Your SlideShare is downloading. ×
biz²OfficeSynchronizer Produktpräsentation
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

biz²OfficeSynchronizer Produktpräsentation

1,781

Published on

Integration von Microsoft-Office zu SAP Integration eMail / SAP für Outlook / LotusNotes

Integration von Microsoft-Office zu SAP Integration eMail / SAP für Outlook / LotusNotes

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,781
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. biz²OfficeSynchronizer V.5 Integration von Microsoft-Office zu SAP Integration eMail / SAP für Outlook / LotusNotes Produktpräsentation inPuncto GmbH Fabrikstr. 5 73728 Esslingen Tel: +49 (0) 711 66188 500 Fax:+49 (0) 711 75878614 www.inpuncto-gmbh.combiz²OfficeSynronizer.ppt
  • 2. biz²BusinessSuite von inPuncto biz²Viewer biz²Scanner (einfacher Pixelviewer, Singleprint biz²Validator (Scan-on-demand Integration, eMailing, Massstab-Print) (ergonomisches Workflow-Add-on)) beliebige SAP Objekte) biz²OfficeSynchronizer (Integration von MS-Office in SAP) biz²Explorer (Abbildung virtueller Akten direkt in SAP Strukturen, Thumnails, Formate) biz²ScanServer biz²ExportServer (Massenverarbeitung; biz²Archiver (Offline Verfügbarkeit von Papierbeleg-Erkennung) (SAP-Ablage und opt. Archivierung) SAP Daten und Dokumenten)*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“Microsoft ® ist eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Coporation biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 2
  • 3. Kurzüberblick Highlightsbiz²OfficeSynronizer.ppt
  • 4. HighlightsKlare Positionierung bei optionalem SAP EasyDM Einsatz  Es kann optional auch mit SAP EasyDM gearbeitet werden  Bei der Speicherung einer Datei aus der MS-Applikation kann direkt auf die SAP EasyDM- Strukturen zurückgegriffen werden.  Positionierung: * SAP EasyDM bezieht sich auf das Filehandling * b2OS synchronisiert auch den Content in den Dokumenten (!! bidirektional) biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 4
  • 5. HighlightsDirekte SAP-Kommunikation aus MS-Office  Sämtliche Zusatzdaten (Klassifizierung / Objekt- verknüpfungen) werden in direkter SAP Kommunikation vervollständigt (inkl. F4 Suchhilfen) – direkt aus MS- Office  Hier: das eingecheckte Dokument z.B. in einem Ordner des SAP EasyDM biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 5
  • 6. HighlightsAd-hoc Ergänzung von Dokumenten mit SAP Content  In ein Dokument lassen sich ad- hoc SAP Felder direkt einfügen. Diese lassen sich bidirektional synchronisieren.  …oder Sie generieren ein Formular, welches sich mit SAP- Werten befüllt biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 6
  • 7. HighlightsVollständige Konsistenz (SAP, MS-Dokument)  Änderungen des Dokument Contents wird in SAP synchronisiert.  Änderungen des SAP-Contents werden im Dokument synchronisiert  …und sind z.B. auch in SAP EasyDM wieder verfügbar. biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 7
  • 8. HighlightsEinfache Formular-Generierung via MS-Office  Ein Worddokument (z.B. Template) wird über SAP instanziert.  …im Dokument sind die synchronisierten Werte !  Bauen Sie Ihr Formularwesen auf! -> Easy-to-use !! biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 8
  • 9. HighlightsGleiches Handling in anderen MS-Office Applikationen  …die bidirektionale Synchronisation -> hier in Excel biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 9
  • 10. HighlightsSchnelle Suche / Aufruf verwendeter Dokumente  Die Funktion "Letzte Originale" bietet dem Benutzer den direkten Zugriff auf seine letzten 5-10 Originale -> die SAP- Suche über DISe entfällt. biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 10
  • 11. HighlightsKomplette Berücksichtigung der SAP Konzepte Doppel-Klick  Zur Ansicht aus- gecheckte Originale können aus der MS- Office Applikation heraus "zur Bearbeitung" umgeschaltet werden biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 11
  • 12. HighlightsKomfortables Arbeiten (in/out) mit Outlook/SAP Bei Generieren von Mails können aus Outlook heraus direkt DIS- Originale an die Mail angehängt werden biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 12
  • 13. HighlightsPersönliche Schnellzugriffe (SAP TA) direkt aus MS-Office  Hinterlegung von bis zu 3 SAP- Transaktionen, die über Buttons in der biz²OfficeSynchronizer- Menüleiste aufgerufen werden können -> benutzerspezifische Funktionsfavoriten, direkter Aufruf von SAP Transaktionen, die der Benutzer oft benötigt biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 13
  • 14. HighlightsWeitere Konfigurationsmöglichkeiten  Erweiterte Konfigurationsmöglichkeiten für den Benutzer im Optionsdialog. Administrator kann die Konfigurationen für die Benutzer vorzubelegen / einschränken. -> Firmenspezische Standardisierung bei der Ablage von Dokumenten – einstellbarer Präfix für Originalbeschreibungen -> hier kann z.B. eine feste Unterscheidung von Dokumenten getroffen werden, welche über den biz²OfficeSynchronizer ins SAP gelangen -> Standardisierung – Einstellbares Format für einen Zeitstempel für die DIS- Beschreibungen - dito – Je nach Arbeitsweise des Benutzers kann er wahlweise den biz²OfficeSynchronizer-Hauptdialog minimieren oder in die Taskleiste platzieren -> Verbesserung des benutzerspezifischen Handlings – Wahlmöglichkeit für den Benutzer bei der Suche nach Dokumenteninfosätzen über Standard F4-Suchhilfe oder der Transaktion CV04N -> Verbesserung des benutzerspezifischen Handlings biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 14
  • 15. Insider-Wissen  Verwendung der neuesten Microsoft-Technologien (COM-AddIn) bei allen MS- Office-Integrationen zu SAP führt zur wesentliche Verbesserungen in der bidirektionalen Kommunikation zwischen SAP und MS-Vorlagen (Word/Excel) -> Investitionssicherheit für Kunden  Falls Sie mehrere Originale der gleichen Dokumentart/typ in SAP anlegen wollen, werden die Attribute (Objektverküpfungen, Beschreibungen) gepuffert und stehen Ihnen bei der wiederholten Anlage von DISsen zur Verfügung -> Beschleunigung bei der Dokumentanlage in SAP  Über den biz²OfficeSynchronizer gehandelte Originale "wissen", dass sie zu einem DIS gehören. Damit sind z.B. automatischen Versionskorrektur, oder für Datenermittlung bei Dokumenten einer Altdatenübernahme möglich  DIS-Beschreibung und Original-Beschreibung können im Info-Dialog des biz²OfficeSynchronizer geändert werden, d.h. aus einer Applikationen MS-Office heraus  Unterstützung konkurrierender Zugriffe verschiedener Benutzer schliesst die gegenseitige Überschreibung von einem Dokument durch mehrere Benutzer aus. -> es kann immer nur ein Benutzer das Dokument bearbeiten. biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 15
  • 16. biz²OfficeSynchronizer in der Anwendung Easy-to-usebiz²OfficeSynronizer.ppt
  • 17. biz²OfficeSynchronizer in der Anwendung I  Menüs direkt in Word- Befehlsleiste integriert  Durch „Anklicken“ wird die Verbindung zu einem SAP System aufgebaut -> Standard SAP Logon !  Grundphilosophie: nach Anlegen des Dokumentinfosatzes in SAP, ist SAP das führende System ! Daten können zwischen SAP und Word bidirektional synchronisiert werden biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 17
  • 18. biz²OfficeSynchronizer in der Anwendung II  Customizing findet nahezu ausschließlich im SAP System statt  Volle SAP-Funktionalität steht zur Verfügung  Kontextsenitive Menüleiste – Auswahl Dokumententyp – DIS anlegen, versionieren, bearbeiten, letzte Originale anzeigen, – DIS bearbeiten, anzeigen, suchen, – DIS/Original speichern, an DIS anknüpfen – Datensynchronisation – Funktionsfavoriten biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 18
  • 19. Generierung eines neuen Dokumentes (Beispiel Word)  In Word wird das Dokument erstellt  Auswahl der Dokumentenart gemäß SAP Customizing  Informationen des DIS, dessen Klassifikation und Verknüpfungen können direkt mit dem Dokument bidirektional ausgetauscht werden biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 19
  • 20. Anlegen eines neuen DIS in SAP  Gemäß der ausgewählten Dokumentart /typ ist die Eingabe von Objekt- verknüpfungen, Klassenmerkmalen und von Beschreibungen erforderlich  eine Unterscheidung von Kann- und Mussfeldern kann eingestellt werden  SAP-Suchhilfen sind integriert  Optionale Ableitungsregeln vereinfachen das Ausfüllen  Bei Outlook werden bekannt Mail-Items direkt in die Maske befüllt biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 20
  • 21. Integrierte Standard SAP Suche  Aufruf der Standard SAP Suche  Eingabe und Bestätigung der Suchkriterien  Suchstrategie in Form von Favoriten speicherbar  Die Zuordnung des Originals zu einem bestehenden DIS ist ebenfalls mit Verwendung der Standard SAP Suchhilfe möglich biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 21
  • 22. Auswahl der Objektverknüpfung  Direkte Auswahl der gewünschten Objektverknüpfung/en  Durch Auflösung von SAP-Beziehungswissen können weitere Informationen (z.B. Objektverknüpfungen) ausgelesen und dem Dokument zurückgegeben werden (projektspezifisch) biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 22
  • 23. In SAP existiert jetzt bereits ein DIS  Ab diesem Zeitpunkt existiert in SAP ein DIS der mit dem Dokument als Original verknüpft ist  Informationen über den DIS können durch die Taste Information abgerufen werden  Durch die Taste „Reset“ können die Daten gelöscht und das Dokument einem anderen DIS zugeordnet werden biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 23
  • 24. DIS vollständig in SAP Business Logik eingebettet  Der DIS verfügt über alle Objektverknüpfungen und Klassifizierungsinformationen  Die in SAP definierte Business-Logik wird somit vollständig unterstützt. biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 24
  • 25. Original einchecken an DIS inkl. Statuskontrolle  Original an DIS hinzufügen -> einschecken  Gemäß der Dokumentart wird das Statusnetz ausgelesen  Dem User werden die jeweilig erlaubten Stati angeboten  Je Status kann eine entsprechende Ablagekategorie in SAP gecustomized werden.  Optional: bei Status „freigegeben“ kann automatisch eine Konvertierung (z.B. PDF) stattfinden (via. PDF Konverter in SAP) biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 25
  • 26. Original in SAP eingecheckt – Öffnen von Originalen  Eingeschecktes Orginal wird lokal gelöscht  Anwender wird informiert mit – DIS Nr. – DIS Art – Teildokument – Version  Letzte Originale des Users lassen sich direkt aus Word heraus öffnen biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 26
  • 27. Suche nach Dokumenten in SAP (Beispiel Word)  Aufruf der Standard SAP Suche nach Dokumenten aus MS Word  Eingabe der Suchkriterien und Suche ausführen biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 27
  • 28. Dokumentliste nach Selektion  Standard SAP Dokumentliste  Hieraus erfolgt Selektion des DIS und Übergabe des Originals aus der Ablage an MS Word biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 28
  • 29. Weitere Bearbeitung (Beispiel Word) - Versionen  Beim Speichern geänderter Originale im „gesperrten“ Zustand werden neue DIS- Versionen angelegt und die geänderten Originale damit verknüpft  Hier: Die SAP-Suche über die Nr. bringt 2 diese als Resultat biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 29
  • 30. Arbeiten mit MS-Word Vorlagen  biz²OfficeSynchronizer unterstützt das Arbeiten mit MS Word – Vorlagen  Jedem Formularfeld kann eine individuelle Bedeutung (Eingabe-, Ausgabefeld) zugewiesen werden biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 30
  • 31. Einsatz der SAP R/3 Wertehilfe aus MS Vorlage  Die Eingabe in Formularfelder wird durch den Einsatz der SAP R/3 Wertehilfe („F4-Hilfe“) erleichtert; die im Standard zahlreich vorhandenen Funktionen können individuell ergänzt werden  Ausgabefelder werden in Abhängigkeit von Eingabefeldern und dem zugeordneten DIS direkt mit Information versorgt biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 31
  • 32. Datensynchronisation zwischen SAP und MS Word  Hier wurde über die Wertehilfe der Auftrag ermittelt, der Debitor wurde per Hand eingegeben.  Durch die Datensynchronisation wird der vollständige Name des Debitors automatisch in ein weiteres Feld des Formulars eingetragen. biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 32
  • 33. Dokument (inkl. Original) in SAP vollständig  DIS und Original in SAP angelegt (s.o.)  In SAP sind gemäß den Angaben aus dem Formular und dem SAP Beziehungs- wissen die Objekt- verknüpfungen, Klassifizierung etc. ausgefüllt worden biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 33
  • 34. Aufruf von Funktionsfavoriten  User können im Optionsdialog ihre spezifischen Funktionsfavoriten definieren (bis zu 3).  Direkter Aufruf der SAP-Transaktionen aus der Applikation (hier Word mit zwei Funktionsfavoriten) biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 34
  • 35. MS Outlook Integration  biz²OfficeSynchronizer unterstützt die Ablage von Outlook-Mails in SAP R/3  Gleiche Menü- Einbindung wie in Word, Excel, Powerpoint.  Zum Einchecken der Mail in SAP muss die Mail markiert werden biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 35
  • 36. In SAP wird neuer DIS angelegt  Gleiche Funktionalität und Handhabung bei der Anlage eines neuen DIS (s.o.)  Eingabemaske, Objektverknüpfungen, Standard SAP Suche etc. (s.o.) biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 36
  • 37. Mail wird eingecheckt und in Bestandteile aufgelöst  Mail wird direkt eingecheckt  Zur Speicherung eines Mail-Originals (CheckIn) wird diese in ihre Bestandteile zerlegt: – Originalmail – Originaltext – Attachments  Das Verfahren ermöglicht einer Volltextsuche (z.B „TREX“) den DIS über Informationen zu finden, welche sich im Nachrichtentext oder in angehängten Dateien befinden biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 37
  • 38. Komfortanzeige durch biz²Explorer  Durch das Zusatzprodukt biz²Explorer sind alle Originale am DIS direkt sichtbar  biz²Explorer stellt die Struktur, Thumbnails sowie die formatspezifischen Viewer dar. biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 38
  • 39. Neue Outlook-Mail mit Original aus SAP versenden  Der User möchte eine neue Mail versenden - mit ein oder mehreren Originalen aus SAP  Mit „DIS-Original suchen und an Mail anhängen“ kommt er direkt in den SAP Such Dialog für DISe biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 39
  • 40. Neue Outlook-Mail mit Original aus SAP versenden  Nach Selektion des DIS kann Original für die Outlook-Mail ausgewählt werden: – Bei nur einem Original am DIS erfolgt das direkte Anhängen an die Mail – Bei mehreren Originalen wird ein Auswahlfenster zur Markierung angeboten – Mit „Übernehmen“ werden die Originale an die Mail angehängt biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 40
  • 41. biz²OfficeSynchronizer – natürlich auch für EXCEL biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 41
  • 42. biz²OfficeSynchronizer – natürlich auch für POWERPOINT biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 42
  • 43. LotusNotes Integration  biz²OfficeSynchronizer unterstützt die Ablage von LotusNotes-Mails in SAP R/3  biz²OfficeSynchronizer realisiert die Ver- bindungen zu SAP R/3 in dem biz²Office- Synchronizer System- Manager  Der Systemmanager ist ein OutOfProcess ActiveX-Server, welcher durch den Aufruf seitens des Client (b2OS - Notes AddIn (DLL)) gestartet wird biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 43
  • 44. LotusNotes Integration  Wichtigster Bestandteil hierbei ist die Umsetzung der asynchronen Funktionen des Systemmanager in synchrone Funktionen für LotusScript.  Das b2OS - NotesAddIn wurde als ActiveX – DLL entwickelt.  Die markierte eMail kann gemäß SAP Customizing einer Dok.Art zugeordnet werden. Werte hieraus direkt aus SAP! biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 44
  • 45. LotusNotes Integration  Daten aus der Mail werden verwendet – weitere erforderliche Daten werden vervollständigt  F4 Suchhilfen stehen zur Verfügung  Funktionen – Connect – DisConnect – Auswahl DokArt/DokTyp – DIS anlegen – DIS-Version – LastDocument List anzeigen / Dokumente aufrufen – DIS anzeigen – DIS Suchen – An DIS anhängen – DIS Refresh – DIS-Info anzeigen – SAP GUI Anzeigen – Transaktion 1 / 2 / 3 aufrufen – Hilfe anzeigen – DIS-Originale suchen und an Mail anhängen – Info über DIS-Original anzeigen biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 45
  • 46. LotusNotes Integration  Hier: der erzeugte DIS mit den eMail Bestandteilen  Gemäß Angaben der Objektverknüpfung bzw. Klassifizierung entsprechende Verbuchung  Bestandteile der eMail -> T-Rex -> Volltextsuche biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 46
  • 47. Keyfeatures der Archivierung von eMail in SAP I  E-Mail -> volle Ausnutzung DVS in SAP  Gezielte Archivierung von business-relevanten eMails in den gesamten ERP- Kontext  Pauschale Archivierung ebenfalls möglich (ohne weitere Verwendung von Objektverknüpfungen etc.)  Archivierung von eMail / Attachment -> Mail wird separiert in die Bestandteile  Mit SAP „T-Rex“ -> Verschlagwortung -> Volltext Suche  Umfangreiche Such-Mechanismen (Favoriten, Berechtigungsgruppen,…)  Bewusste, manuelle Archivierung durch Endanwender !  Single Instance -> Mails an Verteileradressen können nur 1x in SAP archiviert werden biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 47
  • 48. Keyfeatures der Archivierung von eMail in SAP II  eMail in SAP ist eigenständig ansprechbare Dateneinheit – auch nachfolgende Zuordnungen zu anderen Business-Objekten möglich  Attachments wiederverwendbar - > z.B. ein bestimmtes Attachment muß weitergesendet werden.  Speicherung / Archivierung gemäß SAP Customizing für die Ablagen/Repositories / Speichermedien  eMails können vollständig aus der eMail-Box gelöscht werden.  SAP-technische Erweiterungen möglich (z.B. bestimmtes Verhalten bei entsprechenden Klassifizierungsmerkmalen)  Bei entsprechendem Status des Dokumentes kann optional eine Konvertierung der DIS-Originale in ein Langzeitarchivformat (z.B. PDF) erfolgen. Erfordert zusätzlichen PDF-Konverter in SAP biz²OfficeSynronizer.ppt Seite 48
  • 49. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihr Ansprechpartner: Dr. Frank Marcial Tel: (0711) 66188 500 Fax: (0711) 75878614 frank.marcial@inpuncto-gmbh.combiz²OfficeSynronizer.ppt Seite 49

×