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Grupo 3. Trabajo Final

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Visita a una unidad de archivo

Visita a una unidad de archivo

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  • 1. Elaborado por: Adriana Milena Méndez Prieto Claudia Patricia Zapata Zapata Edwin Didier Casas Ardila Ingrid Johana Santos Muñoz María Matilde Socha Garzón Nelsy Yasmin Martínez Duarte
  • 2. Visita hecha por: Adriana Milena Méndez Prieto Entrevistada: María del Carmen Manjarrez
  • 3. ¿Cómo está organizado el Archivo? El archivo del Programa está organizado de acuerdo a las tablas de retención documental que asigno la Unidad de archivo de la Universidad. ¿Existe un Programa de Gestión Documental? Existe el SISTEMA DE INFORMACION DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL (SIGD), el cual permitirá la radicación, registro, digitalización, incorporación (desde: aplicaciones ofimáticas, correos electrónicos, fax y aplicaciones transaccionales), distribución, clasificación, almacenamiento, consulta y conservación de los documentos electrónicos generados por las oficinas productoras (archivos de gestión), Archivos Centrales e Históricos de la Universidad. Para la ejecución de estas tareas el Sistema cumplirá con las especificaciones de las normas técnicas y jurídicas vigentes en el país, así como las mejores prácticas de gestión documental. Este sistema aún esta es proceso de implementación por lo tanto no se usa en algunas oficinas. ¿Qué procesos administra? Los procesos archivísticos del programa se realizan de manera manual, ya que la función básica del este es recibir estudiantes para ser capacitados en diferentes áreas de las Ciencias Humanas. ¿Qué software administra el archivo? ¿Cuál es? Para el archivo no se maneja ningún software, para la información de los inscritos en la actualidad se maneja una aplicación asociada a Google, que permite buscar al estudiante y ubicar su información en las carpetas asignadas a los cursos.
  • 4. ¿Qué funciones maneja? El archivo de gestión del programa se maneja de manera manual, tiene como función principal organizar la información de las actividades que desarrolla el programa y que posteriormente servirán de indicadores de gestión de la Facultad y de la Universidad ante el Ministerio de Educación. ¿Qué características tiene? La aplicación que se maneja actualmente que sirve de base de datos de información de los participantes de las actividades, contiene la información básica de ellos la cual permite generar carnés, certificados e informes al finalizar cada semestre Ventajas para la empresa después de su implementación El archivo de gestión que se maneja actualmente en el Programa tiene ventajas inferiores si se compara con las aplicaciones que se tienen a nivel empresarial, ya que por ser manual no puede ser consultado todo el tiempo, los espacios para su conservación son pocos, en cambio los sistemas de otras entidades permiten consultas automáticas a través de la red lo cual hace que las consultas sean rápidas y se puedan dar en cualquier momento ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad? El tema de seguridad está totalmente bajo control ya que solo tiene acceso el personal autorizado. No se puede alterar ya que son documentos originales y se conservan en carpetas y estas en cajas de archivo las cuales cada 5 años se transfieren al archivo Satélite y luego al archivo central. El tema de privacidad esta bajo el control de la Coordinación del Programa ya que no es posible acceder a la información sin la debida autorización.
  • 5. Visita hecha por: Claudia Patricia Zapata Zapata
  • 6. ¿Cómo está organizado el Archivo? El archivo está organizado teniendo en cuenta el principio de procedencia de los documentos, esto es las dependencia (secretarias) = secciones, que hacen parte del fondo documental, la disposición física esta por estantes debidamente marcados e identificados para la búsqueda y recuperación de la información. ¿Existe un Programa de Gestión Documental? Si existe un programa de gestión documental donde están definidas las operaciones y actividades administrativas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Gobernación , desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. ¿Qué procesos administra? Administra procesos de la gestión documental: Planeación, producción, gestión y tramite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación y valoración. ¿Qué software administra el archivo? ¿Cuál es? La Dirección de Gestión Documental de la Gobernación Administra el software mercurio que le permite administrar de una manera eficiente, eficaz y oportuna todas las comunicaciones producidas y recibidas en el cumplimiento de sus funciones incluidos los correos electrónicos y documentos digitales.
  • 7. Ventajas para la empresa después de su implementación Garantiza la consulta oportuna del documento Garantiza la seguridad y conservación de la información. Ha contribuido a la reducción de espacios (manejo de menos papel) Ha garantizado hacerle seguimiento a los indicadores de gestión documental: entrega oportuna de los documentos y consultas de documentos. Dar respuesta a los ciudadanos (PQR) en términos de ley. ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad? En la Gobernación de Antioquia este tema esta contemplado en el reglamento de archivos (decreto 3217 de 2012) y el personal Que administra el archivo garantiza la seguridad la conservación y privacidad que además esta consagrados en otras normas como la constitución política y la ley 594 de 2000 ley general de archivos y las políticas institucionales definidas para ello. ¿Qué funciones maneja? Radicación de correspondencia, (recibida y despachada), expedientes electrónicos, radicación de actos administrativo, consulta de documentos, impresión de copias, escaneo y digitalización de documentos. ¿Qué características tiene? Se puede instalar en sistema operativo Windows, permite el desarrollo de múltiples aplicaciones, permite hacerle la trazabilidad documento, es aplicable a todos los procesos de gestión documental (creación, distribución, tramite, Entre otros)
  • 8. Visita hecha por: Edwin Didier Casas Entrevistada: Diana Rocío Castiblanco Archivista y Bibliotecóloga
  • 9. ¿Cómo está organizado el Archivo? El grupo de administración cuenta con un archivo central el cual almacena todos las trasferencias documentales entregadas por las dependencias del Ministerio, estas trasferencias documentales se entregan según los lineamientos establecidos en el programa de gestión documental. ¿Existe un Programa de Gestión Documental? Se elaboro el PGD con el propósito normalizar y racionalizar las fases y procedimientos aplicados en la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos del Ministerio del Trabajo. ¿Qué procesos administra? El grupo de administración documental bajo los lineamientos estipulados por la ley general de archivos maneja y administra los siguientes procesos: Producción de comunicaciones oficiales, Recepción, Distribución y Tramite de comunicaciones oficiales, Organización de archivos de gestión y archivo central, Consulta y prestamos de documentos, Almacenamiento conservación y disposición final de los documentos de archivo. ¿Qué software administra el archivo? ¿Cuál es? El archivo maneja un software desarrollado por estudiantes de la Universidad Nacional llamado MELBA.
  • 10. Ventajas para la empresa después de su implementación El Ministerio del Trabajo utiliza Melba, quien tiene como única función radicar documentos de entrada y salida, sólo maneja una base de datos de los registros hechos en el trascurso del tiempo. Este programa no es muy eficiente ya que sólo sirve para radicar y sólo deja el registro de radicado. ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad? El programa de gestión documental es nuevo y los lineamientos de dicho programa se están implementando, los archivos que están en custodia del archivo central cumple con los lineamientos de seguridad, sin embargo, a nivel de conservación no cumplen con las condiciones para dichos acervos ya que no cuentan con el presupuesto para manejar este tema. ¿Qué funciones maneja? El programa utilizado por el Ministerio del Trabajo es Melba quien tiene como única función radicar documentos de entrada y salida y solo maneja una base de datos de los registros hechos en el trascurso del tiempo. ¿Qué características tiene? Este programa no es muy eficiente ya que solo sirve para radicar este programa solo deja el registro de radicado.
  • 11. Visita hecha por: Ingrid Johana Santos Muñoz Entrevistada: María Fernanda Gómez González Líder de Archivo Bogotá
  • 12. ¿Cómo está organizado el Archivo? La entidad cuenta con un archivo de gestión centralizado, el cual se encuentra clasificado, organizado e identificado de acuerdo a las TRD. Se encuentra ubicado en una bodega de archivo que cuenta con estantería fija para la ubicación de las cajas X200 en las cuales se almacena la documentación. ¿Existe un Programa de Gestión Documental? Cuenta con un PGD, mediante el cual ha obtenido la normalización y automatización de los procesos documentales. Además, incluye uso de nuevas tecnologías y herramientas tecnológicas que le permiten desarrollar de mejor forma sus actividades diarias y del mismo modo, cumplir con los objetivos dispuestos en el PGD. ¿Qué procesos administra? La entidad maneja y administra los siguientes procesos: Recepción de correspondencia y atención a usuarios, Radicación, Digitalización, Indexación, Clasificación, Ordenación, Foliación, Distribución física y digital de los documentos. Realiza las transferencias primarias o secundarias de acuerdo a las TRD. ¿Qué software administra el archivo? ¿Cuál es? ¿Qué características tiene? Maneja principalmente dos software para la administración y la gestión documental, los cuales son CARTERO y el Aplicativo P8. Características: Son de carácter y uso privado para esta entidad, se puede acceder a la herramienta mediante la red interna para los funcionarios e internet para los clientes externos, maneja documentos en diferente tipo de soporte Fueron creados con base a las necesidades de la entidad y bajo la normatividad vigente impartida por el AGN.
  • 13. Ventajas para la empresa después de su implementación Se resaltan las siguientes ventajas: Minimización de tiempos de respuesta, para la búsqueda, consulta y realización de trámites documentales; ahorro de dinero evitando la duplicidad o reproducción innecesaria de los documentos; procesos documentales normalizados, automatizados y que incluyen el uso de nuevas tecnologías; mejor cumplimiento de las actividades cotidianas y obtener clientes satisfechos. ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad? Seguridad: A cada funcionario se le asigna un nivel de permisos para consultar los documentos digitales o físicos. En el archivo sólo ingresa el personal autorizado. Alteridad: Los documentos cargados en la herramienta no se pueden modificar a excepción de las personas encargadas del área de Gestión Documental. Los expedientes físicos se prestan debidamente foliados, y funcionarios que lo solicita se hace responsable de su contenido. Conservación: El archivo digital minimiza la manipulación de los documentos y vela por su integridad. Los expedientes físicos se encuentran sin material abrasivo ni ganchos metálicos. Privacidad: Cada área específica el nivel de privacidad para cada serie documental, como los funcionarios responsables y las personas autorizadas para su consulta y manipulación. ¿Qué funciones maneja? CARTERO: radicación, digitalización, seguimiento de las comunicaciones hasta su entrega definitiva, reportes de comunicaciones radicadas Vs indexadas y distribuidas. Reporte del cumplimiento de los tiempos de respuesta, identificación dela ubicación física del documento. Aplicativo P8: indexación de las comunicaciones mediante un formulario que rescata los datos más relevantes de la misma, cargue de los diferentes anexos de cada oficio remisorio, disposición de expedientes digitales de acuerdo a las TRD para mantener uniformidad con el archivo físico, búsqueda, consulta y visualización de documentos forma digital, distribución electrónica
  • 14. Visita hecha por: María Matilde Socha Garzón Entrevistado: Sr. José Tito Cohecha R. Dir. Archivo Uniagustiniana
  • 15. ¿Cómo está organizado el Archivo? En la Universidad Agustiniana el Archivo Central se encuentra organizado así: Historia Académicas: Cronológicamente y por carrera. Historias Laborales: Por fondo Acumulado y por fecha de terminación de contrato. Documentos contables: por consecutivo. ¿Existe un Programa de Gestión Documental? Si tienen un PGD, se llama Progeinda (Programa de gestión integral de documentos de Archivo). ¿Qué procesos administra? Se administran todos los procesos relacionados con el ciclo vital del documento, es decir, desde la recepción, radicación, distribución, organización hasta la disposición final. ¿Qué software administra el archivo? ¿Cuál es? El archivo administra dos Software los cuales son: Admiarchi y Kawak.
  • 16. ¿Qué funciones maneja? Las funciones que maneja son: Consulta, préstamo, transferencias, tablas de retención documental, expedientes y gestión documental, digitalización de lotes, correspondencia, gestión de grupos y usuarios, exportación de documentos. ¿Qué características tiene? Integralidad de la información, excelente soporte de almacenamiento, seguridad. Ventajas para la empresa después de su implementación Las ventajas para la empresa aún no se han percibido, ya que se está generando la experiencia piloto, pero se espera obtener agilidad en los procesos documentales, disminución de costos y minimizar el uso y manejo del soporte de papel. ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad? Estos aspectos se manejan según los perfiles del usuario, la asignación de claves de seguridad, firma mecánica y bases de datos en ordenador.
  • 17. Visita hecha por: Nelsy Yasmin Martínez Duarte Entrevistado: Giovanny Barón
  • 18. ¿Cómo está organizado el Archivo? Archivo de Gestión, Central e Histórico, los documentos están agrupados por departamentos y sub-series documentales en cada unidad de conservación, ordenadas en forma cronológica. ¿Existe un Programa de Gestión Documental? Sí existe un PGD, porque esto nos garantizan una mejor organización y cumplimiento a la Ley General de Archivos. ¿Qué procesos administra? Administra los ocho (8) procesos archivísticos: Organización, Recepción, distribución, Trámite, Organización, consulta, conservación y disposición final. ¿Qué software administra el archivo? ¿Cuál es? SEVENET Versión 5.0 : Software para la Gestión Documental. ¿Qué funciones maneja? Está constituido por 3 módulos los cuales son: correspondencia, workflow y archivo.
  • 19. ¿Qué características tiene? Este software permite realizar la digitalización de documentos, así mismo, permite clasificar los archivos por medio de carpetas, expedientes o unidades de almacenamiento para agilizar la consulta y recuperación de información. Se puede conformar y definir las TRD aplicando políticas para controlar el ciclo de vida de la información y cumplir con la normatividad vigente en Colombia (Ley 594 de 2000). Ventajas para la empresa después de su implementación Organización en toda la compañía en la gestión documental. Facilitar la consulta de documentos, Mejorar los soportes de conservación. Ganancia de Espacios, Satisfacer las necesidades de los clientes externos, brindando respuestas oportunas y eficientes. ¿Cómo se maneja el tema de seguridad, alteridad, conservación y privacidad? Tenemos un Proveedor de la Nube el cual maneja los estándares de seguridad para la información almacenada, los documentos son digitalizados en archivo tipo PDF lo cual lo hace menos vulnerables a ser adulterados o modificados, el accesos y monitoreo de las actividades realizadas por cada usuario, es necesario que haya un Administrador General en cual se encarga de realizar todas las novedades, actualizaciones y monitoreo del software.
  • 20. Cordialmente, Integrantes Grupo 3 Gestión Documental II Año 2014