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Skip (Sin Hoon) Lam, Director of Pharmacy, Peninsula Health, VIC delivered this presentation at the 2013 Electronic Medication Management conference. It is Australia’s only conference to look solely at electronic prescribing and electronic medication management systems. For more information on the annual event, please visit the conference website: http://www.healthcareconferences.com.au/emedmanagement

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  1. 1. Implementing & Developing  the Cerner Millenium Clinical System Integration and Communication between systems Skip Lam Director of Pharmacy Peninsula Health
  2. 2. Peninsula Health • All major disciplines • In 2011/12, • 79,311 ED attendances • 74,664 patients admitted • 73,030 community  mental health occasions  of care were provided
  3. 3. Strategic focus
  4. 4. Will the doctors use it?
  5. 5. Ju A u l- 0 2 S e g- 0 p 2 O c -02 N o t- 0 2 D e v-0 2 Ja c- 02 F e n -03 M ab -03 A pr -03 M a r- 0 3 Ju y- 03 n J u -03 A u l- 0 3 S e g- 0 3 p O c -03 N o t- 0 3 D e v-03 Ja c- 03 F e n -04 M ab -04 A pr -04 M a r- 0 4 Ju y- 04 n J u -04 A u l- 0 4 S e g- 0 4 p O c -04 N o t- 0 4 D e v-0 4 Ja c- 04 n F e -05 bM a 05 A pr -05 M a r- 0 5 Ju y- 05 n J u -05 A u l- 0 5 S e g- 0 5 p O c -05 N o t- 0 5 D e v-0 5 Ja c- 05 F e n -06 M ab -06 A pr -06 M a r- 0 6 Ju y- 06 n06 N u m b e r o f It e m s Number of drugs e‐prescribed/month  July 2002‐ June 2006 12000 10000 8000 Introduction of  PBS 6000 4000 2000 0
  6. 6. Progress Sep 2009 – Project commences Jun 2011 – Nov 2011 Discharge prescribing implemented for all sites (600 beds)  Jun 2012 Inpatient prescribing/administration at rehabilitation sites (120 beds) Aug 2012 Inpatient prescribing/administration at acute mental health wards (60  beds) Nov 2012 General medical wards (75 beds), CCU (15 beds), AMU (15 beds),  Transit Ward (15 beds), Acute Mental Health (45 beds) Radiology/Pathology, ICU (13 beds) Pharmacy Feb 2013 ED May  or Jun 2013 General surgical wards
  7. 7. Dr:  Obtain new chart Handwrite orders Notify ward clerk/RN Chart kept at end of  bed Nurse obtain drug from imprest  cupboard or Nurse orders non‐imprest or Pharmacist walk to bed, checks  chart or take note to supply  Notify ward clerk/RN if urgent   Drugs kept at end of bed Nurse reviews chart to find orders  for administration Dr:  Create e‐Orders Nurse obtain drug from imprest cupboard or Nurse orders non‐imprest or Pharmacist runs report or check  PharmNET to verify/supply Drugs kept at end of bed   Nurse reviews task list Nurse barcode wrist band/not drugs Administer via e‐MAR
  8. 8. Medication Reconciliation
  9. 9. Medication History Documentation As clinical documentation is still mainly on  paper, medication reconciliation data  elements are documented in various places • Document Medication by Hx tab under  Medications tab in Cerner • Clinical System additional notes page ‐ paper • Alerts tab in Cerner • Allergy on Cerner
  10. 10. Populated from previous  episode 
  11. 11. (1) Source 1 & 2 together on form. Cerner  only prints source 1. If enter source 2 into  comments, will appears under comments.  (2) Reconcile after printing
  12. 12. Type in vaccination details as will appear in  future re‐admits.
  13. 13. Pharmacy Specific Alerts • Peninsula Alerts  Medical/Clinical  – – – – – – – – Drug Addiction Therapy Impairment ‐ Hearing Impairment ‐ swallowing difficulty Impairment ‐ Vision Medical ‐ Patient on Clozapine Meds ‐ Dose Administration Aid used Meds ‐ History of Poor Compliance Pharmacy (only alert recorded not change banner bar)
  14. 14. Pharmacy Specific Alerts • Peninsula Alerts  Safety  – Safety – Alcohol Abuse – Safety – Smoking (i.e. current smoker) – Safety – Drug Abuse (can add information into  comments e.g. marijuana, opioid abuser etc)
  15. 15. Medication reconciliation Clinician (usually  pharmacist)  document  medication history Dr interviews  patient and  uses admission  reconciliation  to create drug  chart Dr use discharge  reconciliation to  create prescription    Clinical documentation on paper  still exists Pharmacist unable to interview  patient early in the admission Dr e‐prescribed from scratch Dr use discharge reconciliation  from medication history and  inpatient orders to create  prescription
  16. 16. Preferred Option for Pharmacy Imprest  Information Decision support Prescribe in Cerner Powerchart iPharmacy X Clinical review & product  assignment in Cerner’s  PharmNet e‐Rx Dispensing Inventory Control Purchasing PBS Claim Reports
  17. 17. Business Requirements • Setup an interface between Cerner and  iPharmacy to receive & process standard  prescription orders  (PBS and non‐PBS) • Complex orders (e.g. orders containing a  combination of ingredients) NOT in scope • Only unidirectional interface from Cerner to  iPharmacy • Use of the Australian Medicines Terminology
  18. 18. The Hard Yards Product design and specification Mapping doctors in Cerner® to iPharmacy® Mapping cost centres in Cerner® to iPharmacy® Product assignment in iPharmacy using TPP codes Mapping unit of measures (UOM) in iPharmacy® to  Cerner® • Purge eRx orders • Not ONE interface! Local integration specialist  • • • • •
  19. 19. HealthSmart Clinical System Cerner Powerchart Control Parameters • Generics (Domain) • Location (Local) • Order sentences (Local) Cerner PharmNet iPharmacy Verification of orders must  include product assignment  (Domain).  Non‐imprest items sent to  iPharmacy
  20. 20. Clinical Pharmacists’ Priorities 1. Discharge prescriptions 2. Ward rounds when available.  3. Review and verify orders that come up on PharmNet ‐ while doing this also review those patients' drug  charts. 4. Follow up issues identified from previous days, or  based on blood test results or on high risk drugs,  vancomycin, digoxin, warfarin, etc. 5. Interview patients and perform medication  reconciliation 6. Review drug charts
  21. 21. Criteria for Autoverification • Minor and Moderate interactions will autoverify • Low risk drugs which have been set to autoverify either at the  drug or sentence level • Order sentences that has NOT been modified at the point of  ordering • Prescribed drugs that are modified  • Cancelled/Discontinued orders • Orders which do not auto product assign • Product assignment will fail if the order requires more than 3  dose units of a product (e.g. more than 3 tablets) to fulfil the  ordered dose. This is intended to be a safety feature of  PharmNet.
  22. 22. Impact of Increased Clinical Pharmacy Activities  Cjeng T Toh, Skip S Lam, Benjamin K Leung. Journal of Pharmacy Practice and Research  Volume 35, No. 2, 2005
  23. 23. Impact of an Emergency Department Pharmacist on Prescribing  Errors in an Australian Hospital Jan‐Marie deClifford, Frances M Caplygin, Skip S Lam, Benjamin K Leung. Journal of  Pharmacy Practice and Research Volume 37, No. 4, 2007
  24. 24. Evaluation of a Pharmacist‐Initiated E‐Script Transcription Service  for Discharged Patients  Jan‐Marie deClifford, Skip S Lam, Benjamin K Leung. Journal of Pharmacy Practice and  Research Volume 39, No. 4, 2009
  25. 25. Australian Medicines Terminology The Australian Medicines Terminology (AMT) is the national terminology to identify  medicines used in Australia, using unique codes to deliver unambiguous, accurate  and standardised names for both branded (trade) and generic (medicinal) products. Benefits •Reduces errors by the use of clear, standard and unambiguous naming. •Enables the safe and reliable exchange of medicines information •Facilitates effective decision support of active ingredients to assist with drug allergy  and drug interaction checking. •Supports good clinical practice by allowing linkage of data such as clinical guidelines  and dosing information.
  26. 26. Cerner Multum • Multum provides a foundational database  with comprehensive drug product and disease  nomenclature information to link with  Multum's clinical information systems and  other outside systems. This database includes  drug names, drug product information,  disease names, coding systems such as ICD‐9‐ CM and NDC, generic names, brand names  and common abbreviations.
  27. 27. Multum synonyms map to AMT Primary Brand M N Y C‐dispensables Z
  28. 28. Renaming examples Before After renaming Monopril 10 mg tablet; uncoated Monopril 10 mg tablet cephalexin 250 mg/5 mL oral liquid:  powder for cephalexin 250 mg/5 mL oral liquid Xalatan (latanoprost 0.1% (1 mg/mL)) eye drops: solution Xalatan 0.1% eye drops Chlorvescent (potassium chloride 595 mg  Chlorvescent (potassium 14mmol) tablet:  (7.97 mmol potassium) + potassium  effervescent bicarbonate 384 mg (3.84 mmol potassium) + potassium carbonate 152 mg  (2.2 mmol potassium)) tablet:  effervescent, 1 tablet Warfarin 1 mg tablet Warfarin (Marevan) 1 mg tablet Warfarin (Coumadin) 1 mg tablet
  29. 29. Issues with Multum • Methylprednisolone Primary is hidden • Created methylprednisolone acetate and  methylprednisolone sodium succinate as C‐ Dispensable Drug Names • Created methylprednisolone 40 mg injection  and methylprednisolone 40 mg/mL injectable  suspension as M’s • Issues with product assignment
  30. 30. Issues with Multum? Not all the dosage forms commonly used in Australia available in the Multum  codeset; about half of the dosage forms not matching This might impact on medication reconciliation
  31. 31. Unable to use some applications iPad – good battery life of approx. 8 hours and lightweight Fat finger; some situations require keyboard To have both PharmNET and Powerchart open, must log in  first to PharmNet then Launch PowerChart; switch  between these using two finger tap. • PowerChart seems to ‘time out/close down’ on the iPad and then require relaunching and this can take a number  of attempts. • Cannot selectively choose drugs on iPad to enter  comments (unlike a desktop by using Ctrl and clicking with  the mouse). • Will require a combination of products iPAD • • • •
  32. 32. C‐Motion Tablet • • • • • • • • • Battery life approx. 3 hours only Cannot log into external internet??? Doesn’t respond to finger, only pen Pharmacist complained of eyestrain and  neck pain at the end of the day. OH&S  issue.... Too heavy When battery goes flat, takes more than  2 mins to restart up. If restarted, takes  more than 5 mins to reload. Slow to launch Cerner Too difficult and slow to type in one letter  at a time using the keyboard and pen.  Writing device not always recognise the  handwriting. Nurse using for e‐administration
  33. 33. Infection Control Issues
  34. 34. Achievements • Realisation of a dream since 2002 • Doctors are e‐prescribing and nurses e‐ administration • Improved communication • No fighting over drug charts • Medication audits
  35. 35. Early Experience Restricted Antibiotics with Approvals Vancomycin (n=68) 38% Pip‐Taz (n=85) 47% Meropenem (n=19) 47% Ceftriaxone (n=200) 52% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 178 approvals in Dec and Jan 25 in Jul and Aug,13 ceftriaxone,5 meropenem, 5 pip taz and 2 vanc
  36. 36. Missed Dose Audit WARD CARIN YA Jan-12 Feb-12 Mar-12 Apr-12 May-12 Jun-12 Jul-12 Aug-12 Sep-12 Oct-12 Nov-12 Dec-12 0.0% 0.2% 0.6% 0.4% 0.0% 0.0% 0.0% 0.8% 0.8% 0.4% 0.0% 0.0% GLR 1 0.8% 0.7% #DIV/0! 1.1% 0.8% 0.0% 1.3% 0.0% GLR 2 MICH CRT 0.5% 0.4% 0.6% 0.9% 0.0% 0.4% 0.8% 0.4% 0.4% 0.4% 0.3% 0.0% 0.0% 0.0% 0.3% 0.0% 2.9% 0.2% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% SORR ENTO 0.2% 0.7% 0.4% 0.2% 0.8% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% GUNNA MATTA 1.1% 0.6% 2.8% 1.0% 2.9% 0.0% 0.8% 0.0% 0.0% RRACS 2.2% 1.5% 2.2% 1.1% 1.8% 0.9% 1.4% 2.1% 1.8% 1.3% HILL VIEW (R) 2.5% 1.2% 0.7% 0.2% 0.3% 0.2% 0.7% 0.5% 1.4%
  37. 37. Pharmacy Department Survey Negative Positive
  38. 38. eMM is broader than just e‐prescribing
  39. 39. Conclusion • The HealthSmart clinical system has been  successfully implemented in acute and  rehabilitation wards. Pharmacy staff are  comfortable with using the system and there  are early signs of medication safety benefits.

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