสีของ label เปลียนชือ ปิ ดการแสดง label นี้ หรือลบทิงเลยก็ได ้ ้การใช ้ filter Filter ถ ้าแปลเป็ นไทยตรงๆเลยคือ เครืองกรอง หรือกระดาษกรอง ่ แต่ถ ้าสาหรับ Apps mail แล ้ว Filter จะทาตามคาสั่งตามเกณฑ์ทคณสร ้างขึน ี่ ุ ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 27
  • 28. ่ทาไมถึงต้องมี Filter แล้ว Filter ชวยอะไร? ลองนึกดูเล่นๆว่า หากเมล์ทคณรับมาจากห ้องสมุดเพือเตือนคาจาคุณว่าคุณต ้องคืน ี่ ุ ่หนั งสือภายในอีกสามวัน หนึงเทอมคุณยืมไปกีเล่มแล ้วต ้องมีเมล์แจ ้งเตือนนี้เข ้ามากีฉบับ ่ ่ ่ Filter จะช่วยทาให ้คุณสามารถรับมือกับอีเมล์ทคณรู ้ว่าจะส่งมาโดยใคร หัวข ้อหรือ ี่ ุเนื้อหาแบบไหน แล ้วจะทาไหนกับมัน พอเห็นภาพแล ้วน่ะครับ เราลองมาสร ้าง Filter กันเลย 1. คลิกต ้อง Settings (บนมุมบนขวาของหน ้า Apps mail). 2. คลิก Filters 3. คลิก Create a filter 4. กรอก filter criteria ทีคณต ้องการ ตัวอย่างเช่น, Has the words: Newsletter. ่ ุ 5. คลิก Test Search เพือดูวามีข ้อความไหนทีเข ้ากันกับ filter term ทีกรอกลงไปหรือ ่ ่ ่ ่ เปล่า 6. หลังจากนั นก็สร ้าง Filter (Create filter with this search) ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 28
  • 29. 7. เลือกว่าต ้องการทีจะทาอย่างไรกับเมล์นี้ ่8. สมมติวาเราต ้องให ้ทุกข ้อความทีเกียวกับ Newsletter ให ้เก็บไปยัง label PR & ่ ่ ่ Marketing เราก็คลิกเลือกตรงช่อง Apply the label: > เลือก Label Pr & Marketing Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 29
  • 30. 9. หลังจากนั นเราสามารถเข ้าไปแก ้ไขหรือลบ Filter นี้ได ้ใน Setting > Filters จะมีปมให ้ ้ ุ่ edit กับ delete อยู่การตง Forward mail ไปย ังเมล์อน ั้ ื่ เป็ นทางเลือกสาหรับกรณีทคณมีหลายอีเมล์ การ Forward mail ไปยังเมล์อนจะช่วยให ้ ี่ ุ ื่ ้ ่ ีคุณสามารถจัดการกับทุกเมล์ได ้ง่ายขึน ซึงวิธการตังค่ามีดังนี้ ้ 1) คลิก Settings บนมุมขวาบนหน ้าApps mail และเปิ ดไปยังหน ้าแถบ Forwarding and POP/IMAP ดังภาพ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 30
  • 31. 2) เลือก Add a forwarding address แล ้วกรอกเมล์ทต ้องการ Forward ลงไปแล ้วกด ี่ Next3) หลังจากนั นให ้นา verify code จากเมล์ทเราต ้องการ forward mail ไปมาใส่ แล ้วกด ้ ี่ Verify ่ ่4) หลังจากที่ Verify แล ้วเราสามารถระบุได ้ว่า Forward mail ทีสงไปยังเมล์นัน เราจะทา ้ อย่างไรต่อดี Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 31
  • 32. ระหว่าง Keep mail’s copy in the inbox : เก็บเมล์ไว ้ที่ inbox หรือ Mark mail’s copy as read : ให ้เก็บเมล์ไว ้ และ ทาให ้เป็ นอ่านแล ้ว หรือ Archive mail’s copy : ให ้ archive เก็บไว ้ หรือ Delete mail’s copy : ให ้ delete เมล์นัน ้ พอทาการตังค่าทุกอย่างเสร็จแล ้วก็กด Save Changes เป็ นอันเสร็จเรียบร ้อย ้เคล็ดล ับการหาอีเมล์ Operator Definition Example(s) ใช ้ระบุคนส่งเฉพาะเจาะจง Example - from:amyfrom: Meaning - ข ้อความจาก Amy ใช ้ระบุคนรับเฉพาะเจาะจง Example - to:davidto: ่ ่ Meaning – ทุกข ้อความทีสงถึง David ค ้นหาคาในบรรทัด subject Example - subject:dinnersubject: Meaning – ข ้อความทีมคาว่า ่ ี "dinner" อยูใน subject ่ ค ้นหาสาหรับข ้อความทีเข ้ากัน ่ Example - from:amy OR ระหว่าง 2 from:davidOR Meaning – ข ้อความจาก Amy หรือ *OR จะต ้องตัวใหญ่เท่านั น ้ จาก David ใช ้สาหรับลบคาทีไม่ต ้องการออกจาก Example - dinner -movie ่- การค ้นหา Meaning – ข ้อความทีมคาว่า ่ ี(hyphen) "dinner" แต่ไม่มคาว่า "movie" ี ค ้นหาข ้อความด ้วย label* Example - from:amy label:friends Meaning – ข ้อความจาก Amy ทีอยู่ ่ ใน label "friends" Example - from:david label:my-label: family Meaning – ข ้อความจาก David ทีอยู่ ่ ่ *ซึงการค ้นหานี้จะไม่แสดง label ที่ ใน label "My Family" ไม่เกียวข ้องกับข ้อความนี้ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 32
  • 33. ค ้นหาข ้อความทีมการแนบไฟล์ ่ ี Example - from:david has:attachmenthas:attachment Meaning – ข ้อความจาก David ทีม ี ่ การแนบไฟล์ ่ ค ้นหาข ้อความทีอยูในรายชือผู ้ติดต่อ Example - list:info@example.com ่ ่ Meaning – ข ้อความทีมคาว่า ่ ีlist: info@example.com อยูใน headers, ่ sent to หรือ from รายชือนี้ ่ ่ ค ้นหาว่ามีการแนบไฟล์ด ้วยชือหรือ Example - ประเภทไฟล์นหรือเปล่า ี้ filename:physicshomework.txt Meaning – ข ้อความทีมการแนบไฟล์ ่ ีfilename: ่ ด ้วยชือ "physicshomework.txt" Example - label:work filename:pdf Meaning – ข ้อความใน label "work" ทีมไฟล์ประเภท PDF แนบอยู่ ่ ี ใช ้สาหรับค ้นหาวลี*นั นๆโดยเฉพาะ Example - "im feeling lucky" ้ Meaning – ข ้อความทีมวลี "im ่ ี feeling lucky" หรือ "Im feeling"" lucky"(quotes) Example - subject:"dinner and a *จะตัวใหญ่ตัวเล็กก็ได ้ movie" Meaning – ข ้อความทีมวลี "dinner ่ ี and a movie" ใน subject ใช ้สาหรับต ้องการรวมกลุมคา่ Example - from:amy(dinner OR ใช ้ในการระบุ terms ทีไม่ต ้องการให ้ movie) ่ หายไป Meaning – ข ้อความจาก Amy ทีมทง ่ ี ั้() คาว่า "dinner" หรือคาว่า "movie" Example - subject:(dinner movie) Meaning – ข ้อความใน Subject ทีม ี ่ ทังคาว่า "dinner" และคาว่า "movie" ้ ค ้นหาสาหรับข ้อความทุกทีในGmail* Example - in:anywhere movie ่ Meaning – ข ้อความทังหมดใน ้in:anywhere *รวมถึงข ้อความใน Mail, Spam, และ Trash ทีมคาว่า ่ ี Spam และ Trash "movie"in:inbox ค ้นหาข ้อความใน Inbox, Trash, or Example - in:trash from:amyin:trash Spam Meaning - ข ้อความจาก Amy ทีอยูใน ่ ่in:spam Trash ค ้นหาข ้อความทีเป็ น starred, ่ Example - is:read is:starredis:starred unread หรือ read from:Davidis:unread Meaning - ข ้อความจาก David ทีอาน ่ ่is:read แล ้ว และมีการมาร์คเครืองหมาย star ่ ใช ้ระบุผู ้รับเฉพาะเจาะจงใน Example - cc:davidcc: การ cc: หรือ bcc:* Meaning - ข ้อความทีถก cc-ไปยัง ่ ูbcc: *การค ้นหาใน bcc: ไม่สามารถทาได ้ David Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 33
  • 34. ค ้นหาข ้อความทีถกส่งระหว่าง ่ ู Example - after:2004/04/16 ช่วงเวลานั นๆ * ้ before:2004/04/18 *วันจะต ้องอยูในรูปแบบ ่ ่ ่ Meaning – ข ้อความทีสงระหว่าง yyyy/mm/dd เท่านัน.้ April 16, 2004 และ April 18,after: 2004.*before: *โดยสามารถระบุให ้ละเอียด: Messages sent after 12:00 AM (or 00:00) April 16, 2004 and before April 18, 2004. ค ้นหาสาหรับข ้อความในแช็ท Example - is:chat monkeyis:chat Meaning – ทุกๆchat message ทีม ี ่ คาว่า "monkey". ค ้นหาข ้อความโดยเฉพาะทีใช ้ email Example - ่ address ในการส่งในหัวข ้อความ deliveredto:username@gmail.com Meaning – ทุกข ้อความทีใช ้ ่deliveredto: username@gmail.com ในการส่งไป ยังทุกๆหัวข ้อความSearch autofill ั ่ ่ ตรงช่อง Search Mail นั นมีฟังก์ชนทีเรียกว่า Search autofill ซึงช่วยให ้เราค ้นหาได ้ง่าย ้ขึนดังนี้ ้ มีข ้อมูลที่ recommened เพียงคุณเลือก has เราสามารถค ้นหาได ้ข ้อความทีมการแนบไฟล์ ภาพ เอกสาร วิดโอ ่ ี ีหรือปฏิทนได ้ หรือจะระบุช ิ ือประเภทของไฟล์ก็ยงได ้ ่ ั Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 34
  • 35. การสร้าง Task เป็ นการติดตามกระบวนการของภารกิจหรืองานทีสาคัญ เพือให ้รู ้ว่ามีการตอบกลับหรือว่า ่ ่ยอมรับหรือยัง ● การสร ้าง Tasks สามารถทาได ้โดย เปิ ดเมล์ทต ้องการสร ้าง Task คลิก More actions> ี่ ่ Add to Tasks จากภาพจะเห็นว่ามีการสับสนเรืองนัดหมายสาคัญ ซึงหากมีการทาเป็ น ่ Task จะช่วยให ้เราติดตามนั ดหมายนันได ้อย่างรวดเร็ว ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 35
  • 36. การสร้างและจ ัดระเบียบ multiple task lists หากเรามี Task ทีต ้องทามากมายเราสามารถยอมรับ และปฏิเสธ Task นั นได ้ โดยคลิก ่ ้ More ดังภาพ เราสามารถกาหนดได ้ว่า Task ไหนทีได ้รับการยินยอมแล ้วอันไหนยังไม่ผ่านได ้ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 36
  • 37. การสร ้าง task list ใหม่สามารถทาได ้โดย: 1. คลิก Tasks ทางด ้านซ ้ายของ Apps mail 2. คลิกปุม list ่ 3. เลือก New list ่ 4. กรอกชือ new list และกด OK. ่การพิมพ์ และสง Task ให้ก ับคนอืน ่ บางครังคุณต ้องการส่ง Task list ทีคณสร ้างไปบอกคนในทีมว่า Tasks ทีมความจาเป็ น ้ ่ ุ ่ ีนั นมีอะไรบ ้างทีต ้องทาเพือให ้โปรเจ็คสมบูรณ์ ้ ่ ่การส่ง email ทีม ี task list ทาได ้โดย: ่ 1. เปิ ด Tasks จากทางด ้านซ ้ายของหน ้าต่าง Apps mail 2. คลิก Actions และเลือก Email task list ตามภาพ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 37
  • 38. ื่การเชอมต่อ Task ก ับ Google Calendar สามารถทาได ้ดังนี้ 1. คลิกดังภาพ 2. คลิกสัญลักษณ์ Calendar Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 38
  • 39. ่ เพียงเท่านี้คณก็สามารถเชือมต่อ Task กับ Calendar ได ้แล ้ว ุGoogle CalendarGoogle Calendar เป็ นการทางานแบบเว็บจะช่วยให ้เรา และเพือนร่วมงานสามารถทางาน ่ร่วมกันได ้อย่างมีประสิทธิภาพ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 39
  • 40. กาหนดการน ัดหมายอย่างง่ายดายวางปฏิทนหลายรายการซ ้อนกันเพือดูวาใครว่างเมือใด Google ปฏิทนจะส่งคาเชิญและจัดการ ิ ่ ่ ่ ิการตอบกลับทางานร่วมก ับระบบอีเมล์มีการผสานรวม Google ปฏิทน เข ้ากับ Gmail และทางานร่วมกับแอปพลิเคชันปฏิทนทีได ้รับ ิ ิ ่ความนิยมแบ่งปันปฏิทนโครงการ ิคุณสามารถแบ่งปั นปฏิทนให ้กับทังบริษัท หรือกับเพือนร่วมงานทีเลือกไว ้ การควบคุมสิทธิการ ิ ้ ่ ่ ์แบ่งปั นข ้อมูลทีมมากมายจะช่วยรักษาความปลอดภัยและความเป็ นส่วนตัว ่ ี ัเข้าถึงจากโทรศพท์มอถือ ืดูและแก ้ไขรายละเอียดกิจกรรม เพิมกิจกรรมใหม่ และเชิญผู ้เข ้าร่วมจากทางโทรศัพท์มอถือ ่ ืเช่น BlackBerry และ iPhone รวมทังรับข ้อความแจ ้งเตือนของปฏิทนผ่าน SMS ้ ิทาปฏิท ินให้เปน Public ็ ่แสดงกิจกรรมภายนอกของบริษัทสูสาธารณชนด ้วยการเผยแพร่ปฏิทนเพือให ้สามารถค ้นหาได ้ ิ ่ ิ ่ในแกลเลอรีของ Google ปฏิทน ซึงจะสามารถฝั งปฏิทนลงในหน ้าเว็บได ้อย่างง่ายดาย ิ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 40
  • 41. การเปิ ด Calendarการเปิ ดดู Google Calendar ของเราสามารถทาได ้หลายวิธ ีแบบที่ 1 1. เปิ ดจากมุมซ ้ายบนของกหน ้า Google Apps 2. คลิ๊ กเลือก Calendar 3. Google Calendar จะถูกเปิ ดในหน ้าต่างใหม่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 41
  • 42. ่หรือจะเปิ ดผ่าน URL ก็ได ้ ซึงก็คอ calendar.google.com/a/yourcompany.com ืการเพิมตารางน ัดหมาย และ สร้าง Events ่แบบที1 ่ 1) คลิ๊ กทีป่ ม Create ตรงแถบซ ้ายมือ ่ ุ 2) พบหน ้าต่างใหม่ เพือกรอกข ้อมูลตารางนั ดหมาย ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 42
  • 43. แบบที่ 2หรือ จะไปเลือกวันบนปฏิทน โดยการ ิ 1) คลิ๊ กเลือกวันทีเราต ้องการสร ้าง event ่ ้ 2. ในช่องทีเขียนว่า What ให ้ใส่ข ้อมูลการนั ดหมายสันๆ ไว ้ เช่น Meeting with ABCD ่ Company และกด Create event เป็ นการเสร็จสิน ้ 2) Event นั นจะไปปรากฏอยูบนปฏิทนของคุณ ้ ่ ิ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 43
  • 44. แบบที่ 3อีกหนึงวิธทคณสามารถสร ้างปฏิทนได ้คือ การใช ้ Quick Add ่ ี ี่ ุ ิในกรณีใช ้ Quick add ควรพยายามทีจะต ้องบอกว่า การนั ดหมายนันเกียวกับอะไร, เมือไร , กับ ่ ้ ่ ่ใคร , และ ทีไหน ่เช่น Meeting with Dan 10AM Friday at Four Seasons Hotelคลิ๊ ก Add จะพบว่าเครืองมือนี้จะช่วยเลือกให ้ว่า Meeting with Dan 10AM Friday at Four ่Seasons Hotel , Bangkok จะมีขนในวันศุกร์ทใกล ้ทีสด และadd อัตโนมัตทนที ึ้ ี่ ่ ุ ิ ั Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 44
  • 45. ่ ่ ่เมือไปคลิ๊ กดูข ้อมูลเพิมเติม เครืองมือนี้จะยังเชือมต่อไปยัง Google Maps เพือบอกอีกว่าทีนัด ่ ่ ่หมายที่ Four Seasons Hotel, Bangkok นั นอยูทไหน้ ่ ี่ถ ้าเราต ้องการจะดูแผนทีของ Four Seasons Hotel, Bangkok ก็คลิ๊ กลิงค์ Map ก็จะปรากฏ ่หน ้า Google Map ของFour Seasons Hotel Bangkok ขึนมา้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 45
  • 46. ่ ิ ่ ้ ้การเพิมปฏิทนเวลาทีจะมีการเกิดขึนซาๆ 1) เปิ ดหน ้า Event นั นขึนมา ้ ้ 2) คลิ๊ กที่ Repeat Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 46
  • 47. 3) จะเกิดกล่อง Repeat ป็ อปอัพขึนมา ให ้กรอกข ้อมูลดังนี้ ้  ้ ในหน ้านี้ให ้เราเลือกว่าจะให ้ event นี้เกิดซาในลักษณะใด เช่น ทุกๆสัปดาห์ ่ เช่นทุกๆวันจันทร์ เราจะเลือกที่ M ซึงหมายถึง Monday  Starts on : หมายถึงเริมตังแต่วนทีเท่าใด ่ ้ ั ่  Ends : หมายถึงจะการตังค่า event นี้ทาซ้าไปมาจนถึงเมือไร ้ ่  Never จะหมายถึงว่าให ้ event นี้ลงในปฏิทนของเราไปเรือยๆ ิ ่  After …………………Occurrences หมายถึงให ้หยุดเมือมี event นี้เป็ น ่ จานวน …………ครัง ้  ้ On…………………….หมายถึงให ้สินสุดในวันที………………………….. ่  คลิ๊ กที่ Done เมือเลือกเรียบร ้อยแล ้ว ในปฏิทนจะปรากฏข ้อมูลตารางนั ดหมาย ่ ิ ตามทีเราเลือก คือ Repeat: Weekly on Monday ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 47
  • 48. การเพิมข้อมูลลงในปฏิทน โดยสามารถเพิมได้หลากหลาย ่ ิ ่  Where : ใส่สถานทีลงไป ่  Description : ใส่รายละเอียดเกียวกับ event นั นๆ ่ ้  Attachment : add attachment เมือเรามีข ้อมูลทีต ้องใช ้ในการดูเพิมเติม ่ ่ ่ เช่น Agenda งานนั นๆ ไฟล์นันอาจจะอยูใน Google Docs ของเราอยูแล ้ว ้ ้ ่ ่  ถ ้าเรามีการแชร์ Event นี้ให ้กับ Guest คนอืนๆ เราต ้องตรวจสอบดูวา เอกสารใน ่ ่ Google Docs ทีเราแนบไว ้นีได ้มีการอนุญาตให ้ Guest เหล่านันสามารถเข ้าถึง ่ ้ ้ เอกสารได ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 48
  • 49. นอกจากนั นเรายังสามารถทีจะเลือก Event color เพือทีจะสร ้างความแตกต่างของ ้ ่ ่ ่Event นั นๆได ้ด ้วย ้Reminders: เราสามารถเลือกการแจ ้งเตือนได ้ถึง 3 แบบ คือ1) การส่ง Email แจ ้งเตือน2) Pop-up ขึนมาทีหน ้าจอ ้ ่3) ส่ง SMS มาทีมอถือของเรา (เราต ้องมีการติดตังเบอร์มอถือ กับอีเมล์นกอน) ่ ื ้ ื ี้ ่ การ Pop-up ขึนมาทีหน ้าจอจะขึนมาเป็ นดังภาพ ้ ่ ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 49
  • 50. การสร้าง Multi CalendarGoogle Calendar จะอนุญาตให ้เรามี ปฏิทนหลายๆ อัน เราอาจจะมีปฏิทนเรือง งาน, ส่วนตัว, ิ ิ ่กีฬา เราสามารถเลือกทีจะใส่ event ของเราในปฏิทนอันไหนก็ได ้ เช่น เราอาจจะเลือกevent ที่ ่ ิเกียวกับ Meeting ไว ้ในปฏิทนงาน(work) และ event ทีเกียวกับ การประชุมผู ้ปกครอง ไปไว ้ใน ่ ิ ่ ่ ่ ั ่ปฏิทนส่วนตัว(Personal) ซึงปฏิทนทีโชว์ก็สามารถแยกแยะด ้วยสีสนทีแตกต่างกัน ทาให ้เรา ิ ิ ่สามารถบริหารจัดการเวลาได ้มีประสิทธิภาพยิงขึน ่ ้ในการสร ้าง Multi Calendar สามารถทาได ้โดยการ 1. เลือกที่ My Calendar คลิ๊ กทีป่ ม drop down ่ ุ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 50
  • 51. 2. ให ้เลือกคาว่า Create new calendar 3. เกิดหน ้า Page “Create Calendar” ขึนเพือใส่ข ้อมูล ้ ่ ื่Calendar Name : ให ้ใส่ชอปฏิทนลงไป เช่น Personal เพือเป็ นการระบุวาเป็ นปฏิทนส่วนตัว ิ ่ ่ ิของเราDescription : ให ้รายละเอียดเพิมเติมเกียวกับปฏิทนนี้ สามารถเว ้นว่างไว ้ได ้ ่ ่ ิLocation : เลือก Bangkok อันนี้จะเป็ นประโยชน์สาหรับถ ้าเราแชร์ปฏิทนของเราเป็ น ิลักษณะ PublicCalendar Time Zone: เลือก Thailand time zone อันนีจะสาคัญมาก เพราะบางทีเราอาจจะมี ้การนั ดหมายกับคนต่างชาติทอยูคนละ Time Zone กัน ี่ ่Now select a time zone: เลือก GMT +7.00 Bangkok Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 51
  • 52. และในส่วนข ้างล่างจะมีให ้เราเลือกว่า จะ Share this calendar with others ในช่องนี้จะหมายถึงว่า เราะจะเลือก ว่าเราจะแชร์ปฏิทนอันนี้กบคนอืนหรือเปล่า ิ ั ่ถ ้าเราต ้องการให ้ทุกคนในองค์กรของเราเห็นปฏิทนของเรา เพีอทีทมงานจะได ้รับทราบถึงว่าเรา ิ ่ ่ ีว่างหรือไม่วางในช่วงนัน ให ้เราเลือกคาว่า ่ ้Share this calendar with everyone in this organization และเลือกที่ drop downลงมาว่าให ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 52
  • 53. See all event details: หมายถึง ทุกคนในองค์กรจะเห็นตารางนั ดหมาย และรายละเอียดตารางนั ดของเราทังหมด ้See only free/busy (hide details): หมายถึง ทุกคนในองค์กรเราจะเห็นเฉพาะว่า ้ ิ ่ช่วงเวลานั นๆของปฏิทนเราจะ free หรือ busy ซึงคนอืนจะไม่เห็นรายละเอียดตารางนั ดของเรา ่นอกจากนั นเรายังสามารถเลือกทีจะ Share with specific people คือ เลือกทีจะแชร์เฉพาะ ้ ่ ่บางคนเท่านัน โดยเราสามารถใส่อเมล์ของคนทีเราตัองการจะแชร์และกด Add People ก็จะทา ้ ี ่ให ้คนทีเราแชร์ไปสามารถเลือกดูปฏิทนได ้ ่ ิ ้การเลือกใชปฏิทน Multi Calendar ิ เมือเรามีปฏิทนหลายๆอันแล ้ว เช่น Work, Personal, Sport เวลาทีเราสร ้าง Event จะ ่ ิ ่ให ้เลือกว่า Event นั นๆ อยูในปฏิทนแบบไหนของเรา ้ ่ ิ ในขันตอนของการทีเราสร ้าง Event จะมีให ้เราเลือกว่า Calendar: และมี drop down ้ ่ ่ให ้เลือก เช่น การ Meeting with Sam ซึงเป็ นลูกค ้า ก็จัดสรรให ้อยูใน ปฏิทน Work ของเรา ่ ิ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 53
  • 54. เมือเราคลิ๊ กเลือก Create Event: Meeting with Sam จะไปปรากฏอยูในวันทีเราเลือก ่ ่ ่ ่ ิ ่ไว ้คือ Tue, Feb 21, 10.30-11.30 และจะไปอยูในปฏิทน Work ของเรา ซึงเป็ นสีฟ้าดังภาพ ่ซึงจะช่วยให ้เราเห็นภาพของตารางงานเราได ้ชัดเจนยิงขึน ่ ้Practices Google Calendar 1) ให ้สร ้างปฏิทนแบบ Multi Calendar ขึนมา 3 แบบคือ Work , Personal, Sport ิ ้ โดยให ้เลือกแชร์ปฏิทน Work ให ้กับคนในองค์กรให ้คนในองค์กรเห็นแบบ Detail ิ และทีจะไม่แชร์ปฏิทน Personal ให ้กับใครเลย ่ ิ และเลือกทีจะแชร์ปฏิทน Sport ให ้เป็ น Public ่ ิ 2) สร ้าง Event ในปฏิทนนั น ๆ ดังนี้ ิ ้  Team Meeting: ให ้สร ้างปฏิทนนี้ เป็ นแบบ Repeat ทุกๆ วันจันทร์เวลา 8.30- ิ 9.30 โดยให ้อยูในปฏิทนแบบ Work ่ ิ  VAT Payment Preparation: ให ้สร ้างปฏิทนนี้เป็ นแบบ Repeat ทุกๆวันที่ 15 ิ ของทุกเดือนเวลา 9.00-10.00  Kid’s homework: ให ้สร ้างปฏิทนนี้เป็ นแบบ Repeat ทุกๆวันจันทร์ – ศุกร์ เวลา ิ 19.00-20.00 โดยให ้อยูในปฏิทนแบบ Personal ่ ิ  Badminton lesson: ให ้สร ้างปฏิทนนี้เป็ นแบบ Repeat ทุกๆ วันเสาร์เวลา ิ 19.00 – 20.00 โดยให ้อยูในปฏิทนแบบ Sport ่ ิ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 54
  • 55. การเพิมการ Reminder ผ่านทาง SMS ่ก่อนทีเราจะสามารถตังการแจ ้งเตือน Reminder ผ่าน SMS ได ้เราต ้องติดตังมือถือเราให ้ผูกกับ ่ ้ ้อีเมล์ของเราก่อนดังนี้ ● เข ้าทีไปทีหน ้า Calendar ่ ่ ● เลือกทีป่ มเครืองมือทีเป็ นรูป Gear และเลือก Calendar Setting ่ ุ ่ ่ ● เลือกเมนูทเรียกว่า Mobile Setup ี่ ● เลือก Country: Thailand ● กรอกเบอร์โทรศัพท์ Phone number : กรอกหมายเลขโทรศัพท์มอถือของเรา ื ● กดทีป่ ม Send Verification Codeเพือให ้ระบบส่ง Verification Code มาทีมอถือของเรา ่ ุ ่ ่ ื Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 55
  • 56. ● เช็คข ้อความในมือถือของเราจะพบว่ามีข ้อความแจ ้ง Verification code กลับมา● Your Google Calendar verification code is xxxxxx.● ให ้เรานา Code นั นมาใส่ในกล่องข ้อความ Verification code และกดปุ่ ม Finish setup ้● สักพักก็จะได ้รับข ้อความส่งมาว่า Your device at +6681xxxxxxx has been verified. To stop visit google.com/calendar แสดงว่าเราได ้ผูกเบอร์มอถือของเรากับ Google ื Apps account ของเราแล ้ว● ต่อไปเราก็สามารถทีจะตัง Notification หรือ reminder ให ้เป็ น SMS ได ้ดังนี้ ่ ้● ไปทีเมนู My Calendars > ที่ Drop down ให ้เลือก Settings ่● Calendar Settings > คลิ๊ กเลือก Notifications ของปฏิทนของเราแต่ละอัน ิ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 56
  • 57. ● กดเลือก Notification ของปฏิทน Work ิ ● ในช่อง Event reminders ให ้เราเลือกการเตือน ● By default, reminder me via Email 10 minutes before each event : หมายถึงให ้เตือนเราล่วงหน ้าก่อนจะถึงเวลาของ แต่ละ event 10 นาทีเราสามารถทีเลือกที่ Drop down menu เป็ น SMS แจ ้งเตือนก่อนevent 10 นาที ่ ● ถ ้าเราไม่ต ้องการเราก็กด Remove เพือยกเลิกการตังค่าแจ ้งเตือนนี้ ่ ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 57
  • 58. หมายเหตุ : เมือคุณเปลียนแปลง reminder setting สาหรับ events บนปฏิทนของคุณ การ ่ ่ ิเปลียนแปลงต่างๆ ของ reminder setting จะเปลียนเฉพาะคุณเท่านัน guest ทีได ้รับเชิญเข ้า ่ ่ ้ ่ร่วม event นั นๆ จะได ้รับการแจ ้งเตือนตามทีเค ้า setting ตัว Google Calendar reminder ้ ่settings เท่านั น ้การตงค่าปฏิทนโดยทวไป ั้ ิ ่ั 1) My calendar > Settings > General 2) เลือกข ้อมูลให ้ถูกต ้องLanguages : เลือก English หรือ ภาษาไทย หรือ ภาษาอืนๆ ตามทีเราถนั ด ่ ่Country : เลือก ThailandYour current time zone : ถ ้าปกติอยูทเมืองไทยให ้เลือก GMT+7.00 Bangkok ่ ี่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 58
  • 59. สาหรับคนทีตดต่อกับชาวต่างชาติบอย อาจจะเลือก Timezone มากกว่า 1 อัน เพือทีจะได ้รับว่า ่ ิ ่ ่ ่เวลาทีเรานั ดหมายประชุมกับลูกค ้าต่างชาตินันเป็ นเวลากีโมง เช่นกรณีนเลือก timezone : ่ ้ ่ ี้GMT+7 Bangkok พร ้อมกับ GMT-5 Eastern Time-Torontoเมือตัง Current time zone หลายอัน ปฏิทนของคุณก็จะมีเวลาทีเพิมขึนมาดังนี้ จะทาให ้เรา ่ ้ ิ ่ ่ ้สังเกตได ้ว่าเวลาทีเรานั ดหมายนั นเป็ นเวลากีโมงของเค ้า ดังภาพ ่ ้ ่แบ่งปันปฏิทนก ับคนอืนๆ ิ ่ 1) Edit event > Add Guest . 2) ในส่วนทีเป็ น Add Guests section ให ้คลิ๊ กลิงค์ทเป็ น Guests ่ ี่ 3) ใส่ Email Address ของ Guests โดยใช ้เครืองหมายคอมม่า “,” ในการแบ่งแต่ละอีเมล์ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 59
  • 60. 4) ใต ้กล่องข ้อความนั นคุณจะสังเกตเห็นว่าคุณสามารถเลือก การให ้สิทธิของ guest แต่ละ ้ คนดังนี้ ○ Modify the event: สามารถเปลียนแปลงแก ้ไข event ได ้ ่ ○ Invite others: สามารถเชิญ guest คนอืนเพิมเติมได ้ ่ ่ ○ See the guest list: สามารถเห็นได ้ว่ามี guest คนไหนมาร่วมงาน หรือไม่ มาร่วมงานบ ้าง 5) คลิ๊ กที่ Save เพือบันทึกการตังค่า ่ ้การเชญคนทีไม่ได้ใช ้ Google Calendar แล้วให้เค้าตอบกล ับ ิ ่เราสามารถเชิญใครก็ตามทีไม่ได ้ใช ้ Google Calendar ตราบใดทีเค ้ามี Email address เมือ ่ ่ ่คนๆนันได ้รับจดหมายเชิญจาก Google Calendar เค ้าสามารถตอบกลับว่าสามารถเข ้าร่วมได ้ ้ ี่ ่หรือไม่ ตามลิงค์ทสงไปจาก Google Calendar ของเรา 1) เมือ Guest ได ้รับ Google Calendar invitation แล ้ว เขาเหล่านั นจะได ้รับอีเมล์แจ ้ง ่ ้ เกียวกับ Event name, วันและเวลา, สถานที่ และข ้อมูลเพิมเติมทีผู ้เชิญส่งไปให ้ ่ ่ ่ 2) ในอีเมล์ฉบับนั นจะมีลงค์ทให ้ผู ้รับเชิญสามารถ RSVP เพือทีจะบอกว่า ้ ิ ี่ ่ ่ Yes: เข ้าร่วม, NO: ไม่เข ้าร่วม , Maybe: อาจจะเข ้าร่วมหรือไม่เข ้าร่วม ่ และยังมีชองให ้กรอก Comment สาหรับ Status ทีตอบกลับมา ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 60
  • 61. การเพิมปฏิทนของเพือนร่วมงาน ่ ิ ่หลายๆครังเราอยากรู ้ว่าเพือนร่วมงาน เจ ้านายว่างเวลาไหนบ ้าง จะได ้นั ดประชุมได ้ถูกต ้องถูก ้ ่เวลา เราสามารถเพิมปฏิทนของเพือนร่วมงานได ้ โดยการขอให ้เค ้าแชร์ปฏิทนของเค ้ากับเรา ่ ิ ่ ิ 1. ทีด ้านบนของรายการปฏิทนทางซ ้าย ให ้คลิกปุ่ มลูกศรลง add และเลือก add friend ่ ิ calendar 2. ป้ อนทีอยูอเมลทีเหมาะสมในช่องทีมให ้ จากนั นคลิก add ่ ่ ี ่ ่ ี ้ถ ้าเพือนของคุณได ้เลือกทีจะแบ่งปั นปฏิทนของตนแบบสาธารณะ ปฏิทนก็จะปรากฏใต ้ Other ่ ่ ิ ิCalendar ในคอลัมน์ทางซ ้าย มิฉะนั น คุณจะพบข ้อความขอให ้คุณเข ้าถึงปฏิทนของเพือน ้ ิ ่คุณสามารถเพิมข ้อความในคาขอนี้ จากนั นคลิก Send request ่ ้ถ ้าคุณไม่พบปฏิทนของเพือน คุณสามารถขอให ้เพือนส่งคาเชิญถึงคุณ โดยให ้เพือนทาตาม ิ ่ ่ ่ขันตอนต่อไปนี้เมือลงชือเข ้าใช ้ Google ปฏิทนของตน: ้ ่ ่ ิ 1. ในรายการ My calendar ทางซ ้าย ให ้คลิกปุ่ มลูกศรชีลงถัดจากปฏิทนทีต ้องการ ้ ิ ่ จากนั นเลือก Share this calendar ้ 2. ในส่วน Share to specifi person ให ้ป้ อนทีอยูอเมลของบุคคลทีคณต ้องการแบ่งปั น ่ ่ ี ่ ุ ปฏิทนด ้วยภายในฟิ ลด์ทมให ้ เลือกระดับสิทธิทต ้องการ และคลิก add user ิ ี่ ี ์ ี่Google DocsGoogle docs มีหลายประเภททัง text documents, spreadsheets, presentations, ้drawings, and forms โดยมีข ้อดีหลายๆ อย่างทีจะช่วยให ้คุณทางานได ้อย่างมีประสิทธิภาพ ่มากขึน ้ 1) ทางานร่วมก ันได้ และ แชร์เอกสารให้เพือน ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 61
  • 62. คุณสามารถร่วมกันทาเอกสาร กับเพือนร่วมงานของคุณ โดยทีไม่จาเป็ นต ้องอยูในทีท ี่ ่ ่ ่ ่ เดียวกัน จะแก ้ Document หรือ Presentation ก็ทางานได ้พร ้อมๆ กันเลยทีเดียว 2) จ ัดเก็ บงานของคุณได้อย่างปลอดภ ัย ิ ่ อุปกรณ์เก็บข ้อมูลแบบออนไลน์และการบันทึกอัตโนมัตชวยให ้คุณไม่ต ้องกังวลเรือง ่ ฮาร์ดไดรฟ์ เสียหรือไฟดับ ่ 3) บ ันทึกและสงออกสาเนาได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถบันทึกเอกสารและสเปรดชีตของคุณไปยังเครืองคอมพิวเตอร์ของคุณเองใน ่ รูปแบบ DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF และ HTML ได ้ 4) เข้าถึงจากทีไหนก็ ได้ ่ ่ ไม่ต ้องมีการดาวน์โหลดสิงใด คุณสามารถเข ้าถึงเอกสาร สเปรดชีต และงานนาเสนอ ่ ่ ี ่ ของคุณได ้จากคอมพิวเตอร์เครืองใดก็ได ้ทีมการเชือมต่ออินเทอร์เน็ ตและมีเบราว์เซอร์ มาตรฐาน โดยไม่มคาใช ้จ่ายใดๆ ี ่ 5) จ ัดระเบียบเอกสาร ค ้นหาเอกสารของคุณได ้อย่างง่ายดายด ้วยการจัดระเบียบเอกสารในโฟลเดอร์ตางๆ ลาก ่ และวางเอกสารต่างๆ ของคุณลงในหลายโฟลเดอร์ได ้ตามทีคณต ้องการ ่ ุ ้การเริมใชงาน Google Docs ่ 1) เข ้าไปที่ Google docs โดยตรง โดยใส่ https://docs.google.com/a/your_domain.com ในเบราเซอร์ของคุณ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 62
  • 63. (อย่าลืมเปลียน your_domain.com เปนโดเมนของคุณเอง) หรือ เข ้าไปที่ ่ ็ Docs.google.com และใส่ user name , password ของคุณลงไป 2) หรือเข ้าใช ้งานทาง Google appsอืนๆ เวลาคุณใช ้ Google Apps คุณจะเห็นรายการ ่ Google apps อืนๆทีด ้านบนซ ้ายของหน ้า.ให ้คลิกที่ Documents เพือเข ้าใช ้งาน ่ ่ ่ Docs ของคุณการสร้างเอกสาร 1) จากรายการ Docs ของคุณ ให ้คลิกที่ Create และเลือก Document ่ ี ื่ 2) จากนั นจะมีเอกสารทีไม่มชอปรากฏขึน--ตอนนี้คณสามารถแก ้ไขหรือจัดการเอกสารของ ้ ้ ุ คุณได ้แล ้ว ื่การเปลียนชอเอกสาร ่ ่ ื่ ่ ่ ่คลิ๊ กทีชอของเอกสารเพือเปลียนมัน(ชือเอกสารตอนทีเพิงสร ้างคือ “Untitled document”) ่ ่Format ทวๆไปใน Google Docs ่ัสามารถเลือกทีจะ Undo, redo, and paint format ได ้ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 63
  • 64. การแก ้ข ้อความใน Google Docs จะคล ้ายๆกับ การใช ้ word processing software เพราะสไตล์ของ Toolbar menu ทีอยูบนเอกสารก็จะคล ้ายๆกัน ่ ่การเปลียนฟอนต์ หรือขนาดของตัวอักษร ทาได ้ง่ายๆ เพียงแค่คลิ๊ กตรง Drop down menu ลง ่มาและคลิ๊ กเลือก ปกติแล ้วมันจะตังค่าเป็ น Arial ไซต์ 11pt ้สามารถทีจะทาตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส ้นใต ้ได ้ รวมถึงเปลียนสีฟ้อนต์ และไฮไลท์ตัวอักษรได ้ ่ ่พร ้อมทังยังสามารถใส่ Hyperlink ได ้ด ้วย ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 64
  • 65. การใส่ลงค์ให ้เราเลือกตรงข ้อความหรือรูปภาพทีเราต ้องการทาให ้เป็ นlink และกดทีเมนูทเป็ น ิ ่ ่ ี่รูปโซ่และจะเกิดกล่องข ้อความ เพือให ้กรอกข ้อมูลเว็บไซต์ทเราต ้องการสร ้างลิงค์ไปสู่ … ่ ี่ให ้เราพิมพ์ url ของเว็บไซต์ และกด OK ้ ่เราจะได ้ Link สาหรับข ้อความนั นดังนี้ ซึงเราสามารถทีจะแก ้ไข หรือ ลบลิงค์นันได ้ตลอดเวลา ่ ้เพียงนาcurser ไปวางไว ้ใกล ้ๆข ้อความนั น ก็จะปรากฏหน ้าต่างเล็กๆ ให ้คลิ๊ กที่ Change เพือ ้ ่แก ้ไข หรือ remove เพือลบลิงค์นัน ่ ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 65
  • 66. Format ต่างๆ บน Tool bars File Share… ใช ้เพือแชร์เอกสารนี้ ่ New : เพือสร ้างเอกสารใหม่ ่ Open : เพือเปิ ดเอกสาร ่ ่ Rename : เปลียนชือเอกสาร ่ Make a copy : เพือสร ้าง copy ่ ของเอกสารนั น ้ See revision history : เพือดู ่ ประวัตการแก ้ไขเอกสาร ิ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 66
  • 67. Language : เลือกภาษา Download as : เพือทีจะดาวน์ ่ ่ ่ โหลดเอกสารฉบับนี้ ซึงสามารถ download เป็ น format ต่างๆ เช่น PDF, DOC Publish to the Web : เพือทาให ้ ่ เอกสารนี้เปิ ดเป็ น publish Email collaborators : เพือทีจะ ่ ่ ส่งเมล์แชร์เอกสารฉบับนี้ให ้ผู ้อืน , ่ คนทีจะช่วยกันแก ้ไข หรือรีวว ่ ิ เอกสารฉบับนี้รวมกัน ่ Email as attachment : เพือส่ง ่ อีเมล์ โดยแนบไฟล์เอกสารฉบับนี้ โดยเราสามารถเลือกว่าจะให ้แนบ ไฟล์เป็ นลักษณะใด เช่น HTML, Word Page setup : การจัดหน ้า ่ ่ Print : เพือสังพิมพ์เอกสารฉบับนี้Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 67
  • 68. Insert Image : แทรกภาพ Link : เพิมลิงค์ ่ Equation : ใส่สตรทางคณิตศาสตร์ ู Drawing : ใส่การวาดรูป เช่น วงกลม , ่ สีเหลียมต่างๆ ่ Comment : เพิมคอมเม ้นต์ ่ Footnote : ทา footnote Special Characters : เพิมตัวอักษรทีพเศษ ่ ่ ิ Horizontal line : เพิมเส ้นแนวนอน ่ Page number : เพิมเลขหน ้า ่ Page count : นั บจานวนหน ้า Page break : ขึนหน ้าใหม่ ้ Header : สร ้าง Header Footer : สร ้าง Footer Bookmark : ทาบุ๊คมาร์ค Table of contents : สร ้างสารบัญCopyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 68
  • 69. Format Bold : ทาตัวหนา Italic : ตัวเอียง Underline : ขีดเส ้นใต ้ Strikethrough : ขีดฆ่า Superscript : ยกกาลัง Subscript : เลขห ้อยข ้างล่าง Paragraph styles : จัด paragraph Align : การจัดหน ้า Line space : ความห่างระหว่างบรรทัด List styles : การทาลิสต์ เช่น การทา bullet Clear formatting : ล ้าง formatการแชร์เอกสารใน Google Docsการแชร์เอกสารจะช่วยให ้คุณสามารถทางานกับเพือนร่วมงานของคุณบนเอกสารได ้พร ้อมๆกัน ่ถึง 50 คนการแชร์เอกสารสามารถแชร์ได ้ 3 รูปแบบคือ  เลือกแชร์เฉพาะคน เพียงใส่ email address ของคนๆนั น ้  เลือกแชร์ให ้กับคนทีได ้รับ link นี้ ่  เลือกแชร์เป็ นลักษณะ Public คือ เปิ ดให ้กับทุกๆคนสามารถดูได ้เราสามารถทีจะตรวจสอบดูวาเอกสารเราตอนนี้ได ้แชร์ให ้ใครบ ้าง โดยการนาเมาท์ไปวางไว ้บน ่ ่ปุม Share สีฟ้าบนมุมขวาของเอกสารของคุณ ่ถ ้าพบว่า Private to only me แสดงว่า เอกสารนี้ยังไม่ได ้ทาการแชร์ให ้กับใครเลย Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 69
  • 70. การแชร์แบบให้เฉพาะคนทีได้ร ับลิงค์น ี้ (Anyone with the link) ่คนทีได ้รับเอกสารการแชร์แบบนี้จะเปิ ดดูได ้ก็ตอเมือได ้รับลิงค์ทถกต ้องมาเท่านัน ก็จะเหมาะ ่ ่ ่ ี่ ู ้สาหรับการแชร์แบบต ้องการให ้คนมากๆดูได ้ เช่น อาจารย์ต ้องการแชร์เนื้อหาวิชาเรียนคร่าวๆและหนังสือทีต ้องอ่านให ้กับนักศึกษากลุมนั น อาจารย์สามารถเลือกทีจะใช ้วิธการนี้ และส่งลิงค์ ่ ่ ้ ่ ีนี้ให ้กับนั กศึกษาแชร์แบบเปน Public บนเว็ บไซต์ (Public on the web) ็เป็ นการเลือกไว ้สาหรับเอกสารทีคณต ้องการทีจะให ้คนมาดูได ้ และสามารถ Search เจอ เช่น ่ ุ ่เอกสารการตลาด โบรชัวร์งานละครเวทีวิธการแชร์ ีนาเมาท์ไปวางทีป่ ม Share และคลิ๊ กเพือเลือกว่าต ้องการทีจะแชร์แบบไหน ่ ุ ่ ่เราสามารถเลือกคนทีเราแชร์ให ้เป็ น ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 70
  • 71.  ิ ์ ู Is owner: เป็ นเจ ้าของเอกสาร มีสทธิสงสุดในเอกสารนั น ้  Can edit: สามารถแก ้ไขเอกสารได ้  Can comment: สามารถให ้คอมเม ้นต์บนเอกสารได ้  Can view: ดูเอกสารได ้อย่างเดียว ไม่สามารถแก ้ไข หรือ comment เพิมเติมใดๆได ้ ่Comment Feature ใน Google DocsComment feature จะช่วยให ้คุณทางานบนเอกสารกับเพือนร่วมงานของคุณได ้ดีขน โดยที่ ่ ึ้Docs Stamps ทีอยูในคอมเม ้นต์จะบอกว่า ใครเป็ นคนให ้คอมเม ้นต์นัน และเมือเวลากีโมงของ ่ ่ ้ ่ ่วันทีเท่าใด ่ ่ ่ ้ ่ ่คอมเม ้นต์ทปรากฏอยูจะอยูบนเอกสารนั นๆ แต่จะไม่ปรากฏเมือเราทาการสังพิมพ์ ี่การตงการแจ้งเตือน เมือมีคนคอมเม้นต์ใน Google Docs ั้ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 71
  • 72. 1) คลิ๊ กที่ Comment ทีมมขวาบนของเอกสาร > Notification Settings ่ ุ2) เลือกการ setting ดังนี้ Don’t send me any email notifications for this doc (not recommend) ่ ไม่ให ้ส่งการแจ ้งเตือนมาเลย ซึงไม่แนะนา เพราะเราจะไม่รู ้ได ้เลยว่ามีใครเขียน คอม เม ้นต์อะไรให ้เราในเอกสารบ ้าง Enable email notifications for this document’s threads ส่งการแจ ้งเตือน มายังอีเมล์ Notify me of all new comments and replies on this document: เลือกข ้อ นี้เมือเราต ้องการได ้รับทุกๆ คอมเม ้นต์บนเอกสารฉบับนี้ ่ Notify me of replies to my comments: เลือกข ้อนี้เมือเราต ้องการได ้รับการแจ ้ง ่ เมือมีคนมาเขียนใต ้คอมเม ้นต์ของเรา ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 72
  • 73.  Notify me of replies to threads that I have commented on : เลือกข ้อนี้ ่ ่ ่ ่ ุ เมือเราต ้องการได ้รับการแจ ้งเตือน เมือคนมาตอบกลับในสิงทีคณได ้คอมเม ้นต์ลงไป  Notify me when I am @mentioned in a comment: เลือกข ้อนี้เมือเรา ่ ต ้องการได ้รับการแจ ้งเตือน เมือคนคอมเม ้นต์เลือกทีจะใช ้ @mentioned ชือของคุณใน ่ ่ ่ คอมเม ้นต์ดังกล่าวการเลือกใช ้ Template บน Google Docs 1) ให ้เข ้าไปที่ File > New > from template… หรือ เข ้าไปที่ https://docs.google.com/templates 2) จะปรากฏหน ้าต่าง ให ้เลือก template ทีเราต ้องการโดยการคลิ๊ กที่ Use this template ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 73
  • 74. การแปลเอกสารด้วย Function การ Translate บน GoogleDocsเราสามารถแปลเอกสารทังหน ้าได ้ แต่ต ้องยอมรับว่าภาษาทีแปลจะใช ้ Google Translate การ ้ ่แปลจะไม่สมบูรณ์แบบ เพราะเป็ นเพียงการแปลคร่าวๆ ด ้วย Google Translate 1) เปิ ดเอกสารนั นขึนมา ้ ้ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 74
  • 75. 2) Click ที่ Tools > Translate document3) เลือกภาษาทีเราต ้องการ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 75
  • 76. 4) Google docs จะทาการแปล ไปทีหน ้าใหม่ของเรา ่Google Docs บนมือถือ  เข ้าไปที่ Browser บนมือถือเรา และเข ้าสู่ docs.google.com  คุณสามารถแก ้ไขข ้อมูลบน Google Docs ผ่านมือถือได ้ ดูได ้จากข ้อมูลข ้างล่างนี้ (UPDATE 10 มีนาคม 2555) Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 76
  • 77. Google Spreadsheetการใช ้งานจะเหมือนๆ กับ Google Docs สามารถแชร์ และทางานร่วมกับผู ้อืนๆ ได ้ ่Advance format ใน Google Spreadsheetการประมวลข ้อมูลด ้วย Pivot table ใน Google Spreadsheet 1) เปิ ดหน ้าข ้อมูลทีอยูใน Spreadsheet ่ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 77
  • 78. มีข ้อมูลดังนี้ Student Name, Gender, Class level, Home State, Major, ExtracurricularActivity ้ ้เพือทีจะทารายงานสรุปว่า มีนักเรียนแต่ละชันปี กคน และแต่ละชันปี แบ่งเป็ นผู ้หญิง และ ผู ้ชายกี่ ่ ่ ี่คน 1) Data > Pivot table report… Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 78
  • 79. Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 79
  • 80. ้ 2) จากตัวอย่าง Spreadsheet นี้เราต ้องการทารายงานสรุปว่ มีนักเรียนแต่ละชันปี ทีเป็ น ่ ผู ้หญิง และ ผู ้ชาย กีคน ่  Rows- Add field : เลือก Gender  Columns –Add field : เลือก Class Level  Values-Add field: เลือก Class Level , Summarize by : COUNTAการสร้าง Chart จากข้อมูล 1) Insert > Chart Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 80
  • 81. Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 81
  • 82. 2) คลิ๊ กเลือก Switch rows/columns เมือเราต ้องการสลับระหว่าง rows กับ column เพือ ่ ่ การสร ้าง Chart 3) คลิ๊ กเลือก Use column A as headers เมือเราต ้องการให ้ข ้อความใน Column A เป็ น ่ Header ใน Chartเลือกแบบ Chart > Column เพือทาให ้เป็ นกราฟแท่ง ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 82
  • 83. 4) เลือกทีปรับรายละเอียดของ Chart โดยคลิ๊ กทีปม Customize > Title > ข ้อมูล ่ ่ ุ่ นั กศึกษาปี 1-4 [หัวข ้อของ Chart] > Update Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 83
  • 84. 5) ถึงตอนนีเราก็ได ้ข ้อมูล พร ้อม chart เพือใช ้ในการ Present เป็ นทีเรียบร ้อยแล ้ว เรา ้ ่ ่ สามารถทีเลือกทีจะนา Chart บันทึกเป็ น Image หรือ copy chart ไปไว ้ทีอน ่ ่ ่ ื่6) สามารถทีจะแก ้ไข Chart นี้ได ้ตลอดเวลา โดยการคลิ๊ กที่ Edit Chart… ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 84
  • 85. Google Presentationการสร้าง Presentation ด้วย Template 1) Create > Presentation 2) Choose a theme > เลือก Theme > Update Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 85
  • 86. การสร้าง Animation 1) View > Animations Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 86
  • 87. 2) เกิด Box ทางขวามือ ดังนี้ให ้เลือก animations ทีต ้องการ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 87
  • 88. เช่น เลือก Slide from left : เพือให ้ slide ปรากฏมาจากทางด ้านซ ้าย ่ 3) สามารถเลือกจะให ้ทุกๆ slide มี animations แบบเดียวกันด ้วยการคลิ๊ ก Apply to all slides และ กด Play เพือทดลอง animations ทีเพิงใส่เข ้าไป ่ ่ ่การใช ้ Google Presentation ในการพรีเซนต์งานจริงๆคลิ๊ กที่ Start Presentation และก็เริมได ้ทันที ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 88
  • 89. Google Forms ่ ู ่สามารถทาแบบสอบถามง่าย ๆทีดแล ้วเป็ นมืออาชีพผ่าน Google Forms ซึงมีข ้อดีอยูหลายๆ ่อย่าง 1) Template อยูถง 60 template และก็มรปแบบคาถามถึง 7 แบบ ่ ึ ีู 2) จากเก็บข ้อมูลเรียบร ้อยแล ้ว ข ้อมูลจะได ้รับการสรุปอยูใน Google Spreadsheet ่ 3) เราสามารถนาข ้อมูลเหล่านันไปทาเป็ น Chart เป็ น Graphs ทีเราต ้องการได ้อย่าง ้ ่ ง่ายดายรูปแบบของ Form ทง 7 แบบ (ด ังภาพ) ั้ I. Drop-down lists with options II. Single line text box III. Multiple choice IV. Scale, to ask your invitees to grade something in a scale from 1-5, for instance. V. Checkboxes VI. Paragraph text, which allow for long answers VII. Grid Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 89
  • 90. การสร้าง FormCreate > Formการสร้าง Form จาก Spreadsheet ทีมอยูแล้ว ่ ี ่File > New > Form Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 90
  • 91. ั้ ื่การตงชอ Form  ้ ่ ่ ่ ตังชือ Form โดยการคลิ๊ กทีคาว่า Untitled form เพือเปลียนเป็ นชือทีเราต ้องการ ่ ่ ่  ้ เขียนคาบรรยายสันๆเกียวกับ Form ทีเราสร ้างขึนมา ่ ่ ้การเลือก Theme ของ Form 1) คลิ๊ กที่ Theme ทีมมบนซ ้าย ของฟอร์มทีเราสร ้าง ่ ุ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 91
  • 92. 2) เลือก Theme ทีต ้องการ > Apply ่ ัสญล ักษณ์การแก้ไข หรือ ลบคาถาม หรือ สร้างคาถามทีมรปแบบ ่ ี ูเหมือนๆก ันEdit: เพือทีจะแก ้ไข ่ ่ Delete: เพือทีจะลบ ่ ่ Duplicate: เพือทีจะสร ้างคาถามทีม ี ่ ่ ่คาถามปั จจุบัน คาถามนั นๆ . ้ ลักษณะเหมือนๆ กัน .การเพิมคาถาม ่Add item > เลือกรูปแบบคาถามทีเราต ้องการ ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 92
  • 93. เราสามารถเลือกทีจะให ้คาถามนั นเป็ นคาถามทีทกคนต ้องตอบโดยการคลิ๊ กเลือกที่ Make this ่ ้ ่ ุa required questionการจ ัดหน้าของคาถามใน Formเราสามารถ drag คาถามขึนลงตามทีเราต ้องการได ้ ้ ่การแก้ไขคา confirmation 1) ไปทีเมนู More action > Edit confirmation ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 93
  • 94. 2) แก ้ไขข ้อมูล > save ่การสงอีเมล์ถงผูทเราต้องการให้ตอบ Form ึ ้ ี่Email this form > ใส่อเมล์ทคณต ้องการส่งถึง ี ี่ ุหมายเหตุ คุณสามารถใช ้ประโยชน์จาก Groups in Google Apps or Google Groups เพือทีจะ ่ ่ส่ง form นี้ไปยังเพือนร่วมงาน เพือนนั กเรียนของคุณ ่ ่การ embed form ลงในเว็บไซต์More actions > embed Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 94
  • 95. การอนุญาตให้ผตอบ form สามารถเข้ามาแก้ไขคาตอบได้ ู้บนมุมซ ้ายด ้านบน ของ form จะมีให ้เราเลือกว่า allow users to edit responses ให ้เราเลือกปุมนี้ ก็จะทาให ้ผู ้ตอบสามารถ edit response ได ้ โดยคลิ๊ กที่ Edit your response (ดังภาพ) ่การดูขอมูลสรุปใน spreadsheet ้See responses> spreadsheet Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 95
  • 96. การดูขอมูลสรุปทีเปน Chart ้ ่ ็See response > summaryGoogle Sitesเราสามารถสร ้างเว็บไซต์ง่ายๆโดยไม่จาเป็ นต ้องรู ้เรือง programming ใดๆเลย ข ้อดีหลายๆ ่อย่างของ Google Sites คือ 1) ใช ้ Google Sites เพือรวมเอกสาร สเปรดชีต งานนาเสนอ วิดโอ ภาพสไลด์ และอีก ่ ี มากมายไว ้ทีศนย์กลาง เพือช่วยให ้ทีมทางานอย่างเป็ นระเบียบ ่ ู ่ 2) มีเทมเพลตหลากหลาย Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 96
  • 97. 3) เข ้าถึงได ้ทุกที่ ทุกเวลา 4) ทางานได ้ในหลายระบบปฏิบัตการ Google Sites ทางานในเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ ิ PC, Mac และ Linux 5) การควบคุมการรักษาความปลอดภัยของระบบและระดับเว็บไซต์ โดยผู ้ดูแลระบบ สามารถจัดการสิทธิการแบ่งปั นไซต์ให ้กับทังธุรกิจ และผู ้เขียนสามารถแบ่งปั นและ ์ ้ ยกเลิกการเข ้าถึงไฟล์เมือใดก็ได ้ ่การสร้าง Google site 1) Site > Create 2) เลือกข ้อมูลต่างๆ เช่น Blank template หรือ Browse the gallery template Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 97
  • 98. ้ ่ 3) ตังชือ site และ URL (ได ้เฉพาะ A-Z, a-z, 0-9) 4) เลือก Theme 5) More options เพือใส่ข ้อมูลของ ่ a. Site categories b. Site description c. การตังการแชร์เว็บไซต์ ้ 6) Create siteการ Manage Siteการจัดการเว็บไซต์ ให ้เข ้าไปทีเข ้าไปเลือกที่ More > Manage site ่ Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 98
  • 99. เมือเข ้าไปทีหน ้า Manage site คุณสามารถทีจะแก ้ไข site ได ้ทังหมด เช่น การ sharing and ่ ่ ่ ้permission, Page template, Colors and fonts , attachment, Apps script , site layouts Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 99
  • 100. ……………………………………………………………Copyright 2012 : by Google Apps Supporting Program Page 100

×