Modelo Funcional Transversal Integrado Para Las Secretarias

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  • 1. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 Definición del modelo funcional transversal integrado para las Secretarías         Mapas de procesos resultantes a Tercer nivel Macroproceso Recursos Materiales Proceso MAB- Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular (A) = Automatizable a través de SIPAR 1
  • 2. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 Índice 1 Introducción............................................................................................................................. 3 1.1 Objetivo del documento. ............................................................................................. 3 1.2 Arquitectura del Proceso ............................................................................................ 3 2 Descripción del Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular ................................... 4 2.1 Descripción general del subproceso .......................................................................... 4 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular .......................................................................................................................... 4 2.2.1 Recibir vehículos..................................................................................................... 4 2.2.2 Solicitar recursos para pagos y registro ante la SETRAVI .................................... 5 2.2.3 Regularizar los vehículos........................................................................................ 6 2.2.4 Recibir petición de asignación o préstamo de vehículo ......................................... 7 2.2.5 Evaluar petición de asignación o préstamo (A)...................................................... 8 2.2.6 Determinar tipo de vehículo para adquirir (A) ........................................................ 9 2.2.7 Determinar cantidad de vehículos a adquirir........................................................ 10 2.2.8 Determinar asignaciones ...................................................................................... 10 2.2.9 Notificar rechazo de asignación ........................................................................... 12 2.2.10 Asignar vehículo y notificar ............................................................................... 12 2.2.11 Administrar parque vehicular (A) ...................................................................... 13 2.2.12 Analizar desempeño de la flota vehicular ........................................................ 15 2.2.13 Evaluar la baja de la unidad ............................................................................. 16 2.2.14 Dar de baja vehículos ....................................................................................... 16 2.2.15 Verificar la existencia de multas ....................................................................... 18 2.2.16 Solicitar liquidación de multas al responsable ................................................. 18 2.2.17 Recibir comprobante de pago realizado .......................................................... 19 2.2.18 Turnar caso a contraloría.................................................................................. 20 3 Diagrama del subproceso ..................................................................................................... 21 4 Anexo de formatos ................................................................................................................ 24 4.1 Petición de asignación de vehículos ........................................................................ 24 4.2 Petición de préstamo de vehículos .......................................................................... 24 5 Documentos anexos ............................................................................................................. 25 No aplica ............................................................................................................................... 25 (A) = Automatizable a través de SIPAR 2
  • 3. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 1 Introducción 1.1 Objetivo del documento. El documento de proceso tiene como objetivo principal documentar y describir las actividades y escenarios comunes para las Secretarías para el subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular. 1.2 Arquitectura del Proceso El subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular forma parte del proceso MAB-Administrar bienes dentro del modelo funcional de procesos común del macro proceso de Recursos Materiales Recursos Materiales Administrar Adquirir bienes y servicios Administrar bienes mantenimiento MABS MAB MAPM Desarrollar la estrategia Actualizar Pólizas y Administrar Legalidad de Planear y Calendarizar y plan anual de Administrar Inventarios Contratos Administrar Siniestros el Mantenimiento adquisiciones MAB-010 MABS-050 MAB-030 MAPM-010 MABS-010 Recibir, Revisar y Atender solicitudes de Administrar la Flota Disponer y Dar de Baja Atender Solicitudes de Aceptar Bienes y adquisición Vehicular Bienes Mantenimiento Servicios MABS-020 MAB-020 MAB-040 MAPM-020 MABS-060 Desarrollar Administrar y Controlar especificaciones y Administrar Proveedores las Actividades de adjudicar contratos MABS-070 Mantenimiento MABS-030 MAPM-030 Comprar bienes y servicios MABS-040 (A) = Automatizable a través de SIPAR 3
  • 4. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 2 Descripción del Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular 2.1 Descripción general del subproceso El subproceso de Administrar la flota vehicular comienza con la entrada de vehículos a la dependencia y/o peticiones vehiculares de las áreas, y continúa con la regularización, registro y asignación de los mismos hasta el análisis del desempeño vehicular de distintos temas como mantenimiento y rendimiento de combustible. 2.2 Descripción de las actividades realizadas en el subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular 2.2.1 Recibir vehículos ID (1) Evento(s) de inicio: MABS-060 - Recibir, revisar y aceptar bienes y servicios Notificación de vehículo recibido Descripción: Recibir el vehículo mediante la realización de las siguientes tareas: Realizar una revisión física, revisar los documentos vehiculares (número de serie, número de motor, carta factura, etc.) y documentar el inventario que contenga el vehículo (refacciones, cables, etc.) Descripción específica para escenarios: 1.- Autos nuevos Realizar una revisión física contra la orden de compra. 2.- Autos usados (donaciones, transferencias, comodato, etc) Realizar una revisión física contra los documentos que amparan la donación. Adicionalmente, realizar una revisión de adeudos para verificar multas, pagos (A) = Automatizable a través de SIPAR 4
  • 5. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 pendientes o recargos que puedan estar asociados al vehículo. 3.- Reasignación de autos En caso que el auto sea regresado por el área usuaria para su reasignación, se debe realizar una revisión física contra los documentos de inventario de cuando fue asignado. Evento(s) de salida: Vehículo recibido Documento físico o información generada: No aplica Rol: Operador de administración de flota vehicular 2.2.2 Solicitar recursos para pagos y registro ante la SETRAVI ID (2) Evento(s) de inicio: No aplica Descripción: Solicitar a Finanzas los recursos para el pago de derechos de alta vehicular para autos nuevos y usados ante la Secretaria de Transporte y Vialidad (SETRAVI) o las autoridades correspondientes para las demás localidades. Dichos pagos incluyen: • Pago de tenencia correspondiente • Alta vehicular o regularización (en caso de perdida placa)) • Placas y engomado • Tarjeta de circulación Solicitar a Finanzas otros recursos para pagos como: (A) = Automatizable a través de SIPAR 5
  • 6. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 • Verificación • Multas (en caso que aplica) Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Recursos solicitados FECG-020: Ejercer presupuesto Pago de derechos vehiculares solicitados Documento físico o información generada: No aplica Rol: Supervisor de administración de flota vehicular 2.2.3 Regularizar los vehículos ID (3) Evento(s) de inicio: No Aplica Descripción: Regularizar los vehículos mediante las siguientes tareas: Reunir la documentación para el alta vehicular, verificación del vehículo, el pago de placas, permisos de circulación, tenencias y multas ante la Secretaria de Transporte y Vialidad (SETRAVI) o las autoridades correspondientes para las demás localidades. (A) = Automatizable a través de SIPAR 6
  • 7. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Vehículos regularizados, continua con actividad #8 Documento físico o información generada: Documentos regularizados de la unidad vehicular: (placas, permisos de circulación, certificados de verificación, tenencias pagadas.) Rol: Supervisor de administración de flota vehicular 2.2.4 Recibir petición de asignación o préstamo de vehículo ID (4) Evento(s) de inicio: Petición de asignación identificada Descripción: Recibir las peticiones de asignación o préstamo de unidades por parte de las áreas administrativas justificando plenamente las necesidades vehiculares del área. Descripción específica para escenarios: 1.- Solicitudes de préstamo Cada una de las áreas deberá revisar con su enlace administrativo si existen vehículos que cubran su necesidad para periodos cortos antes de enviar una petición de préstamo a la Administración de la flota vehicular. Evento(s) de salida: (A) = Automatizable a través de SIPAR 7
  • 8. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 Petición de asignación recibida (ver formato 4.1 y 4.2) Documento físico o información generada: No aplica Rol: Operador de administración de flota vehicular 2.2.5 Evaluar petición de asignación o préstamo (A) ID (5) Evento(s) de inicio: No Aplica Descripción: Evaluar la petición del área conforme a sus necesidades vehiculares para la asignación y/o préstamo de unidades, y revisar la existencia de vehículos registrados en la plantilla autorizada de unidades. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Petición evaluada, continua con actividad #8 Información de peticiones consolidada #7 Documento físico o información generada: No aplica Rol: Autorizador de administración de flota vehicular (A) = Automatizable a través de SIPAR 8
  • 9. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 2.2.6 Determinar tipo de vehículo para adquirir (A) ID (6) Evento(s) de inicio: MABS-010 - Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios (información de referencia) Descripción: Determinar el tipo de vehículo a adquirir mediante las siguientes tareas: Identificar el tipo de uso o las necesidades para vehículos a adquirir en la Secretaría y compararla con el desempeño vehicular (información histórica del SIPAR) de la flota, analizar el mercado con base a estas necesidades, y analizar la información referente a las especificaciones técnicas para elaborar un cuadro comparativo. Con este cuadro, comparar las necesidades de las áreas y desarrollar un cálculo económico tomando en cuenta factores como costo de mantenimiento, consumo de gasolina y especificaciones técnicas del vehículo. Al final, con base en estos factores, determinar el tipo de vehiculo a comprar. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Tipo de vehículo determinado Documento físico o información generada: No aplica Rol: Autorizador de administración de flota vehicular (A) = Automatizable a través de SIPAR 9
  • 10. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 2.2.7 Determinar cantidad de vehículos a adquirir ID (7) Evento(s) de inicio: Información de peticiones consolidada, viene de actividad #5 Descripción: Determinar la cantidad de vehículos a adquirir, tomando en cuenta las necesidades o peticiones validas de las áreas que no fueron asignadas, las bajas próximas de vehículos y el ciclo de vida de las unidades para su sustitución. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Adquisición de vehículo solicitada MABS-020: Administrar Solicitudes de Adquisición Cantidad de vehículos determinada MABS-010 Desarrollar la estrategia y plan anual de adquisiciones Cantidad de vehículos determinada Documento físico o información generada: No aplica Rol: Autorizador de administración de flota vehicular 2.2.8 Determinar asignaciones ID (8) Evento(s) de inicio: Vehículos regularizados, viene de actividad #3 Petición evaluada, viene de actividad #5 (A) = Automatizable a través de SIPAR 10
  • 11. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 Descripción: Determinar asignaciones y préstamos para aquellas peticiones que hayan sido evaluadas como procedentes, en caso que existan vehículos disponibles. Para el caso de vehículos de reciente adquisición que no hayan sido asignados todavía, se deberá elaborar una tabla de asignaciones de vehículos. Esta tabla de asignaciones es autorizada por el Oficial Mayor. Descripción específica para escenarios: 1.- Falta de vehículos para asignar En caso que el número de vehículos dentro del parque vehicular sea menor, al número de vehículos solicitados, asignar las unidades a aquellas áreas administrativas con vehículos cuyo costo de mantenimiento sea mayor y con las necesidades de mayor prioridad para la estrategia de la dependencia. 2.- Prestamos En caso de préstamos por periodos cortos de tiempo, revisar la existencia de vehículos para el apoyo en el tiempo solicitado. Si existen vehículos disponibles, se deberá prestar al área solicitante. Evento(s) de salida: Asignaciones autorizadas, continua con actividad #10 Asignaciones no autorizadas Documento físico o información generada: Documento con la tabla de asignaciones Rol: Autorizador de administración de flota vehicular (A) = Automatizable a través de SIPAR 11
  • 12. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 2.2.9 Notificar rechazo de asignación ID (9) Evento(s) de inicio: No aplica Descripción: Notificar al área solicitante los motivos de su rechazo, en caso que las peticiones de asignación o préstamo no hayan sido autorizadas por falta de vehículo Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Notificación enviada, termina Documento físico o información generada: No aplica Rol: Operador de administración de flota vehicular 2.2.10 Asignar vehículo y notificar ID (10) Evento(s) de inicio: Asignaciones autorizadas, viene de actividad #8 Descripción: Asignar vehículos mediante un oficio la asignación o sustitución de la unidad al área correspondiente. Al entregar la unidad, documentar el inventario y (A) = Automatizable a través de SIPAR 12
  • 13. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 firmar de resguardo. Notificar al área responsable de activo fijo para que realice el resguardo en el Sistema integral de procesos de administración de recursos (SIPAR). Entregar el vehículo con toda la documentación correspondiente: • Póliza de seguros • Tarjeta de circulación • Póliza de garantía y manual del usuario Descripción específica para escenarios: 1.- Préstamo de vehículos Se deberá documentar y revisar el inventario de la unidad al recibir y entregar el vehículo al solicitante. En este caso no existirán resguardos asignados. Evento(s) de salida: Resguardo asignado FRC-020 – Realizar la contabilidad de activos fijos Vehículo asignado y notificado Documento físico o información generada: Documento de entrega/recepción de vehículos Rol: Operador de administración de flota vehicular 2.2.11 Administrar parque vehicular (A) ID (11) Evento(s) de inicio: MABS-030 – Actualizar Pólizas y Administrar Siniestros Registro de vehículo actualizado Descripción: Administrar el parque vehicular mediante las siguientes tareas: (A) = Automatizable a través de SIPAR 13
  • 14. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 Dar seguimiento, regularizar y controlar por medio del SIPAR toda aquella información relacionada con la flota vehicular. Llevar el registro y control de asignaciones de unidades y dotaciones de combustible (tarjetas), responsables de resguardo de vehículos, servicios de mantenimiento y el consumo de gasolina de las unidades. Registrar y verificar información con respecto a la regularización de los vehículos, seguros, incidentes, verificaciones, multas, pagos pendientes (tenencia y revista vehicular) o recargos que puedan estar asociados al vehículo. Adicionalmente, verificar que el expediente vehicular se encuentre completo y actualizado. La información actualizada que debe contener el expediente es el siguiente: Número de placa Número de Serie Datos de la Unidad Administrativa asignada Número de motor Tipo de motor (numero de cilindros y tipo de transmisión) Número y copia de Factura Color Nombre del proveedor Valor de Adquisición Tipo de vehículo, marca y modelo Numero de póliza y nombre de aseguradora Nombre del resguardante Bitácora Número de activo fijo Documentación de inventario físico Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: (A) = Automatizable a través de SIPAR 14
  • 15. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 Parque vehicular administrado, continúa con actividad #15 Documento físico o información generada: No aplica Rol: Supervisor de administración de flota vehicular 2.2.12 Analizar desempeño de la flota vehicular ID (12) Evento(s) de inicio: No aplica Descripción: Analizar información de rendimientos, costo de combustible, servicios de mantenimiento, y accidentes. Analizar detalles como kilómetros recorridos, costo de mantenimiento por km., consumo por km., litros totales cargados por unidad y periodo. Analizar toda la información relacionada para conocer el desempeño de la flota vehicular y comparar entre los diferentes tipos de unidades, necesidades y áreas, etc. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Desempeño analizado Documento físico o información generada: No aplica (A) = Automatizable a través de SIPAR 15
  • 16. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 Rol: Planeador de administración de flota vehicular 2.2.13 Evaluar la baja de la unidad ID (13) Evento(s) de inicio: No aplica Descripción: Evaluar si se debe o no dar de baja la unida, una vez analizado el desempeño de cada una de las unidades de la flota vehicular. Costos altos de mantenimiento, consumos de gasolina mayores a los normales y vida útil del vehiculo finalizada son los principales factores para determinar la baja de la unidad. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Programa de mantenimiento requerido MAPM-010 Planear y calendarizar el mantenimiento Baja de vehículo detectada Documento físico o información generada: No aplica Rol: Autorizador de administración de flota vehicular 2.2.14 Dar de baja vehículos ID (14) Evento(s) de inicio: (A) = Automatizable a través de SIPAR 16
  • 17. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 No aplica Descripción: Dar de baja vehículos mediante las siguientes tareas: Elaborar el listado de vehículos a dar de baja. Notificar la entrega de los vehículos a las áreas que tienen asignado una unidad que será dada de baja. Reunir la documentación necesaria (tenencias, copia de factura, certificados de verificación, permisos de circulación (en su caso), etc. para tramitar la baja ante la SETRAVI o las autoridades correspondientes para las demás localidades. Solicitar los recursos para el pago de la baja vehicular, y entregar vehículo y documentación para la disposición final. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Vehículo a disponer registrado MAB-040- Disponer y dar de baja bienes Área notificada, termina Documento físico o información generada: Lista de vehículos para enajenación Rol: Supervisor de administración de flota vehicular (A) = Automatizable a través de SIPAR 17
  • 18. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 2.2.15 Verificar la existencia de multas ID (15) Evento(s) de inicio: Parque vehicular administrado, viene de actividad #11 Descripción: Verificar la existencia de multas para cada una de las unidades dentro de la flota vehicular. En caso de existir multas imputables a la dependencia, realizar el pago correspondiente Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Multa pagada, termina Multa no pagada Documento físico o información generada: No aplica Rol: Supervisor de administración de flota vehicular 2.2.16 Solicitar liquidación de multas al responsable ID (16) Evento(s) de inicio: No aplica Descripción: Solicitar la liquidación de multas y/o recargos por medio de un oficio al responsable del vehículo. (A) = Automatizable a través de SIPAR 18
  • 19. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Pago no recibido, continua con actividad #18 Pago recibido Documento físico o información generada: Documento de multas y cargos vehiculares Rol: Operador de administración de flota vehicular 2.2.17 Recibir comprobante de pago realizado ID (17) Evento(s) de inicio: No aplica Descripción: Recibir el comprobante de pago de multa y recargos (en su caso) y firma de comprobante de recepción. Anexar este comprobante como parte del expediente vehicular. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Comprobante recibido, termina Documento físico o información generada: (A) = Automatizable a través de SIPAR 19
  • 20. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 No aplica Rol: Operador de administración de flota vehicular 2.2.18 Turnar caso a contraloría ID (16) Evento(s) de inicio: Pago no recibido, viene de actividad #16 Descripción: Turnar el caso al Órgano Interno de Control (OIC) cuando no se acuerde el pago de multas y/o recargos (en su caso). La contraloría intervendrá con el área de relaciones laborales para que el responsable de las multas lleve a cabo los pagos. Anexar copia de la notificación al OIC como parte del expediente vehicular. Descripción específica para escenarios: No aplica Evento(s) de salida: Caso turnado, termina Documento físico o información generada: No aplica Rol: Operador de administración de flota vehicular (A) = Automatizable a través de SIPAR 20
  • 21. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 3 Diagrama del subproceso Desarrollar la estrategia y plan anual Recibir, revisar y Petición de de adquisiciones aceptar bienes y asignación identificada servicios Programa Anual Recibir Operador de de Adquisiciones petición de administración de Arrendamientos asignación o flota vehicular y Servicios... prestámo d... Notificación de vehículo recibido Petición de Determinar tipo Autorizador de asignación de vehículo administración de recibida para adquirir flota vehicular Operador de Recibir administración de vehiculos flota vehicular Evaluar Autorizador de petición de administración de asignación o flota vehicular préstamo Vehículo recibido Tipo de vehículo determinado Solicitar Supervisor de recursos para administración de pagos y flota vehicular registro ant... Ejercer presupuesto Pago de Información de Petición derechos Recursos peticiones evaluada vehiculares solicitados consolidada solicitado Determinar Autorizador de Supervisor de cantidad de Documentos Regularizar los administración de administración de vehiculos a regularizados vehículos flota vehicular flota vehicular adquirir (A) = Automatizable a través de SIPAR 21
  • 22. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 Vehículos regularizados Cantidad de Adquisición de Cantidad de vehículos vehículo vehiculos determinada solicitada determinada Desarrollar la Atender solicitudes de estrategia y plan anual adquisición de adquisiciones Documento con la Autorizador de Determinar tabla de administración de asignaciones asignaciones flota vehicular Asiganciones Asignaciones no autorizada autorizada Documento de Asignar Operador de entrega/recepción vehículo y administración de Notificar Operador de de vehículos notificar flota vehicular rechazo de administración de asignación flota vehicular Notificación Vehículo enviada Resguardo asignado y asignado notificado Realizar la contabilidad de Actualizar pólizas y activos fijos administrar siniestros Registro de vehículo actualizado Administrar Supervisor de parque administración de vehicular flota vehicular (A) = Automatizable a través de SIPAR 22
  • 23. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 Parque vehicular administrado Analizar Planeador de Verificar la Supervisor de desempeño de la administración de existencia de administración de flota vehicular flota vehicular multas flota vehicular Desempeño analizado Autorizador de Multa no pagada Multa pagada Evaluar baja de administración de la unidad flota vehicular Solicitar Documento de Operador de liquidacion de multas y cargos administración de multas al vehiculares flota vehicular responsable Baja de vehiculo detectada Supervisor de Lista de vehíules Dar de baja administración de para enajenación vehiculos Pago no flota vehicular Pago recibido recibido Operador de Recibir Operador de Turnar caso a administración de comprobante de administración de contraloria flota vehicular pago realizado flota vehicular Programa de Vehículo a mantenimiento disponer Área notificada requerido registrado Comprobante Caso turnado recibido Planear y calendarizar Disponer y dar de baja el mantenimiento bienes (A) = Automatizable a través de SIPAR 23
  • 24. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 4 Anexo de formatos 4.1 Petición de asignación de vehículos Objetivo del formato Comunicar la necesidad de un vehiculo asignado por un periodo largo de tiempo Formato (Electrónico (SIPAR), Correo electrónico Papel o correo electrónico) Principal contenido del El formato contiene los siguientes datos: formato - Justificación del requerimiento - Área - Fecha requerida del vehiculo - Firma y nombre del responsable 4.2 Petición de préstamo de vehículos Objetivo del formato Comunicar la necesidad de un vehiculo a préstamo por un periodo corto de tiempo Formato (Electrónico (SIPAR), Correo electrónico Papel o correo electrónico) Principal contenido del El formato contiene los siguientes datos: formato - Justificación del requerimiento - Área - Fecha y hora requerida del vehiculo - Fecha y hora de entrega del vehiculo - Firma y nombre del responsable (A) = Automatizable a través de SIPAR 24
  • 25. Análisis, homologación y rediseño para la automatización de los procesos de las Oficialías Mayores: Un objetivo compartido Proceso MAB-Administrar bienes Subproceso MAB-020 Administrar la flota vehicular Versión: 1.00 5 Documentos anexos No aplica (A) = Automatizable a través de SIPAR 25