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Dokumente in SAP ablegen und an SAP-Prozesse übergeben - inPuncto Lösungsportfolio 2013
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Dokumente in SAP ablegen und an SAP-Prozesse übergeben - inPuncto Lösungsportfolio 2013

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  • 1. LösungsportfolioDokumente in SAP eAkten in SAP Prozesse in SAP Archivierung in SAP DOK-ID 970601.1200 V 6.01
  • 2. Wer ist inPuncto? „Wir inPuncto bieten schlanke Add-On Produkte im Bereich ECM /Dokumentenmanagement für SAP-Service Provider, SAP-Hosting –Unternehmen und SAP-Dienstleister / Beratungshäuser und Endkunden. Wir entwickeln Add-on Software, die das SAP-System mit zusätzlichen Funktionen bereichert. Die grundlegende Philosophie unserer Firma ist es, dass wir uns ausschließlich auf die Business Logik von SAP stützen. D.h. die vorhandenen Berechtigungen, Klassifizierungen, Strukturen, Verbindungen, etc. auszunutzen und unsere Software nahtlos in Ihrem System zu integrieren.“ Dr. Frank MARCIAL Geschäftsführer Unternehmen: inPuncto GmbH Gründungsdatum: 1997 Geschäftsführer: Dr. Frank Marcial Firmensitz: Esslingen Geschäftsstellen: Wiesloch Seite 2
  • 3. Wer ist inPuncto?  Unsere Kernkompetenzen: – Softwareentwicklung im Bereich: Scannen, Massenverarbeitung (BCR, OCR, ICR), MS-Office Integration zu SAP, SAP Workflow, Archivierung – alle inPuncto Produkte sind SAP-modulübergreifend  Die vier Hauptthemen auf die wir uns konzentrieren: – Automatisierte Erfassung von Dokumenten in SAP (Papier und digitale Dokumente) – Elektronische Akten in SAP – Archivierung von SAP-Daten und Dokumenten – Elektronische Prüfungs- und Freigabeprozesse in SAP Dokumente in SAP eAkten in SAP Archivierung in SAP Prozesse in SAP Seite 3
  • 4. Der Profit für Sie als Partner  Erweiterung Ihres Leistungsportfolio: Für Ihre Bestandskunden entwickeln Sie sich zum Ansprechpartner auch für dokumenten-orientierte Themenstellungen. Für Neukunden komplettieren Sie Ihr Leistungsangebot aus einer Hand.  Nutzung von Synergien: Verwenden Sie die Tools und Ressourcen von inPuncto, um Ihre und unsere Produkte und Lösungen schneller in den Markt zu bringen, den Verkaufszyklus zu verkürzen und Ihr Geschäft zu erweitern.  Flexibilität bei Kundenwünschen erhöhen: Erfüllen Sie die Wünsche Ihrer Kunden durch die Kombination von Produkten/Lösungen und Dienstleistungen aus beiden Häusern.  Markt-erprobte Add-On Produkte: Mehr als 250 zufriedenen Kunden, mehr als 45.000 Anwender.  Attraktive Margen: Über die Partnerschaft mit inPuncto werden Margen / Vergütungen etc. gemäß Qualifikation des Partner gemeinsam festgelegt. Seite 4
  • 5. Der Profit für Sie als Kunde  Die SAP-Anwender erledigen Ihre dokumentenbezogene Aufgaben: Schneller: Automatisierung Besser: komfortable benutzerfreundliche Oberfläche und Funktionalitäten Bequemer: Einbindung von Non-SAP User im Prozess der Dokumentbearbeitung bzw. -freigabe Sicherer: SAP-Berechtigungen / Cryptotechniken Transparenter: Gesamtüberblick verfügbar, vollständige Protokollierung der Prozesse  Ihre Geschäftsdokumenten und Informationen werden: Zentralisiert: alle Daten und Dokumenten stehen in Ihr SAP-System zur Verfügung Verfügbar: erleichterten und dezentralen Zugriff ermöglichen Vollständig: Scann-Qualität sichern, Prozessschritte protokollieren, Dokumente versionieren und archivieren Sicher: Berechtigungen, Aufbewahrungsfristen, Abläufe berücksichtigen Gesetzlich-konform: Compliance-Anforderungen einhalten
  • 6. Warum die inPuncto Lösungen?  Hohe Lösungsqualität: Langjährige Erfahrungswerte in SAP™ und Software-Entwicklung und Konzentration auf die dokumentenbasierten Themen in SAP™. Lösungen, die bereits über umfangreiche Standardfunktionen verfügen (aus über 250 Implementierungen mit ca. 45.000 User).  Hohe Flexibilität der Lösungen Komfortable Erweiterungsmöglichkeiten für individuelle Kundenbedürfnisse -> sehr hohe Kundenzufriedenheit Kundenspezifische Anpassungen von Produkten, SAP-Templates, Prozessen, Reports…  KurzeEinführungszeiten: Durch jahrelange, praxiserprobte Standardprodukte. Durch standardisierte Projektvorgehensweisen bei kundenspezifischen Einführungen und Erweiterungen. Minimierter Schulungsbedarf - hohe Akzeptanz von Mitarbeitern durch intuitiv bedienbare Oberflächen. Seite 6
  • 7. Warum die inPuncto Lösungen?  inPuncto hat sehr gutes Image am Markt Beständig, seit über 15 Jahren auf den gleichen Themengebieten in SAP Geringste Mitarbeiter-Fluktuation – extrem hohe Leistungsfähigkeit aufgrund Kompetenz Hervorragende Bewertungen von Bank / Creditreform (AA+ / CR 218) Über 250 Kunden aus unterschiedlichsten Branchen – breit diversifiziert, keine „Kundenabhängigkeit“  Herausragendes Preis-/Leistungsverhältnis: Die inPuncto Lösungen benötigen bei den meisten unserer Kunden keine zusätzlichen Investitionen in spezifische Hardware oder Infrastrukturkomponenten. Unsere Produkte sind virtualisierbar bzw. laufen unter Cirtix-Umbegungen (Ausnahme ScanClient wegen Cirirx-Fehler im USB Tunneling) Vorhandene Scanner-Hardware kann integriert werden. Die Lizenzpolitik von inPuncto ist transparent und moderat. Seite 7
  • 8. inPuncto Lösungsportfolio Automatisierte Erfassung Elektronische Prüfungs- und von Dokumenten Freigabeprozesse in SAP Digitalisieren von Papierdokumenten Rechnungseingangsbearbeitung Elektronischer Dokumenteneingang Auftragseingangsbearbeitung MS Office-Integration in SAP Genehmigung von Bestellanforderungen ….... Elektronische Akte Archivierung von SAP-Daten und Digitalisieren & Dokumenten Allgemeines Aktenmanagement Archivierung in Ihrer Systemumgebung Personalakten Archiv in Cloud-Umgebungen, … Kundenakten, … Seite 8
  • 9. Dokumente in SAP – Lösungsszenarien von inPuncto (1) Die inPuncto Produkte der biz²BusinessSuite für SAP™ bieten Ihnen eine Vielzahl von flexiblen Lösungsmöglichkeiten:  Digitalisierung von Papierdokumenten für SAP™ Vielfältige Szenarien vom Einzel- bis zum Massenscannen SAP™-GUI -> InPlace oder OutPlace. Direkter Scan-Aufruf vom SAP Objekt (z.B. via Dienste zum Objekt) oder via Windows automatische, kontextspezifische Verbuchung / Archivierung im SAP™-System.  Automatische Verarbeitung von elektronischen Dokumenten für SAP™ verschiedene „Eingangskanäle“ für elektronische Dokumente wie eMail, File (Share), XML… eMails, Files, XML, PDFs etc. werden in individuell konfigurierbaren Szenarien interpretiert (z.B. Separierung via Barcode, Graphikaufbereitung, Konvertierung (Tiff, PDF, PDF-A, textdurchsuchbar..), OCR/ICR, SAP-Stammdatenabgleich, Kontextspezifische Verknüpfung mit der SAP™-Logik /-Prozessen /-Objekten. Kontextspezifische Archivierung Seite 9
  • 10. Dokumente in SAP – Lösungsszenarien von inPuncto (2)  Automatisches Auslesen von Dokumentinhalten via marktführender OCR/ICR Engine Dokumente werden unterschiedlich klassifiziert, der individuelle Inhalt für das Beleglesen wird vorab definiert. Freeform-, formular - oder trainingsbasiert: von 1 Feld bis zu beliebigen Felder Besonderheiten: Handschrifterkennung, FuzzyDB, Spezielle Rechnungserkennung Abgleich mit SAP Stammdaten im Hintergrund (systemseitige Vor-Validierung)  Kontextspezifische Initiierung von Folgeprozessen in SAP™ Der Inhalt von Dokumenten bestimmt den weiteren Weg in SAP™ -> direkte Verbuchung, SAP-Ad- Hoc Workflow, oder umfangreiche Freigabeprozesse via SAP Workflow Unterschriftenregelung des Kunden bzw. Kompetenzen wie Sach-, Objekt- , Projekt, oder Finanzkompetenzen werden beachtet Seite 10
  • 11. Dokumente in SAP – Lösungsszenarien von inPuncto (3)  Direkte MS Office-SAP™- Integration: Der Anwender arbeitet aus den MS-Office Applikationen (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) MS-Vorlagen werden aus SAP automatisch befüllt. Serienbrieffunktion aus SAP mit automatischer Zuordnung der Dokumente zum SAP-Objekt. Bidirektionaler Datenaustausch -> Word, Excel, Powerpoint können Werte aus SAP überschreiben – alles passt sich automatisch gemäß SAP an – Dokument wird neu zugeordnet Gemäß SAP DVS können Statusnetze, Objektverknüpfungen und Klassifizierung je Dokumentart festgelegt werden. Ad-Hoc können Textmarken aus SAP in den Dokumenten verwendet werden. Mit den Textmarken können komfortabel auch MS-Vorlagen für SAP erstellt werden Bei Erreichendes Zielstatus – wird automatisch ein PDF generiert (textdurchsuchbar) eMails werden direkt aus Outlook in SAP archiviert – Gespeichert werden Originalmail, Mailtext und Attachments eMails an Verteiler können nur von einer Person eingecheckt werden – Rest erhält Meldung, dass eMail bereits in SAP ist. Von der Erzeugung, Freigabe bis zur Archivierung – alles unter der Kontrolle von SAP™. Seite 11
  • 12. Dokumente in SAP – Anwendungsbereiche  SAP™ bietet mit seiner Businesslogik die ideale Plattform, zusätzliche Dokumente kontextspezifisch zu verwalten: Gleich ob z.B. eine Auftragsbestätigung von einem Lieferant an eine Bestellung verknüpft wird, ob erhaltene eMails gezielt mit dem Projekt in SAP™ in Verbindung gebracht werden, oder ob eigene Dokumente in MS-Office erzeugt werden –> inPuncto nutzt in jedem Fall dabei die komplette Logik von SAP™.  Beispiele für Anwendungsbereiche: Lieferschein wird direkt an SAP Bestellung gescannt Rechnung wird gemäß Unterschriftenregelung freigegeben Personaldokumente werden gezielt zugeordnet Zeichnungen werden mit SAP-Objekten verknüpft Serienbriefaktion aus SAP heraus -> mit MS-Office Applikationen eMail Archivierung von business-relevanten eMails alle Module / alle Objekte in SAP Seite 12
  • 13. Dokumente in SAP – Ihr Gewinn  Schneller: Beschleunigung von dokumentenbasierten Prozessen von mehreren Tagen bis hin zu wenigen Minuten. eMail Anhänge mit einem Klick in SAP™ zuordnen. Verifikationen von Dokumenteninhalten gegenüber SAP™ Stammdaten als Hintergrundprozess.  Sicherer: Userfreundliche und einfach zu bedienende Interfaces. Verarbeitung unterschiedlichster Eingangsformate, keine Veränderung des Ursprungformates. Hohe Transparenz in der Nachverfolgung bzw. Historie von Dokumentenprozessen (geringer Aufwand).  Günstiger: Verfügbarkeit, Sicherheit und Transparenz führen zu Produktivitätssteigerungen von bis zu 60%. Reduktion von Suchaufwänden, parallele Verfügbarkeit von Dokumenten an mehreren Stellen, Wegfall des Papierarchives führt zu Kostensenkungen im Vergleich zur Papierbearbeitung von bis zu 40%. Seite 13
  • 14. Prozesse in SAP – Lösungsszenarien von inPuncto Die Abbildung von Prozessen in SAP basiert bei inPuncto auf der SAP-Workflow-Engine, der kundenspezifischen Organisation (Kompetenzen, Aufbau- und Ablauforganisation, etc.) sowie den zu handhabenden Dokumenten / SAP-Objekten. inPuncto verwendet den SAP Standard, welcher mit Zusatzfunktionen von inPuncto „angereichert“ wird. Also „SAP Standard powered by inPuncto“:  SAP Workflow – die Prozess-Engine Kommunikation, Benachrichtigung von Prozessbeteiligten, Logik des Prozesses, Plausibilitäten, etc. – dies alles ist bereits integrierter Bestandteil der SAP Workflow-Engine. Neben vorbereiteten Workflow-Templates von inPuncto werden zusätzlich auch Cockpitfunktionen angeboten. Sie haben vollständige Transparenz über alle aktiven/inaktiven Vorgänge - natürlich auch mit der individuellen Historie eines Prozesses.  Kundenspezifische Organisation Für das Abbild der Unterschriftenregelung kann das SAP-Org.-Management zzgl. ergänzender SAP- Tabellen verwendet werden. Hierin findet eine exakte Abbildung der Kompetenzregelung Ihres Unternehmens statt. Eskalation und Vertreterregelung sind integrierter Bestandteil der Lösung.  Dokumente / SAP-Objekte Zur einfachen Handhabung der Freigabe-, Prüfungs- und Genehmigungsprozesse stellen wir ein komfortables Tool für den SAP Workflow bereit, welches eine vollständige Sicht auf Images, Daten, Genehmigungen, Kommentare etc. ermöglicht. Seite 14
  • 15. Prozesse in SAP - Anwendungsbereiche  Beispiele für Anwendungsbereiche: Automatische Rechnungsverarbeitung und –freigabe in SAP Freigabe / Genehmigung von Bestellanforderungen in SAP Automatische Zuordnung und Archivierung von Lieferscheinen Prüfung für Annahme von Auftragsbestätigungen Automatisches Auslesen von Zählerkarten, Protokolle, Reiseunterlagen, Urlaubsanträge, etc. Prozessautomatisierung für weitere SAP-Belege… Seite 15
  • 16. Prozesse in SAP – Ihr Gewinn  Schneller: Prozessdurchlaufzeit wird massiv beschleunigt. Dokumentenbearbeitung und Genehmigungsprozesse können bis auf wenige Minuten beschleunigt werden. Schnelle Einbindung von Prozessbeteiligten  Sicherer: Prozessqualität steigt durch Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Historie. Standardisierte Abläufe vermeiden Fehler und sorgen für Revisionssicherheit und Transparenz des Geschäftsprozesses. Alle Verarbeitungsaktionen werden lückenlos protokolliert. Vertreterregelungen und Eskalationen sind klar geregelt – kein Zeitverlust. Auswertungen / Cockpits für Management.  Günstiger: Prozesskosten werden reduziert. Kaum Einarbeitungsaufwand. Seite 16
  • 17. eAkten in SAP – Lösungsszenarien von inPuncto Verschaffen Sie sich eine größere Transparenz Ihrer Dokumente in SAP mittels Aktenstrukturen und Aktenfunktionen!  Die Herausforderung besteht in der transparenten Darstellung der Informationszusammenhänge.  Bezogen auf Dokumente dienen „Aktenstrukturen“ der Transparenz und Übersichtlichkeit relevanter Zusammenhänge (z.B. Lieferant – seine Verträge – seine Lieferungen- seine Rechnungen - …etc).  „Aktenstrukturen“ sind zunächst wie ein spezieller „Blickwinkel“ auf die datentechnischen Zusammenhänge in SAP.  Je nach „Blickwinkel“ können somit verschiedenste Strukturen definiert werden, wie Lieferantenakte, Vertragsakte, Immobilienakte, Personalakte etc..  In unserem Portfolio bieten wir zwei Grundlösungen an: Reine Visualisierung von beliebigen Aktenstrukturen und deren Dokumenten (Struktur, Voransichten, Dokumentenviewer) – ähnlich dem Microsoft Explorer (biz²Explorer). Für den Personalbereich haben wir, gemeinsam mit unserem Partner IT2 eine leistungsstarke Lösung für Ihre elektronische Personalakte entwickelt: „eAkte in SAP™“. Diese Akte verfügt über dedizierte Aktenfunktionen (z.B. Historie, Vergleich mit Musterakten, Dokumentfunktionen, u.v.m.). Seite 17
  • 18. eAkten in SAP - Anwendungsbereiche  Beispiele für Anwendungsbereiche: Personalakten, Patienten- und Bewohnerakten, Vertragsakten, Kundenakten, Lieferantenakten, Reiseakten, Projektakten, eAkte und SAP Records Management, etc. Seite 18
  • 19. eAkten in SAP – Ihr Gewinn  Schneller: Komfortables und schnelleres Navigieren durch Aktenstrukturen. Mittels Voransichten ist bereits im Vorfeld des Dokumentenaufrufs zu sehen, um welches Dokument es sich handelt.  Sicherer: In Basierend auf den SAP-Berechtigungen können Mitarbeiter auf Akten/Dokumente zugreifen, diese einsehen – oder auch nicht. In der eAkte für den Personalbereich werden Zugriffe protokolliert. Die Navigation innerhalb des „virtuellen“ Aktenordners ist benutzerfreundlich und intuitiv.  Günstiger: Die Struktur einer Akte in SAP wird definiert – sie dient als „Vorlage“ für die weitere Anwendung (z.B. Befüllung der Akte) bzw. zum Vergleich mit vorab definierten Kriterien (z.B. Check gegen Musterakte -> welche Einstellungs-Dokumente fehlen - bei welchem neuen Mitarbeiter). Zentrale digitale Ablage und dezentrale Zugriffe. Seite 19
  • 20. Archivierung in SAP – Lösungsszenarien von inPuncto Archivieren Sie schlank und gesetzeskonform alle Ihre Dokumente und Daten im SAP-Archiv!  Wir verwenden das SAP System als komplette Verwaltungsebene (grundlegende Definitionen der Dokumentarten, Userzugriffe, Berechtigungen, Objektabhängigkeiten, Such-Möglichkeiten u.v.m).  Daher ist unser SAP-zertifiziertes SAP Archiv extrem schlank – mit einem geringen Implementierungs- und Customizing-Aufwand verfügen Sie über ein vollständiges SAP Ablage- und Archivsystem.  Die berechtigungsgesicherte Recherche nach Dokumenten erfolgt via SAP – in den jeweiligen Formatviewern werden die Dokumente via SAP-HTTP(S) bereitgestellt.  Alle Ablage und Archivierungsszenarien werden unterstützt: Archivierung von SAP Daten (via SAP Standard ADK). Ablage von (noch änderbaren) MS-Office-Dokumenten an die SAP Objekte. Archivierung von Images (TIFF, PDF, PDF-A) an die SAP-Objekte. Frühes, spätes Archivieren, OAWD , mit/ohne SAP Workflow etc.. Archivierung von ausgehenden SAP-Belegen.  Wir bieten auch eine dynamische SAP-Archivlösung an, die speziell für Cloud- Umgebungen entwickelt wurde (wie z.B. Google Documents Business-Bereich). Seite 20
  • 21. Archivierung in SAP – Anwendungsbereiche  Beispiele für Anwendungsbereiche Personaldokumente Zeichnungsarchiv Projektunterlagen SAP-Daten / via ADK Lieferscheine Auftragsbestätigungen Eingehenede Bestellungen Ausgehende SAP-Dokumente (z.B. Bestellung, Lieferschein, AB) Verträge FI Rechnungen Seite 21
  • 22. Archivierung in SAP – Ihr Gewinn  Schneller: Direkter Zugriff archivierter Dokumente aus SAP heraus. Möglichkeit zur gezielten Einrichtung von lokalen, gesicherten Shares bei Dateizugriffen im „LAN“ in unterschiedlichen Standorten. Hoher Automatisierungsgrad beim Anlegen/Zuordnen der Dokumente an die jeweiligen SAP Objekte.  Sicherer: Revisionssicherheit und Gesetzkonformität (GobS), ausbaufähig bis zum voll-vercrypteten System. Reine Verwendung der SAP Standards (SAP-http(s) Protokolle, RFC (s) - Kommunikation). Keine neue Userverwaltung/Berechtigungen erforderlich.  Günstiger: inPuncto Archiv (biz²Archiver) ist für alle Archivierungsszenarien, von SAP Modulen wie FI, CO, MM etc. einsetzbar – nur 1 Lizenz erforderlich. Keine userbasierende Lizenzpolitik. Trainingskosten für die Benutzer gering (dank bekannter SAP-GUI Oberfläche). Seite 22
  • 23. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!inPuncto GmbH Dr. Frank MarcialFabrikstr.5 Tel: +49 (0)711 66188 50073728 Esslingen a.N. Fax: +49 (0)711 75878614 sales@inpuncto.com Seite 23