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Automatisierte Rechnungsbearbeitung beliebiger Belegarten (exemplarische Darstellung)

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Automatisieren Sie Ihre Rechnungsbearbeitung in SAP. Täglich bekommen Unternehmen auf den verschiedensten Wegen Rechnungen: beispielsweise per Post, per Email, per iDocs, oder auch per Fax. Die Rechnungsbearbeitung erfordert so einen hohen manuellen Aufwand. Rechnungen durchlaufen verschiedene Bearbeitungsstadien und müssen u.a. geprüft und freigegeben werden. Neben einem hohen personellen und zeitlichen Aufwand bringt eine manuelle Rechnungsbearbeitung auch eine höhere Fehleranfälligkeit mit sich.
Durch das Automatisieren der Rechnungsbearbeitung werden Rechnungen in SAP frühzeitig mit wenig Aufwand abgelegt, automatisch geprüft und elektronisch freigegeben.
Erreichen Sie eine schnellere, sicherere und günstigere Rechnungsbearbeitung mit inPuncto Software.

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  1. 1. 1. Für die automatisierte Rech- nungsbearbeitung werden Ein- gangsrechnungen unterschied- lichster Belegart (z.B. mit oder ohne Bestellbezug, Gutschriften, Anzahlungsanforderungen, etc.) jeweils auf der ersten Seite mit einem Barcode versehen. Bei elektronischen Rechnungen ent- fällt der Barcode. 2. Im nächsten Schritt der Rech- nungsbearbeitung wird der gesamte Scanstapel mit einem Dokumentenscanner oder Multi- funktionsgerät eingescannt und via eMail oder Share an den biz²ScanServer (Posteingangs- verarbeiter) zur Massenverarbei- tung übergeben. 3. Der Posteingangsverarbeiter separiert den Scanstapel und führt in diesem Szenario eine OCR/ICR Freeform Texterken- nung durch. Für die Rechnungsbearbeitung liest er rechnungsspezifische Daten (Kopfdaten, Rechnungs- positionen, etc.) aus. Die Werte werden mit SAP™ Stammdaten verglichen, um z.B. den Liefe- ranten und damit den nächsten Sachbearbeiter zu ermitteln. 4. Im ERP System werden für die Rechnungsbearbeitung jeder Eingangsrechnung die Workflows gestartet – je nach Dokumentart und Prozessdefinition erhalten die Mitarbeiter ihre Aufgaben. Die separierte Rechnung wird im Archiv abgelegt (z.B. biz²Archiver). 5. Der Mitarbeiter öffnet eine Nachricht in seinem Postein- gang (GUI, Email oder Web) und startet somit den userfreundli- chen biz²DocumentControl. Das Workflow-Zusatztool bietet eine integrierte Sicht auf Daten, z.B. Rechnungsdaten, Positionsdaten, Bestellungen, Kommentare, Kontierungsinformationen, elekt- ronische Freigabe etc. 6. Im nächsten Schritt der Rech- nungsbearbeitung prüft der Be- arbeiter die Eingangsrechnung. Als erster Schritt erfolgt z.B. eine Validierung. Nach Beendigung seiner Arbeit wird die Rechnung via Workflow an den oder die nachfolgenden Bearbeiter weiter- geleitet. 7. In weiteren Arbeitsschritten der Rechnungsbearbeitung wird gemäß der Charakteristik der Rechnung und der definierten Prozesslogik / Unterschrift- enregelung die Eingangsrech- nung „vervollständigt“ und frei- gegeben. 8. Unterschiedlichste Rollen (wie z.B. „Sachlich richtig“, „Qualität des Materials/Arbeit“, finanzielle Freigaben durch entsprechende Verantwortliche) werden bei der Rechnungsbearbeitung und –prü- fung berücksichtigt. 9. Sind alle Freigaben / Geneh- migungen und Prozessschritte durchlaufen, wird via SAP Work- flow gemäß Belegart die Transak- tion zur Verbuchung ausgelöst. 10. Rechnungscockpit und Workflow-Protokoll mit der Histo- rie sind zusätzliche Features der automatischen Rechnungsbear- beitung von inPuncto. ANWENDUNGSBEREICHE Rechnungswesen: - Rechnungen ohne Bestellbe- zug, Kreditorengutschriften, - Rechnungen mit Bestellbezug, nachträgliche Belastungen, - Rechnungen für „Vorerfasste Belege“ in SAP handhaben, Anzahlungsrechnungen, An- zahlungsanforderungen, - Anlagenbuchungen, Sach- kontenbuchungen, - etc. Ihr inPuncto Team contact@inpuncto.com +49(0)711 661 885 00 Automatisierte Rechnungsbearbeitung beliebiger Belegarten Exemplarische Darstellung des Prozesses: RECHNUNGSBEARBEITUNG IN SAP™ einfach, flexibel und sicher www.inpuncto.com

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