MindTouch per la gestione di un Accordo di Programma Quadro

quot;Pyou: passione da venderequot; Accordo di Programma Quadro gestito con la piattaforma collaborativa MindTouch A cura di Gianluca Sabena - Maggio 2009

Piemonte & You Pyou:passione da vendere è l'accordo di programma quadro sottoscritto dalla Regione Piemonte con il Ministro della Giovent`. L'APQ prevede una serie di assi, misure ed azioni strategiche per le politiche giovanili sul territorio piemontese. Pyou significa Piemonte e tu (you) e si legge più (+).

Assi progettuali L'APQ si divide nelle seguenti azioni: Pyou Card Pyou News Pyou Music Pyou Partecipazione Pyou Arte Pyou Impresa Pyou Film Pyou Lavoro Pyou Mobilità Pyou Territorio Pyou Idee Pyou Spazio Pyou Case

Analisi La complessità del progetto dipende dai seguenti fattori: 13 azioni principali divisione di ogni azione in molteplici interventi coordinamento di interventi di differente natura coordinamento di un gruppo di lavoro multi disciplinare coinvolgimento di soggetti esterni monitoraggio e controllo dell'APQ Le procedure operative necessitano di: centralizzare i documenti e le informazioni rendere uniche le informazione sulla piattaforma ridurre la quantità di email e documenti duplicati procedure per revisionare e controllare i dati inseriti

Soluzione Intertesto ha scelto di utilizzare MindTouch Deki come piattaforma collaborativa per la gestione e l'organizzazione delle informazioni. MindTouch consente un passaggio da una modalità basata sulla duplicazione dell e informazioni ad una strategia collaborativa effettiva e distribuita. MindTouch è completamente accessibile utilizzando un browser e una connessione alla rete Internet.

MindTouch Deki - Funzioni Accessibilità: deki è completamente utilizzabile mediante un browser per la navigazione web quali Firefox, Internet Explorer, Safari e Opera Informazioni: l'unità base per la gestione delle informazioni è la pagina web Allegati: ogni pagina web può contenere file allegati in qualsiasi formato Editor grafico fruibile direttamente nel browser che permette di scrivere e di modificare le pagine web, di arricchirle con immagini e di collegarle fra loro mediante l'interfaccia grafica interattiva Utenti: ogni utente è identificato da un nome univoco e da una password, questo permette di legare ogni contributo ad una specifica persona

MindTouch Deki - Funzioni Autorizzazioni: ogni pagina può essere ristretta in lettura o in modifica solo ad un gruppo di utenti Revisioni: per ogni pagina creata e per ogni documento allegato viene mantenuto lo storico completo di tutte le modifiche fatte assieme alla data e all'autore Indicizzazione e ricerca: un motore di ricerca interno indicizza costantemente sia le pagine web, sia i documenti allegati permettendo una ricerca testuale completa Estensioni: deki dispone di molte estensioni per l'interazione con i principali servizi web quali Google, Gmail, Google calendar, Yahoo, Messanger, Feed RSS e database mysql

Editor grafico e menù interattivi Le pagine wiki sono create e modificate mediante un editor grafico che garantisce la semplicità di utilizzo per qualsiasi utente Menu interattivi per le operazioni di gestione: inserire un link, muovere una pagina, inserire estensioni, ...

Modelli I modelli (template) sono pagine wiki inserite in una specifica pagina. Strutturano i dati in tabelle per consentirne l'estrazione e l'aggregazione mediante DekiScript. Un pulsante e un menu grafico consentono di inserirli all'interno delle pagine wiki Permettono di uniformare l'inserimento e la lettura delle informazioni all'interno delle pagine

Dekiscript DekiScript è un linguaggio di programmazione che può essere inserito direttamente nelle pagine wiki o in apposite estensioni DekiScript accede ai dati delle pagine, all'indice del motore di ricerca e alle estensioni permettendo di estrarre, organizzare e visualizzare informazioni aggregate DeskiScript e Modelli consentono di automatizzare le procedure di lavoro

Piano di lavoro L'implementazione di MindTouch Deki richiede: analisi dei flussi di informazione analisi delle procedure di lavoro analisi delle competenze tecnologiche interne creazione dell'albero delle pagine costruzione dei modelli di pagina programmazione DekiScript per aggregare i dati programmazione estensioni per automatizzare le procedure formazione al gruppo di lavoro monitoraggio attivo sull'utilizzo della piattaforma

Modelli L'analisi dei contenuti e delle procedure operative ha individuato i seguenti modelli di pagina: Scheda APQ: è il modello principale per ogni linea di azione e si divide in due livelli gerarchici Scheda AZIONE: indica le fasi operative della scheda APQ Scheda RIUNIONE: organizza le riunioni e le decisioni prese Schede RUBRICA PERSONA e SOGGETTO: gestiscono le informazioni sui contatti esterni Scheda PROPOSTE: raccoglie le idee su nuovi progetti, se approvati diventano una scheda APQ di II livello

Modelli

Modello APQ Il modello APQ è una pagina strutturata per aree funzionali Indice capitoli ed elenco pagine discendenti (navigazione) Tabella campi scheda APQ (informazioni strutturate) Sommario schede APQ di II livello Sommario schede RIUNIONI Sommario schede AZIONI Rappresentazione Gantt dei dati modello AZIONE I dati estratti e aggregati provengono tutti da pagine discendenti pertanto sulla pagina APQ si ha sempre un'immagine aggiornata sullo stato di quel progetto.

Modello AZIONE Consente di organizzare le AZIONI in cui si attua uno dei progetti APQ Tabella campi AZIONE Sezione testuale appunti di lavoro e avanzamento cronologico del lavoro La tabella delle differenti azioni è estratta mediante DekiScript e visualizzata secondo lo schema Gantt http://deki.intertesto.com/Applicazioni/Azioni

Modello RUBRICA Consente di organizzare e gestire i rapporti con PERSONE fisiche e SOGGETTI esterni all'ente. Soggetti e persone sono collegati fra loro mediante un apposito campo in cui inserire un link alla rispettiva pagina. MindTouch consente di estrarre informazioni dalla pagina corrente e utilizzarle per aggiungere informazioni dinamiche alla pagina: ricerca pagine wiki del nome e cognome ricerca google del nome e cognome ricerca google maps dell'indirizzo ricerca LinkedIn del soggetto

Modello RUBRICA - esempio Esempio di pagina RUBRICA SOGGETTO Deki.intertesto.com è un sito dove chiunque può registrarsi e provare le funzionalità di MindTouch e dei modelli sviluppati. http://deki.intertesto.com/Applicazioni/Rubrica/Persone/Sabena_Gianluca

Informare Informare tempestivamente gli utenti sulle modifiche è fondamentale in quanto consente loro di reagire autonomamente alle nuove informazioni. Questo meccanismo di scambio delle informazioni, mediato dalla piattaforma, consente di modificare le procedure di lavoro e porta il gruppo ad un atteggiamento attivo di collaborazione sulle pagine wiki. I vantaggi sono: informazioni aggiornate rapidamente riduzione delle telefonate e email scambiate storico e report persistenti delle modifiche apportate

Aggiornamenti costanti La wiki consente agli utenti di essere costantemente aggiornati sulle modifiche apportate alle pagine e ai documenti: la pagina speciale Modifiche Recenti indica le ultime pagine modificate compresi il nome autore, la data e un sommario le notifiche RSS consentono di consultare le Modifiche Recenti nel proprio programma per la lettura RSS la versione 9.02 di MindTouch permette di iscriversi alle pagine e ricevere notifiche via mail un modello ModificheRecenti può essere inserito in qualsiasi pagina e indicare le ultime modifiche apportate

UserFlow UserFlow è uno script che unisce i DekiScript alla potenza del motore di ricerca interno consentendo agli utenti di far fluire le pagine direttamente alla persona da cui vogliono una revisione. un utente inserisce, nel punto della pagina wiki, in cui desidera la revisione dell'utente wiki nome.cognome la parola v_nome.cognome o v_cognome la wiki identifica il nome utente della persona connessa la wiki cerca tutte le pagine che contengono la parola v_nome.cognome e crea un elenco (personalizzato per ogni utente) In questo modo l'utente seleziona il link e apre direttamente la pagina in cui eseguire la revisione.

Bacheca La bacheca è una pagina che riassume gli ultimi interventi degli utenti sulle aree della wiki http://deki.intertesto.com/Applicazioni/Intranet

Formazione La formazione è fondamentale per consentire al gruppo di sfruttare al massimo le potenzialità della piattaforma. La semplicità di MindTouch consente di ridurre ai minimi termini la formazione tecnica. La formazione serve per trasmettere e insegnare al gruppo di lavoro come gestire, produrre e condividere in modo collaborativo le informazioni. Questo nuovo approccio al lavoro deve essere insegnato e motivato per trasmettere i vantaggi che ne derivano.

Conclusioni Adottare MindTouch Deki per la gestione dell'Accordo di Programma Quadro ha condotto ad alcuni vantaggi: informazioni aggiornate in quanto scritte in un unico luogo riduzione della quantità di email e file duplicati non aggiornati a favore delle pagine wiki collaborative integrazione automatica delle informazioni direttamente possedute con quelle reperibili sul web produzione automatica dei report pdf delle rispettive schede e modelli risparmio del tempo normalmente dedicato alla ricerca dei dati frammentati tra file duplicati e email

Conclusioni pianificazione del lavoro mediante la divisione in azioni e interventi direttamente sulla piattaforma stato di avanzamento del lavoro costantemente aggiornato per avere un monitoraggio preciso sull'evoluzione del lavoro informazioni aggiornate si traducono nella possibilità di decidere e intervenire tempestivamente

Crediti Intertesto è una ditta individuale che si occupa di strumenti collaborativi per l'organizzazione delle informazioni condivise da gruppi di lavoro eterogenei Intertesto è il primo partner Italiano di MindTouch, azienda americana che gestisce e supporta lo sviluppo di Deki Gianluca Sabena gianluca.sabena@intertesto.com +39 339 5415904 www.intertesto.com www.mindtouch.com Samuele Rocca samuele.rocca@pyouprogetti.it

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by intertesto on May 12, 2009

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