biz²OfficeSynchronizer Produktpräsentation

biz²OfficeSynchronizer V.5
Integration von Microsoft-Office zu SAP
Integration eMail / SAP für Outlook / LotusNotes

Produktpräsentation

inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Tel: +49 (0) 711 66188 500
Fax:+49 (0) 711 75878614
www.inpuncto-gmbh.com

biz²OfficeSynronizer.ppt

biz²BusinessSuite von inPuncto

biz²Viewer
biz²Scanner (einfacher Pixelviewer, Singleprint biz²Validator
(Scan-on-demand Integration, eMailing, Massstab-Print) (ergonomisches Workflow-Add-on))
beliebige SAP Objekte)

biz²OfficeSynchronizer
(Integration von MS-Office in SAP)
biz²Explorer
(Abbildung virtueller Akten direkt in SAP
Strukturen, Thumnails, Formate)

biz²ScanServer biz²ExportServer
(Massenverarbeitung; biz²Archiver (Offline Verfügbarkeit von
Papierbeleg-Erkennung) (SAP-Ablage und opt. Archivierung) SAP Daten und Dokumenten)

*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
Microsoft ® ist eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Coporation

biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 2

Kurzüberblick Highlights


Highlights
Klare Positionierung bei optionalem SAP EasyDM Einsatz

 Es kann optional auch mit SAP
EasyDM gearbeitet werden
 Bei der Speicherung einer
Datei aus der MS-Applikation
kann direkt auf die SAP
EasyDM- Strukturen
zurückgegriffen werden.
 Positionierung:
* SAP EasyDM bezieht sich
auf das Filehandling
* b2OS synchronisiert auch
den Content in den
Dokumenten (!! bidirektional)


Highlights
Direkte SAP-Kommunikation aus MS-Office
 Sämtliche Zusatzdaten
(Klassifizierung / Objekt-
verknüpfungen) werden in
direkter SAP Kommunikation
vervollständigt (inkl. F4
Suchhilfen) – direkt aus MS-
Office

 Hier: das eingecheckte
Dokument z.B. in einem Ordner
des SAP EasyDM


Highlights
Ad-hoc Ergänzung von Dokumenten mit SAP Content

 In ein Dokument lassen sich ad-
hoc SAP Felder direkt einfügen.
Diese lassen sich bidirektional
synchronisieren.

 …oder Sie
generieren ein
Formular, welches
sich mit SAP-
Werten befüllt


Highlights
Vollständige Konsistenz (SAP, MS-Dokument)

 Änderungen des Dokument
Contents wird in SAP
synchronisiert.
 Änderungen des SAP-Contents
werden im Dokument
synchronisiert

 …und sind z.B. auch in SAP EasyDM
wieder verfügbar.


Highlights
Einfache Formular-Generierung via MS-Office

 Ein Worddokument (z.B.
Template) wird über SAP
instanziert.

 …im Dokument sind die
synchronisierten Werte !
 Bauen Sie Ihr Formularwesen
auf! -> Easy-to-use !!

Highlights
Gleiches Handling in anderen MS-Office Applikationen

 …die bidirektionale
Synchronisation -> hier in Excel


Highlights
Schnelle Suche / Aufruf verwendeter Dokumente

 Die Funktion "Letzte Originale" bietet
dem Benutzer den direkten Zugriff auf
seine letzten 5-10 Originale -> die SAP-
Suche über DISe entfällt.


Highlights
Komplette Berücksichtigung der SAP Konzepte

Doppel-Klick

 Zur Ansicht aus-
gecheckte Originale
können aus der MS-
Office Applikation heraus
"zur Bearbeitung"
umgeschaltet werden


Highlights
Komfortables Arbeiten (in/out) mit Outlook/SAP

Bei Generieren von Mails können aus
Outlook heraus direkt DIS-
Originale an die Mail angehängt werden


Highlights
Persönliche Schnellzugriffe (SAP TA) direkt aus MS-Office

 Hinterlegung von bis zu 3 SAP-
Transaktionen, die über Buttons in
der biz²OfficeSynchronizer-
Menüleiste aufgerufen werden
können -> benutzerspezifische
Funktionsfavoriten, direkter Aufruf
von SAP Transaktionen, die der
Benutzer oft benötigt


Highlights
Weitere Konfigurationsmöglichkeiten

 Erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten für den
Benutzer im Optionsdialog. Administrator kann die
Konfigurationen für die Benutzer vorzubelegen /
einschränken. -> Firmenspezische Standardisierung
bei der Ablage von Dokumenten
– einstellbarer Präfix für Originalbeschreibungen -> hier
kann z.B. eine feste Unterscheidung von Dokumenten
getroffen werden, welche über den
biz²OfficeSynchronizer ins SAP gelangen ->
Standardisierung
– Einstellbares Format für einen Zeitstempel für die DIS-
Beschreibungen - dito
– Je nach Arbeitsweise des Benutzers kann er wahlweise
den biz²OfficeSynchronizer-Hauptdialog minimieren
oder in die Taskleiste platzieren -> Verbesserung des
benutzerspezifischen Handlings
– Wahlmöglichkeit für den Benutzer bei der Suche nach
Dokumenteninfosätzen über Standard F4-Suchhilfe
oder der Transaktion CV04N -> Verbesserung des
benutzerspezifischen Handlings


Insider-Wissen

 Verwendung der neuesten Microsoft-Technologien (COM-AddIn) bei allen MS-
Office-Integrationen zu SAP führt zur wesentliche Verbesserungen in der
bidirektionalen Kommunikation zwischen SAP und MS-Vorlagen (Word/Excel) ->
Investitionssicherheit für Kunden
 Falls Sie mehrere Originale der gleichen Dokumentart/typ in SAP anlegen wollen,
werden die Attribute (Objektverküpfungen, Beschreibungen) gepuffert und stehen
Ihnen bei der wiederholten Anlage von DIS'sen zur Verfügung -> Beschleunigung
bei der Dokumentanlage in SAP
 Über den biz²OfficeSynchronizer gehandelte Originale "wissen", dass sie zu einem
DIS gehören. Damit sind z.B. automatischen Versionskorrektur, oder für
Datenermittlung bei Dokumenten einer Altdatenübernahme möglich
 DIS-Beschreibung und Original-Beschreibung können im Info-Dialog des
biz²OfficeSynchronizer geändert werden, d.h. aus einer Applikationen MS-Office
heraus
 Unterstützung konkurrierender Zugriffe verschiedener Benutzer schliesst die
gegenseitige Überschreibung von einem Dokument durch mehrere Benutzer aus.
-> es kann immer nur ein Benutzer das Dokument bearbeiten.

biz²OfficeSynchronizer in der Anwendung

Easy-to-use


biz²OfficeSynchronizer in der Anwendung I

 Menüs direkt in Word-
Befehlsleiste integriert
 Durch „Anklicken“ wird
die Verbindung zu
einem SAP System
aufgebaut -> Standard
SAP Logon !
 Grundphilosophie:
nach Anlegen des
Dokumentinfosatzes in
SAP, ist SAP das
führende System !
Daten können
zwischen SAP und
Word bidirektional
synchronisiert werden


biz²OfficeSynchronizer in der Anwendung II

 Customizing findet nahezu
ausschließlich im SAP
System statt
 Volle SAP-Funktionalität
steht zur Verfügung
 Kontextsenitive Menüleiste
– Auswahl Dokumententyp
– DIS anlegen,
versionieren, bearbeiten,
letzte Originale anzeigen,
– DIS bearbeiten,
anzeigen, suchen,
– DIS/Original speichern,
an DIS anknüpfen
– Datensynchronisation
– Funktionsfavoriten


Generierung eines neuen Dokumentes (Beispiel Word)

 In Word wird das
Dokument erstellt
 Auswahl der
Dokumentenart gemäß
SAP Customizing
 Informationen des DIS,
dessen Klassifikation
und Verknüpfungen
können direkt mit dem
Dokument bidirektional
ausgetauscht werden


Anlegen eines neuen DIS in SAP

 Gemäß der ausgewählten
Dokumentart /typ ist die
Eingabe von Objekt-
verknüpfungen,
Klassenmerkmalen und
von Beschreibungen
erforderlich
 eine Unterscheidung von
Kann- und Mussfeldern
kann eingestellt werden
 SAP-Suchhilfen sind
integriert
 Optionale Ableitungsregeln
vereinfachen das Ausfüllen
 Bei Outlook werden
bekannt Mail-Items direkt
in die Maske befüllt

Integrierte Standard SAP Suche

 Aufruf der Standard SAP
Suche
 Eingabe und Bestätigung
der Suchkriterien
 Suchstrategie in Form von
Favoriten speicherbar

 Die Zuordnung des
Originals zu einem
bestehenden DIS ist
ebenfalls mit Verwendung
der Standard SAP Suchhilfe
möglich


Auswahl der Objektverknüpfung

 Direkte Auswahl der
gewünschten
Objektverknüpfung/en
 Durch Auflösung von
SAP-Beziehungswissen
können weitere
Informationen (z.B.
Objektverknüpfungen)
ausgelesen und dem
Dokument
zurückgegeben werden
(projektspezifisch)


In SAP existiert jetzt bereits ein DIS

 Ab diesem Zeitpunkt
existiert in SAP ein DIS
der mit dem Dokument
als Original verknüpft ist
 Informationen über den
DIS können durch die
Taste Information
abgerufen werden
 Durch die Taste „Reset“
können die Daten
gelöscht und das
Dokument einem anderen
DIS zugeordnet werden


DIS vollständig in SAP Business Logik eingebettet

 Der DIS verfügt über alle
Objektverknüpfungen und
Klassifizierungsinformationen
 Die in SAP definierte
Business-Logik wird somit
vollständig unterstützt.


Original einchecken an DIS inkl. Statuskontrolle

 Original an DIS hinzufügen ->
einschecken
 Gemäß der Dokumentart wird
das Statusnetz ausgelesen
 Dem User werden die jeweilig
erlaubten Stati angeboten
 Je Status kann eine
entsprechende
Ablagekategorie in SAP
gecustomized werden.
 Optional: bei Status
„freigegeben“ kann
automatisch eine
Konvertierung (z.B. PDF)
stattfinden (via. PDF
Konverter in SAP)


Original in SAP eingecheckt – Öffnen von Originalen

 Eingeschecktes
Orginal wird lokal
gelöscht
 Anwender wird
informiert mit
– DIS Nr.
– DIS Art
– Teildokument
– Version

 Letzte Originale des
Users lassen sich
direkt aus Word
heraus öffnen


Suche nach Dokumenten in SAP (Beispiel Word)

 Aufruf der
Standard SAP
Suche nach
Dokumenten aus
MS Word
 Eingabe der
Suchkriterien und
Suche ausführen


Dokumentliste nach Selektion

 Standard SAP
Dokumentliste
 Hieraus erfolgt
Selektion des DIS und
Übergabe des
Originals aus der
Ablage an MS Word


Weitere Bearbeitung (Beispiel Word) - Versionen

 Beim Speichern
geänderter Originale im
„gesperrten“ Zustand
werden neue DIS-
Versionen angelegt und
die geänderten
Originale damit
verknüpft
 Hier: Die SAP-Suche
über die Nr. bringt 2
diese als Resultat


Arbeiten mit MS-Word Vorlagen

 biz²OfficeSynchronizer
unterstützt das
Arbeiten mit MS Word
– Vorlagen
 Jedem Formularfeld
kann eine individuelle
Bedeutung (Eingabe-,
Ausgabefeld)
zugewiesen werden


Einsatz der SAP R/3 Wertehilfe aus MS Vorlage

 Die Eingabe in
Formularfelder wird
durch den Einsatz der
SAP R/3 Wertehilfe
(„F4-Hilfe“) erleichtert;
die im Standard
zahlreich vorhandenen
Funktionen können
individuell ergänzt
werden
 Ausgabefelder werden
in Abhängigkeit von
Eingabefeldern und
dem zugeordneten DIS
direkt mit Information
versorgt


Datensynchronisation zwischen SAP und MS Word

 Hier wurde über die
Wertehilfe der
Auftrag ermittelt, der
Debitor wurde per
Hand eingegeben.
 Durch die
Datensynchronisation
wird der vollständige
Name des Debitors
automatisch in ein
weiteres Feld des
Formulars
eingetragen.


Dokument (inkl. Original) in SAP vollständig

 DIS und Original in
SAP angelegt (s.o.)
 In SAP sind gemäß
den Angaben aus dem
Formular und dem
SAP Beziehungs-
wissen die Objekt-
verknüpfungen,
Klassifizierung etc.
ausgefüllt worden


Aufruf von Funktionsfavoriten

 User können im
Optionsdialog ihre
spezifischen
Funktionsfavoriten
definieren (bis zu 3).
 Direkter Aufruf der
SAP-Transaktionen
aus der Applikation
(hier Word mit zwei
Funktionsfavoriten)


MS Outlook Integration

unterstützt die Ablage
von Outlook-Mails in
SAP R/3
 Gleiche Menü-
Einbindung wie in Word,
Excel, Powerpoint.
 Zum Einchecken der
Mail in SAP muss die
Mail markiert werden


In SAP wird neuer DIS angelegt

 Gleiche Funktionalität
und Handhabung bei
der Anlage eines
neuen DIS (s.o.)
 Eingabemaske,
Objektverknüpfungen,
Standard SAP Suche
etc. (s.o.)


Mail wird eingecheckt und in Bestandteile aufgelöst

 Mail wird direkt
eingecheckt
 Zur Speicherung eines
Mail-Originals (CheckIn)
wird diese in ihre
Bestandteile zerlegt:
– Originalmail
– Originaltext
– Attachments

 Das Verfahren ermöglicht
einer Volltextsuche (z.B
„TREX“) den DIS über
Informationen zu finden,
welche sich im
Nachrichtentext oder in
angehängten Dateien
befinden


Komfortanzeige durch biz²Explorer

 Durch das Zusatzprodukt
biz²Explorer sind alle
Originale am DIS direkt
sichtbar
 biz²Explorer stellt die
Struktur, Thumbnails
sowie die
formatspezifischen
Viewer dar.


Neue Outlook-Mail mit Original aus SAP versenden

 Der User möchte eine
neue Mail versenden -
mit ein oder mehreren
Originalen aus SAP
 Mit „DIS-Original suchen
und an Mail anhängen“
kommt er direkt in den
SAP Such Dialog für
DISe


Neue Outlook-Mail mit Original aus SAP versenden

 Nach Selektion des DIS
kann Original für die
Outlook-Mail ausgewählt
werden:
– Bei nur einem Original
am DIS erfolgt das
direkte Anhängen an
die Mail
– Bei mehreren
Originalen wird ein
Auswahlfenster zur
Markierung angeboten
– Mit „Übernehmen“
werden die Originale
an die Mail angehängt


biz²OfficeSynchronizer – natürlich auch für EXCEL


biz²OfficeSynchronizer – natürlich auch für POWERPOINT


LotusNotes Integration

unterstützt die Ablage
von LotusNotes-Mails in
SAP R/3
realisiert die Ver-
bindungen zu SAP R/3 in
dem biz²Office-
Synchronizer System-
Manager
 Der Systemmanager ist
ein OutOfProcess
ActiveX-Server, welcher
durch den Aufruf seitens
des Client (b2OS - Notes
AddIn (DLL)) gestartet
wird



 Wichtigster Bestandteil
hierbei ist die
Umsetzung der
asynchronen Funktionen
des Systemmanager in
synchrone Funktionen
für LotusScript.
 Das b2OS - NotesAddIn
wurde als ActiveX – DLL
entwickelt.
 Die markierte eMail kann
gemäß SAP Customizing
einer Dok.Art zugeordnet
werden.
Werte hieraus direkt aus
SAP!



 Daten aus der Mail werden
verwendet – weitere
erforderliche Daten werden
vervollständigt
 F4 Suchhilfen stehen zur
Verfügung
 Funktionen
– Connect
– DisConnect
– Auswahl DokArt/DokTyp
– DIS anlegen
– DIS-Version
– LastDocument List anzeigen /
Dokumente aufrufen
– DIS anzeigen
– DIS Suchen
– An DIS anhängen
– DIS Refresh
– DIS-Info anzeigen
– SAP GUI Anzeigen
– Transaktion 1 / 2 / 3 aufrufen
– Hilfe anzeigen
– DIS-Originale suchen und an
Mail anhängen
– Info über DIS-Original anzeigen


 Hier: der erzeugte DIS
mit den eMail
Bestandteilen
 Gemäß Angaben der
Objektverknüpfung bzw.
Klassifizierung
entsprechende
Verbuchung
 Bestandteile der eMail ->
T-Rex -> Volltextsuche


Keyfeatures der Archivierung von eMail in SAP I

 E-Mail -> volle Ausnutzung DVS in SAP
 Gezielte Archivierung von business-relevanten eMails in den gesamten ERP-
Kontext
 Pauschale Archivierung ebenfalls möglich (ohne weitere Verwendung von
Objektverknüpfungen etc.)
 Archivierung von eMail / Attachment -> Mail wird separiert in die Bestandteile
 Mit SAP „T-Rex“ -> Verschlagwortung -> Volltext Suche
 Umfangreiche Such-Mechanismen (Favoriten, Berechtigungsgruppen,…)
 Bewusste, manuelle Archivierung durch Endanwender !
 Single Instance -> Mails an Verteileradressen können nur 1x in SAP archiviert
werden


Keyfeatures der Archivierung von eMail in SAP II

 eMail in SAP ist eigenständig ansprechbare Dateneinheit – auch nachfolgende
Zuordnungen zu anderen Business-Objekten möglich
 Attachments wiederverwendbar - > z.B. ein bestimmtes Attachment muß
weitergesendet werden.
 Speicherung / Archivierung gemäß SAP Customizing für die Ablagen/Repositories /
Speichermedien
 eMails können vollständig aus der eMail-Box gelöscht werden.
 SAP-technische Erweiterungen möglich (z.B. bestimmtes Verhalten bei
entsprechenden Klassifizierungsmerkmalen)
 Bei entsprechendem Status des Dokumentes kann optional eine Konvertierung der
DIS-Originale in ein Langzeitarchivformat (z.B. PDF) erfolgen. Erfordert
zusätzlichen PDF-Konverter in SAP


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Ihr Ansprechpartner:

Dr. Frank Marcial
Tel: (0711) 66188 500
Fax: (0711) 75878614
frank.marcial@inpuncto-gmbh.com


biz²OfficeSynchronizer Produktpräsentation

Recommended

Recommended

More Related Content

Viewers also liked

Viewers also liked (8)

Similar to biz²OfficeSynchronizer Produktpräsentation

Similar to biz²OfficeSynchronizer Produktpräsentation (20)

More from inPuncto GmbH

More from inPuncto GmbH (14)

biz²OfficeSynchronizer Produktpräsentation