COURSE GUIDE                               MICROSOFT EXCEL PART 1                       2009 © All rights reserved Dilaran...
MICROSOFT EXCEL                                    Hasil bukanlah yang perpenting dalam sebuah usaha.                     ...
Berikut ini diuraikan beberapa penggunaan beberapa feature Excel yang sangat pentinguntuk dikuasai dengan baik:Feature    ...
•    Nama file selalu diakhiri dengan tanda: [ ]         Contoh:         Rumus diatas digunakan untuk mendapatkan hasil pe...
Pada studi kasus diatas, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menghitung PPNdari masing-masing produk. PPN ini kemud...
6. Klik OK 7. Untuk mengisi seluruh baris pada kolom, drag baris pertama sampai baris    terakhir. Hasil;-.ya akan tampak ...
VLOOKUPFungsi pencarian dan rujukan yang dipakai untuk mencari data dengan merujuk ke suatulokasi. Lokasi rujukan biasa be...
5. Pilih kategori Lookup & Reference, lalu pilih VlookUp, lalu klik OK6. Akan muncul kotak dialog baru sebagai panduan unt...
7. Letakkan kursor pada kolom Look_up value. Lalu pada sheet Sales Transaction   pilih sel tepat di bawah judul Product ya...
10. Letakkan kursor pada kolom Range_lookup, lalu ketikkan false.11. Klik OK12. Untuk mengisi seluruh baris pada kolom Tot...
LatihanJika bulan September terdapat diskon sebesar data di bawah ini: (tabel sudah disediakanpada sheet Discount)        ...
1. Bukalah sheet Mahasiswa, tempat kursor pada sebuah sel.2. Aktifkan Menu Data lalu klik Filter seperti pada gambar3. Mak...
5. Maka hasil filter tersebut akan didapatkan sesuai dengan acuan yang menjadi dasar   untuk filteringnya, misalkan sepert...
Tools Pivot Table yang telah disediakan oleh Excel merupakan prinsip dasar darisoftware-software OLAP tersebut. Untuk info...
5. Pilih field-field pada bagian kanan yaitu field-field yang dibutuhkan untuk   ditampilkan. Caranya dengan melakukan cli...
SEBUAH CONTOHBerikut diberikan sebuah contoh untuk mengatur nilai akhir seluruh mahasiswapada sebuah matakuliah:1. Buka sh...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Cg ucc01302 introduction to it excel

829 views
765 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
829
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
11
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Cg ucc01302 introduction to it excel

  1. 1. COURSE GUIDE MICROSOFT EXCEL PART 1 2009 © All rights reserved Dilarang memperbanyak dan/atau mengcopy sebagian atau seluruh material dalam dokumen ini tanpa persetujuan tertulis dari pengarangIntroduction to IT 1
  2. 2. MICROSOFT EXCEL Hasil bukanlah yang perpenting dalam sebuah usaha. Cobalah mengubah orientasi, sehingga fokus terhadap proses yang anda lakukan. -ims-PT. Bergerak Maju adalah sebuah perusahaan multinasional yang bergerak dibidang perdagangan consumer goods Perusahaan ini memiliki lebih dari 200salesperson yang tersebar diberbagai daerah di seluruh Indonesia. Setiap bulannya, pihakmanajemen melakukan evaluasi terhadap para salesperson untuk mengetahuiapakah mereka sudah memenuhi target penjualan. Hasil evaluasi ini digunakansebagai dasar penentuan komisi dari masing-masing salesperson.Anda sebagai anggota tim IT diminta untuk mensupport Sales and MarketingDepartement di dalam pengolahan data. Data tersebut akan digunakan dalamMonthly Sales Review Meeting sebagai dasar analisa pada:• Kinerja salesperson/bulan• Kinerja produk/bulan• Trend penjualan di setiap daerah• DllSelain itu, Anda juga diminta untuk membantu dalam tugas-tugas administrasi,misalnya membuat surat kepada setiap salesperson menyangkut k i n e r j a m e r e k aberdasarkan hasil dari Monthly Sales Review Meeting.1.1. Microsoft ExcelMicrosoft Excel adalah sebuah sebuah program spreadsheet yang memungkinkan Andamengorganisir data Anda ke dalam daftar clan kemudian meringkas, membandingkan danmenyajikan data secara grafis.Sebagai contoh, Anda bisa memerintah Excel untuk menghitung jumlah, rata-rata, ataunilai maksimum penjualan pada hari tertentu. Pendek kata, Excel menghemat waktuAnda dari keharusan membuat ikhtisar sendiri.Dalam dunia kerja, Anda akan mendapati bahwa banyak permasalahan kerja yang terlihatkompleks namun ternyata dapat dipecahkan secara cepat dan muculah denganmenggunakan Microsoft Excel.Introduction to IT 2
  3. 3. Berikut ini diuraikan beberapa penggunaan beberapa feature Excel yang sangat pentinguntuk dikuasai dengan baik:Feature DeskripsiIntersheet Formula Penggunaan formula antar worksheet untuk memastikan integritas data.Functions: Fungsi-fungsi yang penting digunakanLogical function dalam pengolahan data, termasukVlookup pembuatan fungsi sesuaiCustom function k e b u t u h a n p e n g g u n a (custom function).Data Feature: Feature-feature di submenu data yangFiltering penting dikuasai dalam pengolahan data.Pivot TableSimple Macro Serangkaian aksi tereka m untuk menjalankan langkah-langkah yang menyorot sel-sel berisi informasi penting.1.2. Inter Sheet FormulaIntersheet formula adalah tools yang digunakan jika Anda ingin meng-organisir(mengelola, mengkombinasikan clan meringkas) data Anda di berbagai worksheet yangberbeda dengan mengunakan link, sehingga apabila ada perubahan data, Anda tidakperlu meng-update pengolahan data Anda secara manual.Anda menggunakan tools ini jika Anda bekerja dengan data yang sangat banyakyang terdapat pada beberapa sheet yang berbeda. Hal ini sangat penting karena selainuntuk menambah efisiensi pengolahan data, intersheet formula juga digunakan untukmemastikan integritas dari data fersebut. Artinya data di 1 sheet konsisten dengan dataserupa di sheet lainnya.Perhatikan Studi kasus yang diberikan di awal modul. Anda dapat nelihat terdapat banyakdata pada Sheet Sales Transaction yang harus Anda olah. Sangat tidak efisien bila Andaharus mengolahnya secara manual. Karena itu, Anda harus memanipulasi data denganmenggunakan berbagai fasilitas yang terdapat pada Microsoft Excel.Cara membuat intersheet formula secara prinsip sama seperti pembuatan intrasheetformula. Perlu diperhatikan beberapa aturan penggunaan kode sebagai berikut:Introduction to IT 3
  4. 4. • Nama file selalu diakhiri dengan tanda: [ ] Contoh: Rumus diatas digunakan untuk mendapatkan hasil perkalian dari data pada sel D8 dengan data sel E5 pada file DataModulExcel, sheet Raw Data. • Nama worksheet selalu diakhiri dengan tanda: ! Contoh : Rumus diatas digunakan untu:, mendapatkan hasil perkalian dari data pada sel C16 dengan data pada sel F5 di sheet Sales Transaction. • Penggunaan tanda $ sama saja dengan formula intrasheet Contoh: Sales Transaction!A$6 apabila dicopy ke baris-baris berikutnya akan mengunci rujukan kepada bares 6 di worksheet Sales Transaction.Contoh-contoh dalam subtopik berikut (1.2 -- 1.3) mengenai fungsi, data feature, macro,clan lain seterusnya secara tidak langsung akan menggambarkan penggunaan intersheetformula.1.3. FunctionFUNGSI LOGIKAFungsi untuk memilih satu dari dua nilai berdasarkan pengujian logika. Bentuk penulisanseperti berikut ini : = IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)A r t i n y a k a l a u e k s p r e s i l o g i k a b e n a r m a k a p e r i n t a h p a d a value_if_true yangakan dilaksanakan tetapi kalau ekspresi logika salah maka perintah pada value_if_falseyang akan dilaksanakan.Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika memerlukan salah satu operasirelasi (operasi pembanding) yaitu: =, < , >, <=, >=, <>Digunakan untuk pengolah data yang memerlukan pilihan-pilihan logika/kondisi tertentu.Introduction to IT 4
  5. 5. Pada studi kasus diatas, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menghitung PPNdari masing-masing produk. PPN ini kemudian ditambahkan dengan unit priceuntuk mendapatkan total unit price dari masing-masing produk.Untuk menghitung total harga dari suatu produk, Anda harus memperhitungkannyaadanya faktor pajak (PPN). Untuk itu, bukalah sheet Raw Data yang berisidaftar harga. Pada tabel produk tertera keterangan apakah suatu produkdikenakan PPN atau tidak.Rumus yang digunakan adalah :PPN = 10% x Unit PriceTotal Price = Unit Price + PPNAnda akan menggunakan fungsi logika untuk memproses perhitungan totalpajak suatu produk.Perhatikan langkah-langkah berikut di bawah ini :1. Letakkan kursor pada baris pertama kolom Total PPN2. Klik =, klik function dan pilih fungsi IF.3. Letakkan kursor pada kolom Logical_test, Can klik baris pertama pada kolom PPN, Yalu ketikkan sehingga akan tampak seperti berikut ini: D6="yes"4. Pada kolom value_if _ true, klik baris pajak (10%), tekan tombol F4 pada keyboard, Yalu ketikkan tanda kali (*) Can klik baris pertama pada kolom unit price. sehingga akan tampak seperti berikut ini: =IF(D6="yes",$C$3*C6)5. Pada kolom value_if_false ketikkan "0"Introduction to IT 5
  6. 6. 6. Klik OK 7. Untuk mengisi seluruh baris pada kolom, drag baris pertama sampai baris terakhir. Hasil;-.ya akan tampak seperti berikut (formatting cell: category=accounting; decimal places=2; symbol = Rp Indonesian).8. Total Unit Price adalah hasil penjumlahan dari unit price dengan Total PPN. Klik =, klik kolom unit price, tulis +, Yalu klik kolom total PPN, tekan enter. Rumusnya sebagai berikut: =C6+E6 9. Drag seluruh baris untuk mengisi seluruh kolom Introduction to IT 6
  7. 7. VLOOKUPFungsi pencarian dan rujukan yang dipakai untuk mencari data dengan merujuk ke suatulokasi. Lokasi rujukan biasa berupa range dalam bentuk tabel yang disusun secaravertikal.Bentuk lengkap penulisannya seperti berikut ini :=Vlookup(Lookup_Value,Table_Array,CoI_Index_num,Range_lookup)Argumen Lookup–Value (Nilai yang dicari pada kolom pertama dari array) didapatberupa isi sel atau nilai yang cliketik langsung. Argumen Table_Array (Tabel Rujukan)adalah tabel yang dipakai sebagai rujukan pencarian.Argumen Col–Index–num (Index Kolom) menunjukan kolom ke berapa yang nilainyaakan diambil, dimulai dari kolom 1.Argumen Range_Lookup didapat dikosongkan atau diisi True jika tabel disusun terurutclan pencarian diartikan sebagai "yang sama dengan atau lebih kecil". JikaRange_Lookup diisi False, maka tabel tidak harus terurut clan pencarian diartikansebagai "sama persis".Digunakan untuk membaca nilai dari suatu tabel yang disusun secara verticalSebagai latihan bukalah sheet Sales Transaction. Anda akan mengisi kolom Total UnitPrice, yang nilainya didapat dari tabel produk di sheet Master Product.Ikuti langkah-langkah berikut ini :1. Aktifkan tab sheet Sales Transaction2. Letakkan kursor pada kolom pertama di bawah Unit Price, dan dengan menggunakan keyboard ketik =3. Lalu klik insert function4. Klik drop down Category dan akan muncul berbagai fungsi yang tersedia pada Excel.Introduction to IT 7
  8. 8. 5. Pilih kategori Lookup & Reference, lalu pilih VlookUp, lalu klik OK6. Akan muncul kotak dialog baru sebagai panduan untuk menggunakan fungsi VlookUp.Introduction to IT 8
  9. 9. 7. Letakkan kursor pada kolom Look_up value. Lalu pada sheet Sales Transaction pilih sel tepat di bawah judul Product yaitu sel B6.8. Letakkan kursor pada kolom Table_Array. Lalu klik sheet Raw Data, dan sort seluruh data pada kolom Product sampai dengan Total Unit Price. Tekan tombol F 4 pada keyboard (B6: F12).9. Letakkan kursor pada kolom Col_Index_num. Karena kolom Total Unit Price sebagai target data yang akan diambil berada di kolom kelima, maka ketikkan 5. Keseluruhan hasil akhir adalah seperti pada gambar berikut ini:Introduction to IT 9
  10. 10. 10. Letakkan kursor pada kolom Range_lookup, lalu ketikkan false.11. Klik OK12. Untuk mengisi seluruh baris pada kolom Total Unit Price, drag formula sampai baris terakhir.13. Dengan demikian Anda telah mengisi seluruh baris pada kolom. Karena Anda menggunakan intra/inter sheet formula, jka data harga pada sheet Master Product berubah maka secara otomatis kolom Total Unit Price (P) pada sheet Sales Transaction akan berubah. Untuk mengisi kolom Total Price, gunakan rumus dibawah ini: Total price = Total unit price * Quantity14. Drag seluruh baris untuk mengisi seluruh kolom.Gambar berikut adalah sebelum VlookUpGambar berikut adalah sesudah VlookUpIntroduction to IT 10
  11. 11. LatihanJika bulan September terdapat diskon sebesar data di bawah ini: (tabel sudah disediakanpada sheet Discount) Product Discount Pepsodent 10% Sunsilk 20% Lifebuoy 0% Indomie 10% Kecap Indofood 10% Bimoli 5% Kopi Kapal Api 5%Hitung kembali total penjualan setelah diskon pada bulan tersebut untuk masing-masingsalesman dengan menggunakan fungsi Vlookup. Lengkapi field yang kosong pada sheetDiscount.1.4. Data FeatureFILTERINGSpreadsheet Excel bisa menyimpan data sebanyak yang anda perlukan, namun Andamungkin tidak ingin menggunakannya semua sekaligus. Anda bisa membatasi data yangdi perlihatkan pada worksheet dengan membuat filter, yang merupakan sebuah aturanyang memilih baris-baris mana yang ditampilkan dalam sebuah worksheet.Filter digunakan bila kita bekerja dengan data yang sangat banyak dan ingin membatasidata yang kita lihat karena kita tidak membutuhkan seluruh data yang banyak tersebut.Untuk melakukan filter, lakukan langkah berikut:Introduction to IT 11
  12. 12. 1. Bukalah sheet Mahasiswa, tempat kursor pada sebuah sel.2. Aktifkan Menu Data lalu klik Filter seperti pada gambar3. Maka didapatkan field yang sudah dilengkapi tools filter, seperti pada gambar berikut:4. Untuk menjalankan filter maka, klik fasilitas filter (tombol dengan tanda panah kebawah) tersebut disalah satu field yang menjadi acuan filter, lalu cek nilai yang ingin ditampilkan, seperti pada gambar berikut:Introduction to IT 12
  13. 13. 5. Maka hasil filter tersebut akan didapatkan sesuai dengan acuan yang menjadi dasar untuk filteringnya, misalkan seperti gambar berikut ini:6. Untuk membuang filter, klik lagi tombol Filter.PIVOT TABLEPivot Table adalah sebuah tool yang digunakan untuk analisis data dengan cara merubahdata ke dalam bentuk tabel (cross tabel) yang dinamis sehingga pengguna dapat denganmudah melakukan pemilihan data.Akhir-akhir ini banyak organisasi telah mengumpulkan data sekian tahun lamanya (datapembelian, data penjumlahan, data nasabah, data transaksi dsb.) Hampir semua datatersebut dimasukan dengan menggunakan aplikasi komputer yang digunakan untukmenangani transaksi sehari-hari yang kebanyakan adalah OLTP (On Line TransactionProcessing).Bayangkan berapa transaksi yang dimasukkan oleh hypermarket semacamCarrefour atau transaksi kartu kredit dari sebuah bank dalam seharinya dan bayangkanbetapa besarnya ukuran data mereka jika nanti telah berjalan beberapa tahun.Pertanyaannya sekarang, apakah data tersebut akan di biarkan menggunung, tidakberguna lalu di buang, ataukah kita dapat me-‘nambang’-nya untuk mencari ‘emas’‘berlian’ yaitu informasi yang berguna untuk organisasi kita. Banyak diantara kita yangkebanjiran data tapi miskin informasi.Persoalan di atas merupakan salah satu persoalan yang dapat diatasi salah satunya denganOLAP (On-line Analytical Processing). OLAP adalah software yang mempunyaikemampuan untuk mendukung manager dan analisis untuk mengamati dan menggunakansejumlah besar data yang terkumpul dan detail, dari berbagai sudut pandang.Dengan menggunakan OLAP, analis dapat mengungkapkan pola, tren, dan kondisitertentu. OLAP memiliki fungsi – fungsi sebagai berikut:1. Roll-up (consolidation), mendapatkan rangkuman informasi dengan tingkatan dimensi yang lebih umum.2. Drill-down, memperoleh gambaran yang lebih detail.3. Slice and Dice, melihat database dari sudut pandang yang berbeda.Untuk mempelajari OLAP, dibutuhkan waktu yang lama dan dana yang cukup besar.Tools-tools yang cukup mahal dan banyak di kenal dipasaran software kelas menengahadalah COGNOS, Hyperion’s Hyperion’s, Oracle 9i OLAP dan lain-lain.Introduction to IT 13
  14. 14. Tools Pivot Table yang telah disediakan oleh Excel merupakan prinsip dasar darisoftware-software OLAP tersebut. Untuk informasi lebih lanjut, anda sangat disarankanuntuk membaca dan mempelajari Optional Reading mengenai OLAP di bagianAppendix. Bacaan-bacaan tersebut merupakan material yang wajib di ketahui olehmereka yang ingin berkarir di bidang OLAP, Datawarehousing, Datamining, danBussines Intelligence.Pivot table digunakan apabila anda ingin meringkas informasi dari tabel yang memilikibanyak record dan field ke dalam bentuk yang mudah di baca.Sebagi contoh, gambar berikut memperlihatkan bebarapa baris pertama dari daftar yangdi gunakan untuk membuat Pivot Table.1. Bukalah sheet Mahasiswa. Klik sel mana saja pada range2. Klik menu Insert > Pivot Table Report seperti gambar berikut:3. Lalu akan muncul kotak dialog berikut. Secara otomatis akan terpilih range sel yang akan diproses yang akan member nilai otomatis pada Tabel/Range. Pilih New Worksheet agar hasilnya ditampilkan pada sheet yang baru.4. Lalu klik OK, dan akan menghasilkan gambar berikut:Introduction to IT 14
  15. 15. 5. Pilih field-field pada bagian kanan yaitu field-field yang dibutuhkan untuk ditampilkan. Caranya dengan melakukan click sebuah field lalu drag ke sebuah region Drop Row, atau Drop Column, atau Drop data. Sebagai contoh, untuk menampilkan informasi “Kota asal mahasiswa dan Tahun Diterima dan Program Studi” maka lakukan langkah berikut: a. Klik dan drag field Kota ke Drop Row Fields Here b. Klik dan drag field Tahun Diterima ke Drop Column Fields Here c. Klik dan drag field Program Studi ke Drop Data Items Here Hasilnya adala sebagai berikut:6. Jika sebuah sel Data Item di klik, misalnya sel perpotongan Bandung-2006 yang bernilai 4, maka akan dibuka sebuah sheet baru yang berisikan data detail.Introduction to IT 15
  16. 16. SEBUAH CONTOHBerikut diberikan sebuah contoh untuk mengatur nilai akhir seluruh mahasiswapada sebuah matakuliah:1. Buka sheet Daftar Nilai Ujian2. Isi sel J11 dengan formula =D11*$G$2+E11*$G$3+F11*$G$4+G11*$G$5+H11*$G$6+I11*G7 lalu blok hingga sel J433. Isi sel K11 dengan formula =VLOOKUP(J11,$E$49:$F$55,2,TRUE) lalu blok hingga sel K434. Isi sel C49 dengan formula =COUNTIF($K$11:$K$43,B49) lalu blok hingga sel J565. Isi sel C57 dengan formula =SUM(C49:C56)Introduction to IT 16

×