Information Governance: Cesta k úspoře nákladů
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Information Governance: Cesta k úspoře nákladů

on

  • 439 views

 

Statistics

Views

Total Views
439
Views on SlideShare
439
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
2
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Information Governance: Cesta k úspoře nákladů Information Governance: Cesta k úspoře nákladů Presentation Transcript

  • Information Goverance: Cesta k úspoře nákladůInformation and Records Management Society Czech Republic Group, o.s. Tomáš Bezouška
  • Agenda Co je Information Governance Klíčové oblasti úspor Přínosy správné Information Governance Shrnutí
  • Information Governance Information governance je celostní přístup k řízení podnikových informací prostřednictvím zavádění procesů, rolí, kontrolních prvků a metrik, který zachází s informací jako s cenným obchodním aktivem. Balancování mezi informační nedostatečností a informačním zahlcením. Kritická součást Corporate Governance.
  • Information Governance Cílem správné Information Governance není uchovávat všechny informace společnosti, ale naopak zbavit se všech zbytných a ponechat si jen ty správné informace, které je ovšem třeba dostat ke správným lidem, ve správnou dobu a správnými prostředky Uměním je rozpoznat, o které informace, lidi, čas a prostředky se jedná Výsledkem je na jedné straně zvýšená efektivita organizace, a na straně druhé nižší náklady
  • Klíčové oblasti úspor Díky schopnosti identifikovat jen ty informace, které stojí za to uchovávat, a díky účinným způsobům práce s nimi, může společnost dosáhnout úspory v těchto oblastech:  Nižší personální náklady  Nižší provozní náklady  Nižší investiční náklady  Nižší náklady na právní spory a eliminaci rizik  Návratnost investic do efektivní správy informací je u 57% společností nižší než 18 měsíců
  • Personální náklady Podle odhadů IDC věnují „informační pracovníci“ 15 až 35%, podle jiných studií doknce více než 50% pracovní doby hledání informací (a jen asi 5-15% jejich čtení) Náklady na hledání dokumentů představují až 350 tisíc Kč ročně na hlavu Dalších zhruba 15 % pracovní doby stojí znovu-získávání informací, které se nepodařilo znovu nalézt Náklady na obnovu ztracených dokumentů představují až 150 tisícům Kč ročně na hlavu Až jedna polovina produktivního času zejména vedoucích pracovníků je ztracena díky špatné dostupnosti informací, které potřebují
  • Provozní náklady Průměrný dokument je za svou životnost zkopírován 19krát, až 40% organizací tiskne maily a soubory kvůli jejich archivaci v papírové podobě díky absenci politiky nebo nástrojů pro správu elektronických dokumentů V průměru je 45% scanovaných dokumentů původně elektronických (tj. byly vytištěny a následně scanovány), u většiny ostatních je přidán pouze podpis Kvalitní prací s elektronickými dokumenty lze řádově snížit náklady na tisk, digitalizaci i ukládání
  • Investiční náklady Více než 15% kancelářských prostor slouží k ukládání dokumentů, méně 50% z nich je pravidelně nebo alespoň častěji používáno Reorganizací ukládání dokumentů lze dosáhnout úspor nákladů na kancelářské prostory ve výši 10-12% Investice do digitalizace a souvisejících technologií má v téměř 60% případů návratnost nižší než 18 měsíců, ve 42% pak méně než 12 měsíců
  • Právní náklady a rizika Náklady na řízení rizik nejsou kalkulovány při úvahách o investicích do systému správy dokumentů, nedostatky v této oblasti přitom mohou být pro společnost likvidační Až 70% společností by v případě ztráty papírových dokumentů vlivem přírodní katastrofy nebo požáru do tří týdnů zbankrotovalo Polovna společností není připravena na případné právní spory a měla by problém doložit doklady na podporu své právní pozice Politika a strategie správy dokumentů je zásadní součástí jak Disaster Recovery, tak i řízní rizik
  • Shrnutí Dobrá správa dokumentů a informací (Information Governance) představuje zásadní prostor pro snížení nákladů a zvýšení efektivity celé organizace Klíčový je komplexní přístup, zaměřený na identifikaci podstatných informací a kontextu, v jakém jsou využívány a vytvoření takového prostředí, které stimuluje organizaci k efektivní práci s informacemi a dokumenty Elektronizace dokumentů a zavádění souvisejících nástrojů může v případě správného strategického zacílení přinést významné úspory i zlepšení výkonu organizace
  • „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikacíumožní důvěryhodnou a konkurence schopnousprávu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR)DĚKUJI ZA POZORNOST.