Iias2010 riprogettazione strutturale e grafica di internos v2

Redesign dell’architettura dell’informazione della intranet della Regione Emilia Romagna (Internos) Roberto Cobianchi, Francesca Fabbri, Stefano Bussolon, Milco Forni Italian IA Summit - Pisa, 7 maggio 2010 Mimulus di Cobianchi Roberto & C. sas - via San Pier Tommaso 18/3 - 40139 Bologna - Italy www.mimulus.it - tel +39 051 547424 P.I. e C.F. 02529001204 REA 446591

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. Informazioni, Documenti, Dati Conoscenza Conoscenza esplicita Attività, Relazioni professionali, Attività Relazioni Processi, Ricerca di competenze Compiti Scambio di informazioni Conoscenza implicita La costruzione di una intranet ha l’obiettivo di facilitare l’accesso alle relazioni, alla conoscenza, ai processi operativi

La persona > Le relazioni, l’accesso alla conoscenza e l’interazione nei processi aziendali consentono alla persona di adempiere ai suoi compiti organizzativi > L’accesso ai dati e ai processi dipende dal ruolo della persona nell’organizzazione > La persona è il punto di riferimento per la costruzione di una intranet e diventa il centro dell’organizzazione > Una intranet va disegnata sulla persona che vi accede non sull’azienda > L’assegnazione dinamica dei permessi modifica i ruoli delle persone nei processi e nell’organizzazione

I processi > Ogni processo aziendale è rappresentato da un workflow, da dati e da relazioni - il workflow è l’insieme dei passi logici del processo - i dati sono tutte le informazioni associate al processo - le relazioni sono collegamenti con altre persone relativi alla funzione, al processo o al sottoprocesso > Una intranet application è un processo creato ad hoc sulla intranet o reso fruibile attraverso il collegamento ai sistemi di back office il processo diventa misurabile > Costruire l’intranet nel tempo consiste nel posizionamento di un’organizzazione in rete > La misurazione dei processi ed il loro miglioramento saranno parte integrante dell’attività quotidiana

Knowledge management Le organizzazioni sono paragonabili a sistemi biologici, che agiscono all'interno di un ecosistema. Al ﬁne di poter perseguire i propri scopi, le organizzazioni hanno bisogno di conoscere lo stato del sistema e dell’ambiente circostante. Il sistema di gestione della conoscenza (KM) costituisce il sistema nervoso dell'organizzazione.

Organizzazioni centrate sulla conoscenza Nella prospettiva "Knowledge centric Organization" la conoscenza è l'asset più importante dell'organizzazione. I benefici della KM: • aumento della performance organizzativa, dell'efficacia, della produttività, della qualità della capacità innovativa • aumento del valore economico, maggior valorizzazione di risorse umane e conoscenza.

La conoscenza La conoscenza è in funzione di una particolare prospettiva, intenzione o atteggiamento preso dagli individui. La conoscenza è generalmente finalizzata, ed è legata all'azione. La conoscenza è specifica al contesto e relazionale. Dunque, la conoscenza non esiste indipendentemente da un agente

Conoscenza implicita ed esplicita Distinzione classica (Polanyi, 1966) fra conoscenza implicita e esplicita. 3 tipi di conoscenza implicita: • conoscenza sub-simbolica (embodied); difficilmente esplicitabile; • conoscenza appresa implicitamente; • conoscenza esplicitabile attraverso opportune modalità di accesso. Conoscenza e informazione I sistemi informativi possono codificare la conoscenza esplicita in informazione.

Trasformare la conoscenza 4 forme di trasformazione: • socializzazione: condivisione da implicita ad implicita; • esternalizzazione: da implicita ad esplicita; • combinazione: riformulazione e aggiornamento della conoscenza esplicita; • Internalizzazione: acquisizione di nuova conoscenza tacita a partire da quella esplicita.

Funzioni della intranet Nella progettazione di una intranet, è opportuno tener conto della tipologia di conoscenza da condividere e delle possibili trasformazioni. La intranet deve offrire un sistema informativo per condividere la conoscenza esplicita un social network finalizzato alla socializzazione della conoscenza implicita

Design e spirale della conoscenza Nella fase di analisi, si innescano processi di: • esternalizzazione della conoscenza implicita, attraverso strumenti empirici di elicitazione: • strumenti per l'accesso alla conoscenza esplicitabile (free listing) • strumenti per l'elicitazione della conoscenza appresa implicitamente (card sorting) • trasformazione e sistematizzazione della conoscenza esplicita, attraverso stumenti euristici

. http://www.flickr.com/photos/masomasotti/462899357/

INTERNOS > intranet della Giunta Regionale ER > circa 3.000 utenti > 9 anni di vita > circa 3.700 pagine > circa 4.200 allegati: - 2.000 word - 2.200 pdf > 3.500 visite al giorno > 14 minuti per visita

ALINTRA intranet della Assemblea Legislativa ER circa 200 utenti 8 anni di vita ristrutturato nel 2008 circa 2.000 pagine circa 500-1000 file di varia natura

Finalità del progetto > Integrare INTERNOS e ALINTRA > Migliorare l’usabilità del sito, l’organizzazione e l’accesso alle informazioni > Realizzare una scrivania virtuale per il collaboratore > Definire una struttura, un’immagine e una governance dell’intranet in grado di equilibrare le esigenze di integrazione comunicativa (a partire dall’integrazione dei due siti) > Creare un ambiente che favorisca le relazioni professionali trasversali, la collaborazione e la condivisione della conoscenza > Introdurre elementi innovativi di condivisione e collaborazione

Attività > Analisi comunicativa e definizione del modello comunicativo del nuovo portale > Progettazione strutturale - Architettura informativa - Percorsi di navigazione - Sistema di tagging - Struttura delle pagine - Mappa di migrazione dei contenuti - Sistema di gestione operativa del portale > Progettazione di iniziative di comunicazione interna - Annuncio - Lancio - Promozione > Progettazione grafica > Realizzazione dei template

Gruppo di progetto Web Web Web design design design Socio fondatore di Socio fondatore di Socio fondatore di Borderzero Borderzero Borderzero (www.borderzero. (www.borderzero. (www.borderzero. it), team di it), team di it), team di freelance freelance freelance impegnati nel impegnati nel impegnati nel settore creativo. settore creativo. settore creativo.

14 dicembre ’09 Lancio di INTERNOS 2.0 30 ottobre ’09 Manuale di stile 17 settembre ’09 Web design definitivo 17 settembre ’09 Wireframe definitivi 3 agosto ’09 Proposte grafiche 10 luglio ’09 Architettura dei contenuti 1 luglio ’09 Strategia di comunicazione 6 giugno ’09 Avvio del progetto

Keypoint Metodologia di raccolta dei requisiti Metodologia di analisi Metodologia di gestione del progetto

K1 – Raccolta dei requisiti > Avvio del Laboratorio di comunicazione - projectwork > Analisi della situazione esistente – elementi in ingresso: - indagine sul clima organizzativo - esperienza di Filodiretto - esperienza dell’URP - dati su accessi e pagine visitate > Confronto con lo stato dell’arte in tema di intranet (libri, blog, ricerche) > Definizione dei concetti chiave: Intranet come spazio di servizio, spazio di comunicazione, spazio di community, spazio operativo > Mappatura concettuale delle informazioni > Apertura al web 2.0 > Attenzione agli aspetti organizzativi (redazione e governo)

10 macroaree

K2 - Analisi > Analisi della progettazione preliminare > Mappatura dei contenuti attuali delle due intranet > Interviste e focus group > Design dell’architettura a tavolino > Sessioni e test online con gli utenti > Confronto dei risultati

Concetti chiave Le persone al centro - CHI come legante di tutta la intranet: partendo dalla scheda di una persona o struttura si può raggiungere tutto il resto Trovabilità - più modalità di accesso all’informazione (complementari e non mutuamente esclusive fra loro) - meccanismi di correlazione fra informazioni che pur appartenendo ad aree/funzioni diverse della intranet sono fra loro collegate Internos come nuovo desktop - da accidente necessario a strumento quotidiano

Il millefoglie Scegliete la metafora che preferite, inventatene una nuova, ma cambiate il vostro modo di pensare il testo, sul web e sulla carta. Provate a pensarlo “a strati”. (Luisa Carrada) È l’idea che guida il modello di architettura informativa scelto: ovvero più strati (modalità) di accesso all’informazione complementari fra loro. Tali strati possono essere gustati (usati) assieme o uno alla volta, in base alle esigenze

L'accesso millefoglie Le modalità di accesso e di fruizione (internalizzazione) della conoscenza non sono note a priori in fase di design. Per questo motivo è fondamentale fornire differenti livelli di accesso: • livello gerarchico • eventi della vita aziendale • tagging • motore di ricerca • navigazione adattativa (più visitati, history, preferiti)

Mappa mentale degli utenti

K3 – Gestione del progetto Un vincolo - Dispersione territoriale dei membri del gruppo Due strumenti - Basecamp - Skype Tre principi - Condivisione totale delle informazioni - Coordinamento costante delle attività - Zero mail

Coordinamento costante

LESSON LEARNED

Diverse attività in parallelo e/o con pochi margini di ritardo…

… molte agende da incrociare…

… la pianificazione si basa più sulla “capacità” di prevedere il futuro che su certezze algoritmiche…

1 aumenta l’onere di coordinamento e di pianificazione

Il PM non si occupa solo di pianificazione e coordinamento… IA Comunicazione Cliente PM Ammin.

… ma entra nel merito di tutti i contenuti…

… presenta risultati e sostiene discussioni a 360°…

… assicura la visione integrata e coerente del progetto…

2 aumenta l’esposizione del project manager

Occorre la partecipazione di tutti…

…nessuno escluso…

…a condividere le informazioni…

…a mantenere la focalizzazione sugli obiettivi e sulle scadenze…

3 occorrono regole di collaborazione condivise

Formazione Intranet Web Contenuti Organizzazione Information Social media Architect activist Designer Web marketer Esperti di Web Agency comunicazione

Roberto Cobianchi Stefano Bussolon roberto.cobianchi@mimulus.it stefano@bussolon.it rcobianchi bussolon Intranetlife sweetdreamerit http://it.linkedin.com/in/cobianchi http://it.linkedin.com/in/bussolon

Iias2010 riprogettazione strutturale e grafica di internos v2

by Roberto Cobianchi on May 17, 2010

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