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  1. 1. La GestionLa Gestion ÉÉlectroniquelectronique de Documents (GED)de Documents (GED)
  2. 2. 11-- GED : dGED : dééfinition et avantagesfinition et avantages 22-- Principales fonctionnalitPrincipales fonctionnalitééss 33-- Composants matComposants matéériels et logicielsriels et logiciels 44-- DDéémonstrationsmonstrations -- SolutionsSolutions DocubaseDocubase -- SolutionSolution GedoxGedox -- SolutionSolution PaperPortPaperPort Plan dPlan d’’interventionintervention
  3. 3. En pratiqueEn pratique …… Impossible de retrouver ce document ! Tous les jours, dans tous les bureaux du monde, c’est pareil !
  4. 4. Classiquement : le PapierClassiquement : le Papier Nécessite une excellente organisation Les limites du classement papier : – deux personnes différentes classent différemment – Une même personne “risque” de classer différemment aujourd’hui et dans 6 mois. – Un document “non-classé” est inaccessible.
  5. 5. Les coLes coûûts lits liééss àà ll’’organisation papierorganisation papier La perte de productivité : – Nombreuses manipulations, recherche et rangement La perte de documents : – Si document perdu, copie difficile à récupérer (quand c’est possible) Le manque de sécurité : – Vos armoires sont-elles toujours en accès surveillé ? Les coûts liés à la communication : – Copie des pièces, affranchissement, envoie, appel téléphonique de relance, … La perte de temps pour faire des dossiers précis
  6. 6. Les coLes coûûts lits liééss àà ll’’organisation papierorganisation papier Exemple : les coûts liés à la recherche et au rangement PME ayant 5 administratifs - 12,00 € de l’heure/personne - Qui recherchent chacune 10 documents par jour (2 minutes en moyenne) 5x10x2 = 100 minutes par jour liées à la recherche Soit 1,6 heures/jour soit 1,6x12 = 19,20 €/jours Soit 19,20x20 = 384,00 €/mois TOTAL : 384,00 €/mois
  7. 7. Les coLes coûûts lits liééss àà ll’’organisation papierorganisation papier Exemple : les coûts liés à la communication Société avec agences TOTAL par agence : 80,00 €/mois
  8. 8. Les coLes coûûts lits liééss àà ll’’organisation papierorganisation papier Coûts horaire du travail Frais d’expédition (poste, TNT, …) Hausse
  9. 9. Les problLes probléématiques desmatiques des entreprisesentreprises Problématique « place » ! – La place devient limitée – La recherche devient difficile – Perte de documents – Perte de temps et PERTE D’ARGENT Problématique « Communication » : – Information difficile à partager – Recherche depuis plusieurs sites impossible – Coûts liés aux échanges (poste, fax, temps) – PERTE D’ARGENT
  10. 10. AujourdAujourd’’hui :hui : ““le Papier Numle Papier Numéériquerique”” Plus pratique à : – Échanger, – Classer – Rechercher – Conserver Information Partagée : – Réseau LAN – Internet ou Intranet
  11. 11. La solution : la GEDla GED !
  12. 12. La solution : la GED !La solution : la GED ! Documents Papier Traitement sur Serveur GED Recherche Recherche Recherche Recherche Documents électroniques Mails, fax, …
  13. 13. Les coLes coûûts lits liééss àà ll’’archivagearchivage éélectroniquelectronique Prix d’une connexion INTERNET Prix des « serveurs » Plate-forme de numérisation (Multifonctions, scanners rapides, …) Baisse
  14. 14. 11-- G.E.D. :G.E.D. : DDééfinitionfinition C’est un ensemble d’outils et de technologies qui permettent : • de rationaliser le traitement des documents sous une forme dématérialisée • de fédérer l’ensemble de l’information produite ou reçue par une organisation • de faciliter la recherche et de partager l’accès aux documents entre les différents services • de réconcilier des documents avec d’autres • de sécuriser l’ensemble des données CC’’est un outil structurant !est un outil structurant !
  15. 15. Un expert-comptable pas comme les autres Michel Besson est expert-comptable au fin fond des Yvelines. Il habite un petit village charmant, équipé de l'ADSL... Son cabinet comptable a quelque chose de particulier : il n'y a pas de papier... On imagine toujours un cabinet comptable submergé par des océans de papier, de dossiers rebondis, de classeurs débordants, etc ... Et bien là non. Au milieu : un scanner haut de gamme et de 2 gros serveurs. Le tout équipé d'un logiciel de GED et d'un logiciel OCR (reconnaissance de caractères). Ah, j'oubliais, il y a aussi un logiciel de comptabilité ... Tout cela fonctionne ensemble depuis quelques années. Blog de Jean-Michel Billaut http://billaut.typepad.com/jm/200 5/02/michel_besson_u.html
  16. 16. Les avantages de la GEDLes avantages de la GED Rassemble en un point central l'ensemble de l'information produite ou reçue par une entreprise Recherche plus simple et plus rapide des documents Offre plus de liberté au niveau du classement Permet à l’ensemble de vos collaborateurs, sur place ou sur un site distant, de retrouver instantanément un document papier ou électronique Supprime les tâches de photocopies et de reclassement Permet d’indexer, classer et diffuser automatiquement toutes les pièces d’un dossier client (courrier, mail, dossiers clients,…) Permet de gérer de façon électronique les circuits de validation (bon de commande, factures, …) Améliore très fortement la productivité de votre entreprise en vous générant des économies
  17. 17. La GEDLa GED :: Les utilisations dans lLes utilisations dans l’’entrepriseentreprise ?? Archivage du Courrier, Archivage des Factures Clients/Fournisseurs, Archivage des Dossiers Clients (Interventions, Devis, Factures, Bons de Livraison, …), Archivage des CV, Archivage et diffusion des Revues de Presse, Archivage pour veille technologique (documents techniques, articles, thèses,…)
  18. 18. 22-- Principales fonctionnalitPrincipales fonctionnalitééss L’acquisition des documents L’indexation des documents Le classement et le stockage des documents La recherche et la consultation des documents Sixétapeschronologiques
  19. 19. 33-- Les composants matLes composants matéérielsriels et logiciels det logiciels d’’une GEDune GED Le matériel (1) Les Scanners de Production : – Les Scanners sont des périphériques d'acquisition de documents en vue de leur transformation sous forme d'images numérisées.
  20. 20. Le choix du scannerLe choix du scanner Les critères principaux – Le format de numérisation des documents : A4, A3, A2, … – La problématique des volumes et des flux • Vitesse de numérisation en nombre de pages/minute • Capacité des bacs de chargement et de réceptacle : volume/jour – La qualité de l’image (pour quoi sont faites les images ?) : résolution mesurée en dpi – L’entraînement du papier – Le type d’acquisition : N&B, niveaux de gris, couleur – La facilité d’exploitation et d’entretien – Le coût d’achat et d’entretien
  21. 21. Les Scanners de ProductionLes Scanners de Production Les principaux constructeurs de scanners de production : – CANON, – FUJITSU, – KODAK, – BELL & HOWELL, Les principaux protocoles d’interface logicielle : norme de communication entre les applications et les scanners. – TWAIN, WIA, ISIS – Interface vidéo propriétaire
  22. 22. Les Copieurs NumLes Copieurs Numéériquesriques MultifonctionsMultifonctions De plus en plus, on trouve des copieurs numériques connectés dans les entreprises pouvant être utilisés comme imprimante, et/ou comme scanner en réseau. Marques sur le marché : TOSHIBA, CANON, XEROX, RICOH, KYOCERA, KONICA, …
  23. 23. Les composants matLes composants matéériels etriels et logiciels dlogiciels d’’une GEDune GED Le matériel (2) Le support de stockage : – Un serveur de données (ou un PC faisant office de serveur) – Protection des menaces extérieures ou intérieures (virus, mauvaises manipulations, ...) – Administration de droits d’accès hiérarchisés (lecture, écriture, modification, contrôle total) – Relié via une passerelle aux logiciels Métier de l’entreprise.
  24. 24. Les composants matLes composants matéérielsriels et logiciels det logiciels d’’une GEDune GED Les Logiciels (1) Logiciel de Numérisation : – Ce logiciel permet de numériser les documents page par page, par lot, en choisissant la résolution (p.e. 300 dpi) et le format de fichier (p.e. PDF, TIFF, JPEG, …). – Il peut être fourni avec le scanner ou acheté séparément. Capture des documents par numérisation.
  25. 25. Logiciel de reconnaissance optique de caractères : OCR ou Optical Character Recognition – Le logiciel de reconnaissance de caractères permet la traduction de groupes de points d'une image numérisée en caractères exploitables par des programmes informatiques. – Il analyse l’image et reconstitue le fichier texte d’origine. – Cette opération permet de reprendre le document dans un traitement de texte ou d’en indexer le contenu. Transformation de l’image en caractères Les composants matLes composants matéériels etriels et logiciels dlogiciels d’’une GEDune GED Les Logiciels (2)
  26. 26. Logiciel de reconnaissanceLogiciel de reconnaissance de caractde caractèèresres Les principaux moteurs OCR sur le marché : – FineReader (Abbyy) – OmniPage Pro (ScanSoft), – ReadIRIS Pro (IRIS) Le logiciel de reconnaissance de caractères ReadIris Pro convertit les documents, coupures de presse, fax, photocopies, photo numériques, … en un texte éditable tout en conservant leur mise en page. Il recrée par exemple les tableaux et colonnes du document original dans Word.
  27. 27. Logiciel de Reconnaissance Automatique de Documents (RAD) – Son objectif : identifier automatiquement le type de document à partir de son image numérisée. – Permet de trier automatiquement les documents à partir d’un modèle prédéfini et de l’utilisation d’OCR ou d’ICR. – Cette opération met en œuvre des technologies avancées de reconnaissance de contenu par analyse graphique ou localisation de mots-clés. Reconnaissance de la nature du document. Les composants matLes composants matéériels etriels et logiciels dlogiciels d’’une GEDune GED Les Logiciels (3)
  28. 28. Logiciel de Lecture Automatique de Documents (LAD) – Ensemble de technologies (OCR, RAD, ICR, …) utilisées pour lire, indexer et stocker les données contenues dans un support physique (papier, transparent, …) – Préalable requis : qualité de l’image – Informations reconnues : • Caractères dactylographiés (interprétation des caractères dactylographiés : OCR ou Optical Character Recognition) • Cases à cocher, marques, cerclages (OMR ou Optical Mark Recognition) • Caractères manuscrits (ICR ou Intelligent Character Recognition). • Codes à barres Reconnaissance du contenu du document Les composants matLes composants matéériels etriels et logiciels dlogiciels d’’une GEDune GED Les Logiciels (4)
  29. 29. Logiciel de Gestion Électronique de Documents : – Pour les Administrations, Collectivités, Grands Groupes : • Docubase, Gedox, DocuShare, CanonFile, ZeDOC, ZyLabs, Capture,… – Pour les PME-PMI, TPE : • Docubase, Gedox, Novaxel, ArchiDoc, AutoIndexIt, Documind Pro, Documentum, … Les composants matLes composants matéériels etriels et logiciels dlogiciels d’’une GEDune GED Les Logiciels (5) Classement et stockage des documents
  30. 30. DPI : Dots Per Inch ; unité de mesure linéaire de la résolution d’un scanner (1 inch = 2,54 cm.) GED : Gestion électronique des documents. ICR : Reconnaissance intelligente de caractères (manuscrits.) LAD : Lecture automatique de documents. OCR : Reconnaissance optique de caractères (imprimés.) OMR : Reconnaissance optique de marques (cases à cocher.) RAD : Reconnaissance automatique de documents. VCD : Vidéo codage (correction, via l’image du document, des données lues par OCR/ICR). Glossaire
  31. 31. Choix d’une solution de GED Application évolutive (ajout de modules) Interaction avec d’autres logiciels (comptabilité, logiciels Métier,…) Être maître de la solution, tout doit être paramétrable (ajout de critères sans intervention du prestataire, évite des surcoûts ultérieurs inutiles, …) Application fullweb
  32. 32. 4- Démonstrations Solutions Docubase Solution Gedox Solution PaperPort
  33. 33. Documents hétérogènes Documents structurés : – Même type d’informations au même endroit dans le document – Exemples : formulaires pré-casés, coupons-réponses, questionnaires, … Documents semi-structurés : – Même type d’informations, mais pas au même endroit dans le document. La disposition de ces documents n’est pas fixe. – Exemples : factures fournisseurs, bons de commande, … Documents non-structurés : – On ne connaît ni la disposition des informations, ni le contexte. – Exemples : devis, courriers, …
  34. 34. Application n°1 : les factures Fournisseur (documents semi-structurés) Acquisition des images Stockage (électronique) Recherche et consultation Scanners Fichiers Fax Traitement des documents Manuelle Semi-automatique Automatique Reconnaissance et/ou indexation manuelle : Consiste à présenter à un opérateur l’image de chaque document à archiver et à lui faire saisir un certain nombre d’informations descriptives de ce document : son type, une date, un numéro de client ou d’adhérent, un numéro de facture, un numéro de page, … Fonction « Rechercher » de Windows Interface Métier Interface GED … Répertoires Windows Application Métier (CRM, ERP, …) Application GED … Reconnaissance, indexation, export Docubase Content Management 2 2 Docubase FORMS PRO (1 module) 1 1 0- Acquisition des images : Gestionnaire des lots
  35. 35. Application n°2 : les formulaires (documents structurés) Acquisition des images Stockage (électronique) Recherche et consultation Scanners Fichiers Fax Traitement des documents Manuelle Semi-automatique Automatique Reconnaissance, indexation, validation, export Répertoires Windows Applications Métier (CRM, ERP, …) Application GED … Fonction « Rechercher » de Windows Interface GED Interface Métier … 1- Reconnaissance de documents : trieur « RAD » 2- Reconnaissance de caractères : Recog 3- Contrôles des données : Vidéocodage 4- Export des données : Export 5- Fin du traitement : Validateur Docubase FORMS PRO (6 modules) : Docubase Content Management 1 2 21 0- Acquisition des images : Gestionnaire des lots Option LAD
  36. 36. Architecture Technique Documents Papier SERVEUR(S) Recherche, Consultation, Diffusion Documents électroniques Mails, fax, … Réseau, Internet, Intranet UTILISATEURS (CLIENTS) Navigateur Internet : Internet Explorer, Firefox, …
  37. 37. Architecture Technique SERVEUR(S) Systèmes d’exploitation : Windows 2000 Pro - Windows XP Pro
  38. 38. DOCUBASE THETIS FOR OFFICE Intégration à la suite Microsoft Office Classement à partir de l’explorateur Windows Classement à partir des applications bureautiques Scrutation automatique des répertoires
  39. 39. DOCUBASE THETIS FOR EMAIL Classement des courriers électroniques et de leurs pièces jointes : – A partir des clients de messagerie • Outlook, • Lotus Notes – Scrutation automatique de boîtes aux lettres • MS Exchange, Lotus Domino, messageries POP3
  40. 40. Optimisez votre contrôle factures avec CALYPSO.Invoice Traiter tous les flux dès leur réception Sécuriser les données lues Optimiser le contrôle qualité Intégrer les données dans l’application comptable Conserver et exploiter les factures dématérialisées Augmenter la productivité DOCUBASE CALYPSO FOR INVOICE Lecture Automatique de Documents de type semi structuré basée sur la sémantique : • Facture Fournisseurs, Décomptes CPAM et Mutuelles, RIB…
  41. 41. La solution Gedox Documents Papier Serveur GED Recherche Recherche Recherche Recherche Documents électroniques Mails, fax, … Solution Gedox (base de données ACCESS, SQL, ORACLE) Navigateur Internet Navigateur Internet Navigateur Internet Navigateur Internet Internet, Intranet et Extranet
  42. 42. Questions / RQuestions / Rééponsesponses ??
  43. 43. Quelles sont les sources deQuelles sont les sources de documents ?documents ? Les documents peuvent être : des documents nativement électroniques : les données sont directement créées de façon numérique, et par définition, il n’existe pas de document original papier. des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques. Les données sont dématérialisées (numérisées) à partir d’un document papier original (lequel peut être détruit ou archivé séparément). Diapositive à supprimer…
  44. 44. 1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED Fichiers Intégrer des documents dans le système GED 1a 1a On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature issus des applications informatiques de l’entreprise : sous forme d’états sous format texte sous toutes les autres formes de fichier électronique LL’’acquisition des documentsacquisition des documents Diapositive à supprimer…
  45. 45. 1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED Entrer des documents dans le système GED Acquérir par numérisation1b Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Ils sont numérisés et dématérialisés. LL’’acquisition des documentsacquisition des documents Diapositive à supprimer…
  46. 46. 2a – Organiser l’accès aux documents du système GED Organiser l’accès aux documents Indexer 2a On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. Il faut indexer les documents. LL’’indexation des documentsindexation des documents Diapositive à supprimer…
  47. 47. 2b – Classer les documents dans une arborescence 2b Classer dans une arborescence Il faut ensuite classer les documents dans une organisation de dossiers informatiques qui constitue l’arborescence des dossiers et fichiers. Le classement des documentsLe classement des documents Diapositive à supprimer…
  48. 48. 3 – Stocker les documents et les protéger Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage qui doivent être protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc. Stocker et protéger les documents 3 Le stockage de lLe stockage de l’’informationinformation Diapositive à supprimer…
  49. 49. 4 – « Alimenter » les bases de données de l’organisation 4 « Alimenter » les bases de données de l’organisation Tous les documents indexés, classés et stockés enrichissent les bases de données des applications logicielles administratives, techniques, commerciales et comptables de l’entreprise. La distribution de lLa distribution de l’’informationinformation Diapositive à supprimer…
  50. 50. 5 – Utiliser des documents dans l’organisation Utiliser les documents dans l’organisation 5 ENRICHISSEMENTENRICHISSEMENT Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher et trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche. La recherche de lLa recherche de l’’informationinformation Diapositive à supprimer…
  51. 51. 6 - La décomposition du système GED – schéma complet « Alimenter » les bases de données de l’organisation 4 Acquérir par numérisation1b Intégrer et entrer des documents dans le système GED Fichiers 1a 1a ENRICHISSEMENTENRICHISSEMENT Utiliser des documents dans l’organisation 5 2b classer dans une arborescence Organiser l’accès aux documents Indexer et 2a Stocker et protéger les documents 3 Diapositive à supprimer…
  52. 52. Papier Documents non- structurés Documents structurés Documents semi-structurés Numérique Reconnaissance des Documents RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) Identification et tri automatique des documents Semi-manuelle Serveurs de données Application de GED Applications métier Automatique OCR / LAD Capture des Documents Scanner – Logiciel de numérisation Acquisition des images numérisées Manuelle Autres Documents bureautiques Mails États Répertoires Windows Capture des Documents Indexation Indexation LAD : Lecture Automatique de Documents Reconnaissance des Documents Classement et stockage Diapositive à supprimer…

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