Utilisation des outils collaboratifs dans les directions juridiques

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Utilisation des outils collaboratifs dans les directions juridiques: regards croisés d'un knowledge manager juridique et d'un consultant

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Utilisation des outils collaboratifs dans les directions juridiques

  1. 1. 1 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 Albert Grégo - TF1 Maylis Bayvet - Cognimen Utilisation des outils collaboratifs dans les directions juridiques : regards croisés d’un knowledge manager juridique et d’un consultant Journée d’étude ADBS Recherche – In visu Lundi 17 juin 2013
  2. 2. 2 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 Plan • Pourquoi des outils collaboratifs ? • Quels freins aux pratiques collaboratives ? • Quels gains peut-on attendre ? • Comment accompagner le changement ? • Quelles nouvelles pratiques se développent ? • Une performance améliorée ?
  3. 3. 3 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 Pourquoi des outils collaboratifs ? • Accéder facilement à une masse documentaire importante : • Conserver les données juridiques internes (contrats, contentieux, acquisitions, sociétés…) • Tracer les validations, des engagements… • Accéder aux résultats de la veille juridique : • Suivre l’évolution réglementaire constante (législation, réglementation, jurisprudence…) • Diffuser de façon personnalisée les informations sur les évolutions réglementaires, législatives et jurisprudence. • Valoriser l’expertise des juristes : • Une expertise spécifique • Des sujets d’expertise très variés (acquisition, propriété intellectuelle, immobilier, assurances, finances…) • Recentrer les juristes sur leur fonction et leur valeur ajoutée : • En facilitant leur travail grâce aux modèle de contrats, clausiers… • En délégant aux opérationnels l’émission de certains contrats • Rapprocher des directions souvent multi-sites et multinationales
  4. 4. 4 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 Les outils collaboratifs chez TF1 • Un intranet juridique développé sous Sharepoint 2010 • Progiciel métier full web avec des modules dédiés à la gestion des différents métiers d’une direction juridique : contentieux, engagements, modules de Knowledge management , de capitalisation et de partage de connaissance (bibliothèque de modèle de contrat, module documentation électronique).
  5. 5. 5 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 Les freins aux pratiques collaboratives • Freins spécifiques aux directions juridiques : • Autonomie/indépendance des juristes : faible culture du partage et de l’échange • Culture papier assez à très forte/ peu enclins aux nouvelles technologies • Confidentialité de certaines activités juridiques (acquisitions, montant contrats, contentieux…) • Problématique de la gestion des droits d’accès • Freins non spécifiques aux directions juridiques : • Manque de temps • Réticence au changement • Perte de pouvoir • Peur de la transparence (contrôle de l’activité)
  6. 6. 6 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 TF1 : Exemples de freins constatés  Quelques exemples concrets de freins constatés : • Passage d’un fonds documentaire papier à un fonds 100% numérique : l’attachement au papier (notamment dans la consultation des codes) reste encore fort dans les professions juridiques toutes générations confondues. • Passage à une procédure dématérialisée : mise en place de circuit de visas électronique pour la validation de contrats/avenants en projet. • Le partage d’information : blocage récurrent que l’on retrouve notamment en cabinet d’avocats mais aussi dans une direction juridique (exemple : note de synthèse, consultation d’avocats etc…..) • La recherche d’ information : faire perdre les mauvaises habitudes des juristes qui préfèrent se fier à leurs propres sources qu’à celles sélectionnées et validées par le KM.
  7. 7. 7 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 Quels gains ? • Pour les juristes : – une organisation documentaire plus rigoureuse, plus hiérarchisée – un gain de temps (recherche information, rédaction contrats, suivi des contentieux…) : amélioration de la productivité et réduction du droit à l’erreur – des activités juridiques plus reconnues dans l’entreprise : une meilleure image des juristes – des solutions métiers de plus en plus customisées et donc mieux utilisées • Pour les opérationnels : – une meilleure connaissance des sujets juridiques et une meilleure culture juridique (aspects contractuels) – des sollicitations de la direction juridique mieux cadrées – le travail des juristes mieux apprécié par les clients internes – Un accès sécurisé aux documents juridiques • Pour l’entreprise : – des procédures internes mieux respectées – une traçabilité des validations, des engagements… plus efficace – Une sécurisation de la « mémoire » juridique • Pour la direction générale : – une vision claire et globale de l’activité juridique (outils de reporting) – des risques juridiques mieux maîtrisés (contentieux, engagements…) – une performance accrue des directions juridiques
  8. 8. 8 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 Quel accompagnement du changement ? • Une formation indispensable : – Bien positionnée dans le temps – Renouvelée autant que de besoin – Adaptée aux besoins des juristes • Une grande vigilance par rapport aux outils : – Réactivité par rapport aux incidents – Assistance permanente aux utilisateurs – Prise en compte du feed-back des utilisateurs • Une communication permanente : – Avant, pendant et après la mise en place de l’outil – Valorisation des bonnes pratiques utilisateurs – Trucs et astuces
  9. 9. 9 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 Les actions de la direction juridique de TF1 dans l’accompagnement du changement • Dans la conduite du changement, le KM juridique endosse de nouvelles responsabilités :  Formateur pour aider les juristes à maitriser aux mieux les nouvelles procédures.  Hotliner sur le progiciel métier (support fonctionnel auprès des utilisateurs).  Chef de projet utilisateur (MOA) : interlocuteur direct avec le chef de projet étude informatique.
  10. 10. 10 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 Quelles nouvelles pratiques? D.J traditionnelle • Centralisation de l’activité juridique • Veille centralisée • Pull d’informations • Validation par mail • Signature physique • Tout papier • Individualisme • Documentaliste juridique D.J 3.0 • Délégation aux opérationnels • Veille collaborative • Push d’informations • Validation électronique • Signature électronique • « Tout » numérique • Esprit d’équipe • Knowledge manager juridique
  11. 11. 11 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 Le nouveau rôle du KM dans une DJ 3.0 • Le knowledge manager juridique joue désormais: – Un rôle de Webmaster éditorial dans la gestion de l’intranet juridique – Un rôle de Community manager dans l’animation de la filière juridique – Un rôle de curateur dans le traitement des résultats de sa veille juridique : analyse, valorisation et mise en forme de l’actualité
  12. 12. 12 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 Pour quelle performance ? • Gain de temps (recherche d’information, rédaction de contrats…) • Sécurisation des données et informations juridiques • Pertinence de l’information • Fiabilisation • Meilleur suivi (alertes) • Amélioration des connaissances (veille)
  13. 13. 13 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 En conclusion, quelques conseils • Inscrire la démarche dans le temps : – Priorisation des actions – Déployer petit à petit (la théorie de l’encerclement) • Prendre en compte l’existant, les modes de travail, les process… • Implication forte et motivée du directeur juridique • Reconnaissance du chef de projet (vs stagiaire) • Implication des juristes et des interlocuteurs Métiers • Importance de l’accompagnement permanent : communication/formation/ écoute des utilisateurs • Ne pas donner trop d’importance à l’outil
  14. 14. 14 Journée d’études ADBS Recherche : les outils et pratiques collaboratives 17/06/2013 Contacts : Maylis Bayvet : m.bayvet@cognimen.com Albert Grego : agrego@tf1.fr Merci pour votre attention… Place aux questions

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