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Módulo 2. Definición de puestos de trabajo
 

Módulo 2. Definición de puestos de trabajo

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    Módulo 2. Definición de puestos de trabajo Módulo 2. Definición de puestos de trabajo Presentation Transcript

    • CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
      MÓDULO 2.
      Definición de Puestos de Trabajo
    • II. DEFINICIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO
      1. ¿Qué es el análisis de Puestos?
      2. ¿Para qué sirve el análisis de puestos?
      3. Técnicas y herramientas de análisis de puestos:
      a) Procedimientos Convencionales.
      b)Procedimientos Estructurados.
      Ejercicio Práctico: Realización de un Análisis y Descripción de Puestos
    • CONCEPTO
      1. Proceso básico. Sistemático.
      2. Disección del puesto: Descomposición en actividades menores.
      3. Información relevante: Identificación de tareas y requerimientos.
    • ¿ QUÉ ?
      ¿ POR QUÉ ?
      ¿ CÓMO ?
      ¿ CON QUÉ ?
      ¿ DÓNDE ?
      CONDICIONES
      RESPONSABILIDADES
      OBJETIVOS
      OBTENER INFORMACIÓN
      SOBRE EL PUESTO DE TRABAJO
    • ANÁLISIS
      DESCRIPCIÓN
      PERFILES
      OBJETIVOS
      Definir las funciones o tareas que dan contenido a los distintos puestos de trabajo.
      Definir perfil idóneo de las o la persona que desempeñará dichas funciones, las competencias necesarias para desempeñar su trabajo con el grado de eficacia y eficiencia requeridos.
    • APLICABILIDAD
      EBEP
      • Art. 72 y sig.
      • Art. 78 y sig.
      • Art. 14
      • ART. 16 al 19
      • Art. 20
      • Organización y estructura
      • Provisión de puestos / selección
      • Planes de formación
      • Promoción / carrera
      • Evaluación del desempeño
      • Planificación de Plantillas
      • Diseño de sistemas y procesos de trabajo.
    • PUESTO TEÓRICO
      Lo que queremos conocer
      PUESTO REAL
      No se busca conocer las funciones o responsabilidades básicas que el Puesto teóricamente debería desempeñar, sino aquellas que realmente desempeña.
    • Se realiza desde los años 40 en todo el mundo.
      En el mundo, el 90% de las empresas de más de 100 empleados utilizan la Descripción de Puestos.
      En España. El 75% de las empresas de más de 100 empleados utilizan la Descripción de Puestos.
      Administración Pública española: Gobierno Vasco, Principado de Asturias, Gobierno de Canarias, EPPE y Autoridades Portuarias.
    • Ocupación
      Puesto 1
      Puesto 2
      Posición 1
      Trabajador 1
      Posición 2
      Trabajador 2
      Posición 3
      Trabajador 3
      Posición 4
      Trabajador 4
      Tarea A
      Tarea B
      Tarea C
      Tarea D
      Tarea E
      Actividad 1
      Actividad 3
      Actividad 5
      Actividad 2
      Actividad 4
      Actividad 6
      UNIDADES BÁSICAS DEL TRABAJO
    • Puesto:
      • Conjunto de tareas asignadas a un trabajador fruto de la división vertical y horizontal del trabajo.
      • Unidad básica de la estructura de la organización, existen para obtener resultados.
      • Connotan el rol técnico y la participación del individuo en la organización.
      • Definen y delimitan las actividades realizadas, las demandas a las que se debe responder y el contexto físico y social en el que desarrollará el trabajo.
      • No son estáticos, cambian en el transcurso del tiempo y/o se adaptan continuamente a las necesidades de la organización, p.e. nuevos proyectos.
    • Tarea:
      • Actividades que transforman input en output.
      • Persigue objetivos específicos.
      • Tienen un principio y un final bien delimitados.
      • Son actividades, no conocimientos o destrezas.
      • Ocurren en un período relativamente corto de tiempo.
      • Pueden implicar a más de una persona.
      Unidad más común en los procesos de análisis y diseño de puestos.
    • UNIDADES BÁSICAS DEL TRABAJO
      EJEMPLO:
      • Ocupación: Técnico de RRHH y Organización
      • Puesto: Técnico de Selección de Personal
      • Posición: Técnico de Selección de Personal 1.
      • Tarea 1. Atender e informar, por e-mail, teléfono o personalmente, a los opositores durante las convocatorias de empelo.
      • Actividad 1.1 Aclarar dudas de los opositores sobre causas de exclusión en la convocatoria.
    • Cuestionario de preguntas abiertas
      Entrevistas de grupo
      Entrevista individual
      Reunión grupos de expertos
      Cuestionarios
      Diarios de trabajo
      Documentación
      Observación
      Menor especificidad:
      Macrotareas
      Mayor especificidad:
      Actividades y elementos
      MÉTODOS DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN
    • FUENTES DE INFORMACIÓN
      A) Que conozca el puesto a analizar.
      B) Que esté capacitado o entrenado en el procedimiento empleado.
      • Ocupante/s del puesto
      • Compañero/s
      • Responsable/s Jerárquico inmediato
      • Departamento de RRHH
      • Técnicos analistas
    • DISEÑO DEL PROYECTO
      DE ANÁLISIS DE PUESTOS
    • PROYECTO DE ANÁLISIS DE PUESTOS
      1. Formulación de objetivos.
      • Elección de los puestos de trabajo y los ocupantes.
      • Unidad operativa de análisis de puestos.
      • Elección de fechas: puentes, vacaciones, puntas de trabajo, etc.
      • Presupuesto.
      2. Preparación de materiales: formato, instrucciones, análisis y formato de los resultados, ...
      3. Selección y entrenamiento de los analistas:
      • Formación en Análisis de puestos.
      • Formación en el método a utilizar.
      • Formación sobre la organización en que se va a trabajar.
    • PROYECTO DE ANÁLISIS DE PUESTOS
      4. Información sobre el programa:
      • Cartas personalizadas.
      • Charlas (formales o informales).
      • Reuniones con Comités de Empresa.
      • Reuniones con mandos medios y directivos.
      • Intranet, ...
      5. Recogida de datos
      6. Análisis de los datos
      7. Elaboración del informe final
    • Contenido del Informe final:
      Introducción
      Planificación del proyecto de análisis de puestos
      Objetivos
      Servicios, Unidades, etc. participantes
      Puestos a evaluar
      Participantes
      Métodos de recogida de información
      Técnicas de Análisis de Puestos
      Cronograma
      Procedimiento
      Resultados obtenidos (especificados por técnica)
      Perfil Global del/los puesto/s de trabajo
      Conclusiones
      Anexos
    • TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE PUESTOS
    • PROCEDIMIENTOS CONVENCIONALES
      Descripción de Puestos de Trabajo
      Consiste en una descripción verbal narrativa y/o enunciados esquemáticos de los contenidos más significativos del puesto.
    • PROCEDIMIENTOS CONVENCIONALES
      Descripción de Puestos de Trabajo
      Ventajas
      • Flexible y adaptable a cada organización.
      • Permite orientar el análisis a áreas o contenidos más relevantes para los objetivos.
      • Sondea amplia gama de características del trabajo.
      • Permite presentar información cualitativa en un esquema organizado.
      Inconvenientes
      • Método no estandarizado. Subjetividad.
      • Descripciones varían ampliamente.
      • Poco generalizable.
      • Difícil comparación entre puestos.
      • Difícil actualización.
    • PROCEDIMIENTOS CONVENCIONALES
      Descripción de Puestos de Trabajo
      ¡Lo que ES la Descripción de Puestos!
      ANÁLISIS
      PUESTOS
      HECHOS
      ¡Lo que NO ES la Descripción de Puestos!
      ENUMERACIÓN
      PERSONAS
      JUICIOS DE VALOR
    • Descripción de Puestos de Trabajo
      FASES
      Preparación de la entrevista / recogida de información.
      Recogida de información.
      Análisis de la información recogida.
      Síntesis de la información recogida.
      Redacción de la Descripción de Puestos.
      Revisión de la Descripción de Puestos.
      Aprobación de la Descripción de Puestos.
      Custodia y mantenimiento.
    • ENTREVISTA DE ANÁLISIS DE PUESTOS
      Antes:* Local adecuado.* Información previa a ocupantes.* Estudio de la documentación disponible sobre el puesto y la organización.* Preparación de la entrevista: preguntas bien diseñada que cubra todos los elementos. Guión.
    • Durante:* Presentarse, explicar propósitos.* Permitir preguntas, prepararse para contestar las más habituales:
      ¿Me seleccionaron porque trabajo mejor/peor que los demás?¿Van a evaluar si hago bien/mal mi trabajo?¿Sabrá mi supervisor lo que voy a decir?¿Va a afectar esta entrevista a mi salario? ¿Me lo van a pagar?¿Cómo va usted a comprender mi puesto si no lo ha desempeñado?
    • Durante:
      Empezar solicitando una descripción
      general del puesto de trabajo.
      * Preguntas guiadas para identificar funciones y tareas específicas, tiempo que tarda, materiales, información utilizada, personas con las que contacta, decisiones que toma, ambiente físico, etc. * Escuchar atentamente, tomar notas, aclarar.
    • TITULAR DEL PUESTO
      Experto
      ¿Cómo es el puesto?
      SUPERIOR
      Verifica su contenido
      ANALISTA
      Aporta metodología
      Sintetiza la información
      Elabora el documento
      PROCEDIMIENTOS CONVENCIONALES
      Descripción de Puestos de Trabajo
      ¿Qué personas interviene?
    • Descripción de Puestos de Trabajo
      ESTRUCTURA
      1. Ficha técnica de la descripción.
      2. Identificación del puesto.
      3. Misión y funciones principales.
      Posición jerárquica (fragmento del organigrama)
      Tareas y equipos utilizados
      ¿Qué hace? Tareas, operaciones y acciones.
      ¿Cómo lo hace? Procedimientos, métodos de trabajo, normas instrucciones.
      ¿Con qué lo hace? Máquinas, equipos, materiales.
      ¿Para qué lo hace? Finalidad, resultado.
    • 4. Ámbito de influencia
      Supervisión ejercida y recibida.
      Nivel de autonomía y normas recibidas.
      Nivel de responsabilidad: sobre personas, bienes, presupuestos…
      Contactos internos y externos.
      5. Especificaciones del puesto
      Nivel educativo y otra formación.
      Experiencia y conocimientos.
      Habilidades / capacidades / competencias.
      Características físicas.
      6. Condiciones físicas y ambientales
      Riesgos físicos y psicológicos.
      Organización temporal del trabajo: horarios, turnos, descansos etc.
      Observaciones.
    • RECOMENDACIONES
      • Incluir lo que hace los trabajadores no lo que deberían hacer.
      • Considerar sólo los hechos objetivos, no interpretaciones.
      • Que sea sencilla, pocos términos técnicos, con un adecuado estilo literario.
      • Evitar expresiones como: tal vez, puede, pocas veces, …
      • Evitar opiniones del trabajador sobre su puesto: aburrido, monótono, interesante, muy complejo, etc.
      • Evitar artículos y adjetivos no justificados. También los gerundios y los participios que complican el texto.
      • Evitar redundancias y repeticiones.
      • Utilizar siempre las denominaciones formales de los puestos.
    • EJERCICIO PRÁCTICO
      • Realizar de un análisis de su puesto de trabajo.
      • Grupos de 5 personas: elegir un puesto
      • Método de recogida de información: Entrevista.
      • Elaborar una Descripción del Puesto analizado a partir de la información recogida.
    • EJERCICIO PRÁCTICO: RECOMENDACIONES
      • Redactar las tareas de forma que cualquier lector, familiarizado o no con el puesto, pueda “ver lo que hace el trabajador, cómo y por qué”
      • Lo que hace: actividades físicas, mentales y de interacción social.
      • Cómo lo hace: Métodos, procedimientos, herramientas y fuentes de información que usa.
      • Por qué: Objetivos de la tarea
      • Estilo directo. En presente. Evitar palabras innecesarias o ambiguas
      • Empezar con un verbo activo seguido del objeto + frase en infinitivo que describe el objetivo .
    • Técnicas de Análisis de Puestos de Trabajo
      Procedimientos Estructurados
    • Cuestionario de Análisis de PosicionesP.A.QPosition AnalysisQuestionnaire
    • - Cuestionario estructurado.- Centrado en las tareas que se desempeñan.- 194 elementos.- 45 dimensiones / 6 divisiones- Aplicado y contestado por un analista experto.
    • CONTEXTO AMBIENTAL
      CONTEXTO INTERPERSONAL
      Entrada de Información
      Procesos Mentales
      Acciones y Operaciones
      OTRAS CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO
      (Vestimenta, Licencias, Horario, Demandas, Responsabilidad)
      ORGANIZACIÓN CONCEPTUAL
    • - Cada elemento o ítem describe una conducta o actividad laboral, una condición del trabajo o una característica del puesto.
      - Los elementos están organizados en seis divisiones que incluyen diversas secciones cada una.
    • A. Entradas de información (inputs) ¿Dónde y Cómo ha conseguido el trabajador la información necesaria para desempeñar el puesto? A1. Fuentes visuales de información del puesto A2. Fuentes no visuales A3. Procesos sensoriales y perceptivos A4. Actividades de estimación
    • B. Procesos mentales: Actividades de razonamiento, toma de decisiones, planificación y procesamiento de información que requiere el puesto B1. Toma de decisiones, razonamiento, planificación B2. Actividades de procesamiento de información B3. Uso de información aprendida
    • C. Acciones/Operaciones: Actividades físicas que realiza el trabajador, herramientas o procedimientos que debe poner en marcha C1. Uso de herramientas o equipos manuales C2. Uso de otros instrumentos manuales C3. Uso de mecanismos no portátiles C4. Uso de dispositivos de control de equipos C5. Equipos móviles y de transporte C6. Actividades manuales C7. Actividades que implican a todo el cuerpo C8. Nivel de esfuerzo físico C9. Posturas corporales C10. Actividades de manipulación y coordinación
    • D. Relaciones interpersonales: Relaciones con otras personas que se requieren en el desarrollo del trabajo. D1. Comunicación oral D2. Comunicación escrita o impresa D3. Otras comunicaciones D4. Relaciones interpersonales diversas D5. Frecuencia de relaciones personales requeridas por el puesto D6. Tipo de relaciones personales requeridas por el puesto D7. Supervisión y dirección ejercida D8. Actividades organizativas y de coordinación D9. Supervisión y dirección recibida
    • E. Contexto del puesto: Contexto físico y social en el que se desarrolla el puesto. E1. Medio ambiente exterior E2. Medio ambiente interior E3. Riesgos físicos E4. Aspectos socio-personales
    • F. Otras características del puesto: Otras condiciones, actividades o características distintas de las mencionadas que son relevantes para el puesto. F1. Vestimenta utilizada F2. Licencias y permisos F3. Continuidad del trabajo anual F4. Regularidad del horario F5. Horario diurno o nocturno
      F6. Demandas del puesto F7. Responsabilidad F8. Estructuración del puesto F9. Trascendencia
      F10. Compensaciones económicas.
    • ESCALAS.0-9 • Grado de utilización • Importancia • Cantidad de tiempo • Posibilidad de ocurrencia0/1 • Aplicabilidad
      http://www.paq2.com/paqrepnew.html
      • Aplicable a puestos de distinta naturaleza.
      • No es un test, no mide el desempeño o competencias del ocupante.
      • Para puestos con varios ocupantes: tres análisis o más, varios analistas.
      • Cumplimentación después de recogidos los datos a partir de entrevista.
    • Encuesta de Diagnóstico de Puestos de TrabajoJDS Job DiagnosticSurvey
      • Cuestionario.
      • Basado en el Modelo de las Características del Puesto (Hackman y Oldhman, 1980).
      • Para apoyar procesos de rediseño de puestos.
      • De forma que se incluyan atributos que crean las condicionespara un alta motivación interna, satisfacción y rendimiento.
      • Características percibidas de los puestos: las personas responden de forma diferente al mismo puesto (teoría de la motivación individual).
    • Fuerza de la Necesidad de Autorrealización Conocimientos habilidades y destrezas Satisfacción con el contexto
      PMP
      Dimensiones Centrales del Puesto
      Estados Psicológicos Críticos
      Resultados Personales y Organizacionales
      SATISFACCIÓN GENERAL
      IMPORTANCIA DE LA TAREA
      SIGNIFICADO PERCIBIDO DEL PUESTO
      CRECIMIENTO Y DESARROLLO PERSONAL
      VARIEDAD DE DESTREZA
      IDENTIDAD DE LAS TAREAS
      MOTIVACIÓN LABORAL INETRNA
      AUTONOMÍA EN EL PUESTO
      RESPONSABILIDAD EN EL PUESTO
      BAJO ABSENTISMO Y ROTACIÓN
      RETROALIMENTACIÓN DEL PUESTO
      CONOCIMIENTO DE RESULTADOS
      CALIDAD DEL RENDIMIENTO
    • El JDS evalúa las variables implicadas en el modelo (excepto conocimientos, habilidades y destrezas).
      Variedad de destrezas: Grado en que el puesto requiere diversas actividades para llevar el trabajo a cabo, y la utilización de un número variado de destrezas y capacidades.
      Identidad de tarea: Grado en que el puesto requiere un trabajo completo, empieza y acaba una unidad completa de trabajo, identificable en el producto o servicio final.
      Importancia de la tarea: Grado en que el puesto causa un impacto sustancial en la vida y el trabajo de otras personas, dentro y fuera de la organización.
      Autonomía: Grado en que el puesto proporciona liberad, independencia o discreción para organizar y realizar el trabajo.
      Retroalimentación del puesto: La realización de la actividad ofrece, por sí misma, una información directa y clara de la eficacia de la ejecución.
      Retroalimentación social: Grado en que el trabajador recibe información sobre los resultados de su trabajo por parte de compañeros y supervisores.
    • Satisfacción general: Medida global de la satisfacción con el puesto.
      Motivación laboral interna: Grado en que el trabajador esta auto-motivado para desempeñar correctamente su puesto.
      Satisfacción específica: Serie de pequeñas escalas que proporcionan medidas separadas de satisfacción hacia:
      - La seguridad en el empleo.
      - El salario y otras compensaciones.
      - Los compañeros (satisfacción social)
      - La supervisión.
      - Las oportunidades de crecimiento y desarrollo del puesto
      Intensidad de la necesidad de autorrealización: Fuerza o necesidad de los deseos del trabajador por el logro, el desarrollo, crecimiento o autorrealización personal.
    • Contacto social: Grado en que el puesto requiere interacción con otras personas, de dentro y fuera de la organización.
      * Significado percibido del trabajo: Grado en que el ocupante del puesto experimenta que su trabajo tiene significado, valor y trascendencia.
      * Responsabilidad percibida sobre los resultados: Grado en que el trabajador se siente personalmente responsable y comprometido con los resultados de su trabajo.
      * Conocimiento de resultados: Grado en que el trabajador conoce y entiende, de forma continua, si está desempeñando el puesto de forma efectiva.
    • Precauciones en el uso del JDS
      • Nivel cultural medio, con buen nivel de lectura.
      • No debe usarse para selección de personal.
      • Las respuestas deben ser anónimas.
      • No se recomienda para diagnosticar puestos individuales (muestra de 5 personas por puesto).
      • No debe ser administrado por el supervisor inmediato.
      • Los baremos son indicativos.
    • FORMAS
      FORMA A:
      OCUPANTES DE LOS PUESTOS
      FORMA B:
      TERCEROS (Supervisores, compañeros y analistas)
      7 dimensiones centrales. (Congruencia formas A y B)
      FORMA C:
      ABREVIADA
    • USO DIAGNÓSTICO DEL J.D.S.
      1. ¿Se observan problemas en los resultados personales y/o en el rendimiento laboral?
      a) Rendimiento, Absentismo, Rotación.
      b) Motivación interna, Satisfacción general y
      Satisfacciones específicas.
      2. ¿Es el diseño del trabajo el causante de los problemas observados?
      a) PMP: Condiciones intrínsecas del trabajo.**
      b) Satisfacción con el contexto: salario, compañeros, supervisores, seguridad, condiciones extrínsecas.
    • USO DIAGNÓSTICO DEL J.D.S.
      3. ¿Qué aspectos del puesto necesitan las mejoras más importantes?
      Observar el perfil de las Dimensiones Centrales del Puesto (puede haber puestos con = PMP pero perfiles totalmente distintos)
      4. ¿En qué medida los trabajadores están preparados para el rediseño del trabajo?
      a) Necesidad de autorrealización.
      b) Conocimientos y destrezas requeridos.
      c) Satisfacción específica.
    • Variedad de destrezas
      Identidad de las tareas
      Importancia de las tareas
      Autonomía
      Retroalimentación
      Combinar subtareas
      Formar unidades naturales
      Establecer relaciones con el cliente
      Aumentar la carga vertical
      Abrir canales de retroalimentación
      PROPUESTA DE REDISEÑO: Enriquecimiento de puestos
      PRINCIPIOS
      DIMENSIONES CENTRALES DEL PUESTO
    • Cuestionario de habilidades requeridas F-JASFleishman Job AnalysisSurvey
    • Evalúa 74 habilidades que se agrupan en 6 tipos:
      Habilidades cognitivas
      p.e. Comprensión oral y escrita, Memoria, razonamiento
      Habilidades psicomotrices
      p.e. tiempo de reacción, coordinación varios miembros
      Habilidades físicas
      p.e. resistencia
      Habilidades sensoriales / perceptivas
      p.e. visión cercana, sensibilidad auditiva
      Escalas de interacción social
      p.e. persuación, resistencia al juicio prematuro, resistencia a la frustración
      Escalas de conocimientos
      p.e. delineación, conocimientos de Inglés, taquigrafía
    • FJA-S
      Se puede evaluar:
      • Habilidades requeridas para un puesto.
      • Habilidades requeridas para una dimensión o tarea de un puesto.
      • Habilidades requeridas para el puesto y las del ocupante de forma paralela.
      Escalas de puntuación:
      • Definición general de la habilidad.
      • Diferencia con otras similares.
      • Escala numérica con 7 puntos de anclaje con definiciones específicas para los extremos y ejemplos concretos del nivel de habilidad que se requiere para alcanzarlos.
    • Diferencia entre tiempo compartido y otras habilidades
      Atención selectiva: Concentración sobre información relevante, eliminando el material distractor.
      Tiempo Compartido: Utilizar información de una fuente.
      vs.
      FJA-S Ejemplo de Escala
      TIEMPO COMPARTIDO
      Habilidad para atender a dos o más fuentes de información simultáneamente. Esta información puede ser en forma de discurso, señales, sonidos, tacto o de otro tipo.
    • 7
      Controlador aéreo, vigilar un radar para seguir la pista de todos los aviones que despegan y aterrizan durante un período de tráfico intenso y congestionado.
      6
      5
      Controlar varios teletipos a la vez en una sala de redacción
      Observar las señales y la carretera al conducir a 50 Km/h
      4
      3
      2
      1
      TIEMPO COMPARTIDO
      Requiere el uso de más de dos fuentes para obtener información compleja a un ritmo rápido
      Requiere el uso de dos fuentes para obtener información sencilla a ritmo lento.
    • Análisis Funcional de Puestos de Trabajo yDiccionario de Títulos Ocupacionales
    • ORIENTACION
      NIVEL
      ESCALAS FUNCIONALES
      OBJETOS
      DATOS
      PERSONAS
      ANÁLISIS FUNCIONAL DE PUESTOS DE TRABAJO
      Método de análisis orientado a la actividad.
      Desarrollado por el Ministerio de Trabajo de Estados Unidos (DOL) para ordenar, clasificar y comparar ocupaciones de acuerdo a “lo que se hace” en el trabajo: TAREAS.
    • APLICACIONES PRÁCTICAS: http://online.onetcenter.org/find/
    • - Código y nombre.
      - Funciones principales.
      - Tareas.
      - Herramientas y tecnología.
      - Conocimientos requeridos.
      - Habilidades requeridas.
      - Capacidades.
      - Actividades.
      - Contexto de trabajo.
      - Zona de trabajo: Agrupa las ocupaciones en cinco categorías dependiendo del nivel de educación, experiencia y tiempo de entrenamiento necesario para desempeñar el puesto.
      - Intereses.
      - Competencias.
      - Valores de trabajo.
      - Ocupaciones relacionadas
      - Retribución y empleabilidad
      INFORMACIÓN DISPONIBLE