Manual IOB NF-e | Seleção IOB Tributária | IOB e-Store

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Manual IOB NF-e | Seleção IOB Tributária | IOB e-Store

  1. 1. SELEÇÃO IOB TRIBUTÁRIA Manual IOB EFD NF-e
  2. 2. Manual IOB NF-E 107 d Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original 2. Estratégia de Implantação Do ponto de vista técnico, emitir o documento fiscal por meio eletrônico não constitui tarefa difícil, uma vez que os parâmetros para a geração do mesmo encontram- se estabelecidos através de manuais aprovados pela legislação fiscal vigente. Por este motivo, muitos contribuintes se equivocam ao concluírem que a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) consiste meramente na geração de um arquivo digital com posterior envio à Se- cretaria de Fazenda, atribuindo a responsabilidade da operacionalização deste, apenas ao departamento de Tecnologia da Informação (TI). Com o propósito de esclarecer aos contribuintes para que estes não incorram, involuntariamente, em práticas ilícitas e, consequentemente, sofram as penalidades ca- bíveis previstas na legislação, tem-se como objetivo deste capítulo apresentar o contexto no qual encontra-se inserida a NF-e, identificar o intuito do Fisco com a sistematização dos processos, bem como promover uma melhor abordagem do projeto NF-e como um todo. De início, é importante observar que a NF-e não se trata de apenas mais uma obrigação acessória, mas faz parte do contexto do Sistema Público de Escrituração Di- gital (Sped), no qual se encontra inserida juntamente com a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e Escrituração Contábil Digital (ECD). Com a evolução tecnológica e seu ápice no decorrer dos últimos anos, o contri- buinte tem acompanhado as diversas mudanças ocorridas em seu dia a dia no que se refere à tecnologia da informação, desde a simples troca de mensagens instantâneas até as operações de compra e venda pela Internet. O Fisco, por sua vez, acompanhando o desenvolvimento tecnológico, tem se utilizado cada vez mais de mecanismos visando inibir a sonegação, bem como exigir a aplicação correta da legislação vigente. Exemplo disso são as obrigações acessórias que, ano após ano, vêm ganhando consistência e se aprimorando cada vez mais. Contudo, com o Sped, principalmente no que se refere à NF-e, nota-se não somente uma evolução, mas uma mudança de conceitos, de processos, em que ante- riormente se tratava de obrigações acessórias que consistiam na apresentação de deter- minadas informações que refletiam atos outrora praticados pelo contribuinte, posterior a tais atos terem realmente ocorrido; sendo que, com a diversidade de obrigações aces- sórias a serem apresentadas, identificava-se informações que coincidiam com dados constantes noutras obrigações, o que transparecia não haver uma integração entre as esferas Federal, Estadual e Municipal. Hoje, porém, com a sistemática de emissão do documento fiscal eletrônico, ob- serva-se que o Fisco não apenas se contenta em receber informações de fatos ocorridos, mas, além de exigi-las com maior detalhamento e em tempo real (concomitantemente com o ato da efetiva operação), passa, a partir de então, a interagir diretamente com o
  3. 3. 108 d Manual IOB NF-E Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original contribuinte, fazendo parte do processo, pois a emissão da NF-e consiste na autorização por parte do ente tributante para que uma operação pretendida pelo contribuinte se concretize de fato. Ao contribuinte, cabe, porém, conscientizar-se da responsabilidade da qual fica revestido, devendo atentar-se para o seguinte: • A partir do momento em que se adere a esta nova sistemática, o documento fiscal deixa de ter característica física, passando a existir apenas no formato digital, cujas informações aumentaram consideravelmente ao se comparar com o modelo anterior de emissão da nota fiscal, e, tais informações são dis- ponibilizadas ao Fisco em tempo real (no momento da emissão do respectivo documento); • Uma vez que as informações são disponibilizadas ao Fisco em tempo real ao da efetiva operação, este tem o prazo de 5 anos para confrontá-las a fim de identificar irregularidades, e penalizar o contribuinte por qualquer divergência encontrada; • Pelo fato de o documento fiscal ser digital, não significa que cabe apenas ao departamento de tecnologia conglomerar as informações constantes no sistema e gerar o arquivo do mesmo. Deve-se integrar os departamentos vi- sando distribuir a responsabilidade pelas informações inseridas nos sistemas, principalmente no que se refere aos itens que não tinham sua apresentação obrigatória no modelo anterior. Diante do exposto, e, uma vez tendo ciência da abrangência do projeto da NF- e, o contribuinte deve ater-se a estes fatores e readaptar sua rotina, não apenas com o intuito de atender aos requisitos técnicos do projeto, mas também certificar-se de que as informações fornecidas a cada operação praticada não estarão expondo a empresa a futuros questionamentos por parte do Fisco, com consequentes penalidades que possam onerar o contribuinte. 2.1 ROTEIRO DE IMPLEMENTAÇÃO A seguir, relacionamos alguns pontos que podem nortear o contribuinte no pro- cesso de implantação da NF-e, de maneira segura e preventiva, com o objetivo de evitar preocupações futuras: • Formação de equipe para o desenvolvimento do projeto O primeiro passo é eleger uma equipe multidisciplinar que atuará de acordo com as escalas predefinidas nos mapeamentos, nas especificações, nos testes, nas homologações e nas consultorias. A primeira equipe deve ser formada e encabeçada pela área Fiscal ou Contábil juntamente com a Tecnologia. Nes- se primeiro momento, deve-se promover um alinhamento e aprofundamento
  4. 4. Manual IOB NF-E 109 d Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original do tema NF-e para que ambos possam traçar as atividades e eleger os envol- vidos. Quando ambas estiverem devidamente alinhadas e munidas de infor- mações acerca do projeto, será o momento de eleger as demais áreas que sofrerão maior impacto e, com isso, contribuirão com sua participação no projeto. É bastante comum, e muito proveitoso, efetuar visitas para conhecer a sistemática da NF-e em outras empresas que já tenham efetuado a implan- tação, mesmo que de segmentos diferentes, para avaliar e ouvir experiências já adquiridas. As áreas mais comuns são: • Fiscal ou Contábil: são responsáveis por prover o conhecimento legal acerca da legislação referente à NF-e, apoiar nos levantamentos de operações e revisões, participar ativamente nos testes e homologações e, ainda, por levar a informação às outras áreas da empresa; • Tecnologia: respeitando as particularidades estruturais, poderá ser uma equipe interna ou externa, contratada exclusivamente para este fim, ou, simplesmente uma atualização no sistema de gestão que contemplará novas funcionalida- des aderentes ao padrão NF-e. O importante é que independentemente do formato adotado, seja designada uma equipe capaz de implementar o projeto de forma segura e eficiente; • Faturamento e Expedição: a participação dessas áreas é essencial porque de- têm o conhecimento das diversas operações existentes na empresa e serão os maiores impactados com a mudança operacional. Seu papel será fundamen- tal em todas as fases do projeto. É importante ressaltar que tais áreas atuam diretamente na emissão de documentos e precisam estar bem preparadas para as diversas situações cotidianas; • Compras: como grande parte dos sistemas de gestão é integrado, torna-se fundamental que profissionais dessa área sejam envolvidos no projeto. Isso porque a colocação de pedidos ou ordens de compras poderão sofrer im- pactos e necessitar de atenção especial para não gerar informações inconsis- tentes no recebimento de arquivos Extensible Markup Language (XML). Outro aspecto importante é que tal área normalmente é responsável pela criação de cadastros dos fornecedores. Neste caso, é imprescindível a adoção de critérios específicos na atividade cadastral, pois são informações altamente criticadas nas transmissões e que tem demandado maior esforço das empre- sas que buscam qualificar tais informações; • Recebimento de matéria-prima, mercadorias e outros materiais: são respon- sáveis pelo lançamento dos documentos fiscais recebidos e precisarão se ade- quar aos novos formatos que serão estabelecidos; • Comercial: é responsável por prover os cadastros de clientes e criação dos pedidos ou ordens de vendas. Os cadastros de clientes precisam de aten-
  5. 5. 110 d Manual IOB NF-E Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original ção total, pois inconsistências em CNPJ, CPF, inscrição estadual, formato de endereço e código IBGE podem provocar a rejeição de documentos fiscais. Da mesma forma, outras informações ou parâmetros utilizados nos pedidos de vendas também poderão provocar erros e, consequentemente, rejeição de documentos no momento da transmissão para os servidores da Secreta- ria de Estado da Fazenda (Sefaz). Outro aspecto fundamental e estabelecido pela legislação é a idoneidade do destinatário. É premissa que o destinatário, quando obrigado ao cadastro junto às esferas Federal e Estadual, esteja apto para realização de operações. Atualmente, essa checagem não é realizada no processo de validação da Sefaz, porém, poderá ser adotada nas próximas evoluções do projeto da NF-e. Ressalta-se que existe penalidade prevista nas diversas legislações estaduais quando o destinatário não está apto. A autori- zação para a emissão da NF-e não isenta o contribuinte dessa penalidade que poderá ser aplicada pela autoridade fiscal durante a circulação das mercado- rias ou no período em que a legislação permite o processo fiscalizatório; • Financeiro: quando o projeto implica em alterações substanciais nos sistemas de gestão, é fundamental que as operações sejam validadas no que se refere às contabilizações, às emissões de boletos para cobranças, ao envio de in- formações para bancos, muitas vezes por meio de arquivos eletrônicos, à dis- ponibilização de pagamentos a fornecedores e a outras operações inerentes. É comum que a nota fiscal seja devidamente emitida, validada e autorizada pela Sefaz, no entanto, se o título de cobrança ou contabilização das informa- ções, principalmente financeiras, não forem efetuados de forma correta, im- pactando na liberação da mercadoria ou incorrendo em problemas futuros. Observação: As áreas anteriormente informadas são referenciais. Obviamente existem diversas estruturas organiza- cionais de acordo com cada modelo de negócio, porte da empresa, segmento de atuação, entre outros. Essa exposição pode ser utilizada como um referencial e adaptada aos modelos praticados por cada empresa. 2.2 DIMENSIONAMENTO DO VOLUME DE OPERAÇÕES E DOCUMENTOS FISCAIS EMITIDOS: Para iniciar o projeto, é de suma importância avaliar o volume dos documentos emitidos para que uma estimativa em relação aos servidores de transmissão, de arma- zenamento e de link de transmissão sejam realizadas de forma correta. Respeitando as diferenças de cada segmento ou as particularidades das organizações, uma NF-e pos- sui, no mínimo, 5 kbytes, podendo esse tamanho variar de acordo com a quantidade de itens. Desta forma é possível ter uma dimensão volumétrica, considerando as operações praticadas. É essencial avaliar o planejamento de ampliação das atividades, pois uma variação significativa no volume de documentos emitidos, seja em picos intermitentes ou de forma contínua, poderá trazer prejuízos às operações.
  6. 6. Manual IOB NF-E 111 d Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original 2.3 DEFINIÇÃO DO VOLUME DE DOCUMENTOS QUE SERÃO TRANSMITIDOS: Essa ação diz respeito à opção que a empresa possui de enviar os arquivos “XML” para aprovação prévia da Sefaz por meio de lotes ou de forma individual. Os segmentos que possuem grandes volumes de emissões simultâneas costumam adotar esse modelo por proporcionar ganho de performance no tráfego de informações. Por outro lado, se o volume de documentos emitidos, que necessitam de transmissão prévia, for pequeno, não justifica aguardar a montagem de lotes para o pedido de autorização. Isso ocorre no modelo de pré-venda na qual as informações são coletadas diariamente por equi- pes de vendas e processadas em determinado período do dia para posterior remessa. Quando as mercadorias são liberadas de forma imediata, a melhor alternativa é adotar o envio do XML individual, evitando assim, o aumento no tempo de expedição. 2.4 ESTUDO DO LAYOUT Outro aspecto importante e que merece destaque, consiste na análise do layout da NF-e para mapeamento dos respectivos campos nos sistemas de gestão. Isso deve ocorrer, pois, em algumas situações, campos destinados a textos ou para outros fins são utilizados internamente para armazenar informações fiscais ou até mesmo gerenciais. Em alguns casos, por exemplo, o endereço de clientes, fornecedores ou até mesmo da própria empresa, vem preenchido de forma unificada. Utiliza-se o mesmo campo para inserção do tipo de logradouro, nome do logradouro, número, complemento e até o bairro. Porém, no layout da NF-e, esse tipo de informação deve ser enviada em campos distintos. A solução mais recomendada é analisar esse tipo de situação e promover a criação de campos de acordo com o layout especificado. 2.5 MAPEAMENTO DAS OPERAÇÕES FISCAIS EXISTENTES: É bastante comum que sistemas de faturamento ou recebimento de mercadorias estejam parametrizados de forma incorreta. Normalmente isso provoca a apresentação de informações em desacordo com a legislação vigente como Código Fiscal de Opera- ções e Prestações (CFOP), dispositivos legais desatualizados, código de situação tributá- ria incompatível com a operação em questão e, até mesmo, o lançamento incorreto de impostos. É extremamente prudente mapear todas as operações que a empresa possui e analisar os parâmetros inerentes. Tal ação além de evitar erros operacionais, também servirá de guia para os testes de emissões e suas homologações. É recomendável a validação de todas as operações praticadas pela empresa. Isso porque, dependendo da configuração da operação, algum dado inserido no XML poderá estar em desacordo com o estabelecido no manual e com isso aumenta o risco de rejeição do documento. Para exemplificar, temos as operações de exportação, importação, notas fiscais comple- mentares de impostos, operações triangulares que merecem tratamento diferenciado e são mais suscetíveis a incorrer em algum critério de rejeição.
  7. 7. 112 d Manual IOB NF-E Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original A questão do mapeando das operações possui também outro grande benefí- cio. Considerando que a incidência de erros é comum, principalmente quando existe diversidade de operações, a empresa terá a oportunidade de adequar suas práticas. Chamamos isso de benefício porque a partir do momento em que os documentos fiscais passarem a ser transmitidos para a Sefaz, as informações incorretas e que por ventura não estejam na amplitude das críticas resultando rejeições estabelecidas pela referida Secretaria, o Fisco terá em sua própria base todo esse conteúdo, ficando a seu critério a execução de procedimento fiscal e, possivelmente, a aplicação das penalidades ca- bíveis. 2.6 PLANO DE COMUNICAÇÃO INTERNA E EXTERNA Embora seja um assunto de amplitude nacional e esteja sempre em evidência, toda mudança no modelo operacional, mesmo que seja uma migração na emissão de documentos, necessita de um planejamento para comunicar os fatos a todos os envol- vidos, sejam eles internos ou externos. – Público interno: o primeiro passo é estabelecer um plano de comunicação interna que seja capaz de abranger todas as áreas possíveis. O ideal é a re- alização de palestras e treinamentos utilizando-se de formatos mais didáticos possíveis, haja vista que o público é diversificado e normalmente não possui conhecimento técnico suficiente para receber informações complexas para o devido entendimento. Também é importante a elaboração de materiais adi- cionais como cartilhas ou apostilas que possam servir como fonte de consulta nos momentos oportunos. Essa comunicação interna, além de deixar a orga- nização totalmente alinhada às práticas existentes, também evita sobrecarga de consultas nas áreas responsáveis pelo projeto. – Porém, o momento ideal para realizar essa etapa do projeto é a partir da definição completa do modelo de negócio que será adotado. Isso porque, se for realizado antes, além de não levar uma informação consistente para as demais áreas, ainda poderá ocorrer alterações nos modelos, o que implica- rá na necessidade de um complemento gerando um retrabalho e causando maior dificuldade de compreensão. – Público externo: requer cuidado adicional pois o impacto nessa mudança poderá afetar de forma significativa as operações dos fornecedores, dos trans- portadores e principalmente dos clientes. – Fornecedores: a preocupação existe porque a partir do momento em que se adere à NF-e, seja pela obrigatoriedade ou espontaneidade, a empresa auto- maticamente recai na obrigação de armazenar o XML recebido do fornecedor pelo prazo de 5 anos. Isso implicará na elaboração de um fluxo de envio e recebimento de arquivos que certamente necessitará de ajustes de ambas as
  8. 8. Manual IOB NF-E 113 d Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original partes. Ressalta-se tão logo seja definido o formato de integração, o forne- cedor seja devidamente acionado ou comunicado em relação à alteração. Se essa comunicação for realizada no momento da entrada em produção, ambos poderão ter problemas operacionais, seja no envio de XLM ou na in- tegração do referido arquivo no sistema de gestão. Trataremos mais adiante alguns formatos possíveis de integração com fornecedores e clientes. – Transportadores: há uma diversidade significativa nos formatos logísticos ado- tados pelas organizações, de forma geral, seja na modalidade do transporte, e principalmente no perfil dos prestadores de serviços, que pode abranger empresas altamente especializadas e capacitadas, bem como transportadores autônomos que normalmente detém pouco conhecimento acerca do tema. Considerando a importância dessa etapa no processo, é recomendado um estudo do perfil logístico, seus executores e a implementação de medidas informativas. – Clientes: embora a obrigatoriedade da NF-e esteja alcançando cada vez mais segmentos, ainda existem empresas que desconhecem tal assunto. Há outros também que operam em modelos automatizados de digitalização de docu- mentos ou até mesmo integração de arquivos em diversos formatos. Uma mudança do modelo convencional poderá provocar grandes transtornos na operação. Algumas empresas têm adotado modelos bem conservadores e prudentes para que a comunicação alcance, de forma efetiva, os respecti- vos clientes. Num primeiro momento são elaborados comunicados acerca do tema NF-e e a adesão por parte do emitente. Num segundo momento, são realizados encontros elencando os principais clientes ou grupos devidamente selecionados para a exposição do tema e a apresentação do modelo que será adotado. Após a entrada em produção, é importante anexar no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) uma cartilha explicativa do modelo operacional da NF-e com a devida adesão. Também é relevante criar um canal de comunicação especializado no tema referido anteriormente e dispo- nibilizá-lo ao público externo, no caso de eventuais dúvidas. – Pode parecer excesso de precaução, considerando que a NF-e foi imposta por legislação específica, mas o universo de clientes, fornecedores e trans- portadores é totalmente diversificado em que cada qual possui seu nível de dificuldade e suas peculiaridades. A estratégia de comunicação prévia pode evitar grandes transtornos trazendo maior tranquilidade ao emissor. 2.7 PLANO DE TREINAMENTO INTERNO (EXPEDIÇÃO, COMPRAS, COMERCIAL, FINANCEIRO E OUTROS) Para as áreas que sofrerão grandes impactos operacionais, é necessário mais que uma comunicação. Há necessidade de treinamentos bem elaborados no novo modelo.
  9. 9. 114 d Manual IOB NF-E Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original A melhor alternativa é recriar, num ambiente de testes, as situações cotidianas e a opera- cionalização no modelo da NF-e. Alguns estados permitem transmissões de documentos para efeitos de testes. Quando a empresa possui estruturas maiores ou mais complexas pode eleger pessoas classificadas como usuários chaves, que disseminarão o conheci- mento para as demais equipes, ficando inclusive responsáveis pelo suporte no momento da entrada em produção. 2.8 MODELO DE CONTINGÊNCIA A primeira ação é analisar a necessidade da empresa para eleger um modelo de contingência eficiente. Cumpre esclarecer que a contingência está relacionada à impos- sibilidade de transmissão dos documentos fiscais para autorização da Sefaz, tornando- se necessária a adoção de medida paliativa para realização da operação em questão. Adicionalmente esclarecemos que não é permitida a utilização de formulários contínuos ou blocos modelo 1 e 1-A. Existem diversas formas operacionais de contingência, seja por problemas nos ambientes da Sefaz ou do contribuinte. 2.8.1 Sefaz a) Utilização do Sistema de Contingência Ambiente Nacional (SCAN). É a hipó- tese de contingência que é ativada pela própria Sefaz em virtude de contin- gência motivada por parte do próprio órgão. Exemplo clássico são as manu- tenções nos servidores da Secretaria da Fazenda. Operacionalmente consiste na troca da destinação da NF-e, pois o SCAN é um ambiente da Receita Federal, e a contingência nesta modalidade consiste basicamente: • a Sefaz identifica a contingência, habilita o SCAN e retorna a mensagem aos contribuintes informando que o SCAN está habilitado; • o contribuinte por sua vez prepara o XML adequado à contingência do SCAN, cuja característica principal é a alteração da série da NF-e, que deverá estar compreendida entre 900 e 999; • emite-se normalmente a NF-e em contingência e imprime o Danfe geral- mente em papel comum. b) Declaração Prévia de Emissão em Contingência (DPEC). É uma opção do contribuinte que permite a dispensa da utilização de formulário de seguran- ça para a impressão do Danfe, bem como, dispensa a alteração de série e numeração do Documento Fiscal emitido em contingência. Consiste basica- mente no envio à Receita Federal do Brasil (RFB) via upload de um resumo da NF-e, contendo apenas informações inerentes a:
  10. 10. Manual IOB NF-E 115 d Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original 1 chave de acesso; 2 CNPJ ou CPF do destinatário; 3 UF de localização do destinatário; 4 valor total da NF-e; 5 valor total do ICMS; 6 valor total do ICMS retido por substituição tributária; 7 CNPJ, IE e a UF de localização do contribuinte emissor; e 8 assinatura do arquivo com certificação digital. Nesta hipótese de contingência o Danfe é impresso em papel comum, porém sua validade fica condicionada ao posterior envio do arquivo da NF-e à Sefaz de origem do emitente. Contudo, a característica principal da DPEC é a facilidade de envio, pois como o arquivo gerado para esta modalidade de congingência é relativamente pequeno, o mesmo pode ser transmitido através de palm ou similar, desde que tenha acesso à Internet. Outra vantagem de se usar essa opção é a economia, posto que o con- tribuinte não necessitará adquirir formulário de segurança. c) Impressão do Danfe em formulário de segurança com posterior transmissão à Sefaz. Nesse modelo, o contribuinte poderá proceder à emissão do respectivo documento fiscal, efetuando a impressão em formulário de segurança previamente autorizado pela autoridade fiscal competente. A partir do momento em que o sistema for restabelecido, os arquivos digitais de- verão ser transmitidos, não podendo ultrapassar o prazo de 168 horas. O contribuinte deve ter muita atenção nesse processo porque existem critérios estabelecidos para adesão desse modelo (vide capítulo da con- tingência). E quando a decisão de entrar em contingência é delegada a áreas que não têm conhecimento sobre tais procedimentos, poderá haver algum questionamento da autoridade fiscal ou até mesmo pena- lidade por descumprimento da legislação vigente. É importante, nesse modelo, estruturar um fluxo em que pessoas com autonomia e conheci- mento da operação possam autorizar o acionamento da contingência. Outro aspecto fundamental está relacionado às rejeições do XML. O ar- quivo XML, emitido em regime de contingência, será validado pela Sefaz da mesma forma que o XML em processo normal. Significa que a mer- cadoria já terá saído do estabelecimento, as contabilizações realizadas,
  11. 11. 116 d Manual IOB NF-E Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original principalmente a baixa no estoque, e o documento poderá ser rejeitado pela Sefaz. Neste caso, a melhor alternativa é trabalhar de forma preventiva, man- tendo os dados cadastrais devidamente saneados, os cadastros de produtos e outras informações relevantes mantidos com o maior zelo possível isentará o contribuinte de uma série de problemas. Isso porque existem sistemas mais rígidos que não permitem simplesmente a corre- ção dos dados que foram criticados pela Sefaz sem estornar o fluxo que originou a emissão do documento fiscal. Será necessário proceder um estorno no fluxo de faturamento para desfazer o movimento de saída. Sob a ótica legal não estaria correta pois a mercadoria não retornou ao estabelecimento de origem. Adotado o modelo de contingência impressa em formulário de segu- rança, é importante atentar para o estoque de formulários. A empresa precisa definir as quantidades mínimas e os estoques de segurança em suas unidades emissoras, de forma que sejam suficientes para atender às eventualidades. Reforça-se que a aquisição desse formulário específico depende de autorização prévia da autoridade fazendária competente, sendo necessária a realização de um planejamento antecipado para não incorrer no risco de falta do formulário e consequente impedimento de operar no modelo contingencial. 2.8.2 Contingência por parte do contribuinte Antes de adentrar aos modelos comumente adotados, cumpre explicar que essa contingência se dá no momento de inoperabilidade por parte do contribuinte. Anterior- mente, quem utilizava sistema de processamento eletrônico de dados podia fazer uso de formulários contínuos preenchidos de forma legível ou até mesmo blocos específicos de- vidamente autorizados pela Sefaz de sua jurisdição. A partir do momento que a empresa inicia o processo de emissão da NF-e, não serão permitidas tais possibilidades. Sendo assim, caso exista um problema interno, como queda nos sistemas de processamento, falta de energia elétrica ou outras situações que impossibilitem o contribuinte de utilizar até mesmo a contingência por formulário de segurança, é possível adotar algumas al- ternativas, desde que compatíveis com a legislação vigente. – Desenvolvimento de sistema interno: Trata-se de um sistema interno desen- volvido especificamente para emissão do faturamento numa eventual parali- zação do sistema oficial da empresa. Esse sistema precisa estar devidamente integrado ao de gestão para que ele possa ser devidamente acionado numa eventual parada técnica. Sua função poderá ser limitada ao faturamento, com a transmissão dos arquivos digitais dentro dos padrões estabelecidos pelo Manual de Integração. Normalmente, trabalham interligados com os sistemas
  12. 12. Manual IOB NF-E 117 d Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original oficiais, armazenando todas as informações essenciais para continuidade das operações, como tabelas de preços, base de clientes, configurações de im- postos, dispositivos legais e principalmente a numeração das notas fiscais. Quando o sistema oficial retorna a operar, ele o alimenta com as informações que foram processadas no período em que esteve fora de operação. Normal- mente, é utilizado quando o giro de mercadorias não permite o dispêndio de tempo até o restabelecimento do sistema oficial, porém, é um desenvolvimen- to mais complexo e proporcionalmente oneroso, pois requer uma infraestrutu- ra técnica específica e as integrações precisam ser muito bem trabalhadas. – Utilização de aplicativo externo: Existem também empresas especializadas no assunto, que disponibilizam um sistema via Internet capaz de ser interligado ao sistema de gestão e que poderão ser acionados em caso de problemas técnicos. Esses sistemas são acionados e processam as NF-e efetuando a transmissão e armazenando os respectivos arquivos XML. A vantagem dessa sistemática é que, se houver interrupção total da unidade emissora local, esta poderá funcionar por meio de fontes de energia alternati- vas e conexões de Internet móvel. No entanto, é uma alternativa que necessita de desenvolvimentos mais complexos, haja vista que precisa ser estabelecido um fluxo de informações entre os dois sistemas. 2.9 MODELO DE DISPONIBILIZAÇÃO DOS ARQUIVOS DIGITAIS PARA CLIENTES OU RECEPÇÃO DE FORNECEDORES O formato pode ser bem similar para ambos os públicos. O melhor modelo vai depender da estrutura do emissor, do receptor e da real necessidade de integração por meio do XML ao sistema de gestão. Tem sido comum aproveitar o ensejo da implanta- ção da NF-e para automatizar processos de lançamentos dos documentos fiscais. O fato é que existe uma obrigatoriedade, por parte do emissor, na disponibilização das NF-e devidamente autorizadas pela Sefaz. As formas de disponibilização mais comuns são: • Envio do arquivo XML por e-mail: É a solução mais econômica e de certa for- ma prática, dependendo do volume de documentos que são disponibilizados. É necessário estabelecer um fluxo interno, de forma que os arquivos sejam gravados em determinado local específico e em seguida disparados para os respectivos destinatários. Há possibilidade também de automatizar esse envio a partir do retorno da autorização por parte da Sefaz. Nesse caso, é preciso desenvolver uma sistemática capaz de identificar o destinatário e proceder ao disparo. A questão que precisa ser atentada na utilização dessa alternativa é o fluxo e os bloqueios existentes nos servidores. Atualmente, existem políticas de segurança bem elaboradas que podem bloquear ou dificultar o recebimento das NF-e. Uma desvantagem desse modelo é que, se o destinatário necessitar
  13. 13. 118 d Manual IOB NF-E Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original do arquivo novamente, independentemente do motivo, ele precisará acionar o emissor e este efetuará o reenvio, podendo gerar grandes esforços. • Criação de um portal para disponibilização do arquivo: Outra boa prática adotada é a criação de um portal no qual o emissor poderá disponibilizar o XML e o destinatário conseguirá capturá-lo no momento em que a mercadoria chegar ao seu estabelecimento. Algumas empresas estão criando seus próprios portais e estabelecendo com seus clientes um fluxo para acesso. Nesse caso, cria-se um usuário e uma senha para que, a qualquer momento, possa haver o acesso e a captura do referido arquivo. Há também empresas que criam esse portal tanto para disponibilizar as NF-e emitidas quanto para recebê-las de seus fornecedores. Nesse caso, estabelecem uma política procedimental de upload do XML a partir do momento em que este retorna da Sefaz de origem. Obviamente, o lançamento pelo destinatário somente poderá ocorrer após a entrada física das mercadorias acobertadas pela NF-e. Essa sistemática pode possibilitar uma crítica antecipada em relação às informações dos documen- tos fiscais, como: preços, quantidade, tipo de mercadoria, destinatário, infor- mações de impostos, entre outras. Havendo alguma divergência, o destinatá- rio poderá acionar imediatamente o emissor informando das inconsistências. Isso poderá evitar retenções em postos fiscais por informações em desacordo com a legislação ou recusa do destinatário em função de divergências com o pedido outrora definido. Para que isso seja possível, é necessário que o emissor faça a disponibilização do XML antes mesmo de a mercadoria sair do seu estabelecimento. Ao destinatário caberá uma verificação e, no caso de inconsistência, a imediata comunicação. Lembrando que o destinatário não poderá proceder ao lançamento, e sim apenas antecipar uma verificação no documento. O benefício desse modelo é relevante, pois, além de dispêndio de tempo nos postos fiscais, também evitará recusas e devoluções futuras, evi- tando perdas logísticas. É de suma importância, também, que o destinatário faça uma consulta na Sefaz quanto à autenticidade da NF-e. Esse processo também pode ser automatizado por meio desse modelo. É necessário estabe- lecer um esquema de validação, de acordo com os critérios e necessidades de cada empresa, mas é possível proceder a essa consulta logo que o XML seja disponibilizado no portal. Há ainda mais uma oportunidade no modelo em questão, que é a automatização de parte do processo de lançamento. A partir do momento em que o documento fiscal esteja devidamente analisado, validado e a mercadoria tenha chegado ao destino, é possível construir uma integração desse portal com o sistema de gestão para que o lançamento seja efetuado na totalidade ou parcialmente. Isso vai depender da complexidade de cada sistema de gestão ou das variáveis que precisarão ser imputadas no momento do lançamento. Cumpre esclarecer que todas as medidas cita- das nesse modelo certamente consumirão volume considerável de recursos, principalmente em desenvolvimento de software e aquisições de hardware. É
  14. 14. Manual IOB NF-E 119 d Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original necessária uma boa avaliação dimensionando os custos envolvidos, o volume de transações e o retorno desse investimento ao longo do tempo. • Locação de um portal para recebimento e armazenamento de XML: Existem empresas especializadas no mercado que atuam na hospedagem de arquivos da NF-e, seja para o fluxo inicial entre fornecedor e cliente, seja no armaze- namento do documento eletrônico pelo prazo estabelecido pela legislação vigente. É possível, também, que tal portal faça uma consulta na Sefaz para confirmar a autenticidade do documento fiscal em questão, e possivelmente uma análise crítica quanto aos dados inseridos no documento. A integração com o sistema de gestão também pode ser implementada, embora exija um certo esforço. A vantagem desse modelo é que o contratante não precisará se preocupar com aquisições de hardware para armazenamento de informações e desenvolvimento de portais próprios. Deve haver preocupação na escolha de empresa que tenha confiabilidade, uma vez que ela fará a guarda dos ar- quivos pelo tempo exigido. A terceirização da guarda dos arquivos eletrônicos pode parecer uma prática de certa forma frágil. No entanto, é muito comum no cenário atual a contratação de empresas especializadas na guarda de documentos em papel. Nesse caso, o que muda é o formato. De qualquer forma, é de suma importância a determinação de um bom instrumento con- tratual que garanta confiabilidade e confidencialidade das informações que serão armazenadas e, acima de tudo, uma definição clara da política de backup, considerando a possibilidade de ocorrência de fatos inesperados. Economicamente, pode ser uma boa alternativa, mas é importante analisar todos os modelos existentes e qual se encaixa melhor no perfil de processos da empresa. 2.10 ESCOLHA DO CERTIFICADO DIGITAL O primeiro passo a ser dado é a aquisição do certificado digital, pois, sem este, não há possibilidade de emitir o documento fiscal eletrônico. Conforme visto no Capítulo pertinente a esse assunto, o contribuinte dispõe de duas opções de certificados digitais, sendo elas: o certificado tipo “A1”, que é instalado no computador ou servidor, podendo inclusive ser utilizado por mais de um estabeleci- mento do mesmo contribuinte (filial), e o certificado tipo “A3”, o qual fica armazenado em mídia física (smart card ou token). Cabe, porém, ao contribuinte optar por aquele que melhor se adaptar às suas necessidades e adquiri-lo. No caso de contribuintes que possuem diversas filais, mesmo que em Estados distintos, poderá ser adquirido um único certificado “A1”, que poderá ser utilizado por todas as regionais, desde que as emissões sejam realizadas no mesmo sistema de gestão, e a transmissão passe pelo mesmo ser- vidor onde está instalado o certificado.
  15. 15. 120 d Manual IOB NF-E Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original 2.11 DEFINIÇÃO DO SISTEMA EMISSOR O contribuinte deverá definir através de qual sistema emitirá a NF-e, se através de sistema próprio, de terceiro, ou se utilizará o emissor gratuito fornecido pela Secretaria de Fazenda do Estado. Esse é um ponto importante a ser analisado, pois deve ser levada em conside- ração a viabilidade de cada uma das opções. Por exemplo, um contribuinte que emite aproximadamente 20 notas fiscais por dia teria um gasto excessivo ao adaptar sistemas ou adquirir uma solução para emissão dos documentos fiscais, enquanto poderia utilizar o emissor gratuito. Por outro lado, seria inviável, ao contribuinte que emite acima de 50 notas fiscais por dia, utilizar o emissor gratuito da Sefaz, pois, neste sistema, o documen- to fiscal deve ser lançado item a item, o que demandaria tempo e mão de obra de um ou mais funcionários somente para esse fim. Outro fator que merece atenção são as soluções fornecidas no mercado com a premissa de importarem informações do sistema de faturamento e gerar o arquivo da NF-e. Trata-se de um sistema alheio àquele em que o contribuinte opera, o qual, através de dados fornecidos pelo próprio contribuinte, procede à geração do arquivo XML da NF-e. Esta ferramenta é, na prática, muito útil e tem se mostrado bastante eficaz, porém, a atenção se deve às informações fornecidas pelo contribuinte, pois, pelo fato de não se tratar de um sistema integrado, qualquer falha no repasse dos dados constantes em seu sistema para a solução que irá emitir o documento eletrônico, pode ocasionar divergên- cias de informações que podem expor o contribuinte à fiscalização. 2.12 SANEAMENTO DE CADASTROS O momento da implantação da NF-e é, sem dúvida, uma excelente oportunidade para o contribuinte atualizar suas bases de dados, principalmente no que se refere a cadastros de produtos, clientes e fornecedores, pois são estes cadastros que fornecerão à NF-e os dados para a correta tributação, e são também estes dados que ficarão à disposição do Fisco para eventuais verificações. Outro aspecto vital e essencial para a continuidade harmônica das operações é o ajustamento dos sistemas responsáveis pelas entradas de dados cadastrais. Um trabalho de saneamento cadastral será uma das soluções para conter um problema atual, mas se não houver mudança no processo de cadastro, a partir de um determinado momento a base estará comprometida novamente transformando essa questão em um círculo vicioso. Obviamente, cada organização dispõe de uma estrutura sistêmica e processual diferenciada, no entanto tem sendo comum a implementação de medidas que visam proceder às validações de informações conforme veremos a seguir:
  16. 16. Manual IOB NF-E 121 d Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original 2.12.1 Cadastro de produtos Através desse cadastro, são extraídos dados referentes à descrição do produto, bem como sua respectiva classificação no código da Nomenclatura Comum do Merco- sul - Sistema Harmonizado (NCM/SH), sendo que tais dados são fatores fundamentais para o correto enquadramento da tributação do produto/operação. Em outras palavras, é através do código NCM/SH que se identifica na legislação fiscal a tributação inerente ao produto, tal como: alíquota de Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), Margem de Valor Agregado da Substituição Tributária (MVA-ST), incentivos, benefícios, dentre outros. Desta forma, qualquer divergência cadastral que leve o contribuinte a tributar um produto/operação inadequadamente será imediatamente visualizada pelo Fisco, que poderá aplicar as penalidades previstas na legislação. 2.12.2 Cadastro de clientes e fornecedores Também merece atenção especial, pois é através deles que serão extraídas as informações referentes aos contribuintes participantes de cada operação com a NF- e, quais sejam: número do CNPJ, número da inscrição estadual e dados relativos ao endereço do cliente. Tais informações são de fundamental importância, pois qualquer divergência poderá impedir a autorização da NF-e. Informações como: CNPJ, inscrição estadual e CPF apresentam em sua compo- sição dígitos verificadores, os quais são obtidos através de uma fórmula aplicada aos demais números, e servem para verificar se o dado apresentado é válido ou não. A saber: • CNPJ - Os dígitos verificadores são os dois últimos: XX.XXX.XXX/XXXX-XX • Inscrição estadual - São dígitos verificadores o 9o e o 12o dígitos: XXX.XXX.XXX.XXX • CPF - Os dígitos verificadores são os dois últimos: XXX.XXX.XXX-XX Contudo, para melhor garantir a qualidade das informações, o que consequente- mente garante uma correta emissão da NF-e, o contribuinte, no momento do cadastro, pode implementar em seu sistema validações quanto ao CNPJ, ao CPF, à inscrição estadual e ao CEP o qual normalmente é utilizado para definir o código de município , segundo definição do IBGE.
  17. 17. 122 d Manual IOB NF-E Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original No quesito endereço, no que tange às pessoas jurídicas cadastradas nas Receitas Federal e Estadual, é possível também definir um processo validatório, no entanto, nas situações de pessoas físicas há uma complexidade um pouco maior. Isso ocorre porque a base de endereços não é publicada e, com isso, não é possível estabelecer um processo automatizado de consulta e validação. O que muitas organizações têm adotado, na prática, é a inclusão da validação do CEP informado pela pessoa física. Os Correios disponibilizam uma base de dados contendo a relação de CEP em nível nacional, que pode alimentar algumas regras de validações. Tal base necessita ser adquirida mediante contrato, e existe uma periodicidade pré-definida. É importante ressaltar que, tanto o CEP quanto IBGE, têm papel importante no cadastro, pois eles ajudarão a definir o fundo de participação dos municípios para repasse do ICMS. Se as informações não estiverem devidamente preenchidas, poderá haver incorreções no momento da apuração. Os campos que representam o CEP devem ser informados com o tamanho fixo previsto, sem formatação e com o preenchimento dos zeros não significativos. Já no que tange ao IBGE, refere-se aos códigos do país, códigos de municípios e códigos e siglas das Unidades da Federação. O cuidado com os dados constantes no cadastro de clientes se dá pelo seguinte: o documento fiscal tem por finalidade documentar a operação realizada entre os con- tribuintes, bem como acompanhar a circulação da mercadoria desde o estabelecimento do emitente até o estabelecimento do destinatário. Ocorre, porém, que o Fisco dispõe dos dados relativos a cada contribuinte estabelecido no território nacional, o que con- vém deduzir que, na hipótese de a NF-e ser emitida a determinado contribuinte, e os dados do destinatário nela apresentados não corresponderem com os constantes na base de dados do Fisco, o fato será analisado e, dependendo da situação, o emitente do documento fiscal poderá ser penalizado. É importante mencionar que o cadastro de clientes também interfere na tributa- ção, pois os impostos são calculados de maneira diferenciada, de acordo com alguns critérios do destinatário, como, por exemplo: • cliente contribuinte; • cliente não contribuinte; • cliente usuário final; • cliente revendedor. Com relação ao cadastro de fornecedores, a atenção deve ser ainda maior, pois constantemente a base de dados do Fisco sofre alterações, no entanto, deve ser atenta- do quanto à regularidade fiscal daquele que está lhe fornecendo mercadorias, pois, na hipótese de este estar irregular perante o Fisco, o contribuinte adquirente acaba por se responsabilizar solidariamente àquele que está irregular.
  18. 18. Manual IOB NF-E 123 d Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original Não é uma tarefa simples acompanhar cada alteração no cadastro dos forne- cedores junto ao Fisco, porém é essencial que assim se proceda para evitar possíveis aborrecimentos junto à fiscalização. Para o acompanhamento dos dados, bem como para identificar se o fornecedor está com sua situação regular, pode ser utilizado o portal do Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (Sintegra), através do endereço eletrônico http://www.sintegra.gov.br/, ou, na impossibilidade de efetuar as consultas devido à grande quantidade de fornecedores a serem pesquisados, existem empresas especializadas que realizam esse tipo de atividade de forma automatizada. A necessidade de observar os dados do fornecedor, bem como a regularidade deste perante o Fisco se dá pelo fato de haver solidariedade de um contribuinte para com o outro, conforme dispõe o Regulamento do ICMS do Estado de São Paulo, Decre- to no 45.490/2000, art. 28, cujo texto transcrevemos a seguir: “Artigo 28 - O contribuinte, por si ou seus prepostos, sempre que ajustar a realização de operação ou prestação com outro contribuinte, fica obrigado a comprovar a sua regulari- dade perante o Fisco, de acordo com o item 4 do § 1o do artigo 59, e, também, a exigir o mesmo procedimento da outra parte, quer esta figure como remetente da mercadoria ou prestador do serviço, quer como destinatário ou tomador (Lei n° 6.374/1989, art. 22-A, na redação da Lei n° 12.294/2006, art. 1o, IV).” Nesse âmbito, observa-se que o contribuinte não apenas fica obrigado a com- provar sua regularidade, como também a exigir que a outra parte assim proceda. Ainda no Regulamento do ICMS, no que tange à divergências cadastrais, o art. 527, VI, dispõe acerca das penalidades aplicáveis, cujo valor mínimo da multa é de R$ 1.146,40 (70 Unidades Fiscais do Estado de São Paulo - UFESP), sendo o valor máximo ilimitado, podendo variar de acordo com a proporcionalidade da ocasião em que for identificada irregularidade. 2.12.3 Demais cadastros Além dos cadastros de produtos, clientes e fornecedores, podem haver outros que, de acordo com opção, sistema e necessidade de cada contribuinte, exijam alguma ação corretiva ou preventiva. Esses podem ser dos mais variados, desde o cadastro de CFOP o cadastro de , Códigos de Situações Tributárias (CST), até cadastro de códigos de Unidades da Fede- ração ou cadastro de séries de documentos fiscais. Porém, todos eles merecem atenção e constante atualização por parte do contribuinte, uma vez que estes deixam de conter informações utilizadas apenas internamente, que passam a integrar a NF-e. Contudo, a mensagem que almejamos aqui transmitir condiz no fato que, a cada documento fiscal eletrônico emitido, o contribuinte estará fornecendo ao Fisco todas as informações inerentes à operação, bem como os dados que levaram à sua respectiva
  19. 19. 124 d Manual IOB NF-E Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original tributação, informações estas que não serão apresentadas no final do mês ou no final do ano, hipótese em que seria possível identificar e corrigir as divergências existentes, mas, agora, isto ocorrerá de imediato, antes que a operação efetivamente ocorra. Por este motivo, enfatizamos a questão, pois, uma vez emitido o documento fiscal eletrônico, este já passa a ser objeto de verificações por parte do Fisco. 2.12.4 Cadastro próprio do contribuinte Refere-se ao cadastro do próprio contribuinte emissor da NF-e junto à Sefaz do Estado em que este se encontra localizado (inscrição estadual). Cabe ao contribuinte manter sua situação regular perante o Fisco, pois, na práti- ca, pendências junto ao órgão têm impedido o contribuinte de emitir o documento fiscal eletrônico até que os fatores impeditivos fossem regularizados. É importante que o contribuinte atente-se a este ponto, sob o risco de ter impos- sibilitada a prática de suas operações. Desta forma, diante do que aqui expomos, no que concerne a saneamento de cadastros, é importante atentar aos contribuintes de que existe uma tendência, por parte da Sefaz, de implementar controles mais rígidos nas validações de campos da nota fis- cal. Significa que ações preventivas e definitivas nos processos de gestão são vitais para que não exista nenhum impedimento na emissão dos documentos fiscais ou penalidades aplicadas depois de consumado o fato. Uma prática comumente adotada é a contratação de empresas para realização de saneamento cadastral, seja de clientes e fornecedores, seja de produtos. A própria IOB dispõe de instrumentos que realizam esse tipo de verificação trazendo resultados efetivos. 2.13 PROCESSO DE VALIDAÇÃO DO XML ANTES DO ENVIO À SEFAZ Mesmo adotando processos altamente qualificados e respeitando as premissas impostas pela legislação fiscal, existem situações que podem ultrapassar essas medidas. É absolutamente normal, considerando o universo de operações e o dinamismo que as organizações operam atualmente, que ocorram erros nas emissões de documentos fiscais. Por esse motivo, existem aplicativos disponíveis no mercado que efetuam uma pré-validação do arquivo XML antes do seu envio para a Sefaz. Significa uma seguran- ça adicional na disponibilização de informações para o Fisco. Mesmo que a nota seja autorizada pela Sefaz, não significa que ela esteja isenta de erros que poderão culminar em autuações. A própria IOB possui uma solução integrável ao sistema de gestão que executa uma validação no XML de acordo com as regras pré-definidas. O objetivo é apontar as inconsistências e reduzir o risco fiscal, uma vez que a empresa terá um retor- no com tais ocorrências antes do envio para a Sefaz, ficando ao seu critério proceder
  20. 20. Manual IOB NF-E 125 d Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original à transmissão ou não, desde que não seja um erro impeditivo. O estabelecimento das regras é efetuada de forma conjunta com a empresa considerando as formas de atua- ção e as características individuais. A grande vantagem desse modelo é a certificação das informações e o conhecimento prévio do contribuinte acerca de potenciais erros que podem provocar a retenção de mercadorias em postos fiscais ou autuações futuras. 2.14 INVESTIMENTO EM TECNOLOGIA O investimento em infraestrutura tecnológica não obedece a uma regra geral, posto que cada contribuinte tem um ponto de partida, em que cada qual atua em um nível tecnológico que diferencia uns dos outros. Atualmente, é possível identificar três situações: 1. Contribuinte que atua com sistema integrado, cujo desenvolvedor do sistema cuidará de providenciar os devidos ajustes no módulo de emissão de docu- mentos fiscais, a fim de emitir tais documentos eletronicamente. Este contribuinte deverá preocupar-se apenas em investir nas adaptações que serão feitas pelo desenvolvedor do sistema e atentar-se quanto a manutenção e atualização das informações constantes no sistema; 2. Contribuinte que não atua com sistema integrado e que irá adquirir uma so- lução de terceiro, a qual buscará informações em seu sistema, a fim de gerar o documento fiscal eletrônico. Este contribuinte, além de atentar-se quanto à atualização das informações cons- tantes em seu sistema, deverá também observar quanto à transmissão dos dados ao sistema emissor da NF-e, a fim de evitar o envio de dados incorretos ao terceiro que procederá à emissão do documento fiscal por meio eletrônico; e 3. Contribuinte que utilizará o emissor gratuito oferecido pela Sefaz. Semelhantemente aos demais casos, este contribuinte também deverá investir em sua base de dados a fim de garantir a veracidade das informações nela cons- tantes, pois, embora o documento venha a ser emitido através do lançamento manual dos dados no sistema fornecido pela Sefaz, este também deverá ga- rantir a integridade das informações apresentadas. Contudo, ao aderir à sistemática de emissão de documentos fiscais através do modelo eletrônico, o contribuinte deve mapear os departamentos afetados, ou seja, os diversos módulos dos sistemas internos responsáveis por fornecer as informações para a geração da NF-e, e investir no aperfeiçoamento nas bases de dados destes a fim de garantir a qualidade das informações nelas constantes.
  21. 21. 126 d Manual IOB NF-E Assunto: Estratégia de Implantação Atualização: Original Ressaltamos, porém, que é necessário investir na segurança das informações, posto que, uma vez que todas as informações inerentes ao negócio da empresa, inclusi- ve as confidenciais, encontram-se em um ambiente virtual, dependendo dos critérios de segurança adotados pelo detentor destas informações, este ambiente pode ser acessado por outrem, podendo, tais acessos, serem prejudiciais à organização. Por esse motivo, cabe aos contribuintes investirem nesse sentido e estabelecerem políticas de segurança de suas bases de dados. Outrossim, no que se refere à guarda de arquivos, independentemente do con- tribuinte, se este utiliza sistema próprio, de terceiro ou o emissor gratuito da Sefaz, o mesmo deve atentar-se para a guarda dos documentos eletrônicos, os quais, seme- lhantemente aos documentos em papel, devem ser armazenados pelo prazo de 5 anos. Portanto, cabe ao contribuinte investir no meio através do qual serão armazenados os arquivos que melhor lhe aprouver.
  22. 22. Manual IOB NF-E 127 d Assunto: Obrigações do Emitente Atualização: Original 3. Obrigações do Emitente Uma vez obrigado a emitir a Nota Fiscal Eletrônica, o contribuinte deverá obser- var as particularidades estabelecidas na legislação, as quais mencionamos a seguir: • Inutilização de formulários de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A O contribuinte terá até 15 dias após o início da obrigatoriedade da emissão da Nota Fiscal Eletrônica para inutilizar os formulários fiscais de Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, não utilizados até então. Consequentemente, após a inutilização dos referidos formulários, deverá apresentar ao Posto Fiscal de sua jurisdição uma comunicação re- ferente aos formulários fiscais inutilizados. No entanto, antes de efetuar a inutilização, verificar os casos em que a legislação permite ao contribuinte, ainda que emissor de NFe, emitir Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A. • Emissão de documento fiscal, conforme leiaute estabelecido em Ato COTEPE, e solicitação autorização de uso à SEFAZ Para emissão da NF-e, o contribuinte deverá solicitar a autorização prévia peran- te a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de jurisdição, através de um arquivo eletrônico no formato XML, com as informações fiscais da operação comercial, o qual deverá ser as- sinado digitalmente. Uma vez transmitido, o arquivo passará por verificações da SEFAZ, que fornecerá a autorização de uso mediante um protocolo de recebimento. Nota: Cabe ressaltar que a NF-e somente poderá ser cancelada depois de autorizada e desde que a mercadoria não tenha saído do estabelecimento. • Disponibilização de arquivo da NF-e Uma vez autorizado a emitir o documento fiscal através do meio eletrônico, após a emissão, o emitente da NF-e deverá encaminhar ou disponibilizar download do ar- quivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário e ao transportador contratado, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e. • Emissão do DANFE Para acompanhar o trânsito de mercadoria, deverá ser impressa uma representa- ção gráfica da NF-e, intitulado Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), em papel comum, em única via, que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na Internet e um código de barras unidimensional, que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais. O DANFE, bem como a Nota Fiscal, modelo 1 ou 1- A, deve ter o canhoto, que deverá ser assinado pelo destinatário para fins de comprovação de entrega da mercadoria para o destina- tário, o qual deverá enviá-lo para o emitente devidamente assinado, servindo como documento de cobrança, caso o adquirente não pagar o seu preço;
  23. 23. 128 d Manual IOB NF-E Assunto: Obrigações do Emitente Atualização: Original • Guarda de arquivos O contribuinte deverá arquivar os documentos fiscais eletrônicos (XML) em DVD, pen drive ou em qualquer outra forma, pelo prazo prescricional, para apresentação em caso de fiscalização.
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